This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request '2019 ARAC Minutes'.










Graeme Amis
Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx

Date as email
Dear Graeme Amis
FOI-19-3408
Thank you for your information request of 19 September 2019. Your request has been
considered under the Freedom of Information (FOI) 2000 Act (“the Act”).
In your email you requested the fol owing information:
Please provide:
1. Any ARAC minutes for meetings that have taken place subsequent to 5th
March 2019 - I understand if you do not wish to provide the minutes for
meetings that have taken place within the last 3 months as they are due
for future release.
2. Specific explanations of any redactions in those minutes.

We wrote to you on 14 October to inform you that we required more time to consider the
public interest tests for the information you have requested.
Response
Under the Act you have the right to:
• know whether we hold the information you have requested
• be provided with that information (subject to any exemptions under the Act which
may apply).
I can confirm that HS2 Ltd. holds the information that you have requested.
The latest ARAC minute are now online and can be found at
https://www.gov.uk/government/organisations/high-speed-two-limited/about/our-
governance#audit-and-risk-assurance-committee.
Some of the information within both the May 2019 and June 2019 ARAC minutes has been
withheld under Sections 36 (Record of the qualified person’s opinion), and 40 (Personal
Information) of the Act.

May 2019 ARAC minutes:
 p.1 - all redacted under Section 40(2) of the Act
 p.4 - all redacted under Section 40(2) of the Act
 p.5
o
9.4 - redacted under Section 40(2) of the Act
o
9.5 - redacted under Section 40(2) of the Act
o
9.6 - redacted under Section 36(2)(b)(i ) of the Act
June 2019 ARAC minutes
 p.1 - all redacted under Section 40(2) of the Act
 p.5
o
9.2 - redacted under Section 36(2)(b)(i ) of the Act

Section 36 of the Freedom of Information Act – Record of the qualified person’s
opinion

Section 36 of the Act exempts information if, in the reasonable opinion of a ‘qualified person’,
disclosure would (or would be likely to) inhibit the exchange of views or otherwise prejudice
the effective conduct of public affairs (section 36(2)(b)(i )). The legislation is available via the
fol owing link: http://www.legislation.gov.uk/ukpga/2000/36/section/36.
Section 36(b)(ii) - Free and Frank exchange of views for the purposes of deliberation
Release of the redacted information in the ARAC minutes would lead to public scrutiny that
would in turn inhibit the ability of HS2 Ltd. Executive/Board members to express themselves
openly, honestly and completely.
Public authorities need the space to “think in private” and to safeguard the space needed for
internal deliberation and the decision-making process. Therefore, release of such information
would cause unfair public interference - that would inhibit the ability of HS2 Ltd. to make quality
decisions as public authority, about the future of the HS2 Project.
Qualified Person
The exemption requires that the qualified person for the public authority must give their
reasonable opinion that the exemption is required. In the case of HS2 Ltd, our qualified
person is our Chief Executive Officer and he has confirmed that in his reasonable opinion
section36(2)(b)(i ) is engaged.
Public interest test
Section 36 is subject to a Public Interest Test which means that we need to consider whether
“in all circumstances of the case, the public interest in maintaining the exception outweighs the
public interest in disclosing the information”. We have weighed up the benefits to the public of
releasing the information against the factors for not releasing it.
2

Public interest in disclosure
There is a general public interest in the disclosure of information to ensure transparency and
visibility of public bodies being held to account regarding decisions made and use of funds. The
public needs to understand how and why decisions have been taken and the factors considered
by decision makers. There is a public interest in transparency and accountability so that there
can be public scrutiny of whether the assurance process as an effective, particularly in major
programmes like HS2.
Public interest in maintaining the exception
It is vital for HS2 Ltd. to be able to exchange views on information that is live and has yet to be
decided, without public scrutiny and interference. Public scrutiny of the ARAC redacted
information at this time, would inhibit the ability of HS2 Ltd. to discuss matters in a free and
frank manner, and therefore it would hinder the ability of HS2 Ltd to make quality decisions,
about the future of the HS2 Project.
Balance Test
On balance we have considered that the public interest to maintain the exemption, outweighs
the considerations to disclose the redacted information.
Al other redacted information in both sets of minutes is being withheld under Section 40 of
the Act

FOIA Section 40(2) - Personal Information
Section 40(2) of the Act provides an exemption from the right to information if it is personal
data as defined in the Data Protection Act. A public body should not disclose information
under the FOI Act if
 it is the personal data of the requestor; or
 it is the personal data of someone else; and
o
disclosure would contravene the data protection principles;
o
disclosure would contravene an objection to processing; or
o
the data is exempt from the right of subject access.
Further information on section 40 is available via the fol owing link:
http://www.legislation.gov.uk/ukpga/2000/36/section/40.
The information you have requested is the personal data of another person. Section 40(2) of
the Act provides that information relating to third parties is exempt information, if among other
things, the release of the information requested would breach the requirements contained
under the first data protection principle. In this case release of the information would not be
lawful or fair.
There is a wider legitimate interest for transparency but placing this information in the public
domain would lead to an unwarranted level of interference with the person’s privacy. It is not
needed for us to consider the necessity for disclosure and, in this case, there is no pressing
need for us to disclose the information. Therefore, a further balancing test is not required.
3

Right to Review
If you are unhappy with the way we have handled your request or with the decisions made in
relation to your request, you may complain in writing to HS2 Ltd at the address below. Please
also see attached details of HS2 Ltd’s complaints procedure and your right to complain to the
Information Commissioner.
Please remember to quote reference number FOI-19-3408 in any future communication
relating to this request.
Yours sincerely
Alistair Hobbs
Briefings, Correspondence and FOI Adviser
High Speed Two (HS2) Limited
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Your right to complain to HS2 Ltd and the Information Commissioner
You have the right to complain to HS2 Ltd. within two calendar months of the date of this letter
about the way in which your request for information was handled and/or about the decision
not to disclose al or part of the information requested.
Your complaint wil be acknowledged and you wil be advised of a target date by which to expect
a response. Initial y your complaint wil be re-considered by the official who dealt with your
request for information. If, after careful consideration, that official decides that his/her decision
was correct, your complaint wil automatical y be referred to a senior independent official who
wil conduct a further review. You wil be advised of the outcome of your complaint and if a
decision is taken to disclose information original y withheld this wil be done as soon as
possible.
If you are not content with the outcome of the internal review, you have the right to apply
directly to the Information Commissioner for a decision. The Information Commissioner can be
contacted at:
Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
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