This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Electronic Patient Records & Document Scanning'.



 
Tuesday, 16 April 2019 
 
 
Daniel Stonard 
E.mail:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
Dear Daniel  
 
Freedom of Information Act Request: Our ref #1601 
 
Thank you for your FOI request regarding electronic patient records and document scanning.  Please find 
below our response:   
 
1.  Does the trust manage the digitisation of its patient records on-site or is this an outsourced 
service?  There is no programme of digitisation 
 
2.  If outsourced who is the current provider, when did the contract start and what is the contract 
term? Not applicable  
 
3.  If the patient file scanning is provided in house how many staff are involved?  Not applicable  
 
4.  What is the volume of patient record creation per day/week/month by the trust (day forward 
records)? No records are digitised  
 
5.  What is your average number of daily created paper records? We are unable to provide an answer 
to this question as it would take more than 18 hours to collate the information.   
 
6.  Does the trust currently scan documents at department level? No  
 
7.  Please outline which departments are scanning physical paper records and average daily volumes, 
both back scan and day forward (if they can be separated). None   
 
8.  Is there a quality standard to adhere to within the trust for scanning paper notes?  No 
 
9.  Does the trust scan other records than patient files? No  
 
10. Can you please provide the contact details including email address/format of the trust’s IT 
Director?   The Trust does not have an IT Director.  IT falls within the remit of our Director of 
Finance, Mr Steve Washbourne.  E.mail:  xxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxx.xxx 
 
a.  If the IT Director is not responsible for digital transformation, please supply contact details, 
including email address/format of the person(s) who are.  Mr Mark Bemrose, Network 
manager.  E.mail:  xxxx.xxxxxxx@xxx.xxx 

b.  Please also supply the details of those responsible for managing patient records (scanning, 
physical storage and delivery etc).  Mr Matt Payne.  Clinical Service Manager  E.mail:  
xxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx 
 
The Royal Orthopaedic Hospital NHS Foundation Trust, Bristol Road South, Northfield, Birmingham, B31 2AP 
Telephone:  0121 685 4000 


 
11. Could you please supply a current organisational chart for medical records, digitisation services and 
digital transformation programmes? This information is not available.   
 
I hope that this response answers your request, however please let me know if it does not. If you are 
unhappy with the Trust’s response you can appeal to: 
 
Paul Athey 
Acting Chief Executive 
The Royal Orthopaedic NHS Foundation Trust 
Trust Headquarters 
Bristol Road South 
Birmingham   
B31 2AP 
 
If you then remain dissatisfied, you have the right under section 50 of the Freedom of Information Act to 
apply to the Information Commissioner to seek resolution to the matter.  
 
Further details can be found on the website: http://www.informationcommissioner.gov.uk/ 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Simon Grainger-Lloyd 
Associate Director of Governance & Company Secretary