This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'HMRC and data sharing with the DWP'.

 
 
Official 
 
 
 
 
 
 

Process-specific MoU 
 
 
 
 
 
 
 

Memorandum of Understanding 
between 
Department for Work and Pensions 
and 
Her Majesty’s Revenue and Customs 
 
In Respect of Data Sharing of Personal Information with Data and 
Analytics 
 
 
 
 
 
 
 

If you require further help, please contact your Senior Responsible Officer (SRO) (DWP) or Data Guardian 
(DG)(HMRC) in the first instance. 
If necessary, your SRO or DG will contact Central Policy Information Policy and Disclosure team, 
Security & Information or others as appropriate for additional advice and support. 
 
 
 
Version: 9.0 
Page 1 of 29 
MoU Reference Number: MOU-UA- 
P0001 

 
Official 
 
 
 
 
 

Glossary of key terms 
 
In this Agreement the following words and phrases will have the following meanings: 
B&C 
Benefits and Credits 
CESG 
UK government’s National Technical Authority for 
Information Assurance 
CRCA 
Commissioners for Revenue and Customs Act 
D&A 
Data and Analytics 
Data Controller 
has the meaning given in Part 1 (1) DPA 1998 
Data Processor 
has the meaning given in Part 1 (1) DPA 1998 
Data Protection Legislation 
means the Data Protection Act 1998, the EU Data 
Protection Directive 95/46/EC, the Regulation of 
Investigatory Powers Act 2000, the 
Telecommunications (Lawful Business Practice) 
(Interception of Communications) Regulations 2000 (SI 
2000/2699), the Electronic Communications Data 
Protection Directive 2002/58/EC, the Privacy and 
Electronic Communications (EC Directive) Regulations 
2003 and all applicable laws and regulations relating to 
processing of personal data and privacy, including 
where applicable the guidance and codes of practice 
issued by the Information Commissioner 
Data Subject 
has the meaning given in Part 1 (1) DPA 1998 
DF(LPS) 
Department of Finance , Land and Property Services 
Departments 
Refers explicitly to the DWP and HMRC for the basis of 
this document. References to any other Government 
Department will be explicitly referenced where 
required. 
DFC 
Department for Communities 
DPA 
Data Protection Act 1998 
DWP 
Department for Work and Pensions 
FoIA 
Freedom of Information Act 2000 
HMRC 
Her Majesty’s Revenue and Customs 
UNCLASSIFIED 
 
Version: 9.0 
Page 2 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 


 
Official 
 
 
LA 
Local Authorities 
Law 
means any applicable law, statute, bye-law, regulation, 
order, regulatory policy, guidance or industry code, rule 
of court or directives or requirements of any Regulatory 
Body, delegated or subordinate legislation or notice of 
any Regulatory Body 
MOU 
Memorandum of Understanding 
NIHE 
Northern Ireland Housing Executive 
Partners 
means partners to this Agreement, namely the 
Secretary of State for Work and Pensions and Her 
Majesty’s Revenue and Customs 
Processing & Process 
has the meaning given in Part 1 (1) DPA 1998 
Personal data 
has the meaning given in Part 1 (1) DPA 1998 
Regulatory Bodies 
means those government departments and regulatory 
statutory and other entities, committees and bodies 
which, whether under statute, rules, regulations, codes 
of practice or otherwise, are entitled to regulate, 
investigate, or influence matters dealt with in this 
Agreement and “Regulatory Body” shall be construed 
accordingly 
Sensitive personal data 
has the meaning given in Part 1 Section 2 of the DPA 
1998 

 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 3 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 


 
Official 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Signatory Details 
 
 

DWP Senior 
 
Responsible Owner 
HMRC Senior 
 (Customer Services Security and 
Responsible Owner 
Information Business Partner) 
HMRC Senior 
( RIS Analysis –CNI) 
Responsible Owner 
 
 

Version History 
 
 

Version 
Date 
Summary of changes 
Changes 
marked 

0.1 
09/07/2010  Draft version 
No 
0.2 
06/08/2010  Draft Version 
No 
0.3 
08/09/2010  Draft Version 
No 
0.4 
10/01/2011  Draft Version 
No 
0.5 
04/02/2011  Final Version 
No 
1.0 
04/02/2011  Final Version 
No 
1.1 
06/10/2011  Draft Version 
No 
1.2 
24/10/2011  Final Version 
No 
2.0 
24/10/2011  Final Version 
No 
2.1 
09/11/2011  Final Version 
No 
3.0 
09/11/2011  Final Version 
No 
4.0 
23/07/2012  Final Version 
No 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 4 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 


 
Official 
 
 
 

4.1 
10/12/2012  Draft Version 
No 
4.2 
17/01/2013  Draft Version 
No 
4.3 
07/02/2013  Draft Version 
No 
4.4 
01/03/2013  Final Version 
No 
5.0 
01/03/2013  Final Version 
No 
5.1 
01/05/2014  Draft Version 
No 
5.2 
10/06/2014  Draft Version 
No 
5.3 
01/07/2014  Draft Version 
No 
6.0 
01/07/2014  Final Version 
No 
6.1 
26/05/2015  Draft Version 
Yes 
6.2 
26/06/15 
Draft Version 
Yes 
6.3 
15/07/15 
Draft Version 
Yes 
6.4 
30/07/15 
Draft version 
Yes 
7.0 
21/08/15 
Final Version 
No 
7.1. 
10/01/17 
Draft Version 
No 
7.2 
30/01/17 
Draft Version 
No 
8.0 
07/2/2017 
Final Version 
NO 
8.1 
29/01/18 
Draft Version 
No 
8.2 
22/02/18 
Draft Version 
No 
8.3 
27/02/18 
Draft Version 
No 
8.4 
14/03/18 
Draft Version 
No 
8.5 
10.04.18 
Draft Version 
No 
9.0 
11.04.18 
Final Version 
No 
 
 

Review Dates 
 
 

Version 
Publication date 
Review date 
1.0 
04/02/2011 
October 2011 
2.0 
24/10/2011 
October 2012 
3.0 
09/11/2011 
October 2012 
4.0 
23/07/2012 
October 2013 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 5 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 


 
Official 
 
 
 
5.0 
03/04/2013 
April 2014 
6.0 
24/07/2014 
July 2015 
7.0 
21/08/2015 
August 2016 
8.0 
07/02/2017 
February 2018 
9.0 
11/04/2018 
February 2019 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 6 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 


link to page 2 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 15 link to page 15 link to page 16 link to page 16 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 19 link to page 20  
Official 
 
 
Contents 
Glossary of key terms  
  2 
Signatory Details  
  4 
Version History  
  4 
Review Dates  
  5 
Introduction  
  9 
Purpose of the data share  
10 
Data items to be shared  
10 
How data will be shared  
10 
Legal Power  
11 
Data Controller relationship  
12 
Onward Disclosure  
12 
Data Quality Assurance  
13 
Data Security  
13 
Data Retention and Destruction  
14 
Subject Access Requests  
14 
Freedom of Information Requests  
14 
Security Incidents  
15 
Liaison and Monitoring Arrangements  
15 
Resolving Issues  
16 
Review  
16 
Termination  
17 
Appendices  
17 
Appendix A – Contact details for key members of staff from Partner organisations  
17 
Appendix B – List of Data Items DWP is sharing with HMRC  
19 
Appendix C – List of Data Items HMRC is sharing with DWP  
20 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 7 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 


link to page 22 link to page 24 link to page 25 link to page 27  
Official 
 
 
 
Appendix D – Legal Gateways for the Sharing of Information  
22 
Appendix E Document Control Personnel  
24 
Appendix F – Savings & Investments Data Exchange  
25 
Signatories  
27 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 8 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 


 
Official 
 
 
 
 

Introduction 
 
1. 
This Memorandum of Understanding ( MOU) sets out the data sharing arrangements 
between the “Partners”, that is Her Majesty’s Revenue and Customs and the Secretary 
of State for Work and Pensions (DWP), in relation to the sharing of personal data held by 
HMRC with the Data and Analytics section of DWP. 
 
2. 
This MOU describes the regular strategic data exchanges between HMRC and DWP 
Data and Analytics (D&A). The DWP operates a number of IT systems to support the 
delivery of its services across the United Kingdom. These IT systems are utilised by the 
Department for Communities (DFC) to deliver its operational commitments. DWP data 
exchanges documented in the MOU therefore include customers of DFC. This MOU 
relates to the bulk exchange (as detailed in Appendix B &C) of information assets 
between HMRC and DWP and does not replace or supersede other MOUs that support 
inter-departmental understandings, for example between HMRC Benefits & Credits, DWP 
& DFC for the provision of Live Service to deliver Child Benefit and Tax Credits. All 
MOUs between HMRC and DWP will stand independently of each other. 
 
3. 
This MOU documents the lawful basis for this data sharing initiative, together with the 
principles and processes for securely exchanging and using information. The Partners 
agree to observe all the obligations set out in this MOU. 
 
4. 
This MOU is not a contract and is not legally binding. It does not create a legal power for 
either Partner to lawfully exchange and process personal information, and it does not 
provide indemnity from action under the DPA or any other law. 
 
5. 
This MOU does not remove or reduce legal obligations or responsibilities on either 
Partner, for example as data controllers under the DPA. The Partners have entered into 
this MOU for the purposes of the Data Protection Principles set out in Schedule 1 to the 
DPA a
nd the Seventh Data Protection Principle in particular, which requires that: 
 
“Appropriate technical and organisational measures shall be taken against unauthorised or 
unlawful processing of personal data and against accidental loss or destruction of, or damage 
to, personal data.” 

 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 9 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 


 
Official 
 
 

6. 
This MOU will commence when the final version has been signed by or on behalf of all 
Partners and will terminate in accordance with paragraphs 47 and 48. This MOU will 
supersede the previous agreement signed on 07.03.17. 
 
7. 
Both departments are subject to the forthcoming General Data Protection Regulation 
which takes effect from 25 May 2018. Note that GDPR compliance may trigger additional 
changes to this MoU. 
 
Purpose of the data share 
 
8. 
The purpose of this MOU is to set out the arrangement for, and to give effect to the 
scheduled bulk data exchanges between HMRC and D&A of DWP, detailed in Appendix 
B and Appendix C. 
 
9. 
As part of the overarching strategy for a more joined-up government and better use of 
information, both parties undertake to continue to work together to identify opportunities 
to evolve information sharing to help realise the potential of information across 
government. 
 
10. 
Any future strategic data shares which are not currently incorporated will need to be 
entered into this agreement. These additional data shares must be inserted via the 
amendment process detailed at paragraph 45 and with the agreement of both parties. 
 
11. 
Tactical ad-hoc data exchanges to support non-regular activities will not form part of this 
understanding; these exchanges will be managed separately. 
 
12. 
This document seeks to articulate and support the sharing of data between the two 
departments, but operational detail regarding the delivery mechanisms and financial 
arrangements of individual activities are documented separately elsewhere. 
 
Data items to be shared 
 
13. 
This MOU relates to the bulk exchange (as detailed in Appendix B and Appendix C) of 
information assets between HMRC and DWP (D&A)_ 
 
How data will be shared 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 10 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
10 

 
Official 
 
 
 
 

14. 
In addition to the legal considerations, DWP and HMRC have agreed arrangements in 
place for how exchanges of data will be managed and operated. These arrangements 
provide a framework for staff within each of the organisations, to ensure that exchanges 
are legitimate, formally authorised and that confidentiality is maintained. 
 
See details at: 
Appendix B &C – Bulk data Exchanges 
Appendix B&C – Schedule of Data Provision 
Appendix F 
– Savings & Investments Data Exchange 
 
 
 
 
Legal Power 
 
15. 
This MOU documents legal gateways for exchange of bulk data; this does not override 
the need to comply with relevant legislation and respective departmental processes. Its 
aim is to inform stakeholders of the high level commitment for the supply of information to 
support the core business of the two departments. 
 
16. 
Section 127 of the Welfare Reform Act 2012 allows information held by HMRC, or any 
person providing services to HMRC, for the purposes of HMRC functions to be supplied 
to: 
 
  DWP 
 
  A Northern Ireland Department; or 
 
  Any person providing services to DWP or the Northern Ireland Department, 
 
for the purposes of social security functions, which include child maintenance functions. 
 
 
17. 
For the purpose of Section 127 DWP functions are defined as: 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 11 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
11 

 
Official 
 
 
  Social Security (This includes Child Maintenance) 
 
  Employment and training 
 
  The investigation and prosecution of tax credit offences on behalf of HMRC and 
Child Maintenance 
 
HMRC functions are those defined at Schedule 1 of the Commissioners of Revenue and 
Customs Act 2005. 
 
18. 
Where information supplied under this section has been used for purposes for which it 
was supplied, it is lawful for it to be used for any purposes for which information held for 
those purposes could be used. 
 
 
 
Data Controller relationship 
 
19. 
Data will be supplied (shown in Appendix B&C) on the understanding that it may only be 
used in accordance with the purposes set out in the relevant legislation under which it has 
been provided. HMRC / DWP will become data controllers upon receipt of the other 
department’s information, as defined in the Data Protection Act 1998 unless the receiving 
department is considered as Data Processor under the Act. These exceptions are stated 
in Appendix B&C of this MOU. 
 
Onward Disclosure 
 
20. 
Both HMRC and DWP are bound by legislative obligations of confidentiality, with 
disclosure of information by officers constituting a criminal offence except in certain 
permitted circumstances broadly where there is a legislative gateway or customer 
consent. For DWP staff the criminal sanction for unauthorised disclosure is detailed at 
section 123 of the Social Security Administration Act 1992, for DfC staff at Section 117 of 
the Social Security Administration (Northern Ireland) Act 1992 and for HMRC staff at 
section 19 of the Commissioners for Revenue and Customs Act 2005. All exchanges of 
information will comply with the Data Protection Act 1998, respect rights arising under the 
European Convention of Human Rights, and HMRC’s statutory obligations. Appendix D 
details existing statutory gateways that underpin data sharing between the two 
departments. 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 12 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
12 

 
Official 
 
 
21. 
Information is shared between DWP and HMRC by way of Section 127 Welfare Reform 
Act 2012. This legislation allows DWP and HMRC to lawfully share information that each 
has received for its lawful functions. It is a permissive gateway so any new use of 
information is subject to permission from the provider. No information may be onwardly 
disclosed to another party (other than service providers who are subject to the same 
confidentiality criteria as the owning department and who are not data controllers, but 
acting as data processors) without the permission of the providing department. 
 
 
Employment and training 
  The investigation and prosecution of tax credit offences on behalf of HMRC, and 
  Child Maintenance. 
 
22. 
DWP will not onward disclose HMRC data to any outside organisation unless permitted 
in law and not without prior approval by HMRC. 
23. 
HMRC will not onward disclose DWP data to any outside organisation unless permitted in 
Law and not without prior approval by DWP. 
 
Data Quality Assurance 
 
24. 
The exporting department will ensure that data integrity meets their department’s 
standards, unless more rigorous or higher standards are required and agreed at the 
requirements stage. 
 
25. 
Where queries arise from the supply of data relating to quality or integrity, a resolution 
plan will be agreed within 5 working days, unless otherwise negotiated. 
 
Data Security 
 
26. 
As part of her Majesty’s Government, both HMRC and DWP must process personal data 
in compliance with the Mandatory Minimum Measures issued by HM Cabinet Office and 
CESG (UK government’s National Technical Authority for Information Assurance), 
including all policies and guidance in relation to information security and assurance when 
handling, transferring, storing or accessing information assets. 
 
27. 
Data will be transferred in accordance with agreed and documented procedures prior to 
delivery. 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 13 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
13 

 
Official 
 
 
Data Retention and Destruction 
 
28. 
Data will be retained in line with agreed DWP and HMRC policies. All data should be 
securely deleted once the agreed retention period has expired in accordance with the 
DWP Records Management Policy. 
 
29. 
HMRC data that is not matched with a DWP customer record following three consecutive 
bulk data extract refreshes becoming available must be securely deleted from DWP 
systems. 
 
30. 
The latest refresh is considered to be available when the internal DWP cleansing 
processes have been completed and the latest refresh is operationally available 
 
31. 
HMRC data that has matched will be retained for up to five years for operational use 
within DWP or any local authority that DWP has passed data to. All HMRC data should 
be securely deleted from all systems or destroyed after five years or after it is no longer 
needed for operational purposes (whichever is sooner) 
32. 
DWP data that has been matched will be retained for up to five years for operational use 
with in HMRC or any local authority that HMRC has passed data to. All DWP Data should 
be securely deleted from all systems or destroyed after five years or after it is no longer 
needed for operational purposes (whichever is sooner) 
 
Subject Access Requests 
 
33. 
As long as the data is purely used for research/statistical purposes only it is exempt from 
the SAR process. Section 33 of the Data Protection Act 1998 – Research, history & 
statistics applies.  Subject access does not have to be given provided that the results of 
the research or any resulting statistics are not made available in a form which identifies 
data subjects. For any exceptions, all partners must respond to subject access requests 
accordingly within the legal limit of 40 calendar days (1 calendar month from 25/05/18) . 
 
 
Freedom of Information Requests 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 14 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
14 

 
Official 
 
 

34. 
Partners subject to the requirements of the Freedom of Information Act 2000, will assist 
and cooperate with each other, to enable each to comply with its information disclosure 
obligations. 
 
35. 
Where a Freedom of Information request is received by a Partner to this agreement, 
which relates to data that has been provided by another Partner, the Partner receiving the 
request, will notify the other to allow it the opportunity to make representations on the 
potential impact of disclosure and input to the response. 
 
Security Incidents 
 
36. 
The Partners will follow their own internal processes on the discovery of an Information 
Security Incident and advise their own security teams. 
 
37. 
In the event of any security incident where a potential or actual data loss has occurred or 
where any actions undertaken highlight the potential for an uncontainable reputational 
risk involving the other department’s data, then the respective incident handling contacts 
must be notified as matter of urgency and within one working day of becoming aware. 
Contact details for these representatives are provided in Appendix A. 
 
 
38. 
In the event of an Information Security Incident (or where there is reasonable cause to 
believe that such an incident may arise), the Partners will delay data transfers until the 
cause or incident is resolved, as authorised by the signatories to this agreement. If the 
incident cannot be resolved or if - in the view of the Partners – it is very serious, data 
transfers will stop and will not resume until the signatories to this agreement are satisfied 
with the security arrangements. 
 
 
 
Liaison and Monitoring Arrangements 
 
 
 

39. 
Both departments recognise the need for, and commit to maintaining continued close 
liaison between HMRC and DWP which is essential to continued effective operations of 
both departments, to ensure effective delivery of our respective services. Details of these 
arrangements are outside the scope of this document. Any information assurance issues 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 15 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
15 

 
Official 
 
 
should be passed to 
 contact details are provided in Appendix A. 
 
40. 
Any issues regarding the ongoing delivery aspects of the information supply should be 
addressed through business as usual channels detailed in Appendix A 
 
41. 
Anticipated changes to the data specification should be communicated through business 
as usual channels as detailed in Appendix A at the earliest opportunity to allow impact 
analysis to be undertaken and planned changes to be considered, impacted, developed 
and tested. 
 
Resolving Issues 
 
 

42. 
Where the business as usual channels fail to reach agreement, the departments will 
attempt to negotiate a settlement in the spirit of joint resolution, using escalation contacts, 
within 20 working days of a formal notification being received. Contacts detailed in 
Appendix A. 
 
 
Review 
 
43. 
Scheduled formal reviews of this MOU will take place annually to assess the ongoing 
effectiveness of this data sharing initiative and this agreement
 
44. 
Reviews outside of this schedule can be requested by any Partner, upon giving written 
notice to the other signatories. 
 
45. 
Specific individual strands of activity that may affect this MOU should be discussed at a 
business as usual level to consider the possible impact on the MOU, once the potential 
changes have been identified then a formal change notification should be sent to the 
‘Review Control Contacts’ detailed in Appendix A 
 
46. 
External changes affecting the operational delivery responsibilities of the departments will 
also necessitate the reviewing and potential amendment of this agreement. 
 
47. 
To expedite this MOU whilst HMRC internal discussions on business ownership for 
strategic MOUs is undertaken, HMRC Benefit and Credit colleagues have agreed to act 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 16 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
16 

 
Official 
 
 
as a signatory of this MOU. The subsequent decision will necessitate a review of this 
MOU. 
 
 
 
Termination 
 
48. 
Any Partner can terminate this MOU, without giving a reason, on expiry of one (1) 
month’s written notice to the other partners. 
 
49. 
Any Partner can terminate this MOU with immediate effect, where another Partner 
breaches any of its obligations to this MOU. 
 
50. 
Termination notices should be addressed to the signatories to this MOU. 
 
51. 
In the event of termination, data will cease to be shared under the terms of this 
agreement. 
 
Appendices 
 
 

Appendix A – Contact details for key members of 
staff from Partner organisations 

 
DWP – Business As Usual 
 
Contact 
E-mail 
Responsibility 
 
 
Data Protection Team 
 
 
 
Information Assurance 
 
Security Incidents 
 
 
Operations 
 
 
  Security Incidents 
 
 
 
Review Coordinator 
 
 
FOI Requests 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 17 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
17 

 
Official 
 
 
 
 

DWP – Escalation 
 
Contact 
E-mail 
Responsibility 
 
 
Information Assurance 
Operations 
Review Coordinator 
Security Incidents 
 
 
Freedom of Information 
Requests 
 
 
 
 
 
 
 

HMRC – Business As Usual 
 
Contact 
E-mail 
Responsibility 
 
 
Legal 
 
 
 
 
 
IMS Live Services 
 
 
 
Review Coordinator 
 
 
Security Incidents (Benefits & 
 
 
Credits related) 
HMRC FOI 
 
Freedom of Information 
Team 
Requests 
 
 

HMRC – Escalation 
 
Contact 
E-mail 
Responsibility 
 
  Legal 
 
 
 
 
 
 
 
IMS Live Services 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 18 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
18 

 
Official 
 
 
 

 
 
Review Coordinator 
 
 
Freedom Of Information 
 
 
Requests 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Appendix B – List of Data Items DWP is sharing with 
HMRC 
Exact details of volumes and methods of transfer, should these be required are documented 
within DWP and HMRC via DTRs and DMRs 
 
Data Item 
Legal Gateway 
National Insurance Recording 
[DWP Acting as Data Processor] 
System / Bluebook 
Family Resource Survey 
(Consent) 
Payroll Cleanse 
Welfare Reform Act 2012,section 127 
Child Benefit Fraud & Error 
Para 6 of schedule 5 in the Tax Credits Act 
Referrals 
2001. 
CIS Audit Events (LA&DWP NTC 
Welfare Reform Act 2012,section 127 
Access) 
DWP (NTC joint interest load) CRA 
Tax Credit Act 2002 Schedule 5 
Living Together 
RTE Audit Events (DWP & HMRC 
Welfare Reform Act 2012 section 127 
Access) 
Data Exchange 
Frequency 
National Insurance Recording 
Annually 
System / Bluebook 
Family Resource Survey 
3 Times per year 
Child Benefit Fraud & Error 
Monthly 
Referrals 
CIS Audit Events (LA&DWP NTC 
Daily 
Access) 
UNCLASSIFIED 
 
Version: 9.0 
Page 19 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
19 

 
Official 
 
 
 
DWP (NTC joint interest load) CRA 
Monthly 
Living Together 
RTE Audit Events (DWP & HMRC 
Daily 
Access) 
 
 
Appendix C – List of Data Items HMRC is sharing 
with DWP 
Exact details of volumes and methods of transfer, should these be required are documented 
within DWP and HMRC via DTRs and DMRs 
 
Data Item 
Legal Gateway 
Child Tax Credits 100% (Monthly) 
Tax Credits Act 2002 (schedule 5) 
Child Tax Credits 10% (Monthly) 
Tax Credits Act 2002 (schedule 5) 
Working Tax Credit 100%(Monthly) 
Tax Credits Act 2002 (schedule 5) 
Working Tax Credit 10% (Monthly) 
Tax Credits Act 2002 (schedule 5) 
New Tax Credits 100% (Weekly) 
Tax Credits Act 2002, 
Sch 3 Child Maintenance Act (Northern 
Ireland) 2008. 
New Tax Credits sample (Monthly) 
Tax Credits Act 2002 
New Tax Credits 100% GMS 
Tax Credits Act 2002 
(Weekly) 
New Tax Credit Viewer Audit Trail 
[DWP Acting as Data Processor] 
National Insurance Record System 
Welfare Reform Act 2012,section 127 and 
(NIRS) 1% (Note - this is a static 
section 3 of the Social Security Act 1998 
dataset which is not updated) 
NIRS2 1% 
Welfare Reform Act 2012,section 127 
and section 3 of the Social Security Act 1998 
P45/46 data (Monthly) 
Welfare Reform Act 2012,section 127 and 
section 3 of the Social Security Act 1998, 
Sch 3 Child Maintenance Act (Northern 
Ireland) 2008. 
P14 Earnings data (Monthly) 
Welfare Reform Act 2012,section 127 
and section 3 of the Social Security Act 1998, 
Sch 3 Child Maintenance Act (Northern 
Ireland) 2008. 
Self-Assessed data (Monthly) 
Welfare Reform Act 2012,section 127 
and section 3 of the Social Security Act 1998, 
Sch 3 Child Maintenance Act (Northern 
Ireland) 2008. 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 20 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
20 

 
Official 
 
 
 
Savings Data: (Sch23 FA 2011) 
Welfare Reform Act 2012,section 127 and 
Bank and Building Society Accounts  section 3 of the Social Security Act 1998, 
Investment Data: PEPs, ISAs, 
Pensions Act 2004, sections 234, 235, 
TESSAs, VCTs, PP & SHP 
Sch 3 Child Maintenance Act (Northern 
Ireland) 2008. 
Child Benefit/Guardians Allowance 
Tax Credits Act 2002 (schedule 5) and 
100% (4 weekly) 
section 3 of the Social Security Act 1998, 
Sch 3 Child Maintenance Act (Northern 
Ireland) 2008. 
S12 Children Act 2004 
Migrant Workers (Nino Allocation to 
Welfare Reform Act 2012,section 127 and 
overseas nationals) 
section 3 of the Social Security Act 1998 
Payroll Cleanse 
Welfare Reform Act 2012,section 127 
Child Benefit Online Audit Trail 
[DWP Acting as Data Processor] 
HMRC (NTC) CRA Living Together 
Tax Credit Act 2002 Schedule 5 
RTI Data for Evaluation purposes 
Welfare Reform Act 2012,section 127 
NTC Compliance Settlement Data 
Welfare Reform Act 2012, section 127 and 
section 3 of the Social Security Act 1998 
Data Exchange 
Frequency 
Child Tax Credits 100% 
Monthly 
Child Tax Credits 10% 
Monthly 
Working Tax Credits 100% 
Monthly 
Working Tax Credits 10% 
Monthly 
New Tax Credits 
Weekly 
New Tax Credits Sample 
Monthly 
New Tax Credits 100% GMS 
Weekly 
National Insurance Recording 
Not updated 
System 1% 
National Insurance Recording 
Bi -Annually 
System 2. 1% 
P45/46 
Monthly 
P14 
Monthly 
Savings; Sch23 FA 2011, PEPs, 
Yearly 
TESSAs, ISAs, VCTs, PPs 
(complete tax year) 
Child Benefit / Guardians Allowance  4-weekly 
100% 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 21 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
21 

 
Official 
 
 
 
Migrant Workers 
Quarterly 
Payroll Benefit 
Monthly 
Child Benefit Online Audit Data 
Daily 
HMRC (NTC) CRA Living Together 
Monthly 
Self-Assessed 
Monthly 
Self-Assessed (complete tax year) 
Yearly 
RTI data for evaluation purposes 
Monthly 
New Tax Credits Audit Data 
Daily 
NTC Compliance Settlement Data 
Monthly 
 
 
 
 
Appendix D – Legal Gateways for the Sharing of 
Information 

Data may be exchanged between Her Majesty’s Revenue and Customs and Department for 
Work and Pensions / Department for Communities under the following legislation, regulations, 
guidance and agreements or the N. Ireland equivalents:- 
 
 
Schedule 5 Tax Credits Act 2002 
 
Section 236, Schedule 10 of the Pension Act 2004 
 
Commissioners for Revenue and Customs Act 2005 
 
Section 127 Welfare Reform Act 2012 
HMRC functions as defined in Section 127 of the Welfare Reform Act 2012 
 
 
For which the Commissioners for Her Majesty's Revenue and Customs are responsible 
by virtue of section 5 of the Commissioners for Revenue and Customs Act 2005 , [...] 3 
 
Which relates to a matter listed in Schedule 1 to that Act [, or] 4[ 
 
Which is conferred by or under the Childcare Payments Act 2014; 
Any further amendment to functions that may be made in law until the next review 
The above should not be used in isolation, but with regard to the following:- 
 
 
Data Protection Act 1998 
 
General Data Protection Regulation from 25.05.18 and supporting UK Data Protection 
Law anticipated to be the Data Protection Act 2018 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 22 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
22 

 
Official 
 
 
 
Human Rights Act 1998 
 
Finance Act 1997 
 
Social Security Administration Act 1992 Data Matching Code of Practice. 
 
Social Security Contributions (Transfer of Functions, etc.) Act 1999 Schedule 6 
 
Employment Act 2002 
 
Section 3 Social Security Act 1998. The range of information covered was 
amended by Paragraph 1 Schedule 6 of the Employment Act 2002 to include 
employment and training as well as covering social security, child support and war 
pensions. 
 
And for fraud purposes: 
 
  Police and Criminal Evidence Act 1984 together with its Codes of Practice 
(England and Wales only) 
 
Regulation of Investigatory Powers Act 2000 
  Criminal Procedures Investigation Act 1996 together with its Code of Practice 
(England and Wales only) 
 
Social Security Fraud Act 2001 (S.3(1)) 
 
Northern Ireland specific legislation: 
  Sections 115D, 115E, 116, 116ZA and 116AA - Social Security Administration 
(Northern Ireland) Act 1992 
  Social Security Contributions (Transfer of Functions, etc.) (Northern Ireland) Order 
1999 
  Section 3 - Social Security Fraud Act (Northern Ireland) 2001 
  Employment (Northern Ireland) Order 2002 
  Employment (Northern Ireland) Order 2003 
  Pensions (Northern Ireland) Order 2005 
  Police and Criminal Evidence (Northern Ireland) Order 1989 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 23 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
23 

 
Official 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Appendix E Document Control Personnel 
Parties 
 
The parties to this Data Sharing Agreement are: 
 
Department for Work and Pensions of: 
Government Buildings 
Peel Park 
Brunel Way 
Blackpool 
FY4 5ES 
 
and 
 
Her Majesty’s Revenue and Customs of: 
100 Parliament Street 
London 
SW1A 2BQ 
 
 
 
 
 
Key personnel 
 
 
 

 
Name 
Organisation (Team) 
Author 
 
DWP D&A Data Delivery Control 
 
Team 
 
Approvers 
 
DWP D&A Senior Responsible 
Officer 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 24 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
24 

 
Official 
 
 
 

 
 
 
 
HMRC Customer Services Security 
 
and Information Business Partner 
 
 
 
 
HMRC RIS Analysis - CNI 
 
Review 
DWP D&A Data Delivery 
DWP D&A Data Delivery Control 
Control 
Control Team 
Team 
 
   
 
 
 
HMRC Benefits & Credits 
 
DfC Corporate Support Branch 
 
 
 
 
 

Appendix F – Savings & Investments Data Exchange 
This Appendix is included because savings and investments data is secured by legal notice for 
a specific legal purpose and use of this data is restrictive. It details the specifics of the 
agreement in place between both departments in relation to the following data exchanges: 
  Sch23 FA 2011 (savings and current accounts); 
  Personal Equity Plans; 
  Individual Savings Accounts; 
  Venture Capital Trusts; 
  Private Pensions (investments). 
 
The following detail sets out the additional assurances agreed between both departments to 
support the bulk exchange of the data detailed. This additional detail does not however remove 
the minimum standards requirements documented throughout the MoU, but should be seen as 
building on them. 
 
 
Data uses 
 
Jobcentre Plus & Pensions, Disability & Carer Service - Referrals. 
 
 
Referrals identifying potential fraud and error will be issued by electronic work lists to each 
office, either via the Fraud Referral and Intervention Management System (FRAIMS) or the 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 25 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
25 

 
Official 
 
 
Generalised Matching Service Referral Management System (GMS RMS). Staff can only 
access the work lists of these systems through roles and access controls and the access is 
audited. Each referral within the work list will contain details relating to a DWP customer and 
the bank account details identified from the HMRC data. 
 
 
The HMRC data within any referral should be treated as a form of intelligence which is not 
disclosable and should be treated with caution. Investigators should use their powers where 
available to go directly to the bank or building society to obtain full details of the account. 
Where possible other data sources should be checked to support the credibility of the HMRC 
data. If this intelligence is challenged by a claimant then referrals should be made by DWP 
either directly to the bank or building society concerned or internally back to HMRC It should not 
be a matter for the claimant to take up with HMRC. 
 
 
Referrals to Jobs and Benefit / Social Security Offices within the DfC in Northern Ireland are 
included within the scope of this data use. 
 
 
Local Authorities / Northern Ireland Housing Executive - Referrals. 
 
 
Referrals identifying potential fraud and error for Housing Benefit and/or Council Tax Benefit will 
be issued to Local Authorities (LAs) / Northern Ireland Housing Executive (NIHE) / Department 
of Finance , Land and Property Services (DF [LPS]) Rates Division in work lists, by DWP 
corporately approved electronic transfer methods. 
 
 
There are circa 400 LAs / NIHE / DFP [LPS] offices in total including Northern Ireland. Referrals 
sent to each LA / NIHE / DF [LPS] office will only relate to that LA’s / NIHE / DF [LPS] offices 
benefit claimants. 
 
 
LAs/NIHE / DF [LPS] offices will be subject to a MoU with the DWP covering the term of access 
and handling arrangements required for these data assets. 
 
 
Other Uses. 
 
The HMRC data identified here may also be used for the following purposes. 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 26 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
26 


 
Official 
 
 
Rapid Review, a risk based process, which identifies customers whose claims are due for 
review and using data identifies claims where contact with the customer is not required as no 
changes have occurred. 
 
 
Analytical Services Unit of the Department for Communities will develop and analyse household 
administrative data to inform impact of policy changes in welfare and support benefit take-up 
analysis. 
 
 
The sharing of the data with the Department for Business, Energy and Industrial Strategy & 
Welsh Assembly Gvt for the purpose of assessing the effectiveness of training schemes for over 
19s in moving them to higher paying employment. 
 
 
Any additional requirements for the use of this data will be discussed formally between both 
Departments and any new uses agreed documented in the Appendix of the MoU at the next 
formal review. 
 
 
CMG Data Uses 
 
Referrals identifying potential fraud and error will be issued by electronic work lists to a central 
site within CMG, currently the Financial Investigations Unit, named HEO Lynn Slater. 
Staff can only access the work lists as controls and the access is restricted and audited. Each 
referral within the work list will contain details relating to a CMG customer and the bank account 
details identified from the HMRC data. 
The HMRC data within any referral should be treated as a form of intelligence which is not 
disclosable and should be treated with caution. Investigators should use their powers where 
available to go directly to the bank or building society to obtain full details of the account. 
Where possible other data sources should be checked to support the credibility of the HMRC 
data. 
 
 
 
 
Signatories 
Signed by
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 27 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
27 


 
Official 
 
 
 
 
Representing the Secretary of State for Work and Pensions 
Name: 
 
Full contact details: 
Date: 27/04/18 
 
 
 
Signed by 
Representing HMRC 
Name: Stephen Muckle 
 
 
 
Full contact details: 
Date: 24.04.18 
 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 28 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
28 


 
Official 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Signed by 
 
 
 
Representing HMRC 
Name: 
 
 
Full contact details: 
 
Date:12.04.18 
 
 
 
UNCLASSIFIED 
Version: 9.0 
Page 29 of 29 
Status: Final 
MoU Reference Number: MOU-UA-P0001 
29