Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Organisational breakdown of highways and transport division'.



My Ref: 
IG-11531  
 
 
Your 
 
 
Ref: 
 
Contact:  Freedom of Information Team 
Information Compliance 
Freedom of Information Team 

Email: 
xxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
Legal and Governance 
2nd Floor 
Loxley House 
Station Street 
Nottingham 
Requester 
NG2 3NG 
 
 
Tel: 
0115 876 4376 
At contact address specified for request number above 
Email: FOI@ 
 
nottinghamcity.gov.uk 
 
www.nottinghamcity.gov.uk  
 
6 December 2018 
 
 
Dear Requester 
 
Request under the Freedom of Information Act (the Act)  
 
The council has considered your request, which was received on 8 November 2018, 
and our response to your questions is shown below. 
 
Please may I have the organisational structure for the Highways and transport 
department within your council; a breakdown of the individual divisions and 
team(s) within the mentioned department, including the name, titles and 
contact details including telephone numbers of all team members for each 
division as of the date response to this request.  

 
The council can advise it has attached the structure charts for two departments: 
Transport Strategy and Highway and Energy Infrastructure.  
 
Job titles are included in both charts as well as a breakdown of teams and areas.  
 
Regarding the individual names and contact details of council staff the council can 
advise that, in accordance with section 40(2) of the Act, the personal information 
about identifiable living individuals is exempt if disclosure to a third party would 
contravene 1 of the General Data Protection Regulations (GDPR) principles.  
 
The council are required under section 40(2) to take in account the GDPR, in 
particular Article 4 which states “‘personal data’ means any information relating to an 
identified or identifiable natural person (‘data subject’); an identifiable natural person 
is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an 
identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier 
or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, 
economic, cultural or social identity of that natural person”. 
 
The council have considered the principles of the GDPR in our decision as to whether 
to disclose the information. The information you have requested could identify a living 
individual and is therefore classified as personal data. The council must also consider 
whether it is fair in general terms to disclose the information. The Information 
 

 
Commissioner’s guidance states ‘It is reasonable to expect that a public authority 
 
would disclose more information relating to senior employees than more junior 
 
ones…the disclosure must not cause unwarranted interference with the rights, 
freedoms and legitimate interests of the employee’. The individuals concerned would   
not expect their details to be disclosed to a third party, as it is the council’s general 
guidance not to do so for staff below the level of Head of Service. The council have 
therefore determined that in this instance the disclosure of this information to you 
otherwise than under the Act would contravene Principle (a) of the GDPR – 
lawfulness, fairness and transparency. 
 
The council is withholding the information as detailed above under section 40(2).  
Please accept this letter as a partial refusal notice issued in accordance with section 
17 of the Act. 
 
In accordance with section 16(1) of the Act, the council has a duty to provide advice 
and assistance to you, as far as it is reasonable to do so. The council can advise 
Nottingham City Council does not respond to unsolicited requests regarding sales, 
procurement and commissioning. Departments must follow a strict procedure as the 
council has a responsibility to spend public money to achieve the best possible value 
and outcomes for its citizens whilst maximising the wider social, economic and 
environmental aims. The council can direct you to the council’s website pages for 
procurement opportunities, events and how to sell to the council, where you can also 
find the contact details for the Procurement Team including an email address and 
phone number: 
 
http://www.nottinghamcity.gov.uk/business-information-and-support/doing-business-
with-nottingham-city-council/ 
 
 
Details on how to contact the council can be found below: 
 
Nottingham City Council 
Loxley House, Station Street, Nottingham, NG2 3NG 
Tel: 0115 915 5555 
 
Furthermore, could I have the details of any consultants or recruitment 
agencies your organisation has used to hire for contract and permanent roles 
in the last 6 months. 

 
The council can advise that regarding agencies Nottingham City Council has 
implemented a neutral vendor solution to the procurement of agency workers. This is 
designed to reduce the Council’s spend on agency workers, whilst also ensuring that 
a consistent approach to procurement is applied across the organization. Therefore 
Nottingham City Council does not deal with agencies directly. 
 
Regarding consultants, the council can advise that it is unclear what specific recorded 
information regarding the use of consultants you are interested in.  
 
Nottingham City Council’s process for engaging a consultant states the following: 
 
“Before considering the use of consultants, the possibility of using alternative 
resources should first be explored. The following are possible reasons for 
considering the use of external consultants:  
 

 
• 
Specialised knowledge or expertise is required, which is not available 
 
from in-house sources or partner organisations; 
 
• 
An independent opinion is required; 
• 
An external body (i.e. a funding agency) makes it a condition of funding   
that a consultancy study be commissioned; 
• 
A specialist study/project must be completed within a very short time 
scale and internal resources cannot be deployed; 
• 
There is a lack of in-house capacity to undertake the project; 
• 
Only temporary help is required and can be met from existing budgets.” 
 
The process requires that both the method of selection (e.g. tender, framework 
contract, quotes), and whether the consultant has been used before, are declared. 
 
Two data sets, both found on Open Data Nottingham, contain information about 
consultants – these data sets may answer your request fully or in part. The link to 
Open Data is provided below: 
 
https://www.opendatanottingham.org.uk/catalogue.aspx 
 
Council Spend - Payment to Suppliers 
The council publishes all payments to suppliers, including consultants under the 
expenditure category 455-Consultants Fees, however this will not advise if they were 
hired for a contract role or a permanent role. Link provided below: 
 
https://www.opendatanottingham.org.uk/dataset.aspx?id=21  
 
Procurement 
The council publish details of all centrally procured contracts. You can filter the data 
set by using the phrase “consultancy or consultant” which will show all consultancy 
contracts the council has procured as well as a description of the contract. Link 
provided below: 
 
https://www.opendatanottingham.org.uk/dataset.aspx?id=21  
 
Please note where the consultant is an individual and not a company the individual’s 
name has been redacted in accordance with principle (a) of the GDPR. 
 
The council has relied on sections 16 and 21 of the Act as it is providing you with 
advice and assistance by directing you to our website where you can find the 
information you require. Please accept this letter as a partial refusal notice issued in 
accordance with section 17 of the Act. 
 
You are free to use any information supplied for your own personal use. If the 
information provided is marked as published under an Open Government Licence you 
are free to reuse it, subject to the licence terms. However, if the information is not 
published under an Open Government Licence and you wish to reuse it, for example, 
by publishing the information or issuing copies to the public you are required to 
request permission for re-use of this information under the Re-use of Public Sector 
Information Regulations 2005 (RPSI). Your RPSI request must be in writing and 
include your name and address for correspondence, and specify the information you 
want to re-use and the purpose you intend to use it for.  
 
If you are unhappy with the response provided or with the handling of your request, 
you can ask for an internal review in writing stating the reasons for your 
 

 
dissatisfaction. Your request for an internal review should be made to the council 
 
within forty working days of the date of this letter. Please quote reference IG-11531 in  
all communications. 
 
 
You can contact the Freedom of Information Team either by email: 
xxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx or writing to the Freedom of Information Team, 
Information Compliance, Legal & Governance, 2nd Floor, Loxley House, Station 
Street, Nottingham, NG2 3NG. 
 
If you remain unhappy after receiving the response to your initial complaint you can 
request an independent review from the Information Commissioner's Office at 
FOI/EIR Complaints Resolution, Information Commissioner's Office, Wycliffe 
House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF
. You may also contact the 
Information Commissioner's Office by telephone on 01625 545745 or by email at 
xxxx@xxx.xxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely 
 
 
Freedom of Information Team 
Information Compliance 
Legal & Governance 
Nottingham City Council