Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Passport renewal refusals'.




 
 
 
 
 
Freedom of Information Team  
Globe House  
7th Floor  
89 Eccleston Square 
London 
SW1V 1PN 
 
Email: xxx@xxxx.xxx.xxx.xx 
Website: www.gov.uk/hm-passport-
office 

Carol Harper 
 
Email xxx@xxxx.xxx.xxx.xx 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 Website www.gov.uk/hm-passport-
   
office 
Reference: FOICR 48899/18   
 
 
2 July 2018  
 
Dear Ms Harper  
 
FREEDOM OF INFORMATION REQUEST 
 
Thank you for your email of 5 June in which you ask for information on the number of 
unsuccessful passport applications which were subsequently successful.  
 
Your request has been handled as a request for information under the Freedom of 
Information Act 2000 (FOIA). 
 
The period of my interest is 2014 to present. 
 
Can you please tell me what percentage of passport renewal applications were 
refused on first application, and, of those refused, what percentage were 
subsequently issued. 
  
The information you have requested on unsuccessful renewal applications is not held in a 
readily available format and would require us to undertake an extensive search of our 
records, and carry out a data cleansing exercise, which would exceed the cost limit.  In 
addition, to determine whether an applicant was subsequently issued with a passport 
would involve manually searching each unsuccessful application. This would not be 
possible within the cost limit.  For example, our records show that in the period 2017 to 
date we dealt with approximately 59,000 unsuccessful applications. 
 
Under section 12(1) of the FOIA, H M Passport Office is not obliged to comply with an 
information request where to do so would exceed the cost limit.   
 
We hold information on unsuccessful applications but we have estimated that the cost of 
meeting your request would exceed the cost limit of £600 specified in the Freedom of 
Information and Data Protection (Appropriate Limit and Fees) Regulations 2004.  We are 
therefore unable to comply with it.  
 
 
 
 
Passport Adviceline: 0300 222 0000 
Email us at foi@hmpo.gsi.gov.uk 
Visit our website at www.gov.uk 
 
 



The £600 limit is based on work being carried out at a rate of £25 per hour, which equates 
to 24 hours of work per request. The cost of locating, retrieving and extracting information 
can be included in the costs for these purposes.  The costs do not include considering 
whether any information is exempt from disclosure, overheads such as heating or lighting, 
or items such as photocopying or postage. 
 
If you refine your request, so that it is more likely to fall under the cost limit, we will 
consider it again. Due to the nature of your request it is not possible to advise you on how 
you may refine it to fall within the cost limit. 
  
Please note that if you simply break your request down into a series of similar smaller 
requests, we might still decline to answer it if the total cost exceeds £600. 
 
If you are dissatisfied with this response you may request an independent internal review 
of our handling of your request by submitting a complaint within two months to 
xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx, quoting reference FOICR 48899/18. If you ask for an 
internal review, it would be helpful if you could say why you are dissatisfied with the 
response.  
 
As part of any internal review the Department's handling of your information request would 
be reassessed by staff who were not involved in providing you with this response. If you 
were to remain dissatisfied after an internal review, you would have a right of complaint to 
the Information Commissioner as established by section 50 of the FOIA.  
 
Yours sincerely 
 
 
 
D Hjiej-Andaloussi 
Freedom of Information Team 
 
 
 
Passport Adviceline: 0300 222 0000 
Email us at foi@hmpo.gsi.gov.uk 
Visit our website at www.gov.uk