This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Canterbury Jobcentre Plus - claimants' travel costs'.

Work Coach discretion 
and financial 
responsibilities 

Last modified:
27 December 2018 - 13:20 
Discretion
1. Where WC teams have flexibility and discretion in making awards from FSF, this 
responsibility must be taken seriously.
2. Each FSF award must be considered on its individual merits. In exercising their 
discretion, WCs must take into account national and local guidelines and ensure all 
awards are reasonable and represent good value for money in terms of enhancing 
employment prospects and reducing the time spent on benefit. Before proposing an 
award, the WC must first have considered all other possible sources of funding; this 
includes making a judgement on whether or not the claimant could, in their particular 
circumstances, reasonably be expected to fund the purchase themself.
3. When considering making an FSF award, WCs are encouraged to apply what might 
be termed a ‘tabloid test’ - essentially, if the nature of the award you made was 
portrayed in the press as being ‘a waste of taxpayers money’, could you give an 
explanation for your actions that would stand up to public scrutiny? Applying the 
‘tabloid test’ will also help WCs in relation to discharging their financial responsibilities 
(see below).
Financial responsibilities
5. When making a discretionary award, WCs must be mindful of the fact that they are 
awarding taxpayer’s money. In this regard, the DWP standards of behaviour include:

correct procedures are followed in all matters to ensure responsible use of 
public money

employees must ensure money, property and other funds are properly 
safeguarded and not used inappropriately.
6. Failure to follow departmental standards / policy could lead to disciplinary action 
being taken against the individual(s) concerned.
7. Discretionary spend is subject to local management checks , and Internal Audit may 
undertake a detailed review of activities / payments at any time.
8. To fully meet the ‘standards of behaviour’, steps must be taken to identify FSF 
overpayments 
and recoup the money. Key to identifying overpayments / inappropriate 
payments is ensuring awards are fully supported by robust, relevant documentation 
(e.g. receipts, invoices etc).
9. WC teams must have an understanding of the different payment methods available 
for FSF and, where they have a choice, select the most appropriate option. Awarding 
cash in advance (where this is an option) carries the greatest risk of all and should, 
therefore, only be used where there is no viable alternative and only in very 
exceptional circumstances, for example, it’s the last resort. The Making a payment 
chapter of FSF guidance gives information about payment options and the subject 
specific chapters 
indicate which payment methods are appropriate.


Document Outline