This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FHFT Policy for Equality Act 2010 and Reasonable Adjustments for Disabled Patients'.


                                                               
Minutes of the Equality, Diversity and Human Rights Steering Group 
15th December 2017:  from 10 - 12   
Seminar Room 1, PGEC, Frimley Park Hospital 
 
NB: Those present at this meeting should be aware that their names will be listed in the 
notes of the meeting which may be released to members of the public on request. 
 
Name 
 
Dept 
Attended/Apology 
Deputy Director of Organisational  Attended 
Eleanor Shingleton-Smith   ESS  Development 
Jennifer Sistig 
JS 
Chaplain (Frimley) 
Attended 
Agi Zarzycka 
AZ 
Information Department Rep 
Attended 
Del Harvey 
DH 
Information Department Rep 
Attended 
Bruce Montgomery 
BM 
FTSU Guardian 
Attended 
Najeeb Rehman 
NR 
E&D Manager 
Attended 
Deborah Rogers 
DR 
Equalities Officer 
Attended 
Philip Byne  
PB 
HR Business Partner 
Attended  
 
 
 
 
 
 
Item  
Action 
1. 
M inutes from 27th September 2017 agreed as being accurate record. 
 
ESS asked if there were any comments from the last minutes. 
 
Relating to physical access, NR talked about recent isolated access issues 
at Wexham Park, ramps/lack of dropped curbs in suitable places.  
 
ESS suggested more thought is required when preparing for refurbishments 
and the disruption that it causes. 
 
JS advised that the Chapel at Wexham now has automatic doors making it 
easier for people in wheelchairs and also people with physical impairments 
to enter the Chapel. 
2. 
 quality Objectives update 
 
 
Corporate 
 
 
NR provided summarised progress against the equality objectives with the 
 
key points being: 
 
 

 
  3,035 staff at Frimley Park and 2,008 staff at Heatherwood and 
 
Wexham Park have completed Equality and Diversity training; overall 
 
compliance is 57% 

 
  Equality Impact Analyses have been completed on the following 
policies: Flexible Working, Capability Policy, Medical Illustration 
 
Policy, Safeguarding, Car Parking Concessions 
 
 
 

NR mentioned that E&D training is no longer part of the Corporate Induction.   
Needs to be completed by employees 3 yearly and is down to the individuals   
to ensure compliance. NR suggested a trigger is required, DR mentioned 
 
this should be raised by managers as part of the yearly appraisal round.  
 
 
NR also mentioned that a new microsite is going to be launched shortly 
JS to send 
where all of the Mandatory and Statutory subjects will be located. The 
Religion & Belief 
microsite can hold a number of documents, web links and other signposting 
document to NR 
to raise awareness of particular subject areas. JS requested that a Religion 
for adding to the 
& Belief document is added to the microsite under Equality and Diversity. 
microsite 
 
 
 
Service Equality 

 
  Ongoing activity being led by Chaplaincy on developing a Religious 
and Belief Guide 
 
 
 
BM talked about the end of life conference held in October, details can be 
 
found on the intranet. Another conference is likely to be held in 2018.  
 
 
BM has requested but been unable to get a slot on the corporate induction. 
 
Also looking into getting a page on the intranet. Guidance is available for 
 
duty managers. 
 
Interpreting and Translation  
 
 
  Fulfilment of British Sign Language (BSL) bookings is running at 89%   
 
 
Deaf patients are mostly attending Outpatients, Eye Clinic and Maternity. 
 
Video BSL interpreting is something the Trust would like to move forward 
 
with and it is on the IT Department worklist. However there is no confirmed 
 
date as to when Video BSL could be introduced.  
 

 
  Face to face language is running around 93% fulfilment rate. 
Telephone interpreting needs to be increased 
 
 
 
DR has contacted Capita to advise the Trust is often not being notified when 
 
an interpreter is not available.  
 
 
  At Frimley Park the most common languages booked are still Nepali 
 
while at Heatherwood and Wexham Park the most common 
 
languages are Polish, Romanian, Urdu and Punjabi 

 
  Nepalese bank interpreters have been recruited and are going 
through the pre employment checks with a view to starting in January 
 
 
 
Accessible Information Standard 
 
 
  Large font letters in place in HWPH and FP 
 
  Safeguarding adults referral form now on ICE system to make it 
 

easier for ED staff to access 
 
  Contact made with GP committees to raise awareness of importance 
 
of notifying the Trust of patient’s communication needs on the referral   
 
 
Autism Engagement  
 
 
NR & DR attended an autism engagement event in Slough. The event was 
 
also attended by other public sector organisations who presented on their 
 
roles and what they offer. DR has made contact with the Autism Trust in 
 
Camberley, Polly’s Place and a meeting will be scheduled for January 2018.   
 
Nepali Community  
 
  Nepali Cancer Buddies service now in place to support Nepali 
 
patients undergoing cancer treatment 
 
 
 
 
AZ asked who is admitting on the wards, some enter more details than 
AZ/DH to advise 
others, is this down to training and time constraints. Often just the first few 
Data Quality 
fields of the drop down list are entered. On occasion patients have been on a  Group on 
ward for a week and their details have still not been recorded. DH suggested  methods to 
it should be mandatory. ESS advised that we need to be mindful of what we 
ensure accuracy 
should capture. DH talked about some people not wanting to provide 
of data 
information such as religion, as it is a sensitive subject and people do not 
 
see the relevance of declaring their religion or belief. 
 
Employment Equality 
 
 
Diversity at Senior Levels 
 

 
  Latest figures from the Electronic Staff Record (ESR) database 
 
positively show that since April 2017, proportion of Black & Minority 
(BME) staff in Bands 7 – 8c has increased by 1% in each of these 
 
Bandings 
 
  The proportion of BME staff at Band 8d has increased from 0% - 14%   
which is a significant increase  
 
  Gender diversity in Bands 7 – 9 shows variations 
 
  The largest increase in female staff is 5% in Band 8c and a 67% 
 
increase in Band 9 

 
  The largest drop in female staff is 8% in Band 8d 
 
 
 
Disability  
The Trust has progressed from Disability Confident (Committed) to Disability 
Confident. The Trust has evidenced it has processes in place to support the 
recruitment and retention of staff with disabilities 

3. 
 
Feedback from other groups / areas: (changes/improvements made; 
 
proposals for improvements)  
Chaplaincy 
JS advised that refurbishment of the chapel toilet is now complete. 
Raising Concerns 
BM talked about it being early days in understanding the diversity of people 
raising concerns. A questionnaire is sent after a complaint is closed asking 
what was good, what could have been done better and would they raise a 
concern again. 
Disability Group Meetings  
NR talked about recent disability group meetings which had taken place at 
Heatherwood and Wexham Park and Frimley Park. Both Groups had met 
again after a long while. There were a number of issues discussed namely: 
  Introduction of new parking concessions and  charging for Blue Badge 
Holders 
  Raising Awareness of the needs of patients with hearing loss 
amongst staff 
  Developing a Work plan for the Groups at both sites 
  Inviting Staff onto both Groups 
 
4. 
 
Date of next meeting: