Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Scheme of Delegation'.

  
 
 
 

 
 
Mid Suffolk District 
Council 
The Constitution 
 
 

 
 

link to page 3 link to page 8 link to page 21 link to page 76 link to page 163 link to page 163  
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution 
 
 
 
 

Contents 
 
 
Summary and Explanation 
 
 
 
 
Part 1: The Articles 
 
 
 
Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
 
Part 3: Rules of Procedure 
 
 
 
Part 4: Codes and Protocols 
 
 
 

Page 2 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution 
Adopted 29/06/2016 

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 6 link to page 7 link to page 7  
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Summary and Explanation 
 
 
 
 
SUMMARY AND EXPLANATION 
 
 
 

Contents 
The Council’s Constitution .......................................................................................4 
What’s in the Constitution? ......................................................................................4 
How the Council operates .........................................................................................5 
How decisions are made ...........................................................................................6 
Scrutiny ......................................................................................................................6 
The Council’s Staff ....................................................................................................7 
Citizens’ Rights ..........................................................................................................7 
 
 
 
 
 
 

 
Page 3 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Summary and Explanation 
Adopted 29/06/2016 

link to page 9 link to page 10 link to page 11 link to page 12 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 16 link to page 17 link to page 18 link to page 18 link to page 19  
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Summary and Explanation 
 
 
The Council’s Constitution 
The  District  Council  has  agreed  a  Constitution  which  sets  out  how  the  Council 
operates,  how  decisions  are made  and  the procedures  which  are followed  to  ensure 
that  these are efficient,  transparent  and accountable  to local people.   Some of  these 
processes are required by law, while others are a matter for the Council to choose. 
 
The Constitution is divided into 12 Articles which set out the basic rules governing the 
Council’s business.  More detailed procedures and codes of practice are provided in 
separate rules and protocols at the end of the document. 
 
1. 
WHAT’S IN THE CONSTITUTION? 
 
Article  1  of  the  Constitution  commits  the  Council  to  provide  a  clear  and  accountable 
way of making decisions.  Articles 2-12 explain the rights of citizens and how the key 
parts of the Council operate.  These are: 
 
 
Article 2: Members of the Council 
 
 
Article 3: Citizens and the Council 
 
 
Article 4: The Council 
 
 
Article 5: Chairing the Council 
 
 
Article 6: Scrutiny Committees 
 
 
Article 7: Committees 
 
 
Article 8: The Babergh and Mid Suffolk Joint Standards Committee 
 
 
Article 9: Joint Arrangements 
 
 
Article 10:  Officers 
 
 
Article 11: Finance, Contracts and Legal Matters 
 
 
Article 12: Review and Revision of the Constitution  
 
 
 
 
 
Page 4 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Summary and Explanation 
Adopted 29/06/2016 


 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Summary and Explanation 
 
 
2. 
HOW THE COUNCIL OPER ATES 
 
The Council is composed of 40 Councillors elected every four years.  Councillors are 
democratically  accountable  to  residents  of  their  Ward.    The  overriding  duty  of 
Councillors  is  to  the  whole  community  but  they  have  a  special  duty  to  their 
Constituents including those who did not vote for them. 
 
Councillors have agreed to follow a Code of Conduct to ensure high standards in the 
way they undertake their duties.   
 
All  Councillors  meet  together  as  the  Council.    Meetings  of  the  Council  are  normally 
open to the Public.  Here Councillors decide the Council’s overall policies and set the 
budget  each  year.    The  Council  will  appoint  and  determine  the  remit  of  the 
Committees of the Council and approve the discharge of functions by staff.  It will also 
deal with all functions which it is statutorily required to exercise. 
 
Mid  Suffolk  District  Council  and  Babergh  District  Council  have  decided  that  they  will 
cooperate  in  order  to  provide  services  to  their  respective  residents  in  the  most  cost 
effective  way  possible.    The  two  Councils  will  work  together  side  by  side  with  fully 
integrated staff. 
 
 
 
Page 5 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Summary and Explanation 
Adopted 29/06/2016 


 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Summary and Explanation 
 
 
 
 
3. 
HOW DECISIONS ARE MADE 
 
The  overall  policy  framework  and  budget  of  the  Council  are  agreed  by  the  Council.  
Inside  the  framework,  decision  making  on  a  day  to  day  basis  is  delegated  to 
Committees  or  to  Officers.    Regulatory  Committees  or  Panels  exercise  a  number  of 
functions  including  making  decisions  on  planning  applications,  licensing  and  most 
other regulatory business. 
 
Other groups may make recommendations to these Committees. 
 
Meetings  of  the  Council’s  Committees  are  open  to  the  Public  except  where 
confidential or exempt matters are being discussed. 
 
4. 
SCRUTINY 
 
The  Scrutiny  function  is  performed  by  the  Joint  Scrutiny  Committee  and  Joint  Audit 
and  Standards  Committee  supporting  the  work  of  the  Council  as  a  whole.    It  allows 
citizens  to  have  a  greater  say  in  Council  matters  by  holding  investigations  in  public 
into matters of local concern.  These can lead to reports and recommendations which 
advise  the  Committees  of  the  Council  and  the  Council  as  a  whole  on  its  policies, 
budget  and  service  delivery.    The  Joint  Scrutiny  Committee  also  monitors  the 
decisions of other Committees.  It can “call in” a decision which  has been made but 
not  yet  implemented,  enabling  further  consideration  of  whether  the  decision  is 
appropriate and based on all the relevant information.  The Joint Scrutiny Committee 
will  address  matters  which  are  being  progressed  across  both  Councils.    Issues  that 
are  pertinent  to  a  single  Council  area  will  remain  the  preserve  of  that  Council’s 
dedicated Scrutiny Committee.  
Page 6 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Summary and Explanation 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Summary and Explanation 
 
 
 
5. 
THE COUNCIL’S STAFF 
 
The  Council  has  people  working  for  it  (called  “staff”)  to  give  advice,  implement 
decisions and manage day to day delivery of its services.  Some staff have a specific 
duty to ensure that  the Council acts  within  the law and uses its resources wisely.   A 
code of practice governs the relationships between staff and Members of the Council.  
Mid  Suffolk  District  Council  and  Babergh  District  Council  share  a  common  and 
integrated  group  of  staff  to  work  for  them  and  carry  out  the  functions  of  advising, 
implementing  decisions  and  managing  the  day  to  day  delivery  of  their  respective 
functions. 
 
6. 
CITIZENS’ RIGHTS 
 
Citizens have a number of rights in their dealings with the Council; these are set out in 
more  detail  in  Article  3.    Some  of  these  are  legal  rights  whilst  others  depend  on  the 
Council’s  own  processes.    The  local  Citizen’s  Advice  Bureau  can  advise  on 
individual’s legal rights. 
 
Where members of the public use specific Council services, for example as a Council 
tenant,  they  have  additional  rights.    These  are  not  covered  in  this  Constitution.  
Citizens have the right to: 
 
 
Vote at local elections if on the electoral roll. 
 
Have access to information in accordance with the law. 
 
Obtain a copy of the Constitution. 
 
Attend meetings of the Council and its Committees except where confidential or 
exempt information is being considered. 
 
Participate  in  questions  by  the  public  at  Council  meetings  and  contribute  to 
investigations by the Scrutiny Committees. 
 
Complain to the Council in accordance with the Complaints procedure. 
 
Complain  to  the  Ombudsman  if  they  think  the  Council  has  not  followed  its 
procedures  properly.    However  they  should  only  do  this  after  using  the 
Council’s own complaint process. 
 
Complain  to  the  Joint  Standards  Committee  if  they  have  evidence  which  they 
think shows that a Councillor has not followed the Council’s Code of Conduct. 
 
Inspect  the  Council’s  accounts  and  make  their  views  known  to  the  external 
auditor. 
 
Citizens  on  the  electoral  roll  for  the  area  have  the  right  to  vote  and  sign  a 
petition to request a referendum for an elected mayor form of Constitution and 
to petition the Council in respect of a variety of matters set out in the Petitions 
Scheme. 
Page 7 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Summary and Explanation 
Adopted 29/06/2016 

link to page 9 link to page 10 link to page 11 link to page 12 link to page 13 link to page 14 link to page 15 link to page 16 link to page 16 link to page 17 link to page 18 link to page 18 link to page 19  
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 1: The Articles 
 
 
 
PART 1 
 
Articles of the Constitution 
 
Contents 
 
ARTICLE 1 – THE CONSTITUTION ........................................................................................... 9 
ARTICLE 2 – MEMBERS OF THE COUNCIL ....................................................................... 10 
ARTICLE 3 – CITIZENS AND THE COUNCIL ...................................................................... 11 
ARTICLE 4 – THE COUNCIL ..................................................................................................... 12 
ARTICLE 5 – CHAIRING THE COUNCIL ............................................................................... 13 
ARTICLE 6 – SCRUTINY COMMITTEES ............................................................................... 14 
ARTICLE 7 – COMMITTEES ...................................................................................................... 15 
ARTICLE 8 - THE BABERGH AND MID SUFFOLK JOINT STANDARDS 
COMMITTEE .................................................................................................................................... 16 

ARTICLE 9 - JOINT ARRANGEMENTS ................................................................................. 17 
ARTICLE 10 - OFFICERS ............................................................................................................ 18 
ARTICLE 11 - FINANCE, CONTRACTS AND LEGAL MATTERS ................................ 19 
ARTICLE 12 – REVIEW AND REVISION OF THE CONSTITUTION ............................ 20 
 
 
 
Page 8 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 1: The Articles 
Adopted 29/06/2016 

link to page 19  
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 1: The Articles 
 
 
ARTICLE 1 – THE CONSTITUTION 
Powers of the Council 
 
1.1  The Council will exercise all its powers and duties in accordance with the law and   
this Constitution. 
 
The Constitution 
 
1.2  This Constitution, and all its appendices, is the Constitution of Mid Suffolk District 
Council. 
 
Purpose of the Constitution 
 
1.3  The purpose of the Constitution is to: 
 
(a)  enable  the  Council  to  provide  clear  leadership  to  the  community  in 
partnership with citizens, businesses and other organisations; 
 
(b)  support  the  active  involvement  of  citizens  in  the  process  of  local  authority 
decision-making; 
 
(c)  help Councillors represent their constituents effectively; 
 
(d)  enable decisions to be taken efficiently and effectively; 
 
(e)  create a powerful and effective means of holding decision-makers to public 
account; 
 
(f) 
ensure  that  no  one  will  review  or  scrutinise  a  decision  in  which  they  were 
directly involved; 
 
(g)  ensure that those responsible for decision making are clearly identifiable to 
local people and that they explain the reasons for decisions; and 
 
(h)  provide a means of improving the delivery of services to the community. 
 
Interpretation and Review of the Constitution 
 
1.4  Where the Constitution permits the Council to choose between different courses 
of  action,  the  Council  will  always  choose  that  option  which  it  considers  to  be 
closest to the purposes stated above. 
 
1.5  The Council will monitor and evaluate the operation of the Constitution as set out 
in Article 12. 
Page 9 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 1: The Articles 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 1: The Articles 
 
 
ARTICLE 2 – MEMBERS OF THE COUNCIL 
Composition   
 

2.1 
The Council will comprise 40 Councillors, otherwise called Councillors.  One or 
more Councillors will be elected by the voters of each ward in accordance with 
a  scheme  drawn  up  by  the  Local  Government  Commission  and  approved  by 
the Secretary of State. 
 
Election and Terms of Councillors 
 

2.2 
Election and term.  The regular election of councillors will be held on the first 
Thursday in  May every four years.  The terms of office of councillors will start 
on the fourth day after being elected and will finish on the fourth day after  the 
date of the next regular election.  
 
2.3 
Roles and functions of all Councillors 
 
(a)    Key roles.  All Councillors will: 
(i) 
collectively  be  the  ultimate  policy-makers  and  carry  out  a  number  of 
strategic and corporate management functions; 
(ii) 
contribute  to  the  good  governance  of  the  area  and  actively  encourage 
community participation and citizen involvement in decision making; 
(iii)  effectively  represent  the  interests  of  their  ward  and  of  individual 
constituents; 
(iv)  respond  to  constituents’  enquiries  and  representations,  fairly  and 
impartially; 
(v)  participate in the governance and management of the Council; and 
(vi)  maintain the highest standards of conduct and ethics. 
 
(b)    Rights and duties. 
(i) 
Councillors  will  have  such  rights  of  access  to  such  documents, 
information,  land  and  buildings  of  the  Council  as  are  necessary  for  the 
proper discharge of their functions and in accordance with the law. 
 
(ii) 
Councillors  will  not  make  public  information  which  is  confidential  or 
exempt without the consent of the Council or divulge information  given in 
confidence to anyone other than a Councillor or staff entitled to know it. 
 
(iii)  For these purposes, “confidential” and “exempt” information are defined in 
the Access to Information Rules in Part 3 of this Constitution. 
 
Conduct 
 

2.4 
Councillors  will  at  all  times  observe  the  Members’  Code  of  Conduct  and  the 
Protocol  on  Member/Officer  Relations  which  are  set  out  in  Part  4  of  this 
Constitution.  
 
Allowances 
 

2.5 
Councillors  will  be  entitled  to  receive  allowances  in  accordance  with  the 
Members’ Allowances Scheme which is available on the Council’s website. 
Page 10 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 1: The Articles 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 1: The Articles 
 
 
ARTICLE 3 – CITIZENS AND THE COUNCIL 
Citizens’ rights 
 

3.1 
Citizens have the following rights.  Their rights to information and to participate 
are explained in more detail in the Access to Information Rules in Part 4 of this 
Constitution: 
 
(a) 
Voting and Petitions.  Citizens on the electoral roll for the area have the right 
to vote and sign a petition to request a referendum for an elected mayor form of 
Constitution. 
 
(b)    Information.  Citizens have the right to: 
 
(i) 
attend meetings of the Council and its Committees except where 
confidential or exempt information is likely to be disclosed, and the 
meeting is therefore held in private; 
 
(ii) 
see reports and background papers, and any records of decisions made 
by the Council and the Executive Committee; and 
 
(iii)  inspect the Council’s accounts and make their views known to the external 
auditor. 
 
(c) 
Participation.    Citizens  have  the  right  to  participate  in  the  Council’s  question 
time and contribute to investigations by Scrutiny Committees. 
 
(d)    Complaints.  Citizens have the right to complain to: 
 
(i) 
the Council under its complaints scheme; 
 
(ii) 
the Ombudsman after using the Council’s own complaints scheme; 
 
Citizens’ responsibilities 
 
3.2 
Citizens must not be violent, abusive or threatening  to Councillors or staff and 
must not wilfully harm things owned by the Council, Councillors or staff. 
 
 
Page 11 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 1: The Articles 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 1: The Articles 
 
 
ARTICLE 4 – THE COUNCIL  
4.1 
The Council is responsible for approving the budget and policy framework.  
This article defines the functions that are reserved for decision by the Council, 
which are as follows;  
 
4.2 
Policy Framework 
 
(a) 
The policy framework includes the following plans and strategies:- 
(i) 
The Strategic Plan; 
(ii) 
The Local Development Framework, with reference to relevant plans such 
as the Core Strategy and Statement of Community Involvement; 
(iii)  Crime and Disorder Reduction Strategy; 
(iv)  Corporate Plan; 
(v)  Sanctions Policy; Quality Projects Management Action Plan; 
(vi)  Statement of Licensing Policy under Licensing Act 2003 and Gambling Act 
2005; 
(vii)  Health and Wellbeing 
 
(b) 
Those other plans and strategies which the Council has determined should be 
adopted by the Council as part of the policy framework. 
 
4.3 
Budget 
 
The  budget  includes  the  allocation  of  financial  resources  to  different  services 
and projects, proposed contingency funds, the council tax base, setting council 
house  rents  and  other  service  charges,  setting  the  council  tax  and  making 
decisions  relating  to  the  control  of  the  Council’s  borrowing  requirement,  the 
control  of  its  capital  expenditure  and  the  setting  of  virement  limits  in 
accordance  with  the  requirements  of  the  Prudential  Code  and  the  CIPFA 
Treasury Management Code of Practice. 
 
4.4 
Housing Land Transfer 
 
Housing  Land  Transfer  means  the  approval  or  adoption  of  applications 
(whether  in  draft  form  or  not)  to  the  Secretary  of  State  for  approval  of  a 
programme  of  disposal  of  500  or  more  properties  to  a  person  under  the 
Leasehold Reform, Housing and Urban Development Act 1993 or to dispose of 
land  used  for  residential  purposes  where  approval  is  required  under  sections 
32 or 43 of the Housing Act 1985 and others required by law. 
 
4.5 
Functions of the Council 
 
The  remit  of  the  Council  is  based  on  the  division  of  functions  as  contained  in 
the  Local  Authorities  (Functions  and  Responsibilities)  England  Regulations 
2000 (as amended) and on current practice which allows certain matters to be 
referred  to  Council  for  decision.    Reference  to  any  Statutes  referred  to  in  this 
Article shall include any amendment or re-enactment of the Statute.  Full details 
of the Councils Functions are set out in Part 2 of the Constitution. 
Page 12 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 1: The Articles 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 1: The Articles 
 
 
ARTICLE 5 – CHAIRING THE COUNCIL 
Role and Function of the Chairman 
 
5.1 
The Chairman of Council and  in his/her absence, the Vice-Chairman will have 
the   following roles and functions:- 
 
5.2 
The Chairman and Vice-Chairman will be elected by the Council annually.  The 
Chairman will have the following responsibilities:- 
 
(a) 
to  uphold  and  promote  the  purposes  of  the  Constitution,  and  to  interpret  the 
Constitution when necessary; 
 
(b) 
to preside over meetings of the Council so that its business can be carried out 
efficiently  and  with  regard  to  the  rights  of  Councillors  and  the  interests  of  the 
community; 
 
(c) 
to  ensure  that  the  Council  meeting  is  a  forum  for  the  debate  of  matters  of 
concern to the local community;  
 
(d) 
to promote public involvement in the Council’s activities; 
 
(e) 
to be the conscience of the Council; 
 
(f) 
to  attend  such  civic  and  ceremonial  functions  as  the  Council  and  he/she 
determines appropriate; and 
 
(g) 
to be the expression of the will of the Council. 
 
 
Page 13 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 1: The Articles 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 1: The Articles 
 
 
ARTICLE 6 – SCRUTINY COMMITTEES  
6.1 
The Council has in place its own Scrutiny Committee but it also has agreed to 
have in place a Joint Scrutiny Committee with Babergh District Council. 
 
6.2 
As  the  Council  is  a  Committee  system  Local  Authority,  in  compliance  with 
Section 9P(2) of the Local Government Act 2000 this constitutes the Council’s 
statement  within  its  Constitution  that  the  Council  has  resolved  to  have  an 
Overview and Scrutiny Committee under section 9JA of the Local Government 
Act 2000. 
 
6.3 
The  Terms  of  Reference  of  each  Committee  are  set  out  in  Part  2  of  this 
Constitution. 
 
 
 
 
 
 
 
Page 14 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 1: The Articles 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 1: The Articles 
 
 
ARTICLE 7 – COMMITTEES 
Regulatory and other Committees 
 

7.1 
The  Council  will  appoint  Committees  set  out  in  Part  2  of  this  Constitution  to 
discharge the functions described in their Terms of Reference. 
 
7.2 
The Council has Regulatory Committees which deal with Planning related and 
Licensing related matters. These are quasi-judicial functions.  
 
7.3 
The Council has other Committees to discharge its functions. The Constitution 
in  Part  2  describes  these  functions  and  the  Terms  of  Reference  of  these 
Committees.   
 
 
Page 15 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 1: The Articles 
Adopted 29/06/2016 

link to page 34  
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 1: The Articles 
 
 
ARTICLE 8 - THE BABERGH AND MID SUFFOLK JOINT STANDARDS 
COMMITTEE 
8.1 
In accordance with the requirements of the Localism Act 2011 the Council has 
adopted  a  Code  of  Conduct  for  Members  together  with  arrangements  for 
dealing with any complaint of a breach of the Code including the appointment of 
an Independent Person.  
 
8.2 
The Code of Conduct for Members is set out in Part 4 of this Constitution. 
 
8.3 
Babergh,  Mid  Suffolk  and  Suffolk  County  Council  have  agreed  to  establish  a 
Committee known as the Suffolk Joint Standards Board. 
 
8.4 
The Terms of Reference are set out in Part 2 of this Constitution.  
 
 
Page 16 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 1: The Articles 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 1: The Articles 
 
 
ARTICLE 9 - JOINT ARRANGEMENTS 
Arrangements to promote well-being 
 

9.1 
The  Council,  in  order  to  promote  the  economic,  social  or  environmental  well-
being of its area, may:- 
 
(a) 
enter into arrangements or agreements with any person or body; 
 
(b) 
co-operate with, or facilitate or co-ordinate the activities of, any person or body; 
and 
 
(c) 
exercise on behalf of that person or body any functions of that person or body. 
 
Joint arrangements 
 
9.2 
The  Council  may  establish  joint  arrangements  with  one  or  more  Local 
Authorities  and/or  their  executives  to  exercise  functions  in  any  of  the 
participating  authorities,  or  advise  the  Council.    Such  arrangements  may 
involve the appointment of a joint Committee with these other Local Authorities. 
 
9.3 
Details of any joint arrangements including any delegations to joint Committees 
will  be  found  in  the  Council’s  scheme  of  delegations  in  Part  2  of  this 
Constitution. 
 
Access to information 
 

9.4 
The Access to Information Rules in Part 3 of this Constitution apply. 
 
Delegation to and from other local authorities 
 

9.5 
The Council may delegate functions to another local authority. 
 
9.6 
The  decision  whether  or  not  to  accept  such  a  delegation  from  another  Local 
Authority shall be reserved to the Council meeting. 
 
Contracting out 
 

9.7 
The Council may contract out  to another body or organisation functions which 
may be exercised by an officer and which are subject to an order under section 
70  of  the  Deregulation  and  Contracting  Out  Act  1994,  or  under  contracting 
arrangements  where  the  contractor  acts  as  the  Council’s  agent  under  usual 
contracting  principles,  provided  there  is  no  delegation  of  the  Council’s 
discretionary decision making. 
 
 
 

Page 17 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 1: The Articles 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 1: The Articles 
 
 
ARTICLE 10 - OFFICERS 
10.1  Management Structure 
 
(a) 
General.    The  Council  may  engage  such  staff  (referred  to  as  officers)  as  it 
considers necessary to carry out its functions. 
 
(b) 
Chief Officers.  The Council will engage persons for the following posts,  who 
will  be  designated  as  statutory  chief  officers  and  will  have  the  functions 
described in Part 2 – Functions of Officers. 
 
(i) 
Head of Paid Service 
(ii) 
Monitoring Officer 
(iii)  Chief Finance Officer 
 
Proper Officers 
 
10.2  The  Council  will  appoint  "proper  officers"  as  required  by  legislation.   Part  2  of 
the Councils Constitution contains a list of the Proper Officers appointed.  
 
Management Scheme of Officer Delegation 
 
10.3  The Council will keep an appropriate up to date Management Scheme of Officer 
Delegation.  
 
10.4  Any  officer  referred  to  by  his/her  title/post  throughout  this  Constitution  will 
automatically succeed his/her successor in title/post.  
 
Pay Policy Statement  
 
10.5  The  Council  is  required  by  the  Localism  Act  2011  to  annually  approve  and 
publish a pay policy statement that sets out:   
 
(a)  the remuneration of its chief officers 
(b)  the remuneration of its lowest paid employees, and 
(c)  the relationship between – 
(i) 
the remuneration of its chief officers and 
(ii) 
the remuneration of its employers who are not chief officers.  
 
 
Page 18 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 1: The Articles 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 1: The Articles 
 
 
ARTICLE 11 - FINANCE, CONTRACTS AND LEGAL MATTERS 
Financial management 
 
11.1  The  management  of  the  Council’s  financial  affairs  will  be  conducted  in 
accordance with the financial rules set out in Part 4 of this Constitution. 
 
Contracts 
 
11.2  Every  contract  made  by  the  Council  will  comply  with  Contract  Standing  Orders 
set out in Part 4 of this Constitution. 
 
Legal proceedings 
 
11.3  The Assistant Director Law and Governance is authorised to institute, defend or 
participate in any legal proceedings in any case where such action is necessary 
to  give  effect  to  decisions  of  the  Council  or  in  any  case  where  the  Assistant 
Director  of  Law  and  Governance  considers  that  such  action  is  necessary  to 
protect the Council’s interests. 
 
Authentication of documents 
 
11.4  Where  any  document  is  necessary  to  any  legal  procedure  or  proceedings  on 
behalf  of  the  Council,  it  will  be  signed  by  the  Assistant  Director  of  Law  and 
Governance  or  other  person  authorised  by  him/her,  unless  any  enactment 
otherwise  authorises  or  requires,  or  the  Council  has  given  requisite  authority  to 
some other person. 
 
Common Seal of the Council 
 
11.5  The Common Seal of the Council will be kept in a safe place in the custody of the 
Monitoring Officer and/or Assistant Director Law and Governance.  A decision of 
the  Council,  or  of  any  part  of  it,  will  be  sufficient  authority  for  sealing  any 
document  necessary  to  give  effect  to  the  decision.    The  Common  Seal  will  be 
affixed to those documents which in the opinion of the Monitoring Officer should 
be sealed.   The affixing of the Common Seal  will be attested by the Monitoring 
Officer/and  or  Assistant  Director  Law  and  Governance  or  some  other  person 
authorised  by  him/her.  A  record  of  every  sealing  must  be  made  and 
consecutively numbered in a register maintained by the Monitoring Officer and/or 
Assistant  Director  Law  and  Governance  or  some  other  person  authorised  by 
him/her. 
 
 
 
Page 19 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 1: The Articles 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 1: The Articles 
 
 
ARTICLE 12 – REVIEW AND REVISION OF THE CONSTITUTION 
Duty to Monitor and Review the Constitution 
 
12.1  The Monitoring Officer will monitor and review the operation of the Constitution 
to  ensure  that  the  aims  and  principles  of  the  Constitution  are  given  full  effect 
and to bring forward any recommendations that are necessary. 
 
12.2  The  Chief  Finance  Officer  shall  be  responsible  for  keeping  under  review  the 
Financial Regulations set out in the Constitution and shall make any necessary 
amendments  and  revisions  as  are  required  from  time  to  time.    He/She  shall 
report any amendments made to the next available Council meeting for noting. 
 
Changes to the Constitution 
 
12.3  Changes to the Constitution shall only be approved at a meeting of the Council 
after  consideration  of  the  proposal  by  the  Monitoring  Officer  unless  in  the 
reasonable opinion of the Monitoring Officer a change is: 
 
(a)  a legislative requirement  
(b)  a minor variation which is of a non-substantive nature.  
(c)  required to be made to remove any inconsistency or ambiguity; or 
(d)  required to be made so as to put into effect any decision of the Council or 
its Committees, 
 
 
in which case the Monitoring Officer may make such a change.   
 
12.4  Any  such  change  made  by  the  Monitoring  Officer  shall  come  into  force  with 
immediate effect  but  shall  be  referred to full Council  as  soon as  is reasonably 
possible and shall continue to have effect only if full Council agree.   
 
12.5  Other changes to the Constitution shall come into effect at such a date as the 
Council may stipulate. 
 
 
 
Page 20 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 1: The Articles 
Adopted 29/06/2016 

link to page 22 link to page 26 link to page 28 link to page 30 link to page 32 link to page 37 link to page 39 link to page 41 link to page 43 link to page 45 link to page 47 link to page 48 link to page 49 link to page 51 link to page 52 link to page 55 link to page 57 link to page 61 link to page 63  
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
PART 2  
 
Responsibility of Functions 
Contents 
 
POWERS AND DUTIES OF THE COUNCIL AND ITS COMMITTEES 
22 
EXECUTIVE COMMITTEE 
26 
DEVELOPMENT CONTROL (A AND B) COMMITTEES 
28 
PLANNING REFERRALS COMMITTEE 
30 
THE BABERGH AND MID-SUFFOLK JOINT STANDARDS BOARD 
32 
JOINT AUDIT AND STANDARDS COMMITTEE 
37 
MID SUFFOLK AUDIT COMMITTEE 
39 
JOINT SCRUTINY COMMITTEE 
41 
MID SUFFOLK SCRUTINY COMMITTEE 
43 
JOINT APPOINTMENTS COMMITTEE 
45 
JOINT HEALTH AND SAFETY COMMITTEE 
47 
JOINT STAFF CONSULTATION COMMITTEE 
48 
REGULATORY COMMITTEE 
49 
LICENSING ACT 2003 COMMITTEE 
51 
LICENSING ACT 2003: SCHEME OF DELEGATIONS 
52 
GAMBLING ACT 2005: SCHEME OF DELEGATIONS 
55 
BABERGH AND MID SUFFOLK JOINT HOUSING BOARD 
57 
DELEGATIONS TO OFFICERS 
61 
GENERAL DELEGATIONS 
63 
 
 
Page 21 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
POWERS AND DUTIES OF THE COUNCIL AND ITS COMMITTEES 
THE COUNCIL 
 
1.1 
The Council is the ultimate decision making body of Mid Suffolk District Council 
and  the  principal  forum  for  major  political  debate.    All  Councillors  who  have 
been  elected  to  represent  the  district  attend  the  Council  meeting.  The 
procedure for conducting the Council meeting is contained within Part 3. 
 
1.2 
The  Council  decides  the  overall  objectives,  major  policies  and  financial 
strategies of the Council.  It also considers recommendations from the Scrutiny 
Committees on issues of significance. 
 
1.3 
Through the Constitution it delegates responsibility for carrying out many of the 
District Council’s functions and policies.  It also agrees the membership of the 
Committees and Sub-committees.  The Council is responsible for: 
 
1.3.1  The adoption and changing of the Constitution. 
 
1.3.2  The approval and adoption of the policy framework, the budget and any 
application  to  the  Secretary  of  State  in  respect  of  any  Housing  Land 
Transfer. 
 
1.3.3  The adopting of rules relating to meetings and proceedings, procurement 
and contracts and any subsequent amendment of these documents. 
 
1.3.4  The  approval  of  arrangements  for  the  discharge  of  functions  by  senior 
staff of the Council and for the authorisation of senior staff as necessary. 
 
1.3.5  The responsibility for appointing of the:- 
 
(i) 
Leader of the Council; 
 
(ii) 
Deputy Leader of the Council; 
 
(iii)  Chairman of the Council; 
 
(iv)  Vice-Chairman of the Council; 
 
(v)  Chairmen (and Vice) of any other appointed Committees or relevant 
Sub-Committees. 
 
(vi)  Portfolio Holders. 
 
1.3.6  Agreeing  and/or  amending  the  terms  of  reference  for  Committees, 
deciding on their composition and making appointments to them. 
 
(Note – any changes to membership of a Committee or Sub-Committee can be 
implemented  by  the  Monitoring  Officer  following  a  request  by  the  relevant 
Group Leader and notified to the next available Council meeting). 
 
 
Page 22 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
1.3.7  To deal with matters which are statutorily required to be dealt with by the 
Council under any of the following statutes or any amendments thereto:- 
 
(i) 
The setting of Council Tax (Local Government Finance Act 1992). 
 
(ii) 
The determination of the Council’s borrowing limits.  
 
(iii)  The approval or adoption of a plan or strategy for the control of the 
local authority’s borrowing or capital expenditure. 
 
(iv)  The consideration of reports by the Head of Paid Service (Section 4 
of  the  Local  Government  and  Housing  Act  1989)  regarding 
proposals  for  the  discharge  of  the  Council’s  functions  and  staffing 
and management of the Council’s staff. 
 
(v)  The consideration of reports by the Monitoring Officer (Section 5 of 
the  Local  Government  and  Housing  Act  1989)  regarding  any 
contravention, maladministration or injustice by the Council. 
 
(vi)  The  consideration  of  reports  by  the  Chief  Finance  Officer  (Section 
114  of  the  Local  Government  Finance  Act  1988)  regarding  the 
making of a report in circumstances where it appears to him or her 
that the Council, a Committee of the Authority, a person holding any 
office  or  employment  under  the  Authority  or  a  joint  Committee  on 
which the Authority is represented has made or is about to make a 
decision  which  involves  or  would  involve  the  Authority  incurring 
expenditure  which  is  unlawful  or  has  taken  or  is  about  to  take  a 
course  of  action  which,  if  pursued  to  its  conclusion,  would  be 
unlawful and likely to cause a loss  or deficiency on the part of the 
Council, or is about to enter an item of account the entry of which is 
unlawful. 
 
(vii)  The  designation  of  land  as  a  Litter  Control  Area  (Environmental 
Protection Act 1990). 
 
(viii)  The approval of schemes for local authority run lotteries. 
 
(ix)  Final  approval  of  the  Council’s  3  year  licensing  policy  under  the 
Licensing Act 2003, and the Gambling Act 2005 and any decisions 
under the Council’s related policies. 
 
(x)  Preparing  and  amending  the  annual  Pay  Policy  Statement  under 
Section 38 of the Localism Act 2011. 
 
(xi)  The  adoption  of  a  Code  of  Conduct  for  elected  and  co-opted 
Members of the Council under Section 27 of the Localism Act 2011 
 
(xii)  The adoption of a Code of Conduct for staff. 
Page 23 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
 
1.3.8 
Appointing  representatives  to  outside  bodies,  including  Joint 
Committees  established  with  other  Local  Authorities,  unless  the 
appointment has been delegated by the Council. 
 
1.3.9 
The adoption of a scheme of allowances for Members under the Local 
Government  and  Housing  Act  1989  and  the  Local  Government  Act 
1972  and  any  subsequent  amendment,  variation  revocation  or  re-
enactment of such scheme.  To appoint or dismiss, in accordance with 
statutory procedures, the following staff:  
 
(i) 
The Chief Executive (the Head of the Council’s Paid Service). 
 
(ii) 
The Monitoring Officer. 
 
(iii)  The Electoral Registration Officer. 
 
(iv)  The Returning Officer for the purpose of conducting elections. 
 
(v)  The  Chief  Finance  Officer  (S151  Officer)  (if  not  the  Chief 
Executive or a Director). 
 
1.3.10  To agree the Council’s budget. 
  
1.3.11  To fix Council house rents and other service charges. 
 
1.3.12  Making,  amending,  revoking,  re-enacting  or  adopting  byelaws  and 
promoting or opposing the making of local legislation or personal Bills. 
 
1.3.13  The exercise of functions, changing the name of the area. 
 
1.3.14  Considering  reports  which  any  Committee  refers  to  it  in  accordance 
with this Constitution. 
 
1.3.15  Requesting  the  Scrutiny  Committee  to  prepare  a  report  on  any 
particular issue. 
 
1.3.16  Deciding issues where a decision of the Executive Committee has been 
called  in  by  Scrutiny  Committee  and  the  matter  is  to  be  decided  by 
Council  in  accordance  with  the  Rules  of  Procedure  for  Scrutiny 
Committees. 
 
1.3.17  The authorisation of the making of an application: 
 
(i) 
for  the  inclusion  of  a  disposal  in  a  disposals  programme  under 
subsection  (5)  of  section  135  (programme  for  disposals)  of  the 
Leasehold Reform, Housing and Urban Development Act 1993; or 
 
 
 
Page 24 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
(ii) 
for consent to that disposal under section 32 (power to dispose of 
land  held  for  the  purposes  of  part  II)  or  section  43  (consent 
required for certain disposals not within section 32) of the Housing 
Act 1985. 
 
1.3.18  To determine any issues which in the opinion of the Chief Executive are 
of an exceptional nature and warrant consideration by the Council. 
 
1.3.19  To consider alterations to electoral arrangements including: 
 
(i) 
any proposed alterations to District boundaries or electoral areas. 
 
(ii) 
approval  to  the  making  of  Orders  altering  the  number  of  Parish 
Councillors for any Parish. 
 
(iii)   the designation of polling places. 
 
1.3.20  To debate Council wide issues including those included in Government 
White Papers. 
 
1.3.21  To provide a Forum whereby members of the public can attend and ask 
questions or partners/stakeholders can discuss issues with the Council, 
e.g. annual state of the District debate. 
 
1.3.22  To  enable  individual  Councillors  to  pursue  issues,  ask  questions  and 
initiate policy. 
 
1.3.23  The  adoption  of  Financial  Regulations  and  Procedures  and  any 
subsequent amendment, variation, revocation or re-enactment of these 
documents. 
 
1.3.24  The exercise of functions in  relation to the Local Government Pension 
Scheme. 
 
1.3.25  The promotion of, or opposition to, Local Bills in Parliament.  
 
1.3.26  All other matters which by law must be referred to Council. 
 
 
Page 25 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
EXECUTIVE COMMITTEE 
MEMBERS 
10 
QUORUM 

 
General Role 
 
The  formulation  (in  consultation  with  other  Committees/Groups  where  necessary)  of 
the  policy  framework  and  budget  and  the  implementation  of  these  in  respect  of 
Council  functions  and  services  not  otherwise  the  responsibility  of  the  Council  or  any 
Committee. 
 
Frequency of Meetings 
 
There  shall  be  scheduled  monthly  meetings  (but  not  usually  in  August).    Additional 
meetings may be called from time to time as deemed appropriate. 
 
Substitutes 
 
Any Member of the same political group except Members of the Scrutiny Committee. 
 
Role and Function 
 
To approve and consider:- 
 
(i) 
Key  strategic  decisions  (other  than  those  which  must  be  determined  by  the 
Council)  including  all  decisions  which  have  a  major  impact  on  a  number  of 
Council services or on the Council as a whole and decisions which are deemed 
significant  in  terms  of  impact  on  the  Council’s  revenue  or  capital  (to  be 
determined  by  the  Head  of  Paid  Service  and/or  Section  151  Officer  in 
consultation with the Leader). 
  
(ii) 
All  key  strategic  policies  (except  those  which  are  reserved  to  Council  for 
approval) and to make recommendations on policies reserved to Council. 
 
(iii) 
Formulating  the  Authority’s  budget  proposals  and  recommending  the  same to 
Council for approval. 
 
(iv) 
Formulating the Authority’s capital programme and recommending the same to 
Council for approval. 
 
(v) 
Formulating the Authority’s housing capital programme and recommending the 
same to Council for approval. 
 
(vi) 
Formulating,  monitoring  and  reviewing  the  Authority’s  Housing  Revenue 
Account Self Financing Business Plan and recommending the same to Council 
for approval. 
 
Page 26 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
(vii) 
Formulating  the  Authority’s  borrowing  and  investment  strategy  and 
recommending the same to Council for approval. 
 
(viii)  Managing  and  monitoring  the  Authority’s  Capital  Programme,  General  Fund 
and HRA. 
 
(ix) 
The  key  strategic  outcomes  for  delivery  over  the  term  of  the  HRA  Business 
Plan. 
 
(x) 
Strategic decision-making in respect of the following:- 
 
 
Transformation Programmes. 
 
Organisational Development. 
 
Member Development. 
 
Member Services and Civics. 
 
Strategic Risk Management. 
 
Audit  Issues  (other  than  matters  falling  within  the  remit  of  the  Audit 
Committee). 
 
Major Projects. 
 
Strategic Commissioning and Procurement including Decommissioning. 
 
Asset Management. 
 
Staffing and resourcing issues. 
 
Partnerships and shared services. 
 
(xi) 
Approval  of  payments  or  provide  some  other  benefits  for  maladministration 
under S92 of the Local Government Act 2000. 
  
(xii) 
To approve the write-off of any outstanding debt owed to the Council above the 
delegated limit of £10,000 with the exception of the write-off of debts related to 
the functions of the Shared Revenues Partnership. 
 
(xiii)  Making  recommendations  to  the  Council  on  standing  orders  relating  to 
contracts and financial regulations. 
 
(xiv)  All  cross  cutting  matters  which  affect  the  Authority  as  a  whole  and  any 
matter/issue not expressly delegated to another Committee. 
 
(xv) 
Determining  the  Authority’s  strategic  approach  to  wider  County  and  Regional 
issues. 
 
(xix)  To  take  action  or  make  recommendations  to  Council  after  considering  reports 
from  Scrutiny  Committee  (Joint  or  otherwise)  and  the  Audit  and  Standards 
Committee (Joint or otherwise). 
 
(xx) 
To  set  up  and  monitor  the  activity  of  Working  Groups  (including  the 
Transformation  Enquiry  Groups)  and  receive  reports  and  recommendations 
from them, in line with agreed protocols.  
 
Page 27 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
DEVELOPMENT CONTROL (A and B) COMMITTEES 
MEMBERS  
10 on each (A and B) 
QUORUM 
 3 
 
General Role 
 
To exercise the Council’s powers as local planning authority in respect of: 
 
(i) 
All  aspects  of  planning  and  development  control  referred  to  Committee  for 
determination  in  accordance  with  the  Protocol  for  Use  of  Planning  Officer 
Delegations. 

 
(ii) 
All aspects of planning and development control where the decision would not 
be  in  accordance  with  the  overall  policies  and  procedures  approved  by  the 
Council as defined within the Protocol for Use of Planning Officer Delegations. 
 
Note:   
The  Monitoring  Officer  shall  determine  whether  any  Member  has  undertaken  the 
requisite training. 
 
Frequency of Meetings - every two weeks. 
 
 
 
Substitutes - Any Member of the Council providing the substitute has undertaken the 
requisite planning training. 
 
Functions 
 
(a) 
For the purpose of  the above all aspects of planning and development  control 
include:   
 
(i) 
the  consideration,  modification  and  amendment  of  all  aspects  of 
planning obligations under Section 106 of the Town & Country Planning 
Act 1990 (as amended). 
 
(ii) 
all aspects of planning enforcement including the enforcement of matters 
under The Planning (Listed Buildings & Conservation Areas) Act 1990 as 
amended. 
 
(iii) 
in  relation  to  Planning  Policy  the  consideration  of  briefs  for  the 
development and/or redevelopment of land. 
 
(iv) 
all  aspects  of  the Planning  (Hazardous  Substances) Act  1990  including 
enforcement matters. 
 
(v) 
all  aspects  of  Tree  Preservation  control  under  the  Town  &  Country 
Planning Act 1990 (as amended). 
 
(vi) 
all  aspects  of  the  control  of  advertisements  under  the  Town  &  Country 
Planning Act 1990 (as amended). 
 
Page 28 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
(vii) 
the  revocation  or  modification  of  a  planning  permission,    listed  building 
consent or conservation area consent.  
 
(b) 
To consider and determine matters concerning public rights of way. 
 
(c) 
To  consider  and  make  Orders  under  Section  215  of  the  Town  and  Country 
Planning Act 1990 relating to the proper maintenance of land and resolutions to 
prosecute for non-compliance with an order. 
 
Page 29 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
PLANNING REFERRALS COMMITTEE  
MEMBERS  
20  
QUORUM 

 
General Role 
 
To exercise the Council’s powers as local planning authority in respect of: 
 
(i) 
All  aspects  of  planning  and  development  control  referred  to  Committee  for 
determination  in  accordance  with  the  Protocol  for  Use  of  Planning  Officer 
Delegations upon which the Development Control Committee fails to agree with 
the  recommendation  of  the  Corporate  Manager  –  Development  Management 
and  where  the  Chairman  is  of  the  opinion  that  the  decision  would  not  be  in 
accordance  with  the  overall  policies  and  procedures  approved  by  the  Council 
as defined within the Protocol for Use of Planning Officer Delegations. 
 
(ii) 
All aspects of planning and development control where the decision would not 
be  in  accordance  with  the  overall  policies  and  procedures  approved  by  the 
Council as defined within  the Protocol for Use  of Planning Officer Delegations 
and  which  in  the  opinion  of  the  Chairman  of  the  Development  Control 
Committee is of strategic importance. 
 
Frequency of Meetings - As and when required.  
 
 
 
Substitutes
 - None. 
 
Functions 
 
(a) 
For the purpose of  the above all aspects of planning and development  control 
include:   
 
(i) 
the  consideration,  modification  and  amendment  of  all  aspects  of 
planning obligations under Section 106 of the Town & Country Planning 
Act 1990 (as amended). 
 
(ii) 
all aspects of planning enforcement including the enforcement of matters 
under  The  Planning  (Listed  Buildings  &  Conservation  Areas)  Act  1990 
(as amended). 
 
(iii) 
in  relation  to  Planning  Policy  the  consideration  of  briefs  for  the 
development and/or redevelopment of land. 
 
(iv) 
all  aspects  of  the Planning  (Hazardous  Substances) Act  1990  including 
enforcement matters. 
 
(v) 
all  aspects  of  Tree  Preservation  control  under  the  Town  &  Country 
Planning Act 1990 (as amended). 
 
Page 30 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
(vi) 
all  aspects  of  the  control  of  advertisements  under  the  Town  &  Country 
Planning Act 1990 (as amended). 
 
(vii) 
the  revocation  or  modification  of  a  planning  permission,  listed  building 
consent or conservation area consent.  
 
(b) 
To consider and determine matters concerning public rights of way; 
 
(c) 
To  consider  and  make  Orders  under  Section  215  of  the  Town  and  Country 
Planning Act 1990 relating to the proper maintenance of land and resolutions to 
prosecute for non-compliance with an Order. 
 
 
Page 31 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
THE BABERGH AND MID-SUFFOLK JOINT STANDARDS BOARD 
Joint Standards Board  
 
Babergh, Mid Suffolk and Suffolk County Council will together establish a Committee 
known as the Suffolk Joint Standards Board.  Membership of the Board shall exclude 
the Chairman of any Council, any Cabinet, Executive or Strategy Committee member.  
 
Composition 
 
The Committee is constituted pursuant to sections 101, 102, 103 and 111 of the Local 
Government Act 1972. 
 
[The  political  balance  rules  in  section  15  of  the  Local  Government  and  Housing  Act 
1989 do not apply
.] 
 
(a) 
Membership.  The Joint Standards Board will be composed of nine Councillors 
(three elected members from each Council). 
 
(b) 
Chairing  the  Board.    The  Joint  Standards  Board  or  any  Sub  Committee  will 
nominate the Chairman at each meeting. 
 
(c) 
The quorum is three (being one member from each  Council) for a full meeting 
of the Joint Standards Board.  
 
(d) 
The quorum for Sub-Committee meetings of the Joint Standards Board is three 
members. Sub-Committee meetings will be arranged by the Monitoring Officer 
from  the  Council  receiving  the  original  complaint  and  will  take  place  as  and 
when required.  The members will be drawn from the other Councils. 
 
Role and Function 
 
The Joint Standards Board will have the following roles and functions:  
 
(a) 
To receive reports from Monitoring Officers when complaints about the conduct 
of  Councillors  have  been  investigated  and found  that  a  breach  of  the  Code of 
Conduct  has  occurred,  and  to  consider  the  appropriate  sanction  (if  any) 
recommended  by  an  Independent  Person  (as  defined  within  the  Localism  Act 
2011) subject to statute, regulations and Government guidance. 
 
(b) 
To promote a culture of openness, accountability and probity in order to ensure 
the highest standards of conduct. 
 
(c) 
To  promote  the  values  of  putting  people  first,  valuing  public  service  and 
creating a norm of the highest standards of personal conduct. 
 
Page 32 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
(d) 
To  receive  reports  from  a  Monitoring  Officer  and  any  independent  person 
appointed by the Council pursuant to the Localism Act 2011. 
 
(e) 
To  determine  appropriate  action  on  matters  referred  to  the  Joint  Standards 
Board by a Monitoring Officer, Council or Committee. 
 
(f) 
To  support  a  Monitoring  Officer  in  his  or  her  statutory  role  and  the  issuing  of 
guidance  on  his  or  her  role  from  time  to  time  in  relation  to  the  consideration 
and/or handling of complaints. 
 
(g) 
To manage any resources assigned to the Committee subject to any framework 
set by any Council or Committee. 
 
(h) 
To  be  responsible for securing  equality  in  relation to the functions of  the  Joint 
Standards Board. 
 
(i) 
To  establish  and  delegate  to  Sub-Committees,  as  appropriate,  and  manage 
that Sub-Committee. 
 
(j) 
To  receive,  consider  and  make  decisions  on  reports  received  from  any  Sub-
Committees  and  to  make  recommendations  to  any  Council  in  relation  to 
matters reserved to the Council by statute or Procedure Rules. 
 
(k) 
If  requested  by  any  participating  Council  to  do  so,  to  make  representations  to 
the  Local  Government  Association  and  central  Government  or  other 
organisations about any matter relating to the general principles of conduct for 
Councillors. 
 
(l) 
If  requested  by  any  participating  Council  to  do  so  to  provide  advice  and 
guidance to Councillors and make arrangements for training in connection with 
any matters within the terms of reference of the Committee. 
 
(m) 
If  requested  by  any  participating  Council  to  do  so,  to  review  and  make 
recommendations on Councillors’ training to promote the ethical framework. 
 
Additional roles of the Joint Standards Board 
 
The Councils may assess the scope for further work for the Joint Standards Board as 
events develop. 
 
Terms of Reference 
 
The  Suffolk  Joint  Standards  Board  will  have  the  Terms  of  Reference  set  out  in  this 
Constitution. 
 
Page 33 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
The Suffolk Joint Standards Board 
 
Terms of Reference 
 
1. 
Definitions 
 
 
In this Constitution: 
 
“the Act” means the Local Government Act 1972  
 
“the Councils” means  
 
 
(a)   Babergh District Council 
 
(b)   Mid Suffolk District Council  
 
(c) 
Suffolk County Council 
 
“the Joint Standards Board” means the Suffolk Joint Standards Board 
 
“Monitoring  Officer”  means  the  officer  designated  by  the  Councils  under 
section  5  of  the  Local  Government  and  Housing  Act  1989  and  any  deputy 
nominated by them acting where they are unable to do so owing to absence or 
illness 
 
“Proper Officer” has the same meaning as in the Act 
 
2. 
Constitution and Terms of Reference 
 
2.1 
The  Councils,  in  exercise  of  their  powers  under  sections  101,  102,  103  and 
111  of  the  Act,  have  each  determined  to  establish  a  Joint  Standards 
Committee,  to  be  known  as  the  Suffolk  Joint  Standards  Board  to  exercise 
those  functions  as  set  out  in  these  Terms  of  Reference  and  in  the 
Constitution. 
 
3. 
Functions to be exercised by the Joint Standards Board 
 
3.1 
The Joint Standards Board may exercise the functions set out in the Articles 
of the Constitution. 
 
4. 
Membership of the Joint Standards Board 
 
4.1 
The Joint Standards Board shall consist of 
 
 
a) 
nine  members  of  the  Councils,  appointed  by  those  Councils  in 
accordance with paragraph 4.2; 
 
4.2 
Subject  to  paragraph  4.3,  the  Councils  shall  each  appoint  three  members  of 
their authorities to be members of the Joint Standards Board. 
 
4.3 
Membership of the Board shall exclude the Chairman of any Council and any 
Cabinet or Strategy Committee member.  
Page 34 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
4.4 
A person who is disqualified under Part 5 of the Local Government Act 1972 
shall be disqualified from membership of the Joint Standards Committee. 
 
5. 
Tenure of office and casual vacancies 
 
5.1 
Any  member  of  the  Joint  Standards  Board  will  hold  office  until  one  of  the 
following occurs: 
 
a) 
He  or  she  resigns  by  giving  written  notice  to  the  Proper  Officer  of  the 
Council that appointed him or her. 
b) 
He  or she is removed or replaced by the Council that  appointed him or 
her. 
c) 
He or she is disqualified from membership of the Joint Standards Board. 
d) 
He  or  she  ceases  to  be  eligible  for  appointment  to  the  Joint  Standards 
Board in the capacity in which he or she was appointed. 
e) 
The  functions  of  the  Joint  Standards  Board  are  allocated  to  another 
Committee. 
f) 
The Councils determine to reduce the size of the Joint Standards  Board 
and notice is given to the Member to terminate his or her membership of 
the Joint Standards Board. 
g) 
The Council which appointed him or her ceases to participate in the Joint 
Standards Board. 
h) 
A  resolution  of  the  Councils  not  to  continue  with  a  Joint  Standards 
Board. 
 
5.2 
A  casual  vacancy  may  be  filled  as  soon  as  possible  by  the  Council  which 
appointed the member of the Joint Standards Board whose membership has 
ceased. 
 
6. 
Sub-Committees 
 
6.1 
The  Joint  Standards  Board  will  appoint  Sub-Committees  for  purposes  in  the 
exercise of its functions. 
 
6.2 
Each person appointed as a member of a Sub-Committee must be a member 
of the Joint Standards Board. 
 
6.3 
The  quorum  for  Sub-Committee  meetings  is  three  members.  Where  a  Sub- 
Committee is established to determine a complaint against a Councillor then 
Members  of  the  Sub-Committee  will  be  drawn  from  other  Councils  to  that 
which has received the complaint. 
 
6.4 
If  the  Joint  Standards  Board  appoints  more  than  one  Sub-Committee  to 
exercise  one  or  more  of  its  functions  then  it  shall  ensure  that  the  Proper 
Officer  of  the  Council’s  providing  support  to  the  Joint  Standards  Board 
allocates  particular  matters  to  a  Sub-Committee  first  on  the  basis  of  the 
availability  of  the  members  required  to  constitute  the  Sub-Committee,  and 
thereafter by rotation, and summonses meetings accordingly. 
Page 35 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
7. 
Meetings and proceedings 
 
7.1 
The  regularity  of  meetings  and  rules  for  the  conduct  of  proceedings  of  the 
Joint Standards Board (and its Sub Committees) will be set by the Board. The 
rules of procedure must be consistent with the requirements of the Act. They 
may provide for different procedures to be followed when the Joint Standards 
Board or a Sub-Committee is exercising different functions. 
 
8. 
Monitoring Officer 
 
8.1 
The Monitoring Officer will agree and keep under review a protocol about how 
the  Monitoring  Officer  will  exercise  their  functions  in  relation  to  the  matters 
dealt with by the Joint Standards Board. 
 
8.2 
The  Joint  Standards  Board  will  be  responsible  for  approving  changes  to  the 
protocol. 
 
9. 
Support 
 
9.1 
The Joint Standards Board will meet at the offices of the Council that received 
the  complaint  and  the  Councils  agree  to  provide  accommodation  and 
professional,  technical,  administrative  and  clerical  support  for  meetings  held 
on its premises. 
 
9.2 
The  Proper  Officer  appointed  by  each  Council  for  the  time  being  providing 
such  support  will  discharge  the  proper  officer  functions  under  the  Act  that 
relate to the meetings of the Board. He or she will therefore prepare agendas 
and  minutes  and  summaries  of  meetings  and  arrange  for  notices  and  other 
communications  to  and  from  the  Joint  Standards  Board  to  be  given  and 
received,  save  in  so  far  as  the  Monitoring  Officer  agrees  to  undertake  this 
activity. 
 
10. 
Expenses of Joint Standards Board 
 
10.1 
The expenses of the Joint Standards Board and of the discharge of functions 
relating to matters dealt with by the Joint Standards Board will be met by the 
Council receiving the complaint.   
 
11. 
Withdrawal from the Joint Standards Board 
 
11.1 
A Council may cease to participate in the Joint Standards Board by resolution 
to that effect and communicated in writing to the Proper Officer the time being 
at least three months before the date on which it is to take effect. 
Page 36 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
JOINT AUDIT AND STANDARDS COMMITTEE 
MEMBERS 
16 (8 from each Council) 
QUORUM 
4 (At least 1 from each 
Council) 
General Role 
 
To  ensure  a  consistent  approach,  avoid  duplication  of  resources  and  improve  joint 
working  between  both  Councils.    This  Committee  will  only  seek  to  address  matters 
which are being progressed across both Councils. 
 
Issues that are pertinent only to a single Council area will remain the preserve of the 
Mid Suffolk Audit Committee or the Babergh Audit Committee. 
 
Note:  There are separate Terms of Reference for the Mid Suffolk and Babergh Audit 
Committees which set out their specific roles and functions. 
 
Frequency of Meetings 
 
Every two months. 
 
Substitutes 
 
Any  Member  from  the  same  political  group  and  Council,  except  the  Chairman  of  the 
Council or Members of the Strategy or Executive Committees. 
 
Role and Function 
 
(i) 
Undertake  the  Council’s  responsibilities  in  relation  to  financial  governance 
issues. 
 
(ii) 
Receive Internal Audit’s charter, annual plan and progress against the plan that 
includes an annual report from the Head of Internal Audit. 
 
(iii) 
Consider  the  effectiveness  of  the  joint  risk  management  arrangements,  the 
control environment and associated anti-fraud and anti-corruption.  
 
(iv) 
Be  satisfied  that  the  joint  Annual  Governance  Statement  properly  reflects  the 
risk environment and any actions taken to improve it 
 
(v) 
Ensure  that  there  are  effective  relationships  between  external  and  internal 
audit,  inspection agencies  and  other  relevant  bodies  and  that  the value  of  the 
audit process is actively promoted. 
 
(vi) 
Review  and  consider  the  annual  Treasury  Management  Strategies  of  both 
Councils,  receive  reports  on  performance  during  the  year  and  ensure 
appropriate Member training and guidance is provided.  
 
Page 37 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
(vii) 
Design, monitor and review the ethical framework of the Councils to promote a 
culture  of  openness,  accountability  and  probity  in  order  to  ensure  the  highest 
standards of conduct.  
 
(viii)  Exercise  the functions  of  the  Councils  in  relation  to  the ethical framework  and 
standards of conduct of the Councils, Parish/Town Councils, Joint Committees 
and other bodies, as relevant. 
 
(ix) 
Advise  the  Councils  on  the  adoption  or  revision  of  a  Code  of  Conduct  for 
Members. Overview codes of good practice, protocols and policies with regard 
to probity and ethics. 
 
(x) 
Oversee  and  manage  programmes  of  training  and  development  on  ethics, 
standards and probity for Councillors. Issue advice and guidance on standards 
related matters.  
 
(xi) 
Receive reports on complaints made under the Code of Conduct for Members. 
 
(xii) 
Support  the  Monitoring  Officer  in  his  or  her  statutory  role  and  the  issuing  of 
guidance on his or her role from time to time. 
 
(xiii)  Support  the  Section  151  officer  responsible  for  the  administration  of  the 
relevant Council’s financial affairs in his or her statutory role in connection with 
financial  probity  and  the  issuing  of  national  guidance  on  his  or  her  role  from 
time to time. 
 
(xiv)  To  peruse,  review  and  comment  upon  the  non-salaried  expenses  of  Council 
officers. 
Page 38 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
MID SUFFOLK AUDIT COMMITTEE 
MEMBERS 
8  
QUORUM 

 
General Role 
 
Monitoring  the  work  of  the  Council’s  external  and  internal  auditors,  and  taking  such 
decisions  as  are  necessary  to  ensure  the  auditors’  work  is  in  accordance  with 
statutory  requirements  and  best  practice,  and  that  their  recommendations  are  acted 
upon appropriately. 
 
Note:  The Babergh and Mid Suffolk Joint Audit and Standards Committee ensures a 
consistency  of  approach,  avoids  duplication  of  resources  and  improves  joint 
working between both Councils and will only address matters which  are being 
progressed across both Councils. 
 
Issues that are pertinent only to a single Council area will remain the preserve 
of the Mid Suffolk Audit Committee. 
 
The Mid Suffolk Audit Chairman would normally be a member of the opposition. 
 
Frequency of Meetings - As and when required. 
 
Substitutes  -  Any  Member  from  the  same  political  group,  except  members  of  the 
Executive Committee. 
 
Role and Function 
 
The  Audit  Committee  will  have  the  following  roles  and  functions  that  remain  the 
preserve of the Council:- 
 
(i) 
Undertake  the  Council’s  responsibilities  in  relation  to  financial  governance 
issues. 
 
(ii) 
Review  and  approve  the  financial  statements  (including  the  Statement  of 
Accounts),  and  the  external  auditors’  reports  to  Members,  and  monitor 
management action in response to the issues raised by external audit. 
 
(iii) 
Support  the  Corporate  Manager  –  Internal  Audit  for  ensuring  that  effective 
arrangements  are  in  place  with  regard  to  risk  management  arrangements,  the 
internal  control  environment,  whistle  blowing  and  associated  anti-fraud  and 
anti-corruption work. 
 
(iv) 
Ensure  that  there  are  effective  relationships  between  external  and  internal 
audit,  inspection agencies  and  other  relevant  bodies  and  that  the value  of  the 
audit process is actively promoted. 
 
Page 39 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
(v) 
Review  and  consider  the  annual  Treasury  Management  Strategy  of  the 
Authority,  receive  reports  on  performance  during  the  year  and  ensure 
appropriate Member training and guidance is provided. 
 
(vi) 
Receive reports on complaints made under the Suffolk Local Code of Conduct 
for Members. 
 
(vii) 
Support  the  Monitoring  Officer  in  his  or  her  statutory  role  and  the  issuing  of 
guidance on his or her role from time to time. 
 
(viii)  Support  the  Section  151  Officer  responsible  for  the  administration  of  the 
Council’s financial affairs in his or her statutory role in connection with financial 
probity and the issuing of national guidance on his or her role from time to time. 
 
 
Page 40 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
JOINT SCRUTINY COMMITTEE 
MEMBERS 
16 (8 from each Council) 
 
QUORUM 
  4 (at least 1 from each Council) 
 
General Role  
 
Review  and/or  scrutinise  decisions  made  or  actions  taken  in  connection  with  the 
discharge of any of the Councils’ functions; 
 
Make  reports  and/or  recommendations  to  the  Councils’  and/or  the  Executive  and 
Strategy Committees in connection with the discharge of any functions; 
 
Make  reports  or  recommendations  to  the  Councils’  or  the  Executive  and  Strategy 
Committees with respect to matters affecting the area or its inhabitants;  
 
This Committee will seek to address matters which are being progressed across both 
Councils’.  Issues  that  are  pertinent  only  to  a  single  Council  area  will  remain  the 
preserve of that Council’s Scrutiny Committee. 
 
Frequency of Meeting 
 
Every two months. 
 
Substitutes 
 
Any  Member  from  the  same  political  group  and  Council  except  Members  of  the 
Strategy/Executive Committees. 
 
Role and Function 
 
(i) 
(a) 
Performance monitoring and review.  
 
i) 
Question  Members  of  the  Executive  and  Strategy  Committee’s 
and  Officers  about  their  views  on  issues  and  proposals  affecting 
the area; 
 
ii) 
liaise  with  other  external  organisations  operating  in  the  area, 
whether national, regional or local, to ensure that the interests of 
local people are enhanced by collaborative working. 
(b) 
Finance.  Exercise overall responsibility for the finances made available 
to it. 
 
(c) 
Annual report.  Submit an annual report to Council on its workings. 
 
(d) 
Officers.   Exercise overall responsibility for the work programme of  the 
Officers employed to support its work. 
Page 41 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
 
(e) 
Task  and  Finish  Panels.  To  number  3  or  5  members.    When 
established a clear remit should be set with defined outcomes, time span 
and reporting requirements. 
 
(ii) 
Conduct  its  proceedings  in  accordance  with  the  Scrutiny  Procedure  Rules  set 
out in Part 4 of the Constitution. 
 
 
Page 42 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
MID SUFFOLK SCRUTINY COMMITTEE 
MEMBERS 

QUORUM 

 
General Role  
 
Review  and/or  scrutinise  decisions  made  or  actions  taken  in  connection  with  the 
discharge of any of the Council’s functions; 
 
Make reports and/or recommendations to the Council and/or the Executive Committee 
in connection with the discharge of any functions; 
 
Make  reports  or  recommendations  to  the  Council  or  the  Executive  Committee  with 
respect to matters affecting the area or its inhabitants;  
 
This  Committee  will  only  seek  to  address  matters  that  are  pertinent  only  to  a  single 
Council area. 
 
That  the  Mid  Suffolk  Scrutiny  Committee  Chairman  would  normally  be  a  Member  of 
the opposition. 
 
Frequency of Meeting 
 
As and when required. 
 
Substitutes 
 
Any Member from the same political group and Council except Members of Executive 
Committee. 
 
Role and Function 
 
The Scrutiny Committee will have the following roles and functions that remain the 
preserve of the Council:- 
 
(i) 
(a) 
Performance monitoring and review.  
 
i) 
Question  Members  of  the  Executive  Committee  and  Officers 
about their views on issues and proposals affecting the area;  
 
ii) 
Liaise  with  other  external  organisations  operating  in  the  area, 
whether national, regional or local, to ensure that the interests of 
local people are enhanced by collaborative working. 
 
 
(b) 
Finance.  Exercise overall responsibility for the finances made available 
to it. 
 
(c) 
Annual report.  Submit an annual report to Council on its workings. 
 
Page 43 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
(d) 
Officers.   Exercise overall responsibility for the work programme of  the 
Officers employed to support its work. 
 
(e) 
Task  and  Finish  Panels.  To  number  3  or  5  members.    When 
established a clear remit should be set with defined outcomes, time span 
and reporting requirements. 
 
(ii) 
Conduct  its  proceedings  in  accordance  with  the  Scrutiny  Procedure  Rules  set 
out in Part 3 of the Constitution. 
Page 44 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
JOINT APPOINTMENTS COMMITTEE 
MEMBERS   
6 (3 from each Council) 
 
QUORUM 
 
3 (at least 1 from each Council) 
 
General Role 
 
Adopting  and  exercising  such  of  the  Council’s  functions  as  can  be  delegated  by  the 
Council in respect of the appointment, discipline and dismissal of the Chief Executive, 
Directors and Statutory post holders as are covered by the Local Authorities (Standing 
Orders) (England) Regulations or any successor regulations or Act. 
 
Frequency of Meetings 
 
As and when required. 
 
Substitutes 
 
Any Member from the same political group and Council. 
 
Role and Function 
 
(i) 
To  undertake  and  determine  all  aspects  of  the  process  for  the  recruitment, 
selection of the Chief Executive, Directors and Statutory Posts. 
 
(ii) 
The final decision as to the appointment, discipline or dismissal of the Head of 
Paid  Service  shall  be  reserved  to  Council,  but  the  Appointments  Committee 
may  make  such  recommendations  about  these  matters  to  Council  as  the  law 
allows. 
 
(iii) 
No disciplinary action in relation to the Head of Paid Service, Monitoring Officer 
or  Chief  Finance/Section  151  Officer  may  be  taken  by  the  Appointments 
Committee or the Council, other than 
 
 
(a)   suspension on full pay for no more than two months, or 
 
 
(b)   other  than  in  accordance  with  the  recommendations  of  a  Designated 
Independent  Person’s  report  under  the  Local  Authorities  (Standing 
Orders) England Regulations 2001(as amended). 
 
(iv) 
In  discharging  its  duties,  the  Appointments  Committee  shall  follow  the 
procedures  set  out  in  the  relevant  laws  then  in  force,  including  the  Local 
Authorities  (Standing  Orders)  England  Regulations,  and  any  appropriate 
government guidance. 
 
Page 45 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
(v) 
All  other  matters  pertaining  to  the  appointment,  discipline  or  dismissal  of 
Council officers or staff shall remain the responsibility of the Council’s Head of 
Paid Service. 
  
(vi) 
To hear and determine issues relating to discipline and capability for the Chief 
Executive,  Directors  and  the  Statutory  Posts  of  Monitoring  Officer  and  Chief 
Finance Officer.  
 
(vii) 
To  deal  with  disciplinary  cases  involving  Head  of  Paid  Service,  Monitoring 
Officer  and  Chief  Finance  Officer  in  accordance  with  The  Local  Authorities 
(Standing  Orders)  (England)  (Amendment)  Regulations  2015  and  is  to  make 
recommendations of proposed action to Council. 
 
 
 
Page 46 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
JOINT HEALTH AND SAFETY COMMITTEE 
MEMBERS 
8 (4 from each Council) 
QUORUM 
3  (At  least  1  from  each 
Council) 
 
General Role 
 
The  promotion  of  consultation  and  co-operation  between  the  Councils  and  its 
employees in  instigating,  developing and carrying out  measures to ensure the health 
and safety at work for employees and members of the public. 
 
Frequency of Meetings 
 
There  shall  be  scheduled  half  yearly  meetings.    Additional  meetings  may  be  called 
from time to time. 
 
Substitutes 
 
None. 
 
Role and Function 
 
(i) 
The study of accident and notifiable statistics and trends, so that reports can be 
made to senior management on unsafe and unhealthy conditions and practices, 
together with recommendations for corrective action. 
  
(ii) 
Examination of safety inspection and audit reports on a similar basis. 
 
(iii) 
Consideration of reports that safety representatives may wish to submit. 
 
(iv) 
Assistance in the development of safety rules and safe systems of work. 
 
(v) 
Monitoring of the effectiveness of the safety content of employee training. 
 
(vi) 
Monitoring  of  the  adequacy  of  safety  and  health  communication  and  publicity 
within the Councils. 
 
(vii) 
The provision of a link with the appropriate enforcing authority. 
Page 47 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
JOINT STAFF CONSULTATION COMMITTEE  
MEMBERS 
6 (3 from each Council) 
QUORUM 
3  (At  least  1  from  each 
Council) 
 
(PLUS  6  union  representatives  from  recognised  trade  union  branches  across  both 
Councils) 
 
General Role 
 
The  purpose  of  the  JSCC  is  to  provide  a  forum  for  discussion,  informal  consultation 
and  negotiation  between  Elected  Members,  senior  managers  and  employee 
representatives of the Councils recognised trade union bodies.  
 
Frequency of Meetings 
 
There  shall  be  scheduled  half  yearly  meetings.    Additional  meetings  may  be  called 
from either side. 
 
Substitutes 
 
Any Member. 
 
Functions 
 
(i) 
The JSCC will consider matters of collective interest including: 
 
 
Employee relations matters  
 
Terms and conditions of employment 
 
Equality issues 
 
Welfare 
 
Working arrangements 
 
(ii) 
The Chairman will rotate annually between the member representatives of the 
Councils  and  the  Union  representatives.    The  Vice-Chairman  should  be 
nominated from the opposite side to that from which the Chairman is appointed. 
 
(iii) 
The JSCC will make recommendations to the appropriate Committee or Council 
as necessary. 
 
(iv) 
The  JSCC will conduct  its business in the spirit of openness and co-operation 
to support constructive employment relations across the Councils.  
 
Note:  Individual  issues  will  be  addressed  through  the  relevant  employment  policies 
and  their  respective  appeal  procedures  i.e.  grievance,  discipline,  grading  and 
will not be considered by the JSCC.   
Page 48 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
REGULATORY COMMITTEE 
MEMBERS  
12 
QUORUM 

 
General Role 
 
To consider policy issues on any relevant legislation that may be introduced. 
 
Frequency of Meetings 
 
Every two months (Regulatory Committee). 
 
As and when required (Regulatory Sub-Committee). 
 
Substitutes 
 
Any Member of the Council providing requisite training undertaken.    
 
No substitutes for Regulatory Sub-Committee.   
 
Functions 
 
(i) 
To  establish  and  act  through  Committees  made  up  of  3  Members  of  the 
Regulatory  Committee  (to  be  known  as  Regulatory  Sub-Committees)  to 
determine  a  range  of  regulatory  and  other  functions  (including  Naming  of 
Streets, Trees, Staffing etc).  
 
(ii) 
Power  to  issue  licences,  certificates  or  consents  including  (where  legally 
possible):- 
 
 
a power to attach conditions to any licence, certificate or consent  
 
a power to refuse to grant any licence certificate or consent  
 
a  power  to  set  general  conditions  and  regulations  with  respect  to  all 
licences of a certain kind  
 
the power to revoke or suspend licences certificates or consent  
 
any function for which the Council may charge and issue any approval or 
consent that may be needed under the terms of any licence.  
 
(iii) 
The  Regulatory  Committee  shall  decide  its  own  procedures  for  dealing  with 
applications and disciplinary hearings and in carrying out  these functions shall 
have due regard to any relevant regulations/national guidance. It shall have the 
power to set enforcement and other licensing or regulatory policies. 
 
 
 
 
 
Page 49 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
 
(a)  
Hackney Carriage and Private Hire Vehicle Licensing  
 
(i) 
To determine suspension or revocation (or else no action) of licences for 
Hackney  Carriage  vehicles,  Hackney  Carriage  drivers,  Private  Hire 
Vehicles, Private Hire Drivers, Private Hire Operators.  
 
(ii) 
To  determine  applications  for  licences  for  Hackney  Carriage  Vehicles; 
Hackney  Carriage  Drivers;  Private  Hire  Vehicles;  Private  Hire  Drivers 
and  Private  Hire  Operators  when  the  Head  of  Environment  is  disposed 
to recommend suspension or revocation of a licence or refusal to grant 
or  refusal  to  renew  and  chooses  not  to  exercise  his/her  delegated 
authority  but  refers  the  matter  to  the  Regulatory  Committee  for 
consideration in accordance with a protocol approved by the Regulatory 
Committee.  
 
(b) 
General Matters  
 
(i) 
Any  other  appeal  arrangements  as  shall  arise  under  any  enactment  or 
government regulation.  
 
(ii) 
To determine licences, registrations and consents or to make, revoke or 
vary  closing  orders  as  necessary  pursuant  to  licensing,  regulatory, 
environmental, safety and other statutes (or any subsequent amendment 
thereto)  if  the  appropriate  officer  is  disposed  to  recommend  revocation, 
variation,  refusal  or  refusal  to  renew  or  does  not  wish  to  use  his/her 
delegated authority.  
 
 
Page 50 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
LICENSING ACT 2003 COMMITTEE 
MEMBERS  
12 
QUORUM 

 
General Role 
 
To  consider  policy  issues  on  licensing  and  to  act  as  the  Licensing  Committee  under 
the  Licensing  Act  2003,  and  for  Gambling  Act  2005  matters  and  any  other  relevant 
legislation that may be introduced. 
 
Frequency of Meetings 
 
Every two months (Licensing Act 2003 Committee). 
 
As and when required (Licensing Sub-Committee). 
 
Substitutes 
 
Any Member of the Council providing requisite training undertaken. 
 
No substitutes for Licensing Sub-Committee 
 
Functions 
 
(i) 
To  review  and  make  recommendations  to  Council  upon  policies  in  relation  to 
licensing matters under the Licensing Act 2003 and the statement of licensing 
policy. 
 
(ii) 
To  discharge  the  Council’s  functions  as  a  Licensing  Authority  under  the 
Licensing Act 2003, with agreed policy. 
 
(iii) 
To  review  and  make  recommendations  to  Council  upon  policies  in  relation  to 
licensing matters under the Gambling Act 2005 and the statement principles. 
 
(iv) 
To  discharge  the  Council’s  functions  as  a  Licensing  Authority  under  the 
Gambling Act 2005, within agreed policy. 
 
(v) 
To arrange for the discharge of any of the licensing functions exercisable by the 
Committee to an Officer of the Licensing Authority subject to the limitations set 
out in Section 10(4) of the Licensing Act 2003 and Section 154 of the Gambling 
Act 2005. 
 
(vi) 
To  discharge  any  other  Council  function  which  relates  to  a  matter  which  is  a 
licensing function under the Licensing Act 2003 or the Gambling Act 2005, but 
which  is  not  a  licensing  function  (i.e.  street  trading)  after  consideration  of  a 
report from the Licensing Section. 
 
 
Page 51 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
(a) 
Licensing Act 2003  
 
(i) 
To  carry  out  functions  as  the  Licensing  Committee  pursuant  to  the 
Licensing Act 2003.  
(ii) 
To  advise  the  Council  on  its  ‘Statement  of  Licensing  Policy’,  related 
Licensing  policies  and  practices  and  make  recommendations  to  the 
Council on their adoption and review.  
(iii) 
To  appoint  Sub-Committees  of  three  Members  (to  be  known  as 
Licensing Sub-Committees).  
(iv) 
To  delegate  any  of  its  functions  within  its  terms  of  reference  to  the 
Licensing Sub-Committee or officers, subject to the restrictions set out in 
the Licensing Act 2003.  
 
LICENSING ACT 2003: SCHEME OF DELEGATIONS  
Matter to be dealt with 
Committee 
Sub Committee 
Officers 
 
 
WHERE 
NO OBJECTION or 
OBJECTION, 
REPRESENTATION 
REPRESENTATION 
or REVIEW 
Application for 
 
 
 
personal licence 
Application for 
personal licence with 

 
All cases 
 
unspent convictions 
Application for 
premises licence/club 

 
 
 
premises certificate 
Application for 

 
 
 
provisional statement 
Application to vary 
premises licence/ club 

 
 
 
premises certificate 
Application to vary 
designated premises 

 
 
 
supervisor 
Request to be 
removed as 

All cases 
 
 
designated premises 
 
supervisor 
Application for 
transfer of premises 

 
 
 
licence 
Applications for 

 
 
 
interim authorities 
Page 52 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
Matter to be dealt with 
Committee 
Sub Committee 
Officers 
 
 
WHERE 
NO OBJECTION or 
OBJECTION, 
REPRESENTATION 
REPRESENTATION 
or REVIEW 
Application to review 
premises licence/ club 

 
All cases 
 
premises certificate 
Decision on whether a 
representation is 
irrelevant frivolous 

 
 
All cases  
vexatious etc 
 
 
Decision to object 
when local authority 
is a consultee and not 

 
All cases 
 
the relevant authority 
considering the 
application 
Determination of a 
police representation 

 
All cases 
 
to a temporary event 
notice 
Determination of 
minor variation 
applications for 

 
 
All cases 
premises licences and 
club premises 
certificates 
Determination of 
applications to 
disapply mandatory 

 
 
 
conditions at 
community premises 
Licensing Authority 
role as a responsible 

 
 
All cases 
authority  
 
 In consultation with Chair, Vice-Chair or other Members of Licensing Act 2003 
Committee 
 
(b)  
Gambling Act 2005   
 
(i) 
To  carry  out  functions  as  the  Licensing  Committee  pursuant  to  the 
Gambling Act 2005. 
 
Page 53 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
(ii) 
To advise the Council on its ‘Statement of Licensing Principles’, related 
Gambling  Act  2005  policies  and  practices  and  make  recommendations 
to the Council on their adoption and review.  
 
(iii) 
To  appoint  Sub-Committees  of  three  Members  to  be  known  as  the 
Licensing Sub-Committee.  
 
(iv) 
To  delegate  any  of  its  functions  within  its  terms  of  reference  to  the 
Licensing Sub-Committee or officers, subject to the restrictions set out in 
the Gambling Act 2005.  
 
 
Page 54 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
GAMBLING ACT 2005: SCHEME OF DELEGATIONS  
 
The 
The 
Sub Committee  
 
Matter to be dealt 
Council 
Committee 
Officers 
with 
 
 
 
WHERE 
NO OBJECTION or 
OBJECTION, 
REPRESENTATION 
REPRESENTATION 
or REVIEW 
Final approval of 
three year 

 
 
 
 
licensing policy 
Policy not to 

 
 
 
 
permit casinos 
Fee setting  
(when 

 
 
 
 
appropriate) 
Application for 
premises 

 
 
 
 
licences 
 
Application for a 
variation to a 

 
 
 
 
licence 
Application for a 
transfer of a 

 
 
 
 
licence 
Application for a 
provisional 

 
 
 
 
statement 
Review of a 
premises licence 

 
 
All cases 
 
 
Application for 
club gaming/club 

 
 
 
 
machine permits 
 
Cancellation of 
club gaming/club 

 
 
All cases 
 
machine permits 
 
Applications for 
other permits 

 
 
 
All cases 
 
Page 55 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
 
The 
The 
Sub Committee  
 
Matter to be dealt 
Council 
Committee 
Officers 
with 
 
 
 
WHERE 
NO OBJECTION or 
OBJECTION, 
REPRESENTATION 
REPRESENTATION 
or REVIEW 
Cancellation of 
licensed 
premises gaming 

 
 
 
All cases 
machine permits 
 
Consideration of 
temporary use 

 
 
 
All cases 
notice 
 
Decision to give a 
counter notice to 

 
 
All cases 
 
a temporary use 
notice 

 
Note: 
Schedule  6  (Minor  and  Consequential  Amendments)  of  the  Licensing  Act  2003 
amends section 101 of the Local Government Act 1972.  The effect of this amendment 
is  that  nothing  in  Section  101  applies  in  relation  to  any  function  under  the  Licensing 
Act  2003  of  a  Licensing  Authority.    The  requirement  for  the  Licensing  Act  2003 
Committee to be politically balanced does not apply, but is recommended. 
The wording of the Licensing Act 2003 indicates that the Committee discharging those 
functions should only deal with those functions and related matters.  This is supported 
by views expressed by the DCMS and LACORS. 
Page 56 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
Babergh and Mid Suffolk Joint Housing Board 
 
Terms of Reference and Constitution 
 

 
1. 
Membership: 
6 Councillors (3 from each Council) 
 
6 tenants/leaseholders (3 from each Council) 
 
2. 
Quorum: 
4 (1 Councillor and 1 tenant/leaseholder from each Council) 
 
3. 
Frequency of meetings:  Meetings will be held monthly 
 
 
4. 

Purpose of the Board 
(Terms of Reference) 
 
 
 
To review policy on any aspect of the landlord function 
 
To  be  consulted  on  and  then  advise  and  make  recommendations  to 
Strategy  and  Executive  Committees  on  financial  matters  relating  to  the 
Housing Revenue Account (HRA)  
 
Support the active involvement of tenants and leaseholders in the process 
of decision making on housing (HRA) related matters  
 
Provide a means of improving delivery of the housing service 
 
5. 
Nomination of Councillors  
 
 
Councillors will be nominated to the Board by each Council in accordance 
with its own constitutional arrangements 
 
6. 
Election of tenants 
 
 
Every tenant and leaseholder of Mid Suffolk and Babergh District Councils 
will have an opportunity to vote for a candidate in their area 
 
Elections  will  be  held  every  4  years  to  coincide  with  the  District  Council 
elections  
 
7. 
Qualifying to stand as a Candidate  
All  tenants  will  be  given  an  opportunity  to  stand  for  election  to  the  Board.  A 
formal  ballot  will  be  held  in  which  every  tenant  will  be  eligible  to  vote  for  their 
chosen candidate. 
 
Each candidate or Board member must
 
 
Be over the age of 18 years. 
 
Be  a  current  tenant  or  leaseholder  of  Babergh  or  Mid  Suffolk  District 
Council.  
 
Live within the electoral area in which they are standing for election. 
 
 
 
Page 57 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
Each candidate or Board member must not
 
 
Be under a “Notice Seeking Possession” in respect of their tenancy. 
 
Be an employee of either Babergh or Mid Suffolk District Council. 
 
Be a serving member of the Tenant Scrutiny Panel  
 
Be the subject of a bankruptcy restrictions order or an interim order 
 
Have been convicted, in  the United Kingdom,  the Channel Islands or the 
Isle  of  Man,  within  the  last  5  years  of  any  offence  punishable  by 
imprisonment  (whether  suspended or  not) for  a  period  of not  less  than 3 
months without the option of a fine. 
 
Be  disqualified  from  being  elected  or  being  a  member  of  either  authority 
under Part III of the Representation of the People Act 1983. 
 
8. 
Key Roles and responsibilities of Board Members 
 
 
Act  in  the  interest  of  the  tenants  of  Mid  Suffolk  and  Babergh  District 
Council.  Board  members  are  custodians  of  the  tenants’  interests  and 
finances. Their behaviour and decisions should reflect this responsibility.  
 
To contribute to and share responsibility for all Board decisions.  
 
Prepare for and attend meetings, training and other events as required. 
 
Maintain  the  standards  set  out  in  the  Code  of  Conduct  for  tenant 
involvement. 
 
Monitor  the  Councils’  performance,  budgets,  controls,  complaints  and 
decisions and the performance of comparable bodies
 
Ensure  that  the  Council  Housing  Services  of  Babergh  and  Mid  Suffolk 
District  Councils  comply  with  the  Tenant  Services  Authority  Regulatory 
Framework.  
 
Ensure  that  the  policy  and  practices  of  Babergh  and  Mid  Suffolk  District 
Council  Housing  Services  are  in  keeping  with  its  Strategic  Priorities  and 
Delivery Programme outcomes. 
 
9. 
Confidentiality 
 
 
Board  members  will  have  access  to  such  information  necessary  to  carry 
out their role. Information regarded as confidential should not be divulged 
to  anyone,  other  than  Board  members  and  Council  officers  entitled  to 
know it. 
 
10. 
Allowances 
 
 
Tenant  Board  members  will  be  entitled  to  claim  an  allowance  for  each 
meeting  attended  up  to  £500  per  annum.  They  will  also  be  entitled  to 
mileage and childcare expenses at the approved rate. 
 
Elected  Members  will  be  entitled  to  claim  travelling  expenses  in 
accordance with the Councils scheme of allowances.   
 
 
Page 58 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
11. 
Functions of the Board 
 
The  Board  will  make  strategic  and  policy  decisions  about  the  HRA  landlord 
related functions of both councils. In general terms these are: 
 
 
The review and development of the HRA Business Plan. 
 
All housing landlord strategy and new policy development issues. 
 
All tenant services and housing management functions 
 
The  review  and  development  of  housing  maintenance  and  improvement 
programmes 
 
Leasehold property management. 
 
Compliance with the Tenant Services Authority regulatory framework. 
 
A monitoring role relating to operational HRA services. 
 
Rent and budget setting are not included in the remit although the Board 
will have a consultative role in these issues. 
 
12. 
Governance 
 
 
All Board Members will have equal voting rights. 
 
All issues will be decided on a simple majority of board members present 
at the meeting. 
 
If there are an equal number of votes for and against, the Chair will have a 
second or casting vote.  
 
The  Chair  will  be  determined  annually  by  the  members  of  the  Joint 
Housing Board, alternating between tenant/member on an annual basis.  
 
A Vice-Chair will also be determined annually, ideally being a tenant when 
the Chair is a Councillor and vice versa. 
 
The quorum of the meeting will be one third of the Board membership (i.e. 
4). With one tenant and one member being from each Council.  
 
The  Board  will  determine  which  matters  are  solely  to  be  voted  on  by 
MSDC members and BDC members.  
 
When  a  decision  is  the  concern  of  one  Council  a  quorum  will  be  one 
Tenant  Board  Member  and one  Elected  Member  of  the  Council  to  whom 
the decision relates. 
 
When  making  decisions,  the  Joint  Housing  Board  will  consider  the 
Strategic  Priorities  of  both  Councils  and  ensure  these  are  embedded  in 
everything done with a corporate context and connection. 
 
The  Joint  Housing  Board  activities  are  authorised  without  recourse  to 
Committees  of  either  Council  following  an  amendment  to  the  current 
Scheme of Delegation which is in place at present in both Councils placing 
delegations on the Head of Housing.     
 
When an issue has both HRA and non HRA aspects the board will make 
decisions on the HRA aspect and have a consultative role in the non HRA 
aspect. 
 
The  Councillor  Membership  of  the  Joint  Housing  Board  will  be  politically 
balanced. 
Page 59 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
 
Meetings will be held monthly in the afternoon or early evening. 
 
Venue for the meetings will alternate between the two Councils. 
 
The Joint Housing Board will report to Babergh District Council’s Strategy 
Committee and Mid Suffolk District Council’s Executive Committee. 
 
Additionally the Joint Housing Board will 
 
 
Have the power to deselect any Tenant Board Member who is absent from 
three consecutive meetings without good reason or is guilty of a breach of 
the Code of Conduct. 
 
13. 
Confidentiality and Data Protection 
 
The business of the Board may involve dealing with issues of a confidential or 
sensitive  nature  and  members  must  exercise  care  and  discretion.  All 
information must be kept in accordance with the Data Protection Act 1998. This 
also includes storing of information in paper files, or electronically. 
 
 
Any confidential information that is presented to or discussed by the Board 
should  not  be  disclosed  to  anyone  apart  from  the  board.  The  only 
exceptions to this are: 
 
a)   That you have the consent of a person authorised to give it. 
b)   You are required by law to do so. 
c)  
The disclosure is made to a third party for the purpose of   obtaining 
professional  advice  providing  that  the  third  party  agrees  not  to 
disclose the information to any other person. 
 
 
A Board member must not prevent another person from gaining access to 
information to which a person is entitled by law. 
 
Board members must  not  disclose information that  they have received in 
their  role  for  personal  advantage  or  that  of  anyone  known  to  them  or  to 
discredit or disadvantage others. 
 
 
 
 
Page 60 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
DELEGATIONS TO OFFICERS 
INTRODUCTION 
 
The  Scheme  of  Delegation  set  out  below  has  been  approved  and  adopted  for  the 
purposes of Section 101 of the Local Government Act 1972. 
 
The following powers and duties are delegated to the officers named within the normal 
constraints  of  Council  policy  but  in  the  event  of  those  officers  being  unavailable  or 
unable to exercise the functions referred to, the following officers are authorised to act 
in their stead: 
 
For the Chief Executive, Deputy Chief Executive and/or a Strategic Director 
For a Strategic Director, the relevant Assistant Director 
For  the  Section  151  Officer,  the  Assistant  Director  –  Corporate  Resources  (or 
Strategic Director) if he/she is the Section 151 Officer. 
For the Monitoring Officer, the Assistant Director if he/she is the Monitoring Officer. 
Any  officer  referred  to  by  his/her  title/post  throughout  this  Constitution  will 
automatically succeed his/her successor in title/post. 
 
GENERAL PROVISIONS 
 
1. 
Any  delegation  to  an  officer  which  authorises  the  incurring  of  any  expenditure 
will  be  subject  to  there  being  sufficient  budgetary  provision  to  cover  that 
expenditure. 
 
2. 
Any delegation to an officer to take action under a statutory provision shall be 
deemed to authorise action under any amendment or statutory re-enactment of 
that provision. 
 
3. 
Any  delegation  to  an  officer  shall  require  that  delegation  to  be  exercised  in 
compliance  with  the  Council’s  Procedure  Rules,  Financial  Regulations  and 
Procedures  and  Procurement  and  Contract  Standing  Orders  and  any  other 
conditions imposed either by the Council or by statute and any Code of Practice 
relating to specific functions which may be adopted. 
 
4. 
Where  delegated  powers  or  proper  officer  functions  have  been  granted  to  a 
post  on  the  Council’s  staff  and  the  designation  of  such  post  is  changed  then 
such delegated powers or proper officer functions shall vest in the postholder of 
the new post designation. 
 
 
 
Page 61 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
5. 
Officers  with  delegated  powers  may  in  writing  authorise  another  officer  or 
officers to exercise those powers in particular circumstances or generally. Such 
authorisations may be subject to limitations and conditions.  The officer with the 
delegated  power  shall  keep  a  Register  of  all  authorisations  granted.    Note: 
Copies of all authorisations shall also be sent to the Monitoring Officer. 

 
6. 
All  Heads  of  Service  with  the  exception  of  the  Assistant  Director  Corporate 
Resources  and  also  the  Monitoring  Officer  have  delegation  to  seek  planning 
permission  under  the  Town  and  Country  Planning  General  Regulations  1992 
and  to  give  to  the  local  planning  authority  any  written  notice  required  by  the 
Regulations. 
Page 62 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
GENERAL DELEGATIONS 
To  the  Chief  Executive,  Deputy  Chief  Executive,  Strategic  Directors  and  Assistant 
Directors (together referred to as “Principal Officers”). 
 
Any  officer  referred  to  by  his/her  title/post  throughout  this  Constitution  will 
automatically succeed his/her successor in title/post. 
 
Each  Principal  Officer is  authorised  to  act  on  behalf  of  the  Council  in  relation  to  any 
matters  (including  spending  decisions)  within  the  service  areas  for  which  he/she  is 
responsible  (See Schedule below, as may be amended from time to time) subject to 
any action by the Principal Officer under his/her delegated power being in accordance 
with: 
 

The  overall  policies  and  procedures  approved  by  the  Council  or  the  relevant 
Committee as appropriate; 

The Council’s Rules of Procedure set out in Part 4 of the Constitution. 

Human Resources Policies and Procedures; 

Approved  capital  and revenue  budgets  where  an  increase  in  expenditure  or a 
reduction in income is involved; 

In addition to the constraints referred to above, there are exceptions to officers’ 
delegated powers.  There is no delegation to officers of  
(a) 
matters specifically reserved to Council or Committee and  
(b) 
any matter which by law may not be delegated to an officer. 
 
RESPONSES TO CONSULTATION 
The relevant Head of Service shall be authorised to submit responses on consultation 
on  matters  within  their functions  and  area  of  responsibility.  If  any  consultations  are 
deemed by the Strategic Director to be of sufficient significance they will be referred to 
the relevant Committee.  
 
Matters  that  are  likely  to  be  of  sufficient  significance  are  consultation  documents  on 
national,  regional  or  local  issues  which  have  been  or  likely  to  be  high  profile, 
complicated and controversial. 
 
Should  the  deadline  for  the  response  not  enable  the  matter  to  be  considered  by  the 
Committee  then  the  Strategic  Director  in  consultation  with  the  relevant  Principal 
Officer and Committee Chairman be authorised to submit a response, a copy of which 
will be submitted to the next meeting of that Committee for information. 
 
All  consultation  responses  issued  in  the  name  of  the  District  Council  must  be  in 
accordance  with  adopted  Council  policy,  as  well  as  any  existing  national  or  regional 
policy. 
 
Members  are  of  course  entitled  to  make  separate  individual,  personal  responses  to 
the consultation. 
Page 63 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
SCHEDULE OF DELEGATIONS 
 
Any  officer  referred  to  by  his/her  title/post  throughout  this  Constitution  will 
automatically succeed his/her successor in title/post. 
 
Post  
Function and areas of responsibility 
 

Chief Executive  
Head of Paid Service  
 
Overall corporate management and operational 
responsibility (including management responsibility for all 
officers and staffing matters).   
Chairman of the Joint Management Board  
Returning Officer for Elections and Electoral Registration 
Officer 
 
Strategic Director  
Achieving strategic outcomes and commissioning 
activities relating to places in Babergh and Mid Suffolk. 
 
Strategic Director  
Achieving strategic outcomes and commissioning 
activities relating to citizens and communities. 
 
Strategic Director  
Achieving strategic outcomes and commissioning 
activities to ensure Babergh and Mid Suffolk District 
Councils are optimising integrated management, staffing 
and working practices in order to transform what they do 
and how they do it to support achievement of people and 
place outcomes.  To ensure appropriate specialist 
expertise is available in the Corporate Directorate, to 
arrange for the proper designation of appropriate posts 
and ensure the proper functioning of the Section 151 
Officer and Monitoring Officer statutory roles. 
 
Section 151 Officer 
Principal adviser to the Council on financial matters.  
Responsible for the overall management of the Council’s 
financial affairs including Internal Audit. 
 
Monitoring Officer 
Responsible for ensuring that the Council acts in a lawful 
manner and that it does not do anything which might 
cause maladministration or injustice. 
 
Note: The Section 151 Officer and Monitoring Officer posts may be held by a 
designated officer in this structure. 
 
 
 

 
Page 64 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
Post  
Function and area of responsibility 
 

Head of Housing 
Landlord Services 
Management of Housing Stock, Upgrading 
Repairs and Rents 
Private Sector Housing 
Homelessness 
Right to Buy 
Supported Housing, Housing Advice 
Community Alarms 
Commissioning Housing Repairs and Maintenance 
Surveyors and Building Services 
Property, Accommodation and Facilities 
 
Head of Communities 
Community Development 
Support to Communities of Interest and Characteristic 
Arts 
Sports and Leisure 
Health Improvement and Health and Wellbeing 
Partnership Community Safety and Community Access 
Countryside Services 
Rights of Way 
Children and Young People 
Local Partnerships 
Joint Service Delivery Partnerships 
Emergency Planning and GOLD support 
Grants to Communities 
Equalities and Diversity – Service delivery 
 
Head of Economy 
Planning Policy 
Housing Strategy and Enabling including Gypsy and 
Traveller Sites 
Tourism and Tourist Information Centres 
Economic Development and Regeneration 
Planning and Development Control  
Building Control 
Conservation 
Access to Grants for Local Authority Activities including 
Planning Obligations 
Community Infrastructure Levy 
Local Enterprise Partnership and other Economy 
Partnerships 
Focused Partnership Working 
 
Page 65 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
Post  
Function and area of responsibility 
 

Head of Environment 
Development of all aspects of the Environment Agenda 
Environmental Health 
Enforcement 
Safety and Food Safety 
Noise and other Nuisance 
Pollution Control 
Licensing 
Open Space and Grounds Maintenance 
Waste Management 
Environmental Management 
Street Scene 
Car Parks and Public Conveniences 
Arboriculture 
 
 
Head of Corporate 
Human Resources and Organisational Development 
Organisation 
(including training and development) 
Governance 
Democratic and Member Services 
Electoral Services 
Executive Support and Business Management 
Communications 
Legal Services 
Internal Audit 
Policy Development and Corporate Planning 
Performance Management 
Health and Safety 
Occupational Health 
Equality and Diversity – Corporate 
 
Head of Corporate 
Financial Matters 
Resources 
Financial Management 
ICT 
Data and Information Management (Freedom of 
Information, Access to and Management of Observatory, 
all Land and Asset Related Information Services etc) 
Land Charges 
Revenues and Benefits  
Asset Utilisation 
Procurement and Contracting including Commissioning 
Support to External Audit 
Customer access and complaints handling (including 
Ombudsman cases) 
 
 
 
Page 66 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
DELEGATION MATTERS SUBJECT TO CONSULTATION WITH CHAIRMAN (OR 
VICE-CHAIRMAN IN ABSENCE) OF APPROPRIATE COMMITTEE 
 
Power to act out of meeting – General Power 
 
Where,  in  his/her  opinion,  by  reason  of  limitation  of  time,  or  urgency  a  decision  is 
required  on  any  matter,  (other  than  those  specifically  excluded  from  delegation)  the 
Chief  Executive  and/or  the  Deputy  Chief  Executive  shall  have  power  to  make  a 
decision  on  that  matter  subject  to  consultation  with  the  Chairman  of  the  appropriate 
Committee on the action to be taken by the Chief Executive. 
 
This power shall not apply to:- 
 
(a) 
Matters  reserved  to  the  Council  by  statute  or  common  law  without  power  of 
delegation to a Committee. 
(b) 
The setting of Council taxes. 
(c) 
Incurring  of  expenditure  for  which  no  allowance  has  been made  in  the  annual 
budget  unless  the  approval  of  the  Chairman  of  the  Council,  and  of  the 
Chairman of the Strategy Committee has been given to such expenditure. 
(d) 
Any  proposal  which  involves  the  formulation  of  a  major  new  policy  or  a  major 
variation of an existing major policy. 
(e) 
Any matter on which the Council or the Strategy Committee has given a specific 
direction. 
Note: 
 
At the next ordinary meeting of the appropriate Committee a report is to be submitted 
setting  out  all  relevant  information  in  relation  to  the  action  taken  and  detailing  the 
reasons why it was necessary to deal with the matter out of meeting. 
 
Power  to  respond  to  consultation  documents  on  strategic  and  short  term  plans  and 
programmes for the Health Service. 
 
The  Head  of  Environment  in  consultation  with  the  Chairman  of  the  Strategy 
Committee  is  empowered  to  respond  to  the  Strategic  Health  Authority’s  consultation 
documents on strategic and short term plans and programmes. 
 

 
Page 67 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
SPECIFIC DELEGATIONS 
 
CHIEF EXECUTIVE AND/OR DEPUTY CHIEF EXECUTIVE 
 
1. 
To take any action, including the incurring of expenditure, in connection with an 
emergency or disaster in the district. 
 
2. 
To  exercise  powers  delegated  to  any  Officer  when  that  Officer  is  unable  or 
unwilling to act. 
 
3. 
In consultation with Strategic Directors to employ outside consultants and firms 
in cases where he/she is satisfied that it is necessary to do so in order to carry 
out work which cannot be dealt with by in-house staff. 
 
MONITORING OFFICER 
 
1. 
To  institute,  defend,  appear  and  be  responsible  for  the  conduct  of  legal 
proceedings before any court, tribunal or public inquiry on behalf of and in the 
name  of  the  Council  where  it  is  in  the  Council’s  interests  to  do  so  and  in 
particular: 
 
To  instruct  and  retain  Counsel  and  obtain  advice  in  relation  to  any  matter 
whenever this is considered to be in the interests of the Council; 
 
To  settle  proceedings  of  any  description  including  the  payment  of  damages, 
compensation  and  legal  costs  in  consultation  with  Strategic  Directors.  Where 
the  settlement  figure  exceeds  £50,000  the  Chief  Executive  and  Leader  of  the 
Council will be consulted first. 
 
2. 
To authorise officers to appear in any civil or criminal court or tribunal, and act as 
authorised  officers  for  the  purposes  of  all  legislation  under  which  the  Council 
has duties and powers. 
 
3. 
To  authorise  officers  to  enter  land  and  premises  where  an  authorised  officer  of 
the Council may do so under any enactment. 
 
4. 
To  authorise,  issue  and  serve  all  Statutory  Notices  (including  Requisitions  for      
Information) under any enactment. 
 
5. 
To sign and seal documents on behalf of the Council. 
 
6. 
To  issue  enforcement  notices  and/or  serve  stop  notices  under  the  Town  and 
Country Planning Act 1990. 
 
7. 
To  determine  applications  for  Lawful  Development  Certificates  pursuant  to 
Sections 191-194 of the Town and Country Planning Act 1990. 
 
Page 68 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
8. 
To accept statutory declarations for the purpose contained in the Housing Acts 
1980, 1985 and 1988. 
 
9. 
To  sign  indemnities  and  provide  solicitors’  undertakings  where  they  are 
required  to  enable  the  Council  to  exercise  any  of  its  functions  subject  to 
consultation  with  the  Section  151  Officer  where  the  indemnity  or  undertaking 
has considerable financial implications. 
 
10. 
To  ensure  compliance  with  the  requirements  specified  in  the  Data  Protection 
Act  1998,  the  Human  Rights  Act  1998,  the  Freedom  of  Information  Act  2000 
and the Environmental Information Regulations 2004. 
 
11. 
To  make/amend  the  Constitution  or  the  Scheme  of  Delegations  where  there 
has  been  a  change  of  law,  job  title,  structure  or  rearrangement  of 
responsibilities  between  officers  or  to  correct  typographical  and  clerical  errors 
(all members to be notified forthwith). 
Page 69 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
PROPER OFFICER PROVISIONS 
 
Any  officer  referred  to  by  his/her  title/post  throughout  this  Constitution  will 
automatically succeed his/her successor in title/post. 
 
“Proper  Officer”  appointments  in  accordance  with  the  relevant  provisions  of  the 
specified legislation are as set out hereunder:- 
 
Local Government Act 1972 
 
Section 
Description 
Proper Officer 
13(3) 
Chairman  of  Parish  Meeting  and  Proper  Officer  Chief Executive/ 
shall  become  a body  corporate  where  there  is  no  Deputy Chief 
separate parish council. 
Executive 
83(1) 
Receipt of Declaration of Acceptance of Office. 
Monitoring Officer/ 
Chief Executive 
84 
The Officer to whom a person elected to any office  Monitoring Officer/ 
under  the  Council  may  give  written  notice  of  Chief Executive 
resignation. 
88(2) 
The  Officer  who  may  convene  a  meeting  of  the  Chief Executive/ 
Council for the election to fill a vacancy. 
Deputy Chief 
 
Executive 
89(1)(b) 
The Officer who may receive notice in writing of a  Chief Executive/ 
casual vacancy in the office of Councillor from two  Deputy Chief 
 
local government electors. 
Executive 
96(1) 
Receipt of notices of pecuniary interest. 
Monitoring Officer 
96(2) 
The  Officer  who  shall  keep  the  record  of  Monitoring Officer 
disclosures  of  interest  under  Section  94  and  of 
 
notices  under  Section  96(1)  and  of  Section  19  of 
the Local Government and Housing Act 1989. 
100A-
Access to Information 
Assistant Director 
100K 
Law and 
Governance 
115(2) 
The Officer who shall receive all money due from  Section 151 Officer 
every officer employed by the Council. 
 
146(1)(a)  The  Officer  who  shall  give  statutory  declarations  Section 151 Officer 
and (b) 
and  certificates  with  regard  to  securities  on  the   
change of name or status. 
151 
The 
Officer 
responsible 
for 
the 
proper  Section 151 Officer 
administration of financial affairs. 
191 
The Officer to whom applications under Section 1  Strategic Director  
of the Ordnance Survey Act 1841 should be sent. 
Page 70 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
Section 
Description 
Proper Officer 
225(1) 
Deposit of Documents with the Proper Officer and  Assistant Director 
making of notes or endorsements and receipts. 
Law and 
Governance 
229(5) 
The Officer who shall certify that  a document  is a  Monitoring Officer 
photographic copy of a document in the custody of 
the Council. 
234 
The Officer who may authenticate documents. 
Monitoring Officer 
236(9) 
The  Officer  who  is  responsible  for  sending  Monitoring Officer 
and (10) 
certified copies of byelaws to appropriate bodies. 
238 
The Officer who shall certify copies of Byelaws as  Monitoring Officer 
true copies. 
Sch 12 
The  Officer  who  may  sign  a  summons  to  Council  Chief Executive/ 
Para 
meetings. 
Deputy Chief 
4(2)(b) 
Executive 
 
Sch 12 
The  Officer  who  may  receive  notice  from  a  Chief Executive/ 
Para 
Member of the address to which  a summons to a  Deputy Chief 
4(3) 
meeting is to be sent. 
Executive 
Sch 14 
The  Officer  who  may  certify  copies  of  resolutions  Monitoring Officer 
Para 
passed under the Public Health Acts 1875 to 1925 
25(7) 
as true copies for production in legal proceedings. 
Local Government Act 1974 
30(5) 
Publication  in  newspapers  of  reports  of  Local  Chief Executive 
Commissioner. 
Local Government (Miscellaneous Provisions) Act 1976 
41 
Certification  of  copies  of  resolutions,  minutes  and  Monitoring Officer 
other documents. 
Building Act 1984 
S93 
Authentication of documents 
Assistant Director 
Corporate 
Resources 
 
Note:  Infectious disease legislation for which Mid Suffolk is the enforcing Authority is 
co-ordinated to a large extent by the joint approaches of the Assistant Director 
Environment  and  Projects  and  the  Consultant  in  Communicable  Diseases 
Control (CCDC).  The CCDC is appointed to act as a Proper Officer on behalf 
of Mid Suffolk District Council. 
Page 71 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
Public Health Acts - Health Protection Functions 
 
The  CCDC,  where  nominated  below,  shall  be  the  Consultant  in  Communicable 
Disease Control for Suffolk as designated by the Health Protection Agency’s Norfolk, 
Suffolk  and  Cambridgeshire  Health  Protection  Unit  (NSCHPU),  or  by  any  successor 
agency  or  unit,  or  any  equivalently  medically  qualified  deputising  officer,  also  as 
designated by any successor agency or unit. 
 

Section 
Description 
Proper Officer  
Public Health Act 1936 
 
 
84 
Cleansing of filthy and verminous articles. 
CCDC (as Medical 
Officer of Health) 
85 
Cleansing of filthy and verminous persons 
CCDC (as Medical 
and their clothing. 
Officer of Health) 
Public Health (Control of Disease Act) 1984 as amended, and any subordinate 
Regulations or Orders 
 
Wherever Proper Officer is referenced or specified:- 
CCDC 
61 
Powers of entry 
CCDC or Assistant 
Director Environment 
and Projects 
62 
Supplementary powers of entry 
CCDC or Assistant 
 
 
Director Environment 
and Projects 
 

National Assistance Act 1948 (as amended) and Section 61 of the National 
Assistance Act 1951 

47 
Removal to suitable premises of persons in 
Assistant Director 
need of care and attention 
Environment and 
Projects to appoint 
consultant(s) as 
necessary to act as 
the Medical Officer of 
Health 
 
Powers of entry and authorisation of officers 
 
The Assistant Director Environment and Projects is appointed to authorise officers to 
exercise  powers  of  entry  given  under  Section  61  of  the  Public  Health  (Control  of 
Diseases) Act 1984 and Section 55 of the National Assistance Act 1948. 
 
 
Page 72 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
Food Safety Act 1990 
 

Section 
Description 
Proper Officer  
49 
Proper Officer of the Authority as regards 
Assistant Director 
 
documents relating to matters within 
Environment and Projects 
his/her province. 
 

Representation of the People Act 1983 
 
8 
The Electoral Registration Officer for any 
Chief Executive or part of a 
constituency Chief Executive or part of a 
constituency coterminous 
constituency coterminous with the District  with the District 
  
 
35 
The Returning Officer for the elections of 
Chief Executive of the 
Councillors Chief Executive of the District 
District and of Councillors 
and of Councillors of Parishes within the 
of Parishes within the 
District 
District 
 
Local Elections (Principal Areas) Rules 1986 
 
 

All references to the Proper Officer in 
Chief Executive 
these Rules relate to the:- 
 
Housing Act 1985 
 
606(1) and 
Reports on unfitness and clearance. 
Assistant Director 
(2) 
Supported Living 
 
Local Government Finance Act 1988 
 
114 
Financial Report to the Authority 
Section 151 Officer 
 
Local Government and Housing Act 1989 
 
4 
Head of Paid Service 
Head of Paid Service 
 
5 
Monitoring Officer 
Monitoring Officer 
 

S19 
Receipt of information about Members’ 
Monitoring Officer 
interests 
 
Localism Act 2011 
 
33 
The Officer to receive a written request for  Monitoring Officer 
a dispensation to be granted. 
 
 
 

Page 73 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
Section 
Description 
Proper Officer  
 
Anti-Social Behaviour, Crime and Policing Act 2014 
 
1 
Power to seek and Injunction 
Assistant Director 
Environment and Project 
and Assistant Director 
Supported Living in 
consultation with 
Monitoring officer  
43 
Power to issue Community Protection 
Assistant Director 
Notices 
Environment and Projects 
and Assistant Director 
Supported Living in 
consultation with 
Monitoring Officer.   
52 
Power to issue Fixed Penalty Notices 
Assistant Director 
Environment and Projects 
and Assistant Director 
Supported Living. 
59 
Power to make Public Spaces Protection 
Assistant Director 
Orders  
Communities and Public 
Access and Assistant 
Director Environment and 
Projects.  
76 
Power to seek Closure Orders and/or 
Assistant Director 
Issue Closure Notices 
Environment and Projects 
and Assistant Director 
Supported Living  
 
 
 
 
 
 
Page 74 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
 
 
DEPUTY PROPER OFFICER PROVISIONS 
 
In  respect  of  the  purposes  for  which  the  Chief  Executive  is  the  Proper  Officer  of  the 
Council, the Deputy Chief Executive and/or the Strategic Director for the time being be 
authorised  to  act  as  such  Proper  Officer  and  as  Deputy  Returning  Officer  for  all 
purposes  for  Elections  and  as  Deputy  Electoral  Returning  Officer  when  the  Chief 
Executive is unable to act. 
 
In other cases where the designated Proper Officer is unable to act, the following are 
designated Deputy Proper Officers:- 
 
For any Assistant Director, a Strategic Director. 
 
For  a  Strategic  Director,  the  Chief  Executive,  Deputy  Chief  Executive  or  another 
Strategic Director. 
 
For the Section 151 Officer, the Deputy Section 151 Officer. 
 
For the Monitoring Officer, a Deputy Monitoring Officer. 
 
For  the  Consultant  in  Communicable  Diseases  (CCDC),  any  equivalently  medically 
qualified officer as designated by the Health Protection Agency’s Norfolk, Suffolk and 
Cambridgeshire  Health  Protection  Unit  (NSCHPU),  or  by  any  successor  agency  or 
unit. 
 
For the Assistant Director Environment and Projects in respect of sections 61 and 62 
of the Public Health (Control of Disease) Act 1984, any Officer duly authorised by the 
Assistant Director Environment and Projects. 
 
Any Proper officer may appoint any other person in writing to act on his/her behalf. 
 
Page 75 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 2: Responsibility of Functions 
Adopted 29/06/2016 

link to page 76 link to page 102 link to page 107 link to page 108 link to page 138 link to page 152 link to page 160  
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
PART 3 
 
Rules of Procedure 
CONTENTS 
COUNCIL PROCEDURE RULES ............................................................................. 77 
ACCESS TO INFORMATION PROCEDURE RULES ............................................. 102 
BUDGET & POLICY FRAMEWORK ....................................................................... 107 
SCRUTINY PROCEDURE RULES ......................................................................... 108 
FINANCIAL REGULATIONS AND PROCEDURES ............................................... 138 
CONTRACT STANDING ORDERS ......................................................................... 152 
STAFF EMPLOYMENT PROCEDURE RULES ...................................................... 160 
 
 
 
 
 
Page 76 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
COUNCIL PROCEDURE RULES 
All of these rules apply to meetings of the Council. 
 
Rules 5-12, 14-18, 20, 23-29 apply to Council and Committee meetings. 
 
1. 
ANNUAL MEETING OF THE COUNCIL 
(Council only) 
 
In a year when there is an ordinary election of Councillors, the annual meeting 
will  take  place  within  21  days  of  the  retirement  of  the  outgoing  Councillors.  
(Councillors take office on the 4th day after the election)  In any other year, the 
annual meeting will take place in March, April or May. 
 
The annual meeting will: 
 
(a)  elect  a  person  to  preside  if  the  Chairman  and  Vice  Chairman  are  not 
present 
 
(b)  elect the Chairman of Council; 
 
(c)  elect the Vice-Chairman of Council; 
 
(d)  deal  with  any  item  required  by  statute  to  be  dealt  with  before  any  other 
item; 
 
(e)  approve the minutes of the last meeting; 
 
(f) 
receive  any  announcements  from  the  Chairman,  Leader  and/or  Head  of 
Paid Service 
 
(g)  elect a Leader  
 
(h)  elect Chairmen and Vice-Chairmen of Committees and Sub-Committees; 
 
(i) 
appoint  Committees  and  Sub-Committees  as  the  Council  considers 
appropriate; 
 
(j) 
consider any business set out in the notice convening the meeting; 
 
(k)  decide  the  allocation  of  seats  [and  substitutes]  to  political  groups  in 
accordance with the political balance rules; 
 
(l) 
receive  nomination  and  appoint  Councillors  to  serve  on  each  Committee 
and outside body/partnership. 
 
 
 
Page 77 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
2. 
ORDINARY MEETINGS (Council only) 
 
(a)  elect  a  person  to  preside  if  the  Chairman  and  Vice-Chairman  are  not 
present; 
 
(b)  deal  with  any  item  required  by  statute  to  be  dealt  with  before  any  other 
item; 
 
(c)  approve the minutes of the last meeting; 
 
(d)  receive  any  announcements  from  the  Chairman,  Leader  and/or  Head  of 
Paid Service; 
 
(e)  receive notification of petitions; 
 
(f) 
consider questions from, and provide answers to, the public in relation to 
matters  which  in  the  opinion  of  the  person  presiding  at  the  meeting  are 
relevant to the business of the meeting; 
 
(g)  consider questions from, and provide answers to, Members on any matter 
in relation to which the Council has powers or duties or which affects the 
District;  
 
(h)  deal with any business from the last Council meeting; 
 
(i) 
receive reports and recommendations from the Council's Committees and 
receive questions and answers on any of those reports; 
 
(j) 
receive  reports  about,  and  receive  questions  and  answers  on,  the 
business of joint arrangements and external organisations; 
 
(k)  consider motions; 
 
(l) 
receive reports from Portfolio Holders; 
 
(m)  receive reports from the Chairman of Joint Scrutiny Committee; 
 
(n)  consider any other business specified in the summons to the meeting. 
 
3. 
EXTRAORDINARY MEETINGS (Council only) 
 
 
Calling extraordinary meetings. 
 
Those  listed  below  may  request  the  proper  officer  to  call  Council  meetings  in 
addition to ordinary meetings; 
 
(a)  the Council by resolution; 
 
(b)  the Chairman of Council;  
Page 78 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
(c)  the Monitoring Officer;  
 
(d)  the Chief Finance Officer; and 
 
(e)  where at least one-third (rounded up) Members of the Council have signed 
a requisition presented to the Chairman of Council and he/she has refused 
to  call  a meeting  or  has failed to  call  a  meeting  within  seven  days  of  the 
presentation of the requisition. 
 
4. 
APPOINTMENT/DELEGATIONS TO COMMITTEES 
 
4.1 
Delegation of Functions 
 
The  Council  shall  delegate  its  functions  to  such  Committees  and  Sub-
Committees as it deems appropriate. 
 
4.2 
Appointment of Committees and Sub-Committees  
 
The  Council  shall  at  the  Annual  Meeting  appoint  such  Committees  and  Sub-
Committees  as  it  is  required  to  appoint  and  may  appoint  such  other 
Committees,  Sub-Committees,  Panels  and  Task  Groups  as  are  necessary  to 
carry out the work of the Council. 
 
4.3 
Election of Chairman of Council 
 
The  Term  of  Office  of  the  Chairman  of  Council  shall  be  for  one  year  with  the 
retiring Chairman and previous Chairmen being eligible for re-election. 
 
4.4 
Election of Chairmen and Vice-Chairmen 
 
The Chairmen and Vice-Chairman of Committees and Sub-Committees shall be 
elected at the Annual Council Meeting. 
 
4.5 
Holding of Office 
 
Any Member of the Council so appointed to a Committee or other body shall not 
hold office later than the next Annual Meeting of the Council. 
 
4.6 
Dissolution of Committee 
 
The Council may at any time dissolve a Committee or alter its Membership. 
 
4.7 
Urgent Items 
 
No  business  shall  be  transacted  at  a  meeting  of  the  Council  other  than  that 
specified  in  the  agenda  except  business  brought  before  the  meeting  as  a 
matter of urgency as certified by the Chairman for specific reasons which are to 
be included in the Minutes. 
Page 79 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
 
5. 
APPOINTMENT OF SUBSTI TUTE MEMBERS OF COMMITTEES AND 
SUB-COMMITTEES 

 
5.1 
Substitutes for Committees shall be as follows:- 
 
COMMITTEE 
SUBSTITUTES 
 
Executive  
Any Member of the same political group except members of 
  
the Scrutiny Committee. 
Development 
Any  Member  of  the  Council,  providing  the  substitute  has 
Control A and B 
undertaken the requisite planning training. 
 
 
Planning Referrals 
None. 
Regulatory  
Any  Member  of  the  Council,  providing  the  substitute  has 
 
undertaken any requisite training. 
Licensing Act 2003   Any  Member  of  the  Council,  providing  the  substitute  has 
undertaken any requisite training. 
Joint Audit and 
Any Member from the same political group and Council, except 
Standards  
members of the Executive Committee. 
Audit  
Any Member from the same political group, except members of 
 
the Executive Committee. 
Joint Scrutiny  
Any Member from the same political group and Council, except 
 
members of the Executive Committee. 
Scrutiny  
Any Member from the same political group, except members of 
 
the Executive Committee. 
Joint Appointments   Any Member from the same political group and Council. 
 
 
 
 
The  Monitoring  Officer  shall  determine  whether  any  Member  has  undertaken 
the requisite training. 
 
5.2 
Powers and duties 
 
 
Substitute Members will have all the powers and duties of any ordinary Member 
of  the  Committee/Sub-Committee  but  will  not  be  able  to  exercise  any  special 
powers or duties exercisable by the person they are substituting. 
 
5.3 
Substitution 
 
 
Substitute Members may attend meetings in that capacity only: 
 
(a) 
to take the place of the ordinary Member; 
(b) 
where the ordinary member will be absent for the whole of the meeting; 
(c) 
after the Strategic Director (Corporate) has been notified by 1.00 p.m. on 
the previous working day before the commencement of the meeting.  
 
Page 80 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
5.4 
Members  of  Executive  Committee  cannot  be  substitute  Members  for  Scrutiny 
Committees, or vice versa. 
 
5.5 
No  Member  may be involved in  scrutinising a decision in  which  he or she has 
been  directly  involved.    Members  acting  as  substitute  Members  on  the  Joint 
Scrutiny Committee and Mid Suffolk Scrutiny Committee should not take part in 
any  business  being  considered  by  the  Joint  Scrutiny  and  Mid  Suffolk  Scrutiny 
Committee  in  circumstances  where  the  substitute  Member  has  been  directly 
involved in determining the issue under scrutiny. 
 
5.6 
Substitutes  for  Development  Control  Committee  must  undertake  requisite 
training  before  participating  in  any  meeting  to  the  same  extent  required  of  a 
Member of the Committee. The Monitoring Officer shall determine whether the 
Member has undertaken the requisite training. 
 
6. 
MEMBER ATTENDING / SPEAKING AT A COMMITTEE WHERE NOT 
A MEMBER 

 
 
A  Councillor  not  serving  on  a  particular  Committee  may  request  permission 
from  the  Chairman  to  attend  in  respect  of  a  matter  to  be  considered  at  the 
meeting.    At  the  meeting  of  the  Committee  the  Councillor  shall  have  the 
opportunity  to  speak  on  the  relevant  matter,  but  may  not  put  any  motions  or 
amendments, nor vote on the matter. 
 
7. 
TIME AND PLACE OF MEETINGS  (Council and Committee ) 
 
The  time  and  place  of  meetings  will  be  determined  by  the  Strategic  Director 
(Corporate) and notified in the summons. 
 
8. 
NOTICE OF AND SUMMONS TO MEETINGS (Council and 
Committee) 

 
 
The Strategic Director (Corporate) will give notice to the public of the time and 
place  of any  meeting  in  accordance  with  the  Access  to  Information  Rules.    At 
least  five  clear  days  before  a  meeting,  the  Strategic  Director  (Corporate)  will 
send a summons signed by him/her to every Member of the Council or leave it 
at his/her usual place of residence.  The summons will give the date, time and 
place  of  each  meeting  and  specify  the  business  to  be  transacted,  and  will  be 
accompanied by such reports as are available. 
 
9. 
CHAIRMAN OF MEETING 
(Council and Committee) 
 
The  person  presiding  at  the  meeting  may  exercise  any  power  or  duty  of  the 
Chairman.    Where  these  rules  apply  to  Committee  and  Sub-Committee 
meetings,  references  to  the  Chairman  also  include  the  Chairmen  of 
Committees and Sub-Committees. 
 
Page 81 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
10. 
REMOVAL OF CHAIRMAN OF  COUNCIL/COMMITTEES (Council 
and Committee) 

 
10.1 
At any meeting of the Council a Member may propose that "the meeting has no 
confidence  in  the  Chairman".    The  motion  shall  after  debate  be  put  and  if 
carried  the  Chairman  shall  consider  his  or  her  position,  and  report  his  or  her 
decision to the Council as soon as possible. 
 
10.2 
At  any  meeting  of  a  Committee,  Sub-Committee,  Panel  or  Task  Group  a 
Member  may  propose  that  "the  meeting  has  no  confidence  in  the Chairman", 
the question shall after debate be put and if carried by a majority of at least two 
thirds  of  the  Members  present  the  Chairman  shall  stand  down  and  the 
remainder of the meeting shall be chaired by the Vice-Chairman or in his or her 
absence by a Member elected for that purpose by the meeting. 
 
10.3 
Following  a  successful  vote  of  no  confidence  in  the  elected  Chairman  he  or 
she  shall  not  officiate  at  any  subsequent  meeting  of  the  Committee,  Sub-
Committee, Panel or Task Group prior to the next meeting of the Council.  At 
that meeting the Council shall consider whether to confirm or not the vote of no 
confidence.  If by a simple majority the Council shall decide to confirm the vote 
the office of Chairman of the relevant Committee shall be declared vacant and 
a new Chairman shall be elected by the Council. 
 
11. 

DURATION OF MEETING 
(Council and Committee ) 
 
 
The duration of any meeting shall be at the absolute discretion of the Chairman. 
 
12. 
QUORUM  (Council and Committee) 
 
12.1  Save as provided for in 12.2 below, the quorum of a meeting will be one quarter 
of  the  whole  number  of  Members  (for  the  avoidance  of  doubt  this  will  be 
rounded  up  to  the  next  whole  number).    During  any  meeting  if  the  Chairman 
counts  the  number  of  Members  present  and  declares  there  is  not  a  quorum 
present,  then  the  meeting  will  adjourn  immediately.    Remaining  issues  will  be 
considered at a time and date fixed by the Chairman.  If he/she does not fix a 
date, the remaining business will be considered at the next ordinary meeting. 
 
12.2  The quorum of a meeting of the Regulatory Sub-Committee and the Licensing 
Sub Committee will be 3 Members.  
 
13. 
ORDER OF BUSINESS        (Council) 
 
13.1  Subject to what follows,  the order of business at  every meeting of  the Council 
will be:- 
 
(a) 
To appoint a  person to  preside  if  the  Chairman  and  Vice-Chairman  are 
absent. 
 
Page 82 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
(b) 
To  deal  with  any  item  required  by  statute  to  be  dealt  with  before  any 
other item. 
 
(c) 
To approve as a correct record and sign the minutes of the last meeting 
of the Council. 
 
(d) 
To receive declarations of interests.  
 
(e) 
Chairman/Leader Announcements. 
 
(f) 
To receive notification of petitions. 
 
(g) 
To dispose of any business remaining from a previous meeting. 
 
(h) 
To receive and consider all other reports, minutes and recommendations 
of Committees in date order of meeting. 
 
(i) 
To  consider  amendments  and  motions  moved  without  notice  in 
accordance with Council Procedure Rule 18. 
 
(j) 
To  consider  motions  on  notice  received  under  Council  Procedure  Rule 
17 in the order received. 
 
(k) 
To consider questions received under Council Procedure Rule 15. 
 
(l) 
To consider questions received under Council Procedure Rule 16. 
 
(m) 
Other business, if any, specified in the summons. 
 
The  order  of  business  (with  the  exceptions  of  items  (a),  (b)  and  (c))  may  be 
altered by the Chairman or by a resolution following a motion moved, seconded 
and put to the meeting without debate. 
 

14. 
PETITIONS (Council and Committee) 
 
If  any  petition  is  submitted  to  the  Chief  Executive,  either  directly  or  indirectly, 
relating to the exercise or non-exercise of duties or powers of the Council and 
signed by at least twenty persons who are resident in the District or who work 
or study in the District it shall be referred to the next meeting of the Committee 
or  Sub-Committee  responsible  for  the  administration  of  the  powers  in 
connection  with  the  subject  matter  of  the  petition.    In  addition  the  Chief 
Executive  shall  report the  receipt of  such a petition  to  the  next  meeting  of  the 
Council where there shall be no debate or comment thereon. 
 
 
 
Page 83 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
15. 
QUESTIONS BY THE PUBLIC 
(Council and Committee ) 
 
15.1  General 
 
Members of the public may ask questions of any Chairman of a Committee in 
accordance with the meeting Agenda. 
 
15.2  Order of Questions 
 
Questions will be asked in  the order notice of them was received,  except  that 
the Chairman may group together similar questions. 
 
15.3  Notice of Questions 
 
A question may only be asked if notice has been given by delivering it in writing 
or by electronic mail to the Strategic Director (Corporate) no later than midday 
two clear working days before the day of the meeting.  Each question must give 
the name and address of the questioner and must name the relevant Chairman 
to whom it is to be put. 
 
For the avoidance of doubt a working day is a day when the Council offices are 
open  for  business  e.g.  for  a  meeting  on  a  Monday  the  question  should  be 
received by 12 noon the previous Wednesday. 
 
15.4  Number of Questions 
 
At  any  one  meeting  no  person  may  submit  more  than  one  question  (plus  a 
supplementary question) and no more than one question (plus a supplementary 
question) may be asked on behalf of one organisation. The Chairman shall also 
have  the  discretion  to  limit  the  number  of  questions  received  at  any  one 
meeting. 
 
15.5  Scope of Questions 
 
The Strategic Director (Corporate) may reject a question if it: 
 
(a) 
is not about a matter for which the Local Authority has a responsibility or 
which affects the district; 
(b) 
is defamatory, frivolous, vexatious or offensive; 
(c) 
is substantially the same as a question which has been put at a meeting 
of the Council in the past six months; or 
(d) 
requires the disclosure of confidential or exempt information. 
 
15.6  Record of Questions 
 
The  Strategic  Director  (Corporate)  will  enter  each  question  in  a  book  open  to 
public  inspection  and  will  immediately  send  a  copy  of  the  question  to  the 
Member  to  whom  it  is  to  be  put.    Rejected  questions  will  include  reasons  for 
rejection. 
Page 84 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
Copies  of  all  questions  will  be  circulated  to  all  Members  and  will  be  made 
available to the public attending the meeting. 
 
15.7  Asking the Question at the Meeting 
 
The  Chairman  will  invite  the  questioner  to  put  the  question  to  the  Member 
named  in  the  notice.    If  a  questioner  who  has  submitted  a  written  question  is 
unable  to be present, he or she may ask the Chairman to put  the question on 
his/her behalf.  The Chairman may ask the question on the questioner’s behalf, 
indicate  that  a  written  reply  will  be  given  or  decide,  in  the  absence  of  the 
questioner, that the question will not be dealt with. 
 
15.8  Supplementary Question 
 
A questioner who has put a question in person may also put one supplementary 
question  without  notice  to  the  Member  who  has  replied  to  his  or  her  original 
question.    A  supplementary  question  must  arise  directly  out  of  the  original 
question or the reply.   The Chairman may reject a supplementary question on 
any of the grounds in Rule 15.5 above. 
 
15.9  Written Answers 
 
Any question which cannot be dealt with during the public question time, either 
because  of  lack  of  time  or  because  of  the  non-attendance  of  the  Member  to 
whom  it  was  to  be  put,  will  be  dealt  with  by  a  written  answer  and  be  made 
available on request. 
 
15.10  Reference of Question to a Committee 
 
Unless  the  Chairman  decides  otherwise,  no  discussion  will  take  place  on  any 
question,  but  any  Member  may  move  that  a  matter  raised  by  a  question  be 
referred  to  the  appropriate  Committee  or  Sub-Committee.    Once  seconded, 
such a motion will be voted on without discussion. 
 
16. 
QUESTIONS BY MEMBERS (Council and Committee) 
 
16.1  On Reports of Committees and Portfolio Holders/Lead Members 
 
A Member of the Council may ask the Chairman of a Committee any question 
without  notice  upon  an  item  of  the  report  of  the  Committee  when  that  item  is 
being received or under consideration by the Council. 
 
16.2  Questions on Notice at Full Council 
 
 
Subject to Rule 16.4 a Member of the Council may ask: 
 
(a) 
the Chairman; or 
 
 
Page 85 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
(b) 
the Chairman of any Committee or Sub-Committee 
(c) 
Portfolio Holder 
 
 
a question on any matter in relation to which the Council has powers or duties 
or which affects the District. 
 
16.3  Questions on Notice at Committees and Sub-Committees 
 
 
Subject to Rule 16.4 a Member of a Committee or Sub-Committee may ask the 
Chairman  of  it  a  question  on  any  matter  in  relation  to  which  the  Council  has 
powers or duties or which affect the District and which falls within the terms of 
reference of that Committee or Sub-Committee. 
 
16.4  Notice of Questions 
 
 
A Member may only ask a question under Rule 16.2 or 16.3 if either: 
 
(a) 
he/she has given by noon at least 2 clear working days’ notice in writing 
or by electronic mail of the question to the Strategic Director (Corporate).  
For  the  avoidance  of  doubt  a  working  day  is  a  day  when  the  Council 
offices  are  open  for  business  e.g.  for  a  meeting  on  a  Monday  the 
question should be received by 12 noon the previous Wednesday. 
 
(b) 
the  question  relates  to  urgent  matters,  he/she  has  the  consent  of  the 
Chairman  to  whom  the  question  is  to  be  put  and  the  content  of  the 
question  is  given  to  the  Strategic  Director  (Corporate)  by  4  p.m.  on  the 
working day prior to the meeting. 
 
16.5  Response 
 
An answer may take the form of: 
 
(a) 
a direct oral answer; 
(b) 
where the desired information is in a publication of the Council or other 
published work, a reference to that publication; or 
(c) 
where  the  reply  cannot  conveniently  be  given  orally,  a  written  answer 
circulated later to the questioner. 
 
16.6  Supplementary Question 
 
A  Member  asking  a  question  under  Rule  16.2  or  16.3  may  ask  one 
supplementary  question  without  notice  of  the  Member  to  whom  the  first 
question was asked.  The supplementary question must arise directly out of the 
original question or the reply. 
 
 
 
Page 86 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
17. 
MOTIONS ON NOTICE  (Council and Committee ) 
 
17.1  Notice 
 
Except  for motions which  can be moved without  notice  under Rule 18,  written 
notice of every motion, signed by at least 1 Member, must be delivered to the 
Strategic  Director  (Corporate)  not  later  than  7  clear  working  days  (that  is  not 
counting the day of  the meeting and the day of receipt) before the date of  the 
meeting.    Motions  (except  for  those  rejected  under  the  provisions  of  17.2 
below) will be entered in a book open to public inspection. 
 
17.2  Motion set out in Agenda 
 
Motions  for  which  notice  has  been  given  will  be  listed  on  the  Agenda  in  the 
order in which notice was received, unless the Member giving notice states, in 
writing,  that  he/she proposes  to move  it  to a  later  meeting or  withdraw  it  save 
that  the  Strategic  Director  (Corporate)  may  reject  any  motion  if  she/he 
considers that it:- 
 
(a) 
Does not relate to the business of the Council or affect the District; 
(b) 
Is defamatory, frivolous or offensive; or 
(c) 
Is  a  motion  which  the  Council  has  no  power  to  pass  or  which 
contravenes any provision in these Rules of Procedures.  
 
17.3  If  the  subject  matter  of  any  motion  in  respect  of  which  notice  has  been  duly 
given falls  within  the terms of  reference of any  Committee  it  shall,  upon  being 
moved  and  seconded,  stand  referred  to  that  Committee  or  to  such  other 
Committee or Committees as the Council may determine without discussion for 
initial consideration, investigation and further report back to the Council as soon 
as practical. 
 
 
The Chairman may use discretion and allow the motion to be dealt with at the 
meeting at which it is brought forward.  If the Member is not on  the Committee 
then he/she should be invited to the relevant meeting. 
 
17.4  Scope 
 
Motions  must  be  about  matters  for  which  the  Council  has  a  responsibility  or 
which affect the District. 
 
18. 
MOTIONS WITHOUT NOTI CE (Council and Committee ) 
 
 
The following motions may be moved without notice: 
 
(a) 
to appoint a Chairman of the meeting at which the motion is moved; 
 
(b) 
in relation to the accuracy of the Minutes; 
 
Page 87 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
(c) 
to change the order of business in the Agenda; 
 
(d) 
to refer something to an appropriate body or individual; 
 
(e) 
to appoint a Committee or Member arising from an item on the summons 
for the meeting; 
 
(f) 
to  receive  reports  or  adoption  of  recommendations  of  Committees  or 
officers and any resolutions following from them; 
 
(g) 
to withdraw a motion; 
 
(h) 
to amend a motion; 
 
(i) 
to proceed to the next business; 
 
(j) 
that the question be now put; 
 
(k) 
to adjourn a debate; 
 
(l) 
to adjourn a meeting; 
 
(m) 
to  suspend  a  particular  Council  Procedure  Rule  other  than  Council 
Procedure Rules Nos. 23.6 and 24.2; 
 
(n) 
to  exclude  the  public  and  press  in  accordance  with  the  Access  to 
Information Rules; 
 
(o) 
to not hear further a Member named under Rule 27.3 or to exclude him 
or her from the meeting under Rule 27.4;  
 
(p) 
to  give  the  consent  of  the  Council  where  its  consent  is  required  by  this 
Constitution. 
 
19. 
RULES OF DEBATE 
(Council only) 
 
19.1  No Speeches until Motion Seconded 
 
 
No  speeches  may  be  made  after  the  mover  has  moved  a  proposal  and 
explained the purpose of it until the motion has been seconded. 
 
19.2  Right to Require Motion in Writing 
 
 
Unless notice of the motion has already been given, the Chairman may require 
it to be written down and handed to him/her before it is discussed. 
 
 
 
Page 88 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
19.3  Seconder’s Speech 
 
When  seconding  a  motion  or  amendment,  a  Member  may  reserve  his/her 
speech until later in the debate. 
 
19.4  Content and Length of Speeches 
 
Speeches  must  be  directed  to  the  question  under  discussion  or  to  a  personal 
explanation  or  point  of  order.    The  speech  of  a  proposer  of  any  motion  or 
amendment  shall  not  exceed  5  minutes  and  no  other  speech  may  exceed  3 
minutes without the consent of the Chairman. 
 
19.5  When a Member may Speak Again 
 
A  Member  who  has  spoken  on  a  motion  may  not  speak  again  whilst  it  is  the 
subject of debate, except: 
 
(a) 
to speak once on an amendment moved by another Member; 
(b) 
to  move  a  further  amendment  if  the  motion  has  been  amended  since 
he/she last spoke; 
(c) 
if his/her first speech was on an amendment moved by another Member, 
to  speak  on  the  main  issue  (whether  or  not  the  amendment  on  which 
he/she spoke was carried); 
(d) 
in exercise of a right of reply; 
(e) 
on a point of order; and 
(f) 
by way of personal explanation. 
 
19.6  Amendments to Motions 
 
(a) 
An amendment to a motion must be relevant to the motion and will either 
be: 
 
(i) 
to  refer  the  matter  to  an  appropriate  body  or  individual  for 
consideration or reconsideration; 
(ii) 
to leave out words; 
(iii) 
to leave out words and insert or add others; or 
(iv) 
to insert or add words 
 
 
as long as the effect of (ii) to (iv) is not to negate the motion. 
 
Page 89 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
(b) 
Only  one  amendment  may  be  moved  and  discussed  at  any  one  time.  
No  further  amendment  may  be  moved  until  the  amendment  under 
discussion has been disposed of. 
 
(c) 
If an amendment is not carried, other amendments to the original motion 
may be moved. 
 
(d) 
If  an  amendment  is  carried,  the  motion  as  amended  takes  the  place  of 
the original motion.  This becomes the substantive motion to which any 
further amendments are moved. 
 
(e) 
After  an  amendment  has  been  carried,  the  Chairman  will  read  out  the 
amended  motion  before  accepting  any  further  amendments,  or  if  there 
are none, put it to the vote. 
 
19.7  Alteration of Motion 
 

(a) 
A Member may alter a motion of which he/she has given notice with the 
consent of the meeting.  The meeting’s consent will be signified without 
discussion. 
 
(b) 
A  Member  may  alter  a  motion  which  he/she  has  moved  without  notice 
with the consent  of both the meeting and the seconder.  The meeting’s 
consent will be signified without discussion. 
 
(c) 
Only alterations which could be made as an amendment may be made. 
 
19.8  Withdrawal of Motion 
 

A Member may withdraw a motion which he/she has moved with the consent of 
both  the  meeting  and  the  seconder.    The  meeting’s  consent  will  be  signified 
without discussion.  No Member may speak on the motion after the mover has 
asked permission to withdraw it unless permission is refused. 
 
19.9  Right of Reply 
 

(a) 
The mover of a motion has a right  to reply  at  the end of the debate on 
the motion, immediately before it is put to the vote. 
 
(b) 
If an amendment is moved, the mover of the original motion has the right 
of  reply  at  the  close  of  the  debate  on  the  amendment,  but  may  not 
otherwise speak on it. 
 
(c) 
The mover of the amendment has no right of reply to the debate on his 
or her amendment. 
 
 
 
Page 90 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
19.10  Motions Which May be Moved During Debate 
 

When  a  motion  is  under  debate,  no  other  motion  may  be  moved  except  the 
following procedural motions: 
 
(a) 
to withdraw a motion; 
 
(b) 
to amend a motion; 
 
(c) 
to proceed to the next business; 
 
(d) 
that the question be now put; 
 
(e) 
to adjourn a debate; 
 
(f) 
to adjourn a meeting; 
 
(g) 
to  exclude  the  public  and  press  in  accordance  with  the  Access  to 
Information Rules; 
 
(h) 
to not hear further a Member named under Rule 27.3 or to exclude him 
or her from the meeting under Rule 27.4. 
 
19.11  Closure Motions 
 

(a) 
The following  motions  may  not  be moved or  seconded  by  the proposer 
or  seconder  of  the  motion  or  amendment,  or  by  a  Member  who  has 
already spoken:- 
 
(i) 
to proceed to the next business; 
(ii) 
that the question be now put; 
(iii) 
to adjourn a debate; or 
(iv) 
to adjourn a meeting. 
 
(b) 
If  a motion  to  proceed  to  next  business  is  seconded  and  the  Chairman 
thinks  the  item  has  been  sufficiently  discussed,  he  or  she  will  give  the 
mover of the original motion a right of reply and then put the procedural 
motion to the vote. 
 
(c) 
If a motion that the question be now put is seconded and the Chairman 
thinks  the  item  has  been  sufficiently  discussed,  he/she  will  put  the 
procedural motion to the vote.  If it is passed he/she will give the mover 
of the original motion a right of reply before putting his/her motion to the 
vote. 
 
Page 91 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
 
(d) 
If a motion to adjourn the debate or to adjourn the meeting is seconded 
and  the  Chairman  thinks  the  item  has  not  been  sufficiently  discussed 
and cannot reasonably be so discussed on that occasion, he/she will put 
the procedural motion to the vote without giving the mover of the original 
motion the right of reply. 
 
19.12  Point of Order 
 

A  Member  may  raise  a  point  of  order  at  any  time.    The  Chairman  will  hear 
him/her immediately.  A point of order may only relate to an alleged breach of 
these Council Procedure Rules or the law.  The Member must indicate the rule 
or law and the way in which he/she considers it has been broken.  The ruling of 
the Chairman on the matter will be final. 
 
19.13  Personal Explanation 
 

A  Member  may  make  a  personal  explanation  at  any  time.    A  personal 
explanation  may  only  relate  to  some  material  part  of  an  earlier  speech  by  the 
Member which may appear to have been misunderstood in the present debate.  
The ruling of the Chairman on the admissibility of a personal explanation will be 
final. 
 
20. 

MOTIONS AFFECTING EMPLOYEES (Council and Committee) 
 
If  any  question  arises  at  a  meeting  of  the  Council  as  to  the  appointment, 
promotion, salary, dismissal, pension entitlement or conditions of service or the 
conduct of a Council employee, such questions shall not be discussed until the 
Council  has  considered  whether  or  not  to  exclude  the  press  and  public  under 
Part 1 Paragraph 1 of Schedule 12A of the Local Government Act 1972. 
 
21. 
STATE OF THE DISTRICT DEBATE (Council) 
 
21.1  Calling of Debate 
 
The Chairman of Council may call a State of the District debate on a date and 
in a form to be agreed. 
 
21.2  Form of Debate 
 
The  Chairman  of  Council  will  decide  the  form  of  the  debate  with  the  aim  of 
enabling the widest possible public involvement and publicity.   
 
21.3  Chairing of Debate 
 
 
The debate will be chaired by the Chairman of Council. 
 
 
 
Page 92 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
21.4  Results of Debate 
 
The results of the debate will be: 
 
(a) 
disseminated  as  widely  as  possible  within  the  community  and  to 
agencies and organisations in the area; and 
 
(b) 
considered  by  the  Executive  Committee  in  proposing  the  budget  and 
policy framework to the Council for the coming year. 
 
22. 

PREVIOUS DECISIONS AND MOTIONS   (Council only) 
 
22.1  Motion to Rescind a Previous Decision 
 
 
A  motion  or  amendment  to  rescind  a  decision  made  at  a  meeting  of  Council 
within  the  past  six  months  cannot  be  moved  unless  the  notice  of  motion  is 
signed by at least 14 Members. 
 
22.2  Motion Similar to One Previously Rejected 
 
 
A  motion  or  amendment  in  similar  terms  to  one  that  has  been  rejected  at  a 
meeting of Council in the past six months cannot be moved unless the notice of 
motion or  amendment  is  signed by  at  least  14  Members.   Once  the motion or 
amendment  is dealt with,  no one can propose a similar motion or amendment 
for six months. 
 
23. 

VOTING 
(Council and Committee ) 
 
23.1  Majority 
 
 
Unless  this  Constitution  provides  otherwise  any  matter  will  be  decided  by  a 
simple  majority  of  those  Members  voting  and  present  in  the  room  at  the  time 
the question was put. 
 
23.2  Chairman’s Casting Vote 
 
If there are  equal numbers  of  votes for  and against,  the  Chairman  will  have  a 
second  or  casting  vote.    There  will  be  no  restriction  on  how  the  Chairman 
chooses to exercise a casting vote. 
 
23.3  Budget Meetings 
 
Immediately after any vote is taken at a budget decision meeting of the Council 
the names of members who cast a vote for the decision or against the decision 
or who abstained from voting shall be recorded in the Minutes of that meeting. 
 
 
 
Page 93 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
23.4  Show of Hands 
 
 
Unless a ballot  or recorded vote is demanded under Rules 23.5 and 23.6,  the 
Chairman will take the vote by show of hands, or if there is no dissent, by  the 
affirmation of the meeting. 
 
23.5  Ballots 
 
In  the  case  of  the  appointment  of  Members  only,  the  vote  will  take  place  by 
ballot  if  6 Members  present  at  the  meeting  demand  it.    The  Chairman  will 
announce the numerical result of the ballot immediately the result is known. 
 
23.6  Recorded Vote 
 
If 5 Members present at the meeting demand it, the names for and against the 
motion  or  amendment  or  abstaining  from  voting  will  be  taken  down  in  writing 
and  entered  into  the  Minutes.    A  demand  for  a  recorded  vote  will  override  a 
demand for a ballot. 
 
23.7  Right to Require Individual Vote to be Recorded 
 
 
Where any Member requests it immediately after the vote is taken, his/her vote 
will be so recorded in the Minutes to show whether he/she voted for or against 
the motion or abstained from voting. 
 
23.8  Voting on Appointments 
 
If  there  are  more  than  two  people  nominated  for  any  position  to  be  filled  and 
there is not a clear majority of votes in favour of one person, then the name of 
the  person  with  the  least  number  of  votes  will  be  taken  off  the  list  and  a  new 
vote taken.  The process will continue until there is a majority of votes for one 
person. 
 
24. 
MINUTES  (Council and Committee )  
 
24.1  Signing the Minutes 
 
 
The  Chairman  will  sign  the  Minutes  of  the  proceedings  at  the  next  suitable 
meeting.  The only part of the Minutes that can be discussed is their accuracy. 
 
24.2  No  Requirement  to  Sign  Minutes  of  Previous  Meeting  at  Extraordinary 
Meeting 
 
Where  in  relation  to  any  meeting,  the  next  meeting  for  the  purpose  of  signing 
the Minutes is a meeting called under Paragraph 3 of Schedule 12 to the Local 
Government  Act  1972  (an  Extraordinary  Meeting),  then  the  next  following 
meeting  (being  a  meeting  called  otherwise  than  under  that  paragraph)  will  be 
treated  as  a  suitable  meeting  for  the  purposes  of  Paragraph  41(1)  and  (2)  of 
Schedule 12 relating to signing of Minutes. 
Page 94 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
24.3  Form of Minutes 
 
Minutes  will  contain  all  motions  and  amendments  in  the  exact  form  and  order 
the Chairman put them. 
 
25. 
RECORD OF ATTENDANCE (Council and Committee) 
 
All  Members  present  during  the  whole  or  part  of  a  meeting  must  sign  their 
names  on  the  appropriate  attendance  record  before  the  conclusion  of  every 
meeting to assist with the record of attendance. 
 
26. 
EXCLUSION OF PUBLIC  (Council and Committee ) 
 
Members  of  the  public  and  press  may  only  be  excluded  either  in  accordance 
with  the  Access  to  Information  Rules  in  Part  4  of  this  Constitution  or  Rule  28 
(Disturbance by Public). 
 
27. 
MEMBERS’ CONDUCT (Council and Committee) 
 
27.1  Standing to Speak 
(Council only) 
 
When  a  Member  speaks  at  full  Council  he/she  must  stand  and  address  the 
meeting  through  the  Chairman.    If  more  than  one  Member  stands,  the 
Chairman will ask one to speak and the others must sit.  Other Members must 
remain seated whilst a Member is speaking unless they wish to make a point of 
order or a point of personal explanation. 
 
27.2  Chairman Standing 
 
When the Chairman stands during a debate, any Member speaking at the time 
must stop and sit down.  The meeting must be silent. 
 
27.3  Member not to be Heard Further 
 
If  a  Member  persistently  disregards  the  ruling  of  the  Chairman  by  behaving 
improperly or offensively or deliberately obstructs business, the Chairman may 
move  that  the  Member  be  not  heard  further.    If  seconded,  the  motion  will  be 
voted on without discussion. 
 
27.4  Member to Leave the Meeting 
 
If  the  Member  continues  to  behave  improperly  after  such  a  motion  is  carried, 
the Chairman may move that either the Member leaves the meeting or that the 
meeting  is  adjourned  for  a  specified  period.    If  seconded,  the  motion  will  be 
voted on without discussion. 
 
 

 
Page 95 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
27.5  General Disturbance 
 
If  there  is  a  general  disturbance  making  orderly  business  impossible,  the 
Chairman may adjourn the meeting for as long as he/she thinks necessary. 
 
28. 
DISTURBANCE BY PUBLI C  (Council and Committee )  
 
28.1  Removal of Member of the Public 
 

If  a  Member  of  the  public  interrupts  proceedings,  the  Chairman  will  warn  the 
person  concerned.    If  he/she  continues  to  interrupt,  the  Chairman  will  order 
his/her removal from the meeting room. 
 
28.2  Clearance of Part of Meeting Room 
 
If  there  is  a  general  disturbance  in  any  part  of  the  meeting  room  open  to  the 
public, the Chairman may call for that part to be cleared. 
 
29. 

SUSPENSION AND AMENDMENT OF COUNCIL PROCEDURE 
RULES (Council and Committee) 

 
29.1  Suspension 
 
All  of  these  Council  Rules  of  Procedure  except  Rule  23.6  and  24.2  may  be 
suspended by motion on notice or without notice if at least one half of the whole 
number of Members of the Council is present.  Suspension can only be for the 
duration of the meeting. 
 
29.2  Amendment 
 
Any  motion  to  add  to,  vary  or  revoke  these  Council  Rules  of  Procedure  will, 
when proposed and seconded, stand adjourned without discussion to the next 
ordinary meeting of the Council. 
 
30. 
CHANGES IN COUNCIL P ROCEDURE RULES  (Council only) 
 
Any  motion  to  add  to,  vary  or  revoke  these  Procedure  Rules,  shall  when 
proposed  and  seconded,  stand  adjourned  without  discussion  to  the  next 
ordinary meeting of the Council. 
 
31. 
INTERPRETATION OF PROCEDURE RULES 
 
(1) 
The  ruling  of  the  Chairman  as  to  the  construction  or  application  of  any 
Procedure  Rule  or  as  to  any  proceedings  of  the  Council  shall  not  be 
challenged. 
 
 
 
Page 96 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
(2) 
For  the  purposes  of  these  Council  Procedure  Rules  in  the  absence  at 
the  relevant  time  of  the  Strategic  Director  (Corporate)  compliance  with 
the  terms  of  the  relevant  Standing  Order  shall  be  deemed  to  have 
occurred  if  the  notice,  submission  or  application  is  given  to  the  Chief 
Executive. 
 
32. 
APPLICATION TO COMMITTEES AND SUB-COMMITTEES 
 
All  of  the  above  Council  Procedure  Rules  apply  to  meetings  of  full  Council.  
Only  Rules  5-14,  16-18,  20,  23-29  (but  not  Rule  27.1)  apply  to  meetings  of 
Committees and Sub-Committees.  
 
33. 
CHARTER ON PUBLIC SPEAKING AT DEVELOPMENT 
CONTROL/PLANNING COMMITTEES 

 
The arrangements for public speaking are set out below:- 
 
33.1  If an application is to be decided by Planning Committee members of the public 
who  are  affected  by  that  planning  application,  have  the  right  to  speak  to  the 
Members  at  that  committee.    A  leaflet  is  available  which  sets  out  the  general 
principles  for  this,  as  contained  in  this  Procedure  Rule.    The  practical 
arrangements  on  the  day  remain  at  the  discretion  of  the  Chairman  of  the 
meeting whose decision on arrangements is final. 
 
33.2  How are applications discussed at Planning Committee? 
 
Applications are listed in a schedule to the agenda for each meeting.  It is usual 
that the order in which items are heard will be re-arranged by the Chairman on 
the  day  of  the  meeting  to  suit  public  interest  in  the  applications  being  heard 
taking account of Members commitments. 
 
The planning case officer will usually make a presentation of the key points of 
an  application  making  reference  to  appropriate  plans,  photographs  and  other 
information.    Photographs  will  usually  have  been  taken  by  the  officer  and  it  is 
understood  that  there  can  be  differing  views  about  what  is  needed  to 
reasonably inform Members when they decide the application.  Officers may be 
asked questions to clarify relevant information. 
 
The  Ward  Member(s)  will  normally  be  invited  to  speak  after  public  speaking.  
The arrangements for public speaking are described in more detail below.  After 
members  of  the  public  have  been  heard  the  Councillors  who  make  up  the 
Committee  will  debate  the  application  and  may  request  further  information  or 
advice from the Planning Officer, before coming to a decision. 
 
 
 
Page 97 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
33.3  Do I need to speak at planning committee? 
 
Not  normally.  If  you  have  written  expressing  a  view,  whether  in  support  or 
objection  to  an  application,  then  this  will  be  recognised  in  the  Committee 
papers on the day. 
 
Usually  your  full  letter,  together  with  all  of  the  letters,  emails  and  other  third 
party contributions to the deliberations will be made available to the Committee 
members prior to the meeting.  
 
In the interests of data protection correspondence may have been redacted. 
 
33.4  Who is allowed to speak? 
 
Those wishing to will be invited to speak by the Chairman.  This will be done in 
the following order: 
 
 
Parish  Clerk  or  Parish  Councillor  representing  the  Council  in  which  the 
application site is located; 
 
Objectors; 
 
Supporters; 
 
The applicant or professional agent / representative. 
 
Public speakers in each capacity will normally be allowed 3 minutes to speak.  
 
Ward Members are invited to speak at this stage. 
 
The  key  principle  behind  public  speaking  arrangements  will  be  to  ensure  a 
balanced opportunity, by time allowed, for persons speaking in each capacity to 
make their presentation.  In the interests of committee efficiency normally only 
one individual will be allowed to speak in each capacity.  
 
Public speakers wishing to speak in the same capacity as another person (e.g. 
objectors) may find it useful to get together with others and agree a spokesman 
to present all of their views.  Exceptionally the Chairman may allow more than 
one  person  to  speak  in  each  capacity  (e.g.  applicant  and  his/her  agent)  if 
he/she  considers  that  will  help  clarify  the  application  for  committee  members 
and will not lead to duplication of presentations.  
 
If  public  speakers  who  wish  to  speak  in  the  same  capacity  cannot  agree 
between  them  who  is  to  speak  then  the  Chairman  will  normally  split  the 
available time equally between them to ensure that their cumulative time does 
not exceed that of others speaking in a different capacity in order to safeguard 
balance.    In  such  circumstances  speakers  will  be  expected  to  co-operate  and 
avoid duplication in their presentations.  
 
Page 98 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
Exceptionally the Chairman may allow representatives of more than one Parish, 
adjoining  that  in  which  the  site  is  located,  to  speak  if  this  will  help  clarify  the 
application for Committee members and there would be a clear planning impact 
upon  that  Parish  even  though  it  is  beyond  the  application  site.    In  the  case of 
complex  applications  special  public  speaking  arrangements  may  be  agreed  in 
advance by the Planning Committee.  Public speaking arrangements remain at 
the final discretion of the Chairman on the day having regard to this guidance.  
 
33.5  What is the procedure for public speaking? 
 
DO 
DON’T 
 

Do  arrive  in  the  Council  Chamber  early  Don’t  expect  to  speak  if  you  are  not 
and  make  yourself known  to  the Officers.   present  at  the  start  of  the  meeting  or  if 
The  Officers  will  normally  ask  people  you  have  not  indicated  that  you  wish  to 
arriving  if  they  are  interested  in  a  speak in advance. 
particular  item  and  wish  to  speak  on  it 
before the meeting begins.  
Do  be  aware  that  applications  may  be   
heard  in  a  different  order  to  that  listed  in 
the  agenda  depending  on  public  interest 
in the items and Member commitments. 
Do  be  ready  to  answer  questions,  from  Don’t  expect  a  right  to  further  respond 
Councillors on the Committee, about what  during  the  debate,  or  challenge  another 
you have said. 
speaker following you, if you have already 
spoken  and  made  yourself  available  to 
answer questions. 
Do  respect  other  speakers’  right  to  Don’t  act  in a way  which undermines the 
express their views without interruption. 
orderly and polite conduct of the meeting. 
If  you  do  the  Chairman  may  ask  you  to 
leave. 
Do  be  ready  to  co-operate  with  other  Don’t  expect  to  speak  for  longer  than 
people  wishing  to  speak  in  the  same  anyone  else  speaking  in  a  different 
capacity  as  you  and  bear  in  mind  the  capacity to you. 
need for balance in time allowed. 
Do 
ensure 
that 
you 
keep 
your  Don’t  expect  to  speak  for  longer  than 
presentation to no more than 3 minutes. 
3 minutes.  The  Chairman  will  ask  you  to 
draw  to  a  close  at  that  time  even  if  you 
have not said everything you intended. 
 
The  Councillors  who  make  up  the  Committee  will  debate  the  matter  after 
hearing  from  all  of  the  public  speakers.    They  may  seek  further  factual 
information  from  a  speaker  after  his  presentation  and  public  speakers  should 
be  prepared  to  answer  questions.  If  Members  of  Committee  wish  to  ask 
questions  of  a  speaker  then  the  Chairman  will  use  their  discretion  to  allow 
appropriate time but will take reasonable steps to safeguard balance in time. 
 
Page 99 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
33.6  What can I speak about? 
 
You can speak on any application reported to Committee (e.g. applications for 
planning  permission,  listed  building  consent,  advertisement  consent)  provided 
that what you say is relevant to the application. 
 
DO 
DON’T 
 

Do 
speak 
about 
relevant 
planning  Don’t  speak  about  things  which  are 
considerations which may include:- 
irrelevant to planning which may include:- 
 
 
 
Previous  decisions  of  the  Council   
Effect on property values; 
on the same site or similar;  
 
Loss of view; 
 
Design, appearance, layout; 
 
Covenants; 
 
Effects  on  amenity,  loss  of  light,   
Motivation behind an application; 
overshadowing,  loss  of  privacy,   
Matters 
covered 
by 
other 
noise or smell nuisance; 
legislation. 
 
Impact on trees; 
 
Listed  buildings  and  heritage 
matters; 
 
Highway safety; 
 
Planning policy;  
 
Case law. 
 
DO 
DON’T 
 

Do  be  aware  that  in  the  interests  of  Don’t  say  anything  defamatory,  insulting 
transparency the meeting may be publicly  or  make  personal  comments  about  other 
recorded or filmed. 
people  or  parties  involved 
in  the 
application. 
Do  discuss  photographs  or  drawings  you  Don’t  expect  to  circulate  your  own 
would  like  to  circulate  with  the  planning  photographs or drawings. This will only be 
case  officer  in  advance  so  that  he  can  allowed  exceptionally  by  the  Chairman  if 
liaise  with  the  Chairman  and  clarify  he  considers  it  will  help  clarify  the 
whether you are likely to be allowed to do  committees 
understanding 
of 
the 
this.  The  case  officer  may  be  able  to  application.  
include  details  or  photographs  in  their 
own presentation which you can refer to. 
 
Don’t  expect  to  upload  photographs  onto 
the Councils’ IT system.  
 
Don’t speak about planning matters which 
are  not  on  the  agenda.  The  Committee 
will not normally be able to take these into 
account  and  it  may  waste  your  public 
speaking time. 
Page 100 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
 
The  Councillors  who  make  up  the  Committee  debate  the  matter,  and  may 
request  further  information or  advice  from  the  Planning  Officer,  before  coming 
to a decision. 
 
Note:  -  References  to  Planning  Committee  will  mean  Planning  Committee  at 
Babergh  District  Council  and  Development  Control  Committee  at  Mid  Suffolk 
District  Council  unless  the  context  indicates  otherwise.    At  Mid  Suffolk  District 
Council the principles applicable to Development Control Committee shall also 
apply at Planning Referrals Committee. 
 
34. 
RIGHTS TO RECORD MEETINGS (IE THE PROCEEDINGS AT A 
MEETING) 

 
34.1  The public may record (eg film, audio, tweet, blog) meetings  which are open to 
the public. 
 
34.2  The  Chair  of  the  meeting  has  the  discretion  to  stop  or  suspend  recordings  by 
the public if in their opinion continuing to do so would disrupt proceedings at the 
meeting.  The circumstances in which this might occur include:  
 
 
Excessive noise in recording or setting up and re-setting equipment 
 
Intrusive lighting and use of flash photography 
 
Moving  to  areas  outside  the  area  designated  for  the  public  without  the 
Chair’s consent. 
 
Whilst taking a recording (eg film, audio, tweet, blog) you must not do so 
in a manner which constitutes an invasion of privacy. 
 
34.3  Those  recording  meetings  are  strongly  urged  to  respect  the  wish  of  any 
member of the public not to be recorded. 
 
34.4  Agendas for and signage at meetings will make it clear that recording can take 
place.    Anyone  who  does  not  wish  to  be  recorded  should  let  the  Chair  of  the 
meeting know.   
 
34.5  Recording  and  reporting  the  meetings  is  subject  to  the  law  and  it  is  the 
responsibility of those doing the recording and reporting to ensure compliance; 
eg  with  the  Human  Rights  Act,  the  Data  Protection  Act  and  the  laws  of  libel, 
defamation and public order.  Freedom of speech within the law should also be 
exercised  with  personal  and  social  responsibility  –  showing  respect  and 
tolerance towards the views of others.  
 
34.6  The Council has a protocol in place in respect of recording at meetings which is 
available on the Council’s website.  
 
Page 101 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
ACCESS TO INFORMATION PROCEDURE RULES 
1. 
SCOPE 
 
 
These  rules  apply  to  all  meetings  of  the  Council,  its  Committee  and  Sub-
Committees (together called meetings). 
 
2. 
ADDITIONAL RIGHTS TO INFORMATION 
 
 

These  rules  do  not  affect  any  more  specific  rights  to  information  contained 
elsewhere in this Constitution or the law. 
 
3. 
RIGHTS TO ATTEND MEETINGS 
 
 
Members  of  the  public  may  attend  all  meetings  subject  only  to  the  exceptions  in 
these rules. 
 
4. 
NOTICES OF MEETING 
 
 
The Council will give at least 5 working days’ notice of any meeting (excluding the 
day of publication and the day of the meeting) by posting details of the meeting at 
the  Council  Offices  at  131  High  Street,  Needham  Market,  Ipswich  IP6  8DL  (the 
designated office). 
 
5. 
ACCESS TO AGENDA AND REPORTS BEFORE THE MEETING 
 
 
The Council will make copies of the agenda and reports open to the public available 
for inspection at the designated office at least 5 working days before the day of the 
meeting.  If an item is added to the agenda later, the revised agenda (where reports 
are  prepared  after  the  summons  has  been  sent  out,  the  Monitoring  Officer  shall 
make  each  such  report  available  to  the  public  as  soon  as  the  report  is  completed 
and sent to Councillors) will be open to inspection for the time the item was added 
to the agenda. 
 
6. 
SUPPLY OF COPIES 
 
 
The Council will supply copies of:  
 
 
(a) 
any agenda and reports which are open to public inspection; 
 
 
(b) 
any further statements or particulars necessary to indicate the nature of the 
items in the agenda; and 
 
 
(c) 
if the Monitoring Officer thinks fit, copies of any other documents supplied to 
Councillors in connection with an item 
 
 
to any person on payment of a charge for postage and any other reasonable costs. 
Page 102 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
7. 
ACCESS TO MINUTES ETC AFTER THE MEETING 
 
 
The Council will make available copies of the following for 6 years after a meeting: 
 
 
(a) 
the minutes of the meeting excluding any part of the minutes of proceedings 
when  the  meeting  was  not  open  to  the  public  or  which  disclose  exempt  or 
confidential information; 
 
 
(b) 
summary of any proceedings not open to the public where the minutes open 
to inspection would not provide a reasonably fair and coherent record; 
 
 
(c) 
the agenda for the meeting; and 
 
 
(d) 
reports relating to items when the meeting was open to the public. 
 
8. 
BACKGROUND PAPERS 
 
8.1 
List of background papers 
 
 
The Monitoring Officer will set out in every report a list of those documents (called 
background  papers)  relating  to  the  subject  matter  of  the  report  which  in  his/her 
opinion:  
 
(a) 
disclose any facts or matters on which the report or an important part of the 
report is based; and 
 
(b) 
which have been relied on to a material extent in preparing the report 
 
   
but does not include published works or those which disclose exempt or confidential 
information.  
 
8.2 
Public inspection of background papers 
 
 
The Council will make available for public inspection for 4 years after the date of the 
meeting one copy of each of the documents on the list of background papers. 
 
9. 
SUMMARY OF PUBLIC’S RIGHTS 
 
 
A written summary of the public’s rights to attend meetings and to inspect and copy 
documents must be kept at and available to the public at the designated office
 
10. 
EXCLUSION OF ACCESS BY THE PUBLIC TO MEETINGS 
 
10.1  Confidential information – requirement to exclude public 
 
The  public  must  be  excluded  from  meetings  whenever  it  is  likely  in  view  of  the 
nature  of  the  business  to  be  transacted  or  the  nature  of  the  proceedings  that 
confidential information would be disclosed. 
Page 103 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
10.2  Exempt information – discretion to exclude public 
 
The  public  may  be  excluded  from  meetings  whenever  it  is  likely  in  view  of  the 
nature  of  the  business  to  be  transacted  or  the  nature  of  the  proceedings  that 
exempt information would be disclosed. 
 
Where  the  meeting  will  determine  any  person’s  civil  rights  or  obligations,  or 
adversely  affect  their  possessions,  Article  6  of  the  Human  Rights  Act  1998 
establishes  a  presumption  that  the  meeting  will  be  held  in  public  unless  a  private 
hearing is necessary for one of the reasons specified in Article 6. 
 
10.3  Meaning of confidential information 
 
Confidential  information  means  information  given  to  the  Council  by  a  Government 
Department on terms which forbid its public disclosure or information which cannot 
be publicly disclosed by Court Order. 
 
10.4  Meaning of exempt information  
 
Exempt  information  means  information  falling  within  the  following  7  categories 
(subject to any condition): 
 
Condition 
 – see 
Category 
notes 
below 
1. 
Information relating to any individual. 
(1) 
 
2. 
Information which is likely to reveal the identity of an 
individual. 
(1) and (2) 
3. 
Information relating to the financial or business affairs of 
any particular person (including the authority holding that 
(1), (2) and 
information). 
(3) 
4.   Information relating to any consultations or negotiations, or 
contemplated consultations or negotiations, in connection 
with any labour relations matter arising between the 
(1) and (2) 
authority or a Minister of the Crown and employees of, or 
office holders under, the authority. 
5.   Information in respect of which a claim to legal 
professional privilege could be maintained in legal 
(1) and (2) 
proceedings. 
Page 104 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
Condition 
 – see 
Category 
notes 
below 
6.   Information which reveals that the authority proposes: 
 
 
(a)  to give under any enactment a notice under or by 
virtue of which requirements are imposed on a 
(1) and (2) 
person; or 
 
(b)  to make an order or direction under any enactment. 
7.   Information relating to any action taken or to be taken in 
connection with the prevention, investigation or 
(1) and (2) 
prosecution of crime. 
For Standards Committees or Standards Sub-committees (SI 
 
2006/87) - 
 
 
 
7A.  Information which is subject to any obligation of 
(1) and (2) 
confidentiality 
 
 
7B.  Information which relates in any way to matters 
concerning national security 
(1) and (2) 
 
7C.  The deliberations of a Standards Committee or of a Sub-
committee of a Standards Committee in reaching any 
(1) and (2) 
finding on a matter referred. 
 
 
 
Notes: 
 
(1) 
As  long  as  the  public  interest  in  maintaining  the  exemption  outweighs  the 
public interest in disclosing the information. 
 
(2) 
As long as it does not relate to proposed development for which the Council 
or  any  other  Council  as  Planning  Authority  may  grant  itself  planning 
permission  pursuant  to  regulation  3  of  the  Town  and  Country  Planning 
General Regulations 1992. 
 
(3) 
Provided that the information is not required to be registered under: 
 
 
(a) 
the Companies Act 1985 
 
(b) 
the Friendly Societies Act 1974 
 
(c) 
the Friendly Societies Act 1992 
 
(d) 
the Industrial and Provident Societies Acts 1965 to 1978 
 
(e) 
the Building Societies Act 1986 
 
(f) 
the Charities Act 1993 
 
Page 105 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
11. 
EXCLUSION OF ACCESS BY THE PUBLIC TO REPORTS 
 
If the Monitoring Officer thinks fit, the Council may exclude access by the public to 
reports which in his or her opinion relate to items during which, in accordance with 
Rule  10,  the  meeting  is  likely  not  to  be  open  to  the  public.    Such  reports  will  be 
marked  “Not  for  publication”  together  with  the  category  of  information  likely  to  be 
disclosed. 
 
12. 
SCRUTINY COMMITTEE ACCESS TO DOCUMENTS 
 
12.1  Rights to copies 
 
Subject to Rule 12.2 below, the Scrutiny Committee will be entitled to copies of any 
document  which  is in  the possession or control of the Executive Committee (or its 
panels) and which contains material relating to any business transacted at a public 
or private meeting of the Executive Committee.  
 
12.2  Limit on rights 
  The Scrutiny Committee will not be entitled to: 
 
(a) 
any document that is in draft form; 
 
(b) 
any  part  of  a  document  that  contains  exempt  or  confidential  information, 
unless that information is relevant to an action or decision they are reviewing 
or scrutinising or intend to scrutinise. 
 
13. 
ADDITIONAL RIGHTS OF ACCESS FOR MEMBERS 
 
13.1  Material relating to previous business 
 
 
All Members will be entitled to inspect any document which is in the possession or 
under the control of the Executive Committee and contains material relating to any 
business  previously  transacted  at  a  private  meeting  unless  it  contains  exempt 
information  falling  within  paragraphs  1.  to  7.  of  the  categories  of  exempt 
information. 
 
13.2  Nature of rights 
 
 
These rights of a Member are additional to any other right he/she may have. 
 
Page 106 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
BUDGET & POLICY FRAMEWORK  
1. 
THE FRAMEWORK FOR DE CISION-MAKING 
 
1.1 
The Council will be responsible for the adoption of a budget and policy framework 
as set out in Article 4.  Once a budget or a policy framework is in place, it will be the 
responsibility of the Executive Committee to implement it. 
 
1.2 
Decisions by the Executive Committee and other Committees must be in line with it.  
The  Management  Board,  Heads  of  Service  and  staff  with  delegated  authority  will 
operate  within  the  budget  and  policy  framework  and  financial  regulations  and 
contract standing orders. 
 
1.3 
Any changes to the budget and policy framework are reserved to the Council. 
 
1.4 
The  process  by  which  the  budget  and  policy  framework  is  undertaken  will  be 
determined and kept under review annually. 
 
2. 
IN YEAR CHANGES TO THE BUDGET AND POLICY FRAMEWORK 
 
2.1 
No changes to any policy and strategy which make up the policy framework may be 
made  by  Executive  Committee  or  officer  with  delegated  authority  except  changes 
necessary  to  ensure  compliance  with  the  law,  ministerial  direction  or  government 
guidance. 
 
3. 
BUDGET VIREMENT AND CARRY FORWARD 
 
3.1 
These  are  governed  by  financial  regulations  and  the  detailed  financial  procedures 
issued by the CFO. 
 
3.2 
Any budget virement and carry forwards exceeding £25,000 that affects the level of 
service delivery requires the approval of the Executive Committee. 
 
 
Page 107 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
SCRUTINY PROCEDURE RULES 
1. 
The Council will have the Scrutiny Committees set out in Article 6 and will appoint 
to them as it considers appropriate from time to time.  
 
 
The roles of the formal Committees are as follows: 
 
a) 
Joint Audit and Standards Committee 
 
This  Committee discharges  the  Audit  Committee function for  the  authorities 
providing a strengthened governance assurance mechanism to Members as 
a  focused  control  mechanism  in  this  time  of  change  and  increased  risk  of 
governance  failure.  The  Standards  Committee  function  is  already  provided 
through  a  joint  Committee,  however  the  oversight  of  the  delivery  of  this 
function  sits  with  this  Committee.  The  linking  of  these  oversight  functions 
recognises  the  strong  synergies  between  a  widened  audit  function  which 
focuses on the ethical culture in the organisation and the Standards function 
which seeks to develop high ethical standards for Members, thus ensuring a 
comprehensive and unified approach for both Members and officers.  
 
b) 
Joint Scrutiny Committee 
 
This  Committee  provides  a  focus  for  scrutinising  the  work  of  external 
stakeholders  and  service  providers,  and  the  role  of  holding  the  Executive 
Committee to account. 
 
Scrutiny  ensures  that  executives  are  held  accountable  for  their  decisions, 
that their decision-making process is clear and accessible to the public and 
that  there  are  opportunities  for  the  public  and  their  representatives  to 
influence and improve public policy.  
 
 
 
 
 
Page 108 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
2. 
SCRUTINY 
 
The key purpose of the Scrutiny Committee is to:- 
 
(a)   scrutinise the work of external stakeholders and service providers 
 
(b)   hold Executive to account 
 
(c)   be the home of call – in (see below) 
 
(d)   be the home of Councillor call for action (see below) 
 
To ensure that actions of the Executive Committee accord with the relevant policies 
and budget of the Council. 
 
(i)   To review relevant decisions of the Executive Committee referred pursuant to 
the "Call-in Protocol" (set out below) whereupon the Committee may either – 
 
(a)   confirm  or  accept  the  decision  of  the  Executive  Committee  which  may 
then be implemented forthwith, or 
 
(b)   refer  the  matter  back  to  the  Executive  Committee  for  further 
consideration, or 
 
(c)   refer the matter to Council for a final determination, or for referral back to 
the Executive Committee, or 
 
(d)   defer  consideration  until  a  specified  time  when  further  reports  shall  be 
considered. 
 
(ii)   In  the  event  that  the  matter  is  referred  back  to  Executive  Committee  in 
accordance with (i) (b) above, and the Executive Committee does not accept 
the recommendations of the Scrutiny Committee, then in these circumstances 
the  original  decision  of  Executive  Committee,  together  with  the  report  and 
recommendations  of  Scrutiny  Committee  shall  be  referred  to  Council  for 
consideration and Executive Committee cannot implement its original decision 
until Council has determined the matter. 
 
(iii)   In  undertaking  such  a  review  of  any  decision,  the  Scrutiny  Committee  may 
question  Members  of  the  Executive  Committee  and  the  Chief  Executive, 
Directors and Heads of Service and any other person (with their consent) and 
shall  consider  whether  the  appropriate  criteria  were  applied  in  reaching  the 
decision  in  question,  whether  the  decision  accords  with  the  policy  of  the 
Council,  is  lawful  and/or  within  the  powers  of  the  Council  and  whether  it 
contributes to the efficient, effective and economic discharge of the function. 
 
 
 

Page 109 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
3. 
GENERAL 
 
To  prepare  an  Annual  Work  Programme  and  to  submit  to  the  Council  an  Annual 
Report  on  the  Committee's  work  which  shall  include  suggestions  for  future  Work 
Programmes and amended working methods as appropriate. 
 
4. 
WHO MAY SIT ON A SCRUTINY COMMITTEE? 
 
All Councillors, except the Members of Executive Committee, may be Members of a 
Scrutiny Committee. No Member may be involved in scrutinising a decision in which 
he/she has been directly involved. 
 
Non-Elected  Members  could  be  representatives  of  other  local  authorities, 
emergency services, voluntary groups, health providers, social landlords.  
 
5. 
NON-ELECTED MEMBERS 
 
The Scrutiny Committees or any Sub-Committees shall be entitled to recommend to 
Council  the  appointment  of  a  number  of  people  as  non-voting  non-elected 
Members.  Non-voting  Members  shall  be  subject  to  the  same  rules  relating  to 
declarations of interests as Members. 
 
6. 
WORK PROGRAMME 
 
The Scrutiny Committees/Sub-Committees will be responsible for  setting their own 
work  programme  and in  doing  so  they  shall  take  into  account  wishes  of  Members 
on  that  Committee  who  are  not  Members  of  the  largest  political  group  on  the 
Council. 
 
7. 
AGENDA ITEMS  
 
7.1 
Any  Member  of  a  Scrutiny  Committee  or  Sub-Committee  shall  be  entitled  to  give 
notice  to  the  Strategic  Director  (Corporate)  that  he/she  wishes  an  item  relevant  to 
the functions of the Committee or Sub-Committee to be included on the Agenda for 
the next available meeting of the Committee or Sub-Committee. On receipt of such 
a  request  the  Strategic  Director  (Corporate)  will  ensure  that  it  is  included  on  the 
next available Agenda. 
 
7.2 
Any Member of the Council who is not a Member of the Scrutiny Committees may 
give written notice to the Strategic Director (Corporate)  that he/she wishes an item 
to  be  included  on  the  Agenda  of  the  relevant  Scrutiny  Committee.  If  the  Strategic 
Director  (Corporate)  receives  such  a  notification,  then  he/she  will  include  the  item 
on  the  first  available  Agenda  of  the  relevant  Scrutiny  Committee  for  consideration 
by the Committee. 
 
 
 
Page 110 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
7.3 
The  Scrutiny  Committees  shall  also  respond,  as  soon  as  their  work  programme 
permits,  to  requests  from  the  Council  and,  if  it  considers  it  appropriate,  Executive 
Committee  to  review  particular  areas  of  Council  activity.  Where  they  do  so,  the 
Scrutiny  Committees  shall  report  their  findings  and  any  recommendations  back  to 
the  Council  via  Executive  Committee.  Executive  Committee  and  Council  shall 
consider the report of a Scrutiny Committee within one month of receiving it. 
 
8. 
REPORTS FROM SCRUTINY COMMITTEES 
 
(a)  
Once it has formed recommendations, the Scrutiny Committee will prepare a 
formal  report  and  submit  it  to  the  Strategic  Director  (Corporate)  for 
consideration  by  Executive  Committee  (if  the  recommendations  are 
consistent  with  the  existing  budgetary  and  policy  framework)  or  to  the 
Council  as  appropriate  (if  the  recommendation  would  require  a  departure 
from or a change to the agreed budget and policy framework). 
 
(b)  
If  a  Scrutiny  Committee  cannot  agree  on  one  single  final  report  to  the 
Council  or  Executive  Committee  as  appropriate,  then  not  more  than  one 
minority  report  may  be  prepared  and  submitted  for  consideration  to  the 
Council or Executive Committee with the majority report. 
 
(c)  
The  Council  or  the  Executive  Committee  shall  consider  the  report  of  the 
Scrutiny Committee within two months of it being submitted to the Strategic 
Director (Corporate). 
 
9. 
RIGHTS OF SCRUTINY COMMITTEE MEMBERS TO DOCUMENTS  
 
(a)  
In  addition  to  their  rights  as  Councillors,  Members  of  Scrutiny  Committees 
have the additional right to documents, and to notice of meetings as set out 
in the Access to Information Procedure Rules in Part 4 of this Constitution. 
 
(b)  
Nothing  in  this  paragraph  prevents  more  detailed  liaison  between  the 
Executive Committee and Scrutiny Committees as appropriate depending on 
the particular matter under consideration. 
 
10. 
MEMBERS AND OFFICERS GIVING ACCOUNT  
 
 
(a)  
Any  Scrutiny  Committee  or  Sub-Committee  may  scrutinise  and  review 
decisions  made  or  actions  taken  in  connection  with  the  discharge  of  any 
Council  functions  in  accordance  with  the  Committee’s  Terms  of  Reference 
and the Scrutiny Rules.  As well as reviewing documentation, in fulfilling the 
scrutiny  role,  it  may  require  any  Member  of  the  Executive  Committee,  the 
Head of Paid Service, and any Director or Head of Service to attend before it 
to explain in relation to matters within their remit:- 
 
(i) 
any  particular  decision  of  the  Executive  Committee  or  series  of 
decisions; 
 
Page 111 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
(ii) 
the extent to which the actions taken implement Council policy; and/or  
 
(iii) 
their performance. 
 
 
 
and it is the duty of those persons to attend if they are required, save that in 
exceptional  circumstances  where  those  persons  are  unable  to  attend  they 
could nominate an Officer to attend on their behalf. 
 
(b)  
Where  any  Member  or  Officer  is  required  to  attend  a  Scrutiny  Committee 
under this provision, the Chairman of that Committee will inform the Strategic 
Director  (Corporate).  The  Strategic  Director  (Corporate)  shall  inform  the 
Member  or  Officer  in  writing  giving  at  least  five  working  days’  notice  of the 
meeting at which he/she is required to attend. The notice will state the nature 
of the item on which he/she is required to attend to give account and whether 
any  papers  are  required  to  be  produced  for  the  Committee.  Where  the 
account to be given to the Committee will require the production of a report, 
then the Member or Officer concerned will be given sufficient notice to allow 
for preparation of that documentation. 
 
(c)  
Where,  in  exceptional  circumstances,  (for  example  illness)  the  Member  or 
Officer is unable to attend on the required date, and it is not appropriate for 
another  person  to  substitute  then  the  Scrutiny  Committee  shall,  in 
consultation  with  the  Member  or  Officer,  arrange  an  alternative  date  for 
attendance to take place within a maximum of twenty-one days from the date 
of the original request. 
 
11. 
ATTENDANCE BY OTHERS 
 
A  Scrutiny  Committee  may  invite  people  other  than  those  referred  to  in  the 
paragraph  above  to  address  it,  discuss  issues  of  local  concern  and/or  answer 
questions.  It  may,  for  example,  wish  to  hear  from  residents,  stakeholders  and 
Members  and  Officers  in  other  parts  of  the  public  sector  and  shall  invite  such 
people to attend, and these attendances of course are entirely optional. 
 
12. 
CALL-IN  
 
Call-in  should  only  be  used  in  exceptional  circumstances.  These  are  where 
Members  of  the  Scrutiny  Committees  consider  that  one  or  more  of  the 
circumstances set out in Protocol 2 apply. 
 
 
(a) 
When a decision is made by the Executive Committee, the decision shall be 
published,  including  where  possible  by  electronic  means,  and  shall  be 
available at the main offices of the Council normally within two days of being 
made.  All Members will be sent  copies of  the records of all such decisions 
within  the  same  timescale,  by  the  person  responsible  for  publishing  the 
decision. 
 
Page 112 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
(b)  
That notice will bear the date on which it is published and will specify that the 
decision will come into force, and may then be implemented, on the expiry of 
five working days after the publication of the decision, unless it is called in. 
 
(c)  
During  that  period  of  time,  a  minimum  of  four  Members  (but  not  the 
Chairman of a Scrutiny  Committee or a member of Executive) may request 
that  a  decision  of  the  Executive  Committee  be  called-in  for  scrutiny  by  the 
appropriate  Scrutiny  Committee.  The  request  shall  be  submitted  to  the 
Strategic Director (Corporate) in the prescribed form set out in Protocol 1 in 
hard copy form, by fax or by email. 
 
(d)  
Upon  receipt  of  a  call-in  request,  the  Strategic  Director  (Corporate)  shall 
consult with the Monitoring Officer and the Chairmen of Scrutiny Committees 
to  decide  which  would  be  the  most  appropriate  Scrutiny  Committee  to 
consider  the  call-in  having  regard  to  the  terms  of  reference  of  each 
Committee. 
 
(e) 
The  Chairman  of  the  appropriate  Scrutiny  Committee,  determined  in 
accordance  with  (d)  above,  shall  consider  the  validity  of  a  call-in  request  in 
consultation  with  the  Strategic  Director  (Corporate)  and  the  Monitoring 
Officer.  Thereafter,  if  so  requested  by  the  Chairman,  the  Strategic  Director 
(Corporate Services) shall call-in the decision for scrutiny by the appropriate 
Scrutiny Committee and shall then notify the decision-maker of the call-in. 
 
(f) 
The Strategic Director (Corporate) shall call a meeting of the Committee on 
such a date as he/she may determine, where possible after consultation with 
the  Chairman  (or  Vice  Chairman  in  his  or  her  absence)  of  the  Committee, 
such meeting to be held as soon as practicable. 
 
(g)  
Any  Member  named  on  the  call-in  request  may  attend  and  speak  at  the 
meeting of the Scrutiny Committee at which the call-in is considered. 
 
(h) 
If having considered the decision,  the Scrutiny Committee is still concerned 
about it, then it may either:- 
 
(i) 
refer it back to the Executive Committee for reconsideration, or 
 
(ii) 
refer  it  to  Council  for  a  final  determination,  or  for  referral  back  to 
Executive Committee as provided in (k) below, or 
 
(iii) 
defer the matter to a future meeting for further information. 
 
 
 
in each case setting out in writing the nature of its concerns. 
 
 
 
Page 113 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
(i)  
If referred to Executive Committee, that Committee shall then reconsider as 
soon  as  practicable.  If  Executive  Committee  does  not  accept  the 
recommendations  of  the  Scrutiny  Committee  the  issue  shall  be  referred  to 
Council 
for 
consideration. 
If 
Executive 
Committee 
accepts 
the 
recommendations  of  the  Scrutiny  Committee,  it  may  adopt  the  amended 
decision. 
 
(j)  
If  following  the  setting  up  of  the  meeting  for  consideration  of  the  call-in 
request the Scrutiny Committee does not meet on the date specified by the 
Strategic Director (Corporate), the decision shall take effect on the date it is 
known that the meeting will not take place. If the Committee does meet but 
does  not  refer  the  matter  back  to  the  Strategy  Committee,  or  refer  it  to 
Council the decision shall take effect on the date of the Scrutiny Committee 
meeting. 
 
(k) 
If  the  matter  was  referred  to  full  Council  under  (h)  (ii)  above  or  in 
circumstances  where  the  Executive  Committee  did  not  accept  the 
recommendations  of  the  Scrutiny  Committee  (as  set  out  in  (i)  above)  and 
Council  does  not  object  to  the  original  decision,  then  no  further  action  is 
necessary and the decision will be effective in accordance with the provision 
below.  However,  if  Council  does  object,  Council  will  either  make  a  final 
determination on the matter or refer any decision to which it objects back to 
the Executive Committee, together with the Council’s views on the decision. 
The  Executive  Committee  shall  then  make  its  decision  in  accordance  with 
the  views  expressed  by  Council  at  a  meeting  convened  to  reconsider  the 
matter as soon as practicable following Council’s referral. 
 
(l) 
If the Council does not meet, or if it does but does not refer the decision back 
to Executive Committee, the decision will become effective on the date of the 
Council meeting or expiry of the period in which the Council meeting should 
have been held, whichever is the earlier. 
 
13. 
A  proposal  should  only  be  called  in  once.  If,  however,  the  Executive  Committee 
substantially  amends the  original  proposal  in  a  way  which  the  Scrutiny  Committee 
has not considered, nor could reasonably have foreseen, to the extent that in reality 
it is a different proposal, the Scrutiny Committee has the right to call it in again. 
 
14. 
PROCEDURE ON CALL-INS 
 
14.1  The end of the call-in period will normally be 5.00 p.m. on the fifth working day after 
the  publication  of  the  Executive  Committee  decision.  The  Strategic  Director 
(Corporate)  will  be  responsible  for  informing  the  Chairman  of  the  Executive 
Committee,  the  Chief  Executive,  Directors/Heads  of  Service  of  any  item  that  has 
been called-in. 
 
 
 
Page 114 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
14.2  Officers  need  to  bear  in  mind  that  if  a  call-in  is  registered,  then  the  Executive 
Committee  decision  cannot  be  actioned  until  finally  dealt  with.  Only  work  that  can 
be undertaken without presuming the ultimate decision can be undertaken. 
 
14.3  The item called in will require the following papers:- 
 
(a) 
the report that was presented to the Strategy Committee; 
 
(b)  
the relevant extract of the Executive Committee Minutes; 
 
(c)  
any supplementary report, either updating figures and information which was 
supplied  orally  to  the  Executive  Committee  or  giving  further  updated 
information available to the Executive Committee, or both. 
 
14.4  Members who have exercised call-in can withdraw their request at any time before 
the meeting either individually or “en bloc”. 
 
14.5  Officers may be approached for information before the Scrutiny Committee and they 
are referred to the Member/Officer protocol to deal with any such issues.  Generally 
any  information  which  is  necessary  for  the  Member’s  understanding  of  the  item 
coming to Scrutiny Committee is a matter that must be dealt with by the Officer. In 
cases  of  confidential/exempt  matters  the  same  applies  but  for  good  administrative 
practice  this  should  be  limited  to  Members  of  the  Executive  Committee,  Scrutiny 
Committee and Members who have called-in the item. 
 
14.6  At  the meeting,  the Scrutiny Committee shall determine whether the called-in  item 
shall be further considered having regard to the reasons given in the call-in request 
in  relation  to  the  criteria  specified  in  the  call-in  Protocol  against  which  a  call-in 
request is to be determined. If the reason for the call-in is not, in the opinion of the 
Committee, a valid reason for call-in, no further consideration of the item shall take 
place and the decision of the Executive Committee shall take immediate effect but if 
the  Committee  is  satisfied  that  the  call-in  request  cites  a  valid  reason for  call-in,  it 
will  proceed  to  determine  the  merits  of  the  reason.  The  Committee  will  determine 
the focus of the evidence that it wishes to hear in relation to the Decision, and with 
regard  to  the  hearing  of  that  evidence,  the  following  will  be  the  usual  order  of 
appearance:- 
 
(a)  
The author of the call-in  report notifies  Members of the Scrutiny Committee 
of the updated position. 
 
(b)  
The “call-in” Members (one or all) make a presentation of their reasons for 
call-in. 
 
(c)  
Members of the Scrutiny Committee may question them. 
 
(d)  
The  Chairman  of  the  Executive  Committee  (or  his  or  her  nominated 
representative) explains why the decision was made. 
 
Page 115 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
(e) 
Members of the Scrutiny Committee may question him/her. 
 
(f)  
Any other contributions from representatives from outside the Council. 
(g)  
Members of the Scrutiny Committee may question him/her. 
 
(h)  
The author of the report presents  his/her papers with or  without  comments. 
The Officer is not expected to make a further presentation. 
 
(i) 
Members of the Scrutiny Committee may question him/her. 
 
(j)  
Member of the Executive Committee (as in (d) above) to respond. 
 
(k)  
Discussion takes place. 
 
(I)  
There will be a vote giving the reason for the Scrutiny Committee’s decision 
(if the Executive Committee Member has indicated that he/she is prepared to 
take  the  matter  back  to  the  Committee  that  will  be  noted  and  referred  to 
together with the reason). 
 
(m)  
The Chairman of the Scrutiny Committee will have the discretion to operate 
the  above  process  flexibly  where  it  is  considered  that  changes  would  be 
conducive to the effective performance of the Scrutiny role. 
 
15. 
QUESTIONING 
 
Scrutiny  Committee  Members  may  ask  any  questions  which  are  supplemental  or 
related  to  the  reason(s)  attributable  to  call-in.  The  decision  as  to  whether  such 
questions are appropriate will be a matter for the Chairman of Scrutiny Committee. 
 
16. 
CONSIDERING EVIDENCE 
 
A  Member  of  the  Scrutiny  Committee  should  participate  in  the  determination  and 
voting on a matter that has been called-in, only if he or she has been present during 
the Committee’s consideration of the item. 
 
17. 
EXCEPTIONS 
 
In order to ensure that call-in is not abused, nor causes unreasonable delay, certain 
limitations are to be placed on its use. These are:- 
 
That  each  Scrutiny  Committee  may  only  call-in  ten  decisions  per  year  (save  that 
Council  may  decide  at  any  time  to  increase  the  number  of  call-ins  each  year  as 
provided for in Article 4 of this Constitution); 
 
 
 
Page 116 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
18. 
CALL-IN AND URGENCY 
 
The call-in procedure set out above shall not apply where the decision being taken 
by the Executive Committee is urgent. A decision will be urgent if any delay likely to 
be  caused  by  the  call-in  process  would  seriously  prejudice  the  Council’s  or  the 
public’s interests. The record of the decision, and notice by which it is made public 
shall  state  whether  in  the  opinion  of  the  decision-making  body,  the  decision  is  an 
urgent one, and therefore not subject to call-in. The Chairman of the Council must 
agree  both  that  the  decision  proposed  is  reasonable  in  all  circumstances and to  it 
being  treated  as  a  matter  of  urgency.  In  the  absence  of  the  Chairman  the  Vice-
Chairman’s  consent  shall  be  required.    In  the  absence  of  both,  the  Head  of  Paid 
Service or his/her nominee’s consent shall be required. Decisions taken as a matter 
of urgency must be reported to the next available meeting of the Council, together 
with the reasons for urgency. 
 
The  operation  of  the  provisions  relating  to  call-in  and  urgency  shall  be  monitored 
annually, and a report submitted to Council with proposals for review if necessary. 
 
19. 
COUNCILLOR CALL FOR ACTION (PROTOCOL 3) 
 
Any Councillor may request  a Councillor Call for Action (CCfA) under the terms of 
the  CCfA  Protocol  contained  in  Part  4  of  this  Constitution.  The  operation  of  CCfA 
will be in full compliance of the Protocol. 
 
20. 
PROCEDURE FOR SCRUTINY COMMITTEE MEETINGS 
 
(a)  
Scrutiny Committees shall consider the following business:- 
 
(i)   Minutes of the last meeting; 
 
(ii)   Declarations of interest, 
 
(iii)   Consideration of any matter referred to the Committee for a decision in 
relation to call-in of a decision; 
 
(iv)   Responses  of  the  Executive  Committee  to  reports  of  the  Scrutiny 
Committee; and 
 
(iv) 
The business otherwise set out on the Agenda for the meeting. 
 
(b)  
Where  the  Scrutiny  Committee  conducts  investigations  the  Committee  may 
also ask people to attend to give evidence at Committee meetings which are 
to be conducted in accordance with the following principles:- 
 
(i)   that  the  investigation  be  conducted  fairly  and  all  Members  of  the 
Committee be given the opportunity to ask questions of attendees, and 
to contribute and speak; 
 
Page 117 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
(ii) 
that  those  assisting  the  Committee  by  giving  evidence  be  treated  with 
respect  and  courtesy  and  that  they  treat  the  Committee  Members and 
Officers with respect and courtesy; and 
 
(iii)  that the investigation be conducted so as to maximise the efficiency of 
the investigation or analysis. 
 
 
In addition the following principles shall also apply:- 
 
(a)  
Where  someone requested to attend is genuinely unable to attend,  then he 
or she may nominate another Member or Officer who is able to speak on the 
topic to attend. 
 
(b)  
Anyone asked to speak to a Scrutiny Committee shall be entitled to see the 
Terms  of  Reference  of  the  particular  matter  under  consideration  by  the 
Scrutiny Committee before attending to speak. 
 
(c)  
Anyone asked to speak to a Scrutiny Committee shall be entitled to see the 
public  papers  which  have  been  made  available  to  the  Scrutiny  Committee 
and wherever possible on the same timescale for a Member of the Scrutiny 
Committee. 
 
(d) 
Anyone asked to speak to a Scrutiny Committee shall wherever possible be 
given  access  to  statements  submitted  by  people  from  whom  the  Scrutiny 
Committee  has  already  heard  but  not  those  who  have  not  yet  given 
evidence.  The  Chairman  and  Members  of  the  Scrutiny  Committees  shall 
have a discretion to disclose other papers, including statements submitted by 
following speakers and confidential (exempt) material, if he or she considers 
that  will  help  the  speakers  to  address  a  particular  point  or  will  otherwise 
assist the Scrutiny Committee’s examination of the issue. 
 
(e)  
All  speakers  shall  respect  the  confidentiality  of  any  confidential  or  exempt 
information they receive and shall not disclose it without the authorisation of 
the Scrutiny Committee. 
 
(f)  
Speakers may submit papers in advance to the Scrutiny Committee but such 
papers shall be clear and succinct. 
 
(g)  
Speakers shall be able to bring such notes and diaries as are helpful to them 
in  assisting the Scrutiny Committee,  but  shall expect  to make available  any 
such notes to the Committee on the request of the Chairman. 
 
(h)  
Papers  submitted  by  speakers  shall  become  public  documents  once  they 
have  presented  their  evidence  and  shall  be  cited  as  background  papers  to 
the  Scrutiny  Committee’s  published  report  unless  they  contain  exempt 
information. 
 
Page 118 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
(i) 
Scrutiny Committee Members may expect to ask searching questions but will 
always  behave  in  a  polite  and  respectful  way  to  anyone  contributing  to 
Scrutiny Committee’s proceedings. 
 
(j)  
The  speaker  shall  have  at  least  five  minutes  to  contribute  evidence  or  a 
longer  period  as  the  Chairman  of  a  Scrutiny  Committee  may  specify.  If 
someone  making  such  a  contribution  exceeds  the  time  limit  given  the 
Chairman  may  stop  him  or  her.  The  Chairman  may  also  structure  a 
discussion  and  limit  the  time  allowed  for  questioning  by  Members  of  the 
Scrutiny Committee. 
 
(k)  
Speakers shall be entitled to a copy of any draft Minute or other record taken 
of  their  contribution  for  comment.  Should  they  feel  that  such  record  is  not 
accurate  then  they  shall  be  given  the  opportunity  to  make  a  written 
representation asking for the correction to be submitted to the next meeting 
of the Scrutiny Committee. 
(l)  
Scrutiny  Committee  meetings  shall  be  open  to  the  press  and  public  except 
where they are considering matters which would give rise to the disclosure of 
confidential  or  exempt  information  as  defined  in  Schedule  12A  of  the  Local 
Government Act 1972. 
 
(m)  
Following  any  investigation  or  review,  the  Committee/Sub-Committee  shall 
prepare a report, for submission to the Executive Committee and/or Council 
as appropriate and shall make its report and findings public. 
 
21. 
DOCUMENTATION  
 
A Scrutiny Committee:- 
 
(a) 
may  commission  research  or  advice  (including  from  external  organisations) 
to assist in any deliberations. 
 
(b)  
shall have access to all relevant papers of the Council. 
 
Scrutiny Committee Members who have access to confidential material shall at all 
times  respect  the  confidentiality  of  that  material  and  shall  not  use  it  in  a  context 
other  than  the  Scrutiny  Committee  examination  without  the  permission  of  the 
Scrutiny Committee. 
 
Scrutiny Committees will also have access to background information for a range of 
sources, including:- 
 
• 
The Policy Framework and Strategic Plan. 
• 
Service plans. 
• 
Audit Management letter. 
 
Page 119 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
• 
Internal and external audit plan. 
• 
Government reports and national studies. 
• 
CIPFA statistics. 
• 
Complaints. 
• 
Representations  from  the  community  (individuals,  community  groups,  local 
Members, Area Committees and Forums, residents, surveys, etc.). 
• 
Research  published  by  other  organisations  or  commissioned  by  Scrutiny 
Committees. 
• 
Evidence from expert witnesses at the Scrutiny Committee’s request. 
 
Page 120 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
PROTOCOL 1 
 
Attn: Strategic Director (Corporate) 
 
MID SUFFOLK DISTRICT COUNCIL 
 
REQUEST FOR CALL-IN 
 
Dated ……………………………………………………….. 
 
We would like to call in the decision as detailed below: 
 
Decision making body or individual Date decision made 
 
What decision do you want the Scrutiny Committee to consider 
 
Reason for calling in the decision (continue on separate sheet if necessary) 
 
Desired Witnesses 
 
Members calling in the decision* 
 
1 Signed ………………………………………….. 
 
2 Signed ………………………………………….. 
 
3 Signed ………………………………………….. 
 
4 Signed ………………………………………….. 
 
 
*NB1  Call-in can be requested by any four Members excluding the Chairmen of the Joint 
Scrutiny Committees and Executive Committee Members. 
 
*NB2  The Call-in request can be submitted by fax, email or paper copy. 
Page 121 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
PROTOCOL 2 
 
MID SUFFOLK DISTRICT COUNCIL 
 
PROTOCOL FOR USE OF CALL-IN PROCEDURE 
 
Issues can be investigated in depth (in which case an Assessment Sheet should be drawn 
up as a first step), or be looked at over one meeting, or be for information only. 
 
Members  of  the  Scrutiny  Committees  also  have  the  right  to  challenge  an  Executive 
Committee decision before it is implemented and ask Executive Committee or Council to 
reconsider, through the call-in procedure. 
 
Set out below are the criteria against which the Council expects any request for call-in to 
be judged. 
 
Members  should  refer  to  the  Scrutiny  Procedure  Rules  referred  to  in  Part  4  of  the 
Constitution, with particular reference to Paragraphs 1a. 
 
The  Council  does  NOT  expect  Members  to  call  in  an  Executive  Committee  decision 
UNLESS one or more of the following circumstances applies – 
 
• 
there is reasonable concern over the lawfulness of the decision; 
• 
the  decision  appears  to  be  contrary  to  the  Budget  or  one  of  the  policy  framework 
plans or strategies; 
• 
the decision appears to be inconsistent  with any other policy approved by Council 
or the Executive Committee; 
• 
the decision appears to be inconsistent with recommendations previously made by 
a Scrutiny Committee and accepted by Council or the Executive Committee; 
• 
the Executive Committee has overlooked some relevant and material consideration 
in arriving at its decision; 
• 
the Executive Committee appears to have acted unreasonably in  failing to consult 
relevant  stakeholders  on  some  relevant  and  material  issue  before  arriving  at  its 
decision; 
• 
the Executive Committee has not taken its decision in accordance with the decision 
making principles set out in Article 11 of the Constitution; or 
• 
the  Executive  Committee  has  taken  a  decision  outside  its  Terms  of  Reference  as 
set out in the Responsibilities for Functions in Part Three of the Constitution. 
 
In addition, the Council expects Members to satisfy themselves, before deciding to call in a 
particular  Executive  Committee  decision  that  the  delay  which  will  ensue,  as  a 
consequence  of  calling  in  the  decision  in  question,  is  unlikely  to  cause  prejudice  to  the 
interests of the Council or third parties. 
 
 
Page 122 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
SCRUTINY COMMITTEE 
ASSESSMENT SHEET FOR REVIEWS 
What is to be reviewed? 
 
 
Why? 

 
 
What benefits are 

 
expected? 
 

What needs to be examined and asked? 
Documents/evidence/research 
Questions to be asked 
What? 
 
 
 
Why? 
 
Site visits 
Questions to be asked 
Where? 
 
Why? 

Consultation 
Questions to be asked 
 
 
 
 
Who/what? 
 
Why? 
Witnesses 
Questions to be asked 
Who? 
 
Why? 

 
What resources will be 
 
needed for the review? 
Over what period should it 
Start 
 
be carried out? 
Complete  
 
Who will be the lead 
 
officer? 
Page 123 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
PICK ANALYSIS 
 
In developing its annual work programme, Scrutiny Committees should be clear about the 
reasons for selecting particular issues and what they are seeking to achieve. 
 
The list of topics and issues for the work programme can be a very long one if not careful.  
PICK can be used to prioritise the types of issues to choose.  PICK stands for: 
 
P  Public Interest 

Impact 
C  Council Performance 
K  Keep it Context 
 
P for Public Interest 
 
Councillors  are  the  eyes  and ears  of the public,  ensuring  that  the policies,  practices  and 
services  delivered  by  both  Mid  Suffolk  District  Council  and  external  organizations,  are 
meeting local needs and to an acceptable standard.  The concerns of local people should 
therefore influence the issues chosen for scrutiny. 
 
I for Impact 
 
Scrutiny  is  about  making  a  difference  to  the  social,  economic  and  environmental  well-
being of the area.  Not all issues of concern will have equal impact on the well-being of the 
community.   This should  be considered when deciding the work  programme,  and priority 
be given to those issues that have more impact. 
 
C for Council Performance 
 
Scrutiny  is  about  improving  performance  and  ensuring  the  people  of  Mid  Suffolk  are 
served  well.    Councillors  will  need  good  quality  information  to  identify  areas  of  poor 
performance  both  within  the  Council  and  externally.    There  are  no  shortage  of 
Performance  Indicators  available  in  the  public  service  arena,  both  national  and  local, 
although the quality and relevance will vary.  There is a need to select the most relevant 
performance indicators and to seek an interpretation of results. 
 
K for Keep it in Context 
 
To  avoid  duplication  or  wasted  effort  priorities  should  take  account  of  what  else  is 
happening  in  the  areas  being  considered.    Is  there  a  Best  Value  Review  happening  or 
planned?    Is  the  service  about  to  be  inspected  by  an  external  body?    Are  there  major 
legislative  or  policy  initiatives  already  resulting  in  change?    If  these  circumstances  exist 
councillors may decide to link up with other processes (e.g. Best Value Review) or defer a 
decision until the outcomes are known or conclude that  the other processes will address 
the issues. 
Page 124 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
PICK CHECKLIST 
 
More “ticks” across all four categories indicates that the topic is more suitable for in depth 
review. 
 
 
Public Interest 
 
There is evidence of significant public interest in this topic 
 
It  is  a  “high  profile”  topic  for  specific  local  communities  or  communities  of 
interest 
 
This is an area where we received a lot of complaints and / or bad press 
 
The  review  will  need  to  include  participatory  events  and  opportunities  for  local 
people and / or organizations to have their say 
 
Substantial survey or research work is required 
 
Impact 
 
This review will have a significant impact on the “well being” of Mid Suffolk 
 
A local community or community of interest have much to gain or lose 
 
Work is needed to develop the routes to influencing change (e.g. with partners) 
 
This could make a big difference to the way services are delivered 
 
This could make a big difference to the way resources are used 
 
Council Performance 
 
The Council and / or other organizations are not performing well in this area 
 
We do not understand why our performance differs from others 
 
We are performing well but spending too much money in this area 
 
There are few local or national performance measures / targets for this service 
 
This service is fundamental to the achievement of Council objective(s) 
 
Keep it in Context 
 
This service will not be part of a BV Review or external inspection in the next 2 
years 
 
This  service  will  be  reviewed  or  inspected  soon  but  Scrutiny  can  make  a 
positive  contribution  by  focusing  on  key  areas  of  interest  and  making 
recommendations 
 
This service has not been recently reviewed or inspected 
 
There  are  no  current  major  changes  to  service  that  reduce  or  pre-empt  the 
value of review 
 
Service changes are planned and Scrutiny can positively influence change 
 
Page 125 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
PROTOCOL 3 
 
MID SUFFOLK DISTRICT COUNCIL 
 
COUNCILLOR CALL FOR ACTION PROTOCOL 
 
1.  

Introduction 
 
1.1  
The  “Councillor  Call  for  Action”  (CCfA)  was  introduced  under  Section  119  of  the 
Local Government and Public Involvement in Health Act 2007, and came into force 
on 1 April 2009. 
 
1.2  
The  2007  Act  enables  any  member  of  the  Council  to  refer  to  the  Scrutiny 
Committee any local government matter which affects their Ward and is relevant to 
the functions of the Committee. 
 
1.3  
In addition,  Section 119 of the Police and Justice Act  2006 came into force on 30 
April  2009  and  enables  any  member  of  the  Council  to  refer  to  the  crime  and 
disorder  Committee  any  local  crime  and  disorder  matter  which  affects  their Ward. 
The  Scrutiny  Committee  will  discharge  the  function  of  the  crime  and  disorder 
Committee. 
 
1.4  
The power to refer a matter is available only where the matter is of direct concern to 
the Ward  or  division  which  the  Councillor  represents. The  matter  may  affect  all  or 
part of the Ward Member’s area or any person who lives or works in that area. A 
Councillor can refer a matter even if no citizen has asked him/her to consider it, and 
there  is  no  requirement  for  Councillors  in  multi-member  wards  to  agree  –  any  of 
them can refer a matter. 
 
2.  
Limitations 
 
2.1  
It  is  important  to  recognise  that  CCfA  is not  guaranteed  to  solve  a  given  problem. 
CCfA can provide a method for discussing such problems and, through discussion, 
trying to overcome them. 
 
3.  
Issues excluded from referral as a CCfA 
 
3.1  
The Scrutiny (Reference by Councillors) (Excluded Matters) (England) Order 2008 
excludes the following matters from referral as a CCfA: 
 
3.1.1  Any  matter  relating  to  an  individual  or  entity  where  there  is  already  a 
statutory  right  to  a  review  or  appeal  (other  than  the  right  to  complain  to  the 
Local Government Ombudsman), for example: 
 
 
Council Tax/Housing Benefit appeals 
 
 
Issues currently under dispute in a court of law. 
 
Page 126 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
3.1.2  Any matter relating to a planning or listed building application or enforcement 
decision. 
 
3.1.3  Any  matter  relating  to  a  licensing  application,  review  or  enforcement 
decision. 
 
3.1.4  Any  matter  which  is  vexatious,  discriminatory  or  not  reasonable  to  be 
included on the agenda for, or to be discussed at, a meeting of the Scrutiny 
Committee or any of its Sub-Committees. 
 
3.2  
A matter will not be excluded under 3.1.1 to 3.1.3 where the allegation consists of 
the function not being discharged at all or that the function has failed or is failing on 
a systematic basis. 
 
3.3  
A  referral,  provided  it  is  covered  by  the  legislation  and  is  not  an  excluded  matter 
(see  above),  will  ensure  that  the matter  is  included  on  the  agenda  of  the  Scrutiny 
Committee. It is then up to the members of the Committee to decide whether or not 
to take the matter further. 
 
3.4  
A  referral  made  to  the  Scrutiny  Committee  is  seen  as  being  the  end  of  the  CCfA 
process (the last resort) and not the first step. 
 
4.  
Steps to be taken prior to making a Councillor Call for Action referral 
 
4.1  
Prior  to  a  councillor  referring  a  matter  as  a  CCfA  to  the  Scrutiny  Committee,  a 
Councillor  must  have  tried  to  resolve  the  issue/problem  themselves  using  all 
mechanisms and resources available to them at ward level. Councillors should: 
 
• 
If a local crime and disorder matter, raise the issue through the Community 
Safety Partnership to find a way to resolve the issue. 
 
• 
Ensure  that  all  relevant  partner  organisations  have  been  informed  of  the 
issue and given enough time to resolve it, for example through formal letter 
written  on  behalf  of  constituents,  discussion  at  public  meetings,  petitions, 
communication with local MPs and Councillors in other authorities etc. 
 
• 
Ensure  that  all  relevant  internal  potential  routes  to  solution  have  been 
followed,  for  example  informal  discussions  with  officers  and/or  members, 
questions at committees, motions on the agenda at full Council etc. 
 
• 
Ensure that this is not an issue that is currently being or should be pursued 
via the Council’s complaints procedure. 
 
• 
Ascertain whether or not any other form of local scrutiny is investigating the 
issue, e.g. Suffolk County Council. 
 
 
 
Page 127 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
5.  
How to make a Councillor Call for Action referral 
 
5.1 
If  the  issue/problem  is  still  not  resolved  the  Councillor  can  refer  it  to  the  Scrutiny 
Committee  as  a  “Councillor  Call  for  Action”.  To  do  this  the  councillor  should 
complete  and  submit  to  the  Strategic  Director  (Corporate)  a  CCfA  Request  Form 
outlining  what  the  issue  is  and  what  steps  have  been  taken  towards  a  resolution. 
The  request  form,  a  specimen  is  attached  as  Appendix  1,  is  available  on  the 
Council’s website, or from the Strategic Director (Corporate). The request form for a 
CCfA includes: 
 
−  
The name of the Councillor and ward they represent 
 
−  
Title of the CCfA and date of submission 
 
−  
Why you think the issue should be looked at by the Scrutiny Committee 
 
−  
A brief synopsis of what the main areas of concern are 
 
−  
What evidence you have in support of your CCfA 
 
−  
Which areas or community groups are affected by the CCfA 
 
−  
What you have done to try and resolve the issue prior to requesting a CCfA 
 
−  
Whether  the  CCfA  is  currently  the  subject  of  legal  action  by  any  party  (to 
your knowledge) or is being examined by a formal complaints process 
 
−  
Whether  there  are  any  deadlines  associated  with  the  CCfA  of  which  the 
Scrutiny Committee needs to be aware. 
 
5.2  
The  Strategic  Director  (Corporate)  will  receive  the  referral  form,  log  it  to  track  its 
progress, and, after consultation with the Solicitor to the Council, assess the issue 
to ensure that it is covered by the legislation referred to above and is not a matter 
excluded  from  referral  to  the  Scrutiny  Committee.  A  decision  that  a  matter  is 
excluded  pursuant  to  paragraph  3.1.4  above  will  only  be  taken  by  the  Strategic 
Director  (Corporate)  in  consultation  with  the  Chairman  of  the  relevant  Scrutiny 
Committee. 
 
5.3  
The Strategic Director (Corporate) will inform the Chairman of the relevant Scrutiny 
Committee  that  the  item  will  be  included  on  the  next  Committee  agenda.  The 
Councillor will be informed whether or not their referral has been successful. 
 
5.4  
A successful referral will ensure that the CCfA will be placed on the next agenda of 
the  Scrutiny  Committee.  It  is  then  up  to  the  members  of  the  Committee  to  decide 
whether or not to take the matter further. 
 
 
 
Page 128 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
6.  
Decision of the Committee whether to take the matter further 
 
6.1  
In  deciding  whether  or  not  to  take  the  matter  further  the  relevant  Scrutiny 
Committee will consider: 
 
• 
Anything that the Councillor has done in relation to this matter; and 
 
• 
Representations  made  by  the  councillor  as  to  why  the  Committee  should 
take  the  matter  up.  (Councillors  have  the  option  of  either  presenting  their 
CCfA  form  without  supporting  papers,  or  of  preparing  a  report  setting  out 
their views). 
 
6.2  
The  criteria  the  Committee  will  use  to  decide  whether  or  not  to  take  the  matter 
further include: 
 
• 
Is  the  Committee  satisfied  that  all  reasonable  attempts  have  been  made  to 
resolve the issue by the Ward Councillor? And do the responses received by 
the referring Councillor demonstrate that the matter is not being progressed? 
 
• 
Has  the  Committee  considered  a  similar  issue  recently  –  if  yes  have  the 
circumstances or evidence changed? 
 
• 
Is  there  a  similar  or  related  issue  which  is  the  subject  of  a  review  on  the 
current  work  plan?  It  may  be  more  appropriate  to  link  the  new  issue  to  an 
existing  review,  rather  than  hold  a  separate  CCfA  hearing.  Relevant  time 
pressures on resolving the CCfA should be taken into account. 
 
• 
Have  all  relevant  service  areas  or  partner organisations been  informed  and 
been  given  enough  time  to  resolve  the  issue?  What  response  has  the 
Councillor received? 
 
• 
Is this a case that is being or should be pursued via the Council’s complaints 
procedure? 
 
• 
Is  it  relating  to  a  “quasi-judicial”  matter  or  decision  such  as  planning  or 
licensing? 
 
• 
Is the issue part of an individual’s own personal agenda (an issue of genuine 
local concern should have an impact on the local community). 
 
• 
Is  this  an  issue  currently  being  looked  at  by  another  form  of  local  scrutiny, 
e.g. Suffolk County Council? 
 
• 
And,  as  with  all  scrutiny,  does  the  matter  referred  have  the  potential  for 
scrutiny  to  produce  recommendations  which  could  realistically  be 
implemented  and  lead  to  improvements  for  anyone  living  or  working  in  the 
referring Member’s ward? 
 
Page 129 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
6.3  
In considering the CCfA, the Scrutiny Committee may invite the Chief Executive or 
relevant Director, Head of Service or external organisation to discuss the issue with 
the Committee and answer any questions. 
 
6.4  
If  the  Committee  decides  not  to  accept  the  CCfA  referral  it  must  inform  the 
Councillor and provide reasons. 
 
6.5  
If the Committee decides to accept the CCfA referral, it must decide how it intends 
to take the matter forward and include the CCfA in its work plan. This could include: 
 
 
Before holding a formal hearing: 
 
• 
Asking the service area(s)/partner organisation(s) to respond to the CCfA 
 
• 
Setting up a research group to undertake a more in-depth review. 
 
 
At formal hearings 
 
• 
Asking  for  further  evidence  and/or  witnesses  to  be  brought  to  a  future 
meeting then making recommendations to the Cabinet/partner organisation. 
 
7. 
Potential outcomes 
 
7.1  
Following  a  formal  hearing,  there  are  a  number  of  potential  outcomes  from  the 
Committee meeting: 
 
• 
The  Committee  could  determine  not  to  make  a  report  or  recommendations 
(perhaps because it is not considered the right  time to consider a particular 
issue), with the ward Councillor notified in writing; 
 
• 
The  Committee  could  determine  that  it  is  a  complex  issue  that  requires 
further investigation and commission a scrutiny review of the issue; 
 
• 
The  Committee  could  write  a  report  and  make  recommendations  on  the 
CCfA to the Executive Committee and/or relevant partners. 
 
• 
The  Committee  could  make  a  report  or  recommendations  to  full  Council 
where the CCfA is a local crime and disorder matter. 
 
7.2  
Once  the  Committee  has  completed  its  work  on  the  CCfA  referral,  the  Councillor 
who made the CCfA referral will receive a copy of any report or recommendations 
made. The report will also be made available on the Council’s website, unless the 
matter was an exempt item, in which case the report cannot be made public. 
 
 
 
Page 130 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
8.  
Timescales 
 
8.1  
Once  the  CCfA  has  been  assessed  as  not  being  a  matter  which  is  excluded from 
referral to the Scrutiny Committee, the item will be included on the next Committee 
agenda. 
 
8.2  
If the Committee agrees to take the matter forward, the hearing will usually be held 
as an item on the next available agenda. In exceptional circumstances, for example 
where  there  are  unavoidable  time  constraints,  a  separate  meeting  may  be 
convened. 
 
8.3  
Should  a  CCfA  hearing  result  in  recommendations  to  Executive  Committee  or  full 
Council  being  made,  an  item  will  be  placed  on  the  agenda  for  the  next  Executive 
Committee or Council, respectively. 
 
8.4  
Should  a  CCfA  hearing  result  in  recommendations  to  partner  organisations,  such 
organisations will also be requested to make a response to the recommendations, 
although they are under no legal obligation to do so. 
 
 
Page 131 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
APPENDIX 1 – COUNCILLOR CALL FOR  ACTION REQUEST FORM 
 
This  form  should  be  used  by  any  Councillor  who  would  like  the  Scrutiny  Committee  to 
consider a Councillor Call for Action in their ward. 
 
Councillor 
 
 
 
The ward you represent: 
 
 
 
Title of your Councillor Call for Action: 
 
 
 
 
 
 
Date of Submission: 
 
 
 
 
Have  you  approached  the  Scrutiny  Committee  on  the  same  issue  in  the  past  six 
months? 
 
 
Yes 
No 
 
 
 
Why you think the issue should be looked at by the Scrutiny Committee: 
 
 
 
 
 
 
 
Please give a brief synopsis of the main areas of concern: 
 
 
 
 
 
 

Page 132 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
 
What evidence do you have in support of your CCfA: 
 
 
 
 
 
 
 
 
Which areas or community groups are affected by the CCfA: 
 
 
 
 
 
 
 
How have you tried to resolve the issue: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Is the CCfA currently the subject of legal action by any party (to your knowledge) 
or being examined by a formal complaints process? 
 
 
 
 
Are  there  any  deadlines  associated  with  the  CCfA  of  which  the  Scrutiny 
Committee needs to be aware: 
 
 
 

 
Please complete and return the form to: 
Strategic Director (Corporate)  
Council Offices 
High Street 
Needham Market 
IPSWICH 
IP6 8DL 
Page 133 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 













 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
APPENDIX 2 – SUMMARY OF CCFA MECH ANISM 
 
  Ward Councillor 
identifies issue of local 
 
Ward Councillor rejects request in line with best 
concern 
practice and guidance.  Signposting/advice 
 
about other mechanisms, e.g. complaints 
 
 
 Ward Councillor agrees to 
 champion the request 
 
 
 
 Ward Councillor and relevant 
 officers, members and relevant 
Ward Councillor and local 
 local partners try to resolve the 
partners resolve issue – no 
 issue informally 
further action required 
 
 
 
 
 Ward Councillor agrees to refer difficult problem that cannot be resolved as a formal 
 CCfA.  Request logged with Strategic Director (Corporate). 
 
 
  The Strategic Director (Corporate) informs the Chairman of the relevant Scrutiny 
  Committee that a CCfA request form has been received, and after consultation with 
  the Corporate Manager - Legal ensures it is not an exempt item, and includes it on 
  the next Committee agenda. 
 
 
 
 The Scrutiny Committee agrees to review 
The Scrutiny Committee decides 
 and includes the CCfA on its work 
not to review the issue and give its 
 programme 
reasons. 
 
 
 Following investigation, draft report agreed 
 informally by the Scrutiny Committee, and issued 
for response to the recommendations 
 
 
 
 
 Executive Committee to consider recommendations.  Relevant partners requested to 
 respond to recommendations as appropriate. 
 
 
 
Implementation/monitoring of agreed recommendations and 
 
appropriate feedback on progress 
Page 134 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
APPENDIX 3 – EXPLANATORY NOTES 
 
1. 
Definition of a local government matter and a local crime and disorder matter 
 
 
Local government matter 
 
 
For  the  purpose  of  the  2007  Act  a  “local  government  matter”,  in  relation  to  a 
member of a local authority is one which: 
 
 
Relates to any discharge of any function of the authority; 
 
 
Affects  all  or  part  of  the  electoral  area  for  which  the  referring  member  is 
elected or any person who lives or works in the area (i.e. it must be  specific 
to a particular locality); and 
 
 
Is not an excluded matter. 
 
 
However,  the  guidance  produced  by  the  Centre  for  Public  Scrutiny  and 
Improvement and Development Agency advises that, to give full effect to CCfA, the 
interpretation  of  “local  government  matter”  needs  to  be  broader.    This  includes 
issues  relating  to  the  Council’s  partners,  in  line  with  the  area  focus  of 
Comprehensive  Area  Assessment  (CAA),  and  the  fact  that  an  authority’s  duties 
increasingly impact on other organisations, and involve partners within and outside 
the Local Strategic Partnership (LSP). 
 
 
Local crime and disorder matter 
 
 
A “local crime and disorder matter”, in relation to a member of a local authority, has 
been defined in the 2006 Act to mean a matter concerning: 
 
(a) 
crime  and  disorder  (including  in  particular  forms  of  crime  and  disorder  that 
involve anti-social behaviour adversely affecting the local environment); or 
 
(b) 
the misuse of drugs, alcohol and other substances that affects the electoral 
area represented by the member, or the people who live or work in that area. 
 
2. 
Definitions  of  “vexatious”,  “persistent”,  “discriminatory”  and  “not 
reasonable” 

 
 
Statutory regulations deal with matters that can be excluded from CCfA, stating that 
“any matter which is vexatious, discriminatory or not reasonable to be included on 
the agenda for, or to be discussed at, a meeting of the Scrutiny Committee is to be 
excluded”. 
 
 
Vexatious/Persistent 
 
 
Deciding whether a request is vexatious is a balancing exercise, taking into account 
all the circumstances of the case.  There is no rigid test or definition, and it will often 
be  easy  to  recognise.    The  key  question  is  whether  the  request  is  likely  to  cause 
distress, disruption or irritation, without any proper or justified cause. 
Page 135 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
 
Issues  around  persistency  are  implied  by  this  definition.    However,  a  persistent 
request may well be entirely valid  – it may relate to a systematic problem that has 
not been effectively resolved. 
 
 
CCfAs  need  to  be  looked  at  on  their  merits,  rather  than  on  the  basis  of  who  is 
bringing  them,  or  whether  somebody  thinks  there  is  an  ulterior  motive  for  them 
being brought. 
 
 
Where a request for a CCfA is clearly vexatious, detailed reasons for coming to this 
decision  will  be  given  to  the  councillor  concerned.    There  could,  however,  be 
instances where changes to the scope of the CCfA, or its focus, could make it more 
acceptable while still meeting the councillor’s requirements. 
 
 
Discriminatory 
 
 
A modern interpretation of the word “discrimination” is provided at Section 45 of the 
Equality Act 2006, in relation to religion and belief, as follows: 
 
 
A  person  (A)  discriminates  against another  (B)  if  on  the  grounds  of  the  religion  or 
belief of B or of any other person except A, A treats B less favourably than he treats 
others
.    This  definition  can  easily  be  amended  to  deal  with  other  forms  of 
discrimination,  such  as  discrimination  for  reasons  of  sex  and/or  race.    So  a 
discriminatory CCfA might be one which implies or states that a group of people or 
an  area  should  receive  better,  or  worse,  services  on  account  of  that  group’s 
predominant  religion,  race,  gender  or  other  characteristic,  as  covered  by 
discrimination legislation. 
 
 
Not reasonable 
 
 
It is suggested that, in the interests of transparency, authorities do not interpret “not 
reasonable”  as  being  the  same  as  the  legal  word  “unreasonable”.    It  is  best  to 
consider it as a qualifier to the word “vexatious”, as a vexatious request is likely not 
to be reasonable and a request that is not reasonable is likely to be vexatious. 
 
3. 
Structure of the CCfA hearing 
 
 
A CCfA hearing will be based on the Scrutiny Committee’s protocol for dealing with 
call-in hearings. 
 
 
The  following  protocol  is  intended  to  formalise  the  conduct  of  CCfA  hearings  and 
the preparation work carried out in the run-up to such a hearing.  It should be noted, 
however,  that  the  protocol  may  be  varied  by  the  Chairman  of  the  Scrutiny 
Committee to meet the requirements of any particular circumstances. 
 
 
 
Page 136 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
Prior to the hearing 
 
1. 
The  CCfA  Request  Form  and  any  additional  papers  provided  by  the  referring 
councillor will be published with the agenda for the meeting. 
 
2. 
The  referring  Councillor  and  relevant  officers  and  partners  will  be  invited  to  the 
meeting. 
 
3. 
Any other relevant external witnesses will be invited to the meeting. 
 
4. 
Seven  days’  notice  of  a  request  to  attend  the  meeting  will  be  given  to  all 
participants.    If  a  question  plan  is  to  be  produced,  seven  days’  notice  of  the 
questions planned will also be given to participants. 
 
5. 
Prior to the meeting any member who may have a conflict of interest will be given 
relevant advice by the Monitoring Officer. 
 
The hearing 
 
1. 
The CCfA hearing will normally be the first item of business on the agenda, in order 
that participants and other witnesses are not kept waiting. 
 
2. 
Participants  and  witnesses  will  be  placed  around  the  table  with  the  Committee  if 
space permits, but if there is a large number of witnesses or other attendees at the 
meeting,  they  may  be  required  to  wait  in  a  separate  seating  area  or  the  public 
gallery. 
 
3. 
The  referring  Councillor  will  be  invited  to  make  a  presentation  outlining  his  or  her 
main  reasons for  referring  the matter  as a  CCfA.    A  question  and answer  session 
will follow. 
 
4. 
Any other parties relevant to the hearing, for example Portfolio Holders, officers or 
partners, will be invited to make presentations outlining their response to the CCfA.  
Question and answer sessions will follow. 
 
5. 
Any other relevant external witnesses will be invited to make a presentation to the 
Committee without interruption, following which there will be a question and answer 
session. 
 
6. 
Witnesses will be given the opportunity to add any points of clarification before any 
resolution or recommendation is moved. 
 
7. 
The  referring  Councillor  will  be  given  the  opportunity  to  add  any  points  of 
clarification before any resolution or recommendation is moved. 
 
 
 
 
 
Page 137 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
FINANCIAL REGULATIONS AND PROCEDURES 
INTRODUCTION 
 
1. 
Financial Regulations 
 
1.1 
The  following  financial  regulations  take  account  of  CIPFA  guidance  –  with 
amendments to reflect the Council’s local arrangements and requirements. 
 
1.2 
They ensure that the Council has sound financial management policies in place and 
that  they are strictly adhered to,  with financial procedures and additional guidance 
issued by officers to support them. 
 
1.3 
The  regulations  also  provide  clarity  about  the  financial  responsibilities  and 
accountabilities of, Members, the Chief Executive, the Monitoring Officer, the Chief 
Financial Officer (CFO), other officers.  Each regulation sets out the key underlying 
principles in relation to these. 
 
1.4 
In addition, they provide the framework for managing the Council’s financial affairs.  
They  apply  to  every  Member  and officer  of  the  Authority  and  anyone action on  its 
behalf. 
 
1.5 
All Members and officers have a general responsibility for taking reasonable action 
to provide for the security of the assets under their control, and for ensuring that the 
use  of  these  resources  is  legal,  is  properly  authorised,  provides  value  for  money 
and achieves best value. 
 
1.6 
The CFO is responsible for reviewing these financial regulations and submitting any 
additions  or  changes  to  Members  for  approval.    The  CFO  is  also  responsible  for 
reporting,  where appropriate, breaches of the Regulations to the Council and/or to 
the Executive Committee. 
 
1.7 
The  CFO  is  also  responsible  for  providing  advice  to  underpin  the  financial 
regulations that  Members, officers and others acting on behalf of the authority are 
required to follow. 
 
1.8 
Heads of Service are responsible for ensuring that all staff in their service are aware 
of the existence and content of the authority’s financial regulations and associated 
procedures/guidance that is issued and that they comply with them. 
 
1.9 
There are five financial regulations which cover: 
 
 
A:  Financial Management 
 
B:  Financial Planning 
 
C:  Risk Management and Control of Resources 
 
D:  Systems and Procedures 
 
E:  External Arrangements 
 
Page 138 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
1.10  These  Regulations  (and  associated  procedures/guidance)  are  to  be  read  in 
conjunction  with  the  Constitution  and  Scheme  of  Delegation  and  the  CFO  shall 
determine any matter on which conflict may arise. 
 
1.11  Failure  to  observe  these  Regulations  may  be  classified  as  misconduct  justifying 
disciplinary action. 
 
2. 
Financial Procedures 
 
 
The  following  matters,  relating  to  the  operational  detail,  are  covered  in  financial 
procedures guidance issued to officers by the Chief Financial Officer (Section 151 
Officer): 
 
 
Banking arrangements and Imprest Accounts (petty cash) 
 
Income collection and raising debts 
 
Ordering goods and services and paying invoices 
 
Procurement Cards 
 
Assets and Security  
 
Salaries, Wages and Pensions 
 
Insurances 
 
Budget virements (transfers) and carry forwards. 
NOTE 
The term “Chief Financial Officer (CFO)” refers to the post holder who, under section 151 
of the Local Government Act 1972, is nominated by the Council as being responsible for 
its financial affairs.  
Page 139 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
A: 
FINANCIAL MANAGEMENT 
 
 

INTRODUCTION 
 
A.1 
Financial  management  covers  all  financial  responsibilities  and  accountabilities  of 
the Council, Committees and key officers in relation to the running of the authority, 
including  the  policy  framework  and  budget  (which  is  covered  elsewhere  in  the 
Constitution). 
 
 
THE COUNCIL 
 
A.2 
The  Council  is  responsible  for  approving  the  policy  framework  and  budget  within 
which  the  Executive  operates.    It  is  also  responsible for  approving  and  monitoring 
compliance with the authority’s overall framework of accountability and control.  The 
framework  is  set  out  in  its  Constitution.   The  Council  has  a  statutory  responsibility 
for setting the Council Tax, determining borrowing limits and considering reports by 
the CFO (under section 114 of the Local Government Act 1988). 
 
A.3 
Arrangements for delegated powers are set out in the Scheme of Delegation in the 
Constitution. 
 
 
EXECUTIVE COMMITTEE 
 
A.4 
The  Executive  Committee  is  responsible  for  proposing  the  policy  framework  and 
budget to the full Council, and for discharging functions in accordance with this. 
 
 
SCRUTINY COMMITTEES 
 
A.5 
These  are  responsible  for  scrutinising  Executive  Committee  decisions  before  or 
after  they  have  been  implemented  and  for  holding  the  Executive  to  account.  
Scrutiny  Committees  are  also  responsible  for  reviewing  the  general  policy  and 
service delivery of the authority. 
 
 
AUDIT AND STANDARDS COMMITTEES 
 
A.6 
These  are  responsible  for  monitoring  financial  arrangements  and  the  Treasury 
Management  Strategy,  consider  the  effectiveness  of  risk  management  and  fraud 
prevention arrangements and receiving external and internal audit reports. 
 
 
CHIEF FINANCIAL OFFICER 
 
A.7 
The  CFO  is  responsible  for  advising  the  Executive  Committee  and  the  Council 
about  whether  a  decision  is  likely  to  be  considered  contrary  or  not  wholly  in 
accordance with the budget.  Actions that may be “contrary to the budget” include: 
 
 
initiating a new policy or spending not provided for in the approved budget 
 
committing expenditure in future years to above the budget level  
 
budget transfers above virement limits 
Page 140 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
 
causing the total expenditure financed from council tax, grants and corporately 
held reserves to increase, or to increase more than the reported amount. 
 
A.8 
The  CFO  has  clearly  defined  statutory  duties  in  relation  to  the  financial 
administration and stewardship of the authority.  This statutory responsibility cannot 
be overridden.  The statutory duties arise from: 
 
 
Section 151 of the Local Government Act 1972 
 
The Local Government Finance Act 1988 
 
The Local Government and Housing act 1989 
 
The Accounts and Audit Regulations 2003 
 
Local Government Act 2003. 
 
A.9 
The CFO is responsible for: 
 
 
the proper administration of the authority’s financial affairs 
 
setting and monitoring compliance with financial management standards 
 
advising  on  the  corporate  financial  position  and  on  the  key  financial  controls 
necessary to secure sound financial management 
 
providing financial information and advice 
 
preparing the revenue budget and capital programme 
 
treasury management. 
 
A.10  Section 114 of the Local Government Finance Act 1988 requires the CFO to report 
to the full Council, Executive Committee and External Auditor if the authority or one 
of its officers: 
 
 
has  made,  or  is  about  to  make,  a  decision  which  involves  incurring  unlawful 
expenditure 
 
has taken, or is about to take, an unlawful action which has resulted or would 
result in a loss of deficiency to the authority 
 
is about to make an unlawful entry in the Council’s accounts. 
 
A.11  Section 114 of the 1988 Act also requires: 
 
 
The CFO to ensure cover is arranged in the event of absence or sickness 
 
The Council to provide the CFO with sufficient staff, accommodation and other 
resources  –  including  legal  advice  where  this  is  necessary  –  to  carry  out  the 
duties under section 114. 
 
 
MANAGEMENT BOARD AND HEADS OF SERVICE 
 
A.12  These are responsible for: 
 
 
Ensuring  that  Members  are  advised  of  the  financial  implications  of  all 
proposals and that the financial implications have been agreed by the CFO. 
 
Page 141 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
 
Signing contracts in relation to their specific areas on behalf of the authority in 
accordance with the Procurement Scheme of Delegation. 
 
A.13  It is the responsibility of Management Board and Heads of Services to consult with 
the  CFO  and  seek  approval  on  any  matter  liable  to affect  the authority’s  finances 
materially, before any commitments are incurred. 
 
 

CORPORATE MANAGERS 
 
A.14  Corporate  Managers  have  responsibility  for  managing  and  monitoring  budgets, 
under the guidance and direction of Heads of Service. 
 
 
BUDGET MANAGEMENT, MONITORING AND CONTROL 
 
A.15  The CFO is responsible for putting into place effective procedures for ensuring that 
guidance  and  financial  information  is  available  to  enable  budgets  to  be  managed, 
monitored  and  controlled  effectively.    The  CFO  will  report  to  the  Executive 
Committee  on  the  overall  position  and  variances  compared  to  the  Budget  on  a 
regular basis. 
 
A.16  It is responsibility of the Head of Service and Corporate Managers to control income 
and  expenditure  within  their  area  and  to  monitor  performance,  taking  account 
financial information and advice provided.  They should take any action necessary 
to  avoid  exceeding  their  budgets  and  alert  the  CFO  to  any  problems  as  soon  as 
possible. 
 
 
BUDGET VIREMENT (TRANSFERS) 
 
A.17  Details  of  the  arrangements  and  procedures  for  virement  (transfer)  of  expenditure 
or  income  between  budgets  and  the  limits  that  apply  are  set  out  in  financial 
procedures. 
 
A.18  Management Board, Heads of Service and Corporate Managers are responsible for 
agreeing  in-year  virements  within  these  limits,  in  consultation  with  the  CFO  where 
required. 
 
 
YEAR-END BUDGET CARRY FORWARDS 
 
A.19  Details  of  the  arrangements  and  procedures  for  carrying  forward  budget 
underspends  at  the  end  of  each  financial  year  are  also  set  out  in  financial 
procedures. 
 
 
ACCOUNTING POLICIES 
 
A.20  The  CFO  is  responsible  for  selecting  and  reviewing  accounting  policies  and 
ensuring that they are applied consistently. 
 
 
 
Page 142 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
 
ACCOUNTING RECORDS AND RETURNS 
 
A.21  The CFO is responsible for determining the accounting procedures and records that 
are required for the Council. 
 
 
THE ANNUAL STATEMENT OF ACCOUNTS 
 
A.22  The CFO is responsible for ensuring that these are prepared in accordance with the 
Code of Practice on Local Authority Accounting in the United Kingdom: A Statement 
of  Recommended  Practice
  (CIPFA).  The  Audit  Committee  is  responsible  for 
approving the annual Statement of Accounts. 
 
 
Page 143 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
B: 
FINANCIAL PLANNING 
 
 
INTRODUCTION 
 
B.1 
The Council is responsible for agreeing the Council’s policy framework and budget, 
which will be proposed by the Executive Committee.  In terms of financial planning, 
the key elements are: 
 
 
Strategic Plan and Delivery Plans 
 
Medium Term Financial Strategy 
 
Asset Management Plan/Strategies 
 
Revenue  Budget  and  Capital  Programme  (including  associated  Investment 
Strategies) 
 
Advice on the robustness of estimates and adequacy of reserves  
 
Treasury Management Strategy 
 
B.2 
The  Executive  Committee  is  responsible  for  approving  procedures  for  agreeing 
variations to approved budgets, plans and strategies forming the policy framework 
and  for  determining  the  circumstances  in  which  a  decision  will  be  deemed  to  be 
contrary to the budget or policy framework. 
 
B.3 
The  Executive  Committee  is  also  responsible  for  taking  in-year  decisions  on 
resources  and priorities  in  order  to  deliver  the  policy  framework  and  budget  within 
the financial limits set by the Council. 
 
 
MANAGEMENT BOARD AND HEADS OF SERVICE 
 
B.4 
These are responsible for: 
 
 
Drawing up the key elements of the Council’s policy framework and budget 
 
Reviewing  and  proposing  resource  allocation  processes  (in  conjunction  with 
the CFO) to Members. 
 
 
CORPORATE MANAGERS 
 
B.5 
Corporate  Managers  contribute  towards  the  financial  planning  arrangements  and 
ensure that Operational Delivery Teams operate within guidelines that are issued. 
 
 
BUDGET AND CAPITAL PROGRAMME 
 
 

FORMAT 
 
B.6 
The  Executive  Committee,  on  the  advice  of  the  CFO,  will  approve  the  general 
format of the budget.  This will include allocation of resources, proposed changes to 
charges for services and proposed taxation/council house rent levels. 
 
 
Page 144 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
PREPARATION  
 

B.7 
The CFO is responsible for ensuring that a revenue budget and capital programme 
is  prepared  on  an  annual  basis  and  a  rolling  Medium  Term  Financial  Strategy 
(MTFS)  for  consideration  by  the  Executive  Committee  before  submission  of 
Council.  The MTFS will be reviewed annually. 
 
B.8 
It  is  the  responsibility  of  Management  Board  and  Heads  of  Service  to  ensure  that 
the budget and capital programme reflects agreed objectives and strategic/service 
priorities and that these are prepared in line with guidance issued by the Executive 
Committee and CFO. 
 
B.9 
Heads  of  Service  and  Corporate  Managers  are  responsible  for  ensuring  that 
budgets  and  capital  programme  are  based  upon  reliable  estimates  and  are 
prepared in accordance with guidance issued by the CFO. 
 
 
RESOURCE ALLOCATION 
 
B.10  The  CFO  (in  conjunction  with  Management  Board  and  Heads  of  Service)  is 
responsible for developing, maintaining and reviewing a resource allocation process 
that ensures it reflects the policy framework. 
 
 
GUIDELINES 
 
B.11  Guidelines  on  budget  and  capital  programme  preparation  are  issued  by  the  CFO.  
These take account of: 
 
 
legal requirements 
 
medium-term financial planning 
 
strategic/annual delivery plans 
 
forecast available resources 
 
spending/cost pressures 
 
relevant government guidance 
 
Council policies 
 
Treasury Management Strategy 
 
 
MAINTENANCE OF RESERVES 
 
B.12  It is the responsibility of the CFO to advise the Executive Committee and/or the full 
Council on the robustness of estimates and adequacy of reserves. 
 
B.13  The principles of reserves detailed in the MTFS/Annual Budget will be followed. 
 
 
Page 145 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
C: 
RISK MANAGEMENT AND CONTROL OF RESOURCES  
 
 
INTRODUCTION  
 
C.1 
It  is  essential  that  robust,  integrated  systems  are  developed  and  maintained  for 
identifying  and  evaluating  all  significant  business  and  operational  risks  to  the 
Council. 
 
C.2 
The  Accounts  and  Audit  Regulations  2011  require  that  the  Council’s  financial 
management is adequate and effective and that there is a sound system of financial 
control  that  facilitates  the  effective  exercise  of  the  Council’s  functions  and  that 
includes risk management arrangements. 
 
C.3 
Management Board, Heads of Service and Corporate Managers are responsible for 
reviewing  the  effective  management  of  risks,  internal  controls  and  governance, 
supported by the Corporate Manager – Internal Audit and the S151 Officer. 
 
C.4 
The  CFO  (was  the  Committee)  is  responsible  for  ensuring  that  proper  insurance 
exists where appropriate. 
 
 
RISK MANAGEMENT 
 
C.5 
The Council is committed to establishing an  effective risk management framework 
and culture to enable management at all levels to deliver their objectives in the light 
of those risks. 
 
C.6 
The  Corporate  Manager  –  Internal Audit  is  responsible for  preparing  the  Council’s 
risk  management  strategy  and  for  promoting  it  throughout  the  Council  and 
maintaining  and  reporting  on  the  Council’s  Integrated  Significant  Business  Risk 
Register. 
 
C.7 
The Joint Audit and Standards Committee is responsible for approving the Council’s 
risk  management  strategy  and  reviewing  and  monitoring  the  arrangements  for 
managing risk. 
 
 
 
INTERNAL CONTROL 
 
C.8 
Internal  control  refers  to  the  systems  of  control  devised  by  management  to  help 
ensure  the  Council’s  objectives  and  strategic/service  priorities  are  achieved  in  a 
manner that promotes economical, efficient and effective use of resources and that 
the Council’s assets and interests are safeguarded. 
 
C.9 
The  systems  of  internal  control  should  ensure  compliance  with  all  applicable 
statutes and regulations, and other relevant best practice.  They should also ensure 
that  public funds are properly  safeguarded and used  economically,  efficiently,  and 
in accordance with the statutory and other policies that govern their use. 
 
Page 146 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
C.10  It  is  the  responsibility  of  Heads  of  Service  and  Corporate  Managers  to  establish 
sound  arrangements  for  planning,  appraising,  authorising  and  controlling  their 
operations  in  order  to  achieve  continuous  improvement,  economy,  efficiency  and 
effectiveness and for achieving their financial performance targets. 
 
AUDIT REQUIREMENTS AND INSPECTION 
 

C.11  The  basic  duties  of  the  external  auditor  are  governed  by  Section  5  of  the  Audit 
Commission  Act  1998.    The  Accounts  and  Audit  Regulations  require  every  local 
authority  to  maintain  an  adequate  and  effective  internal  audit.    The  CFO  is 
responsible for ensuring that this is achieved. 
 
C.12  Internal  Audit  will  advise  and  report  to  management  and  the  Joint  Audit  and 
Standards  Committee  on  whether  the  Council’s  governance  –  appropriate  risk 
management processes, control systems and operational procedures – are in place 
and operating property. 
 
C.13  This scope will extend to systems or services provided wholly by, or in conjunction 
with other organisations, including partnership arrangements. 
 
C.14  The Council may, from time to time, be subject to audit, inspection or investigation 
by external bodies including HM Revenues and Customs, who have statutory rights 
of access.  It is the responsibility of Management Board, Heads of Service and all 
officers to co-operate and provide such information as require by those bodies. 
 
 
PREVENTING FRAUD AND CORRUPTION 
 
C.15  The Corporate Manager – Internal Audit is responsible for: 
 
 
the  development  and  maintenance  of  a  Prevention  of  Financial  Crime  Policy 
and ensuring that Members and staff are aware of its contents. 
 
ensuring that there is a pro-active approach to fraud prevention, detection and 
investigation  and  promote  a  council-wide  anti-fraud  culture  across  both 
organisations. 
 
C.16  All  Members  of  staff  are  responsible  for  giving  immediate  notification  to  the 
Corporate  Manager  –  Internal  Audit  on  fraud  matters  where  there  are  grounds  to 
suggest that fraud or corruption have occurred. 
 
 
MONEY LAUNDERING 
 
C.17  The Corporate Manager – Internal Audit for ensuring that proper procedures are in 
place  to  combat  the  possibility  of  the  authority  being  used  for  money  laundering 
purposes. 
 
 
 
Page 147 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
 
ASSETS 
 
C.18  Heads  of  Service  and  Corporate  Managers  are  responsible  for  ensuring  that 
records  and  assets  are  properly  maintained  and  securely  held.    They  must  also 
ensure that contingency plans for the security of assets and continuity of service in 
the event of disaster or system failure are in place. 
 
 
STAFFING 
 
C.19  The  Chief  Executive  is  responsible  for  determining  overall  staffing  establishments 
and requirements.  The Executive Committee will consider changes to these within 
the overall policy and budget framework. 
 
C.20  Management Board are responsible for controlling total staff numbers in conjunction 
with Heads of Service. 
 
C.21  The  Strategic  Director  (Corporate)  is  responsible  for  ensuring  that  there  is  proper 
use of the job evaluation or other agreed systems for determining the remuneration 
of a job. 
 
C.22  Appointments of all employees shall be made in accordance with the regulations of 
the Council and the approved establishments, grades and rates of pay. 
 
 
TREASURY MANAGEMENT 
 
C.23  The  Council  has  adopted  CIPFA’s  Code  of  Practice  for  Treasury  Management  in 
Local  Authorities,  the  code  includes  a  ‘Treasury  Management  Policy  Statement’.  
The  CFO  is  responsible  for  implementing  and  monitoring  the  statement  and  will 
advise  the  Executive  Committee  immediately  of  any  significant  amendment  to  the 
Code and any consequent or necessary amendment to the Treasury Management 
Policy Statement and/or Treasury Management Strategy. 
 
C.24  The CFO is responsible for submitting to the Executive Committee/Council: 
 
 
a proposed Treasury Management  Strategy before the start of each financial 
year 
 
a mid year and annual review of activity compared to the approved strategy by 
30 September of the succeeding financial year. 
 
C.25  The  CFO  is  responsible  for  reporting  to  the  Executive  Committee  any  significant 
variations to the approved strategy during the year. 
 
C.26  All executive decisions on borrowing, investment or financing shall be delegated to 
the  CFO,  who  is  required  to  act  in  accordance  with  CIPFA’s  Code  of  Practice  for 
Treasury Management in Local Authorities

 
 
Page 148 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
D: 
SYSTEMS AND PROCEDURES 
 
 

INTRODUCTION 
 
D:1 
Sound financial systems and procedures are essential to an effective framework of 
accountability and control. 
 
 
GENERAL 
 
D.2 
The  CFO  issues  guidance  and  requirements  in  relation  to  the  above  (see  also 
Financial Regulation C: Risk Management and Control of Resources which covers 
advice  and  reports  by  the  Corporate  Manager  –  Internal  Audit  on  systems  of 
internal control). 
 
D.3 
Management Board, Heads of Service and Corporate Managers have responsibility 
to ensure adherence to these. 
 
D.4 
Any  changes  made  by  Heads  of  Service  or  Corporate  Managers  to  the  existing 
financial  systems  or  the  establishment  of  new  systems  must  be  approved  by  the 
CFO.    Heads  of  Service  are  responsible  for  the  proper  operation  of  financial 
processes in their own areas. 
 
D.5 
Any changes to agreed procedures by Heads of Service or Corporate Managers to 
meet their own specific service needs are to be agreed with the CFO. 
 
D.6 
Heads of Service and Corporate Managers should ensure that staff receive relevant 
training and guidance. 
 
 
INCOME AND EXPENDITURE 
 
D.7 
Guidance and procedures on the collection of all money due to the Council will be 
under the supervision of the CFO. 
 
D.8 
It is the responsibility of Heads of Service and Corporate Managers to identify staff 
authorised  to  act  on  their  behalf  in  respect  of  making  payments,  receiving  income 
and placing orders, together with the limits of their delegated authority. 
 
D.9 
The  Executive  Committee  is  responsible  for  approving  procedures  for  writing  off 
debts as part of the overall control framework of accountability and control with the 
following exception:- 
 
 
The  process  of  debt  write-off  related  to  the  functions  of  the  Shared  Revenues 
Partnership  (SRP)  which  is  delegated  to  authorised  SRP  officers  in  consultation 
with the SRP Committee, within limits as agreed by that Committee. 
 
 
 
Page 149 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
 
PAYMENTS 
 
D.10  The  CFO  is  responsible  for  arrangement  relating  to  all  payments  (no  suppliers, 
contractors, employees and Members). 
 
 
TAXATION 
 
D.11  The  CFO  is  responsible  for  advising  Heads  of  Service,  in  the  light  of  guidance 
issued  by  appropriate  bodies  and  relevant  legislation  as  it  applies,  on  all  taxation 
issues that affect the authority. 
 
D.12  The  CFO  is  responsible  for  maintaining  the  authority’s  tax  records,  making  all  tax 
payments,  receiving  tax  credits  and  submitting  tax  returns  by  their  due  date  as 
appropriate. 
 
 
TRADING ACCOUNTS 
 
D.13  It  is  the  responsibility  of  the  CFO to advise  on  the establishment and operation  of 
trading accounts. 
 
 
 
Page 150 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
E: 
EXTERNAL ARRANGEMENTS 
 
 
INTRODUCTION 
 
E.1 
The  local  authority  provides  a  distinctive  leadership  role  for  the  community  and 
brings  together  the  contributions  of  the  various  stakeholders.    It  must  also  act  to 
achieve  the  promotion  or  improvement  of  the  economic,  social  and  environmental 
well-being of its area. 
 
 
PARTNERSHIPS 
 
E.2 
The  Executive  Committee  is  responsible  for  approving  delegations,  including 
frameworks  for  partnerships.    The  Council  will  continually  look  for  opportunities  to 
form  partnerships  with  other  local  public,  private,  voluntary  and  community  sector 
organisations to address local needs and priorities. 
 
E.3 
The  Executive  Committee  can  delegate  functions  –  including  those  relating  to 
partnerships – to officers.  Where functions are delegated, the Executive Committee 
remains accountable for them to the full Council. 
 
E.4 
The Chief  Executive or other senior officers represent  the authority  on partnership 
and external bodies. 
 
E.5 
Heads  of  Service  and  Corporate  Managers  are  responsible  for  ensuring  that 
appropriate  approvals  are  obtained  before  any  negotiations  are  concluded  in 
relation to work with external bodies. 
 
E.6 
The  CFO  ensures  that  the  accounting  arrangements  to  be  adopted  relating  to 
partnerships and joint ventures are satisfactory. 
 
 
EXTERNAL FUNDING 
 
E.7 
The  CFO  is  responsible  for  ensuring  that  all  funding  notified  by  external  bodies  is 
received and properly recorded in the Council’s accounts. 
Page 151 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
CONTRACT STANDING ORDERS  
1. 
INTRODUCTION  
 
1.1  
These Contract Standing Orders are made in accordance with the requirements of 
Section  135  of  the  Local  Government  Act  1972  and  the  purpose  is  to  provide  a 
framework within which commissioning and purchasing decisions are undertaken to 
enable the Council to: 
 
 
furthers its priorities 
 
 
use its resources efficiently 
 
 
commission quality goods, services and works 
 
 
operate in a fair, open and transparent manner 
 
 
safeguard its reputation from the implication of dishonesty or corruption. 
 
1.2  
These Contract Standing Orders provide the minimum standards and requirements 
that should be met on all occasions when the Council enters into an agreement for 
the  supply  of  goods,  services  or  the  execution  of  works.  Further  guidance  that 
should  be  applied  to  all  of  the  Council’s  commissioning  and  procurement  is 
provided in the Council’s Commissioning and Procurement Manual.  
 
1.3  
These  Contract  Standing  Orders  apply  to  all  contracts,  leases,  concessions  and 
agreements entered into by or on behalf of the Council; except where: 
 
 
The goods, services or works are provided by a wholly owned subsidiary of 
the  Councils  where  the  Councils  control  the  subsidiary  in  a  similar  way  to 
which control is exercised over their own departments, more than 80% of the 
subsidiary’s activities are undertaken for the Councils and there is no direct 
private capital participation in the subsidiary.   
 
 
The  Councils  collaborate  with  other  Public  Authorities  to  deliver  a  public 
service with a view to achieving objectives that they have in common and the 
collaboration is implemented in a manner governed solely by considerations 
relating to the public interest.  
 
 
The  Councils’  have  established  a  Mutual  Organisation  delivering  a  service 
contract  in  relation  to  education,  healthcare  and  housing,  health  and  social 
work  services,  or  library  and  other  cultural  services.    A  contract  may  be 
awarded for no more than 3 years.  
 
 
 
Page 152 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
 
Circumstances  where  purchases  are  made  or  services  rendered  as  a 
consequence  of  a  contract  made  by  another  Local  Authority,  Government 
Department, Government Body or Agent, the benefits of which the Councils 
obtain as a result of participation in a consortium. 
 
 
Goods are purchased by public auction. 
 
 
The lending or borrowing of money. 
 
 
The appointment of any Officer directly employed by the Councils. 
 
 
The sale or purchase of any land or buildings. 
 
 
The provision of services by Legal Counsel. 
 
 
Agreements setting out the conditions which the Councils will provide funding 
to particular voluntary sector bodies. 
 
 
The goods or services  are supplied at  a fixed price or the prices are wholly 
controlled  by  trade  organisations  or  Government  order  and  no  satisfactory 
alternative is available. 
2. 
DELEGATED AUTHORITY   
 
2.1  
All commissioning and procurement activity by the Council should be undertaken in 
compliance  with  the  Council’s  Procurement  Scheme  of  Delegation  which  is 
provided in Table 1. 
Page 153 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
 
Table 1 – Standard Procurement Scheme of Delegation 
 
£  Value  Approve 
Approve  the  award  of  Signing 
of  Approval of  Approval 
of  Approval  of  Approval 
of 
excl. 
the 
business  
contracts 
Purchase 
certification  of  contract 
exemption 
to 
VAT  
Selection  of 
orders  and  completion  for  extensions  
undertake 

 
Suppliers to 
invoices 
services 
and 
competitive 
Invite 
to 
works 
sourcing  
Tender 
Up 
to  Not 
Approved Officer 
Approved Officer 
Approved 
Approved 
Approved 
Corporate 
£10k 
Applicable 
 
Officer 
Officer 
Officer 
Manager 
£10k  to  Not 
Corporate Manager 
Corporate 
Corporate 
Approved 
Corporate 
Corporate 
£75k 
Applicable 
 
Manager 
Manager 
Officer 
Manager 
Manager 
 
 
 
 
 
£75k  to  Corporate 
Head of Service  
Councils’ 
Head 
of  Corporate 
Head 
of  Head of Service  
£250k 
Manager  
 
Monitoring Officer  Service  
Manager 
Service  
 
 
 
 
 
Over 
Corporate 
Director and Mid Suffolk  Councils’ 
Director 
Corporate 
Director 
Director 
£250k 
Manager 
Executive  and  Babergh  Monitoring Officer 
Manager 
 
Strategy Committees for   
 
 
Strategic Contracts 
All 
For  the  Best  Value  Exemption  for  to  undertake  a  competitive  sourcing  process  approval  for  all  values  is  required  by:  Head  of 
values 
Legal and Governance and the Corporate Manager Commissioning & Procurement. 
Page 154 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
2.2  
Delegation of Authority to Approved Officers 
 
Corporate Managers have responsibility to delegate authority to Approved Officers 
and  should  ensure  that  they  have  the  appropriate  levels  of  capability  and 
understanding to undertake the role.  
 
2.3  
Recording of Delegations 
 
Effective  records  of  delegations  should  be  maintained  in  the  Councils’  Authorised 
Signatory  List  which  the  Councils’  Section  151  Officer  or  his/her  nominee  has 
responsibility  for  the  compilation  of.  Corporate  Managers  have  responsibility  to 
ensure that details of Approved Officers are maintained in the Authorised Signatory 
List.  
 
2.4  
Approval of the Award of Business of Strategic Contracts 
 
For the purpose of approval strategic contracts are defined as: 
 
  Over £250k in value and 
  The goods, services or works have a significant impact upon the delivery of the 
Councils’ services are not replacements for an existing operation. 
 
Following  the  completion  of  the  evaluation  phase  of  procurement  for  a  Strategic 
Contract  approval  of  the  award  of  business  must  be  obtained  from  the  Executive 
Committee  or/and  Strategy  Committees.  This  approval  can  be  delegated  from  the 
relevant  Committee(s)  to  an  Officer  with  the  appropriate  level  of  responsibility, 
however  the  delegation  must  be  in  place  before  the  procurement  process 
commences.  
 
2.5  
Variation from the Procurement Scheme of Delegation 
 
Where  requirements  for  high  value  contracts  and  purchase  orders  occur  on  a 
regular  basis  the  Section  151  Officer  may  approve  a  variation  from  the  Standard 
Procurement  Scheme  of  Delegation  for  requirements  up  to  £250k.  Any  such 
variations should be recorded in the Councils’ Authorised Signatory List.  
 
3. 
PERSONAL INTERESTS  
 
3.1  
Employees of the Council and Members of the Councils should give notice in writing 
to  the  Council  of  any  pecuniary  interest,  direct  or  indirect,  which  he/she  has  in  a 
contract entered into (or to be entered into) by the Council.  
 
3.2  
Such notification should be given to the Council’s Monitoring Officer.  
 
4. 
MANAGEMENT OF RECORDS 
 
4.1  
Proper records of all communications, reports, minutes, meetings, quotes, tenders, 
contract and other relevant documents should be retained securely so as to protect 
the integrity of the process and managed in accordance with the Council’s policy on 
The Management and Retention of Records. 
Page 155 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
4.2  
A record of all Contracts should be entered into the Council’s Contract Register.  
 
5. 

PRINCIPLES 
 
5.1  
The Councils are required to comply with the Fundamental Treaty Principles of the 
EU which should be applied to all of the Councils’ commissioning and procurement, 
the principles are: 
 
  Non-discrimination on the basis of nationality 
  Transparency 
  Equality and fairness  
 
5.2  
All  of  the  Councils’  commissioning  and  procurement  should  be  undertaken  in  an 
open and fair manner which provides the same information to all suppliers and an 
equal opportunity to all potential suppliers.   
 
5.3 
The  Councils  should  ensure  that  comparable  situations  are  not  treated  differently 
and that different situations are not treated similarly. 
 
5.4  
The process of the Councils’ commissioning and procurement and the impact of the 
outputs and outcomes achieved should not impact adversely upon any communities 
or groups within a community.  
 
5.5 
The Councils’ commissioning and procurement should be undertaken with regard to 
the  principle  of  proportionately.  This  requires  that  requirements  placed  upon 
suppliers should  be appropriate for attaining the objective pursued and should  not 
go beyond what is required to achieve the objectives of the procurement.   
 
5.6  
The selection of offers for goods, services or the execution of works from suppliers 
should  be  based  upon  achieving  value  for  money  for  the  Council,  utilising 
sustainable  and  ethical  sources  of  supply  with  minimal  impact  upon  the 
environment.  
 
5.7  
Subject to the test of fairness and equality for potential suppliers the requirement to 
support  specific  regional  economic  and  social  development  opportunities  may  be 
included.  
 
6. 

SOURCING PROCESSES 
 
6.1  
The sourcing process that should be used will depend upon the type and estimated 
value of the requirement (excluding VAT), refer to Table 2. 
 
6.2  
Requirements  should  not  be  broken  down  into  smaller  portions  (lots)  for  the 
purpose of avoiding the application of the procurement thresholds.  
 
Page 156 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
Table 2 – Sourcing Processes 
Value of Expenditure 
Where an Approved List of Suppliers is Not Used 
Where  an  Approved  List  of 
Suppliers 

is 
Used 
(see 
Section 7)  
Less than £1k – All Categories 
Verbal  or  email  confirmation  from  supplier,  pricing  obtained  from  Councils’  Standing  List  –as 
suppliers’ catalogue.  
required  by  the  procedures  of 
£1k to £10k – All Categories 
At least one Informal Quote.  
the relevant Standing List.  
£10k to £30k – All Categories 
At least three Informal Quotes. 
 
Goods and Services- £30k to £75k  
At least three Formal Quotes. 
Framework  Agreement  –  as 
Goods and Services £75k to £172k 
Tender advertised nationally. 
required  by  the  procedures  of 
 
the 
relevant 
Framework 
Agreement.   
Goods  and  Services  (apart  from  Tender  advertised  in  EU  and  undertaken  using  the  formal  EU 
 
Light Touch Services1) over £172k 
Procurement Regime. 
 
 
 
Light  Touch  Services  £75k  to  Tender advertised nationally. 
£625k 
 
Light Touch Services over £625k 
Tender advertised in EU, the formal EU Procurement Regime does 
not have to be applied, however the EU Treaty principles should be 
applied and the Contract Award should be published in OJEU. 
Works £30k to £150k  
At least three Formal Quotes.  
Works £150k to £4.3m  
Tender advertised nationally. 
Works over £4.3m 
Tender  advertised  in  EU  and  undertaken  using  the  formal  EU 
Procurement Regime. 
                                            
 
1 – Light Touch Services are health, social and related services, administrative social, educational and cultural services, compulsory social services, benefit services, 
community social and personal services, religious services, catering services for private households, prison services, postal services, investigation and security services.  
 
Page 157 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
6.3  
A Standing list of suppliers may be compiled where the business requirements 
of  the  Council  require  access  to  a  number  of  suitably  qualified  suppliers  for  a 
specific  category,  value  or  quantity  of  goods,  services  or  the  execution  of 
works. Invitations to quote for these categories will be limited to those suppliers 
whose  names  are  included  on  the  list  compiled  and  maintained  for  that 
purpose.    All  suppliers  included  on  a  standing  list  should  be  given  equal 
opportunities to respond to invitations to quote.  
 
7. 

EXEMPTIONS TO UNDERT AKING A COMPETITIVE SOURCING 
PROCESS 

 
7.1 
Exemptions  to  the  requirement  to  undertake  a  competitive  sourcing  process 
should be approved in accordance with the Councils’ Procurement Scheme of 
Delegation and can only be undertaken in the circumstances listed in Table 3. 
 
Table 3- Exemptions to Undertaking a Competitive Sourcing Process 
 
Type 
of  Criteria 
£ Value for which this 
Exemption 
Exemption  can  be 
Applied  

Sole 
Where 
for 
technical 
or 
artistic 
reasons  Unlimited  
Provider  
connected with the protection of exclusive rights 
 
only 

single 
supplier 
can 
meet 
the 
requirements. 
Urgency A 
Emergency  action  is  required  which  acting  Goods  and  Services 
diligently the Council(s) could not have foreseen  up to  £172k 
and if not  taken would  provide an unacceptable   
impact  upon  on  the  delivery  of  the  Councils’  Works up to £4.3m   
services.  
This  exemption  cannot  be  applied  where 
insufficient  time  has  been  allowed  to  undertake 
the relevant procurement process.   
Urgency B 
In  cases  of  extreme  urgency,  where  the  health  Unlimited 
and safety of the public is at stake and the likely 
hood  of  harm  during  the  period  of  delay  is 
considerable, for reasons unforeseeable by and 
not attributable to the Councils.  

Additional 
Where  the  Councils  require  a  contractor  to  The  contract  can  be 
Works 
or  provide  additional  goods  or  carry  out  additional  extended  to  its  original 
Services 
works  or  services  beyond  50%  of  the  original  value  once  again  and 
contract value (including any extension included  the  total  expenditure 
in  the  original  terms  of  the  contract);  which  the  (including  the  value  of 
Councils  acting  diligently  could  not  have  the  original  contract) 
foreseen  and  undertaking  a  further  competitive  cannot be above: 
sourcing  process  is  unlikely  to  deliver  value  for    £172k  for  goods 
money and will impede upon the delivery of  the 
and services. 
Councils’ services, an exemption may be used. 
  £625k  for  Light 
The  extension  cannot  include  a  variation  in  the 
Touch Services  
scope of the contract. 
  Works up to £4.3m  
Page 158 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
Type 
of  Criteria 
£ Value for which this 
Exemption 
Exemption  can  be 
Applied  

Best Value   
Where there is sufficient evidence that only one  £75k for Goods and all 
supplier is able to undertake the work within the  types of Services 
required 
timescale 
and 
undertaking 
a   
competitive  sourcing  process  would  be  unlikely  £150k for Works 
to deliver value for money and will impede upon 
the  delivery  of  the  Councils’  services,  an 
exemption may be used.  
This  exemption  cannot  be  applied  where 
insufficient  time  has  been  allowed  to  undertake 
the relevant procurement process.   
 
8. 
EXTENSION OF CONTRACTS 
 
8.1 
The term of existing contracts may only be extended if satisfactory performance 
has  been  provided  from  the  contracted  supplier  and  there  is  adequate 
budgetary provision. 
 
8.2 
Contracts may be extended for any period that was provided for in the original 
terms of the contract.  
 
8.3 
Where the Councils require a contractor to provide additional goods or carry out 
additional  works  or  services  due  to  circumstances  which  acting  diligently  the 
Councils  could  not  have  foreseen  an  extension  of  up  to  50%  of  the  original 
value of the contract (which includes any extension periods provided for in the 
terms of the original contract) can be undertaken.  
 
8.4 
Contracts  may  not  be  varied  with  regard  to  the  scope  and  the  type  of  goods, 
services  or  works  that  they  deliver  unless,  the  variation  has  already  been 
provided  for  in  the  original  contract  terms  or  the  changes  are  not  substantial 
and do not alter the nature of the Contract. 
 
9. 
PURCHASE AND WORKS ORDERS 
 
9.1 
With  the  exception  of  the  requirements  included  on  the  Council’s  Purchase 
Order    Exemption  List  an  official  Purchase or Works  Order  should  be  used  to 
undertake all financial commitments on behalf of the Council.  
 
 
 
 
Page 159 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
STAFF EMPLOYMENT PROCEDURE RULES 
1. 
RECRUITMENT AND APPOINTMENT 
 
 
(a) 
Declarations 
 
 
 
(i) 
The Council will draw up a statement requiring any candidate for 
appointment as an Officer to state in writing whether they are the 
parent,  grandparent,  partner,  child,  stepchild,  adopted  child, 
grandchild,  brother,  sister,  uncle,  aunt,  nephew  or  niece  of  an 
existing  Councillor  or  Officer  of  the  Council;  or  of  the  partner  of 
such persons. 
 
 
 
(ii) 
No  candidate  so  related  to  a  Councillor  or  an  Officer  will  be 
appointed without the authority of the relevant Chief Officer or an 
Officer nominated by him/her. 
 
 
(b) 
Seeking support for appointment. 
 
 
 
(i) 
Subject to paragraph (iii), the Council will disqualify any applicant 
who  directly  or  indirectly  seeks  the  support  of  any  Councillor  for 
any  appointment  with  the  Council.  The  content  of  this  paragraph 
will be included in any recruitment information. 
 
 
 
(ii) 
Subject  to paragraph  (iii),  no  Councillor  will  seek  support for  any 
person for any appointment with the Council. 
 
 
 
(iii) 
Nothing  in  paragraphs  (i)  and  (ii)  above  will  preclude  a  member 
from giving a written reference for a candidate for submission with 
an application for appointment. 
 
2. 
RECRUITMENT OF CHIEF [OFFICERS], MONITORI NG OFFICER 
AND SECTION 151 OFFICER 

 
Where  the  Council  proposes  to  appoint  any  of  the  above  posts  and  it  is  not 
proposed that  the appointment  be made  exclusively  from  among  their  existing 
Officers, the Council will:   
 
 
(a) 
draw up a statement specifying: 
 
 
 
(i) 
the duties of the Officer concerned; and  
 
 
(ii) 
any  qualifications  or  qualities  to  be  sought  in  the  person  to  be 
appointed; 
 
 
(b) 
make  arrangements  for  the  post  to  be  advertised  in  such  a  way  as  is 
likely to bring it to the attention of persons who are qualified to apply for 
 
it; and 
Page 160 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
 
(c) 
make arrangements for a copy of the statement mentioned in paragraph 
(a) to be sent to any person on request. 
 
3. 
APPOINTMENT OF HEAD OF PAID SERVICE 
 
This process will be subject to proposed mandatory standing orders regulations 
(see paragraph 8 later). 
 
The  full  Council  will  approve  the  appointment  of  the  Head  of  Paid  Service 
following the recommendation of such an appointment by a Committee or Sub-
Committee of Council. 
 
4. 
APPOINTMENT OF DIRECTORS (INCLUDING THE  MONITORING 
OFFICER AND THE CHIEF FINANCIAL OFFICER)  

 
The Executive Committee or a Sub-Committee of the Executive Committee or a 
panel of Officers established by the Executive Committee will appoint Directors.  
 
5. 
OTHER APPOINTMENTS 
 
(a) 
Officers  below  Director  level.    Appointment  of  Officers  below  Director 
level (other than assistants to political groups) is the responsibility of the 
Head  of  Paid  Service  or  his/her  nominee,  and  may  not  be  made  by 
Councillors. 
(b) 
Assistants  to  political  groups.    Appointment  of  an  assistant  to  a 
political  group  shall  be  made  in  accordance  with  the  wishes  of  that 
political group. 
 
6. 

DISCIPLINARY ACTION 
 
 

(a) 
Suspension.    The  Head  of  Paid  Service,  Monitoring  Officer  and  Chief 
Financial  Officer  may  be  suspended  whilst  an  investigation  takes  place 
into  any  alleged  misconduct  by  a  resolution  of  the  Council  at  an 
extraordinary  or  ordinary  meeting.    The  suspension  will  be  on  full  pay 
and  last  no  longer  than  two  months.    The  Monitoring  Officer  and  Chief 
Financial  Officer  will  not  be  suspended  during  the  period  during  which 
they are undertaking a formal investigation under their statutory powers. 
 
 

(b) 
Independent  person.    No  other  disciplinary  action  may  be  taken  in 
respect  of  any  of  those  Officers  except  in  accordance  with  a 
recommendation in a report made by a designated independent person. 
 
 

(c) 
Councillors  will  not  be  involved  in  the  disciplinary  action  against  any 
Officer below Director level except where such involvement is necessary 
for  any  investigation  or  inquiry  into  alleged  misconduct  though  the 
Council's disciplinary capability and related procedures as adopted from 
time  to  time  may  allow  a  right  of  appeal  to  Members  in  respect  of 
disciplinary action. 
Page 161 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
 
 
7. 
DISMISSAL 
 
Councillors  will  not  be  involved  in  the  dismissal  of  any  Officer  below  Service 
Manager  level  except  where  such  involvement  is  necessary  for  any 
investigation  or  inquiry  into  alleged  misconduct  though  the  Council's 
disciplinary,  capability  and  related  procedures  as  adopted  from  time  to  time 
may allow a right of appeal to Members in respect of dismissals. 
 
 
Page 162 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 3: Rules of Procedure 
Adopted 29/06/2016 

link to page 164 link to page 171 link to page 179  
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
PART 4 
 
Codes and Protocols 
Contents 
MEMBERS’ CODE OF CONDUCT 
164 
CODE OF CONDUCT FOR EMPLOYEES 
171 
PROTOCOL ON MEMBER/STAFF RELATIONS 
179 
 
 
Page 163 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
MEMBERS’ CODE OF CONDUCT 
Suffolk Local Code of Conduct for Members 
 
In accordance with section 26 to 37 of the Localism Act 2011, on 19 and 21 June 2012 
respectively  Babergh  and  Mid  Suffolk  District  Councils  (individually  “the  Council”) 
resolved to adopt the Suffolk Local Code of Conduct to take effect from 1 July 2012 for 
the  purposes  of  discharging  its  duty  to  promote  and  maintain  high  standards  of 
conduct within its area. 
Until  otherwise  amended  or  replaced  by  a  decision  of  the  Council,  the  Suffolk  Local 
Code of Conduct set out below shall hereafter apply to all elected members and any 
co-opted members entitled to vote on any decisions of the Council or its Committees, 
Sub-Committees  or  Joint  Committees  when  acting  in  their  capacity  as  a  Member  of 
the Council. 
Preamble 
The  Suffolk  Local  Code  of  Conduct  shall  be  interpreted  in  accordance  with  the 
following 7 principles of public life identified by the Committee on Standards in Public 
Life chaired by Lord Nolan: 
 
Selflessness  –  Holders  of  public  office  should  act  solely  in  terms  of  the  public 
interests.  They should not do so in order to gain financial or other material benefits for 
themselves, their family, or their friends. 
 
Integrity – Holders of public office should not place themselves under any financial or 
other  obligation  to  outside  individuals  or  organisations  that  might  seek  to  influence 
them in the performance of their official duties. 
 
Objectivity  –  In  carrying  out  public  business,  including  making  public  appointments, 
awarding contracts, or recommending individuals for rewards and benefits, holders of 
public office should make choices on merit. 
 
Accountability  –  Holders  of  public  office  are  accountable  for  their  decisions  and 
actions to the public and must submit themselves to whatever scrutiny is appropriate 
to their office. 
 
Openness  –  Holders  of  public  office  should  be  as  open  as  possible  about  all  the 
decisions and actions that they take.  They should give reasons for their decisions and 
restrict information only when the wider public interest clearly demands. 
 
Honesty – Holders of public office have a duty to declare any private interests relating 
to their public duties and to take steps to resolve any conflicts arising in any way that 
protects the public interest. 
 
Leadership – Holders of public office should promote and support these principles by 
leadership and example. 
Page 164 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
SUFFOLK  LOCAL  CODE  OF  CONDUCT  APPLICABLE  TO  ELECTED  MEMBERS 
AND  CO-OPTEES  APPOINTED  TO  THE  COUNTY,  BOROUGH,  DISTRICT  AND 
PARISH COUNCILS IN SUFFOLK
 
 
1. 
You must treat others with respect. 
 
2. 
You must not:- 
 
(1) 
do  anything  which  may  cause  your  authority  to  breach  any  of  the 
Council’s duties under the Equality Act 2010; 
 
(2) 
bully any person; 
 
(3) 
intimidate or attempt to intimidate any person who is or is likely to be:- 
 
(a) 
a complainant, 
(b) 
a witness, or 
(c) 
involved in the administration of any investigation or proceedings, 
in relation to an allegation that a member (including yourself) has 
failed to comply with his or her authority's code of conduct; or 
 
(4) 
do  anything  which  compromises  or  is  likely  to  compromise  the 
impartiality of those who work for, or on behalf of, your authority. 
 
3. 
You must not:- 
 
(1) 
disclose information given to you in confidence by anyone, or information 
acquired by you which you believe, or ought reasonably to be aware, is 
of a confidential nature, except where:- 
 
(a) 
you have the consent of a person authorised to give it; 
(b) 
you are required by law to do so; 
(c) 
the disclosure is made to a third party for the purpose of obtaining 
professional  advice  provided  that  the  third  party  agrees  not  to 
disclose the information to any other person; or 
(d) 
the disclosure is reasonable, in the public interest, made in good 
faith  and  in  compliance  with  the  reasonable  requirements  of  the 
authority; or 
 
(2) 
prevent another person from gaining access to information to which that 
person is entitled by law. 
 
4. 
You  must  not  conduct  yourself  in  a  manner  which  could  reasonably  be 
regarded as bringing your office or authority into disrepute. 
 
Page 165 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
5. 
You:- 
 
(1) 
must not use or attempt to use your position as a member improperly to 
confer  on  or  secure  for  yourself  or  any  other  person,  an  advantage  or 
disadvantage; and 
(2) 
must,  when  using  or  authorising  the  use  by  others  of  the  resources  of 
your authority:- 
 
(a) 
act in accordance with your authority's reasonable requirements; 
(b) 
ensure  that  such  resources  are  not  used  improperly  for  political 
purposes (including party political purposes); and 
 
(3) 
must  have  regard  to  any  applicable  Local  Authority  Code  of  Publicity 
made under the Local Government Act 1986. 
 
6. 
(1) 
When  reaching  decisions  on  any  matter  you  must  have  regard  to  any 
relevant advice provided to you by:- 
 
(a) 
your authority's Chief Finance Officer; or 
(b) 
your authority's Monitoring Officer, 
 
 
 
where that officer is acting pursuant to his or her statutory duties. 
 
(2) 
You must give reasons for all decisions in accordance with any statutory 
requirements  and  any  reasonable  additional  requirements  imposed  by 
your authority. 
 
7. 
Registration of Interests 
 
(1) 
You must register within 28 days of becoming a member of the Council 
(and to notify the Council’s Monitoring Officer of any changes within 28 
days) any Disclosable Pecuniary interests you may have for publication 
in the Register of Members’ Interests. 
 
(2) 
You  may  not  at  any  time  discharge  any  function  or  participate  in  any 
Council business or discussions,  or vote on any issues that  relate to or 
concern  any  of  your  Disclosable  Pecuniary  Interests  where  you  are 
aware that you have a relevant Disclosable Pecuniary Interest.  You may 
not remain in the chamber or meeting room or in the public gallery when 
any matter that relates to any of your Disclosable Pecuniary Interests is 
under  discussion  or  debate  unless  you  have  requested  and  obtained  a 
written  dispensation  from  your  Council’s  Monitoring  Officer  or  other 
arrangement in advance of the relevant meeting. 
 
 
 
Page 166 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
(3) 
You must register within 28 days of becoming a member of the  Council 
and to notify your Council’s Monitoring Officer of any changes within 28 
days  any  non-statutory  Local  Non  Pecuniary  Interests  set  out  in 
Appendix  A  to  this  code,  but  you  may  participate  in  any  discussions  or 
debates  relating  or  concerning  any  of  your  Local  Non  Pecuniary 
Interests after the date of registration. 
 
(4) 
You  must  declare  any  Disclosable  Pecuniary  Interest  or  Local  Non 
Pecuniary  Interest  to  a  meeting  where  business  is  relevant  to  those 
interests,  including  those  interests  that  are  already  registered  with  the 
Monitoring Officer or where registration is pending. 
 
(5) 
You  must  register,  within  28  days,  any  gifts  and  hospitality  received  by 
you in accordance with the instructions issued within your Council by the 
Monitoring Officer. 
 
(6) 
The Council’s Register of Interests will be available for inspection at the 
Council offices  during  normal office  hours, and will be published on the 
Council’s website. 
 
8. 
Sensitive Interests 
 
 
You may also apply to your Council’s Monitoring Officer for non-publication of 
the  full  details  of  any  of  your  Disclosable  Pecuniary  Interests  or  Local  Non 
Pecuniary Interests where you reasonably believe that publication of the details 
of a particular Disclosable Pecuniary Interests or Local Non Pecuniary Interests 
could result in your being subjected to violence or intimidation.  In considering 
such  applications  the  Monitoring  Officer  shall  have  regard  to  any 
representations  made  by  you  in  determining  whether  he  or  she  considers  the 
relevant Disclosable Pecuniary Interest or Local Non Pecuniary Interest should 
be  treated  as  a  Sensitive  Interest  and  excluded  from  the  published  version  of 
the Register of Members’ Interests. 
 
 
Page 167 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
Appendix A 
 
Part 1 
 
Description of categories of Disclosable Pecuniary Interests 
 
1. 
Any  employment,  office,  trade,  profession  or  vocation  carried  on  by  you  or  a 
relevant person for profit or gain. 
 
2. 
Any  payment  or  provision  of  any  other  financial  benefit  (other  than  from  the 
Council)  made  or  provided  within  the  relevant  period  in  respect  of  any 
expenses  incurred  in  carrying  out  your  duties  as  a  Member,  or  towards  your 
election expenses.  This includes any payment or financial benefit from a trade 
union  within  the  meaning  of  the  Trade  Union  and  Labour  Relations 
(Consolidation) Act 1992 other than from a registered political party. 
 
3. 
Any beneficial interest in securities of a body where –  
 
(1) 
that body (to your knowledge) has a place of business or land in the area 
of the Council and, 
 
(2) 
either: 
 
(a) 
the  total nominal  value  of the  securities  exceeds  £25,000 or  one 
hundredth of the total issued share capital of that body; or 
 
(b) 
the  beneficial  interest  exceeds  one  hundredth  of  the  total  issued 
share capital of the share capital of that body, if of more than one 
class, the total nominal value of the shares of any one class. 
 
4. 
Any contract which is made between the Council and (1) you, (2) your spouse 
or  civil  partner,  (3)  a  person  with  whom  you  live  as  husband  and  wife,  (4)  a 
person with whom you live as if you are civil partners (or a body in which you or 
they have a beneficial interest) –  
 
(1) 
under  which  goods  or  services  are  to  be  provided  or  works  are  to  be 
executed; and 
 
(2) 
which has not been fully discharged. 
 
5. 
A beneficial interest in any land in the Council’s area. 
 
6. 
Any  tenancy  where  to  your  knowledge  (a)  the  landlord  is  the  Council  and  (b) 
the tenant is a body in which you or a relevant person has a beneficial interest. 
 
7. 
A licence of any land in the Council’s area (alone or jointly with others) that you 
or a relevant person occupy for a month or longer. 
 
 
Page 168 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
Part 2 
 
Description of categories of Local Non Pecuniary Interests 
 
1. 
Anybody  of  which  you  are  a  member  or  in  a  position  of  general  control  or 
management and to which you are appointed or nominated by the Council; 
 
2. 
Anybody –  
 
(1) 
exercising functions of a public nature; 
 
(2) 
directed to charitable purposes; or 
 
(3) 
one  of  whose  principal  purposes  includes  the  influence  of  public 
opinion or policy (including any political party or trade union); 
 
of which you are a member or in a position of general control or management; 
 
3. 
The interests  of any person from whom you have received a gift  or hospitality 
with an estimated value of at least £25. 
 
 
Confidential Information Protocol 
 
1. 
A  Protocol  to  support  Paragraph  4(a)(iv)  of  the  Members’  Code  of  Conduct 
which  allows for the disclosure of confidential information by a Member where 
the  disclosure  is  reasonable,  in  the  public  interest,  made  in  good  faith  and 
complies with the reasonable requirements of the Council. 
 
2. 
This Protocol sets out the reasonable requirements of the Council:   
 
(1) 
That  careful  consideration  is  given  to  the  question  of  whether  to  make 
the disclosure and if the disclosure is made, the Member retains a note 
of the main considerations in reaching that decision. 
 
(2) 
That  the  content  of  Committee  reports,  minutes  or  appendices  that  are 
marked  as  confidential  items  will  not  be  disclosed  without  the  prior 
written agreement of the relevant Head of Service or author of the report 
who  will  re-consider  the  need  to  retain  confidentiality  under  the 
provisions  relating  to  exempt  information  under  Schedule  12A  of  the 
LGA 1972 and the Freedom of Information Act 2000. 
 
(3) 
That  the  detail  of  legal  or  other  professional  advice  is  not  disclosed 
without the prior written agreement of the relevant Head of Service. 
 
(4) 
That the Council’s Whistleblowing Procedure (Appendix 5) (found within 
the  Anti-Fraud  and  Corruption  Policy,  and  available  on  the  Council’s 
website) together with the guidelines for reporting concerns (also on the 
website) are considered. 
Page 169 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
 
(5) 
That  the  current  Member/Officer  Protocol  (found  in  Part  5  of  the 
Constitution) is considered. 
 
(6) 
That  the  Members’  Code  of  Conduct  and  associated  guidance  is 
considered. 
 
(7) 
That the advice of the Monitoring Officer or Deputy Monitoring Officer is 
sought prior to disclosure of the information unless agreement has 
already been secured under (2) or (3) above. 
 
3. 
Agreement  to the disclosure of  confidential information may be with or without 
conditions.  
 
4. 
In instances involving particularly sensitive or highly confidential information, a 
Member  may  be  asked  to  sign  a  confidentiality  notice  before  information  is 
released to them.  In such cases, it would be the Council’s expectation that the 
information is not disclosed. 
 
Page 170 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
CODE OF CONDUCT FOR EMPLOYEES 
1. 
Introduction 
 
1.1 
The  public  is  entitled  to  expect  the  highest  standards  of  conduct  from  all 
employees who work in local government. 
 
1.2 
This  Code  is  based  on  a  model  produced  by  the  Local  Government 
Management  Board  and  the  Local  Authority  Associations.  The  Babergh  and 
Mid Suffolk branch of UNISON and the Mid Suffolk branch of Unite have been 
consulted on this Code and has given its full support. 
 
1.3 
Throughout the Council many of the professional groups, and others, will have 
their  own  codes  of  practice  which  will  be  complementary  to  this  Code.  In 
addition  it  may  be  necessary  to  introduce  special  procedures,  rules  etc  for 
specific  matters  which  will  be  issued  to  appropriate  employees,  as  and  when 
necessary. 
 
2. 

Status of the Code 
 
2.1 
This  Code  has  been  adopted  by  Babergh  District  Council  and  Mid  Suffolk 
District Council.  It sets out the minimum standards that must apply. The aim of 
the Code is to lay down guidelines for employees which will help maintain and 
improve standards and protect them from misunderstanding or criticism. 
 
3. 

Interpretation 
 
3.1 
In  this  Code  unless  the  context  otherwise  requires  the  following  expressions 
have the following meanings: 
 
"Employees"  means  all  persons employed  under  a  contract of  employment  by 
Babergh District Council and Mid Suffolk District Council. 
 
"Council" includes both Babergh and Mid Suffolk District Councils 
 
"Councillor" includes both Babergh and Mid Suffolk District councillors. 
 
"Contractor"  includes  contractors  engaged  by  Babergh  or  Mid  Suffolk  District 
Council or the two councils jointly." 
 
4. 

Scope of the Code 
 
4.1 
The Code applies to all employees. 
 
4.2 
Inevitably some of the issues covered by the Code will affect senior, managerial 
and  professional  employees  more  than  it  will  others.  Activities  carried  out  by 
employees  acting  on  behalf  of  the  Council  as  members  of  companies  or 
voluntary  organisations  will  be  subject  to  the  minimum  standards  within  this 
Code. 
 
Page 171 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
5. 
Standards 
 
5.1 
Local  government  employees  are  expected  to  give  the  highest  possible 
standard of service to the public, and, where it is part of their duties, to provide 
appropriate advice to councillors and fellow employees with impartiality. 
 
5.2 
Employees  will  be  expected  to  report  directly  to  the  Chief  Executive,  their 
Director  or  Head  of  Services,  or  in  exceptional  circumstances  through  their 
trade union, and without fear of any recrimination:- 
 
(a)  
any deficiency in the standard or provision of any service; 
 
(b)  
any  breach  of  the  policies,  procedures,  standing  orders  or  financial 
regulations of the Council; 
 
(c)  
any favouritism or discrimination shown to any person; 
 
(d)  
any impropriety or misconduct. 
 
5.3 
Employees  shall  immediately  bring  to  the  attention  of  the  Director  (or  in  the 
case of a Director the Chief Executive) if they believe that there is an actual or 
potential  conflict  of  interest  between  Babergh  District  Council  and  Mid  Suffolk 
District  Council  or  between  roles  and  responsibilities  which  the  Employee 
undertakes for each Council. 
 
6. 

Disclosure of information 
 
6.1 
It  is  generally  accepted  that  open  government  is  best.  The  law  requires  that 
certain  types  of  information  must  be  available  to  members,  auditors, 
government  departments,  service  users  and  the  public.  The  Council  may 
decide to be open about other types of information. 
 
Employees must be aware of which information the Council is and is not open 
about, and act accordingly. 
 
6.2 
Employees  must  not  use  any  information  obtained  in  the  course  of  their 
employment and which is not available to the general public, for personal gain 
or benefit, nor should they pass it on to others who might use it in such a way 
unless there is a legal requirement to do so. Any particular information received 
by an employee from a councillor which is personal to that councillor and does 
not  belong  to  the  authority  must  not  be  divulged  by  the  employee  without  the 
prior  approval  of  that  councillor,  except  where  such  disclosure  is  required  or 
sanctioned by the law. 
 
7. 

Political neutrality 
 
7.1 
Employees  serve  the  Council  as  a  whole.  It  follows  that  they  must  serve  all 
councillors and not just those of the controlling group (if there is one), and must 
ensure that the individual rights of all councillors are respected. 
 
Page 172 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
7.2 
Subject to any rules approved by the Council, employees may also be required 
to advise  political groups. They must do so in ways  which  do not  compromise 
their  political  neutrality.    An  Employee  shall,  therefore,  be  entitled  to  be 
accompanied by a colleague when advising any political group. 
 
7.3 
Employees,  whether  or  not  politically  restricted,  must  follow  every  lawful 
expressed  policy  of  the  authority  and  must  not  allow  their  own  personal  or 
political opinions to interfere with their work. 
 
7.4 
Any  Political  Assistants  appointed  on  fixed  term  contracts  in  accordance  with 
the  Local  Government  and  Housing  Act  1989  are  exempt  from  the  standards 
set out in paragraphs 7.1 to 7.3. 
 
8. 

Relationships 
 
8.1 
Councillors 
 
Employees  are  responsible  to  the  Council  through  its  senior  managers.  For 
some, their role is to give advice to councillors and senior managers and all are 
there to carry out the authority's work. Mutual respect between employees and 
councillors  is  essential  to  good  local  government.  However  close  personal 
familiarity  between  employees  and  individual  councillors  can  damage  the 
relationship  and  prove  embarrassing  to  other  employees  and  councillors  and, 
wherever reasonable and possible, should be avoided. 
 
8.2 
The Local Community and Service Users 
 
Employees must always remember their responsibilities to the community they 
serve  and  ensure  courteous,  efficient  and  impartial  delivery  of  services  to  all 
groups  and  individuals  within  that  community  as  defined  by  the policies  of  the 
Council. 
 
8.3 
Contractors 
 
If  there  is  likely  to  be  a  conflict  of  interest,  employees  must  make  known  in 
writing  to  their  Director  all  relationships  of  a  business  or  private  nature  with 
existing  or  potential  Council  contractors  known  to  the  employee.  Orders  and 
contracts must be awarded on merit, by fair competition against other tenders, 
where  appropriate,  and  no  special  favour  must  be  shown  to  potential 
contractors (particularly those run by, for example, friends, partners or relatives) 
in  the  tendering  process.  No  part  of  the  community  should  be  improperly  or 
illegally discriminated for or against. 
 
8.4 
Employees who, in the course of their job, engage or supervise contractors or 
have any other official relationship with contractors and have previously had, or 
currently have, a relationship in a private or domestic capacity with contractors 
(or their senior staff), must declare that relationship in writing to their Director. 
 
Page 173 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
9. 
Appointments and other employment matters 
 
9.1 
Employees involved in  appointments must  ensure that  these  are made on the 
basis  of  merit.  There  is  a  strong  risk  of  illegality  if  an  employee  makes  an 
appointment  based  on  anything  other  than  the  ability  of  the  candidate  to 
undertake  the  duties  of  the  post.  In  order  to  avoid  any  possible  accusation  of 
bias, employees must not  be involved in  appointments  where they are  related 
to an applicant, or have a close personal relationship outside work with him/her. 
 
9.2 
Similarly,  employees  must  not  be  involved  in  decisions  relating  to  discipline, 
promotion or pay adjustments of any employee who is a relative, partner, etc. 
 
10. 

Outside Commitments 
 
10.1  The NJC Scheme of Conditions of Service for APT&C staff states at Section 7, 
paragraph 70(b) on Official Conduct: 
 
"An  officer's  off-duty  hours  are  his  personal  concern  but  he  should  not 
subordinate  his  duty  to  his  private  interests  to  put  himself  in  a  position  where 
his  duty  and  his  private  interests  conflict.  The  employing  authority  should  not 
attempt  to  preclude  officers  from  undertaking  additional  employment,  but  any 
such  employment  must  not,  in  the  view  of  the  authority,  conflict  with  or  react 
detrimentally to the authority's interests or in any way weaken public confidence 
in the conduct of the authority's business." 
 
(This quotation applies equally to women). 
 
The  national  conditions  of  service  for  chief  officers  and  those  for  chief 
executives also mirror the above points. 
 
10.2  All  employees  have  conditions  of  service  which  require  them  to  obtain  written 
consent  from  their  manager  to  take  any  outside  employment.  All  employees 
must  be  clear  about  their  contractual  obligations  and  should  not  take  outside 
employment  which  conflicts  with  either  Council's  interests.  Employees  can 
appeal their manager’s decision in writing to their Head of Service. 
 
10.3  The  Council  will  not  consent  to  employees  engaging  in  any  other  business 
which  would result in plans or drawings prepared by them outside their official 
duties with the Council, being presented with applications for determination by 
the Council or its Directors. 
 
10.4  Employees  must  adhere  to  any  Council  rules  on  the  ownership  of  intellectual 
property  created  during  their  employment  -  this  could  include  patents, 
copyrights, trademarks and other intellectual property. 
 
 
Page 174 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
11. 
Personal interests 
 
11.1  Employees must declare in writing to their Director any financial or non-financial 
interests  which  could  reasonably  be  considered  to  conflict  with  the  Council's 
interests. 
 
11.2  Employees  must  declare  in  writing  to  their  Director  membership  of  any 
organisation  not  open  to  the  public  without  formal  membership,  and  with 
commitment  of  allegiance,  and  which  has  secrecy  about  rules  or  membership 
or conduct (eg. the freemasons, some friendly societies etc.). 
 
11.3  The Director will treat any such declarations in confidence and will only disclose 
them in appropriate situations. 
 
11.4  For the avoidance of doubt declarations must be made under clause 11.1-11.3 
above if the interest conflicts with either or both Babergh or Mid Suffolk District 
Council's interests. 
 
Note: The Local Government Act 1972 provides that if employees know that a 
contract  in  which  they  have  a  financial  interest  is  before  the  Local  Authority, 
they must give notice of that interest to the Local Authority. 
 
12. 
Equality issues 
 
12.1  Employees must ensure that any Council policies relating to equality issues are 
complied  with  in  addition  to  the  requirements  of  the  law.  All  members  of  the 
community,  customers  and  other  employees  have  a  right  to  be  treated  with 
fairness and equity. 
 
13. 

Separation of Roles During Tendering 
 
13.1  Employees involved in the tendering process and dealing with contractors must 
be clear on the separation of client and contractor roles in the Council. Senior 
employees who have both a client and contractor responsibility must be aware 
of  the  need  for  accountability,  separation  of  activity  as  appropriate,  and 
openness. 
 
13.2  Employees in contractor or client units must exercise and display fairness and 
impartiality  when  dealing  with  all  customers,  suppliers,  contractors  and  sub-
contractors. 
 
13.3  Employees  who  are  privy  to  confidential  information  on  tenders  or  costs  for 
either internal or external contractors must not disclose that information to any 
unauthorised party or organisation. 
 
 
 
Page 175 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
13.4  Employees  contemplating  a  management  buyout,  or  otherwise  considering 
tendering  for  Council  work,  should,  as  soon  as  they  have  formed  a  definite 
intent,  inform their Director in  writing and withdraw from the contract  awarding 
processes. 
 
13.5  Employees  must  ensure  that  no  special  favour  is  shown  to  current  or  recent 
former  employees  or  their  partners,  close  relatives  or  associates  in  awarding 
contracts to a business run by them or a business employing them in a senior 
or relevant managerial capacity. 
 
Note: Attention is also drawn to the Council's Standing Orders on Contracts and 
the Financial Regulations. 
 
14. 

Corruption 
 
14.1  It  is  a  serious  criminal  offence  for  employees  corruptly  to  receive  or  give  any 
gift, loan, fee, reward or advantage for doing, or not doing, anything or showing 
favour, or disfavour, to any person. If a substantiated allegation is made it is for 
the employees to demonstrate that any such rewards, given or received, have 
not been corruptly obtained. 
 
15. 

Use of Financial Resources 
 
15.1  Employees  must  ensure  that  they  use  public  funds  entrusted  to  them  in  a 
responsible and lawful manner. They should strive to ensure value for money to 
the local community and to avoid any action, which by its nature, could lead to 
a legal challenge against the Council. 
 
16. 

Hospitality and Gifts 
 
16.1  The NJC Scheme of Conditions of Service for APT&C staff states at paragraph 
70(a) on Official Conduct: 
 
"The  public  is  entitled  to  demand  of  a  local  government  officer  conduct  of  the 
highest  standard  and  public  confidence  in  his  integrity  would  be  shaken  were 
the least suspicion to arise that he could in any way be influenced by improper 
motives." 
 
(This quotation applies equally to women). 
 
16.2  Employees should only accept offers of hospitality if there is a genuine need to 
impart  information  or  represent  the  Council  in  the  community  (including  the 
business  community).    Offers  to  attend  purely  social  or  sporting  functions 
should  be  accepted  only  when  these  are  part  of  the  life  of  the  community  or 
where the Council should be seen to be represented. They should be properly 
authorised and recorded in the Council's Gifts and Hospitality Register. 
 
Page 176 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
16.3  When  hospitality  has  to  be  declined  those  making  the  offer  should  be 
courteously  but  firmly  informed  of  the  procedures  and  standards  operating 
within the Council. 
 
16.4  When  receiving  authorised  hospitality  employees  should  be  particularly 
sensitive  as  to  its  timing  in  relation  to  decisions  which  the  Council  may  be 
taking affecting those providing the hospitality. 
 
16.5  Acceptance  by  employees  of  hospitality  through  attendance  at  relevant 
conferences  and  courses  is  acceptable  where  it  is  clear  the  hospitality  is 
corporate rather than personal; such hospitality does not need to be recorded. 
In  receiving  such  corporate  hospitality  employees  must  ensure  that  any 
purchasing decisions are not compromised. Where visits to inspect equipment, 
etc. are required, employees should ensure that the Council meets the cost of 
such  visits  to  avoid  jeopardising  the  integrity  of  subsequent  purchasing 
decisions. 
 
16.6  Employees should only accept gifts in accordance with the following guidance: 
 
(i) 
There  can  be  little  doubt  that  the  acceptance  of  gifts  by  Council 
employees from persons who have, or may seem to have, dealings with 
the  Council  would  be  viewed  with  suspicion  by  the  general  public  and 
would  make  the  employee  concerned  and  the  Council  extremely 
vulnerable to criticism. Therefore an employee should tactfully refuse any 
personal gift which is offered to him/her or to a member of his/her family 
by,  or  indirectly  attributable  to,  any  person  who  has,  or  may  have, 
dealings of any kind whatsoever with the Council. 
 
(ii) 
The  only  exception  to  this  rule  is  small  gifts;  i.e.  items  of  a  value  up  to 
£10.00. In such cases, however, whilst the gift may be accepted, it must 
be entered into the Gifts and Hospitality Register. 
 
(iii) 
If  there  is  any  doubt  about  whether  a  gift  may  be  accepted,  the  gift 
should be politely and tactfully refused. 
 
(iv) 
 Employees are reminded that, under the provisions of Sections 1 17 of 
the Local Government Act 1972, Officers employed by a Local Authority 
are forbidden under the colour of  their office and employment to accept 
any  fee or  reward  other  than  their  proper  remuneration  and any  person 
who contravenes this provision would be liable on summary conviction to 
a  fine  not  exceeding  £2,500  (currently).  It  is  also  an  offence  under  the 
Bribery Act 2010 to offer, promise or give a financial or other advantage 
in respect of the award or performance of a contract. 
 
 
 
Page 177 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
(v) 
In the event of an employee receiving a gift  without warning (this would 
include bequests under a will for example) which does not fall within the 
exception mentioned in (ii) above, this should be reported immediately to 
the  Chief  Executive  who,  in  consultation  with  the  Chairman  of  the 
appropriate Committee, will decide whether the gift should be retained by 
the  employee,  returned  or  forwarded  to  some  charitable  or  other 
deserving cause. 
 
17. 

Sponsorship - Giving and Receiving 
 
17.1  Where  an  outside  organisation  wishes  to  sponsor  or  is  seeking  to  sponsor  a 
Council  activity,  whether  by  invitation,  tender,  negotiation  or  voluntarily,  the 
basic conventions concerning acceptance of gifts or hospitality apply. Particular 
care must be taken when dealing with contractors or potential contractors. 
 
17.2  Where the Council wishes to sponsor an event or service, special care must be 
taken to ensure that if any benefit accrues to employees, partners, spouses or 
relatives,  full  disclosure  is  made under  the  hospitality  procedure  above  before 
the venture is pursued.  Similarly, where the Council through sponsorship, grant 
aid, financial or other means, gives support in the community, employees must 
ensure that impartial advice is given and conflicts of interest avoided. 
 
Page 178 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
PROTOCOL ON MEMBER/STAFF RELATIONS 
1. 
Introduction  
 
1.1 
The  relationship  between  Members  and  Staff  is  essential  to  the  successful 
working  of  the  organisation.  This  relationship  within  the  authority  is 
characterised by mutual respect, informality and trust. Members and Staff must 
feel free to speak to one another openly and honestly. 
 
The purpose of this Protocol is to help Members and Staff to perform effectively 
by  giving  guidance  on  their  respective  roles  and  expectations  and  on  their 
relationship with each other. The Protocol also gives guidance on what to do on 
the  rare  occasions  when  things  go  wrong.  Responsibility  for  the  operation  of 
this protocol lies with the Head of the Paid Service.  
 
1.2 
The  Protocol  must  be  read  and  operated  in  the  context  of  any  relevant 
legislation  and  national  and  local  Codes  of  Conduct  and  any  procedure  for 
confidential reporting.  
 
2. 
Roles of Members and Staff  
 
2.1 
The respective roles of Members and Staff can be summarised as follows:  
 
 
Members and Staff are servants of the public and they are indispensable to one 
another however. Their responsibilities are distinct. Members are responsible to 
the  electorate  and  serve  only  so  long  as  their  term  of  office  lasts.  Staff  are 
responsible  to  the  Council.  Their  job  is  to  give  advice  to  Members  and  to  the 
authority, and to carry out the authority’s work under the direction and control of 
the  Council,  the  relevant  committees  and  Panels.  Mutual  respect  between 
Members and Staff is essential to good local government.  
 
2.2 
Members  
 
 
Members have four main areas of responsibility:- 
 
(a) 
determining the policy of the authority and giving it political leadership; 
 
(b) 
monitoring  and  reviewing  the  performance  of  the  authority  in 
implementing that policy and delivering services; 
 
(c) 
representing the authority externally; and 
 
(d) 
acting as advocates on behalf of their constituents. 
 
 
It  is  not  the  role  of  Members  to  involve  themselves  in  the  day  to  day 
management of the authority’s services. 
 
Page 179 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
2.3 
Staff  
 
 
The role of Staff is to give advice and information to Members and to implement 
the policies determined by the authority.  
 
 
In giving such advice to Members, and in preparing and presenting reports, it is 
the  responsibility  of  the  Officer  to  express  his/her  own  professional  views  and 
recommendations.  Whilst  an  Officer  may  report  the  views  of  individual 
Members on an issue, if the Member wishes to express a contrary view he/she 
should not seek to pressure the Officer to make a recommendation contrary to 
the Officer’s professional view. 
  
 
Certain Staff e.g. Chief Executive, Monitoring Officer, Section 151 Officer have 
responsibilities  in  law  over  and  above  their  obligations  to  the  authority  and  to 
individual  Members,  and  Members  must  respect  these  obligations,  must  not 
obstruct Staff in the discharge of these responsibilities, and must not victimise 
Staff for discharging these responsibilities.  
 
3. 
Expectations  
 
3.1 
Members can expect from Staff:- 
 
(a)  A commitment to the authority as a whole, and not to any political group. 
(b)  A working partnership. 
(c)  An  understanding  of  and  support  for  respective  roles,  workloads  and 
pressures. 
(d)  Timely response to enquiries and complaints.  
(e)  Professional advice, not influenced by political views or preference, which 
does not compromise the political neutrality of Staff. 
(f) 
Regular,  up  to  date  information  on  matters  that  can  reasonably  be 
considered appropriate and relevant  to their needs,  having regard to any 
individual responsibilities that they have and positions that they hold. 
(g)  Awareness of and sensitivity to the political environment. 
(h)  Respect, dignity and courtesy. 
(i) 
Training and development in order to carry out their role effectively. 
(j) 
Integrity, mutual support and appropriate confidentiality. 
(k)  That  employees  will  not  use  their  relationship  with  Members  to  advance 
their personal interests or to influence decisions improperly. 
Page 180 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
(l) 
That Staff will at all times comply with the relevant Code of Conduct. 
(m)  Support  for  the  role  of  Members  as  the  local  representatives  of  the 
authority. 
3.2 
Staff can expect from Members:- 
 
(a)  A working partnership. 
(b)  An  understanding  of  and  support  for  respective  roles,  workloads  and 
pressures. 
(c)  Political leadership and direction. 
(d)  Respect dignity and courtesy. 
(e)  Integrity, mutual support and appropriate confidentiality. 
(f) 
Not to be subject to bullying or to be put under undue pressure. Members 
should  have  regard  to  the  seniority  of  Staff  in  determining  what  are 
reasonable  requests,  having  regard  to  the  power  relationship  between 
Members  and  Staff,  and  the  potential  vulnerability  of  Staff,  particularly  at 
junior level. 
(g)  That  Members  will  not  use  their  position  or  relationship  with  Staff  to 
advance  their  personal  interests  or  those  of  others  or  to  influence 
decisions improperly. 
(h)  That Members will at all times comply with the relevant Code of Conduct. 
4. 
Relations between Members and Staff  
 
4.1 
Mutual  respect  between  Members  and  Staff  is  essential  to  good  local 
government.  Personal  relationships  or  close  personal  familiarity  between 
individual  Members  and  Staff  can  damage  this  relationship  and  prove 
embarrassing to other Members and Staff.  
 
4.2 
It  is  not  enough  to  avoid  actual  impropriety.  Members  and  staff  should  at  all 
times  avoid  any  occasion  for  suspicion  and  any  appearance  of  improper 
conduct.  
 
4.3 
Where there is a close relationship, it should be declared by both the Member 
and  Officer  to  the  Chief  Executive  who  will  treat  them  as  confidential.  The 
Member should also advise their Group Leader.  
 
 
 
Page 181 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
4.4 
A  close  relationship  includes  any  family  business  or  close  personal 
relationships. It is not possible to define exactly the range of relationships that 
would  be  considered  close  or  personal.  Examples  however  would  include  a 
family  or  sexual  relationship  and  regular  social  mixing  such  as  holidays  or 
evening meals together.  
 
4.5 
In their dealings with Staff (especially junior Staff) Members need to be aware 
that  it  is  easy  for  Staff  to  be  overawed  and  feel  at  a  disadvantage.  Such 
feelings can be intensified where Members hold official and/or political office.  
 
4.6 
A  Member  should  not  pressure  an  Officer  to  do  something  he/she  is  not 
authorised  to  do  and  which  is  against  his  professional  judgement.  A  Member 
should also not require an Officer to do something which is outside his normal 
duties or working hours.  
 
4.7 
An Officer must  not  seek to influence a Member to do something that may be 
advantageous to the member of staff personally or professionally or injurious to 
another  Officer.  Any  approaches  of  this  nature  should  be  reported  to  the 
Managing Director.  
 
4.8 
No Member or Officer shall criticise or otherwise undermine the other at Council 
or other public meetings.  
 
4.9 
Members will take no part in the appointment or dismissal of staff below Chief 
Officer,  nor  should  they  seek  to  influence  in  any  way  the  appointment  or 
dismissal of a particular person.  
 
5. 
Staff relationships with Chairman, Vice-Chairman and Group Leaders  
 
5.1 
It  is  important  that  there  are  close  working  relationships  between  senior  staff 
and senior members. However, such relationships  should  never be allowed to 
become so close or appear to be close, so that the ability of a staff member to 
deal impartially with other Members or groups is questioned.  
 
5.2 
The  Chief  Executive  and  s151  officer  are  expected  to  work  closely  with  the 
Leaders and Chairmen of the Committees and to meet regularly with them.   
 
5.3 
A  Chairman  should  not  seek  to  influence  a  member  of  staff  to  reduce  the 
options  or  withhold  information  which  should  properly  be  reported  to  the 
appropriate Committee.  
 
5.4 
Any  issues  arising  relating  to  such  reports  that  cannot  be  resolved  will  be 
referred  to  the  Chief  Executive  for  resolution.    The  Chief  Executive  has  the 
ultimate responsibility for the content of the agenda.  
 
5.5 
Staff  are  accountable  to  the  Head  of  Service  and  whilst  Staff  should  always 
seek  to  assist  any  Member,  they  should  not  go  beyond  the  limits  of  whatever 
authority they have been given by their manager.  
Page 182 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
5.6 
Prior  to  the  Council  and  Committee  meetings,  it  is  normal  for  the  appropriate 
Staff  to  meet  informally  with  the  Chairman  and  Vice-Chairman  in  the  case  of 
the  Council  and  other  group  spokesmen  to  discuss  matters  on  the  agenda, 
answer any questions that  Members have which  might  improve the running of 
the meeting and also to enable specific issues to be highlighted for which Staff 
and  members  may  need  to  prepare.    These  meetings  should  be  regarded  as 
confidential meetings.  
 
6. 
Political Groups  
 
6.1 
The operation of political groups is an integral feature of local government, and 
such political groups have an important part to play in the development of policy 
and the political management of the authority.   
 
6.2 
Staff  serve  the  Council  as  a  whole  and  not  exclusively  any  political  group, 
combination of groups or any individual Member of the Councils.  
 
6.3 
Officer Attendance 
 
(a) 
Any political group may request the Chief Executive to  attend a meeting 
of  the  group,  consisting  of  Members  of  the  Councils  only,  to  advise  on 
any particular matter relating to the authority. 
 
(b) 
The Chief Executive may arrange for the attendance of a representative 
in  their  stead,  or  may  decline  to  attend  or  to  provide  a  representative 
where  they  are  of  the  opinion  that  the  particular  issue  is  of  such  a 
political nature that it would be inappropriate to attend. 
 
(c) 
Staff’ advice to political groups will be limited to a statement of material 
facts  and  identification  of  options  and  the  merits  and  demerits  of  such 
options  for  the  authority.  Advice  will  not  deal  with  any  political 
implications  of  the  matter  or  any  option,  and  Staff  will  not  make  any 
recommendation to a political group. 
 
(d) 
Staff will respect the confidentiality of any matter which they hear in the 
course of attending a political group meeting. 
 
7. 
When things go wrong 
 
7.1 
Procedure for Staff 
 
 
From time to time the relationship between Members and Staff may break down 
or  become  strained.  Whilst  it  will  always  be  preferable  to  resolve  matters 
informally, through conciliation by an appropriate senior Manager or Members, 
Staff will have recourse to their Head of Service or to the Council’s Monitoring 
Officer,  as  appropriate  to  the  circumstances.  In  the  event  of  a  grievance  or 
complaint being upheld, the matter will be referred to the Chief Executive, who, 
having advised the Leader of the Council and the appropriate group leader will 
decide on the course of action to be taken.  
 
Page 183 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
7.2 
Procedure for Members  
 
 
In  the  event  that  a  Member  is  dissatisfied  with  the  conduct,  behaviour  or 
performance  of  a  member  of  staff,  the  matter  should  be  raised  with  the 
appropriate Head of Service. Where the member of staff concerned is a Head 
of  Service,  the matter should  be  raised  with  the  Chief Executive.  If  the matter 
cannot  be  resolved  informally,  it  may  be  necessary  to  invoke  the  Council’s 
Disciplinary Procedure.  
 
8.  
Members in their ward role  
 
8.1 
Staff  should  inform  Members  about  major  issues  concerning  the  Council  and 
more specifically about issues affecting the wards that Members represent.  
 
8.2  
Whenever the Council undertakes any form of consultative exercise on a local 
issue,  the  Ward  Members  should  be  informed  and  involved,  as  appropriate. 
Similarly  whenever a public meeting is organised by the Council to consider a 
local issue, all the Members representing the Ward or Wards affected should as 
a matter of course, be invited to attend the meeting.  
 
9. 
Support services  
 
9.1 
The only basis on which the Council can lawfully provide support services (e.g. 
stationery,  typing,  printing,  photocopying room bookings etc) to Members is to 
assist them in discharging their role as a Member of the Council. Such support 
services should only be used for Council business. They should never be used 
in connection with party political or campaigning activity or for private purposes.  
 
9.2  
All  Members  are  required  to  agree  to  adopt  and  abide  by  the  Council’s 
Corporate Internet and E-mail Policy.  
 
10. 
Members’ access to information and Council documents  
 
10.1  If a Member requires information or advice from a member of staff they should 
approach a senior member of staff. It is not usually appropriate for Members to 
deal directly with a junior member of staff.  
 
10.2  Members  have  a  statutory  right  to  inspect  any  Council  document  which 
contains material relating to business which is to be transacted at a Council or 
Committee meeting. This right applies irrespective of whether the Member is a 
member  of  the  Committee  and  extends  not  only  to  reports  which  are  to  be 
submitted  to  that  meeting,  but  to  any  relevant  background  papers.  This  right 
does not apply to certain documents which disclose exempt information.  
 
10.3  A  Member  does  not  have  a  right  to  request  information  out  of  curiosity.  They 
must demonstrate a need to know the contents of a document to enable them 
to  carry  out  their  duties  as  a member.  It  is for  the  Chief  Executive  or  Head of 
Service  to  determine  whether  a  Members’  request  for  information  is  justified 
and can be met from within existing resources.  
 
Page 184 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016 

 
Mid Suffolk District Council 
  
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
 
 
10.4  Any  information  provided  to  a  Member  must  only  be  used  for  the  purpose  for 
which it is provided and a Member must never disclose or use any confidential 
information.  
 
11. 
Correspondence 
 
11.1  Members must not normally communicate in the name of the Council with any 
outside body or person. All such communications should be carried out by the 
appropriate member of staff.  
 
11.2  It may be appropriate in some circumstances for a letter to be sent in the name 
of a Member, for example in response to a letter of complaint sent direct so that 
Member,  but  this  should  be  the  exception  rather  than  the  norm  and  it  should 
only  be  done  following  consultation  with  the  Chief  Executive  or  Head  of 
Service.  
 
11.3   Letters  which  create  contractual,  legal  or  other  obligations  or  which  give 
instructions  on  behalf of  the  Council  must  never  be  sent  out  in  the  name  of  a 
Member.  
 
11.4  Staff  should  consider  when  providing  information  to  one  Member,  whether 
others  should  be  informed  e.g.  in  relation  to  a  Ward  or  local  matter,  unless 
there are good reasons for not making the information more widely available.  
 
12.  
Media  
 
12.1  In  general  Members  provide  comment  and  views  while  Staff  provide  factual 
information. If a Member is unsure about the circumstances of a particular issue 
he should contact the appropriate Officer concerned or ask the Press Office to 
do so.  
 
13. 
Redress and breach of this protocol  
 
13.1  If a Member considers that they have not been treated with the proper respect 
and  courtesy  or  that  a  member  of  staff  is otherwise  in  breach  of  this  protocol, 
they should raise the matter with the member of staff’s Head of Service or the 
Chief Executive.  
 
13.2  If  a  member  of  staff  has  similar  concerns  about  a  Member,  they  should  raise 
the  matter  with  their  Head  of  Service  or  the  Chief  Executive.  In  such 
circumstances the Chief Executive will take appropriate action by approaching 
the individual Member or group leader. 
 
Page 185 of 185 
Mid Suffolk District Council 
The Constitution: Part 4: Codes and Protocols 
Adopted 29/06/2016