This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Data, evidence, Councillor & Officer involvement, timeline & evidence of decision making and rationale for the proposed boundary changes for the Parish of Roydon'.

DISS TOWN COUNCIL 
MINUTES 
 
 

Minutes of the meeting of the Town Council held in the Council Chamber at Diss Corn Hall on Wednesday 24th 
May
 at 7:15pm. 
 
 
Present: 
Councillors 
J. Aiken 
 
 
M. Bardwell 
 
 
 
 
 
M. Gibson  
 
 
N. Howard  
 
 
 
 
R. Kitchen 
 
 
K. Kiddie (District & County Cllr)  
 
 
 
 
C. Liggett  
 
 
J. Mason 
 
 
 
 
 
 
G. Minshull (District Cllr) 
S. Olander 
 
 
 
 
 
 
F. Wenman 
 
 
T. Wenman 
 
In attendance: 
 
Ms D. Sarson – Town Clerk 
 
 
District Councillor Palmer 
 
 
Sheila King, Heritage Triangle Project 
 
 
Three members of the Youth Council 
Two council office staff 
Two members of the public  
 
 
 
 
 
 
Before the meeting started, the Town Mayor asked for a minute’s silence in tribute for those who lost their lives in 
the Manchester bombings earlier this week.
 
  
FC0517/01 
ELECTION OF TOWN MAYOR FOR THE MUNICIPAL YEAR 2017/2018 
 
 
Councillors elected a Town Mayor and received a declaration of acceptance of office. It was 
 
 
 
RESOLVED: 
to elect Councillor Wenman as Town Mayor of Diss for the municipal year 2017/18. 
 
Councillor Wenman signed the declaration of acceptance of office, received the robes and chain of 
office and took the Chair.
 
 
Councillor Wenman thanked his fellow councillors and said he hoped that, in the wake of events this 
week, his mayoral year would be a ‘kind’ year, a year in which we all demonstrate kindness to each 
other in all areas of life, but in particular, in the business of running the Town Council. 
 
FC0517/02 
TO CONSIDER APOLOGIES FOR ABSENCE  
   
Apologies were received and accepted from Councillor Traube.  
 
FC0517/03 
ELECTION OF COUNCIL LEADER 
         
Councillors elected a Council Leader to lead on the Strategy Plan. It was 
 
 
 
 
 
RESOLVED: 
to re-elect Councillor Minshull as Council Leader for the municipal year 2017/18. 
 
 
 
FC0517/04 
DECLARATIONS OF INTERESTS AND REQUESTS FOR DISPENSATIONS 
 
Minute No. 
Councillors 
Personal/ 
Pecuniary 
Reason 
Name 
Other Interest 
Interest 
FC0517/08 
K. Kiddie 
✓ 
 
The  Councillors  are  elected  members  of 
FC0517/12 
G. Minshull 
South Norfolk Council. 
FC0517/13 
S. Olander 
✓ 
 
The  Councillor  is  an  employee  at  Royal 
Mail  
FC0517/08 
K. Kiddie 
✓ 
 
The  Councillor  is  an  elected  member  of 
Norfolk County Council 
FC0517/12 
K. Kiddie 
✓ 
 
The  Councillor  is  Vice-Chairman  of  the 
District  Council’s  Electoral  Arrangements 
Review Committee 
 
FC0517/05 

MINUTES  
It was 
 
RESOLVED: 
that the minutes of the meeting of the Full Council held on the 19th April 2017 were 
a correct record and were duly signed by the Town Mayor.  
 
Full Council 24.05.17 
 
       Page 1 of 4 

FC0517/06 
PUBLIC PARTICIPATION 
Councillors considered a resolution under Standing Orders 3 d., e., f., g. & h. to suspend the meeting 
to  receive  reports  from  County  and  District  Councillors,  the  Police  and  to  hear  comments  from 
members of the public on items to be discussed on the agenda. It was 
 
RESOLVED: 
to suspend the meeting to receive reports from County and District Councillors. 
 
District Councillor Minshull: 
advised that he had shown Council Leader John Fuller around the 
Corn  Hall  and  Heritage  Triangle  last  week  and  advised  of  his 
support for the way Diss Town Council operates 
District Councillor Kiddie: 
advised  that  no  activity  relevant  to  Diss  has  been  happening  at 
South Norfolk Council over the past month 
District Councillor Palmer: 
congratulated  Councillor  Kiddie  on  his  recent  election  as  County 
Councillor  for  Diss  &  Roydon  and  Councillor  Wenman  on  his 
election as Town Mayor; appraised the Council of a recent held to 
reinstate the Diss Railway Station Group which will be reviewing the 
Diss  Station  Travel  Plan,  completed  prior  to  the  new  Abellio 
franchise and to support the scheme to connect to Nelson Road  
County Councillor Kiddie: 
advised  that  he  has  only  been  in  post  for  a  couple  of  weeks  but 
noted  that  the  railings  outside  the  swimming  pool  have  been 
replaced at long last 
  
 
FC0517/07 
ITEMS OF URGENT BUSINESS 
There was none. 
 
FC0517/08 

HERITAGE TRIANGLE PROJECT 
Councillors received an update on progress of the Heritage Triangle Project. It was noted that a 
grant of easement will be required from the Town Council for a utilities connection across land 
outside Mallard Court for a new dwelling behind Larter & Ford, but there was concern this could 
impact on the cost and programme of the streetscape project and/or result in damage to the new 
scheme at a later date. It was  
 
RESOLVED: 
to grant an easement for utilities connections across land at Mallard Court (owned 
by the Town Council as one of several pieces of land collectively known as the 
Manorial Rights) to the owner of Mere Barn subject to ensuring that the works 
would not in any way impact on the timing or cost of the streetscape element of the 
Heritage Triangle project.  
(Action: Clerk; by 02.06.17) 
 
It was reported that the streetscape scheme is still on schedule but Market Hill work will take a 
week longer, while St Nicholas Street is planned to be completed within four weeks. Although there 
is a perception that not much is happening, a lot of time is spent planning solutions to problems 
encountered underground, the bulk of work is preparatory, good progress is hampered by 
maintaining access to premises. On the garden and boardwalk scheme, good progress is being 
made with trees being delivered next month, some planting has already occurred including 
specialist apple varieties, water edge planting and the foundation of the path mostly laid. A minor 
boundary issue with the garden neighbours will be resolved by Plandescil, and Wetherspoon has 
been in contact regarding the connectivity of the boardwalk at the King’s Head site. Sheila reported 
that a number of traders were suffering with a severe drop in footfall while the works are underway 
and outlined a number of measures to support the traders during this time with a ‘golden triangle’ 
promotion planned at completion. A trader’s meeting has been arranged to discuss these 
measures. Sheila was thanked and congratulated for a fantastic project.  
 
FC0517/09 
FINANCE 
a)  PAYMENT OF ACCOUNTS   
Councillors noted payment of accounts since the last meeting of Full Council. 
 
b)  SUMMARY OF INCOME AND EXPENDITURE AND EARMARKED RESERVES  
Councillors noted that the summary of income, expenditure and Earmarked Reserves for the 
month ending April 2017 will be provided to the June meeting of Full Council 
 
c)  QUARTERLY REPORT 
Councillors received the fourth quarterly finance report including a report on reserves (report 
reference 04/1718). Discussion was held about the funds the Corn Hall holds for the project 
and the way this complicates matters. It was agreed this would be referred to the Executive 
Committee. It was   
 
Full Council 24.05.17 
 
       Page 2 of 4 

RESOLVED: 
i) 
to approve the fourth quarterly report 
ii) 
To approve the proposed transfers to earmarked reserves 
amounting to £23,341 
iii) 
To accept that the reduced general reserve is a consequence of 
the extenuating circumstances which will be rectified during the 
2017/18 financial year 
 
(Action: RFO; by 14.06.17) 
FC0517/10 
STRATEGY PLAN REVIEW 
Councillors  considered  recommendations  from  Officers  following  a  review  of  the  consultation 
responses from councillors and staff including a priority plan (report reference 05/1718). It was 
 
RESOLVED: 
a) 
To postpone from June those priorities that are not identified on 
 
the priority plan namely: Facilities Management Plan (St Mary’s 
Churchyard walls & paths / Mere Drain / DYCC Early Help / 
Council Offices boiler replacement / Maintenance workshop); 
Youth Council; Railway Group; CCTV; Increased engagement at 
events; Museum Lease/registrations; and Councillor Support 
 
b) 
to refer a review of the resources required to deliver the Strategy  
 
 
Plan to the Task & Finish Group 
(Action: T&FG; by 12.07.17) 
FC0517/11 
COMMITTEE STRUCTURE 
a)  Councillors appointed members to committees. It was 
 
RESOLVED: 
to adopt the draft committee structure. 
(Action: Clerk; by 31.05.17) 
b)   Councillors noted the council & committee meeting schedule for the year to May 2018.  
 
c)  Councillors noted the meetings protocol. It was requested that the meetings protocol be reviewed 
and considered at an appropriate future meeting. 
 
(Action: Clerk; by 13.09.17) 
FC0517/12 
PARISH BOUNDARY REVIEW 
Councillors  received  a  report  on  the  meeting  held  with  representatives  of  those  south  Norfolk 
parishes involved in the Neighbourhood Plan (report reference 06/1718). Councillor Kiddie advised 
that there is a one month extension to the deadline because of the general election and then left the 
meeting. It was  
 
RESOLVED: 
to defer this item to the next meeting of Full Council. 
(Action: Clerk; by 14.06.17) 
FC0517/13 
POST OFFICE FUTURE 
Councillors  considered  what  feasible  options  are  available  for  securing  the  Post  Officer’s  Future 
(report reference 07/1718). With six in favour, three against and three abstentions, it was 
 
RESOLVED: 
to approve the principle of appointing a contractor to develop a feasibility study once 
an appropriate funding source has been identified and to consider proposals once 
available. 
(Action: Clerk; by 11.10.17) 
FC0517/14 
PARK RADIO 
Councillors considered a recommendation from the Task & Finish Group for a suitable area for Park 
Radio to lease at the DYCC (report reference 08/1718). It was 
 
RESOLVED: 
a) 
to approve the principle of use of part of the downstairs meeting room at  
the DYCC for Park Radio and the proposed building works to 
accommodate it 
b) 
to refer consideration of the detailed proposal to the June Heritage & 
Facilities committee. 
(Action: DepTC; by 07.06.17) 
 
FC0517/15 
OFFICER’S REPORT 
Councillors noted the Officers report (reference 09/1718) on activities not reported elsewhere on this 
agenda. 
 
FC0517/16 
ITEMS FOR NOTING 
 
a)  Progress Report 
Full Council 24.05.17 
 
       Page 3 of 4 

Councillors noted progress on decisions made at the last meeting of Council. 
 
b)  Committee Minutes 
Councillors noted that the minutes of the Community Engagement Committee (22nd March) are 
available to view on the Council’s website. Councillors also noted committee minutes should be 
addressed directly to the relevant Chairman. 
 
c)  Correspondence Received 
Councillors noted a letter of thanks received from the Corn Hall Trustees for the Town Council’s 
support of the project. 
 
 
 
 
-------------------------- 
Meeting Closed: 8.57pm 
 
 
 
 
 
 
        
Councillor Wenman 
TOWN MAYOR 
Full Council 24.05.17 
 
       Page 4 of 4