This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request ''The Glebe' scheme - all documentation.'.

The Glebe Steering Group Meeting  
Wednesday 5th December 2018 
Apologies: 
  
In attendance: 
 Leanne Purnell 
1.  Approval of minutes of last meeting  
2.  Update of actions from last meeting 
3.  Community Benefit Society – discussion about 3 key directors and governance 
4.  Any other business 
 
1.  Minutes of last meeting agreed. 
2.  Actions: 
Leanne:  
•  Terms of reference updated and available through google drive 
•  Feedback sent out and available through google drive 
• 
 happy to help out with conversations with immediate residents to be arranged 
as soon as possible 
•  Will be catching up with 
 from Sported over the phone 
•  Timeline for the project – carried forward 
 
•  Contact County Council legal team 
Glos County Council team have confirmed that they could not consider a transfer of 
ownership due to its obligations both as a local education authority and under S77 
School Standards and Framework Act 1998, which prevents the disposal of school 
playing fields.  In light of this it was decided not to proceed with the discussions around 
the CBS as we will need to look at alternative solutions to allowing community usage and 
look into how funding can be drawn down and planning applications submitted etc.  
Leanne to invite 
 from GCC Asset Management to next meeting to discuss a 
way forward and then as a steering group we can look into the formal proposal for 
consideration.  Leanne will also look into other ways of how the facility can be run whilst 
protecting the schools rights and usage. 
 raised concerns with 
 about an incident that had occurred during a Sunday 
football session.  When the Forest School teacher was using the field during a class the 
teacher was confronted by a resident of Moor Street that property backs onto The Glebe, the 
school children were playing with a toy dragon that they had found in a bush, the resident 
said that on a Sunday morning the football children were left unsupervised and footballers 
had taunted her child into throwing the dragon (using bad language) and then had run away 
with it, the school children found it in a bush.  The teacher explained that the complaint 
needed to be made to school and gave the school's email address. She went on to say that 
the neighbour had no right of access to the site. She said that she had used the gap in the 
fence as a back gate. The teacher reminded her that this could be seen as criminal 
damage.  
 said that his coaches supervise the children at all times and it could be when it 

comes to pick up time but that he would carry out an investigation into what happened and 
report back. 
 
Also, in light of the letter from the Kingfisher Church the parking is still an issue, 
 said 
that the members of the Church present on a Sunday had got fed up of telling 
 and the 
parents of the footballers not to use their car park which is why a formal letter had been 
written to GCC.  On a number of occasions parents have parked in front of the Church’s fire 
exit which is not acceptable.  
 said that a message is sent to all parents to remind them 
that no parking is available onsite but more will be done to ensure they drop of and park in 
the surrounding area. 
 
The issues around the litter are still happening despite the efforts of the School and the 
coaches, 
 suggested more bins were needed, Leanne said that there is no waste carrier 
agreement in place to empty the bins and more should be done to educate the children and 
parents about not dropping litter, a bin bag would be available and disposed of after each 
session by Rising Stars. 
 
 will be raising the issues at the next governors meeting and will put next steps into 
an email. 
 
Actions: 
 
Leanne –  
•  Project timeline 
•  Contact 
 and confirm next meeting date 
•  Look into governance options 
•  Resident and Kingfisher Church trustees engagement with 
 
 – 
•  Next steps for use of The Glebe 
 –  
•  Once next steps confirmed by 
, communicate with all parents and children 
 
Next meeting date to be confirmed once 
 has confirmed attendance will be 
either Wednesday 9th January or Wednesday 23rd January, 5-6:30 at Kingfisher Church.