Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Supervision Services'.


 
 
 
 
 
 
 
 

Trust Policy No. C08  
Therapeutic Observation (Specialling) 
of Adult Patients who are considered at 
risk of harm to themselves or others 
 
 
 
 
The  following  personnel  have  direct  roles  and  responsibilities  in  the  implementation  of  this 
policy:  
 
  All clinical staff 
 

Version 
 3 
Ratified by: 
Quality and Safety Forum 
Date Ratified: 
November 2017 
Date of Issue via 
November 2017 
Intranet: 
Date of Review: 
November 2020 
Trust Contact: 
Deputy Chief Nurse 
Executive Lead: 
Chief Nurse 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
 
 

Statement on Trust Policies 
 
Staff Side and Trade Unions 
The  University  Hospitals  of  North  Midlands  NHS  Trust  is  committed  to  ensuring  that,  as  far  as  is 
reasonably practicable,  the way  in  which  we provide services to the public and the way  in  which  we 
treat our staff reflects their individual needs and does not discriminate against individuals or groups on 
any grounds. 
 
Equality and Diversity 
The  University  Hospitals  of  North  Midlands  aims  to  promote  equality  and  diversity  and  value  the 
benefits  this  brings.    It  is  our  aim  to  ensure  that  all  staff  feel  valued  and  have  a  fair  and  equitable 
quality of working life. 
 
 
Equality Impact Assessment 
The organisation aims to design and implement services, policies and measures that meet the diverse 
needs of our service, population and workforce, ensuring that none are placed at a disadvantage over 
others.  The Equality Impact Assessment tool is designed to help you consider the needs and assess 
the impact of your policy’. 
 
Information Governance 
Any Trust policy which impacts on or involves the use and disclosure of personal information (patient 
or employee) must make reference to and ensure that the content of the policy is comparable with the 
relevant statutory or legal requirement and ethical standards 
 
Data Protection Act 1998 and the NHS Confidentiality Code of Practice 
The Data Protection Act (DPA) provides a framework which governs the processing of information that 
identifies living individuals. Processing includes holding, obtaining, recording, using and disclosing of 
information  and  the  Act  applies  to  all  forms  of  media,  including  paper  and  images.  It  applies  to 
confidential patient information but is far wider in its scope, e.g. it also covers staff personnel records. 
The DPA provides a legal gateway and timetable for the disclosure of personal information to the data 
subject (e.g. health record to a patient, staff file to an employee). 
 
Whilst the DPA applies to both patient and employee information, the Confidentiality Code of Practice 
(COP)  applies  only  to  patient  information.  The  COP  incorporates  the  requirements  of  the  DPA  and 
other  relevant  legislation  together  with  the  recommendations  of  the  Caldicott  report  and  medical 
ethical considerations, in some cases extending statutory requirements and provides detailed specific 
guidance. 
 
Freedom of Information Act 2000
 
The  Freedom  of  Information  Act  2000  (FOIA)  is  an  Act  which  makes  legal  provision  and  creates  a 
legal gateway and timetable for the disclosure, to the public, of the majority of corporate information 
held  (but  not  necessarily  created)  by  this  Trust.  The  Trust  has  a  legal  responsibility  to  proactively 
provide a large amount of information to the public and to pro-actively respond to specific requests for 
information.    Information  will  not  be  disclosed  when  the  Trust  can  claim  legal  exemption.    Any  non-
disclosure  must  be  conveyed  in  writing;  quoting  the  relevant  exemption  together  with  signposting  to 
internal  and  external  methods  of  complaint.    Locally,  guidance  on  the  DPA,  FOIA  and  COP  can  be 
obtained from the Information Governance Manager or the Caldicott Guardian. 
 
Mental Capacity Act 
 
Any  Trust  policy  which  may  affect  a  person  who  may  lack  capacity  should  comply  with  the 
requirements of the Mental Capacity Act 2005 (MCA) 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 2 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
 
The MCA and its associated Code of Practice provides the framework for making decisions on behalf 
of individuals who lack the mental capacity to do these acts or make these decisions for themselves. 
Everyone  working  with  and/or  caring  for  adults  who  lack  capacity,  whether  they  are  dealing  with 
everyday matters or life-changing events in the lives of people who lack capacity must comply with the 
Act. 
 
In a day to day context mental capacity includes making decisions or taking actions affecting daily life 
– when to get up, what to wear, what to eat etc. In a legal context it refers to a person’s ability to do 
something,  including making a decision,  which  may have legal consequences for the person lacking 
capacity, or for other people. 
 
The  Code  provides  guidance  to  all  those  working  with  and/or  caring  for  adults  who  lack  capacity, 
including family members, professionals and carers. It describes their responsibilities  when acting or 
making decisions with, or on behalf of, individuals who lack the capacity to do this for themselves. In 
particular, it focuses on those who will have a duty of care to a person lacking capacity and explains 
how the legal rules set out in the Act will work in practice. 
 
The  Health  Act:  Code  of  Practice  for  the  Prevention  and  Control  of  Health  Care  Associated 
Infections 
The purpose of the Code is to help NHS bodies plan and implement how they can prevent and control 
HCAI.    It  sets  out  criteria  by  which  managers  of  NHS  organisations  are  to  ensure  that  patients  are 
cared for in a clean, safe environment, where the risk of HCAI is kept as low as possible.  Failure to 
observe  the  Code  may  either  result  in  an  Improvement  Notice  being  issued  by  the  Care  Quality 
Commission, or in the Trust being reported for significant failings and placed on ‘Special Measures’. 
 
The  Code  relates  to  healthcare  provided  by  all  NHS  bodies.    Each  NHS  body  is  expected  to  have 
systems in place sufficient to comply with the relevant provisions of the Code, so as to minimise the 
risk of HCAI to patients, staff and visitors. 
The Trust Board must have an agreement outlining its collective responsibility for minimising the risks 
of infection and the general means by which it prevents and controls such risks. 
 
Effective  prevention  and  control  of  HCAI  must  be  embedded  into  everyday  practice  and  applied 
consistently by all staff. 
 
Human Rights 
The Trust is committed to the principles contained in the Human Rights Act. We aim to ensure that our 
employment policies protect the rights and interests of our staff and ensure that they are treated in a 
fair, dignified and equitable way when employed at the Trust. 
 
Sustainable Development 
The University Hospitals of North Midlands NHS Trust (UHNM) is committed to demonstrating leadership in 
sustainability and has a Trust Board approved Sustainable Development Management Plan (SDMP): Our 2020 
Vision: Our Sustainable Future
 which sets out the route to developing a world-class healthcare system that is 
financially, socially and environmentally sustainable.   
 
There are three ‘Key Priorities’ to aim for by 2020. With the help of employees, key partners and other 
stakeholders the trust will embed opportunities to: 
 
1.  Reduce our environmental impact, associated carbon emissions and benefit from a healthier environment; 
 
2.  Improve the resilience of our services and built environment as a result of severe environmental and climatic 
changes; 
 
3.  Embed sustainable models of care and support our local community to be well-connected, healthy, resilient, 
independent and managing their lives in a positive way. 
 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 3 of 28 
 


University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
 
 
The SWITCH campaign is designed to achieve these priorities.  It is relevant to all departments and all members 
of staff. The focus is on using resources sustainably in order to provide better patient care, improve health and 
our working environment.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 4 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
Version Control Schedule 
 
 
Final Version 
Issue Date 
Comments 

January 2014 
Uploaded following ratification 

December 2015  
Policy updated following integration with County 
Hospital  

TBC 
Amended Behavioural Chart in Appendix G 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 5 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
Contents 
Page 
 
 
 
1. 
Introduction 
      6 
 
 
 
2. 
Policy Statement 
      6 
 
 
 
3. 
Scope 
      7   
 
 
 
4. 
Definitions and Guidance 
      8 
 
 
 
5. 
Roles and Responsibilities 
      9 
 
 
 
6. 
Education and Training 
     11 
 
 
 
7. 
Monitoring and Review Arrangements  
     11 
 
 
 
8. 
References  
     11 
 
 
 
9. 
Appendices: 
 
 
     

  A     Procedure for planned therapeutic observation 
    12 
   
           B     Level of therapeutic observation  Descriptors   

    15 
ii 
   
 
           C     Standard Operating Procedure Requesting Security Presence to assist  
    17 
ii 
                in the Management of High Risk Violent and Aggressive In-patients                    
   
 
      
   
   
     D      Risk assessment for ascertaining level of observation 
    21 
 
   
 
   
 
       E      Requesting Security Presence to assist in the Management of High Risk    
    22 
               Violent and Aggressive inpatients  
                                                                            

   
 
         F       Guidance for Security Officers Providing Assistance in the Management           24 

                of High Risk Violent and aggressive In-Patients 
 
 
 
 
         G       Behaviour Chart 
26 
 
                
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 6 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
Introduction  
 

1.1  The Trust is committed to improving standards of care and delivery of service that is of the 
highest quality possible. This includes ensuring there is a system of monitoring in place 
applicable to patients needs and responsive to alterations in risk, whilst cost effective and 
efficient. 
 
1.2  Historically in the Trust, when the nursing and/or medical staff have made the decision that 
a patient requires close supervision in order to maintain his or her safety, it has been 
common practice to assign a member of staff to supervise (Special) the patient.  
 
1.3  The term ‘Therapeutic Observation’ is used throughout this policy to refer to the type of 
supervision commonly known as ‘Specialling’.It has been developed, based on National 
guidance for patient observation issued by the National Institute for Health and Clinical 
Excellence (2005) in order to provide a structure to support the decision to instigate 
Therapeutic Observation of a patient, and guide the practical application of this decision.  
 
1.4   Formal observations may impact on the individual’s human rights, their privacy and 
dignity, and for this reason require a skilled and balanced approach to maintaining these 
rights in a safe environment, using the opportunity for therapeutic interventions in order to 
facilitate the patient’s recovery. 
 
1.5  Nursing staffing ratios / establishments have traditionally reflected bed occupancy not 
dependency / acuity of patients.  Levels of therapeutic observation above level 1 may have 
an impact on standard staffing / skill mix numbers and requires extra controls and reporting 
and may require the use of temporary staffing from nurse bank. 
 
1.6  This policy should be read in conjunction with the following documents: 
 
  Nursing & Midwifery Council 2008 The Code: Standards of conduct, performance 
and ethics for nurses and midwives. 
  Trust Policy C17b Duty Rota Administration and Staff Rostering for Nursing, 
Midwifery and Allied Health Professionals 
  Reference Guides  
  Mental Capacity Act (2005) Accessed via Trust Intranet – Clinical Section  
  DOLS. Accessed via Trust Intranet – Clinical Section 
  Code of Practice – Mental Health Act 1983 
  Trust Privacy and Dignity policy C 32 
  Trust Security Policy (EF02) 
  Trust Management of Violence and Aggression Policy (EF15) 
  Trust Policy for Protection of Vulnerable Adults from Abuse (C36) 
  Standard Operational Procedure for the use of Security guards for the 
management of the violent patient 
  C24 Policy for the Handover, Transfer and Escort Arrangements of Adult 
Patients between Wards and Departments 
  RM08 Prevention & Management of Patients Slips, trips and Falls 
   
1.7  An Equality Impact Assessment has been completed and shows that this policy has no 
negative impact on equality. 
 
 
 
 
 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 7 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
2. 
Policy Statement  
 
2.1  The  Trust  recognises  the  diversity  of  the  local  community  and  those  in  its  employment.  
Our aim is, therefore, to provide an environment that is safe, free from discrimination and a 
place where all individuals are treated fairly, with dignity and appropriately to their need. 
 

2.2  The  objective  of  this  policy  is  to  provide  a framework for  all  therapeutic observation,  and 
also heightened levels of  therapeutic observation – when patients may be considered “at 
risk”  of  harm  to  themselves  and/or  others  and/or  are  considered  to  have  an  unstable 
mental  condition  which  may  deteriorate.  The  level  of  observation  will  be  determined  and 
reviewed following a clinical risk assessment. 
 

2.3  It outlines the responsibilities of staff at all levels to provide a clear pathway of care. 
 
2.4  It outlines the process by which levels of therapeutic observation are determined, recorded 
and reviewed. 
 

2.5  It  promotes  the  person  centred  care  approach  to  determining  therapeutic  observation 
levels. 
 

2.6  It promotes evidence based practice 
 
2.7  It identifies a review process for the use of extra staffing. 
 
3. 
Scope 
 
3.1  This policy applies to all employees of the University Hospitals of North Midlands, in all 
locations including temporary employees, agency staff, bank workers, contractors, locum 
staff, patients, visitors and any other person who may be affected by its undertaking. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 8 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
 
4. 
Definitions and Guidance 
 
4.1 There are 4 defined levels of therapeutic observation (also see appendix B) 
 
 
Level of 
Descriptor 
Action 
Evidence 
Therapeutic 
Observation 
Level 1 
General 
Complete comfort rounds/ 
Recorded in Medical & 
therapeutic 
General assessment of 
Nursing Documentation.  
observation 
condition at least at 
beginning and end of each 
shift. 
Level 2 
Intermittent 
Therapeutic Observation at 
Summary of behaviour, 
therapeutic 
pre-defined intervals, 
physical and mental state 
observation 
agreed within the care plan. 
recorded in Medical & 
Staff consulted/ made 
Nursing Documentation. 
Consider the use of 
aware of the need for 
behavioural charts/ 
Therapeutic Observation. 
Dementia screening tool 
where applicable  
Level 3 
Within Eyesight 
One nurse to one patient. 
Care plan for therapeutic 
Patient within eyesight at all  observations. 
times. 
Regular summary of 
Positive engagement with 
patient’s care, condition 
patient. 
and treatment. 
Usually allowed privacy 
Rationale for any 
(unless deemed at risk of 
deprivation of liberty must 
falling) in the toilet although 
be clearly documented. 
anticipated time lapses 
Relatives should be 
must be reflected in the 
made aware of the use of 
care plan.  
Level 4 observation due 
Consider whether patient’s 
to the infringement on the 
liberty deprived (contact 
patient’s privacy. 
Senior Nurse Safeguarding 
if in doubt). 
Level 4 
Within arm’s 
Close proximity – be 
Care plan for therapeutic 
 
length as 
mindful that this may 
observations. 
(this would 
appropriate 
escalate a person’s 
Regular summary of  
include, violent, 
 
behaviour and you may 
patient’s care, condition 
aggressive and 
Designed for use 
have to adjust the distance 
and  treatment 
high risk 
in exceptional 
between yourself and the 
Relatives should be 
patients) 
circumstances 
patient. 
made aware of the use of 
 
May require more than one 
Level 4 observation due 
staff member. 
to the infringement on the 
On-going assessment. 
patient’s privacy. 
Positive engagement with 
patient. 
Designated nurse present 
at all times 
Consider whether patient’s 
liberty deprived (contact 
Senior Nurse Safeguarding 
if in doubt). 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 9 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
 
 

4.2           The level of Therapeutic Observation required must be decided based on the Risk   
                Assessment (Appendix D), and should be reassessed whenever any change in the  
                patient’s condition/circumstances occur or as a minimum in accordance with the review 
 
       period in appendix D 
NB. This can be an increase or decrease in the level required. 
 
  4.3           For guidance and advice when assessing older patients, who require Therapeutic    
                  Observation, involvement of the liaison nurses for the Elderly Mentally Infirm (EMI)   
                  within RAID  (Rapid Assessment Interface Discharge team) - bleep ----------- speed dial for   
                  pager; (-------------------------). The final decision on the level of observation required is the 
 
      responsibility of the ward team.  
      
                   Advice/involvement of liaison psychiatry services should be considered for some younger    
       adults this might also include advice from the RAID team if due to mental health    
       issues/dementia  
 
         
 
5  Roles and Responsibilities  
 
5.1     Chief Executive 
 
  To ensure the provision of adequate resources to enable effective implementation of 
this policy 
 
  To  maintain  effective  reporting  mechanisms  into  the  Board  in  connection  with  this 
policy 
 
5.2      Chief Nurse 
 
  To  ensure  the  provision  of  adequate  training  resources  to  enable  the  effective 
implementation of this policy 
 
  To monitor decisions made under the Therapeutic Observation policy 
 
  To create and maintain effective reporting mechanisms into the Board in connection 
with this policy 
 
5.3      Associate Chief Nurses 
 
  To manage and organise Divisional resources to enable effective implementation of this 
Policy which may include provision of extra clinical or security staff, on some shifts for 
some patients 
 
  To monitor and review divisional performance in connection with this policy 
 
  To  report  issues  related  to  the  implementation  of  this  policy  via  the  divisional 
governance structure 
 
5.4 
Medical Staff 
 
  Liaise  with  nursing  staff  to  identify  and  review  the  level  of  therapeutic  observation 
required for patients using the assessment criteria identified in Appendix D. 
 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 10 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
5.5 
Sister/Charge  Nurses,  Matrons,  Nurse  Practitioners  and  Adult  Safeguarding 
Nurse
 
 
  To  work  together  with  medical  staff  and  the  multidisciplinary  team  to  identify,  initiate 
and review the  level of  therapeutic observation required for patients using the  Violent 
Patient  Risk  Assessment  (Appendix  D)  and  the  Level  of  Therapeutic  Observation 
descriptors (Appendix B). 
    To  ensure  the  level  of  Therapeutic  Observation  required  is  amended  appropriately 
(either increased, maintained or decreased) according to the patient’s needs 
 
  To  carefully  consider  requests  for  additional  resources  for  a  “therapeutic  observation 
role” 
 
  It should be noted however that agency or bank staff should not be routinely allocated 
to  provide  the  supervision  unless  they  have  attended  specific  training  to  be  able  to 
deliver observation and therapeutic intervention 
    To  ensure  that  the  nurse  allocated  to  the  role  of  ‘Therapeutic  Observation  nurse’ 
receives a break at least every two hours and is not performing this role for their entire 
shift. 
 
  To ensure DATIX forms are reviewed and action plans implemented immediately 
 
5.6 
Clinical Staff 
 
  To supervise the patient according to the level of therapeutic observation indicated, and 
complete observation chart (see Appendix G). 
    Follow the procedure for therapeutic observation of patients.  
 
  To maintain the dignity of the patient and to be fully aware of the Deprivation of Liberty 
Safeguards that may be evoked.     
                    assessment holds 
 
  To  escalate  to  Sister/Charge  Nurse.  Matron,  Nurse  Practitioner  when  unable  to 
implement. 
 
  To escalate any concerns to Nurse-in-charge. 
    Complete DATIX to highlight untoward incidents or near misses. 
 
 
6  Education and Training 
 
Clinical  staff  undertaking  therapeutic  observation  (specialling)  should  have  undertaken 
preparation  for  this  role  which  includes  the  importance  of  behaviour  charts,  maintaining 
individual  safety  in  the  event  of  aggression  and  the  importance  of  engaging  the  patient  in 
therapeutic  activity.  Staff  should  have  received  appropriate  training  and  induction,  which 
should include awareness of this policy and it’s guidance of observation levels, their purpose 
and practice.  
 
 
 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 11 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
Clinical  staff  providing  Level  4  Therapeutic  Observation  should  be  experienced  in  managing 
challenging behaviour. 
 
Training should be held in the staff personal record. Ideally within ESR. 
 
7  Monitoring and Review  
 
           Monitoring Arrangements  
   
 
 Regular monitoring will take place to give assurance to the Executive Committee that there is 
compliance against the policy. This will include: 
 
  Incident reporting via Datix 
  Monthly reports to Adult Safeguarding Nurse from Security Manager (Sodexo) when 
security officers have been requested 
  Regular audit of patient notes of challenging patients requiring support from security 
officers to view compliance of documentation 
 
          Review 
 
This policy will be reviewed in three years or sooner if legislation dictates otherwise. 
 
            References 
 
National Institute for Health and Clinical Excellence (NICE) 2005  
 
            Violence: The short-term management of disturbed/violent behaviour in in-patient psychiatric     
            settings and emergency departments  Improving Practice: Improving Care (Guideline    
            Commissioned by NICE 2005) 
 
Clinical Guideline 25. [Online]. Available at:- 
http://www.nice.org.uk/nicemedia/live/10964/29715/29715.pdf. (Accessed 19.01.2012) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 12 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
Appendix A 
Procedure for planned therapeutic observation 
 
The primary purpose of any planned level of therapeutic observation will be to either 
  Ensure the safety of the observed person 
  Ensure the safety of others from the observed person 
  Or both of the above 
 
 
Action 
Rationale 

The level of therapeutic observation planned 
To ensure that the patient safety is maintained 
must result from a risk assessment (Appendix 
by using the correct level of therapeutic 
D). 
observation (Appendix B) 
  On admission, each patient will be 

assessed by medical and registered 
nursing staff using the Violent Patient Risk 
Assessment (Appendix D). 
  The level of Therapeutic Observation will 
be determined by the medical & nursing 
staff and specialist psychiatric advice as 
appropriate. The assessment will be 
recorded in the Nursing notes 
 

Where the patient has mental capacity, 
To ensure that informed consent is gained 
informed consent should be sought; the 
reasons behind any therapeutic observation 
level and/or limits set should be explained to 
the patients in terms and methods compatible 
with their understanding. Where the patient 
lacks capacity a Mental Capacity/Best 
Interests assessment form should be 
completed to inform all decisions. 
 

For patients with learning disability, mental 
To ensure that the patient’s needs are 
health needs or those lacking capacity, carers 
accurately identified. 
and relatives should be consulted and support 
staff assessing the person’s risk. In an 
emergency situation, where this is not 
possible, the carers and relatives should be 
consulted as soon as is practically  possible. 
 

Relatives should be involved with the patients 
To maintain normality for the patient. 
care as much as possible, dependent on their 
To avoid misunderstandings 
own and the patient’s wishes.  In particular, 
explanations should be given sensitively about 
the level of Therapeutic Observation used. 
 

The reason for the level of therapeutic 
To maintain an accurate record of actions and 
observation and when the next review is due 
rationale for such actions. 
will be specified in the nursing records.  Level 
To ensure that any changes are identified and 
3 and 4 will be reviewed at least every 4 hours 
levels of therapeutic observation are 
by the senior nurse of the ward in conjunction 
appropriate 
with Matron/Medical staff. 
 
Therapeutic observation of the patient should 
To maintain the Privacy and Dignity of the 
always be carried out in such a way as to 
patient 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 13 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
 
Action 
Rationale 
enhance the safety of the patient whilst 
preserving his/her dignity and privacy. 

Levels of therapeutic observation to be used 
To ensure that patient safety is maintained at 
should distinguish between those necessary 
all times 
when the patient is awake and those required 
when they are asleep. 
 

The clinical records should clearly indicate that  To provide a clinical and legal record of care 
the specified level of therapeutic observation is 
being carried out. 
 

Along with other important aspect of care, the 
To promote continuity of care. 
level of therapeutic observation the person is 
receiving should be communicated at each 
handover of staff.  
 

Any nurse allocated to the task of observing 
To protect patients, staff and others.  
the patient should have attended Conflict 
 
Resolution training within the previous 3 years 
and be experienced in managing challenging 
behaviour for Level 4. The nurse should also 
be well briefed with regards to the patient’s 
history, background, risks and needs. 
 
10  Nurses should observe for the following 
To identify changes in the patient and ensure 
features and document any changes. 
that the correct level of therapeutic observation 
  general behaviour, levels of co-operation, 
is being used 
acceptance of help 
  morbid ideas, violent thoughts/fantasies 
  self-blame, hopelessness and suicide 
intent 
  moods and attitudes 
  appearance and dress 
  orientations, awareness and memory 
  Insight into current situations 
  Hallucinations / delusions 
  Substance misuse 
 
 
11  Nurses allocated to a patient requiring 
In order to minimise staff stress. 
therapeutic observation levels 3 and 4 should 
 
not perform this function for longer than 2 
 
hours (or less if staff indicate otherwise) at a 
 
time without receiving a break of at least 15 
 
minutes     
To maintain the safety of the patient, other 
The nurse in charge should ensure adequate 
patient’s, visitors and staff within the clinical 
staff are available to deliver care appropriately 
area 
and if a shortfall is identified then they must 
 
escalate in accordance with Policy C17b, 
 
Appendix 8. 
 
 
 
 
12  A mechanistic approach to the therapeutic 
It is totally inadequate and unacceptable 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 14 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
 
Action 
Rationale 
observation process, which may be seen a 
practice 
“watching the doors” or “guarding the patient” 
should not be used. 
13  Moving the patient to a side room or alternative  To reduce the effects of the external stimuli. 
bay should be considered where external 
stimuli appear to be affecting the patient’s 
behaviour, ensure this area is free from items 
that may cause harm to themselves or others. 
14  Whenever possible the observing nurse should  It can be an opportunity to develop a rapport 
engage the observed person in some 
and build up a relationship and strengthen the 
constructive and therapeutic activity or 
therapeutic relationship between the observing 
intervention, offering support and comfort.  
nurse and the person being observed. 
 
15  It is the responsibility of the nurse in charge to 
To maintain the safety of the patient, other 
ensure that the level of therapeutic observation  patients, relatives and staff. 
as detailed in the care plan is appropriately 
 
maintained at all times.   
 
16  The Registered Nurse has the authority and 
To ensure that the level of therapeutic 
mandate to unilaterally increase the level of 
observation is appropriate at all times. 
therapeutic observation offered to an in-patient 
 
if in their clinical judgment, it is necessary to do 
 
so.   
 
Such action should be recorded in the medical 
To maintain accurate records. 
records.  
 
The decision will be followed up as soon as 
To ensure that any treatment that may be 
practicable by a medical review to identify or 
required to reverse or treat a physical reason 
exclude any physical reason that has affected 
is given as soon as possible. 
the patient – the results of the review will be 
 
documented in the medical records.   
 
The decision will be jointly reviewed between 
 
designated medical and nursing staff at a 
To ensure that the level of therapeutic 
mutually agreed time. 
observation is appropriate at all times. 
 
 
17  If a situation arises where medical and nursing 
To maintain the safety of the patient, other 
staff cannot agree the appropriate level of 
patients, relatives and staff. 
therapeutic observation, the patient will remain 
 
on a higher level of therapeutic observation. 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
Appendix B            

Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 15 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
 
                                  Level of Therapeutic Observation Descriptors 

 
 
There are 4 defined levels of therapeutic observation. 
 
Level 1: 
General Therapeutic Observation   
 
 
 
 
 
The location of the patient should be known to staff at all times, but they are not necessarily 
within sight.   
  At least twice per shift, the patients allocated registered nurse will endeavour to 
communicate with the patients and an entry of the outcome of any assessment will be 
made in the patients nursing notes/medical records.   
  The use of comfort rounds is the vehicle by which this can be monitored and recorded.   
  At the beginning and end of every shift the whereabouts and general condition of all 
patients should be part of the handover. 
 
Level 2: 
Intermittent Therapeutic Observation 
 
 
 
 
  
 
This is an increased level of observation for patients, who after assessment, may be deemed 
to be a potential risk of disturbed and/or violent behaviour and/or fall.  This may include those 
who have a history of previous risk but are in the process of recovery.  Patients assessed to be 
within this category should have a special observation” care plan which should clearly indicate: 
 
  The intervals at which observations should be carried out.  Exact times should be specified 
in the care plan 
  The need for an assessment by the registered nurse of the patient on each shift and a 
summary of the patient’s behaviour, physical and mental state should be recorded in the 
nursing records / patient notes at the end of each shift.  All staff on that shift and those who 
are responsible for the intermittent observation should be consulted prior to taking over and 
handing over care to the next shift. 
 
Level 3: 
Within Eyesight Therapeutic Observation 
 
 
Following a risk assessment, these patients are liable to make an attempt to harm themselves 
or others at any time.  They may be “at-risk” of absconding, falling or are considered to have an 
unstable physical or mental condition which may deteriorate and requires continuous 
assessment. 
 
  They should be within eyesight and accessible at all times, day and night. These special 
observations are carried out on a one nurse to one patient basis. They should have a care 
plan for special observations contained with their notes. 
  For patients who pose a danger to themselves or others, any tools or instruments deemed 
harmful that could be used should be removed if necessary.  This may warrant searching of 
the patient and their belongings.  This should be done with consideration given to the legal 
rights of the patient and conducted in a sensitive manner. Any items removed must be 
witnessed and documented by the nurse and the relatives informed. 
  The care plan must state if the patient does not require observation whilst using the toilet or 
taking bath/shower.  A regular summary of the patient’s condition, care and treatment must 
be entered on the special observation care plan.  This must include changes in mental 
state, physical, psychological and social behaviour, pertinent development and significant 
events. Positive engagement with the service user is essential 
  It is the responsibility of the nurse in charge to consider if the patient is being deprived of 
their liberty by the safety measures put in place.  If there are concerns that the patient is 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 16 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
being deprived of their liberty then contact the Adult Safeguarding Lead Nurse (or Site 
Manager out-of-hours)  
 
Level 4: 
Within Arm’s Length Therapeutic Observation   
 
 
 
 
This is the highest level of therapeutic observation for patients liable to suicide attempts, 
harming themselves or being violent/aggressive towards others.  They may be at a “high risk” 
of falls due to confusion or have an unstable physical condition which may have deteriorated 
and requires constant assessment. 
 
  They should be supervised with close proximity, with due regard for safety, privacy, dignity, 
gender and environmental dangers.  Issues of privacy and dignity, consideration of gender 
issues and environmental dangers should be discussed and incorporated into their care 
plan. 
  It may be necessary on rare occasions to use more than one member of staff and or 
specialist support, for example security.  A regular summary of the patient’s condition care 
and treatment must be entered into the Therapeutic Observation care plan.  This must 
include changes in mental state, physical, psychological and social behaviours, pertinent 
developments and significant events.  Positive engagement with the service user is 
essential. The arrangements for requesting assistance from security is provided in the 
Standard Operating Procedure – Requesting Security 
  It is the responsibility of the nurse in charge to consider if the patient is being deprived of 
their liberty by the safety measures put in place.  If there are concerns that the patient is 
being deprived of their liberty then contact the Adult Safeguarding Lead Nurse  
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 17 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
Appendix C 
 

 
Standard Operating Procedure 
 
Requesting Security Presence to assist in the 
Management of High Risk Violent and Aggressive In-patients 
 
Introduction 
 
This Standard Operating Procedure should be read in conjunction with the Trust Policies:- 
  Management of Violence and Aggression (EF15)  
  Security (EF02) 
  Chaperoning (C44) 
  Therapeutic Observation (Specialling) of Patients Who are Considered at Risk of Harm 
to Themselves or Others 
 
Definition of High Risk 
 

Patient presents an extreme risk of physical violence or aggression or threat to the life of 
themselves or others. 
 
Requesting Security presence 
 

The assistance of Security must be considered on an individual case basis by a 
multidisciplinary clinical team and should be seen as a last resort once all other factors have 
been considered. 
 
A ‘Violent Patient Risk Assessment’ must be undertaken by the Ward Manager / Nurse in 
Charge to establish the level of risk and the requirement for Security presence (Appendix D). 
 
The Ward Manager / Nurse in Charge will seek authorisation for Security presence with the 
Associate Chief Nurse Nurse.  Out of hours, the Ward Manager / Nurse in Charge will seek 
authorisation from the Nurse Practitioner (out of hours) who will inform either the Duty Manager 
or the Silver on Call. 
 
 
Security for Wards is provided as below:- 
 
Main Hospital 
Sodexo 
Lyme Building  Sodexo 
Trent Building  Sodexo 
Maternity 
Sodexo 
Oncology 
Sodexo 
West Building  Local Security Management Specialist (LSMS) Mon – Fri  
Police (out of hours) 
Renal 
Local Security Management Specialist (LSMS) Mon – Fri 
Building 
Police (out of hours) 
 
Once authorised, the Ward Manager / Nurse in Charge will contact either Sodexo Security via 
the Sodexo Helpdesk on extension ---------- or the Trust LSMS on ext ----- to arrange a face to 
face meeting with the Sodexo Security Manager / Officer or the Trust LSMS on the Ward and 
jointly finalise the completion of the Security Presence Request Form (Appendix E). Wards in 
the West Building and the Renal Unit should seek the assistance of the Police out of hours 
(9)999.  The Police will determine the level of assistance required. 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 18 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
 
Once completed and authorised, the original copy of the completed Security Presence Request 
Form must be retained on the patient’s case notes.   
 
The requirement for on-going security presence should be reviewed by the Ward Manager / 
Nurse in Charge at least every 4 hours and at the nursing staff shift changeover times.  The 
section for handover information should be completed on Security Presence Request Form 
(Appendix E). 
 
The presence of Security staff does not negate the roles and responsibilities of clinical staff.  
Security staff must not under any circumstances provide supervision in isolation from clinical 
staff i.e. they should be able to be observed by clinical staff, not behind curtains or closed 
doors. They should not be involved in the delivery of intimate care, or undertake any care 
usually in the roles and responsibilities of nursing staff.  Their role is to be present to provide 
support to clinical staff (refer to Trust Policy for Chaperoning C44). The nurse in charge 
remains accountable for any care provided to the patient, including that provided by the 
Security Officer. 
 
Violent and aggressive behaviour may be as a result of the patient’s il ness, reaction to 
medications and alcohol or drug withdrawal. 
 
If the cause of violence and aggression is of a non-clinical origin and the patient is fully aware 
of his/her actions and if the patient does not refrain from aggressive and violent behaviour, the 
Police must be contacted immediately.   
 
Even when a Security Officer is present, the patient must have an identified nurse who is 
responsible and undertakes the supervision of the patient, providing all required clinical care. 
Based on a risk assessment, a short comfort break can be taken by the Security Officer in 
liaison with the Ward Manager / Nurse in Charge, who must ensure that additional cover is 
provided. For breaks of longer duration the Sodexo Security Manager or Trust LSMS must be 
contacted by the Ward Manager / Nurse in Charge to arrange replacement cover. 
 
Authorised Signatories  
 
   
Job Title 
Person in that 
 
Role 
  Normal Working Hours 
Chief Nurse 
Liz Rix 
0800hrs – 1700hrs 
 
Deputy Chief Nurse 
Helen Inwood 
 
 
Associate Chief Nurse (Divisional) 
 
Monday – Friday 
 
Associate Chief Nurse (Quality & 
Trish Rowson 
 
Safety) 
 
Lead Safeguarding Nurse 
Janice Johnson 
  Outside of Normal 
Nurse Practitioner (out of hours) 
 
  Working Hours 
Silver on Call to be informed by Nurse 
 
 
Practitioner 
 
Duty Manager  to be informed by 
 
 
Nurse Practitioner 
 
 
An up to date list of authorised signatories must be provided to Sodexo Security and the Trust 
LSMS.   
 
 
 
 

Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 19 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
Incident Reporting  
 
A Datix incident report must be completed by the clinical staff for all requests for Security to 
assist in the management of all high risk patients which must be updated with the outcome and 
include details of any delays in response for security assistance. 
 
 
Use of Radio Handsets 
 
Radio handsets pose a high risk to medical equipment due to their relatively high-transmitted 
power. They must not normally be used in clinical areas, especially areas such as intensive 
care or theatres, where there is likely to be a high concentration of equipment with a critical 
function.  
 
Security Officers should use the normal telephone network to communicate with colleagues. 
However, in an emergency, any overt risk due to fire, physical violence or serious criminal 
activity must take priority over the risk of interference with medical equipment. 
 
Where a Security Officer needs to make an urgent call for assistance, he/she should move as 
far as practicable from any active medical equipment before initiating a call and ensure that 
clinical staff in the vicinity are aware of the use of the radio. Staff in clinical areas must ensure 
that Security Officers are aware of these rules for the use of radios. 
 
Sodexo Security Officers - General Guidance and Information 
 

Detailed guidance for Security Officers undertaking this role is available in Appendix F. This 
guidance will be provided by the Sodexo Security Manager or the Trust LSMS at the beginning 
of their period of supervision.  
 
The Sodexo Security Manager or Trust LSMS will ensure this document is reviewed with the 
Security Officer at the beginning of any period of observation. 
 
At the beginning of each nurse shift a verbal handover will be given to the Security Officer by 
the Ward Manager / Nurse in Charge.  The handover wil  provide detail on the patient’s current 
status and will identify if the patient is at risk of physical/non-physical violence to others, along 
with details relating to confirmation of supervision levels and where the guard is to be located.   
 
At the outset of their period of supervision the Security Officer must be orientated to the clinical 
environment and informed of fire and emergency procedures and any relevant infection control 
precaution issues. 
 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 20 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
Process Flowchart 
 

Ward Manager/Nurse in Charge to undertake 
Violent Patient Risk Assessment Appendix D 
Security presence  
Security presence required 
not required 
Ward Manager / Nurse in 
Charge to obtain 
authorisation 
Contact Sodexo Helpdesk - ext. ------- 
Contact Trust LSMS - ext. ----  
 
Mon – Fri  
Main Hospital 
 
Lyme Building 
or Police out of hours – (9)999 
Trent Building 
 
Maternity 
West Building 
Oncology 
Renal Building 
 
 
 
 
Security Officer Stand down 
Ward Manager / Nurse in Charge to complete Security 
Presence Request Form in presence of Sodexo 
Security or Trust LSMS Appendix E 
Security Officer Stand down 
Review at least every 4 
hours Document on 
Behaviour Chart Appendix G 
 
 
  
Security Officer Stand down 
Review at each Nursing  
Shift Change 
Complete Handover Form 
In Appendix E 
NB - If Security assistance is not immediately available, escalate via the Management Team to 
identify if Police assistance is required. 
 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 21 of 28 
 


University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
 
 
APPENDIX D 
 
Violent Patient Risk assessment to ascertain level of observation 

 
 
 
 
 
 
Level of concern 
Level of 
Who should 
Who should carry 
Level 
Review 
observation 
decide 
out observation 
of risk  period 
 
 
 
 
 
 
To maintain general 
Awareness of 
Dr and qualified 
Allocated member 
 
 
safety for all in 
whereabouts and 
Nurse or MDT; 
of nursing staff 

weekly 
patients unless a 
wellbeing at all 
qualified Nurse if 
higher level indicated 
times 
no Dr available 
 
Minimum standard 
for all inpatients 
 
 
 
 
    
 
When there is a risk 
Intermittent 
Dr and qualified 
Experienced 
 
 
of self-harm, 
checks on mental 
Nurse or MDT; 
member of 
 
 
unpredictability or 
state and risk 
qualified Nurse in 
nursing staff 
 
 
risks are unclear and 
Maximum time 
an emergency 
 
 
frequent contact 
interval should be 
 
 
needs to be 
specified and 
 
 
maintained.  As a 
checks varied 
24hrs 
  2          
step down from a 
within this.  
higher level of 
Should be used 
observation 
on admission and 
 
post transfer until 
assessment has 
been carried out 
 
 
 
 
 
 
Where there is a 
Continuous 
Dr and qualified 
Experienced 
 
 
serious short-term or 
observation within 
Nurse or MDT; 
member of 
 
 
other significant risk 
eyesight – this 
qualified Nurse in 
nursing staff, 
 
 
e.g. violence & 
means in the 
an emergency 
preferably 
8hrs 
  3          
aggression 
same room or 
qualified or in 
 
space (i.e. within 
exceptional 
easy reach) 
circumstances 
security officer 
 
 
 
 
 
 
Where there is a 
Continuous 
Dr and qualified 
Experienced 
 
 
serious and imminent  observation within 
Nurse or MDT; 
member of 
 
 
risk of suicide or self-
arm’s length 
qualified Nurse in 
nursing staff 
 
 
harm with impulsivity 
When more than 
an emergency 
preferably 
 
 
or a significant risk to 
one person is 
qualified  or in 
4hrs 
  4          
others e.g. violence &  allocated there 
exceptional 
aggression 
must be a lead 
circumstances 
 
person doing the 
security officer 
observations 
 
 

Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 22 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
APPENDIX E  
 
Security Presence Request Form 
 
 
To be completed by Ward Manager / Nurse in Charge  
 

Division 
Ward / Department & telephone ext. 
 
 
 
 
 
Name of Ward Manager / Nurse in Charge 

Name of qualified staff who the Security Officer 
 
will take instruction from on location 
 
 
 
Patient’s Name 

Patient’s Gender 
 
 

 
 
Date requested & time requested 

What level of risk does patient pose – see 
Appendix D.   NB patient must be risk level 3/4 
to request security. 

 
 
 
Brief reasons for security presence 

Datix Incident Number 
 
 
 
Name of Matron informed  
Name of Consultant / Sp Registrar informed  
NB - must agree to this request 
NB - must agree to this request 
 
 
 
 
Have RAID / CPN been involved with patient 
Do you feel you may be depriving your patient 
of their liberty 

Yes / No 
Yes – complete DoLS authorisation form 
Comments 
 
 
No – rationale  
 
 
 
Authorised by 
 
Job Title 

Person in Role 
Date  
Time 
 
Chief Nurse 
Liz Rix 
 
 
Deputy Chief Nurse 
Helen Inwood 
 
 
Associate Chief Nurse (Divisional) 
 
 
 
Associate Chief Nurse (Quality & Safety) 
Trish Rowson 
 
 
Senior Nurse Safeguarding 
Janice Johnson 
 
 
Nurse Practitioner (out of hours) 
 
 
 
Silver on Call to be informed by Nurse 
 
 
 
Practitioner 
Duty Manager  to be informed by Nurse 
 
 
 
Practitioner 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 23 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
 
Rational for not authorising security presence 
 
 
 
If security presence authorised Where is the Security Officer to 
Has it been explained to the patient / relatives the reason why a 
be located – e.g. at the bedside or outside the side room or ward 
Security Officer is in attendance? 
door? 
 
 
 
Estimated time of arrival of Security Officer  
 
 
 
 
 
Handover – to be completed by Ward Manager / Nurse in Charge 
 
From 

To 
 
Ward Manager / Nurse in Charge 

Ward Manager / Nurse in Charge   
Date 
Time 
   
 

 
 
 
 
Nurse caring for patient 

Nurse caring for patient 
 
 
 
 

 
 
 
 
Security Officer 

Security Officer 
 
 
 
 

 
 
 
 
Information:- 
 
 
 
 
 
 

  Note 1: Every other option and means of preventing / controlling and defusing a situation should 
be attempted before there is any interaction with a violent person.  
 
Physical intervention should concentrate on de-escalation and breakaway techniques.  
 
Staff must only attempt restraint if they have been trained in specific intervention techniques, 
which minimise the risk of injury to themselves and the aggressor. 
 
  Note 2: It is legally acceptable to use “reasonable” force (proportionate & minimum necessary) 
to defend yourself when under physical attack. 
 
  Note 3: Security Officers can escort people from the premises but cannot physically expel them. 
If the situation requires this the Police must be called. 
   
NB 
 
Form to be retained in the patient’s case notes 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 24 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
 
APPENDIX F 
 
Guidance for Security Officers Providing Assistance  
in the Management of High Risk Violent and Aggressive In-Patients 
 
Your Role 
 
To ensure patient safety and maintain the appropriate level of supervision and observation, 
patients may require constant supervision. 
 
These circumstances are when a patient presents an extreme risk of physical violence or 
aggression or threat to life.  
 
You must not under any circumstances provide supervision in isolation from clinical staff. Your 
role is to be present to provide support to clinical staff.  
 
Supervision 
 
Your physical location is to be agreed with the Ward Manager / Nurse in Charge.  This may be 
within eyesight or at arm’s length.   
 
Your role is to observe a patient for the duration as agreed. 
 
A short comfort break can be taken in liaison with the Ward Manager/Nurse in Charge who 
must ensure that additional cover is provided. For breaks of longer duration the Sodexo 
Security Manager or the Trust LSMS must be contacted to arrange replacement cover. 
 
You will receive a verbal handover from the nurse caring for the patient, which will include 
details relevant to the patient’s risk of harm or potential harm to others 
 
If you are unsure or feel unable to take on this role, express your concerns at the start of the 
shift to the Ward Manager/Nurse in Charge and the Sodexo Security Manager or Trust LSMS. 
 
Your role does not include provision of personal care for the patient.  
 
If a patient becomes uncooperative they may be encouraged in a supportive manner i.e. return 
of a confused patient back to their bed area, this is particularly important for patients with a 
diagnosis of dementia.  
 
Every other option and means of preventing / controlling and defusing a situation should be 
attempted before there is any interaction with a violent person. Physical intervention should 
concentrate on de-escalation and breakaway techniques.  
 
Only if staff have been trained in specific techniques, which minimise the risk of injury to 
themselves and the aggressor, should they attempt physical restraint. MECHANICAL 
RESTRAINTS MUST NOT BE USED
.   
 
It is legally acceptable to use “reasonable” force (proportionate & minimum necessary) to 
defend yourself when under physical attack.  Security Officers can escort people from the 
premises but cannot physically expel them. If the situation requires this the Police must be 
called. 
 
The patient must be supervised at all times even if you think they are resting or asleep. 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 25 of 28 
 

University Hospitals of North Midlands NHS Trust 
 
You must only accompany the patient to other clinical areas i.e. to x-ray, outpatients  or if they 
wish leave the Ward for other reasons e.g. to go outside to smoke as requested by the Ward 
Manager / Nurse in Charge and in the presence of designated clinical staff.  You must not be 
left alone with the patient at any time. 
 
NB You must never leave the ward with the patient without first gaining permission from the 
Ward Manager / Nurse in Charge, and only then to chaperone designated clinical staff. The 
Ward Manager / Nurse in Charge must always be informed when you, the patient and the 
designated clinical staff are leaving the ward and when you will return. 
 
If the patient’s condition or behaviour is such that you feel concerned about their safety, or the 
safety of others in the area you should inform the Ward Manager/Nurse in Charge if 
immediately available.  
 
If not, and you feel the matter is urgent you should request that staff contact the Police 
on (9)999 for immediate assistance. 
 
If there is a significant change (deterioration) in the patient’s condition or behaviour at any time, 
inform the Ward Manager / Nurse in Charge as soon as possible. 
 
Use of Radio Handsets 
 

Radio handsets pose a high risk to medical equipment due to their relatively high-transmitted 
power. They must not normally be used in clinical areas, especially areas such as intensive 
care or theatres, where there is likely to be a high concentration of equipment with a critical 
function.  
 
You should maintain contact with the control room at regular intervals throughout the shift.   
Use the normal telephone network to communicate with colleagues.  
 
However, in an emergency, any overt risk due to fire, physical violence or serious criminal 
activity must take priority over the risk of interference with medical equipment and you may use 
your radio handsets.  You should move as far as practicable from any active medical 
equipment before initiating a call and ensure that clinical staff in the vicinity are aware of the 
use of the radio.  
 
Handover 
 
At the end of each shift, you should await another Security Officer to take over the supervision 
of the patient. Do not leave the patient unattended. The Ward Manager / Nurse in Charge will 
hand over to the Security Officer taking over.   
 
Professional issues 
 
The use of personal mobile phones other electronic equipment and reading newspapers/books 
is not permitted, as this will distract you from providing effective continuous supervision.   
 
Security Officers are not to leave their position for meal breaks/comfort breaks until a 
replacement Security Officer is in attendance.  
 
 
Breaks will be designated by the Sodexo Security Manager or the Trust LSMS at the start of 
the shift. 
 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 26 of 28 
 


 
 
 
 
 
APPENDIX G
 
ABC Behavioural Record Chart 
 
Name of Patient:  
Unit Number:                                                                
Ward/Area Location: 
Sheet Number:  
 

Date 
Ante-Cedent Events: What happened 
Detail of behaviour displayed: Refer to 
Consequent Events: What happened 
Signature 

prior to or as the behaviour occurred ? 
definition of behaviour 
immediately after the behaviour? 
Time 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
'A' stands for antecedents, that is, what happens immediately before the behavioural outburst and can include any triggers, signs of distress or 
environmental information.  
 'B' refers to the behaviour itself and is a description of what actually happened during the outburst or what the behaviour 'looked' like.  
 'C' refers to the consequences of the behaviour, or what happened immediately after the behaviour and can include information about other people's 
responses to the behaviour and the eventual outcome for the person. Also include what helped. 
 
 
Please store completed charts in the patient’s notes. 
 
Trust Policy C08   Therapeutic Observation/V3/November 2017/Final  
 
Page 28 of 28