This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting minutes April 2014 - March 2015 finance & resource committee'.


 
MINUTES  OF  PROCEEDINGS  OF  THE  FINANCE  &  RESOURCES  COMMITTEE  MEETING  OF 
ARMAGH BANBRIDGE AND CRAIGAVON DISTRICT COUNCIL  
 
DATE:
 
6 November 2014 
 
TIME: 
6.00 pm 
 
VENUE: 

The  Council  Chamber,  Civic  Building,  Banbridge  District  Council, 
Downshire Road, Banbridge 
 
CHAIR: 
Councillor C Lockhart 
 
VICE CHAIR:
 
Councillor J Nelson 
 
MEMBERS PRESENT: 
Councillors – 
 
M Baxter 
D Beattie 
C Black 
I Burns 
M Cairns 
M Campbell 
D Causby 
S Doyle 
P Greenfield 
A Hatch 
K Haughian 
G Keating 
S Nicholson 
P Rankin 
J Speers 
M Tinsley 
 
 
(18) 
 
APOLOGIES: 
Councillors –  
 
D Jones 
C Seeley 
 
 
Mr E Kelly, Change Management Officer 
 
OFFICERS IN ATTENDANCE: 
 
Mr R Wilson, Chief Executive 
Mr G Coulter, Head of Finance  
Mrs S Currans, Head of Human Resources  
Mr J Hayes, Head of Building Control, Armagh City & District Council 
 
DEMOCRATIC SERVICES: 
 
Mrs C McCully, Member Services Officer, Banbridge District Council  
 

 

 
1. 
APOLOGIES 
 
 

NOTED:  that apologies were received from Councillors D Jones and C Seeley and the 
Change Management Officer. 
 
2. 

DECLARATIONS OF INTEREST 
 
 
No declarations of interest were made.  
 
3. 
REPORT FROM THE HEAD OF FINANCE FR‐14‐10 
 
 
PREVIOUSLY CIRCULATED:  report from the Head of Finance FR‐14‐10. 
 
3.1 

Budget Report 
 
RECOMMENDED:  unanimously that Members note the current budgetary position. 
3.2 
Departmental Consultation 
 
PREVIOUSLY CIRCULATED:  letter dated 29 October 2014 from the Minister of the 
 
Environment regarding Draft Budget 2015/16:  Local Government Grants.  The letter 
highlighted  proposals  to  make  a  gross  cut  of  15.1%  to  the  Department’s  baseline 
budget for next year.  There was also uncertainty as to how much money would be 
made available from DFP to pay the new Transferring Functions Grant and whether 
these sums would be protected into the future as was the clear policy intent when the 
scheme was devised. 
 
 
REQUESTED:    by  the  Head  of  Finance  that  Members  urge  their  Party  colleagues  at 
Stormont to ensure the block grant remains in place.   
 
 

RECOMMENDED:    on  the  proposal  of  Councillor  Baxter,  seconded  by  Councillor 
Nicholson that the Council adopts the above response in respect of the consultation 
on the Transferred Functions Grant Regulations. 
 
 
(Councillor Causby joined the meeting at 6.06 pm). 
 
3.3 
Estimates 2015/16 
 
 
APPRECIATION:    was  expressed  by  Councillor  Nelson  for  the  workshop  on  26 
November 2014.  He hoped this would provide Members with a better understanding 
of  different  service  deliveries  within  the  current  3  Councils  and  the  correlation  of 
grants. 
 
 
EXPLAINED:  by the Head of Finance in response to a query from Councillor Speers that 
the proposal was to roll forward current budgets from this year to next year.  Service 
developments and business cases would be considered and analysed for the following 

 

year’s estimates.  It was proposed to establish a Strategic Assets & Capital Working 
Group and a 3 year financial plan.  Other potential cuts and future savings that needed 
to be made would be considered in March/April 2015 together with capital plans and 
revenue commitments ahead of next year’s budget process.   
 
 
The Head of Finance added that, in light of the potential cuts in Government Grants, 
Officers had also been instructed to consider potential cuts of 2% for next year and 
reports would be brought back to this committee. 
 
 
REQUESTED:  by the Chairman a complete overhaul of the estimates process to ensure 
the correct amount of money was allocated to each Department and that money was 
not being wasted. 
 
 
REPORTED:  by Councillor Nelson that he analysed how money was spent in Craigavon 
Borough Council and he challenged the budget setting process.  Craigavon Councillors 
challenged the Corporate Team to achieve a zero rates increase in 2014/15. 
 
 
(Councillor Hatch joined the meeting at 6.17 pm). 
 
 
ADVISED:    by  the  Head  of  Finance  that  a  strategic  view  of  the  budget  process  in 
March/April would provide more planning time. 
 
 

RECOMMENDED:    unanimously  that  Members  agree  to  the  estimates  principles 
outlined above and note the date of the Estimates Workshop. 
 
3.4 
Financial Analysis 
 
 

RECOMMENDED:  that Members note this report. 
 
3.5 
Accommodation for Transfer of Planning Service 
 
 
NOTED:  by Councillor Causby that this issue was discussed in full at the Party Leaders’ 
Meeting. 
 
 
EXPLAINED: by the Chief Executive in response to Councillor Hatch that the cost of 
maintaining Planning Service in Marlborough House would be neutral.  The cost would 
be included in the grant for transfer. 
 
 
ADVISED:  by the Head of Finance in response to Councillor Hatch that the Council 
would  be  charged  for  accommodation  but  the  amount  has  not  been  specified,  but 
would be equal to the budget being transferred. 
 
 
CONCURRED:  by Councillor Nicholson with the recommendation that Planning Service 
remains  in  Marlborough  House  until  the  contract  works  had  been  completed.    He 
enquired if an analysis had been carried out on mileage that would be incurred by 
planners covering an area of 500 sq miles.   
 

 

 
ADVISED:  by the Chief Executive that an analysis had not been done at this point in 
time.  He further advised that details with regard to staff transferring to Council had 
not yet been made available, however this was expected by the end of November.   
 
 
REPORTED:  by Councillor Nicholson that Planning Service staff had concerns regarding 
this  issue.    He  noted  that  Planning  Service  would  be  based  in  Banbridge  but  in  his 
opinion there should be satellite offices in the other Councils for planning and also 
Building Control.   
 
 
ADVISED:  by the Chairman that she had also raised this issue as it was not always 
logistically possible for planners to travel to different areas. 
 
 
CONCERN:  was expressed by Councillor Baxter regarding the cost  of the proposed 
works to the Old Town Hall and the Civic Building in Banbridge. 
 
 
ADVISED:  by the Chief Executive in response to a query from Councillor Baxter that it 
was proposed to use staff within Building Control who had expertise in this area so 
consultancy costs would be kept to an absolute minimum.  
 
 
POINTED  OUT:    by  Councillor  Doyle  that  it  had  been  agreed  that  Planning  Service 
would be based in Banbridge and their travel expenses should be paid.   
 
 
CONCURRED:    by  the  Chairman  that  Planning  Service  would  be  based  in  Banbridge 
however  she  pointed  out  that  planning  officers  must  have  access  to  the  planning 
portal.   
 
 
STRESSED:  by Councillor Nicholson that he did not believe that the move to Banbridge 
was  under  threat  and  he  would  not  be  supportive  of  this.    He  expressed 
disappointment regarding the need for re‐wiring of the Civic Building.  He noted that 
Craigavon Borough Council had spent £500,000 on re‐wiring recently and he referred 
to the huge amount of money which would have to be spent on legacy buildings. 
 
 
ADVISED: by the Chief Executive that historically Councils in Northern Ireland had not 
looked upon their land and property portfolio as assets and as a result of this there 
had been an under investment.  He advised that condition surveys had been carried 
out  on  all  properties  in  the  3  Councils  and  stated  there  was  a  need  for  an  Estate 
Management  Working  Group.    Decisions  would  have  to  be  made  regarding  the 
retention  of  assets.  There  would  be  pressures  on  budgets  and  the  Council  must 
consider ways of reducing expenditure and maximising revenue streams.  The budget 
was very important, however the Council must be appropriately resourced. 
 
 
EXPLAINED:  by the Head of Finance in response to a query from the Chairman that 
capital expenditure over £250,000 must have approval from the Shadow Council.  He 
noted that money had been set aside by Banbridge District Council for the re‐wiring 
of the Old Technical Building.   
 

 

 
ADVISED:  by Councillor Speers that he did not believe there was any threat to Planning 
Service being based in Banbridge.  However he pointed out that irrespective of where 
any service delivery was based there would have to be a satellite in various places.  He 
stated that every aspect of delivery would not necessarily be in one building.   
 
 
NOTED:  by Councillor Baxter that £580,000 was spent in Craigavon Borough Council 
on refurbishment and replacing ceilings etc. 
 
 

RECOMMENDED:    on  the  proposal  of  Councillor  Causby,  seconded  by  Councillor 
Baxter that Members approve: 
 
1.  the  procurement  and  appointment  of  a  design  team  with  a  view  to  them 
developing a detailed options appraisal of proposed works to the Banbridge Civic 
Building which when approved would also develop the detailed specification for 
tendering purposes, and; 
 
2.  the  short  term  option  that  the  Planning  Service  remain  in  Marlborough  House 
until the contract works had been completed. 
 
4.0 
REPORT FROM THE HEAD OF HUMAN RESOURCES FR‐14‐11 
 
 
PREVIOUSLY CIRCULATED:  report from the Head of Human Resources FR‐14‐11. 
 
4.1 

Local Government Employee and Councillor Working Relationship protocol 
 
 

RECOMMENDED:  that Members note the finalised version of the Local Government 
Employee & Councillor Working Relationship Protocol as detailed in  
 
Appendix I. 
 
 
FURTHER  RECOMMENDED:    on  the  proposal  of  Councillor  Causby,  seconded  by 
Councillor Baxter that the meeting moves ‘Into Committee’ for consideration of the 
next item. 
 
5.          REPORT FROM THE HEAD OF HUMAN RESOURCES FR‐14‐12 
5.1 
Confidential Item removed 
 
RECOMMENDED:    on  the  proposal  of  Councillor  Tinsley,  seconded  by  Councillor 
Rankin  that  the  meeting  moves  ‘Out  of  Committee’  and  recommends  the  decision 
made ‘In Committee’. 
 
 
 

 

 
 
The business having been completed, the meeting ended at 6.50 pm. 
 
 
 
 

SIGNED: 
 
CHAIRMAN 
 
                                                                               
CHIEF EXECUTIVE 

 
 
 
DATE 
20 November 2014 
 

 

ARMAGH BANBRIDGE AND CRAIGAVON  
DISTRICT COUNCIL 
 
REPORT FROM HEAD OF FINANCE  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
FR‐14‐10 
Report to: 
Finance and Resources Committee 
Date: 
6 November 2014 
Agenda Item No. 

Reporting Officer: 
Graham Coulter, Head of Finance 
 
ITEMS FOR DECISION 
 
1.0 
BUDGET REPORT 
Purpose 
Decision(s) Required:  
 
Members are asked to note the content of the report. 
 
Lead Officer 
Graham Coulter, Head of Finance 
 
1.1 
BACKGROUND 
 
At September’s Finance and Resources Committee meeting, the budget for the 
Shadow Council was agreed.  This report is by way of update on the current 
budgetary position.  
 
 
1.2 
DETAIL   
 
 
A budget report for the period June to September is set out below. This shows the 
Council is currently within its budget for the year. 
 
Budget Report - September 2015
Budget
Expenditure
Variance
£
£
Members Al owances and Support Costs
       170,
 
000        168,
 
424
(1,576 )
Staff Costs
       100,
 
000          98,
   171
(1,829 )
Other Expenses
       54,
     000          5
   3,676
(324 )
Election Expenses
       225,
 
000        225,
 
000
0
TOTAL EXPENDITURE
       549,
 
000        545,
 
271
(3,729 )
Cental Government Funding
-       16,
     850 -         1
   6,854
(4 )
NET EXPENDITURE
       532,
 
150        528,
 
417
(3,733 )  
Page 1 of 11 
 

ARMAGH BANBRIDGE AND CRAIGAVON  
DISTRICT COUNCIL 
 
 
 
1.3 
RECOMMENDATION 
 
 
It is recommended that members note the current budgetary position.  
 
 
2.0 
DEPARTMENTAL CONSULTATION 
Purpose 
Decision(s) Required:  
 
Members are asked to consider the content of the report and to adopt 
the response to the consultation on the Transferred Functions Grant 
Regulations. 
 
Lead Officer 
Graham Coulter, Head of Finance 
 
2.1 
BACKGROUND 
 
 
The Department have recently issued a consultation on THE LOCAL GOVERNMENT 
(TRANSFERRED FUNCTIONS GRANT) REGULATIONS (NORTHERN IRELAND) 2015. 
This makes provision for the Department to introduce a mechanism for transferring 
the budgets required to undertake those functions transferring from central to 
local government on 1 April 2015. 
 
 
2.2 
DETAIL   
 
 
THE LOCAL GOVERNMENT (TRANSFERRED FUNCTIONS GRANT) REGULATIONS 
(NORTHERN IRELAND) 2015 
 
 
As stated above the Department are intending to introduce a mechanism to enable 
them to transfer the budgets annually to Local Government for the services which 
are transferring from central government such as Planning. The proposed 
mechanism is the Transferred Functions Grant.  
 
 
The aim of the proposed mechanism is to provide local government with as much 
financial independence and flexibility as possible. The Department, in conjunction 
with DFP and Local Government looked at a range of options to achieve these aims. 
The option selected involves creating a supplementary rating grant which will 
bolster the tax base in each on the new 11 council areas and provide a relatively 
settled and sustainable funding source. Funding the transferred functions by other 
means such as direct grants from individual departments, would have introduced 
public expenditure issues around control bidding, monitoring and accounting. 
Councils would have had to bid to central government for the funding required to 
carry out the functions on a regular basis and departments would have remained 
Page 2 of 11 
 

ARMAGH BANBRIDGE AND CRAIGAVON  
DISTRICT COUNCIL 
 
accountable for the spend. This would have created an ongoing dependency and an 
unnecessary level of bureaucracy that would have been inefficient. 
 
 
The full consultation document can be found by following this link  
 
http://www.doeni.gov.uk/the_local_government__transferred_functions_grant__r
egulations__ni__2015_‐_consultation_document.pdf 
 
 
The consultation has just two questions, these are: ‐ 
 
Question 1. 
 
Do you foresee any practical or administrative difficulties with these 
arrangements? 
 
 
Question 2. 
 
The derived NAV will be set in year 1 and remain constant in each year after that. In 
year 2, and each year thereafter, the funding to be provided to each council will the 
derived NAV  multiplied by each council’s district rate. Do you agree with this 
method of calculating the allocation of funding? 
 
 
It is recommended the Council adopts the following responses. 
 
 
Question 1 
 
The Council is in agreement with the principles outlined in the consultation, i.e. 
that the methodology should provide Councils with as much financial 
independence and flexibility as possible and minimise bureaucracy. However, due 
to concerns that some of the intended functions may not transfer as planned on 1st 
April 2015, we would advocate that there is some flexibility in the drafting of the 
Transferred Grant Regulations to ensure that adjustments to the “derived NAV” can 
be made expeditiously if a subsequent increase is required. It is possible that a 
future review of the delivery of functions will lead to further transfers to local 
government. Again, the proposed one‐off NAV would thus require amendment. 
 
 
Question 2 
 
The Council agrees that this methodology achieves the aims of the proposed 
mechanism i.e. to provide local government with as much financial independence 
and flexibility as possible. 
 
However, at outlined in our response to question 1, as it remains possible that the 
derived NAV will be subject to change the regulations need to allow for this 
scenario. 
 
 
2.3 
RECOMMENDATION 
 
 
It is recommended that the Council adopts the above response in respect of the 
 
consultation on the Transferred Functions Grant Regulations. 
 
 
 
Page 3 of 11 
 

ARMAGH BANBRIDGE AND CRAIGAVON  
DISTRICT COUNCIL 
 
 
 
3.0 
ESTIMATES 2015/16 
Purpose 
Decision(s) Required:  
 
Members are asked to recommend the adoption of a set of principles 
regarding the estimates for 2015/16. 
 
Lead Officer 
Graham Coulter, Head of Finance 
 
3.1 
BACKGROUND 
 
 
As members will be aware the Council is required to strike a rate for the new 
district by 14 February 2015. The aim of this report is to provide members with a 
further update on the progress of this. 
 
 
3.2 
DETAIL   
 
 
As outlined in the report to the Finance & Resources committee in September work 
has commenced on bringing together the budgets of the three existing Councils as 
part of the rate setting process for 2015/16.  The first stage of this is now complete 
and a summary of the 2014/15 budgets for the new Council is attached at 
Appendix A. 
 
 
The report presented to members in September highlighted a number of unique 
challenges of this years rate setting process, such as rates convergence, integration 
of transferring services and information on rates income for 2015/16. Since then a 
capital workshop was held with members which looked at a range of commitments 
and proposals which the Council will need to examine in more detail in the context 
of both it’s corporate plan and a medium term financial plan. 
 
 
To enable officers to adequately brief members on these issues it is proposed to 
hold a workshop on 26 November 2014, by which time it is envisaged that some of 
these issues will be much clearer. The workshop will cover the following topics, the 
Councils corporate plan, rates convergence, capital and revenue commitments for 
2015/16, transferring services budgets, and the 2015/16 estimates. 
 
 
Combining the above factors with the current uncertainty surrounding the impact 
of central government cuts to public expenditure, and the effect this may have on 
the various grants the Council receives, it is recommended that the Council adopt 
the following principles to next year’s budgets: ‐ 
 
‐  Any service development proposals will be rates neutral; 
‐  Salaries and Wages budgets are based on the staffing levels contained in the 
2014/15 budgets; 
Page 4 of 11 
 

ARMAGH BANBRIDGE AND CRAIGAVON  
DISTRICT COUNCIL 
 
‐  Salaries and wages budgets are increased by 1.5% (to make provision for a pay 
rise); 
‐  Non payroll budgets are not increased (this will be a  real terms reduction); 
‐  Officers are tasked with absorbing current cost pressures within the totality of 
their current budgets; 
‐  All non‐recurrent budgets are  removed such as those being funded from 
reserves in 2014/15; 
‐  Current capital commitments are brought forward and other proposals are 
deferred pending the establishment of a Strategic Assets & Capital Steering Group. 
 
 
In addition to the above principles members should note a number of other 
adjustments will have to be made to the budgets of the current Councils, for 
example to take account of the Councils new organisation structure and the new 
arrangements for the delivery of services currently undertaken by Group Building 
Control and Environmental Health. 
 
 
Members will be aware that the three existing Councils receive grant funding from 
a number of sources within central government to fund services such as 
Community Relations, Tourism and Economic Development. The two most 
significant grants come from the Department of the Environment, i.e. the 
Resources and De‐Rating grants, which in the current year amount to £7.5m across 
the existing three Councils. An analysis of the other grants is set out in Appendix B
 
 
As can be seen from this analysis should these grants be reduced as a result of the 
current pressure on public expenditure the Council will be faced with a choice of 
increasing the rates to cover the shortfall, decreasing the expenditure associated 
with these grants, decreasing expenditure in other areas or a combination of some 
or all of these options. 
 
 
3.3 
RECOMMENDATION 
 
 
It is recommended that members agree to the estimates principles outlined above 
and note the date of the Estimates Workshop.  
 
 
 
 
Page 5 of 11 
 

ARMAGH BANBRIDGE AND CRAIGAVON  
DISTRICT COUNCIL 
 
 
 
4.0 
FINANCIAL ANALYSIS 
Purpose 
Decision(s) Required:  
 
Members are asked to note the report. 
 
Lead Officer 
Graham Coulter, Head of Finance 
 
4.1 
BACKGROUND 
 
In response to a request from a previous Finance and Resources committee this 
report sets out some details of the Councils finances, assets and liabilities. 
 
 
4.2 
DETAIL   
 
 
In terms of the Councils assets, liabilities and expenditure, the new Council will have 
assets in excess of £162m, long term borrowing of almost £50m, the expenditure for 
the three Councils for 2013/14 is set out below: ‐ 
 
 
£m 
Employee Expenditure 
32.5 
MRP 
7.3 
Other Expenditure 
38.0 
Total 
77.8 
 
 
 
Whilst there are differences between each Council in terms of its make up between 
employee spend, capital investment and other expenditure, this simply reflects 
different choices Councils have made in terms of their organisational design or their 
corporate strategy, e.g. direct service provision vs grant distribution to groups, 
contracting out the service, investing in front line services or community 
infrastructure. 
 
 
In terms of the reserves position across the three councils, the accounts at the end of 
March 2015 showed the following position: ‐ 
 
Total
£
Capital Fund
   2,
   920,072
Other Balances and Reserves
   4,
   735,253
General Fund
11,
 
569,702
19,
 
225,027  
Page 6 of 11 
 

ARMAGH BANBRIDGE AND CRAIGAVON  
DISTRICT COUNCIL 
 
 
 
Members will be aware that the three existing Councils are currently reviewing their 
reserves position with the intention of bring forward a minimum of 7.5% of their net 
spend forward into the new Council. The starting position for the new Council is 
therefore likely to be as follows: ‐ 
 
£ 
 
 
Armagh 
 1,500,000 
Banbridge 
1,100,000
Craigavon 
 1,750,000 
   4,350,000 
 
 
4.3 
RECOMMENDATION 
 
 
It is recommended that members note this report.  
 
 
 
 
 
5.0  Accommodation for Transfer of Planning Service  
Purpose 
Decision Required:  
 
It is recommended that members approve: 
 

1.   the procurement and appointment of a design team with a view 
to them developing an detailed options appraisal of proposed 
works to the Banbridge Civic building which when approved will 
also develop the detailed specification for tendering purposes, 
and; 

  
2.   approve the short term option that the Planning Service  
 

remain in Marlborough House until the contract works have been 
completed.  

 
Lead Officer 
Roger Wilson, Chief Executive 
 
5.1  BACKGROUND 
 
 
From the 1st April 2015 Armagh, Banbridge and Craigavon District Council will be 
responsible for the Planning function. At a special Council meeting on 11 September 
the Council agreed that this function, including the Planning Committee, would be 
delivered from Banbridge.  
 
Page 7 of 11 
 

ARMAGH BANBRIDGE AND CRAIGAVON  
DISTRICT COUNCIL 
 
It was always envisaged that enabling works would be required to accommodate 
Planning Service, however fixed wiring reports have indicated that immediate 
electrical, mechanical and building maintenance repairs to the Old Technical building 
are required and that electrical works will be required within the next two years to the 
Councils Civic building. 
 
The works to the Old Technical College are at an urgent stage and officers are 
currently liaising with Banbridge Council concerning the extent of work that needs to 
be undertaken and potential cost.  As works to the Old Technical College will be 
undertaken by Banbridge District Council, approval by the Shadow Council will be 
required. 
 
As previously requested by members, information with regard to such works has been 
requested by shadow Council officers and this is currently being compiled by 
Banbridge Council.  It is expected that formal approval will be sought from the Shadow 
Council in December. 
 
 
5.2  DETAIL   
 
 
Following the Councils decision to locate the Planning Service in Banbridge, officers 
have been looking at various options of where the staff could be located and the 
impact this would have on the existing staff. The two main buildings being considered 
are the Civic Building and the Old Technical building (located near the Civic Building).  
 
The recent fixed wiring report which was completed for the Civic Building in Banbridge 
highlighted that major electrical works (re‐wire) are required within the next two 
years. The recent condition survey also identifies a number of issues which should be 
taken into consideration in any proposed works contract to this building.  
 
 
In light of these essential works, alongside the request that will follow from Banbridge 
to carry out electrical works to their Old Technical Building, it would therefore be 
worth considering carrying out all the works in sequence and look at an alternative 
short term location for the Planning Service. This would save disrupting the service to 
the public three times, i.e. moving the staff to Banbridge, then having to find 
alternative temporary accommodation whilst the work is carried out in a year or so, 
then moving them back into their permanent location. The former HMRC building in 
Banbridge is currently available for a short term lease and using it to decant staff from 
the Old Technical College and the civic building whilst the works there are being 
carried out. 
 
 
It is therefore recommended that the Council approve the work to the Civic Building 
after work has been completed to the Old Technical building. A design team has not 
yet been appointed and as such accurate costs have yet to be determined.  
 
Page 8 of 11 
 

ARMAGH BANBRIDGE AND CRAIGAVON  
DISTRICT COUNCIL 
 
 
If the Council were to agree to the above, then until the works have been completed 
the following short term accommodation options for the Planning Service need to be 
considered: ‐ 
 
1.  The Planning Service move out of Marlborough House to other accommodation in 
ABC.  
2.  The Planning Service move out of Marlborough House to office accommodation in 
ABC which has been leased for the duration of the works to the Civic building.  
3.  The Planning Service remains in Marlborough House until the works are 
completed to the Civic building. 
  
 
In terms of the impact on the Planning service, its staff and customers, alongside the 
cost, the preferred short term solution is option 3. Minor enabling work would be 
required i.e. connecting them to the Councils ICT network.   
 
 
Option 3 Impact  
 
Item  
Impact  
1. 
Accommodation Cost  
Cost neutral 
2. 
Staff Impact  
Low impact as staff remain in their current location  
3. 
Customers  
Low impact same address and contract details 
 
 
5.3  DECLARATIONS OF INTEREST 
 
 
Officers are not aware of any Declarations of Interest to be made in relation to this 
item. 
 
5.4  RECOMMENDATIONS 
 
 

It is recommended that members approve: 
 
1.  
the procurement and appointment of a design team with a view to them  
 
developing an detailed options appraisal of proposed works to the   Banbridge 
Civic building which when approved will also develop the detailed specification 
for tendering purposes, and; 

  
2.  

approve the short term option that the Planning Service remain in 
Marlborough House until the contract works have been completed.  

 
 
 
Page 9 of 11 
 

ARMAGH BANBRIDGE AND CRAIGAVON  
DISTRICT COUNCIL 
 
 
 
Appendix A 
 
Summary Estimates 2014/2015
Armagh
Banbridge
Craigavon
Group
Total
£
£
£
£
£
Corporate Services Directorate
         2
  ,726,056          2
   ,148,815         4
    ,200,712                       ‐
  
       9
   ,075,583
Building Control Directorate
               12
  ,811                80
   ,331               60
    ,314              14
   9,357           30
   2,813
Community Services
             26
   7,362             35
    5,160         1
    ,100,310                       ‐
  
       1
   ,722,832
Tourism
         1
  ,494,358             39
    3,318            24
     6,411                       ‐
  
       2
   ,134,087
Economic Development
             4
   96,021             43
    2,294         1
    ,162,251                       ‐
  
       2
   ,090,566
Cultural
             80
   1,662             39
    3,258            72
     3,971                       ‐
  
       1
   ,918,891
Environmental Health
             63
   4,393             65
    4,147            86
     6,944              33
   7,543        2
   ,493,027
Technical Services
         4
  ,710,370          3
   ,880,775         9
    ,996,442                       ‐
  
    1
   8,587,587
Estates Directorate
             81
   8,289             10
    2,270            37
     0,711                       ‐
  
       1
   ,291,270
Rec parks and Open spaces
             84
   9,368             86
    8,512         1
    ,619,670                       ‐
  
       3
   ,337,550
Sports Development
             1
   39,132             19
    0,086            35
     1,709                       ‐
  
          68
   0,927
Indoor sports
             88
   1,947          1
   ,400,106         2
    ,271,872                       ‐
  
       4
   ,553,925
Outdoor Sports
             43
   7,307             32
    0,488            84
     0,951                       ‐
  
       1
   ,598,746
       1
   4,269,076       1
    1,219,560       23,
    812,268              48
   6,900     4
   9,787,804  
 
 
Page 10 of 11 
 

ARMAGH BANBRIDGE AND CRAIGAVON  
DISTRICT COUNCIL 
 
Appendix B 
 
Summary of Grant Income 2014/15
Armagh
Banbridge Craigavon
Total
£
£
£
£
Corporate Services
             71
   ,063           42
    ,022             87,
    030            200
 
,115
Community Services
           595
  
,310          438
 
,583           6
   27,588        1,
   661,481
Tourism
             3
   4,000           16
    ,250           1
   61,459            211
 
,709
Economic Development
           461
  
,663           40
    ,000           2
   31,324            732
 
,987
Cultural
                    ‐
  
                  ‐ 
            53,
    000            53
     ,000
Environmental Health
             33
   ,550           27
    ,000             60,
    000            120
 
,550
Rec parks and Open spaces
                    ‐
  
          44
    ,000                    ‐
  
           44
     ,000
Sports Development
                    ‐
  
            5,
     000           2
   97,441            302
 
,441
Indoor sports
             30
   ,000                   ‐ 
                   ‐
  
           30
     ,000
Outdoor Sports
                    ‐
  
                  ‐ 
          1
   42,382            142
 
,382
Countryside Management
                    ‐
  
                  ‐ 
               7,
   500                7
  ,500
Sub Total
       1,
  225,586          612
 
,855      1,
     667,724        3,
   506,165
Resources Grant
           830
  
,182      1
   ,157,615      1,
     079,349        3,
   067,146
De‐Rating Grant
       1,
  679,061          481
 
,500      2,
     300,022        4,
   460,583
Grand Total
       3,
  734,829      2
   ,251,970      5,
     047,095      1
  1,033,894  
 
Page 11 of 11 
 

ARMAGH BANBRIDGE AND CRAIGAVON  
DISTRICT COUNCIL 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
FR‐14‐11 
 
HEAD OF HUMAN RESOURCES REPORT 
Report to: 
Finance and Resources Committee 
Date: 
6 November 2014  
Agenda Item No. 

Reporting Officer: 
Roger Wilson, Chief Executive  
 
ITEM FOR NOTING  
 
 
1.0 
LOCAL GOVERNMENT EMPLOYEE & COUNCILLOR WORKING RELATIONSHIP 
PROTOCOL 
 

Purpose 
Decision Required:  
That Members note the finalised version of the Local Government 
Employee & Councillor Working Relationship Protocol as detailed in 
Appendix 1.   
Lead Officer 
Sharon Currans, Head of Human Resources 
 
1.1 
BACKGROUND 
 
As Members will be aware, the NI Local Government Code of Conduct for Councillors 
is now in place.  As a separate exercise, the Local Government Reform Joint Forum 
(LGRJF) has reviewed the Local Government Officer Code of Conduct. 
 
1.2 
DETAIL   
 
 
A protocol on working relationships between councillors and Local Government 
Officers was previously annexed to the Local Government Office Code of Conduct 
and the Department has revised this after a widespread consultation exercise with 
key stakeholders.  The agreed Working Relationship Protocol is attached at Appendix 
1. 

 
 
1.3 
RECOMMENDATION (S) 
 
That Members note the finalised version of the Local Government Employee & 
Councillor Working Relationship Protocol as detailed in Appendix 1.   
Page 1 of 1 
 


 
 
 
 
Local Government Employee  

Councillor  
Working Relationship 
Protocol 
 
 

 
 
 
 
 
   
  Issued: October 2014  

Local Government Employee and Councillor 
Working Relationship Protocol 
 
1.0  Introduction  
 
1.1  The  Local  Government  Act  (Northern  Ireland)  2014  (the  2014  Act)  creates  a 
new  environment  for  Local  Government  in  Northern  Ireland.    The  2014  Act 
includes a new ethical framework for local government, a key element of which 
is the introduction of a mandatory Code of Conduct for Councillors.  
 
1.2  The 2014 Act imposes a mandatory requirement for Councillors to observe the 
Northern  Ireland  Local  Government  Code  of  Conduct  for  Councillors  (the 
Councillor  Code),  which  establishes  mechanisms  for  the  investigation  and 
adjudication  of  complaints  and  for  appeals.    With  the  exception  of  Part  9 
(Planning),  the  Code  came  into  force  on  28  May  2014  the  Part  of  the  Code 
which deals with planning will come into effect from 1 April 2015.   
 
1.3  The Local Government Staff Commission for Northern Ireland is responsible for 
issuing  the  Code  of  Conduct  for  Local  Government  Employees  (2004)  (the 
Employee  Code).    In  conjunction  with  the  Local  Government  Reform  Joint 
Forum,  the  Commission  has  prepared  a  revised  Code  of  Conduct  for  Local 
Government Employees due to come into effect from 1 April 2015. 
 
1.4  Local Government  has already established policies  and procedures to resolve 
issues that Employees (for the purpose of this protocol the term ‘Employees’ or 
members of staff should be taken to mean any individual employed by a council 
including those working both full time and part time on a permanent, temporary, 
fixed term or inward secondment basis.  The Protocol also applies to seasonal 
and  casual  staff,  agency  workers  and  volunteers  while  they  are  engaged  in 
carrying  out  duties  for  the  council),  may  encounter  in  the  workplace.    This 
protocol  does  not  override  any  existing  Employee  policies  or  legal  obligations 
but seeks to clarify the expected working relationship between Councillors and 
Employees. 
 
 
2.0  Purpose 
 
2.1  The protocol is intended to set out the working relationship between Councillors 
and Employees of councils. It relates to all aspects of the working environment, 
both physical and virtual.  The protocol also advises of the steps to be taken to 
deal  with  concerns  at  an  early  stage  to  reduce  negative  impacts  upon 
Councillors  or  Employees  and  ensure  the  prompt  resolution  of  any  difficulties 
which  may  arise.        All  issues  raised  under  the  remit  of  this  protocol  must  be 
dealt with in the strictest confidence. 
 
 
 
 
 

2.2  The  protocol  should  also  assist  in  furthering  and  developing  a  harmonious 
working  environment  with  positive,  constructive  and  professional  relationships 
between Employees and Councillors.   
 
2.3  The  protocol  reflects  the  content  of  both  Employee  and  Councillor  Codes  of 
Conduct that demand the highest standards of personal conduct at all times.  It 
upholds the seven Nolan Principles and the additional principles of public life:-  
  Public  Duty  –  have  a  duty  to  uphold  the  law  and  to  act  on  all  occasions  in 
accordance  with  the  public  trust  placed  in  them;  to  act  in  the  interests  of  the 
community as a whole. 
  Selflessness  -  should  act  in  the  public  interest  at  all  times  and  should  take 
decisions solely in terms of the public interest. They should not act in order to 
gain financial or other material benefits for themselves, their family, friends or 
associates.  
  Integrity - should not place themselves under any financial or other obligation 
to outside individuals or organisations, which might  reasonably be thought  by 
others to influence them in the performance of their duties.  
  Objectivity  -  in  carrying  out  public  business,  including  considering  public 
appointments,  awarding  contracts,  or  recommending  individuals  for  rewards 
and benefits, they should make choices on merit.  
  Accountability - are accountable to the public for their decisions and actions 
and  for  the  way  that  they  carry  out  their  responsibilities  and  must  submit 
themselves to whatever scrutiny is appropriate to their office.  
  Openness - should be as open as possible about  the decisions and actions 
that they take. They should give reasons for their decisions when required and 
restrict information only when the wider public interest clearly demands it.  
  Honesty  –  should  act  honestly.  They  have  a  duty  to  declare  any  private 
interests  relating  to  their  public  duties  and  should  take  steps  to  resolve  any 
conflicts between their private interests and public duties at once and in a way 
that protects the public interest.  
  Leadership - should promote and support these principles by leadership and 
example  in  order  to  establish  and  maintain  the  trust  and  confidence  of  the 
public, to ensure the integrity of their council in conducting business.  
  Equality - should promote equality of opportunity and not discriminate against 
any  person  by  treating  people  with  respect  regardless  of  race,  age,  religion, 
gender,  sexual  orientation,  disability,  political  opinion,  marital  status  and 
whether or not a person has dependants. 
  Promoting  Good  Relations  –  should  act  in  a  way  that  is  conducive  to 
promoting  good  relations  by  providing  a  positive  example  for  the  wider 
community  to  follow  and  that  seeks  to  promote  a  culture  of  respect,  equality 
and embrace diversity in all its forms. 
  Respect  Employees and Councillors are reminded that  it is acknowledged 
that  the  exchange  of  ideas  and  opinions  on  policies  may  be  robust  but  this 
should  be  kept  in  context  and  not  extended  to  individuals  being  subjected  to 
unreasonable  and  excessive  personal  attack.  They  should  keep  in  mind  that 
rude  and  offensive  behaviour  may  lower  the  public’s  regard  for,  and 
confidence  in,  Employees,  Councillors  and  councils,  they  should  therefore 
show respect and consideration for others at all times. 
 
 
 
 

  Good  Working  Relationships  -  Councillors  and  Employees  are  servants  of 
the public, and are interdependent upon one another. But their responsibilities 
are  distinct.    Employees  are  ultimately  responsible  to  the  Chief  Executive1
Councillors  are  responsible  to  the  electorate.    The  working  relationship 
between  Councillors  and  Employees  must  at  all  times  be  professional, 
courteous and based on mutual respect and trust. Neither party should seek to 
take  unfair  advantage  of  their  position.  All  Councillors  and  Employees  are 
responsible for ensuring they understand what behaviour is required of  them, 
complying  with  respective  Codes  of  Conduct.  Both  share  a  responsibility  for 
understanding sensitivities  and feelings of  others and avoiding behaviour that 
could cause offence or distress.   
 
 

3.0  Conduct of Local Government Employees towards Councillors 
3.1  Employees  must  treat  all  political  groups  and  individual  Councillors  equally, 
fairly  and  remain  politically  neutral  at  all  times.    Employees  will  provide 
professional, impartial and effective support, to enable Councillors to fulfil their 
role,  in  and on behalf of,  the council.    Employees  will not  seek to influence or 
lobby a Councillor with regards to personal issues.  
3.2  It is important that there should be good working relationships between senior 
council  employees  and  Chairs  of  Committees  /  Mayors.    However  such 
relationships should not be allowed to become so close as to cast doubt either 
on  an  officer’s  ability  to  deal  impartially  with  other  councillors,  or  the 
Chair/Mayor’s ability to deal impartially with other employees. 
 
 
4.0  Procedure  
 
4.1  In  the  event  that  a  Councillor  wishes  to  raise  either  an  informal  or  formal 
complaint  regarding  the  conduct  or  behaviour  of  an  Employee,  the  following 
process should be followed: 
 
 
Informal Approach  
4.2  A  Councillor  should  seek  to  raise  the  matter  in  the  first  instance  with  the 
relevant Head of Service or Director who should seek to resolve the matter with 
the  Employee  concerned.    The  Councillor  must  not  engage  directly  with  the 
Employee, nor make any attempt to reprimand or discipline the Employee.  
4.3  If the matter is about the conduct of an Employee at Head of Service or Director 
level, the Councillor should address their concern to the Chief Executive. 
4.4  The  Head  of  Service/Director/Chief  Executive  will  undertake  to  resolve  the 
matter  through  discussions  with  the  Employee  concerned  and  report  on  the 
outcome to the Councillor. 
 
                                                           
[1 A Chief Executive is also an employee and is ultimately responsible to the Council] 
 
 
 
 

 
Formal Approach 
 
4.5  If  the  Councillor  is  unhappy  with  the  outcome  of  the  informal  approach  or 
considers  the  initial  complaint  to  be  of a  serious  nature,  they  should  raise  the 
matter  with  the  relevant  Head  of  Service  or  Director  and  make  their  Party 
Group Leader, if relevant, aware of the complaint.  
4.6  The  relevant  Head  of  Service/Director  (or  Chief  Executive  if  applicable),  will 
ensure the matter is investigated according to the  relevant council procedures 
consulting with appropriate human resource sections.  
4.7  The outcome of the investigation may result in:-  
  no further action being required, 
  a verbal or written apology to the Councillor with an acknowledgement by the 
Employee  that  their  conduct  failed  to  meet  the  agreed  standard  and  an 
undertaking that there will be no recurrence or 
  referral for consideration under the council’s disciplinary procedure.  
4.8  The Head of Service/Director (or Chief Executive if applicable), will write to the 
Councillor and Group Party Leader, if relevant, advising of the outcome. 
4.9  The  Employee  will  be  informed  in  accordance  with  the  relevant  council 
procedures.  
4.10  If the complaint is in relation to the Chief Executive the procedures specified in 
the Joint Negotiating Committee (JNC) for Chief Executives of Local Authorities 
or the appropriate mechanism at that time will be followed.  
 
 
5.0  Conduct of Councillors towards Employees 
 
5.1  Councillors’  engagement  with  Employees  must  be  equitable,  reasonable, 
courteous  and  respectful  and  ensure  that  the  impartiality  of  Employees  is  not 
compromised. Councillors must abide by their Code and their council’s standing 
orders. 
 
 
Procedure 
5.2  In  the  event  that  an  Employee  wishes  to  raise  either  an  informal  or  formal 
complaint  regarding  the  conduct  or  behaviour  of  a  Councillor,  the  appropriate 
support  must  be  provided  by  their  respective  line  manager  and  the  following 
procedure should be followed: 
 
 
 
 
 

Informal Approach  
5.3  An  Employee  should  seek  to  raise  the  matter  in  the  first  instance  with  their 
relevant  Head  of  Service  or  Director,  providing  details  of  the  incident  that  has 
occurred.    The  Employee  must  not  engage  directly  with  the  Councillor.  If 
necessary,  the  Head  of  Service  or  Director  may  involve  the  Group  Party 
Leader, if relevant.  
5.4  The  Head  of  Service  or  Director  will  undertake  to  resolve  the  matter  through 
discussions  with  the  Councillor  concerned  and  report  on  the  outcome  to  the 
Employee and the Chief Executive. 
 
Formal Approach  
5.5  If  the  Employee  is  unhappy  with  the  outcome  of  the  informal  approach  or 
considers  their  complaint  to  be  of  a  serious  nature,  they  may  wish  to  consult 
with  their  recognised  Trade  Union  representative,  if  applicable  prior  to  raising 
the matter formally (verbally or in  writing) with the relevant Head of Service or 
Director.  The Employee and their representative may also raise the complaint 
directly with the senior Human Resource Employee in the Council.  
5.6  The relevant Head of Service/ Director, (or senior HR Employee if applicable), 
will  ensure  the  matter  is  investigated  according  to  the  appropriate  council 
investigatory process.   
5.7  The  Councillor  and  Party  Group  Leader,  if  relevant,  will  be  advised  of  the 
complaint and should agree to co-operate with the investigation to establish the 
facts. 
5.8  The outcome of the investigation may result in:-  
  no further action being required, or 
  a verbal or written apology to the Employee with an acknowledgement by the 
Councillor  that  their  conduct  failed  to  meet  the  agreed  standards  and  an 
undertaking that there will be no recurrence.  
5.9  If  the  Head  of  Service/Director  (or  senior  HR  Employee),  considers  that  the 
circumstances of the complaint is sufficiently serious or a pattern of  behaviour 
emerges, they may recommend to the Chief Executive that the matter is raised 
at  a  formal  meeting  with  the  Party  Group  Leader,  if  relevant.    The  minutes  of 
this meeting should be presented to the appropriate governance committee for 
consideration.   
5.10  The  Head  of  Service/  Director  (or  senior  HR  Employee),  will  write  to  the 
Employee (and where appropriate their recognised Trade Union representative) 
advising  of  the  outcome.    If  the  Employee  is  unhappy  with  the  outcome,  they 
may  request  that  their  complaint  be  reviewed  by  the  Chief  Executive.    The 
 
 
 
 

Chief  Executive  will  review  the  complaint  and  advise  the  Employee  (and  their 
Trade Union representative) of their decision. 
 
5.11  The  Councillor  and  the  Group  Party  Leader,  if  relevant,  will  be  informed  in 
writing of the outcome of the investigation and consideration of further action. 
 
 
(To  note:    This  protocol  does not  preclude an  employee,  at  anytime,  if  they  think  it 
necessary,  to  write  to  the  Commissioner  for  Complaints  setting  out  how,  in  their 
opinion, a Councillor has breached the Code). 
 
 
This protocol is the interface between current Councillor and Employee Codes 
of Conduct, which require the highest standards of personal conduct, 
including activities on social media, to be maintained at all times. 
 
 
 
 

Document Outline