Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Procurement Information'.


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
INFORMATION RIGHTS APPEAL PROCEDURE –  
General Data Protection Regulation, Freedom of Information Act 2000 and 
Environmental Information Regulations 2004 
 
REFERENCE: DPA/PRO-3/LE 
 
 
 
 
 
GROUP DEPUTY PRINCIPAL 
CORPORATE SERVICES 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.
 EIA  
 
Date:   
22.04.2009 
 
 
 
 
 
2.
 VP Approval 
 
Date:   
22.04.2009 
 
 
 
 
 
 
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Review Date: 
March 2021 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
This Procedure was revised and updated in March 2018 and is maintained by the Data Protection & Freedom of Information 
Officer.  
Page 1 of 4 
 

1.0  PROCEDURE STATEMENT 
 
Warwickshire College Group  (WCG)  aims to satisfy all  valid requests for information under 
the  General  Data  Protection  Regulation,  Freedom  of  Information  Act  2000  and 
Environmental Information Regulations 2004, subject to the exemptions stated in the Acts. 
 
2.0  GENERAL PRINCIPLES 
 
WCG endeavours to ensure that: 
 
1. 
all  personal  data  collected  on  paper  systems  and  on  electronic  systems  shall  be 
stored, recorded and processed securely; 
 
2. 
personal data shall not be accessible to or disclosed to any unauthorised third party; 
 
3. 
all students, staff, and other data subjects know how to access their personal data and 
WCG’s  corporate  information  that  it  may  hold  via  the  publishing  of  procedures  and 
guidance on WCG’s intranet and by advertisements on site; 
 
4. 
all  students,  staff,  and  other  visitors  to  WCG  are  able  to  appeal  if  a  request  for 
information is refused; 
 
5. 
where  information  has  been  provided  by  the  data  subject,  in  relation  to  the  General 
Data Protection Regulation, WCG’s records will be updated and accurate; 
 
6. 
it complies with its obligations under the relevant legislation. 
 
3.0  APPEALS PROCEDURE 
 
In the event of dissatisfaction with the way in which your request was processed and/or with 
the  decision  taken  by WCG  in  relation  to  a  request  for  personal  data, WCG’s  corporate  or 
environmental  information  or  in  the  way  WCG  operates  its  Publication  Scheme,  an  appeal 
should be made as follows: 
 
3.1  Resolving an appeal 
 
WCG encourages dissatisfied customers to raise concerns about how their request was 
dealt with and/or the outcome of a request for information by writing to WCG in the first 
instance.   
 
The details of an appeal should be clearly stated in writing and sent to: 
 
Data Protection & Freedom of Information Officer  
Royal Leamington Spa College  
Warwickshire College Group 
Warwick New Road 
Royal Leamington Spa 
Warwickshire 
CV32 5JE 
 
Email: xxx@xxxxxxxxxxxx.xx.xx  
 
The reason(s) for the appeal should be clearly stated in the letter and the following 
procedure will then be applied: 
This Procedure was revised and updated in March 2018 and is maintained by the Data Protection & Freedom of Information 
Officer. 
Page 2 of 4 
 

3.1.1 How an appeal is dealt with 
 
An  appeal  can  be  raised  on  three  grounds  1)  the  way  in  which  the  original  request  was 
processed, 2) a refusal to disclose requested information, or 3) WCG’s non-compliance of its 
Publication  Scheme.  An  acknowledgement  of  the  appeal  will  be  made  within  three  (3) 
working days and a member of WCG’s Senior Leadership Team will arrange for a review to 
be conducted. 
 
3.1.2 An appeal against the way in which a request was processed 
 
The member of the Senior Leadership Team will arrange for an internal review of the 
process used to deal with a request. This review will be conducted by a person not party to 
the original decision. The review will look at the issues raised in an appeal, but may also 
include (at the discretion of the reviewer) a review of the time taken to resolve the request 
from receipt to response, the level of priority given to a request (taking into account the 
workload of the staff members involved in processing the request at the time), any fee 
charged and how that amount was arrived at and any other issues pertinent to the process 
and as required by the relevant legislation. The member of the Senior Leadership Team will 
inform the complainant, usually via the Data Protection & Freedom of Information Officer, of 
the outcome in writing. 
 
A response will normally be made within twenty (20) working days of receipt of an appeal. 
However, the response time will vary depending on individual circumstances. Where 
consideration takes longer than 20 working days, i.e. because of research into the legal 
aspects relating to the appeal, WCG will keep the complainant informed of progress and the 
reasons for any delay. 
 
Appeals will be dealt with in confidence as far as it is reasonably able to do so. 
 
3.1.3  Appeal against a decision not to disclose information 
 
The  member  of  the  Senior  Leadership  Team  will  arrange  for  an  internal  review  of  the 
reason(s) for the decision to refuse disclosure. This review will be conducted by a person not 
party  to  the  original  decision.  The  member  of  the  Senior  Leadership  Team  will  inform  the 
complainant,  usually  via  the  Data  Protection  &  Freedom  of  Information  Officer,  of  the 
outcome  in  writing.  If  the  outcome  of  the  internal  review  is  that  the  information  originally 
requested should be disclosed, it will be provided as soon as practicable. 
 
A response will normally be made  within  twenty  (20)  working days of  receipt  of  an appeal. 
However,  the  response  time  will  vary  depending  on  individual  circumstances.  Where 
consideration takes longer than twenty (20) working days, i.e. because of research into the 
legal  aspects  relating  to  the  appeal,  WCG  will  keep  the  complainant  informed  of  progress 
and the reasons for any delay. 
 
Appeals will be dealt with in confidence as far as it is reasonably able to do so. 
 
3.1.4  Appeal against compliance involving the College’s Publication Scheme 
 
A member of the Senior Leadership Team will arrange for an internal review of the alleged 
non-compliance.  This  review  will  be  conducted  by  a  person  not  party  to  the  original 
compliance. The member of the Senior Leadership Team will state in writing whether WCG 
has failed to comply with the relevant legislation. An explanation of any non-compliance will 
be given and an indication of what steps WCG intends to take to rectify the matter. 
 
This Procedure was revised and updated in March 2018 and is maintained by the Data Protection & Freedom of Information 
Officer. 
Page 3 of 4 
 

A response will normally be made  within  twenty  (20)  working days of  receipt  of  an appeal. 
However,  the  response  time  will  vary  depending  on  individual  circumstances.  Where 
consideration takes longer than twenty (20) working days, i.e. because of research into the 
legal  aspects  relating  to  the  appeal,  WCG  will  keep  the  complainant  informed  of  progress 
and the reasons for any delay. 
 
Appeals will be dealt with in confidence as far as it is reasonably able to do so. 
 
4.0 
What to do if you remain dissatisfied 
 
In  the  event  that  the  appeal  cannot  be  resolved  through  the  above  procedure,  individuals 
have a right to appeal to the Information Commissioner’s Office. If such an appeal is to be 
made, the application should be made in writing to the: 
 
Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House,  
Water Lane 
Wilmslow,  
Cheshire 
SK9 5AF 
This Procedure was revised and updated in March 2018 and is maintained by the Data Protection & Freedom of Information 
Officer. 
Page 4 of 4