This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Student and staff data: use of data analytics and machine learning'.













  
University Square Luton 
Bedfordshire 
 
LU1 3JU 
 
United Kingdom 
 
t +44 (0)1234 400400 
f +44 (0)1582 743400 
 
www.beds.ac.uk 
 
By Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
Our Ref: FOI 18 1210 
 
 
Date: 23rd January 2019 
 
Dear Ms Persson 
 
Re: Freedom of Information Request 
 
Thank you for your Freedom of Information request and your interest in the University of 
Bedfordshire.  
 
Request 
 
You requested the following information from the University of Bedfordshire, pertaining to 
any data analytics software used by the university using personal data about our students 
and staff, since 2012: 
 
1.  Whether we are using any data analytics software at all: 
 
a.  if so, which ones 
b.  what date this data analytics processing began 
c.  indicate whether in the past and ended, or stil  in current use 
 
2.  Any predictive analytics software such as used in but not only, Blackboard, Xray 
and JISC supported Civitas. 
 
a.  if so, which ones 
b.  what date this analytics processing began for predictive purposes 
 
3.  If the answer to Q1 or Q2 is yes, you requested a copy of any contract terms on 
using the data by the provider company including  
 
a.  the data items feedling analytics, any profiling, and/or used in prediction 
b.  what the prediction purposes / aims are 
c.  training  the software (such as AI and machine learning) by the provider 
using the data provided via our organisation. 
 
4.  Whether the University is using its own student or staff population data for 
machine learning for purposes not included in 1-3 above (ie but not only, within the 
university computing department for any project or with another third-party) 
 
5.  From which time periods the student or staff data were  collected,  which are 
processed in any of the above (ie not only, retrospective student data from the last 
ten years / only current intake which began in autumn term 2018) 
Registered 
Office 
University 
Square Luton  
Bedfordshire  
LU1 3JU  
England 
 
Vice Chancellor 
Bill Rammell 
 
 

 
6.  How many people/user accounts have access to the whole population student 
data in any of the above in this calendar year 
 
Response
 
 
In response to questions 1 and 2, we do not use any specialist  software which we would 
define as predictive learning analytics. We utilise the default tools in BlackBoard, and we 
run queries to determine specific issues like: the distribution of content types, tool 
utilisation and to make a list of missing assignments (this is a customised plugin). We use 
the default analysis tools in BlackBoard for items such as online tests which allow us to 
review their validity and reliability. 
 
We do not use predictive analytics via the VLE or associated systems. We use the default 
functionality for extra tools connected to the VLE, but these are used retrospectively when 
required. 
 
In response to question 3, the University of Bedfordshire relies on section 43 of the 
Freedom of Information Act 2000 as the information requested constitutes a commercial 
interest. Section 43(2) of the Freedom of Information Act 2000 states: 
 
Information is exempt  information if its disclosure under this Act would, or would be 
likely to, prejudice the commercial interests of any person (including the public authority 
holding it). 
 
Section 43(3) of the Freedom of Information Act 2000 states: 
 
The duty to confirm or deny does not arise if, or to the extent that, compliance with 
section 1(1)(a) would, or would be likely to, prejudice the interests mentioned in 
subsection (2). 
 
Section 43 not only provides an exemption from the obligation to communicate the 
information to an applicant, but also provides an exemption from the requirement to inform 
the applicant whether the information is held. The University of Bedfordshire considers 
that the disclosure of the requested information wil  prejudice the University’s commercial 
interests because competitor knowledge could encourage a competitive response that 
could negatively impact the University. 
 
In response to question 4, the University is not using its own student or staff population 
data for machine learning for purposes not included in 1-3 above.  
 
Question 5 is not applicable as we are not using Learning Analytics in the way defined in 
the above questions. 
 
In response to question 6, we assume that your question refers to accessing to the whole 
population student data for learning analytics purposes. If someone was to write a custom 
query to pull data from BlackBoard's database, the answer would be any of the staff in our 
Centre for Learning Excellence, as they have access to make such requests, as well as 
the team managing our hosted service in Amsterdam. 
 
If you are not satisfied by the way we have handled your request, you can request a 
review by writing to the Senior Legal Officer.  
 
If you are unhappy with the way the University handles your request through our appeals 
process, you have a right to appeal to the information commissioner at: The Information 
Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF. Tel 
08456 306060 or 01625 545745 or alternatively visit their website at www.ico.gov.uk.   
 


 
Yours sincerely, 
 
 
Alexandra Pavel 

Data Protection Officer 
University of Bedfordshire