This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Admission information request'.


 
                                   
                        Altrincham Grammar School for Girls 
 

                    ADMISSIONS POLICY 
                     For entry, September 2020 
 
 
DEFINITIONS 
 
For the purposes of this Admissions Policy: 
 
‘Assessment Exam’ means an entry examination taken at any other time other than the Entrance 
Exam; 
 
‘Eligible Applicant’ means an applicant who has qualified for the School via an Entrance or 
Assessment Exam; 
 
‘Entrance Exam’ means the examination taken by girls in year 6 for entry into Year 7; 
 
‘Looked After Children and previously Looked After Children’.  A looked after child is a child who is 
(a) in the care of a local authority, or (b) being provided with accommodation by a local authority, 
in the exercise of their social services functions (as defined in Section 22(1) of the Children Act 
1989).  Previously Looked After Children who were looked after but ceased to be so because they 
were adopted or became subject to a child arrangements order or special guardianship order (as 
defined in Section 14A of the Children Act 1989); 
 
'Pupil Premium' is funding for publicly funded schools in England to raise the attainment of 
disadvantaged pupils and close the gap between them and their peers. In addition to 'looked after 
children' schools receive pupil premium funding for pupils who were looked after by an English or 
Welsh local authority before being adopted, or who left care on a special guardianship order or 
child arrangements order. Schools also receive funding for each child registered as eligible for free 
school meals at any point in the last 6 years as well as funding for children who have a parent 
serving in the armed forces. 
 
’Residence’ means the home address where the child normally and permanently lives on a full 
time basis.  This must not be a temporary address, an address of a relative or carer, or a second or 
subsequent address.  In the case where child-care arrangements are shared between two 
addresses, the average distance of the two addresses will be used for the purpose of determining 
priority for admission. Legal documentation of shared residency will be required at the point of 
application; 
 
‘Sister’ means any girl residing at the same address as the Applicant as part of the same family 
unit at the time of the proposed admission, whether as a full, half, step, adopted or foster sister;  
 
‘The catchment area’ is defined as an 8-mile radius from the main entrance of the School; 
 

 
‘The distance’ will be measured in a direct line from the Applicant’s permanent place of residence 
to the school, using property co-ordinates provided through a combination of the Trafford Local 
Land and Property Gazetteer (BS7666), Royal Mail Postal Addresses Information and information 
provided by other Local Authorities.  In the case of a child living in a block of flats the distance will 
be measured in the same manner; 
 
‘The School’ means Altrincham Grammar School for Girls; 
 
‘The Sixth Form Prospectus’ means the booklet with this title, which is available on the School 
website. 
 
 
1. 
Admission at age 11 
 
 
Arrangements for the Altrincham Grammar School for Girls’ Entrance Exam will be 
available from the website from June 2019.  The Applicant’s date of birth should be 
between 1 September 2008 and 31 August 2009.  Younger girls may be considered for a 
place providing they are studying in a Year 6 class prior to the Entrance Exam and they 
obtain an examination score of 360 or above. Applicants who are studying in a Year 5 class, 
but whose date of birth is between the dates given above must sit the Entrance Exam with 
applicants of the same age. Decisions as to their year of entry to the School would be 
made on an individual basis. 
 
 
The number of intended admissions for the year commencing 1 September 2020, will be 
174 at age 11.  Applicants who attain the required standard in the prescribed 
arrangements for selection by reference to ability will be eligible to be considered for 
admission to the School. 
 
 
These arrangements require that, in order to be eligible for consideration for admission to 
the School, applicants must have been assessed as suitable under the following admissions 
criteria: 
 
1.1 
The School is a selective school and will use test papers set and standardised by our service 
provider. 
 
1.2 
Arrangements for taking the Entrance Exam will be published on the School’s website each 
year and the tests themselves will be taken at a date and venue to be announced.  
Entrance Exams are usually held in the second or third week in September.  If an applicant 
is ill immediately prior to or on the day of the exam, they should not be brought to take 
the exam; alternative arrangements will be made. 
 
1.3
 
Registration for Testing 
 
Parents will be asked to register for their daughters to take the Entrance Exam from 3 June 
2019 and no later than 12 noon on 28 June 2019
.  There will be a link to the registration 
form on the admissions page of the school website.  If the specified date is not met for 
completion of the entrance exam registration form, applicants cannot be tested in 
September 2019. Further testing will not occur until after 1 March 2020.   
 

 
Details of the admission arrangements will be sent to the Headteacher of all primary 
schools in the catchment area and to others upon request.  An open evening for 
prospective parents will be held during the summer term to advise them of the admission 
procedure.  Advice and help with the admission procedure can be offered at any time by 
contacting the School Admissions Department via e-mail at xxxxxxxxxx@xxxx.xxxx.xx 
 
1.4 
The tests will consist of questions testing non-verbal reasoning, verbal reasoning and 
mathematics.  
 
 
1.5 
Access Arrangements  
Access arrangements will be agreed before the Entrance Exam. They allow candidates with 
special educational needs, disabilities or temporary injuries to access the exam and show 
what they can do without changing the demands of the exam. The intention behind an 
access arrangement is to meet the particular needs of an individual applicant without 
affecting the integrity of the exam. Access arrangements are the principal way in which the 
School complies with the duty under the Equality Act 2010 to make ‘reasonable 
adjustments’. 
 
The Equality Act 2010 requires the School to make reasonable adjustments where a 
candidate, who is disabled within the meaning of the Equality Act 2010, would be at a 
substantial disadvantage in comparison to someone who is not disabled. Whether an 
adjustment will be considered reasonable will depend on a number of factors which will 
include, but are not limited to: 
  the needs of the disabled applicant; 
  the effectiveness of the adjustment; 
  the cost of the adjustment; and 
  the likely impact of the adjustment upon the applicant and the other applicants. 
 
The evidence of need required by the School will vary depending on the disability and the 
access arrangement(s) being applied for. Each case will be considered on its own merit. 
Information must be forwarded to the School by parents at the time they register their 
daughter for the Entrance Exam or as soon as possible thereafter. Information from the 
primary school should be provided which details the applicant’s normal way of working; 
the primary school may be consulted. 
 
Access arrangements must not give an applicant an unfair advantage over other applicants. 
Where a request for 25% extra time is made, therefore, it will only be granted where there 
is evidence of substantial impairment or exceptional circumstances. In order to evidence 
such circumstances, parents should provide the School with a Local Authority Statement of 
Special Educational Needs, an Education, Health and Care Plan or primary school SEND 
support information. Information from the primary school should be provided which 
details the applicant’s normal way of working; the primary school may be consulted. 
 
1.6 
Results 
 
 
The test scores will be standardised according to age.  The results will then be placed in 
one of four bands.   
 

 
 
Band W: 
Applicants who achieve a qualifying 
Qualified for 
Oversubscription: 
score of 334 or above. 
Admission 
see para. 4 below 
Band X: 
Applicants who are in receipt of 
Qualified for 
Oversubscription: 
Pupil Premium and achieve a 
Admission 
see para. 4 below 
qualifying score of 324 or above. 
Band Y: 
Applicants who do not achieve the 
Not qualified for 
Appeals: 
qualifying score i.e. those achieving 
Admission 
see para. 5 below 
333 and below. 
Band Z: 
Applicants who are in receipt of 
Not qualified for 
Appeals: 
Pupil Premium and do not achieve 
Admission 
see para. 5 below 
the qualifying score i.e. those 
achieving 323 and below. 
 
 
The School will post your daughter’s results no later than 18 October, 2019 (second class 
mail) 
 
1.7 
Parents/carers of children who wish to apply for a place at the school must indicate 
Altrincham Grammar School for Girls in ranked order on their home Local Authority 
common preference form by the specified date.  If the national closing date (31 October) 
for completion of the common preference form is not met by the Applicant, testing will 
not occur until after 1 March 2020.  Late applications will only be considered once all on-
time applications have been ranked. 
 
1.8 
Change of Address 
 
Applicants who move home and reside nearer to the School after receipt of their entrance 
examination  application  form,  but  before  1  March  2020,  who  have  made  an  on-time 
application to their Home Authority naming the School as a preference will be considered 
from the address given on the original application form given to the School until after the 
first round of offers.  Thereafter, the new address will only be considered if and when the 
following evidence and legal documentation in relation to the change of residency have been 
supplied to the School.  
 
a) 
i) 
a sale or exchange of contracts for sale or a termination of their tenancy in  
                         relation to the previous home; and 
      
ii) 
the purchase of the new home was completed or there exists a tenancy 
                          agreement for the new home for a minimum of 24 months without a break  
                         clause ; and 
     
iii) 
the Applicant and her parent(s)/carer(s) became resident at the new home; 
b)  Applicants who move further away from the School after the date of application will be 
considered from their new address with immediate effect. 
1.9 
All parents will be notified by their Home Authority of the outcome of their application on 
National Allocation Day (1 March 2020). 
 
1.10  Where an offer is made, proof of date of birth and residency of the applicant and the 
parent/carer may be requested by the school. 
 

 
Parents of applicants are required to notify the school promptly of any change of address 
or circumstances especially where these changes will impact upon the applicant’s chances 
of securing a school place in the event of oversubscription. 
 
 
The school may subsequently withdraw the offer of a place if relevant changes of address 
or circumstances have not been notified promptly to the school or in the event that false, 
incorrect or misleading information has been provided to school where this has led to a 
place being offered or has advantaged the applicant in the priority order for 
oversubscription. 
 
Entrance examination papers are working documents and, as such, remain confidential to 
the school. 
 
 
2. 
Admissions for pupils applying to enter Years 7 to 11 (from another secondary school) 
 
All applications must be made in writing to the School Admissions Officer. 
 
 
2.1 
Applicants who have previously applied and sat an Assessment Exam and who have not 
achieved the qualifying score for entry must leave a minimum of 12 months before 
reapplying.  Candidates who have been unsuccessful in the School’s Entrance Exam cannot 
be reassessed until the summer term of 2021.  A successful outcome does not guarantee a 
place at the School. 
 
Applicants applying for entry into Year 9 and above who have previously been assessed as 
suitable are required to be reassessed using recent internal School examinations relative to 
the academic year of application. 
 
2.2 
Applicants from another secondary school applying to enter Years 7 to 11 will be assessed 
for their suitability for a grammar school place using selection tests which are as follows: 
 
2.3 
The assessment of applicants who wish to enter the school in Years 7 and 8 shall be by one 
mathematics paper, a written English paper and a written paper in French or German or 
Spanish. Applicants for Years 9, 10 and 11 will sit a mathematics paper, a written English 
paper, a written paper in French or German or Spanish and a science paper consisting of 
biology, chemistry and physics. 
 
2.4 
The minimum qualifying score for each subject is as follows: English 75%; mathematics 
70%; modern foreign language 75%; science 70%.  To qualify, applicants need to obtain the 
minimum qualifying score in all subjects. 
 
2.5.       In the event of oversubscription, the provisions of paragraph 4 will apply. 
 
 
3. 

Admission to the Sixth Form  
 
3.1 

The minimum academic requirements for entry of applicants into the Sixth Form are four 
GCSE passes at grades 7 and above, plus two GCSE passes at grade 6. Grades 7, 8 or 9 are 
required in the subjects to be studied at A level (subject to the exceptions in 3.2 and 3.3 
below). Specific subjects have their own requirements for grades to be achieved in 
relevant GCSE subjects. Applicants are requested to look carefully at the Sixth Form 
Prospectus for this precise information. 

 
 
All girls entering the Sixth Form will also be required to have passed GCSE mathematics 
and English language with a minimum of a grade 6 (or an equivalent qualification 
recognised for tertiary education in the UK which will allow them to communicate 
effectively in spoken and written English and to understand spoken and written English 
without difficulty). 
 
3.2 
Special consideration will be given to applications from children who are looked after, 
regarding failure to meet an entry requirement. 
 
3.3 
Exception will also be made where the applicant has not been afforded the opportunity to 
study her chosen A level subjects at GCSE level and in such cases the applicant must have 
achieved passes in related subjects at or above specified grades as set out in the Sixth 
Form Prospectus. 
 
3.4     Applicants from schools where GCSEs are not taken should have equivalent qualifications 
and be able to demonstrate that they are working at a level comparable to the above 
qualification. 
 
3.5      Applicants from other schools should complete the on-line application form by 15.30 on 12 
December each year.  On receipt of the completed application form and a reference 
including predicted grades from their current Headteacher, applicants may be invited to 
the school to discuss their option choices. 
 
3.6
     Subject to 3.7 below, priority for applications to the Sixth Form shall be given to applicants 
who are existing pupils of the school. 
 
3.7      A minimum of five places will be made available for admission to the Sixth Form for 
applicants from other schools. Further places may be made available subject to availability 
of places on individual courses. 
 
 
4. 
Oversubscription 
 
Where eligible applications for admissions at any age exceed the number of places 
available, and after students who have a statement of SEN or an Educational Health and 
Care Plan which names the school have been admitted, places will be awarded in 
accordance with the following order of priority: 
 
4.1 
Children who are Looked After or who have been previously Looked After, regardless of 
their place of residence (please see definitions on the front page of the policy); 
 
4.2 
Applicants residing within the school’s catchment area who are in receipt of pupil 
premium;  
  
4.3 
Applicants residing within the school’s catchment area who have a sister who will be a 
pupil of the school at the time of the applicant’s proposed admission; 
 
4.4 
Applicants residing within the school’s catchment area.  Where the number of applicants 
qualifying for admission under this category exceeds the number of places available, then 
priority shall be given to those applicants residing closer to the school (see ‘distance’ in the 
definitions); 

 
 
4.5 
Applicants residing outside the school’s catchment area who are in receipt of pupil 
premium. Where the number of applicants qualifying for admission under this category 
exceeds the number of places available, then priority shall be given to those applicants 
residing closer to the school (see ‘distance’ in the definitions); 
 
4.6
 
Applicants residing outside the school’s catchment area who have a sister who will be a 
pupil of the school at the time of the applicant’s proposed admission. Where the number 
of applicants qualifying for admission under this category exceeds the number of places 
available, then priority shall be given to those applicants residing closer to the school (see 
‘distance’ in the definitions); 
 
4.7 
Applicants residing outside the school’s catchment area.  Where the number of applicants 
qualifying for admission under this category exceeds the number of places available, then 
priority shall be given to those applicants residing closer to the school (see ‘distance’ in the 
definitions); 
 
4.8 

In the unlikely event of a tie-breaker situation, the applicant will be chosen by random 
allocation.  A representative of the applicant will be invited to observe the procedure 
which would be supervised by a person independent of the school. 
 
4.9 

Waiting List  
 
a)  A waiting list for Year 7 admissions will be maintained until the end of the autumn term 
of Year 7, following the completion of the allocation appeals process, provided the 
applicant has qualified through the entrance exam.   
 
b)  Applicants for in-year admissions, Years 7-11, may join the waiting list for one term if a 
place is not available within the year group providing they have qualified through the 
assessment exam. 
 
c)  Should a place become available, the oversubscription criteria will be applied to those 
on the waiting list. 
 
5. 
Appeals 
 
5.1 
Under the terms of the Education Act 1998 there is a right of appeal to an Independent 
Appeals Panel against the decision made by the school;   
 
 
For Entry into Year 7 
 
Parents will be offered their right to appeal via their Local Authority on ‘National Offer Day’ 
(1 March).   
 
For Appeals relating to decisions sent on National Offer Day (1 March) 
 
The appeals timetable will be published on the website by 28 February each year. 
 
 
For entry into other years. 
 
          Appeals information is available from the School on request. 
 

 
 
The decision of the Independent Appeals Panel is final and binding on all parties. 
 
Appellants considering making a complaint regarding an appeal may contact:  
EFA Complaints  
Chief Executive’s Office  
53-55 Butts Road, Earlsdon Park  
Coventry CV1 3BH 
 
 
 
 
Any person or body who considers that our policy arrangements are unlawful, or not in 
compliance with the School Admissions Code or relevant law relating to admissions, can make an 
objection to the Schools Adjudicator by 15 May each year.   
 
Website: 

www.gov.uk/government/organisations/office-of-the-schools-adjudicator 
E-mail  
xxx.xxxx@xxx.xxx.xxx.xx 
Tel: 
 
 01325 340402 
 
Office of the Schools Adjudicator 
Bishopsgate House 
Feethams 
Darlington 
DL1 5QE