This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Recorded decisions on the move of the Haemophilia & Thrombosis Centre from Ward 1 at Glasgow Royal Infirmary'.


FREEDOM OF INFORMATION (SCOTLAND) 
ACT 2002
 
 
Requirement for Review 
 
 
 
Introduction 
 
1.  We  have  procedures in  place  to  allow  an  individual1  who  is  dissatisfied in  any way with a 
decision  taken  by  us  on  the  provision  of  information under  the Freedom  of  Information 
(Scotland) Act 2002 to require us to review decisions taken. 
 
2.  This note sets out the procedures we follow where someone is dissatisfied. 
 
3.  Under  the Freedom  of  Information  (Scotland)  Act 2002,  this procedure  is  known as  a 
“Requirement  for  Review”.    Under  the  Environment  Information  (Scotland) Regulations 
2004  this  is  known  as  a  “Representation”2. A  requirement  for review/representation can 
arise  in  circumstances  where  the  applicant  believes we  have  not  complied  with  our 
obligations under the legislation, including (but not limited to):- 
 
(a)  where we indicate that we do not hold information, but the individual believes we do; or 
 
(b)  where the individual feels that we have not provided the advice and assistance we 
should have done; or 
 
(c)  where we have refused to provide information; or 
 
(d)  where we have failed to reply to a request for information; or 
 
(e)  where  we  have  failed  to  respond  to  a  request  for  information  within  the prescribed 
timescale; or 
 
(f)  where the individual feels the charge for providing information is higher than it should 
be. 
 
4.  If  the  applicant  is  dissatisfied  in  anyway  he/she  can  require  us  to  review  the way  the 
request was handled or the decision reached. 
 
5.  Whenever  we  reply  to  a  request  for  information  a  copy  of  this  Requirement  for Review 
Procedure  must  accompany  the  response.  The  response  must  also explain  to  the 
applicant  their  right  to  seek  a  review  of  any  decision  taken  and the  subsequent  right  of 
appeal  to  the  Scottish  Information  Commissioner and the Courts (see paragraphs 14 to 16 
below). 
 
 
 
 
  1  Reference to an individual is to any person or organisation that makes a request for information. 

For our procedure under the Environmental Information (Scotland) Regulations 2004 see our separate guidance. 
   
 

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Timescale 
 
 
6.  A  requirement  for  review  should  be  submitted  in  writing  (or  other  permanent form) within 
40 working days of either:- 
 
  the day the individual actually received a response from us; or 
 
  the end of the period within which we should have replied to a request. 
 
7.  We  have  the  discretion  to  consider  requests  for  review  received  beyond  this timescale. 
It would normally be our intention to accept requirements for review outwith the 40 working 
days,  unless  there  are  practical  difficulties in  doing  so, for example if  relevant 
documentation  was  due  for  destruction  and  has  been  destroyed.    It  is  always  in  the 
applicant’s interests to submit a review request within the 40 working day period specified. 
 
 
Submission of Requirement for Review 
 
8.  Where  a  response  is  made  to  a  request  for  information,  the  response  must advise that 
any request for review is submitted to:- 
 
Head of Administration 
NHS Greater Glasgow & Clyde Board Headquarters, 
JB Russell House, Gartnavel Royal Hospital, 
1055 Great Western Road, 
Glasgow  
G12 0XH 
 
Telephone 
0141 201 4608 
E-mail 
 
16. The applicant should also be advised of their right to make an appeal against any decision 
by the Scottish Information Commissioner 3 on a point of law to the Court of Session. 
 
 
Assistance to Applicants 
 
17. Under  the  spirit  of  the  Freedom  of  Information  (Scotland)  Act  2002,  the recipient  of  a 
request  for  review  should  provide  assistance,  if  required,  to any  applicant  who  seeks  it.  
He  should  also  ensure  that  the  needs  of persons with a disability within the terms of the 
Equality Act 2010  are  not  unfairly  disadvantaged  as  a  consequence  of  the  procedure 
described  above  and  shall  make  appropriate  adjustments  to  the  procedure where 
appropriate under the terms of that Act. 
 
 
Review  of  Requirements  for  Review  and  Decisions  of  the Scottish 
Information Commissioner
 
 
18. Our internal procedures will enable decisions on requirements for review and decisions by 
the Scottish Information Commissioner to be reviewed to ensure that processes follow best 
practice in dealing with requests for information under the legislation. 
 
 
 
 
 
 
 
3   Under Section 56 of the Act. 

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