This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Photography Policy'.


Appendix 1:  Consent Forms
 
Glasgow Kelvin College 
Photographs and Filming Consent Form 
In line with the privacy requirements of the College Safeguarding Policy and  in order to comply with 
the  General  Data  Protection  Regulations  (GDPR)  and  Data  Protection  Act  2018,  we  need  your 
permission  before  we  take  any  official  photographs  or  images  of  you  for  use  by  the  College  in 
promotional or marketing material.   
It  should  be  noted  that  various  photographs  are  taken  across  the  campuses/learning  centres 
associated with Glasgow Kelvin College and your image may be captured; as these are public buildings, 
this is difficult to avoid. 
Purposes and use of images 
Photographs and images taken will be used solely to promote the activities of Glasgow Kelvin College 
and our partners, in the UK and overseas. Your images may be used for educational purposes and 
appear in any of our promotional material in printed or electronic form including: web sites, social 
media  including  Facebook  and  Twitter,  in  multimedia  productions,  course  leaflets,  posters  or 
prospectus. Please note that websites can be seen worldwide and not just in the UK where UK law 
applies. This means that your photographs and images would be in the public domain. 
If, during events such as awards ceremonies, shows and performances you do not wish your photo to 
be taken then please advise the photographer of this in order that appropriate steps can be taken. 
How long we keep photographs and images 
Photographs  and  video  material  will  be  stored  securely  in  our  image  library  only  for  as  long  as 
necessary  for  the  purposes  described  below.  However,  if  your  photograph(s)  is  used,  it  would  be 
included in our historical archive and be retained indefinitely unless you requested it was deleted or 
the College deleted it as part of our image library maintenance. You can contact us using the details 
at the end of this form to request removal of photos at any time in-line with your privacy rights, but 
please note that in certain circumstances we may not be able immediately to erase or delete images 
which have already been published. Further information on your rights under GDPR is available on the 
College website under the Student Privacy Notice. 
I am over 13 years of age. 
 
I am under 16 years of age. My parent/guardian has agreed to consent to the College using 
my photograph(s) and image(s) as mentioned above. 
 
I am over 13 years of age. My parent/guardian has agreed to my undertaking and to the use 
of my photograph(s) and image(s) as mentioned above. 
 

Consent 
I hereby consent to the College, its successors, licensees or assignees, taking, storing, making use 
of and deleting photographs of me (in whole or in part, as adapted or otherwise) for promotional 
and marketing purposes of the College in all media, worldwide, in perpetuity, without restriction 
and  in  any  format.  The  purpose  of  such  material  is  to  include,  without  limitation,  use  in 
prospectuses,  the  College  website,  College  social  media  channels  and  College  publications 
including matters relating to the College’s promotional and marketing functions. The College may 
also attach my contact details to the image on its database in the event that it needs to contact 
me in relation to this material or in the event that I need to contact the College to exercise my 
privacy rights in relation to the material. 
I acknowledge that I do not own the copyright in the photographs. 
I hereby waive any moral rights under s77 and s80 of the Copyright, Designs and Patents Act 1988 
as I have or may acquire in relation to the material. 
I acknowledge that use of the photographs is not for any payment or deferred payment and there 
is no obligation on the College to use the photographs. 
I  understand  that  the  College  may  transfer  the  photographs  and  my  contact  details  to  a 
destination outside the European Economic Area (EEA) or storing them at a destination outside 
the EEA for the purposes set out above, specifically in relation to social media use. 
 
 
By signing this form, I acknowledge that I have read and fully understand the above statement and, 
should I give consent, agree to be bound thereby. This does not affect my privacy rights under data 
protection law. I hereby release any and all claims against the College releasing this material into the 
public domain in the form of promotional and marketing material. 
 
Name 
Signature 
Course 
Email 
Date 
 
Withdrawing Consent 

You can withdraw your consent at any time. To do this please contact: xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.xx  
 
Opt out Disclaimer
 
 
If you do not wish to be photographed/filmed/recorded, please tick this box.  
 
For  further  information  concerning  photography  please  contact:  Glasgow  Kelvin  College,  123 
Flemington  Street,  Springburn,  Glasgow,  G21  4TD.  Tel:  0141  630  5000.    Glasgow  Kelvin  College 
Scottish Charity No. SCO21207 


 
 
As part of Glasgow Kelvin College’s promotional activity, photographs or video 
images may be taken throughout the session which will illustrate student life or 
activities.  
 
In addition, learners may require to take and share images of each other for the 
purposes of coursework. 
 
Photographs and video images taken by the College or other organisations will be 
used for promotion to help recruit students, as publicity or as part of a learner’s 
portfolio of work.   These may be used as a learning resource and in internal and 
external publications. Photographs may also be used in printed publications and the 
websites of the College and its partners. 
 
Where students are under the age of 16yrs or are identified as ‘vulnerable adults’, the 
College requires the permission of a parent or primary carer.  Names of participants 
under the age of 16 will only be used in conjunction with these photographs with 
expressed permission. 
 
By signing this form, you agree to the possible use of your / this student’s image for 
the above purposes. 
 
Thank you. 
 
Alan Sherry 
Principal 
………………………………………………………………………………………………… 
 
I agree that any photographs / video images taken of me / this student may be used 
for publicity purposes, including the press and websites as designated above.  
 
NAME OF STUDENT  
 
…………………………………………………… 
 
(where appropriate) 
NAME OF PARENT/PRIMARYCARER:……………………………………...…………. 
 
 
SIGNATURE of  PARENT/PRIMARY CARER (if student under 16yrs or is a 
‘vulnerable adult’.)
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Signed 
 
……..………………………………………………………………………………… 
 
 
DATE:  
 
…………………………………………… 
 
For further information, please contact the College’s Marketing Manager  -  tel:  0141 630 
5000.