This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting minutes April 2014 - March 2015 finance & resource committee'.

CRAIGAVON BOROUGH COUNCIL 
 
MINUTES OF THE  MEETING OF THE POLICY & RESOURCES COMMITTEE HELD IN 
COMMITTEE ROOM  2, CIVIC CENTRE, LAKEVIEW ROAD, CRAIGAVON  ON TUESDAY 
13 JANUARY 2015 AT 6.00 PM 
 
 
 
PRESENT: 
Alderman R Smith (Chairman) 
 
Alderman  G A Hatch, Mrs C Lockhart BA (Hons) and 
Mrs G McCullough 
 
Councillors  M T R Baxter,  J G Buckley,  N McGeown, 
Ms G C McKenna, K Savage and J K Twyble BA DipEd DASE 
 
The Worshipful the Mayor, Councillor C C McCusker BA (Hons) 
 
The Deputy Mayor, Councillor Ms C Seeley 
 
(12) 
APOLOGIES: 
Councillors J J Nelson MSc and Mrs M S O’Dowd 
 
 
IN ATTENDANCE: 
Director of Corporate Services (Ms B Slevin) 
 
Head of Finance (Mr L McStravick) 
 
Member Services Officer (Mrs W Farmer) 
 
 
ALSO IN 
For Items PR175/2014 to PR181/2014 
ATTENDANCE: 
Principal Administrative Officer (Mr L Porter) 
 
Director of Environmental Services (Ms L Crawford) 
 
 
 
PR1/2015 
MINUTES 
 
The Minutes of the Policy and Resources Committee meeting held on  11 
November  2014,  adopted by Council on  9  December  2014  were  noted and 
signed by the Chairman with the exception of:  
 
PR164/2014 Draft Celebratory Event Proposals 
 
which was adopted at the Mid Monthly Meeting of Council held on 5 January 
2015.   
 
URGENT BUSINESS 
 
PR2/2015 
LAND AT KERNAN GARDENS, PORTADOWN (PR131/2014) 
 
A confidential report can be found at Appendix 1.   
 
PR3/2015 
LAND AT MILLTOWN – LEASE OF LAND 
 
A confidential report can be found at Appendix 2.   
 
PR4/2015 
TAGHNEVAN - ALLOTMENTS 
 
A confidential report can be found at Appendix 3.   
 
 

LAND AND PROERTY MATTERS – CONFIDENTIAL 
 
PR5/2015 
LAND AT DOLLINGSTOWN (PR25/2014) 
 
A confidential report can be found at Appendix 4.   
 
PR6/2015 
LAND AT MOURNE ROAD, LURGAN (PR63/2014) 
 
A confidential report can be found at Appendix 5.   
 
PR7/2015 
LAND ADJACENT TO SEAGOE CEMETERY (PR130/2014) 
 
A confidential report can be found at Appendix 6.   
 
Item for Information 
 
PR8/2015 
LAND AT BACHELOR’S WALK, PORTADOWN (PR133/2014) 
 
A confidential report can be found at Appendix 7.   
 
CHIEF EXECUTIVE’S REPORT 
 
PR9/2015 
CHIEF EXECUTIVE’S DIRECTORATE ABSENCE REPORT 
 
For the month of December the absence total was 4.49%.  This brought the 
YTD figure to 1.59%.  The actual days lost per department for December was 
15. The reasons for absence were also circulated previously.  
 
It was  
 
RECOMMENDED:  
 
 
 
 
That the details of the report be noted. 
 
PR10/2015 
ORGANISATIONAL BUSINESS PLAN 2014-15 – QUARTER 3 PROGRESS 
REPORT 
 
The progress report against the 2014-15 Organisational Business Plan had 
been circulated previously.  The progress report used the traffic light system. 
Directors had already taken progress reports against relevant objectives in 
the Organisational Plan to their service committees. This consolidated version 
also included progress against corporate objectives and objectives relating to 
the Chief Executive’s and Corporate Services Departments. 
 
It was  
 
RECOMMENDED:  
 
 
 
 
That the details of the report be noted. 
 
 

DIRECTOR OF CORPORATE SERVICES’ REPORT 
 
PR11/2015 
COUNCIL FINANCIAL PERFORMANCE REPORT APRIL 2014 TO 
NOVEMBER 2014 
 
After the first 8  months of the 2014/15 financial year the overall position for 
Council  was an under spend of £487k and this was the  position after 
adjustments had  been made for expenditure from Reserves in accordance 
with previous Council decisions. A high level explanation of the under spend 
position had  been included previously.  Detailed explanations had  been 
provided separately to Directors for inclusion within individual Committee 
papers. 
 
Technical Services 
Technical Services was currently under budget by £197k.  A review of 
tonnages and employee costs as part of the 2014/15 estimates process had 
resulted in the department operating much closer to budgeted levels 
compared to the previous financial year. 
 
Leisure Services 
Leisure Services were £17k under budget with savings to date attributable 
through energy costs. 
 
Development 
The Development Department were currently £28k over budget primarily due 
to higher expenditure on staffing related costs. 
 
Corporate Services 
Corporate Services were currently £73k under budget with savings in 
employee costs being the primary factor. 
 
Other Departments 
The remaining £228k under spend was accounted for by lower than 
anticipated expenditure within Environmental Health and Building Control 
Departments.  These  savings had  been achieved through increased income 
from licensing and planning and inspection fees. 
 
It was  
 
RECOMMENDED:  
 
 
 
 
That the content of the report be noted.  
 
PR12/2015 
COUNCIL ABSENCE UPDATE 
 
Council had started the year with a continued positive trend in absence. The 
result in terms of working days lost for December was 5.63%, which showed 
a slight reduction in the number of working days lost.   
 
The  HR Assistant and Occupational Health Advisor  continued  to provide a 
focused and coordinated approach to the issues which was delivering positive 
results despite the uncertainty which existed  during this period of significant 
change for the Council. An increase in  the Occupational Health Advisor’s 
available time had provided a valuable additional resource. 
 

PR12/2015 
COUNCIL ABSENCE UPDATE Continued 
 
It was  
 
RECOMMENDED:  
 
 
 
 
That the content of the report be noted.  
 
PR13/2015 
CORPORATE SERVICES ABSENCE UPDATE 
 
The absence statistics for the Directorate for December  2014 had been 
circulated  previously. Comparison figures were provided for the 3 previous 
years. 90.2% of employees within Corporate Services recorded no absence in 
this period.   
 
The reasons given for absence year to date 2014/15 had also been circulated 
previously. The category of Stress, Depression and Mental Health accounted 
for the highest at over 26.61% of the total absence which related to four 
employees, which was not work related stress. 
 
It was  
 
RECOMMENDED:  
 
 
 
 
That the content of the report be noted.  
 
 
 
 
 
The meeting ended at 6.47 pm. 
 
 
 
 
 
_________________  
 
 
 
_____________ 
CHAIRMAN 
 
 
 
 
 
DATE 
 
 

Return to Agenda
POLICY AND RESOURCES COMMITTEE 
AGENDA ITEM 5 
13TH JANUARY 2015 
PAPER NO 3                
CHIEF EXECUTIVE’S REPORT 
 
 
5.1 

CHIEF EXECUTIVE’S DIRECTORATE ABSENCE REPORT  
  Report by: Robert Colvin, Chief Executive Acting 
 
Purpose of Report 
To Update Members on Absence within Chief Executives Directorate. 
 
 Recommendation  
 
That Members note the content of the report. 
 
 
Background 
The tables attached set out absence statistics for the Chief Executive Directorate for the 
2014/15 financial year, month of December  2014. The Council’s overall target for 
2014/15 is 4%.   
 
 
 
Chief Executives Department Total 
 
( Staff  17) 
 
  
2011/12  YTD  2012/13 
YTD 
2013/14 
YTD 
2014/15 
YTD 
 
April 
0.00 
0.00 
0.26 
0.26 
0.00 
0.00 
0.00 
0.00 
 
May 
0.00 
0.00 
0.00 
0.13 
1.96 
0.98 
3.42 
1.71 
 
June 
0.83 
0.27 
0.00 
0.08 
2.05 
1.33 
1.41 
1.14 
 
July 
0.00 
0.20 
6.93 
1.79 
0.00 
1.00 
0.00 
0.85 
 
August 
0.00 
0.16 
19.56 
    5.35 
6.61 
2.12 
3.92 
1.46 
 
Sept 
0.00 
0.13 
10.6 
6.22 
7.26 
2.98 
0.00 
1.22 
 
Oct 
0.00 
0.12 
2.41 
5.30 
0.00 
2.55 
1.05 
1.20 
 
Nov 
0.00 
0.10 
0.00 
4.64 
0.25 
2.26 
0.30 
1.08 
 
Dec 
0.00 
0.09 
2.10 
4.36 
1.75 
2.20 
4.49 
1.59 
  
Jan 
0.30 
0.11 
3.50 
4.53 
1.07 
2.09 
 
 
 
Feb 
0.00 
0.10 
0.83 
4.19 
5.55 
2.40 
 
 
 
March 
0.00 
0.09 
0.00 
3.84 
2.22 
2.39 
 
 
 


Return to Agenda
Days Lost Per Department by Month 2014/15 and actual employees absent   
 
 
 
 
 
 
 
Directorate 
Chief 
Mayor’s 
Member 
Audit 
Total 
Executive 
Office 
Services 
(4) 
 (17) 
(7) 
   (1) 
Unit (5) 
April 





No Emp 





May 




12 
No Emp 





June 





No Emp 





July 





No Emp 





August 


13 

13 
No Emp 





September 





No Emp 





October 





No Emp 





November 





No Emp 





December 



15 
15 
No Emp 





January 
 
 
 
 
 
No Emp 
 
 
 
 
 
February 
 
 
 
 
 
No Emp 
 
 
 
 
 
March 
 
 
 
 
 
No Emp 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 



Return to Agenda
Reasons for Absence 
 
Table 6 below shows the reasons given for absence year to date 2014/15.  
 
Table 6                       Reasons for absence 
YTD at  31st  December 2014 
Absence Category 
Days Lost  
% of Total 
Heart, Circulatory & BP 

0.00 
Chest & Respiratory 

8.16 
Back & Neck  

0.00 
Stomach , liver, kidney 

8.16 
Musculo-Skeletal 

0.00 
Pregnancy Related 

0.00 
Genito, Urinary, Gynae 
25 
51.02 
Infections 

2.04 
Stress, Depression, Mental Health 
15 
30.61 
Eye, Ear & Nose 

0.00 
Other  

0.00 
Neurological 

0.00 
 
 
EMPLOYEE IMPLICATIONS 
N/A 
 
FINANCIAL IMPLICATIONS 
N/A 
 
LEVEL OF DELEGATED AUTHORITY SOUGHT 
N/A 
 
EQUALITY SCREENING 
N/A 
 


link to page 9 Return to Agenda
5.2 
ORGANISATIONAL BUSINESS PLAN 2014-15 – QUARTER 3 PROGRESS REPORT 
 
Report by Stephanie Harte, Policy Development Officer 
 
 
RECOMMENDATION: 
 
 
 
That the progress report against the Organisational Business Plan 2014-
 
15 be noted.  
 
 
 
The Quarter 3 progress report against the 2014-15 Organisational Business Plan is 
attached at Appendix 1. 
 
The progress report uses the traffic light system: 
•  GREEN - progress is being made according to plan and the activity overall is 
expected to deliver on time, within budget and to the appropriate quality.  
•  AMBER - there have been some difficulties or slippage with the activity but that 
remedial action is planned or in place. 
•  RED - there have been significant difficulties or slippage and delivery of the objective 
is at risk 
•  BLUE – significant difficulties or slippage beyond Council control 
 
Other Directors have already taken progress reports against relevant objectives in the 
Organisational Plan to their service committees.  This consolidated version also includes 
progress against corporate objectives and objectives relating to the Chief Executive’s 
and Corporate Services Departments.    
 
Financial implications
:   
N/A 
 
Staffing implications
:  
N/A 
 
Equality implications
:   
N/A 
 
Confidentiality implications
  
N/A 
 
 

 
 



Return to Agenda
APPENDIX 1  
ORGANISATIONAL PLAN 2014-2015 Progress Report 
Quarter 3 – January 2015 
 
 

 
 
KEY PERFORMANCE ACTIVITIES 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




CORPORATE THEME:  CUSTOMER FOCUS/SERVICE DELIVERY 
 
Work to develop a 
Test the quality and effectiveness of our service 
DCS/Lead 
March 2015 
G  G  G   
Relevant surveys 
customer focus culture 
areas by completing the biannual Household survey, 
Directors on 
being completed . 
within Council 
carry out annual surveys of our service areas and 
service reviews 
Cascades and Parks 
customer consultations for programmed reviews. 
surveys completed. 
Improve and develop 
Close monitoring and management of budgets to 
All Directors 
March 2015 
G  G  G   
 
quality of service 
ensure savings identified during Estimates process 
/HoF 
provision. 
are delivered 
 
Improve the quality of our service provision by 
Relevant 
March 2015 
G  G  G   
Env Services - 
Ensure service 
annually retaining and progressing Quest for Indoor 
Directors 
ISO14001 
provision is tailored to 
Leisure, ISO 9001, ISO 14001, RYAA and Green 
reaccreditation 
meet needs of our 
Flag quality accreditation, and Museum accreditation. 
achieved Sept 2014 
customers and 
Leisure – Quest, ISO 
delivered to a high cost-
and Green Flags 
effective standard 
retained (Parks, 
Indoor and outdoor 
leisure and LNDC).    
Development: Hub 
working towards ISO 
accreditation. 
Deliver the final year of the “Shared Spaces” 
DD/DLS 
June 2015 
G  G  G   
Project progressing 
Portadown People’s Park Master Plan. 
on target 
Support the work of the Maghery Country Park 
DLS 
March 2015 
G  G  G   
Working Group set up 
Working Group. 
and meeting bi-
 
monthly 

 
Return to Report

Return to Agenda
APPENDIX 1  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




Deliver year 3 of the Inclusive Sport & Leisure 
DLS 
March 2015 
G  G  G   
Participation rates 
Program at Craigavon Leisure Centre and achieve 
above target 
over 800 participants. 
Support the work of delivering an estimates process 
TMT/CMT/Lead 
March 2015 
G  G  G   
 
for the ABC Council. 
Directors 
 
Work with cluster and other councils to achieve 
CMT/Lead 
2014/2015 
G  G  G   
 
efficiencies and share good practice via collaborative 
Directors 
projects. 
 
Reconfigure street cleansing services 
DES 
June 2014 
G  G  G   
New schedules 
completed 
Implement restructure within waste management 
DES 
Sept 2014 
G  G  G   
Ongoing and on 
Review Carn Depot management structure 
Oct 2014 
target 
Review working arrangements at Civic Amenity Sites 
Increase provision within Kernan Cemetery – provide 
DES 
March 2015 
G  G  G   
Design near 
planned extension 
completion 
Conduct review of administration across 
DES 
Dec 2014 
G  G  A   
Slippage due to other 
Environmental Services Department 
demands 
Review access audits of Council buildings on a 
DBCS 
31 March 
 
 
 
 
Now to be included 
prioritsed basis 
2015 
in work on assets in 
ABC cluster.  
Continue to improve 
•  Introduction, management and monitoring of new 
PRO 
May 2014 
G  G  G   
Social Media strategy 
communications 
social media strategy including training of relevant   
& policy approved 
(internal & external) 
 
 
 
officers 
 
April 2014; Social 
 
 
 
 
 
media training 
 
 
 
 
completed 4 Aug 
 
2014; Social media 
 
 
 
 
monitoring package 
 
 
 
 
recommended by 
 
Audit 
 
 
 
 
 
•  publish 2 issues per year of In Touch Magazine 
G  G  G 
Summer edition 
 
 
 
 
published – decision 
 
made not to issue 
 
 
 
winter edition 

 
Return to Report

Return to Agenda
APPENDIX 1  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




 
G  G  G 
 
 
May/July/Sept /Dec 
•  quarterly issues of The Insider staff newsletter 
editions produced 
CORPORATE THEME:  GROWING THE ECONOMY 
 
Focus on creating 
Deliver and complete funded programmes including:- 
DD 
March 2015 
G  G  G   
 
opportunities to 
SEED Programmes: Creative Economy, Product 
stimulate growth and 
Transfer 2, Source and Sell, Marketing Food Sector, 
competitiveness in key 
Business Engagement Programme 
growth sectors 
East Border Region: Life Sciences Supply Chain 
(Key growth sectors 
 
identified as Life 
Deliver Life Sciences Action Plan 
DD 
March 2015 
G  G  G   
 
Sciences, Creative 
Deliver Agri Food Action Plan 
Industries, Food 
Deliver Creative Sector Action Plan 
manufacturing) 
Focus and drive 
Deliver all the events and funding programmes 
DD 
March 2015 
G  G  G   
Action Plan refreshed 
regeneration efforts 
associated with the refreshed Town Centre 
& delivery of 
within the Borough  
Regeneration & Revitalisation Action Plan and seek 
programmes ongoing 
opportunities to maximise funding, 
Public Realm Phase 2 Extension and Phase 3 to be 
DD 
March 2015 
A  A  G   
Phase 2 completed 
completed. 
Phase 3 commenced. 
Develop Public Realm Phase 4 Plan 
Portadown Linkages 
Portadown Linkages brought to a stage where 
ongoing 
funding from the new Council would be sought 
Identify additional opportunities for public art and 
DD 
March 2015 
G  G  G   
 
source additional funding 
Integrated Consultancy Team and Contractor to be 
DD 
March 2015 
G  G  G   
 
appointed and Old Town Quay project to be delivered 
Presentation of Lagan Canal Re-opening Plan to all 
DLS/Lagan 
March 2015 
G  G  G   
Business case 
relevant Government Departments. 
Canal Trust 
presented in June 
 
and is currently being 
Development of Waterways College concept to 
reviewed by Board. 
further engage with communities and address 
SEA complete. 
Programme for Government. 

 
Return to Report

Return to Agenda
APPENDIX 1  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




Take the lead role in 
Achieve maximum expenditure across the whole 
DD 
Dec 2015 
G  G  G   
 
enterprise development 
programme to meet targets identified in the Rural 
Development Strategy.  Successfully oversee the 
delivery and administration of the strategic projects, 
working closely with project promoters and DARD 
towards completion within the timeframe. 
Work with partners to 
Successfully provide Leisure work experience and 
DLS 
2014/2015 
G  G  G   
Working with range of 
develop our local skills 
training opportunities. 
schools, colleges and 
base and employability 
 
agencies 
Encourage our citizens 
Design and deliver a full range of promotional 
DD 
June 2015 
G  G  G   
Summer Programme 
and visitors to utilise 
material for summer, autumn, Christmas and Spring 
completed 
and avail of our wide 
which brings Craigavon together as a commercial 
range of facilities and to 
area, as requested by the private sector.  Organise a 
support local 
PR campaign for the area using an independent 
businesses 
provider as requested by the Chambers of 
Commerce. 
Deliver the Armagh/Banbridge/Craigavon cluster 
DD 
Ongoing 
G  G  G   
Town Centre footfall 
project – Town Centre footfall counters and KPI 
counters in place and 
reporting 
KPI reporting ongoing 
Develop the visitor 
Deliver Southern Loughshore Trail Capital Scheme, 
DD 
March 2015 
G  G  G   
Loughshore Trail and 
potential of Craigavon  
Southern Loughshore Marketing Programme, 
Marketing 
 
Charlestown Environmental Improvement Project, 
Programme complete 
Tourism Town Centre Marketing Programme and 
Visitor Servicing 
Deliver of Tourism Development funded projects 
DD 
March 2015 
G  G  G   
 
including Craigavon Welcome Way and application 
for others. 
Develop Oxford Island as a top NI tourist/heritage 
DLS 
March 2015 
G  G  G   
Developed Bushcraft 
destination; successfully deliver funded projects to 
project, wildflower 
maximise the potential of Oxford Island and LNDC. 
and installed Human 
 
Sundial ; Eco-Unesco 
and International 
Pollinator conference 
and Bee Curious 
event 
Work with Departments of Council  in promoting 
PRO 
2014-2015 
G  G  G   
 
various aspects of the borough particularly to new 
audiences through social media 

 
Return to Report

Return to Agenda
APPENDIX 1  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




Support for and delivery 
Work effectively with community groups and 
DD/DLS 
2014/2015 
G  G  G   
Over 10 events 
of high profile events to 
organising committees to facilitate events programme 
successfully 
promote the borough  
in 2014/15. 
organised/ facilitated  
 
so far in LS 
CORPORATE THEME: OPEN AND EFFECTIVE LEADERSHIP 
 
Ensure accountability 
Production of Annual Report 2013-14 
DCS 
Aug 2014 
A  A  A   
Being extended to 
for the standard of 
 
cover 2014-15 
service provision across 
Council  
Quarterly progress reporting against Organisational 
DCS 
2014/15 
A  G  G   
 
Business Plan 2014-15 
Work towards the 
Work with partner councils towards integration 
All Directors 
March 2015 
G  G  G   
 
planned local 
 
government reform 
Administer property certificates to be consistent with 
DBCS 
Ongoing 
G  G  G   
 
 
other Building control departments in RPA cluster 
Explore collaborative working in light of transfer of 
planning 
Ensure  our processes 
Work with staff to maintain Investors in People 
All Directors 
2014/15 
G  G  G   
Bronze Award 
are effective in meeting 
received – work to 
the needs of the 
maintain ongoing 
organisation and that 
Continued Trades Union engagement throughout the 
All Directors 
2014/15 
G  G  G   
 
our staff are well trained   year 
Continue to work 
•  Completion of Article 55 fair employment 
DCS 
May 2014 
G  G  G   
Completed 
towards the 
monitoring report 
 
 
mainstreaming of 
 
 
 
equality of opportunity 
•  Complete 2014-15 Disability Action Plan 
DCS 
June 2014 
G  G  G   
Completed 
and good relations  
(consultation ending 23 May 2014) 
 
•  Provision of equality awareness training for new 
DCS 
2014/15 
G  G  G   
Sessions provided 
starts (4 sessions per year) 
April & Oct 2014 
 
•  Annual Report to Equality Commission 
DCS 
AUG 2014 
G  G  G   
Completed 
 
•  Issue of quarterly policy screening reports 
DCS 
2014/15 
G  G  G   
Issued to schedule 
 
•  Review of policies on flying of the Union Flag 
DCS 
Jan 2015 
G  G  G   
Final report to go to 
EQIA 
Mid-Monthly Council 

 
Return to Report

Return to Agenda
APPENDIX 1  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




 
meeting in Jan 2015 
•  Implement the Good Relations Strategy 
DD 
March 2015 
A  A  G   
Additional funding 
offered by OFM/DFM 
•  Deliver Phase 2 Extension of Peace III Priority 1.1  DD 
Sept 2014 
G  G  G   
Programme 
and ensure adequate resources are in place 
successfully 
completed 
•  Ensure all staff have received equality awareness  All Directors 
2014-15 
G  G  G   
 
training 
•  Ensure all new or amended policies are screened 
in accordance with Council procedures 
•  Ensure responsibility for ensuring equality of 
opportunity is built into personal objectives for 
each manager/staff member and reviewed via 
PPR process 
CORPORATE THEME: ENHANCING QUALITY OF LIFE 
 
Deliver on our major 
Progress the South Lake Leisure Centre initiative: 
DLS 
March 2015 
G  G  A   
Completed RIBA 
flagship projects 
-  Progress design to stage E 
stage C which 
-  Obtain Planning permission 
confirmation on 
-  Issue Contractor procurement documentation 
location, design, 
 
facility mix and capital 
costs. Currently being 
considered by 
Shadow Council .  
Appoint Contractor and commence building phase of 
DD 
June 2015 
G  G  G   
 
SPACE project 
 
Deliver community engagement strategy with 
relevant groups in relation to SPACE project 
 
Contribute to improving 

Successful delivery of the Active Communities 
DLS 
March 2015 
G  G  G   
On target to achieve 
the quality of life for all 
Programme 2014-15 to over 12,000 participants  
12,000 participants 
 

In partnership with Armagh and Banbridge seek 
annually 
 
programme extension. 
Deliver a range of 

Successful delivery of the Fit and Well health 
DLS 
March 2015 
G  G  G   
On target to achieve 
programmes and events 
referral programme to 200 participants and 
annual targets 
that will allow people of 
further develop links to the health sector. 

 
Return to Report

Return to Agenda
APPENDIX 1  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




all ages to enjoy their 
 
leisure time and 

Promote a healthier lifestyle and encourage 
DLS 
March 2015 
G  G  G   
Ongoing. Significant 
promote well being 
public to use the outdoors 
uptake of outdoor 
 

Promote outdoor recreation services and 
activity during 
facilities including land and water based courses 
summer 2014. 

Promote increase usage of parks and monitor 
usage 
Work with external 

Facilitate the three Neighbourhood Renewal 
DD 
March 2015 
G  G  G   
Transfer of DSD 
funding agencies and 
Partnerships on behalf of DSD 
powers to Council  
Partnerships to address 

Work with DSD to explore way forward with 
delayed to 2016. 
areas of deprivation 
powers transferring to Council 
Work ongoing on a 
within the Borough 
continuation plan. 

Deliver participation programmes in 
DLS 
March 2015 
G  G  G   
All initiatives 
Neighbourhood Renewal Wards working with NR 
underway and on 
communities manage the delivery of a 
target 
Community Sport to over 1,300 participants 

Deliver a catch Angling project 

Deliver a Craigavon Cycling project 

Deliver a Bushcraft programme to over 4,000 
participants.  
Implement Play and 

Identify equipped play gap sites by utilizing a 
 
March 2015 
G  G  G   
Identification of gap 
Leisure Strategy 
range of factors  
DLS 
 
sites completed and 
 

Deliver an approved investment programme 
implementation plan 
across selected Play areas to bring up to 
in progress. Jointly 
standard 
working with Armagh,  

Submit applications to DSD Neighbourhood 
Banbridge and 
Renewal for the creation of new Play facilities 
Playboard to develop 

Progress approved investment in Councils 
ABC strategy. 
sports changing facilities 
Progressing modular 
 
changing.  
Implement Community 
Deliver grant aid through the Community 
DD 
March 2015 
G  G  G   
Completed for 
Development, Good 
Development /Advice Services and Neighbourhood 
2014/15 
Relations, Community 
Festivals Schemes 
Safety and Rural 
Development strategies 
Implement 9 Village 
Implement the Village Renewal Plans and complete 
DD 
Sept 2014 
G  G  G   
Plans completed and 
Plans 
enhancement projects 
enhancement 
 
projects ongoing. 

 
Return to Report

Return to Agenda
APPENDIX 1  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




Continue to support 
Ensure that CSAC and CAIM deliver full programme 
DLS 
March 2015 
G  G  G   
On target 
local community and 
of events and distribute grant aid to clubs and 
sporting groups via a 
individuals within budget. 
range of grant aid 
 
schemes 
Develop tri-Council Financial Assistance Policy 
DD/DLS/DCS 
Dec 2014 
G  G  G   
Presented to Shadow 
 
including Community and Leisure Departments 
Council 
Facilitate the  
Implement the PCSP plan 
DD 
March 2015 
G  G  G   
 
Policing and Community 
Safety Partnership 
 
Work to empower and 
Progress with Advice Services Strategy on tri-Council  DD 
March 2015 
G  G  G   
 
support new and 
basis 
existing groups to 
 
improve their own 
Provide programmes, projects and targeted support 
DD 
March 2015 
G  G  G   
Internal funding 
quality of life 
for community groups aimed at building capacity, 
approved to extend 
 
including delivery of Citizen 21 programme – 
Citizen 21 
Advanced Strand.  Source further funding to extend 
the programme. 
Develop initiatives, 
Continue to promote newly refurbished facilities at 
DD 
Ongoing 
G  G  G   
Promotion ongoing. 
events and programmes   Brownstown and Killicomaine, ensuring they meet 
New regular groups 
to promote participation 
targets identified in options appraisal 
recruited. 
in community life 
 
Completion of options appraisal on Community 
DD 
March 2015 
G  G  G   
 
Centres in Lurgan and implementation of 
recommendations 
Develop tri-Council Financial Assistance Policy 
DD/DLS/DCS 
December 
G  G  G   
Completed – new 
including Community and Leisure Departments 
2014 
policy agreed for 
2015/16 
To develop a more 
Promote activities for young people. 
DLS 
March 2015 
G  G  G   
Additional locations 
coordinated approach to  Expand and develop uptake in various activities for 
added to existing 
creating initiatives for 
young people. 
programmes. 
young people 
 
Comprehensive 
 
summer activity 
programme in 
outdoor leisure.  
Provide access to 

Engaging hard to reach groups through 
DLS 
March 2015 
G  G  G   
Outreach on target 
natural and cultural 
outreach, learning and reminiscence projects 
 

 
Return to Report

Return to Agenda
APPENDIX 1  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




heritage  
including the implementation of the Museum 
 
 
Learning Plan 
Ongoing successful 

Deliver a varied events programme to 
delivery of WW1 
commemorate the start of WW 1 which engages 
initiative 
all of the community. 
CORPORATE THEME:  PROTECTING AND ENHANCING THE ENVIRONMENT 
 
Continue to protect and 

Increase biodiversity on Council-owned land by 
DLS 
March 2015 
G  G  G   
Progressing 
conserve the natural 
carrying out management regimes which benefit 
Moneypenny’s 
and built environment 
biodiversity  
repairs. Range of 
 

Implement projects from the Armagh, Banbridge 
biodiversity work 
 
and Craigavon Local Biodiversity Action Plan. 
progressing. Working 
with IWAI. Grant aid 
utilisation. Designated 
new grassland. 

Deliver on Craigavon Community Greenway 
DES 
April 2015 
G  G  G   
On target 
Project 
Reduce waste, reuse 
Increase recycling rate by at least 1% 
DES 
 
G  G  G   
Recycling figure 
and Improve recycling 
-  Implement schools waste recycling programme 
 
42.63% 
rates to ensure statutory  - Continue to enforce one bin per household policy 
March 2014 
targets are met.  
- Introduction of glass into recycling bin 
Dec 2014 
 
Complete Fairgreen Options appraisal 
DES 
Aug 2014  
G  A  G   
Approval granted 
Improve our energy 
Reduce energy consumption across Leisure Services  DLS 
March 2015 
G  G  G   
Ongoing 
efficiency and consider 
department by 1%. 
 
 
Rebate sought and 
the use of renewable 
 
provided on water 
technologies 
charges 
Monitor and report on energy usage 
DES 
Dec 2014 
G  G  G   
 
Develop a sustainability/EMS working group across 
DES 
April 2014 
A  A  A   
Behind schedule due 
Council 
to other priorities 

 
Return to Report

Return to Agenda
APPENDIX 1  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




Prepare Display Energy Certificates for CBC 
DBCS 
30 June 
G  G  G   
 
buildings (annually) and advise on improvements to 
2014 
energy performance of these buildings 
 
Ongoing liaison with EPB team in enforcement of 
Ongoing 
legislation 
Work with 
Work with community and statutory agencies to 
DD/DLS/DES 
2014/2015 
G  G  G   
Ongoing with range of 
communities/stake-
improve local neighbourhoods. 
organisations 
holders to improve the 
 
aesthetics of our 
Borough resulting in 
creating civic 
responsibility and 
ownership 
 
Provide opportunities 
Work with Environmental organisations, USEL and 
DLS 
March 2015 
G  G  G   
On target to exceed 
for volunteers to take 
the Volunteer Bureau to maximise opportunities for 
600 hours by March 
part in environmental 
volunteers – target 600 hours by March 2015. 
15 
opportunities  
 
 
Continue to promote 
Work in partnership with local groups and schools to 
DLS 
March 2015 
G  G  G   
Projects and events 
sustainability across 
develop and deliver projects which deliver the 
 
 
held and planned 
Council and within the 
sustainable agenda e.g. Eco-Schools. 
 
 
local community 
 
 
 
Organisational Effectiveness and Efficiency 
 

Attendance 
Continue to implement procedures to achieve target 
DCS/Directors 
March 2015 
A  A  A   
Reports continue to 
management 
of 4% absence 
be provided to 
 
cttes/Council on 
ongoing basis 
Efficiency savings 
Close monitoring and management of budgets to 
All Directors 
March 2015 
G  G  G   

ensure savings identified during Estimates process 
are delivered 
Provision of effective 
Develop a transition plan for transferring 3 Leisure 
DLS 
March 2015 
G  G  G   
Ongoing 
services 
Centres into one new build. 
 
Civic Centre Works 
•  Complete out on rewiring works 
DCS 
May 2014 
G  G  G   
The rewiring works 
 
 
were completed in 
10 
 
Return to Report

Return to Agenda
APPENDIX 1  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




 
 
 
 
 
 
May 2014. 
 
 
 

 
 
 
 
Progress outstanding H&S works within Civic 
 
Works related to 
Centre (including those relating to Legionella) 
2014-14 
A  A  G 
legionella being 
progressed. 
Payroll project 
Implementation of new system to be complete across 
DCS 
Sept 2014 
G  G  G   
 
cluster 
 
Building Control 
Consolidate working arrangements with Land & 
DBCS 
31 March 
G  G  G   
 
Property Services and Central Government and its 
 
2015 
Agencies 
 
 
 
 
 
Operate and develop street naming and postal 
31 March 
numbering function for CBC 
2015 
Manage risk 
Review Departmental risk on regular basis. 
All Directors 
March 2015 
G  G  G   
Ongoing.  Risks a 
standing item on Core 
Teams. Updated 
formally twice yearly 
and reported to Audit 
Committee 
Control of Health & 
Continue to manage and monitor the  Health and 
All Directors 
March 2015 
G  G  G   
Significant progress 
Safety – Improve level 
safety risks. 
in range of H&S work 
of compliance in respect  Progress development of Health & Safety 
of Health & Safety at all 
procedures, risk assessments, COSHH 
levels in organisation  
assessments, Safe Systems of Work and Manual 
Handling Assessments as required 
Carry out additional functions in support of health & 
DBCS 
March 2015 
G  G  G   
Ongoing 
safety section as per internal Audit Report 
•  Fire risk assessments for Council buildings in 
Leisure Services and Environmental Services 
Directorates 
•  Departmental health and safety meetings 
All Directors 
 
A  A  A   
Some meetings 
held 4 times per year 
delayed due to 
•  Joint Health & Safety Committee held 3 times 
elections etc but 
per year 
timetable in place to 
get schedule back on 
track 
11 
 
Return to Report

Return to Agenda
APPENDIX 1  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




Winding down activities 
Preparation of final accounts 
DCS/HoF 
June 2015 
 
 
 
 
Not yet applicable 
 
12 
 
Return to Report

link to page 32 link to page 33 link to page 35 Return to Agenda
POLICY & RESOURCES COMMITTEE 
AGENDA ITEM 6 
DIRECTOR OF CORPORATE SERVICES REPORT 
PAPER NO. 4 
 
ITEMS FOR DECISION 

 
 
 
6.1  COUNCIL FINANCIAL PERFORMANCE REPORT APRIL 2014 TO NOVEMBER 2014 
 
Report by:  Liam McStravick, Head of Finance. 
 
PURPOSE OF REPORT 
 
To consider the Council’s financial position for the 2014/15 financial year from 
April 2014 to November 2014 and to note the supporting information regarding 
the year-to-date expenditure against the budgeted position (see Appendix 1 and 
Appendix 2). 
 
 
 
 
 
RECOMMENDATION: 
 
 
 
 
 
 
That the report is noted 
 
 
 
 
BACKGROUND 
 
Finance provides monthly reports to Members on the overall financial 
performance of the Council as well as more detailed reports for individual 
directorates. Unfortunately, because of work pressures associated with the 
introduction of a new payroll system and progressing the setup and development 
of training programs associated with the implementation of a new finance system 
it has not been possible to provide the detailed directorate reports this month. 
However, an overview of the Councils position has been provided and details are 
shown below. 
 
SUMMARY OF EXPENDITURE 
After the first 8 months of the 2014/15 financial year the overall position for 
Council is an under spend of £487k and this is the position after adjustments 
have been made for expenditure from Reserves in accordance with previous 
Council decisions. A high level explanation of the under spend position has been 
included at Appendix 3.  A summary of the current position is included below. 
 
Technical Services 
Technical Services is currently under budget by £197k.  A review of 
tonnages and employee costs as part of the 2014/15 estimates process 
has resulted in the department operating much closer to budgeted levels 
compared to the previous financial year. 
 
 
 
 
 
 


Return to Agenda
Leisure Services 
Leisure Services are £17k under budget with savings to date attributable 
through energy costs. 
 
Development 
The Development Department are currently £28k over budget primarily as 
a result of higher than budget for expenditure on staffing related costs.  
 
Corporate Services 
Corporate Services are currently £73k under budget with savings in 
employee costs being the primary factor. 
 
Other Departments 
The remaining £228k under spend is accounted for by lower than 
anticipated expenditure within both the Environmental Health and Building 
Control Departments.  These savings have been achieved through 
increased income from licensing and planning and inspection fees. 
 
 
LEVEL OF DELEGATED AUTHORITY SOUGHT 
N/A 
 
EQUALITY SCREENING 
N/A 
 
EMPLOYEE IMPLICATIONS 
N/A 
 
FINANCIAL IMPLICATIONS 
N/A 
 
CONFIDENTIALITY IMPLICATIONS 
N/A 
 


Return to Agenda
  
6.2  COUNCIL ABSENCE UPDATE 
 
Report by:  Brona Slevin, Director of Corporate Services. 
 
BACKGROUND 
 
To update Members on current absence issues and to advise on the action being 
taken to address absence in the Council.  
 
  
RECOMMENDATION: 
 
 
That Members note the report. 
 
 
Table 1 below sets out the Council’s current absence performance. 
 
Table 1       Craigavon Borough Council Absence Total as at  31st December 2014 
 
Previous Years 
 
Current Year 
 
Month by Month 
Comparison 
 
   
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 
Total No 
 
of 
Total No of 
 
 
 
 
 
Working 
Working 
 
 
 
 
 
days 
days 
 
 
 
 
 
Lost per 
available 
 




Days 


month 
per month 
YTD =  
11/12 
12/13 
13/14 
14/15 
14/15 
13/14 
14/15 
 
 
Year to 
Rolling 
Rolling 
Rolling 
Rolling 
Rolling 
Date 
YTD 
YTD 
YTD 
YTD 
Days Lost 
Per Person 
     YTD 

April 
5.0  
3.90 
5.79 
4.78 
0.9 
5.79 
4.78 
548 
11456 
May 
5.1  
4.15 
6.48 
4.31 
1.6 
7.17 
3.84 
470 
12209 
June 
5.1  
4.60 
6.75 
4.35 
2.6 
7.30 
4.45 
569 
12763 
July 
4.9  
4.88 
7.10 
4.77 
3.6 
8.16 
5.99 
759 
12665 
Aug 
4.7  
4.98 
7.22 
5.33 
4.9 
7.71 
7.58 
902 
11899 
Sept 
4.58  
5.03 
7.15 
5.44 
6.4 
6.74 
6.00 
790 
13166 
Oct 
4.6 
5.06 
6.86 
5.58 
7.7 
5.15 
6.38 
872 
13667 
Nov 
4.6 
5.24 
6.70 
5.77 
9.8 
5.55 
6.98 
829 
11863 
Dec 
4.5 
5.52 
6.54 
5.74 
9.9 
5.29 
5.63 
673 
11958 
Jan 
4.5 
5.69 
6.42 
 
 
5.35 
 
 
 
Feb 
4.57 
5.79 
6.27 
 
 
4.74 
 
 
 
March 
4.56% 
  5.91% 
6.10% 
 
 
4.25 
 
 
 
 
 
 
 
 
Target 
Target  
 
 
 
 
 
 
4% 
9.8 Days 
 


Return to Agenda
 
Table 2 
07/08 
08/09 
09/10 
10/11 
11/12 
12/13   13/14 
14/15 
Days Lost 
 
 
 
 
 
 
per person 
 
 
 
 
 
 
 
18.0 
19.1 
16.3 
12.5 
11.1 
13.9 
14.2 
9.9 
Table 3 illustrates the year to date absence levels recorded by Directorate.  
 
Table 3 

 
 
 
 
 
Directorate 
Headcount  Year to Date Average 
%  
 
16 
0.32 
Building Control 
 

17 
1.59 
Chief Executive 
 

61 
4.19 
Corporate Services 
 

91 
6.27 
Development 
 
Environmental 

171 
7.56 
Services 
 

249 
5.23 
Leisure Services 
 

605 
5.74 
Council Total 
Table 4 illustrates, per Directorate, the actual number of employees absent on the 31st 
December  2014. 
Table 4  
 
  
 
 
 
Directorate 
Headcount  No of Employees Absent on the 31st December 2014 
 
16 

Building Control 
 

17 

Chief Executive 
 

61 

Corporate Services 
 

91 

Development 
 

171 
10 
Environmental Services 
 

249 
14 
Leisure Services 
 

605 
31 
Council Total 
 

 


Return to Agenda
  
    Table 4a   Number of Employees in receipt of half pay on the 31st December 2014 
Building 
Chief 
Corporate 
Development 
Env 
Leisure 
Total  
Control 
Executive 
Services 
Services 
Services 







 
 
    Table 4b   Number of Employees in receipt of no pay on the 31st December 2014 
Building 
Chief 
Corporate 
Development 
Env 
Leisure 
Total  
Control 
Executive 
Services 
Services 
Services 







 
Table 5 below illustrates the balance between long term absence (continuous period of 
more than 20 days) and short term absence.  
 
Table 5                           Council Absence Long Term V Short Term 
                                         by Directorate for the period 1st  – 31st December 2014 
 
Directorate 

Long 
LT Days 
Short 
ST Days 
Average 
Term % 
 Term % 
days lost 
per person 
for the 
month 

Building Control 




0.2 
Chief Executive 


100 
15 
1.1 
Corporate Services 
93.90 
77 
6.10 

1.3 
Development 
92.86 
65 
7.14 

0.8 
Env Services 
69.08 
143 
30.92 
64 
1.2 
Leisure Services 
76.69 
227 
23.31 
69 
1.2 
Council Total 
76.08 
512 
23.92 
161 
1.1 
 
 


Return to Agenda
 
Reasons for Absence 
Table 6 below shows the reasons given for absence on the 31st December 2014. Over  
 32% of our absence was due to stress, depression or mental health, although this 
represents a drop of around 6% from the previous month.  
 
 
Table 6                         Reasons for Absence 
On the 31st  December 2014  
Absence Category 
Days Lost  
% of Total 
Heart, BP & Circulation 

9.68 
Chest & Respiratory 

6.45 
Back and Neck Problems 

6.45 
Stomach , liver, kidney, digestive 

6.45 
Other Musculo-Skeletal Probs 

6.45 
Pregnant exc Maternity Leave 

0.00 
Genito, Urinary, Gynaecological 

0.00 
Infections 

16.13 
Stress, Depression, Mental Health 
10 
32.25 
Eye, Ear & Nose & mouth/dental 

6.46 
Other  

3.23 
Neurological 

6.45 
 Totals 
 
31 
 
100 
 
 
 
 
 
A profile of stress related absence is set out in table 7 below. 
 
Table 7   Profile of Stress Related Incidents 1st April – 31st December 2014 
Incidents 
Total No of 
Total No of Days 
% Absence 
Number of 
of Stress 
Days 
absent due to Work 
due to Work 
Employees off due 
absent due 
Related Stress 
Related 
to Work Related 
to Stress 
Stress 
Stress 
 
 
 
 
 
62 
2309 
841 
36.42 
14 
 
 
 
 
 
 
 


Return to Agenda
 
A profile of days lost due to work related stress absence by directorate for the year to 
date is set out in table 8 below. 
 
.  
Table 8     Days Lost due to Work Related Stress by Directorate  1st April – 31st  December 
2014 

Building 
Chief 
Corporate 
Development 
Env 
Leisure 
Total  
Control 
Executive 
Services 
Services 
Services 




332 
509 
841 
 
 
Table 9       Return to Work Interviews completed by Directorate in December 2014 
Building 
Chief 
Corporate 
Development 
Env 
Leisure 
Total  
Control 
Executive 
Services 
Services 
Services 




15 
18 
44 
 
 
Table 10     Appointments to Occupational Health Advisor by Directorate in December 2014 
Building 
Chief 
Corporate 
Development 
Env 
Leisure 
Total  
Control 
Executive 
Services 
Services 
Services 



10 
21 
37 
71 
 
 
This report for December shows a slight improvement in absence figures compared to 
the previous month i.e. the number of working  days lost due to sick absence has 
reduced from 6.98% to 5.63 % (Table 1 – Month by Month Comparison.   
 
In terms of the absence figure for the rolling year to date, this is currently standing at 
5.74%, which again shows a slight improvement on the figure of 5.77% recorded for 
November and is lower that the figure of 6.54% recorded at the same time last year 
(Table 1).  This reflects a generally positive picture and is undoubtedly due to the 
continued sustained efforts of the Occupational Health Adviser (OHA) (Oonagh Alway) 
and dedicated HR resource (Jayne Murphy) in working closely with staff and their 
managers to effectively tackle absence.     
 
Time off due to stress, depression and mental health in December has dropped slightly 
from November (38.09% to 32.25%) but it nevertheless continues to be the most 
common cause of sick absence in the Council (Table 6).  Of this figure, it can be seen 
that 36.42% was attributable to work related stress (Table 7) – a slight increase on last 
month’s figure of 34.5%.   A proactive approach is taken to dealing with staff on sick 
leave of this nature, with earlier and more frequent contact generally being maintained 
with them.   
 
Long term absence continues to account for the greatest proportion of staff on sick 
leave, with this accounting for 76.08% of all absence during December 2014, an 
increase of about 10% on the previous month (Table 5).  
 
 


Return to Agenda
The statistics on the number of Occupational Health referrals (Table 10) continues to 
demonstrate the proactive approach taken by the OHA and reflects how busy her role 
can be.   
 
EMPLOYEE IMPLICATIONS 
N/A 
 
FINANCIAL IMPLICATIONS 
N/A 
 
LEVEL OF DELEGATED AUTHORITY SOUGHT 
N/A 
 
EQUALITY SCREENING 
N/A 
 
CONFIDENTIAL IMPLICATIONS 
N/A 
 


Return to Agenda
 
6.3  CORPORATE SERVICES ABSENCE UPDATE 
 
Report by:  Brona Slevin, Director of Corporate Services. 
 
PURPOSE OF REPORT 

 
  
RECOMMENDATION: 
 
 
That Members note the content of the report. 
 
 
BACKGROUND 
 
The tables attached set out absence statistics for the Directorate for December 
2014. Comparison figures are provided for the 3 previous years. 90.2% of 
employees within Corporate Services recorded no absence in this period.   
 
 
Corporate Services Total as at 31st December 2014 
 
 

 


 
 


Average 
11/12 
12/13 
13/14 
14/15 
14/15 
Days Lost 
YTD 
YTD 
YTD 
Month 
YTD 
Per 
Employee 
  
 
YTD 
April 
3.41    3.83 
 
3.27 
 
2.65 
2.65 
0.5 
May 
3.78    3.91 
 
3.16 
 
1.39 
2.02 
0.8 
June 
3.38    4.31 
 
3.32 
 
1.16 
1.73 
1.0 
July 
2.65    4.80 
 
2.75 
 
2.02 
1.80 
1.4 
August 
2.34    4.73 
 
2.26 
 
4.25 
2.29 
2.2 
Sept 
2.36     4.36   
2.17 
 
5.45 
2.82 
3.3 
Oct 
2.40    3.88 
 
2.23 
 
7.52 
3.49 
5.0 
Nov 
2.38    3.89 
 
2.09 
 
6.33 
3.85 
1.2 
Dec 
2.49    4.53 
 
2.10 
 
6.90 
4.19 
1.3 
Jan 
2.32    4.89 
 
2.53 
 
 
 
 
Feb 
2.42    4.85 
 
2.65 
 
 
 
 
March 
2.72    4.64 
 
2.73 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Services Absence Year to Date as at 31st December  2014 
 
Division 

% loss rate 
Corporate Administration 
1.88 
Finance 
5.69 
Human Resources 
2.48 
IT 
0.29 
 
 


Return to Agenda
 
Total Employees Absent by Section per Month and Cumulative Days Lost   
 
Directorate 
Corporate 
 
Human 
 
Total 
Total Days   
Administration 
Finance 
Resources 
IT 
Employees 
Lost 
      (6) 
     (36) 
      (16) 
(3) 
    (61) 
April 


21 


27 
May 


14 


14 
June 

10 
12 


22 
July 

23 
10 


33 
August 
19 
29 



48 
September 

70 



73 
October 

101 


10 
103 
November 

74 



79 
December 

82 



82 
January 
 
 
 
 
 
 
February 
 
 
 
 
 
 
March 
 
 
 
 
 
 
 
Reasons for Absence 
 
Table 4 below shows the reasons given for absence year to date 2014/15. The 
category of Stress, Depression and Mental Health accounts for the highest at over 
26% of the total absence which relates to four employees.   
 
 
Table 4                       Reasons for absence 
YTD at  31st December 2014 
Absence Category 
Days Lost  
% of Total 
Heart, Circulatory & BP 

0.00 
Chest & Respiratory 
79 
16.42 
Back & Neck  

0.42 
Stomach , liver, kidney 


Musculo-Skeletal 

0.62 
Pregnancy Related 
10 
2.08 
Genito, Urinary, Gynae 


Infections 
101 
21.00 
Stress, Depression, Mental Health 
128 
26.61 
Eye, Ear & Nose 
134 
27.86 
Other  


Neurological 
24 
4.99 
 
 
 
 
 
 
10 

Return to Agenda
EMPLOYEE IMPLICATIONS 
N/A 
 
FINANCIAL IMPLICATIONS 
N/A 
 
LEVEL OF DELEGATED AUTHORITY SOUGHT 
N/A 
 
EQUALITY SCREENING 
N/A 
 
CONFIDENTIALITY IMPLICATIONS 
N/A 
 
  
 
 
11 

Return to Agenda
COMPARATIVE STATEMENT REPORT
APPENDIX 1
APRIL 2014 TO NOVEMBER 2014
CRAIGAVON BOROUGH COUNCIL
Expenditure Heading
Annual Budget
Budget
Actual Spend
Total Variance
YTD
YTD
Overbudget/ (Underbudget)
£000's
£000's
£000's
£000's
Employee Costs
18,094
12,066
11,785
(281)
Premises Costs
3,448
2,401
2,121
(279)
Transport Costs
1,317
880
926
46
Supplies & Services
8,488
6,016
6,287
270
Support Costs
680
453
453
0
TOTAL EXPENDITURE
32,027
21,816
21,571
(245)
Income
(7,976)
(5,378)
(5,620)
(242)
NET EXPENDITURE
24,051
16,438
15,951
(487)
NOTE: Budget figures above do not include loan charges of £4,352K. Total 2014/15 budget £28,403K
Return to Report

Return to Agenda
Appendix  2
CRAIGAVON BOROUGH COUNCIL
Revenue Budget Monitoring Report
2014/15 Financial Year - April 2014 to November 2014
Service Dept
Budget Category
Annual
Budget
Actual Spend
Total Variance
Budget
YTD
YTD
Over/ (Underbudget)
£000's
£000's
£000's
£000's
District Building Control
Employee Costs
497
331
306
(25)
Premises Costs
0
0
0
(0)
Transport Costs
21
14
17
4
Supplies & Services
135
95
91
(3)
Support Costs
54
36
36
0
Income
(403)
(269)
(395)
(127)
Net Expenditure Building Control
304
207
56
(151)
Chief Exceutive's Dept
Employee Costs
559
373
348
(24)
Premises Costs
0
0
0
0
Transport Costs
16
11
12
2
Supplies & Services
503
346
299
(47)
Support Costs
50
33
33
0
Income
(26)
(18)
(20)
(3)
Net Expenditure Chief Executive's Dept
1,102
745
673
(72)
Corporate Services
Employee Costs
2,020
1,354
1,271
(83)
Premises Costs
477
351
324
(26)
Transport Costs
16
11
10
(1)
Supplies & Services
494
386
442
57
Support Costs
234
156
156
0
Income
(943)
(628)
(648)
(20)
Net Expenditure Corporate Services
2,298
1,629
1,555
(73)
Development
Employee Costs
2,367
1,578
1,642
64
Premises Costs
297
201
186
(15)
Transport Costs
29
19
33
14
Supplies & Services
1,270
1,025
1,079
54
Support Costs
86
57
57
0
Income
(1,141)
(760)
(850)
(90)
Net Expenditure Development
2,908
2,120
2,148
28
Environmental Health
Employee Costs
1,034
689
714
25
Premises Costs
1
1
4
3
Transport Costs
48
32
40
8
Supplies & Services
332
227
229
2
Support Costs
45
30
30
0
Income
(251)
(167)
(209)
(42)
Net Expenditure Environmental Health
1,209
812
807
(4)
Return to Report

Return to Agenda
Appendix  2
CRAIGAVON BOROUGH COUNCIL
Revenue Budget Monitoring Report
2014/15 Financial Year - April 2014 to November 2014
Service Dept
Budget Category
Annual
Budget
Actual Spend
Total Variance
Budget
YTD
YTD
Over/ (Underbudget)
£000's
£000's
£000's
£000's
Leisure Services
Employee Costs
6,713
4,474
4,412
(61)
Premises Costs
1,991
1,340
1,150
(190)
Transport Costs
336
224
236
11
Supplies & Services
1,323
925
1,068
144
Support Costs
89
60
60
0
Income
(3,625)
(2,358)
(2,279)
79
Net Expenditure Leisure Services
6,827
4,664
4,647
(17)
Technical Services
Employee Costs
4,904
3,268
3,091
(177)
Premises Costs
682
508
456
(52)
Transport Costs
851
569
577
7
Supplies & Services
4,431
3,014
3,078
64
Support Costs
121
81
81
0
Income
(1,587)
(1,178)
(1,218)
(40)
Net Expenditure Technical Services
9,403
6,261
6,064
(197)
NET EXPENDITURE CBC
24,051
16,438
15,951
(487)
NOTE: Budget figures above do not include loan charges of £4,352K. Total 2014/15 budget £28,403K
Return to Report

Return to Agenda
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
             APPENDIX 3 
Summary of Variation – Craigavon Borough Council 2014-2015 
April 2014 to November 2014 
 
Heading 
Amount Over/ 
Explanation/Comment 
(Under) budget   
£000’s 

Employee Costs 
 
There has been under  spends within 
 
(281) 
Employee costs budgets right across the 
 
 
Council. This is largely as a result of 
 
 
vacancy control, the movement of staff on 
 
secondments/fixed term  contracts  and the 
 
time that it takes to fill vacant positions. 
 
Premises Costs 
 
Running costs for Council facilities 
 
(279) 
including heating, electricity and water rates 
are under budget to date.  It is expected that 
this under spend position will reduce as the 
year progresses over the winter months.  
 
Transport costs 
 
 
46 
      Vehicle fuel costs are currently over budget. 
There has also been additional machinery        
and vehicles purchased. 
Supplies & Services 
 
 
 
270 
There has been some expenditure on 
 
 
equipment purchase and maintenance 
 
 
including the new software on the street 
 
 
cleansing vehicles to assist with route 
 
 
optimisation. 
 
 
 
 
 
There is expenditure on grant related 
 
 
projects which is matched by funding and 
 
 
shown in the income figures below. 
 
 
 
 
Support Costs 

 
 
 
 
 
 
Income 
(242) 
The Council has received additional income 
 
 
for grant related projects. There is also 
 
additional income from Licensing, Building 
 
Control fees and through community centre 
 
hall hire.  
 
 
 
 
Total 
(487) 
 
 
Return to Report

Document Outline