Data Protection Statement for sponsors
This statement sets out who will use the information you have provided in connection with the
applicant’s application for student finance and what they will use it for.
The information which you give will be used to process student finance applications for persons dependent
on you. The Welsh Ministers have transferred certain functions relating to student finance applications to
the Student Loans Company (SLC).
This Data Protection Statement applies generally to all sponsors of applicants. The specific details are set
out below.
SLC will need the information provided in connection with the application to determine whether applicants
dependent on you are eligible for student finance and to assess the maximum amount of financial
support they are entitled to. SLC are data controllers for this information. The Welsh Ministers are also a
data controller for this information as they are responsible for it by law. However, if you want to see this
information please contact SLC.
By law, SLC and the applicant’s university or college must protect the public funds they handle and may
use the information you have provided to detect and prevent fraud. SLC may also share the information
with other Government bodies such as HMRC, DWP and HMPO and may contact your employer to
verify its accuracy and to prevent and detect fraud. SLC may also share the information with other
bodies, such as third parties with whom they have contracted to carry out ID, Residency and Income
checks, for this purpose, and with HM Revenue & Customs to check declared income levels. If false or
inaccurate information is provided and fraud is identified, details will be passed to fraud prevention and law
enforcement agencies to prevent fraud and money laundering.
SLC will need to keep personal information about you, your partner and your relatives so that it can audit its
assessment of financial support. If you would like to see your information please contact SLC.
SLC will have shared access to account information to provide customer services to you and to respond to
your questions and update information on your account.
SLC will need information provided in connection with the applicant’s application to handle payments, as
appropriate and is the data controller for this information. SLC will have to keep personal information about
you for this purpose.
SLC may also use your information to maintain or develop its systems.
The applicant’s university or college may ask for financial information that you provide in connection with
the applicant’s application for student finance for bursary administration purposes from SLC or the Welsh
Ministers. This information will only be shared where you have consented for the information being shared
for bursary administration purposes.
In this instance, the university or college will be the data controller of the information and will use it to
assess eligibility and make payment of any bursary or scholarship to which the applicant may be entitled. If
you would like to see this information please contact the applicant’s university or college.
The Welsh Ministers may use the information you have provided to monitor the performance of the
student finance system and to develop future policies or initiatives. Any published output from this statistical
work will be anonymous and will not identify individuals.
The Higher Education Funding Council for Wales (HEFCW) and the Higher Education Statistics
Agency (HESA) which carries out certain functions on behalf of HEFCW may, in carrying out HEFCW’s
statutory functions relating to the funding of education, use the information provided for statistical analysis.
HESA and HEFCW will not identify individuals in any published results.
Datganiad Diogelu Data ar gyfer noddwyr
Mae’r datganiad hwn yn nodi pwy fydd yn defnyddio’r wybodaeth a ddarparwyd gennych mewn
perthynas â chais yr ymgeisydd am gyllid i fyfyrwyr a sut y byddant yn ei defnyddio.
Defnyddir yr wybodaeth y byddwch yn ei rhoi i brosesu ceisiadau am gyllid i fyfyrwyr ar gyfer unigolion sy’n
ddibynnol arnoch chi. Mae Gweinidogion Cymru wedi trosglwyddo swyddogaethau penodol sy’n ymwneud â
cheisiadau cyllid i’r Cwmni Benthyciadau i Fyfyrwyr (SLC).
Mae’r Datganiad Diogelu Data hwn yn berthnasol i noddwyr pob ymgeisydd yn gyffredinol. Nodir y manylion
penodol isod.
Bydd angen i SLC gael yr wybodaeth a ddarparwyd mewn perthynas â’r cais i bennu a yw ymgeiswyr sy’n
ddibynnol arnoch chi yn gymwys i gael cyllid i fyfyrwyr ac i asesu uchafswm y cymorth ariannol y bydd
ganddynt yr hawl i’w gael. SLC yw rheolwyr data yr wybodaeth hon. Mae Gweinidogion Cymru yn rheolwyr
data ar gyfer yr wybodaeth hon hefyd, gan eu bod yn gyfrifol amdani dan y gyfraith. Fodd bynnag, os hoffech
weld yr wybodaeth hon, cysylltwch ag SLC.
Yn ôl y gyfraith, rhaid i SLC a phrifysgol neu goleg yr ymgeisydd ddiogelu’r cronfeydd cyhoeddus y byddant
yn eu trin ac fe allent ddefnyddio’r wybodaeth a ddarparwyd gennych i ddatgelu ac atal twyll.Yn ogystal,
gallai SLC rannu’r wybodaeth gyda chyrff Llywodraethol eraill fel HMRC, DWP a HMPO ac efallai y bydd
yn cysylltu â’ch cyflogwr i ddilysu ei chywirdeb ac i atal a darganfod twyll. Yn ogystal, gallai SLC rannu’r
wybodaeth gyda chyrff eraill, megis trydydd partïon y maent wedi rhoi contract iddynt i gynnal gwiriadau
Hunaniaeth, Manylion Preswylio a Manylion Incwm, at y diben hwn, a gyda Chyllid a Thollau EM i gadarnhau
lefelau incwm a ddatganwyd. Os darparir gwybodaeth anwir neu anghywir ac os darganfyddir twyll,
trosglwyddir y manylion i asiantaethau atal twyll a gorfodi’r gyfraith er mwyn atal twyll a gwyngalchu arian.
Bydd angen i SLC gadw gwybodaeth bersonol amdanoch chi, eich partner a’ch perthnasau i allu archwilio ei
asesiad o gymorth ariannol. Os hoffech weld eich gwybodaeth, cysylltwch ag SLC.
Bydd SLC yn rhannu’r hawl i droi at wybodaeth am y cyfrif i ddarparu gwasanaethau cwsmeriaid i chi ac er
mwyn ymateb i’ch cwestiynau a diweddaru’r wybodaeth yn eich cyfrif.
Bydd angen i SLC gael gwybodaeth a ddarparwyd mewn perthynas â chais yr ymgeisydd er mwyn trin
taliadau, pan fo hynny’n briodol, ac ef yw rheolwr y data ar gyfer yr wybodaeth hon. Bydd yn rhaid i SLC
gadw gwybodaeth bersonol amdanoch chi at y diben hwn.
Yn ogystal, efallai y bydd SLC yn defnyddio’ch gwybodaeth i gynnal neu ddatblygu ei systemau.
Efallai y bydd
prifysgol neu goleg yr ymgeisydd yn gofyn am wybodaeth ariannol y byddwch yn ei darparu
mewn perthynas â chais yr ymgeisydd am gyllid i fyfyrwyr at ddibenion gweinyddu bwrsariaethau gan SLC
neu Weinidogion Cymru. Dim ond pan fyddwch chi wedi rhoi eich caniatâd i’r wybodaeth gael ei rhannu at
ddibenion gweinyddu bwrsariaethau y bydd yr wybodaeth hon yn cael ei rhannu.
Yn yr achos hwn, y brifysgol neu’r coleg fydd rheolwr data’r wybodaeth a bydd yn ei defnyddio i asesu
cymhwystra ac i dalu unrhyw fwrsariaeth neu ysgoloriaeth y gallai’r ymgeisydd fod yn gymwys i’w cael. Os
hoffech weld yr wybodaeth hon, cysylltwch â phrifysgol neu goleg yr ymgeisydd.
Gallai
Gweinidogion Cymru ddefnyddio’r wybodaeth a ddarparwyd gennych i fonitro perfformiad y system
cyllid i fyfyrwyr ac i ddatblygu polisïau neu fentrau yn y dyfodol. Bydd unrhyw allbwn a gyhoeddir o’r gwaith
ystadegol hwn yn ddienw ac ni fydd yn nodi manylion personol unigolion.
Gallai’r
Cyngor Cyllido Addysg Uwch Cymru (HEFCW) a’r Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch
(HESA), sy’n cyflawni rhai swyddogaethau penodol ar ran HEFCW, wrth gyflawni swyddogaethau statudol
HEFCW yn ymwneud ag ariannu addysg, ddefnyddio’r wybodaeth a ddarparwyd at ddibenion dadansoddi
ystadegol. Ni fydd HESA a HEFCW yn nodi manylion personol unigolion mewn unrhyw ganlyniadau a
gyhoeddir.
Document Outline