This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Student and staff data: use of data analytics and machine learning'.


 
 
 
 
Freedom of Information - Complaints Procedure  
 
Commitment  
 

The University is committed to meeting its obligations under the Freedom of Information 
Act 2000 (FoIA), regarding both the maintenance of a publication scheme and answering 
requests for information. We are a large and complex organisation and we recognise 
that problems and errors may arise from time to time and that those seeking information 
may be dissatisfied with the response they receive. The University is equally committed 
to investigating complaints promptly and thoroughly, and to rectifying any mistakes. 
 
Scope 
 

Any concern relating to the way the University is meeting its obligations under the FoIA 
may be raised under this complaints procedure. Possible examples include: 
 
 
  If you are unable to obtain information included within the University’s publication 
scheme 
  If the University does not respond to a written request for information within 20 
working days without a lawful justification 
  If the University provides the wrong or insufficient information 
  If you disagree with the decision that the information requested cannot be 
released because it falls under one of the permitted exemptions.   
 
Timing of a Complaint 
 

It is in everyone’s interests that complaints are dealt with as quickly as possible. Issues 
should be raised as they arise: delays make it difficult to investigate properly. The 
University will not normally consider a complaint, whether formal or informal, 
when it is raised for the first time more than two months after the act or omission 
of the University which is the focus of the complaint.  

 
Informal Process  
 

We would like to resolve your concerns informally wherever possible.  Please do contact 
us if you have queries or concerns about the handling of your request or about the 
response.  You may raise your concern with the Information Governance Officer (see the 
contact details in paragraph 11 below), in writing, by email or by telephone. The informal 
process is intended to resolve queries such as:  
  clarification of the response/ information provided  
  missing items 
  queries about how the data was collected or collated  
  help in understanding the exemptions used  
 

Formal Procedure/Internal Review 
 

If you have been unable to resolve your concern informally or you consider that your 
complaint  requires a formal response, you may make a formal complaint by:  
 
  Putting this in writing,  
  Including a statement that it is a formal complaint relating to FoIA, 
  Quoting the unique reference number for your request (this can be found at the 
top of our response in the format FOI/YY/XXX), 
  Making it clear what you are complaining about, why you think the University has 
been at fault and what you want the University to do about it. 
 

Formal complaints will be considered by the University Secretary and Registrar or 
nominee.  The person considering the complaint will not have been involved in your 
request.  The address for sending formal complaints to is in paragraph 11 below. 
 
7. 
You will receive an acknowledgement of receipt of the complaint by the University within 
three working days of the complaint being received. The timetable and process for 
dealing with the complaint will be determined by the person considering the complaint. 
These will be sufficient to ensure that a reasoned judgement is possible while 
recognising the desirability of a speedy outcome. Normally it should be possible to come 
to a decision within 20 working days of the complaint being received. If and when it 
becomes apparent that reaching a conclusion will take longer than 20 working days the 
University will inform you and explain the reason for the delay.  

Once a decision has been reached, the University Secretary and Registrar or nominee 
will communicate the outcome of the complaint in writing. If the complaint is upheld this 
will include an indication of how the University is going to remedy the issue. If the 
complaint is rejected, this will include the reason for the decision.  
 
Information Commission 
 

The Information Commission is an independent body which oversees the operation of 
the FoIA. If you are dissatisfied with the outcome of a formal complaint to the University 
regarding FoIA you may complain to the Information Commission which has various 
powers of investigation and enforcement. The Information Commission is very unlikely to 
investigate a complaint unless it has first been through the University’s formal complaint 
procedure. Contact details for the Information Commission are provided below in 
paragraph 12.   
 
 
Records and Review 
 
10 
The University will keep records of all formal complaints and their outcomes and will use 
such information to inform reviews of its publication scheme and of processes for 
responding to individual requests. The details of those making complaints will be 
confidential to those staff involved in the consideration and investigation of a complaint 
and to those staff involved in maintaining the records of complaints.  
 

Contacts 
 
11 
If you are unsure who to contact in relation to an informal complaint please contact in the 
first instance: 
 
Information Governance Officer 
Sheffield Hallam University 
University Secretariat 
City Campus 
Sheffield 
S1 1WB 
 
Email: xxx@xxx.xx.xx 
Telephone: 0114 225 3361 
 
 
 
Please submit formal complaints to: 
 
 
Martin Conway  
 
University Secretary  
 
Sheffield Hallam University 
City Campus 
Sheffield 
S1 1WB 
 
 
 
Contact and information details for the Information Commission 
 
FOI Compliance Team (complaints)  
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
 
Telephone:   0303 123 1113 or 01625 545 745  
Email:  xxxxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx 
Website: https://ico.org.uk/  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Issued by  
 
Governance and Planning Services, Secretary and Registrar's Directorate 
Version 
 
V3.0   January 2016 
Enquiries to    
Information Governance Officer xxx@xxx.xx.xx