This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Hackney Carriage & Private Hire declared convictions.'.


Information Governance 
 
 
Coventry City Council 
PO Box 15 
 
Council House 
John Browne 
Coventry  
CV1 5RR 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
(sent via email)  
www.coventry.gov.uk  
 
 
 
 
Please contact Information Governance 
 
Direct line 024 7683 3323 
xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx  

28 June 2018 
 
 
Dear Sir/Madam 
 
Freedom of Information Act 2000 (FOIA) 
Request ID: REQ04366 (Review of REQ04278)  
 
Thank you for your request for a review into the response provided to your Freedom of 
Information request relating to Hackney Carriage Licences and convictions dated the 13 
June 2018.  
 
Following our initial response you requested:  
 
I understand that my request may be time consuming so rather than give me any 
particular breakdown of any convictions and what licence they hold can you 
please provide me the total number of declared convictions as per the original 
request that the council have immediate access to that is held on file. 
 
Having reviewed our original response and following conversations with the relevant 
service area we would advise that while other local authorities may keep detailed lists of 
offences committed by licence holders, Coventry City Council does not.  This is because 
we have no need to list or hold data in this way to make a decision to grant a licence.  An 
individual criminal record check is used for the purpose it is intended for (to establish if 
someone is ‘fit and proper’ to obtain a licence). This is then destroyed within a 6 month 
period of obtaining such a check.  
 
Some of this information may be retained on our automated systems and in the driver’s 
personal paper file, such information being retained for a period of 7 years after which it 
is securely destroyed in line with the Council’s retention policy.  
 
It has therefore been established that criminal record history is not kept in one place nor 
in a reportable format, such as a spread sheet or in a separate accessible file and to 
locate, retrieve and collate the information being requested would involve accessing 
each individual record and automated system, as per our original response.  
 
   
 

 
 
 
 
We are therefore of the opinion that the Section 12 fees notice has been engaged 
correctly and are upholding our original decision and will not be providing the information.  
 
The supply of information in response to a Freedom of Information request does not 
confer an automatic right to re-use the information. You can use any information supplied 
for the purposes of private study and non-commercial research without requiring further 
permission.  Similarly, information supplied can also be re-used for the purposes of news 
reporting. An exception to this is photographs. Please contact us if you wish to use the 
information for any other purpose. 
 
Should you wish to make any further requests for information, you may find what you are 
looking for is already published on the Council’s web site and in particular its FOI/EIR 
Disclosure log, Council's Publication Scheme, Open Data and Facts about Coventry. 
 
If you are still unhappy with the outcome of our review, you can write to the Information 
Commissioner, who can be contacted at: Information Commissioner’s Office, Wycliffe 
House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF or email xxxxxxxx@xxx.xxx.xx.  
 
Please remember to quote the reference number above in your response.  
 
Yours faithfully  
 
 
 
Sue Gilbert 
Information Governance Officer