Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Non disclosure agreements'.


 
 
 
 
Mr Graeme Amis 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
 23 November 2018 
Dear Mr Amis 
FOI18-2168 
Thank you for your information request of 26 October 2018. I have processed your request 
under the Freedom of Information Act 2000 (‘the Act’). 
In your email you requested the following information:    
 “1. The total number of NDAs that HS2 Ltd holds with 3rd parties 2. The names of said 
3rd parties. Where this is an individual and would be personal data, please instead 
provide details of their role in relation to HS2, e.g ‘independent consultant for land and 
property’ etc” 
 
Search for information 
I can confirm that HS2 Ltd does hold information that falls within the description of your 
request, however we consider that the cost of complying with your request would exceed the 
limit provided under the FOI Act. We are therefore refusing your request on the following 
grounds: 
Section 12 – Exceeds cost limit 
Under section 12 of the FOI Act, we are not obliged to comply with a request if we estimate 
that the cost of determining whether we hold the information, locating and retrieving it and 
then extracting it would exceed the appropriate cost limit (currently £450 for HS2 Ltd). This is 
calculated at £25 per hour for every hour spent on the activities described and is the 
equivalent of 18 hours or approximately three working days. 
The information that you have requested would not be easy to retrieve because it is not held 
on a central system but by individual legal team members, and the systems of storage have 
changed.  Your request would require us to arrange for our information technology team to 
provide the files of all the legal team employees (past and present). Narrowing the 
information collated would be difficult through the use ‘key search’ terms due to the broad 
nature of your request. As such these searches may turn out to be ineffective in identifying 
the requested information. The legal team would then have to search and review all the files 
to correctly identify those that fall within scope of your request.  We also have a number of 
Non-Disclosure Agreements which would take at least 5 minutes per agreement to review. 
 
 
 
 
 
 

 
Further, in order to respond to your request, every NDA would need to be checked to confirm 
whether there are any restrictions in the wording of the NDA that would prevent HS2 Ltd from 
disclosing its existence. 
As a result we have concluded that complying with your request would exceed the time/cost 
threshold set out in section 12 of the FOI Act. 
Section 3 - Narrowing your request 
Under the FOI Act, a public authority is not obliged to search for, or compile some of the 
requested information before refusing a request that it estimates will exceed the appropriate 
limit. This would ultimately deny you as the requester the right to express a preference as to 
which part or parts of the request that you may wish to receive that can be provided under 
the appropriate limit. You may wish to narrow the scope of your request by providing a 
narrower timeframe or focus on one part of your request. Please note that any refined 
request we receive will be treated as a fresh request and we cannot guarantee that any 
relevant exemptions under the FOI Act will not apply to a revised request. 
If you are unhappy with the way we have handled your request or with the decisions made in 
relation to your request, you may complain in writing to HS2 Ltd at the address below.  Please 
also see attached details of HS2 Ltd’s complaints procedure and your right to complain to the 
Information Commissioner. 
Please remember to quote reference number FOI18-2168 in any future communication 
relating to this request. 
Yours sincerely 
 
 
F Woollard 
Briefings, Correspondence and FOI Adviser 
High Speed Two (HS2) Limited 
 
 
 
 

 
Your right to complain to HS2 Ltd and the Information Commissioner 
 
You have the right to complain to HS2 Ltd within two calendar months of the date of this 
letter about the way in which your request for information was handled and/or about the 
decision not to disclose all or part of the information requested. 
 
Your complaint will be acknowledged and you will be advised of a target date by which to 
expect a response. Initially your complaint will be re-considered by the official who dealt with 
your request for information. If, after careful consideration, that official decides that his/her 
decision was correct, your complaint will automatically be referred to a senior independent 
official who will conduct a further review. You will be advised of the outcome of your 
complaint and if a decision is taken to disclose information originally withheld this will be 
done as soon as possible.  
 
If you are not content with the outcome of the internal review, you have the right to apply 
directly to the Information Commissioner for a decision. The Information Commissioner can 
be contacted at:  
 
Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF