This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'SWARCLIFFE PFI Business Case Final'.


Swarcliffe HRA PFI Round 1: Final Business Case 
Appendix D(i) 
 
 
 
 
 AGENDA 
 
 ITEM NO.:    
 
 
 
 Originator:  
 
 Linda Raine 
 
  
 
 Tel: 247 6220 
 
   
 
A p p e n d i x   1  
 
  N O T   F O R   P U B L I C A T I O N  
 
  
Exempt/Confidential Under Access to Information Procedure Rules 10.4 (8 & 9 ) 
 
 
REPORT OF:  DIRECTOR OF NEIGHBOURHOODS AND HOUSING 
REPORT TO:  EXECUTIVE BOARD 
DATE:             21 July 2004 

 
 
 
SUBJECT: SWARCLIFFE HOUSING REVENUE ACCOUNT PRIVATE FINANCE 

INITIATIVE  PROJECT 
Whinmoor  
Specific Implications for: 
Halton 
Ethnic Minorities 
 
 
Women 
 
 
 
Disabled People 
 
 
Executive 
Board 
 Decision   
           Eligible for call in  √ 
    Not Eligible for call in      
 
 
 
 
 
 
 
(details contained in the report) 
1.0  PURPOSE OF THE REPORT 
1.1  To outline to Members the key features of the Swarcliffe Housing Revenue Account (HRA) 
Private Finance Initiative (PFI)  Project and to seek approval to the proposed resolutions 
required to take the Project through to contract signature. 
2.0  BACKGROUND  
2.1  The Swarcliffe HRA PFI Project is the first of two Housing Revenue Account PFI Projects 
within the City, and is one of eight Pathfinder projects nationally. Within that context the 
investment in housing that will be achieved through PFI for the project approved by the Office 
of the Deputy Prime Minister (ODPM) , in approximate capital values ( expressed in today’s 
terms excluding inflation) is £107m. Significant additional private investment will be levered 
into the estate under the associated Development Agreement. 
2.2  On 15th October 2003 Executive Board approved appointment of the Preferred Bidder and  
accepted an increase in the PFI credits being offered by ODPM and the associated 
affordability implications,  as well as  approving changes to the Project Board membership to 
reflect the Council’s new structures. 
C:\Users\20061482\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\KIP3MW8D\App Di - Exec Board Report 210704.doc 


Swarcliffe HRA PFI Round 1: Final Business Case 
Appendix D(i) 
 
2.3  Executive Board’s approval on October 15th 2003 was based on an offer of credits from 
ODPM of £70m, which  was based on the assumption that the project would reach 
contractual close by March 31st 2004. Negotiations have proved to be more protracted than 
anticipated and closure is not now anticipated until July 2004. As a consequence of national 
changes to the subsidy rate effective from April 1st 2004 a later closure reduced the cash 
value of the £70m credits to the Council.  
2.4  A further submission was made to the ODPM for an increase in the credits so as to 
effectively meet the cash shortfall referred to above. ODPM have approved an additional 
£3.5m credits, so that the total credits offered  are now £73.5m.  
2.5  It is necessary for the Council to submit a Full Business Case (FBC) to the ODPM for 
approval in order to secure the release of the Notional Credit Approvals prior to financial 
close and contract signature.  
2.6  The responsibility for the oversight and management and for decision making on the Project 
was delegated to the Housing PFI Projects Board (formally, to the Chair of the Board, with 
the concurrence of two other Board members) by the Council’s Executive Board. All stages 
of the procurement, the methodology used at each stage of the procurement and all 
decisions on the conduct and selections under the procurement have been made by the 
Housing PFI Projects Board. 
2.7  The outcome of the procurement process was that the Housing PFI Projects Board at its 
meeting of 26th September 2003 approved the selection of the Yorkshire Transformations 
(YT) Consortium as the Preferred Bidder on this project. Under delegated powers, the 
Deputy Chief Executive, as Chair of the Project Board, signed a Preferred Bidder Letter, a 
copy of which is available in the Supplementary Annexes to this report, which are under 
separate cover.  
2.8  The Yorkshire Transformations (YT) consortium comprises: 
i) 
The Governor and Company of the Bank of Scotland, senior lender 
ii) 
 Mowlem Developments Limited, equity and junior debt provider 
iii) 
Yorkshire Community Housing Limited  (part of the Yorkshire Housing Group), equity 
and junior debt provider 
iv) 
Uberior Infrastructure Investments Limited, equity and junior debt  provider 
v) 
Mowlem plc, construction contractor 
vi) 
Yorkshire Community Housing Limited, facilities management contractor 
 
3.0  MAIN ISSUES 
3.1  This section, Appendix 1 and the separate Supplementary Annexes to the report outline the 
main issues covered within the PFI Project Agreement which is the contract for this project. 
Appendix 1 refers to Financial issues.  The Supplementary Annexes refer to Legal issues, 
the  Performance Mechanism and the Development Agreement and are confidential under 
Access to Information Procedure Rules 10.4 (8 & 9) 
3.2  Project Outline:  
i) 
The project is a major regeneration initiative which will deliver most of the physical 
regeneration improvements required to make the Swarcliffe estate a sustainable, 
attractive place to live by improving homes, addressing future housing needs and 
upgrading the overall environment of the estate.  
C:\Users\20061482\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\KIP3MW8D\App Di - Exec Board Report 210704.doc 


Swarcliffe HRA PFI Round 1: Final Business Case 
Appendix D(i) 
 
ii) 
Specifically, through the PFI contract, 367 surplus Council homes within the Housing 
Revenue Account will be demolished and 1659 refurbished.  This includes 29 homes  
which the Council has disposed of under leasehold agreements. There will be an initial 
five year improvement period to bring the homes up to an Availability Standard  
specified by the Council which ensures that the requirements of the Decent Homes 
Standard are met. Associated environmental and highways improvements will be 
carried out over a seven year period. The Contractor will maintain the homes and the 
environment to the improved standard over the remainder of the contract period ( years 
6-30 and 8-30 respectively), after which they are handed back to the Council.  
iii) 
There will also be Development Agreements under the terms of which surplus land will 
be disposed of for provision of 350 new homes for sale, 110 for social rent, and for 
neighbourhood centre improvements (including shops and a neighbourhood housing 
office). Further environmental and open space improvements, new play areas and 
highways  will be provided as part of the new development to meet highways and 
planning requirements. The proceeds from the disposals will be used to reduce the 
Unitary Charge paid by the Council under the PFI contract.   
iv) 
The housing refurbishments will be delivered through the Private Finance Initiative and 
the private sector partner will be required to take on the associated risks and 
responsibilities inherent in this process and will operate a range of ancillary services to 
maintain the dwellings and the surrounding environment and communal areas.  
v) 
The associated new development will be delivered through Development Agreements 
with the consortium, and will lever in over £30m private investment over and above the 
investment through the PFI contract referred to at  2.1.  
vi) 
To date Social Housing Grant of £4.1m has already been approved by the Housing 
Corporation to support 52 of the proposed new homes for rent. Further applications will 
be made in future bidding rounds, in keeping with the programme and Housing 
Corporation requirements. 
 
vii)  Complementary regeneration initiatives. 
The Woodview scheme, recently developed by Anchor Housing, provided 
approximately 100 new homes for the elderly, with associated communal facilities which 
are available for community use. New primary care facilities are proposed for the 
neighbourhood centre area and will be delivered through the Local Improvement 
Finance Trust initiative. 
 
3.3  The PFI contract includes all the homes owned by the Council, within the Housing Revenue 
Account, on the Swarcliffe estate including those which have been disposed of under long 
leases where the Council retains responsibilities under the terms of the lease. The boundary 
of the scheme is shown on a plan which is in the Supplementary Annexes to this report.  
3.4  The sites which it is proposed will be disposed of (10.4 hectares in total) are shown on a plan 
which is available in the Supplementary Annexes to this report. and are all within the HRA. 
Best consideration has been obtained through the bid process. 
3.5   Project Aims and Objectives: these are as set out within the outline business case and are 
detailed in  the Supplementary Annexes to this report. 
3.6  The works period (construction period) runs from approximately 2 months after contract 
signature (currently anticipated July 2004) to 2011, with phased Packages of works taking 
place throughout the initial improvement period. 
C:\Users\20061482\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\KIP3MW8D\App Di - Exec Board Report 210704.doc 


Swarcliffe HRA PFI Round 1: Final Business Case 
Appendix D(i) 
 
3.7  The service period will run from approximately 2 months after contract signature for the 
entire 30 year period of the Contract. 
3.8  The Services included within the contract are:  
i) 
Property Repair and Maintenance 
ii) 
Grounds and estate Maintenance 
iii) 
Void Property Management 
iv) 
Caretaking and Cleaning 
v) 
Information and Information Technology 
vi) 
Tenant and Community Liaison and Involvement 
 
These services are currently provided by Leeds South East Homes (LSEH). Appropriate 
adjustments to their Management Fee have been agreed to reflect the fact that they will no 
longer be providing the services which are included in the PFI contract.  
Other housing management services ( rent and service charge collection, lettings and 
tenancy management) will continue to be provided by Leeds South East Homes under the 
terms of their Management Agreement with the Council.  
S27 Consent -Secretary of State consent is required to allow the Council to delegate 
specified housing management services under a PFI contract. That consent will be applied 
for under S27 of the Housing Act 1985 as amended by the Regulatory Reform (Housing 
Management Agreements) Order 2003 at the same time as the Full Business Case is 
submitted. 
3.9  Employment and TUPE -  2 staff are currently employed by Leeds South East Homes in 
posts to which the Transfer of Undertakings (Protection of Employment) Regulations (TUPE) 
are envisaged will apply and which will be subject to transfer to the facilities management 
contractor. The staff transferring are caretakers. As procurement commenced prior to 
January 2003 the ODPM’s Code of Practice on Workforce Matters in Local Authority Service 
Contracts does not apply. Accordingly, the Contract has made provision ensuring that the 
terms and conditions of employment of the two transferring employees are fully protected, 
and that new staff are employed on broadly comparable terms. 
3.10  Pensions: It is proposed that transferring employees of the facilities management service 
provider engaged in this contract will have continued membership of, or access to the local 
Government Pension Scheme. If for any reason the employer cannot achieve or retain 
admitted body status for this purpose, then broadly comparable arrangements would have to 
be provided.  
3.11  Conduct on site - The contract will set out the City Council’s minimum requirements relating 
to the conduct of the contractor’s staff and any sub- contractors in Schedule 10 to the Project 
Agreement. 
3.12   Communications and consultation- Provision has been made prior to and throughout the 
procurement  period to keep stakeholders informed as to progress and to consult tenants. 
3.13  Stakeholders in this project were identified as: 
i) 
Project Board 
ii) 
Project Team 
iii) 
Executive Board 
C:\Users\20061482\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\KIP3MW8D\App Di - Exec Board Report 210704.doc 


Swarcliffe HRA PFI Round 1: Final Business Case 
Appendix D(i) 
 
iv) 
Ward members (where homes are located) 
v) 
CIT chairs (where not ward members) 
vi) 
Tenants and residents living on the Swarcliffe estate  
vii)  Tenants and Residents Associations whose members live on the Swarcliffe estate 
viii)  ODPM 
ix) 
Leeds South East Homes 
x) 
Trade Unions 
xi) 
Press 
xii)  Auditors 
 
3.14  Communication and consultation throughout the project to date has included:-  
i) 
regular newsletters to residents, this newsletter is routinely copied to ward members, 
MP’s, and other stakeholders 
ii) 
members briefings 
iii) 
displays and open days for residents 
iv) 
regular updates to three Tenants and Residents Association meetings 
v) 
Swarcliffe Community Forum 
vi) 
Updates to Community Involvement Team meetings 
vii)  regular update reports to Project Board, updates and specific reports to Executive 
Board 
viii)  provision of information to and regular meetings with trade unions including attendance 
at Leeds South East Homes Joint Consultative Committee 
ix) 
 Briefings and update reports to Leeds South East Homes officers and Board 
x) 
updates to and meetings with the ODPM 
xi) 
regular meetings with Development Department on disposals, planning, highways and 
site issues 
 
3.15  As outlined above there has been extensive consultation with tenants both prior to and 
throughout the procurement period. To date tenants have been supportive of the scheme. To 
obtain S27 consent the Council now has to carry out a final, formal consultation exercise 
which gives tenants an opportunity to comment on the proposed changes to the 
management arrangements for their homes. Those comments have to be taken into account 
before the Council takes the decision to enter into the contract. The consultation period will 
extend beyond the date of the Executive Board meeting. It is therefore proposed that the 
consultation outcomes are considered under delegated authority of the Director of  
Neighbourhoods and Housing.  
3.16  As the project moves from contract close towards service commencement Leeds South East 
Homes and Yorkshire Transformations will be undertaking staff consultation with all 
transferring staff. The trade unions will be included throughout this process. 
3.17  The following 4 areas (Financial, Legal and Performance & Payment and Development 
Agreement) are subject to ongoing negotiations. Appendix 1 and the Supplementary 
Annexes to the report outline the  current negotiating positions.  Changes to the positions 
outlined in Appendix 1 and the supplementary information referred to above will be subject to 
the delegations sought by this report to the Deputy Chief Executive. 
3.18  Financial Issues: Attached at Appendix 1 is a detailed report covering the financial issues 
relating to the project. In summary the main issues are: 
i) 
Value for Money 
C:\Users\20061482\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\KIP3MW8D\App Di - Exec Board Report 210704.doc 


Swarcliffe HRA PFI Round 1: Final Business Case 
Appendix D(i) 
 
ii) 
Affordability 
iii) 
Capital  Receipts 
iv) 
Compliance with the  Local Authorities (Capital Finance and Accounting (England) 
Regulations 2003 (SI 3146)  
v) 
Termination of the contract 
vi) 
Impact on Leeds South East Homes 
 
3.19   Legal Implications and Powers: The Supplementary Annexes to this report  contain a draft 
report compiled by the Council’s External Legal Advisers, Addleshaw Goddard, which:- 
i) Advises generally on terms reached in negotiation, 
ii) Comments on how closely the terms of the PFI contract follow the requirements of HM 
Treasury and ODPM standardisation guidance,  
iii) Explains the steps that are to be taken on the Council’s behalf in relation to the PFI 
contractor’s financing agreements and sub-contracts 
iv) Advises on the Council’s statutory powers to certify the Project Agreement and the 
lender’s direct agreement under the Local Government (Contracts) Act 1997, and 
v) Advises on the enforceability of the performance mechanism 
3.20  Attached to the above report are  draft certificates under the Local Government (Contracts) 
Act 1997, which, amongst other things, identify the statutory powers under which the Council 
will enter into the project. The final version of the Addleshaw Goddard report will be provided 
for the benefit of the deputy Chief Executive and the Director of Corporate Services, to 
support their final approvals of contract  documentation and certification of the contracts 
respectively. 
3.21  Performance & Payment Mechanism: The performance mechanism provides for specific 
deductions to be made from the Unitary Charge (the annual payment) when specified 
standards for the dwellings and services are not met. 
The payment mechanism regulates the calculation and payment of the invoices for the works 
and services in the contract , makes adjustments following Right to Buy property reductions 
and addresses issues such as the impact of inflation. A summary of the provisions within the 
performance and payment mechanism is contained  in the Supplementary Annexes. 
3.22  Development Agreement The Development Agreements will make provision for and set out 
the terms of disposals of land on a freehold and of garages on a leasehold basis under the 
Housing Act 1985, for which the Secretary of State’s consent will be required.  A summary is 
provided in the Supplementary Annexes. The Agreements will make provision for disposals 
of land at best consideration. It is proposed that the Capital Receipts so generated are used 
to reduce the Contractor’s borrowings and so reduce the Unitary Charge to the Authority. 
Approval is sought to dispose of the sites  for the price referred to in Appendix 1 on terms 
outlined in the  Supplementary Annex. 
4.0  CONCLUSION 
4.1  Finalised commercial terms and  drafting amendments to the Project Agreement are being 
agreed with Yorkshire Transformations in a series of meetings programmed to take place 
during June. The Full Business Case will be submitted to the ODPM in June, to ensure that 
the ODPM have sufficient time to consider and grant final approval for the Project by summer 
C:\Users\20061482\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\KIP3MW8D\App Di - Exec Board Report 210704.doc 


Swarcliffe HRA PFI Round 1: Final Business Case 
Appendix D(i) 
 
2004. Derogations from standard guidance and proposals regarding insurance have been 
submitted in advance to facilitate approval.  Once ODPM have completed their review of the 
FBC, they will issue a Promissary Note to the City Council confirming that they have 
approved the project. The Promissary Note provides the necessary credit cover and revenue 
support the Council requires before it can sign the contract with Yorkshire Transformations. 
4.2  Contract signature will in turn see the phased start of refurbishment work in line with the 
agreed programme and commencement of the services following a period of mobilisation 
which is expected to last approximately two months. 
5.0  PROPOSALS FOR APPROVAL 
Members of Executive Board are recommended to: 
5.1  Confirm their acceptance of the offer of £73.5m PFI credits from the Office of the Deputy 
Prime Minister and their understanding of the affordability implications for the Council as set 
out in Appendix 1. 
5.2  Note the information in this report, its appendix and the separate Supplementary Annexes 
providing details of the process and negotiations undertaken and work carried out to date 
5.3  Approve the financial implications and the affordability threshold for the Council of entering 
into this contract as detailed in Appendix  1.  
5.4  Approve disposal of the sites identified in the Supplementary Annexes to Yorkshire 
Transformations for the price indicated in Appendix 1  
PROPOSALS AUTHORISING DELEGATED APPROVALS 
5.5  Subject to approval of the Full Business Case (FBC) by the Deputy Chief Executive and 
ODPM, a positive accounting determination on the transaction, and receipt of S 27 consent 
by the Secretary of State and subject to the Deputy Chief Executive (or in his absence the 
Chief Executive) being satisfied that the project remains within the affordability constraints 
set out in Appendix 1: 
(1)   Approve the Council's entry into the project with the special purpose company of the 
Yorkshire Transformations consortium, subject to the final approvals referred to in 
recommendation 5.5(2) below;  
(2)  Grant delegated powers to the Deputy Chief Executive , or in his absence the Chief 
Executive, (in consultation with the Chief Legal Officer and the Development Director) to give 
final approval to the completion of the Project, including (but not by way of limitation) the 
following: 
i) 
The terms of the Project Agreement 
ii) 
With the exception of the disposal price, the terms of any necessary land transactions 
including  the Development Agreements which will involve the disposal of the surplus 
land, and the proposed lease of garage sites 
iii) 
The Financiers Direct Agreements 
iv) 
Any pensions Admissions Agreement and associated bond 
v) 
Direct agreements with the FM Sub-contractor  
vi) 
Collateral warranties from the construction subcontractor, designers and other second 
tier subcontractors 
C:\Users\20061482\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\KIP3MW8D\App Di - Exec Board Report 210704.doc 


Swarcliffe HRA PFI Round 1: Final Business Case 
Appendix D(i) 
 
vii)  Form of acknowledgement by the Council of the financier’s charge 
viii)  Any other documents conducive to the completion or undertaking of the project 
 
5.6  Subject to consideration of the outcome of the final tenant consultation exercise, authorise 
the Director of Neighbourhoods and Housing to apply for Secretary of State consent under 
S27 of the Housing Act 1985 as amended by the Regulatory Reform (Housing Management 
Agreements) Order 2003 to delegate housing management functions as set out in the Project 
Agreement on the terms of the project agreement (which will include the power to sub-
delegate and to act jointly with the funder’s appointed representative) 
5.7  Approve that the Director of Corporate Services , as the statutory officer under section 151 of 
the Local Government Act 1972, or in his absence the Chief Officer - Financial Management  
be authorised : 
i) 
to sign any necessary certificates under the Local Government (Contracts) Act 1997 in 
relation to this transaction. 
ii) 
Final determination under the Local Authorities (Capital Finance and Accounting ) 
(England) Regulations 2003 (SI 3146) 
 
5.8  Approve that, in respect of certification under 5.7, and subject to the advice of the Director of 
Legal Services, a contractual indemnity be provided to the Director of Corporate Services in 
respect of potential liabilities arising from the certification. 
5.9  Approve that the Director of Legal Services (or any other officer of the Council authorised by 
her) be authorised to execute or sign all necessary agreements, by affixing the Council’s 
common seal or otherwise, and take any necessary further action to complete the 
transactions and give effect to Members’ resolutions and delegated decisions referred in 
these recommendations. 
5.10  Request and authorise the Director of Neighbourhoods and Housing to implement any post 
completion arrangements necessary to monitor and administer the contract documentation 
by agreement, where necessary with Leeds South East Homes, such agreement to be 
reflected in an addendum to Leeds South East Homes’ Management Agreement with the 
Council. 
5.11  Authorise that the Director of Legal Services (or other officer of the Council authorised by 
her) be authorised to sign a certificate evidencing the above resolutions under section 41 of 
the Local Government (Miscellaneous Provisions) Act 1976 whether or not in advance of the 
minutes of this meeting being signed at the next meeting of this Executive Board. 
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
C:\Users\20061482\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\KIP3MW8D\App Di - Exec Board Report 210704.doc 


Swarcliffe HRA PFI Round 1: Final Business Case 
Appendix D(i) 
 
 
SWARCLIFFE HOUSING REVENUE ACCOUNT PRIVATE FINANCE INITIATIVE PROJECT 
Appendix 1 
 
This Appendix is Not for Publication - Exempt under Access to Information Procedure rule 
10.4 (8 & 9) 
 
FINANCIAL ISSUES 
 
1.  Introduction 
The main financial issues to be highlighted in this appendix are - 
•  Value for Money 
•  Affordability 
•  Capital Receipts 
•  Regulation 40 Compliance 
•  Contract Termination 
•  Arms Length Management Organisation (ALMO) impact 
 
Some significant issues are still to be resolved with the ODPM and the preferred bidder which will 
impact on both affordability and price. The financial analysis within this appendix has taken those 
issues into account. 
 
 
2.  Value for Money (VFM) for the Public Sector 
In order for the ODPM to issue the PFI credit, the Authority must prove that the project represents 
VFM for the public sector. The Council has prepared a Public Sector Comparator (PSC) which 
takes into account the following Treasury Taskforce guidance: 
 
•  Policy Statement No 2 “Public Sector Comparators and Value for Money” 
•  “Appraisal and Evaluation in Central Government” (the “Green Book”) 
 
The PSC represents the cost to the public sector of directly supplying the services required by the 
Output Specification through conventional procurement. It therefore, represents the cost to the 
public sector of refurbishing and maintaining the dwellings of the Swarcliffe estate for a 30 year 
period.  
 
The PSC analysis indicates that the procurement of the contract via a PFI option is £1.6m or 2% 
more efficient than procurement via the traditional public sector route.  
 
The Final Business Case will contain a full breakdown of the relevant elements of the PSC. 
 
3.  Affordability of the Project to the Authority 
 
The affordability for the Authority is summarised in Table 1 below and can be seen in detail in 
Table 4. The analysis indicates that the project requires a contribution from the Council of up to 
£24m over the life of the project and this equates to up to £555k per annum in the first year, rising 
to £1.135m in year 30 due to the impact of inflation at 2.5%.  
 
In calculating the annual contribution, due account has been taken of the risks which still remain 
with the Council to allow for a build up in the sinking to cover these risks.  
C:\Users\20061482\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\KIP3MW8D\App Di - Exec Board Report 210704.doc 


Swarcliffe HRA PFI Round 1: Final Business Case 
Appendix D(i) 
 
 
The project team have taken a prudent view as to the likely changes in the unitary charge between 
now and financial close. Possible increases in building cost inflation and funding rates have been 
taken into account. The latest assumption on indexation (the amount of unitary charge which is 
impacted by RPI inflation) has been used which is 60%.  
 
The Authority submitted a request to the ODPM for permission to use a method of payment which 
optimises the bidder’s unitary charge. The mechanism works by paying some of the excess cash 
held in the PFI sinking fund over to the bidder in order to reduce the borrowing costs of the bidder 
and therefore the price of the bid. On 29th April 2004, ODPM agreed in principle to the proposal. 
Conditions will be in place within the contract to protect the Council in making these payments. 
 
 
Table 1 – Affordability 
 
   

30 Year Total 
£m 
 
 
Unitary Charge 
260 
   
 
Financed By -  
 
  PFI Revenue Support Grant 
171 
  ALMO Contribution 
53 
  Council Contribution 
24 
  Interest accrued on balances 
12 
  Total Funding 
260 
 
The analysis above includes inflation at 2.5% to illustrate the cashflow impact of the project over 
30 years
 
 
It is proposed that the contribution required from the Council will be sourced from the use  of a 
combination of Housing Revenue Account and General Fund resources. The General Fund 
contribution will be used to fund elements of the scheme which benefit the wider community, 
including changes to the environmental layout of the area and highway improvements. The precise 
methodology by which these resources are utilised will require discussion with, and the support of, 
ODPM. 
 
The cost of the project (ie the £260m above), expressed in today’s terms (excluding inflation) is 
£184m, illustrated in Table 2. 
 
 
Table 2 – Project Cost 
 
 
£m 
Refurbishment capital 
57 
Lifecycle capital 
42 
Environmental capital 

Management Services 
42 
Borrowing and Taxation 
35 
Total Cost 
184 
 
C:\Users\20061482\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\KIP3MW8D\App Di - Exec Board Report 210704.doc 
10 

Swarcliffe HRA PFI Round 1: Final Business Case 
Appendix D(i) 
 
This commitment from the Council will be offset by the benefits the Council will receive from a 
capital investment which is in excess of £107m. In addition to the initial refurbishment cost of 
£57m, the contract also contains lifecycle investment of £42m and environmental improvements of 
£8m. Under a conventional procurement these costs would have to be met from the Council’s own 
resources. Private investment of over £30m is also being levered into the estate under a separate 
Development Agreement. 
 
 
4.  Capital Receipts 
The Authority has included capital receipts of £2.676m within the project which is generated as a 
result of the sale of vacant and clearance land on the estate.  The Authority has received “best 
consideration” for this land. The land will be developed to provide affordable social housing for rent 
and private housing for sale on the Swarcliffe estate. 
  
 
5.  Compliance with The Local Authorities (Capital Finance and Accounting) (England) 
Regulations 2003  
In order to be regarded as a Private Finance Transaction, and to receive PFI credits, this project, 
as with any other PFI project, must be seen to comply with the Accounting Code of Practice. With 
regard to PFI transactions this is covered in the Financial Reporting Statement Number 5, 
commonly referred to as FRS 5. In essence, the transaction must be “off balance sheet”. This 
means that the City Council will transfer the property risks to the PFI Contractor. 
 
The Director of Corporate Services, after undertaking a review of the relative property risks 
associated with the Contract, and with advice from the Council’s Financial Adviser will have to 
make a determination on the accounting treatment of the project. An opinion from the Council’s 
external auditor will also be required. 
 
6.  Contract Termination 
Contract termination can arise at the instigation of either the Authority or PFI Operator. Table 3 
illustrates the likely level of termination payment required at different stages of the contract. The 
Supplementary Annex covering legal issues provides a more detailed summary of the termination 
provisions within the Project Agreement.  
 
Termination of the Contract by either party or by a “no fault” event is likely to have significant 
financial consequences for the City Council. The City Council’s Financial Advisers, Deloitte, have 
provided a summary of the potential consequences to the City Council on termination (based on 
the current Project Agreement) of the Contract. Members should have particular regard to this 
summary, as some of the potential financial consequences could be considerable. 
 
Funders will not finance PFI projects where there is a risk of their investment being lost due to the 
termination of the contract earlier than set out in the Project Agreement, no matter whose fault (or 
no fault). This is reasonable given the capital sums that are invested by funders at the start of such 
a project, with repayments by the PFI contractor to the funder typically ending only a few years 
before the end of the contract term. The largest element of the potential compensation is the level 
of Senior Debt outstanding at the date of termination. This figure is at its highest at the start of the 
contract period, after funds have been drawn down to finance the construction costs, but prior to 
any repayments to the funder from the Unitary Charge income from the City Council after service 
commencement. The paragraphs below briefly summarise the implications for the City Council in 
the event of each cause of Contract Termination. 
 
 
C:\Users\20061482\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\KIP3MW8D\App Di - Exec Board Report 210704.doc 
11 

Swarcliffe HRA PFI Round 1: Final Business Case 
Appendix D(i) 
 
•  Contractor default 
 
In the event of contract termination in these instances, the City Council could elect to re-tender the 
contract. In this circumstance the City Council would pay the Contractor either the amount 
described as the “Adjusted Highest Compliant Tender Price”. This is likely to be the tender price, 
less the re-tendering and any other attributable costs to the City Council arising from the 
Contractor default. If a no re-tendering procedure applies, the Adjusted Estimated Fair Value 
procedure will apply, which is likely to be the Net Present Value of the revenues less costs within 
the Project Financial Model.  
 
•  Council default 
 
If the City Council defaults on the Contract, then the PFI Contractor would be entitled to receive 
payment of all Senior Debt, any other Coupon Bearing investment and all expected future 
distributions relating to any equity investment, discounted back to the date of contract termination. 
An example of the payments that would be made at a sample of termination dates is illustrated 
below. 
 
•  Termination on corrupt gifts and fraud 
In this event, the City Council would be obliged to pay the PFI Contractor an amount equal to the 
Senior Debt outstanding. An example of the payments that would be made at a sample of 
termination dates is illustrated in the table below. 
 
•  Force Majeure 
The Project Agreement states that neither party is entitled to bring a claim for breach of obligations 
nor has any liability to the other part to the Contract for any losses or damages incurred if a Force 
Majeure event prevents them from carrying out their obligations. The terms for the calculation of 
compensation reflects that this is “no ones fault”. In the event of Contract Termination by reason of 
Force Majeure, the PFI Contractor would receive sums to cover repayment of its outstanding debt 
and any initial equity investment but would not receive any profit element. An example  of the 
payments that would be made at a sample of termination dates is illustrated below. 
 
 
Table 3 - Termination Amounts 
 
 
Council 
Corrupt 
Voluntary 
Force 
Gifts or 
Termination 
Majeure 
Fraud 
or Default 
30th June 2008 (yr 5) 
£37.8m 
£37.7m 
£33.3m 
30th June 2013 (yr 10) 
£33.5m 
£32.9m 
£28.9m 
30th June 2018 (yr 15) 
£27.5m 
£26.2m 
£22.5m 
30th June 2023 (yr 20) 
£22.9m 
£20.0m 
£16.6m 
30th June 2028 (yr 25) 
£17.0m 
£11.8m 
£9.1m 
30th June 2033 (yr 30) 
£8.0m 
£1.5m 
£0m 
 
 
7.  Leeds South East Home (LSEH) Impact 
Leeds South East Leeds Homes will contribute £53m to the project over the 30 year concession 
period. This contribution is sourced from the Management Fee which LSEH receives for managing 
and maintaining the properties within the Swarcliffe area. 
C:\Users\20061482\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\KIP3MW8D\App Di - Exec Board Report 210704.doc 
12 

Swarcliffe HRA PFI Round 1: Final Business Case 
Appendix D(i) 
 
 
The contribution from LSEH consists of the budgets which no longer have to be spent, as the PFI 
operator will be undertaking the relevant services. These budgets include repairs and 
maintenance. These funds have been diverted to pay for the PFI contract. 
 
No indirect budgets have been used to contribute towards the unitary payment. These budgets 
would include the central running costs of LSEH. This approach has been taken in order to protect 
the operating viability of LSEH and to protect the quality of services delivered to the rest of the 
South East area.  
 
The implication for LSEH of using RTB receipts in the scheme is that the receipts from the 
Swarcliffe area will be invested back into the Swarcliffe estate rather than the wider LSEH area. 
 
 
 
 
 
C:\Users\20061482\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\KIP3MW8D\App Di - Exec Board Report 210704.doc 
13 

Swarcliffe HRA PFI Round 1: Final Business Case 
Appendix D(i) 
 
 
Table 4 - Movement in the Sinking Fund 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Annual 
Balance 
Inflation 
2.5% 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Income \ Funding 
 
 
  Payments (£000's) 
 
 
 
Sinking Fund Balance (£000's) 
(£000's) 
 
PFI Grant 
ALMO 
Council 
Total Funding 
Unitary 
Unitary 
Bullets 
Total 
Annual 
Interest on 
Closing 
(£73.5m) 
Contribution  Contribution 
Charge 
Charge 
Payments 
Cashflow 
Fund 
Balance 
Variable 
Fixed 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

            5,687             1,362                 555             7,604  
          1,405              937          1,000           3,342  
 
4,262 
96 
4,358 

            5,687             1,346                 569             7,601  
          2,212           1,474          3,000           6,686  
 
915 
217 
5,490 

            5,687             1,328                 583             7,597  
          2,947           1,965          2,000           6,912  
 
685 
262 
6,438 

            5,687             1,308                 597             7,592  
          3,625           2,417          1,000           7,042  
 
550 
302 
7,290 

            5,687             1,317                 612             7,616  
          4,216           2,810                -    
         7,026  
 
590 
341 
8,221 

            5,687             1,350                 628             7,664  
          4,415           2,943                -    
         7,358  
 
306 
377 
8,904 

            5,687             1,383                 643             7,714  
          4,488           2,992                -    
         7,480  
 
234 
406 
9,544 

            5,687             1,418                 659             7,764  
          4,563           3,042                -    
         7,605  
 
159 
433 
10,136 

            5,687             1,453                 676             7,816  
          4,640           3,093                -    
         7,733  
 
83 
458 
10,677 
10 
            5,687             1,490                 693             7,869  
          4,719           3,146                -    
         7,865  
 

481 
11,162 
11 
            5,687             1,527                 710             7,924  
          4,800           3,200                -    
         8,000  
 
(76) 
501 
11,587 
12 
            5,687             1,565                 728             7,980  
          4,883           3,255                -    
         8,138  
 
(158) 
518 
11,947 
13 
            5,687             1,604                 746             8,037  
          4,968           3,312                -    
         8,279  
 
(242) 
532 
12,237 
14 
            5,687             1,644                 765             8,096  
          5,055           3,370                -    
         8,425  
 
(329) 
543 
12,452 
15 
            5,687             1,686                 784             8,156  
          5,144           3,429                -    
         8,573  
 
(417) 
551 
12,586 
16 
            5,687             1,728                 803             8,218  
          5,235           3,490                -    
         8,726  
 
(508) 
555 
12,633 
17 
            5,687             1,771                 823             8,281  
          5,329           3,553                -    
         8,882  
 
(601) 
555 
12,587 
18 
            5,687             1,815                 844             8,346  
          5,425           3,617                -    
         9,042  
 
(696) 
551 
12,442 
19 
            5,687             1,861                 865             8,413  
          5,524           3,683                -    
         9,207  
 
(794) 
542 
12,190 
20 
            5,687             1,907                 887             8,481  
          5,625           3,750                -    
         9,375  
 
(894) 
528 
11,824 
21 
            5,687             1,955                 909             8,551  
          5,728           3,819                -    
         9,547  
 
(997) 
510 
11,337 
22 
            5,687             2,004                 932             8,622  
          5,835           3,890                -    
         9,724  
 
(1,102) 
485 
10,720 
23 
            5,687             2,054                 955             8,696  
          5,943           3,962                -    
         9,906  
 
(1,210) 
455 
9,965 
24 
            5,687             2,105                 979             8,771  
          6,055           4,037                -    
       10,091  
 
(1,321) 
419 
9,064 
25 
            5,687             2,158              1,003             8,848  
          6,169           4,113                -    
       10,282  
 
(1,434) 
376 
8,005 
26 
            5,687             2,212              1,028             8,927  
          6,286           4,191                -    
       10,477  
 
(1,550) 
325 
6,781 
27 
            5,687             2,267              1,054             9,008  
          6,406           4,271                -    
       10,677  
 
(1,669) 
268 
5,379 
28 
            5,687             2,324              1,080             9,091  
          6,529           4,353                -    
       10,882  
 
(1,791) 
202 
3,790 
29 
            5,687             2,382              1,107             9,176  
          6,655           4,437                -    
       11,092  
 
(1,916) 
127 
2,001 
30 
            5,687             2,441              1,135             9,263  
          6,785           4,523                -    
       11,308  
 
(2,045) 
44 
(0) 
 
C:\Users\20061482\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\KIP3MW8D\App Di - Exec Board Report 210704.doc 
14 

Document Outline