Dear Sally Hodges   
 
 
 
 
 
 
 
10 July 2018 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
REQUEST FOR INFORMATION – Information relating to ERP/Finance System 
 
Thank you for your request for information.  As Museum Secretary for Amgueddfa 
Cymru - National Museum Wales (‘the Museum’), I am responsible for responding to 
your request for information. 
 
I refer to your email of 18 June 2018, in which you asked for the following information: 
 
Please could you provide the following information regarding your ERP / Finance 
system: 
 
1.What ERP (Enterprise Resource Management) or Finance system is currently 
used? 
2.When does your contract expire? 
3.Do you have any planned upgrades of the software? If so, when? 
4.Are you planning to go to market for a different ERP/ Finance system? If so, 
when? 
5.How many users / licenses of the system do you have? 
6.Who is the person responsible for your ERP / Finance system? Please provide 
full name, title and contact information if possible. 
 
Response 
 
1.What ERP (Enterprise Resource Management) or Finance system is currently used? 
Our Finance system is Microsoft Dynamics Nav 
2.When does your contract expire? Support contract expires 31 March 2022 
3.Do you have any planned upgrades of the software? If so, when? No 
4.Are you planning to go to market for a different ERP/ Finance system? If so, when? 
No 
5.How many users / licenses of the system do you have? 25 licences (concurrent users) 
6.Who is the person responsible for your ERP / Finance system? Please provide full 
name, title and contact information if possible. Caroline Garnett, Head of Finance. 
 
 
1 
 

---

Your request was considered according to the principles set out in the National 
Assembly’s Code of Practice on Public Access to Information: 
http://www.assembly.wales/en/abthome/about_us-
commission_assembly_administration/abt-foi/Pages/abt-foi-cop-pub.aspx 
If you are unhappy with the service you have received in relation to your request and 
wish to make a complaint or request a review of our decision, you should write to the 
Director Finance and Corporate Resources at the following address: 
 
Mr. Neil Wicks 
Director of Finance and Corporate Resources 
Amgueddfa Cymru – National Museum Wales 
Cathays Park 
Cardiff 
CF10 3NP 
 
Internal review requests should be submitted within two months of the date of receipt of 
the response to your original letter. 
 
You also have the right to complain to the Information Commissioner’s Office (ICO) if 
you are not content with the outcome of your complaint or review.  Generally, the ICO 
will not make a decision unless you have exhausted the complaints procedure provided 
by the Museum. 
 
The Information Commissioner can be contacted at: 
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
If you have any further queries or concerns then please contact me via my email 
address. 
Yours sincerely 
 
Elaine Cabuts 
Museum Secretary 
 
2 
 

---