This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Move 51 North: 2015-2016 Board Meeting Minutes'.

Homes for Haringey Residential Community Interest Company trading as 51 Move 
Degrees North                                                                    Agenda item  
 
 
 
 
 
 
Meeting: 
Board Meeting 
Date: 
11.30am, 27th January 2016 
Venue:  
2nd floor meeting room, 48 Station Rd, Wood Green. N22 7TY 
Present: 
 Andrew Billany (AB), Chris Liffen (CL), Astrid Kjellberg-Obst (AKO), 
Catherine Hardy-Smith (CHS) 
Officers in  
 Andrie Neophytou (AN) , Graham Moffatt (GM), Ernest Tumihairwe 
Attendance: 
(ET), Stephen Lloyd (SL) 
Apologies: 
Neville Murton (NM) 
Distribution: 
All Board Members & Staff above 
 
 
Item 
Minutes 
Action 
1. 
Welcome and apologies  
 
 
Apologies were noted as listed above  
 
2. 
Declarations of interest 
 
 
 
There were no new declarations.   
 
 
3. 
Minutes from the Board meeting held on the 28th October 2015 and matters 
 
arising. 
 
 
 
The minutes were approved as accurate. 
 
 
 
Matters Arising: 
 
  Update on new board member recruitments- CHS stated that the 
 
adverts were out in the ARLA magazine until mid February. 
 
 
4. 
Financial Regulations 
 
 
 
Additions were made as follows: 
 
  Staff to sign off they have had training on the regulations every 6 
GM 
months 
 
  Add overall objective of each policy- i.e. compliance, efficiencies fraud   
prevention etc 
 
  Review dates to be added- to come to Board every quarter at least for 
 
the next 12 months 
 
  Bank account policy- adds that a business case is required for any 
GM 
changes to accounts.  
 
 
 
The Financial Regulations were approved. 
 
 
 
  CL asked that the holiday policy be revised to include the ability to buy 
 
back leave. HR are preparing policy draft which will need to be costed.  GM 
GM to chase Hawa and cost, proposals back via email for decision.  
  AN confirmed that staff were using the lone working policy. 
  AN confirmed the contract register was in place and the processes will 
develop as the requirements of regulation develop.  
Move 51 Degrees North 
 

Homes for Haringey Residential Community Interest Company trading as 51 Move 
Degrees North                                                                    Agenda item  
 
 
 
 
 
  CL confirmed operational line management meetings are in place.  
 
5.  
Business Plan and Budget 2016/17 
 
 
 
Key discussion points: 
 
  Ensure link to manifesto/LBH Corporate Plan  is clear 
CHS 
  Cost of business £36k per month 
 
  Delivery of growth will reduce cost base and increase income streams 
 
  Monthly cash flow required 
GM 
  VAT- P&L is exclusive of VAT 
 
  PAYE- risk of fine from periods period not being returned on time is to 
GM 
remain on risk map 
 
 
 
The Board approved the Business Plan for release to LBH for comment. 
CHS 
 
 
Loan agreement 
 
  Await LBH review before approving. To come back once Mathew 
 
Gaynor has commented.  
CHS 
 
Bank Mandate  
  The Board approved that the following changes be made to the Bank 
Mandate: 
 
Names to be added:  
 
Irfhan Khambye – Finance Officer Homes for Haringey 
Pamela  Nembhard – Finance Officer Homes for Haringey 
David Sherrington – Director of Asset Management 
Nisan Ahmed – Head of Finance (HFH) 
Ernest Tumihairwe- Finance Controller Move51DN 
 
Names are to be removed:  
 
Ray Green 
Stephen Lloyd 
Maurice Dickenson  
Andrew Adegboye 
 
6. 
Project update : 
 
 
 
AN presented the update. 
 
 
 
Key discussion points: 
 
  Mail campaign to 40000 homes under way 
 
  TFL campaign - 1 valuation resulted 
 
  Loyalty card campaign- talking to local business to come on Board with   
discounts to landlords and tenants 
 
  CL  asked  for  any  councils  service  that  could  be  included  to  be   
considered such as gym member ship, Fushion, parking. 
AN 
  Visibility-  consider  wrapping  street  sweepers  etc  to  get  brand   
Move 51 Degrees North 
 

Homes for Haringey Residential Community Interest Company trading as 51 Move 
Degrees North                                                                    Agenda item  
 
 
 
 
 
recognition 
 
  Trade Mark has been registered 
 
  Company  Secretary  is  monitoring  officer  for  the  Money  Laundering   
policy 
 
 
 
Tax Advice 
 
 
 
Key discussion points: 
 
  Issue is where invoicing originates and where therefore liability sits 
 
  Small volumes to begin with 
 
  Clear over head policy required in due course 
 
 
 
The Board approved: 
 
  That all invoicing is between Homes for Haringey and the Landlord for 
GM 
maintenance and repairs. 
 
 
  That a formal contract is created between Move 51 and Homes for 
 
Haringey to source work for Homes for Haringey and that Move 51 
 
collected the debt for Homes for Haringey for which they receive a fee. 
 
  That Homes for Haringey have a clear transfer pricing policy via the 
 
contract with Move 51. 
 

 
  That  Homes  for  Haringey  develop  a  policy  of  allocation  of  overhead 
costs 
 
 
7. 
A.O.B 
 
 
 
1.  Monthly/six weekly Board meeting required 
CHS 
 
 
     
 
 
 
 
 
Move 51 Degrees North