This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Social work staffing expenditure'.

 
  
 
 
 
Information Governance 
 
 
Postal addr
 
ess:
M Richards 
 
Coventr
 
y City Council
Via email: request-490254-
PO 
 
Box 15
Council Hou
 
se
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx      
Cov
 
entry
CV1 
 
5RR
 
www.coventry.gov.uk 
 
E-mail:  xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx  
 
Phone:  024 7697 5408 
 
 
3 April 2019 
 
Dear Sir/Madam. 
 
Freedom of Information Act 2000 (FOIA) 
Request ID: 
REQ04350  
 
Thank you for your request for information relating to social work provision. 
 
Your request is outlined below: 
 
This request concerns the Council's social work provision for both children and 
adults for the 2015-16, 2016-17, and 2017-18 budget years. 
 
First, please provide a basic definition for permanent social workers and a 
definition for agency workers (i.e. staff who are used temporarily to cover 
shortfalls in permanent staffing levels). 
 
Please see the attached spreadsheet and comments to the remaining questions below: 
 
Then for each of the three years separately, please detail: 
 
Wage: 
a) the average annual salary for permanent social workers in the team, and the 
annual salary for the most junior level of permanent social worker you employ. 
 

 
Adult’s 
Children’s 
Average annual 
Annual salary 
Ave. annual salary 
Annual salary 
salary 
junior level SW 
(median) 
junior level SW 
(median) 
2015-16 
35,662 
24,472 
35,662 
25,440 
2016-17 
36,019 
24,717 
36,019 
27,394 
2017-18 
36,379 
24,964 
36,379 
27,668 
 
 
   
 

 
b) The hourly equivalent of these annual salaries, based only on working hours 
and not on allotted annual leave, bank holidays, development days etc. (i.e. annual 
salary divided by contracted work hours) 
 

 
Adult’s 
Children’s 
Average hourly 
Hourly rate junior 
Average hourly 
Hourly rate junior 
rate 
level SW 
rate (median) 
level SW 
(median) 
2015-16 
£18.48 
£12.68 
£18.48 
£13.19 
2016-17 
£18.66 
£12.81 
£18.66 
£14.20 
2017-18 
£18.85 
£12.94 
£18.85 
£14.34 
 
Note: we are unable to separate out annual leave, bank holidays, development days etc. 
 
c) the average hourly wage for agency staff. 
 
Pay rate (per hour):  
Jul 2015 - Mar 2016  = £28.88 
2016 / 17 = £28.16 
2017 / 18 = £25.92 
 
These figures are predominantly payable to limited companies and therefore include 
employment costs. 
 
d) the agency fee, and how this works, i.e. is it a one off up-front cost or an hourly 
commission for each agency staff member? If it is the latter, please highlight 
whether this is included within the hourly agency staff wage or is an additional 
cost on top. 
 
The agency fee is a fixed rate per hour that varies depending on the supplying 
agency.  Where the worker is not supplied by the Master Vender then there will be a 
further markup for the Master Vender.  Where the worker is employed by the agency (ie 
taxed on PAYE), there will also be the actual cost of employers NI and 
the apprenticeship levy. 
 
 
Hours: 
a) the total number of annual contracted hours for permanent social workers. 
Please divide this into working hours, and non-working hours (i.e. annual leave 
entitlement, bank holidays, development days etc.). 
 

 
Childrens 
Adults 
 
2015-16 
244,341.16 
479,922.33 
 
 
2016-17 
236,285.10 
541,320.48 
 
 
Note: we are unable to separate out annual leave, bank holidays, development days etc. 
 


 
b) the actual number of permanent staff hours worked in total across the whole 
team. 
 
We can confirm that we do not hold this information and are advising you as per Section 
1(1) of the Act. We are unable to report on actual hours worked. 
 
c) the actual number of agency staff hours worked in total. 
 
Agency Hours where supplied by the Master Vender only: 
Jul 2015 - Mar 2016  = 98,832 
2016 / 17 = £28.16  = 117,633 
2017 / 18 = £25.92  = 74,890 
 
d) The percentage of total agency hours that covered permanent staff vacancies, 
rather than maternity or sick leave. 
 
We can confirm that we do not hold this information and are advising you as per Section 
1(1) of the Act. This information is not recorded. 
 
e) the average timeframe that individual agency staff members worked within the 
service (i.e. how long do they normally stay?). 
 
We can confirm that we do not hold this information and are advising you as per Section 
1(1) of the Act. This information is not recorded. 
 
 
Benefits: 
a) Any additional benefits offered/given to permanent staff members including 
pension contributions (and the total cost of these), and any additional benefits 
offered/given to agency staff members, including pension contributions (and the 
total cost of these). 
 
We can confirm that we hold this information and it is accessible to you via the Council 
website, please use the following link:- 
 
http://www.coventry.gov.uk/info/228/social_work_jobs/2735/social_work_jobs/5  
 
We therefore do not have to provide the information as per Section 21 of the FOIA. 
 
b) Any costs that permanent staff members can claim back, but which agency staff 
members have to absorb themselves - for example travel/petrol costs. In such 
cases, please detail the total cost of these permanent staff claims. 
 
Agency workers claim travel and subsistence on the same basis as permanent staff. 
 
c) Any incentives you offer as part of the recruitment of social workers, either to 

 


social workers themselves or recruitment consultants, for example relocation 
packages (and the cost of these). 
 
See response to (a) above. 
 
Total Cost: 
a) The total cost of permanent staff members and the total cost of agency staff 
members. 
 
We can confirm that we do not hold this information and are advising you as per Section 
1(1) of the Act. We are unable to isolate the data to answer this question. 
 
Then, looking at the current situation: 
- How many permanent full time equivalent staff members are currently employed? 
 

 
Whole 
Childrens 
Adults 
Council 
 
As at 1 August 2018 
3733.45 
129.14 
264.74 
 
 
 
- How many full time equivalent agency staff are currently employed covering 
permanent positions (not maternity or sick leave)? 
 
See response above to (a). 
 
- What are the names of the agencies used by the council to provide temporary 
social workers? 
 
The Master Vender for the period covered by this enquiry was Pertemps.  In addition a 
number of agencies were also contracted directly (i.e. not via the Master Vender) 
however the Council does not record details of this pay or hours. 
 
- What was the number of applications you had for the last five permanent social 
worker roles that were advertised (and over what time-period this was)? 
 
As at 29 June 2018, the last five advertised social worker roles received 76, 34, 14, 18 
and 5 applications over an eight week window. 
 
The supply of information in response to a freedom of information request does not 
confer an automatic right to re-use the information. You can use any information supplied 
for the purposes of private study and non-commercial research without requiring further 
permission. Similarly, information supplied can also be re-used for the purposes of news 
reporting. An exception to this is photographs. Please contact us if you wish to use the 
information for any other purpose. 
 


 
Should you wish to make any further requests for information, you may find what you are 
looking for is already published on the Council’s web site and in particular its FOI/EIR 
Disclosure log, Council's Publication Scheme, Open Data and Facts about Coventry. 
 
If you are unhappy with the handling of your request, you can ask us to review our 
response.  Requests for reviews should be submitted within 40 days of the date of 
receipt of our response to your original request – email: xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx 
 
If you are unhappy with the outcome of our review, you can write to the Information 
Commissioner, who can be contacted at: Information Commissioner’s Office, Wycliffe 
House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF or email xxxxxxxx@xxx.xxx.xx. 
 
Please remember to quote the reference number above in your response. 
 
Yours faithfully 
 
 
Information Governance