This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Data Protection documents'.



OFFICIAL SENSITIVE (WHEN COMPLETE) 
Ministry of Defence Police 
Request to external organisation for the disclosure of personal data to the Police
Under Schedule 2 Part 1 Paragraph 2 of the Data Protection Act 2018 and GDPR Article 6(1)(d) 
To: 
Position (where known): 
Click or tap here to enter their position in their organisation.
Organisation: 
Click or tap here to enter name of their organisation.
Address: 
Click or tap here to enter address of their organisation.
I am making enquiries which are concerned with: 
☐ 
The prevention or detection of crime* 

The prosecution or apprehension of offenders* 

Protecting the vital interests of a person* 
☐   I confirm that the personal data requested below is needed for the purposes indicated above 
and a failure to provide that information will be likely to prejudice those matters. 
☐   I confirm that the individual(s) whose personal data is sought should not be informed of this 
request as to do so would be likely to prejudice the matters described above. 
*Check mark as is appropriate 
Information required:  
Click or tap here to enter text setting out what information is required.
Police Reference: 
Click or tap here to enter Crime Reference No., Case File No. etc. where necessary
From: 
Rank/Number/Name: 
Click or tap here to enter details of person completing form.
Station: 
Click or tap here to enter details of station where you are based.
Date/Time: 
Click or tap here to enter date and time of completion.
Telephone Number(s): 
Click or tap here to enter your telephone number(s).
Email address: 
Click or tap here to enter your official police email address.
Signature*: 
Version 1.0 23rd May 2018 

OFFICIAL SENSITIVE (WHEN COMPLETE) 
Counter Signature:* 
Rank/Number/Name: 
Click or tap here to enter details of person providing counter signature.
*as required by recipient 
Please see Guidance Notes on following page 
 
 
Version 1.0 23rd May 2018 

OFFICIAL SENSITIVE (WHEN COMPLETE) 
Explanatory Note 
This form replaces the Section 29(3) Form which has become redundant by virtue of new 
data protection legislation. It is used by the police as a means of making a formal request 
to other organisations for personal data where disclosure is necessary for the purposes of 
the prevention or detection of crime or the apprehension or prosecution of offenders. It 
places no compulsion on the recipient to disclose the information, but should provide 
necessary reassurance that a disclosure for these purposes is appropriate and in 
compliance with the Data Protection Act 2018 and the General Data Protection Regulation 
(GDPR). 
Crime and Taxation - The GDPR regulates the processing of personal data where it is 
done so for non-Law Enforcement purposes. Article 23 of the GDPR permitted the UK 
Parliament to create, via legislation, exemptions from particular elements within the GDPR 
which would otherwise compromise the public interest.  
Consequently Parliament used the Data Protection Act 2018 to set out exemptions from 
the GDPR which apply in some circumstances. They mean that some of the data 
protection principles and subject rights within the GDPR do not apply at all or are restricted 
when personal data is used or disclosed for particular purposes.  
The most relevant exemption for Law Enforcement is that within the Data Protection Act 
2018 at Schedule 2 Part 1 Paragraph 2 (Crime & taxation: general). This applies where 
personal data is disclosed by an organisation subject to the GDPR to the police for the 
purposes of the prevention or detection of crime or the apprehension or prosecution of 
offenders
.  
It restricts the application of the GDPR data protection principles and subject rights (as 
listed in the Data Protection Act 2018 at Schedule 2 Part 1 Paragraph 1) to the extent that 
the application of those provisions would be likely to prejudice the prevention or detection 
of crime 
or the apprehension or prosecution of offenders
In effect the exemption means that an organisation can provide personal data to the police 
where necessary for the prevention or detection of crime or the apprehension or 
prosecution of offenders without fear of breaching the GDPR or Data Protection Act 2018. 
Vital Interests – GDPR Article 6(1)(d) provides a lawful basis for organisations to disclose 
personal data to the police where the disclosure is necessary in order to protect the vital 
interests of the data subject or of another natural person.  

Further guidance on the use of this form may be obtained from the force Data Protection 
Officer.
Completion Guidance 
Police officers or staff completing this form should type and tab between the fields on the 
form. The information required field should provide the recipient with sufficient information 
to allow them to locate the information sought. Where a signature and/or counter signature 
are required the form will need to be printed off and signed manually. Some organisations 
may require a counter signature to be added to the form. Normally this should be the 
supervisor or line manager of the person completing the form, but may be a higher rank if 
reasonably required by the recipient.  
Version 1.0 23rd May 2018