Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Constitution for 280140'.

 
SHEEPSCOMBE VILLAGE HALL TRUSTEES AGM 
(ANNUAL GENERAL MEETING) 7.30pm Monday 15 April 2019 at Hall 
 
From minutes on the item relating to the revised Constitution 
 
 
 
ITEM 6. Chairman’s Report – Update to Hall Constitution (Quentin Thompson) 
The Chairman asked the meeting to approve an update to the Hall constitution. He 
had reviewed the old constitution drafted years ago and updated it to the present 
day (for example removing references to village organisations that were no longer in 
existence such as the Youth Club).  
There is one substantive proposed change which is to remove the list of user 
trustees from the body of the constitution to an appendix which the trustees can 
then vary. The Trustees had already agreed the revised constitution, but it needs 
AGM approval to be sent to the Charity Commission. Proposed by: Roger Banks. 
Seconded by Joy Edwards. Passed unanimously. 
 
Revised Constitution in document below, referred to as 
  
Sheepscombe Village Hall Constitution

Sheepscombe Village Hall Constitution 
County – Gloucestershire 
      Ecclesiastical Parish– St John, Sheepscombe 
 
Charity - Parish Room [otherwise Sheepscombe Village Hall]  
Scheme, including appointment of Trustees 
 
CHARITY COMMISSION 
 
In the matter of the Charity known as the Parish Room otherwise known as Sheepscombe 
Village Hall, in the Ecclesiastical Parish of St. John, Sheepscombe, in the County of 
Gloucestershire, regulated by conveyance dated the 30th September 1937; and in the matter of 
the Charities Act, 1960 
 
The CHARITY COMMISSIONERS FOR ENGLAND AND WALES HEREBY ORDER that the 
following Scheme be approved and established: - 
 
1.   SCHEME 
1.1     Administration of the Charity 
The above-mentioned charity and the property thereof specified in the schedule hereto and 
all other the property [if any] of the Charity shall be administered and managed in conformity 
with the provisions of the above-mentioned conveyance dated the 30th September 1937 as 
varied or affected by the provisions of this scheme under the title of Sheepscombe Village Hall 
by the Committee of Management hereinafter constituted as the charity trustees thereof 
within the meaning of section 46 of the Charities Act, 1960. 
Provided that until the end of the first Annual General Meeting to be held as herein under 
provided after the date of this Scheme the Charity shall be administered by the existing 
Trustees of the Charity in accordance with the provisions of the Scheme. 
 
2.   OBJECT 
2.1 Object of the Charity. 
[1] The object of the Charity shall be the provision and maintenance of a village hall for the 
use of the inhabitants of the Ecclesiastical Parish of St John Sheepscombe [hereinafter called 
‘the area of benefit’] without distinction of political, religious or other opinions, including use 
for meetings, lectures and classes, and for other forms of recreation and leisure time 
occupation, with the object of improving the conditions for life for the said inhabitants. 
[2] The land with the buildings thereon specified in the said schedule shall be held upon trust 
for the purposes of a village hall as aforesaid. 
 

Sheepscombe Village Hall Constitution 
3.   COMMITTEE OF MANAGEMENT 
 
3.1 
Constitution 
Subject as hereinafter provided, the Committee of Management [hereinafter referred to as the 
Committee] shall consist of persons [hereinafter referred to as members] being elected 
members and representative members. 
3.2       Elected Members 
Subject as hereinafter provided for casual vacancies, five Elected Members shall be appointed 
at the Annual General Meeting to be held as hereinafter provided and shall hold office from 
the end of the Annual General Meeting at which they are appointed. 
 
3.3       Representative Members 
One Representative member shall be appointed by each of the affiliated  organisations listed 
in the Annex to this Constitution. Each organisation shall notify the name of the person 
appointed by it to the Chairman of the Committee. 
 The appointment of a Representative Member may be made not more than one month before 
the Annual General Meeting and the term of office of a Representative Member so appointed 
shall commence at the end of the meeting. 
 If an organisation entitled to appoint a Representative Member fails to do so within the said 
period of one month before the Annual General Meeting, the appointment shall be made as 
soon as practicable after that meeting. The term of office of a Representative Member so 
appointed and a Representative Member appointed to fill a casual vacancy shall commence on 
the day on which notification is received by the said Chairman 
 
3.4   Co-opted Members 
The Committee may appoint if they think fit no more than two Co-opted Members. Each 
appointment of a Co-opted Member shall be made at a meeting of the Committee 
 
3.5   Termination of Membership  
Any member who is adjudged bankrupt or who makes a composition or arrangement with his 
or her creditors or who is incapacitated from acting or who communicates in writing to the 
Committee a wish to resign shall thereupon cease to be a member. 
All the members shall retire from office together at the end of the Annual General Meeting 
next after the date on which they came into office but they may be re-elected or re-appointed. 
 
3.6   Changes to Representative Members 
The committee shall have power by a resolution passed at a duly constituted meeting by the 
votes of not less than two-thirds of the members for the time being, to allow the affiliation of, 
and hence the appointment of an additional representative member by any organisation in 
the area of benefit not already named in this Scheme. The committee shall also have the 
power by resolution in the same manner to remove an organisation from the list of affiliated 
organisations. 

Sheepscombe Village Hall Constitution 
 
3.7   Alteration of Constitution of Committee  
The constitution of the Committee as hereinbefore provided may on the application by the 
Committee be altered from time to time by order of the Charity Commissioners. 
 
3.8    Casual Vacancies  
Upon the occurrence of a casual vacancy the Committee shall cause a note thereof to be 
entered in the minute book at their next meeting and in the case of a vacancy in the office of a 
representative member shall cause notice thereof to be given as soon as possible to the 
organisation entitled to fill that vacancy. 
A casual vacancy in the office of an elected member may be filled at a meeting of the 
Committee to take effect from the date of that meeting. 
 
3.9    Failure to Appoint  
The proceedings of the Committee shall not be invalidated by any vacancy among its Members 
or by any failure to appoint or any defect of the appointment or qualification of a member. 
 
3.10   Declaration by Members 
No person shall be entitled to act as a member whether on a first or any subsequent entry into 
office until after signing in the minute book of the Committee a declaration of acceptance and 
of willingness to act in the trusts of the Charity. 
 
3.11    Members not to be personally interested  
Except in special circumstances, with the approval in writing of the Commissioner, no 
member shall take or hold any interest in any property belonging to the Charity otherwise as 
a trustee for the purposes thereof, or receive any remuneration, or be interested in the supply 
of work or goods at the cost of the Charity. 
 
4.  MEETINGS AND PROCEEDINGS OF THE COMMITTEE 
 
4.1   Meetings of the Committee 
The committee shall hold at least two ordinary meetings in each year. A special meeting may 
be summoned at any time by the Chairman and by any two members upon seven clear days 
notice being given to all the other Members of the matters to be discussed. 
 
4.2    Chairman 
At the first meeting in each year after the Annual General Meeting, the committee shall elect 
one of their number to be chairman of their meetings until the commencement of the first 
meeting after the Annual General Meeting in the following year and may also elect one of their 
number to be vice-chairman. The Chairman and Vice-Chairman shall always be eligible for re-
election. 
If the Chairman and Vice-Chairman [if any] are absent from any meeting of the committee, the 
members shall choose one of their number to be chairman of the meeting before any other 
business is transacted. 
 

Sheepscombe Village Hall Constitution 
4.3    Voting 
Except as hereinbefore provided, the majority of votes of the members present shall 
determine every matter and voting on the question, but in case of equality of votes the 
chairman of the meeting shall have a second or casting vote. 
 
4.4    Minutes & Accounts 
A minute book and books of account shall be provided and kept by the committee. 
 
4.5     Rules 
Within the limits prescribed by this scheme, the committee may from time to time make and 
alter rules for the conduct of their business and for the summoning of their meetings and in 
particular with reference to: 
 4.5.1 the terms and conditions upon which the said building may be used for the purposes 
specified in this scheme by persons or bodies other than the committee and the sum [if 
any] to be paid for such use 
4.5.2 the appointment of an auditor, treasurer and such other unpaid officers as the 
committee may consider necessary and the fixing of their terms of office. 
4.5.3 the engagement and dismissal of such paid officers and servants as the committee 
may consider necessary 
4.5.4 the number of members of the Committee who shall form a quorum at meetings of 
the Committee, provided that the number of members who shall form a quorum shall not 
be less than one third of the total number of Members for the time being. 
 
5.  INSURANCE 
 
5.1    Insurance 
The Committee shall insure the building and the furniture and the effects therein to the full 
value thereof against fire and other usual risks and shall suitably insure against risks arising 
out of the ownership of property and the employment of persons. 
 
6.  APPLICATION OF INCOME 
 
6.1    Receipts and Expenditure 
The income of the Charity, including all payments for the use of the said building and all 
donations for the benefit thereof, shall be paid into a trust account at such bank as the 
Committee shall from time to time prescribe. 
The monies standing to the credit of the said account shall be applied as the Committee shall 
decide in insuring as aforesaid, in maintaining and repairing the said building and the 
furniture and effects therein and in paying all rent [if any], rates, taxes, salaries of paid officers 
and servants and other outgoings and in otherwise furthering the object of the Charity. 
 
6.2 Surplus Cash 
Sums of cash at any time belonging to the Charity and not needed for immediate working 
purposes shall be invested in the name for the Official Custodian for Charities unless the 
Commissioners otherwise direct. 
 
 

Sheepscombe Village Hall Constitution 
7.  ANNUAL GENERAL MEETING 
 
7.1 
   Annual General Meeting 
There shall be an Annual General Meeting in connection with the Charity which shall be held 
in the month of April in each year or as soon as practicable thereafter.  All inhabitants of the 
area of benefit of 18 years of age and upward shall be entitled to attend and vote at the Annual 
General Meeting. 
 
The first Annual General Meeting shall be convened by the existing Trustees of the Charity and 
every subsequent Annual General Meeting shall be convened by the Committee. 
 
Public notice of every Annual General Meeting shall be given in the area of benefit at least 
fourteen days before the date thereof. 
 
Before any business is transacted at the first Annual General Meeting after the date of this 
Scheme the persons present thereat shall appoint a Chairman of the meeting. The Chairman of 
subsequent Annual General Meetings shall be the chairman for the time being of the 
Committee, but if he or she is not present, before any other business is transacted, the persons 
present shall appoint a Chairman of the meeting.  
 
The Committee shall present to each Annual General Meeting the report and accounts of the 
Charity of the previous year. 
 
8. 
GENERAL PROVISIONS 
 
8.1 Donations 
The Committee may accept any donations or property for the general purpose of the Charity 
and they may also accept donations or property for any special objects connected with the 
Charity, not inconsistent with the provisions of this Scheme. 
 
8.2         Questions under Scheme 
Any questions as to the construction of this Scheme or as to the regularity or the validity of 
any acts done or about to be done under this Scheme shall be determined by the 
Commissioners upon such application made to them for the purpose as they think sufficient. 
9.      SCHEDULE 
 
9.1   Land 
Land containing 2,182 square yards or thereabouts situate at Sheepscombe in the County of 
Gloucestershire with the buildings thereon known as the Parish Room or Village Hall being 
the land comprised in the above- mentioned conveyance dated the 30th September 1937 and 
made between Percy Thomas Rose of the one part and Laurence Gilbert Allum and three 
others of the other part and recorded in the books of the Charity Commissioners on the 16th 
February 1938 pursuant to section 29(4) of the settled Land Act,1925. 
Note:  The above- mentioned land is vested in the Official Custodian for Charities by virtue of 
an Order of the Commissioners of the 3rd January 1939 as affected by the provisions of the 
Charities Act 1960. 
 
Sealed by Order of the Commissioners this 17th day of February 1981.     

Sheepscombe Village Hall Constitution 
 
Annex 
 
Affiliated organisations 
 
The Managers of Sheepscombe School 
The Painswick Parish Council 
The Parochial Church Council of the Ecclesiastical Parish of St John, Sheepscombe 
The Sheepscombe Bridge Club 
The Sheepscombe Cinema Club 
The Sheepscombe Playgroup 
The Sheepscombe Society 
The Sheepscombe Table Tennis Club 
The Sheepscombe Women’s Institute