This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting minutes April 2014 - March 2015 finance & resource committee'.

CRAIGAVON BOROUGH COUNCIL 
 
MINUTES OF THE  MEETING OF THE POLICY & RESOURCES COMMITTEE HELD IN 
THE MEMBERS’  COMMITTEE ROOM, CIVIC CENTRE, LAKEVIEW ROAD, CRAIGAVON 
ON TUESDAY 14 OCTOBER 2014 AT 7.36 PM 
 
 
 
PRESENT: 
Alderman R Smith (Chairman) 
 
Councillor T O’Connor (Vice Chairman) 
 
Aldermen G A Hatch and Mrs G McCullough 
 
Councillors  M T R Baxter,  N McGeown, Ms G C McKenna, 
J J Nelson MSc, and J K Twyble BA DipEd DASE 
 
The Worshipful the Mayor, Councillor C C McCusker BA (Hons) 
 
The Deputy Mayor, Councillor Ms C Seeley 
 
(11) 
IN ATTENDANCE: 
Director of Corporate Services (Ms B Slevin) 
 
Head of Finance (Mr L McStravick)  
 
Member Services Officer (Mrs R McClelland) 
 
 
 
PR128/2014  SUSPENSION OF STANDING ORDERS 
 
 
It was proposed by  Alderman Mrs McCullough, seconded by  Councillor 
Buckley, and 
 
AGREED: 
 
 
 
 
That Standing Order 1.3 be suspended to facilitate 
completion of the business on the Agenda. 
 
PR129/2014  MINUTES 
 
The Minutes of the Policy and Resources Committee meeting held on  16 
September  2014,  adopted by Council on  7  October  2014  were noted and 
signed by the Chairman. 
 
CHIEF EXECUTIVE’S REPORT 
 
PR130/2014  CHIEF EXECUTIVES DEPARTMENT FINANCIAL PERFORMANCE 
REPORT APRIL 2014 TO AUGUST 2014 
 
The department was £40k under budget for the first 5 months of the 2014/15 
financial year.  Savings from Councillor’s allowances due to some members 
opting not to take part in the NILGOSC pension scheme, and the Mayoral car 
budget had resulted in this under spend position. 
 
It was  
 
RECOMMENDED:  
 
 
 
 
That the report, along with explanations for variances, be 
approved.  
 
PR131/2014  CHIEF EXECUTIVE’S DIRECTORATE ABSENCE REPORT 

 
For the month of September the absence total was NIL. This brought the YTD 
figure to 1.22%. The actual days lost per department for September was NIL. 
The reasons for absence were also circulated previously.  
 
It was  
 
RECOMMENDED:  
 
 
 
 
That the details of the report be noted. 
 
PR132/2014  ORGANISATIONAL BUSINESS PLAN 2014-15  –  QUARTERS 1 & 2 
PROGRESS REPORT  
 
The progress report against the 2014-15 Organisational Business Plan had 
been circulated previously. The progress report used the traffic light system. 
Directors had already taken progress reports against relevant objectives in 
the Organisational Plan to their service committees. This consolidated version 
also included progress against corporate objectives and objectives relating to 
the Chief Executive’s and Corporate Services Departments. 
 
It was  
 
RECOMMENDED:  
 
 
 
 
That the details of the report be noted. 
 
DIRECTOR OF CORPORATE SERVICES’ REPORT 
 
PR133/2014  COUNCIL FINANCIAL PERFORMANCE REPORT APRIL 2014 TO AUGUST 
2014 
 
After the first 5  months of the 2014/15 financial year the overall position for 
Council  was an under spend of £329k and this was the  position after 
adjustments had  been  made for expenditure from Reserves in accordance 
with previous Council decisions. A high level explanation of the under spend 
position had  been included previously.  Detailed explanations had  been 
provided separately to Directors for inclusion within individual Committee 
papers. 
 
Technical Services 
Technical Services was currently under budget by £139k.  A review of 
tonnages and employee costs as part of the 2014/15 estimates process had 
resulted in the department operating much closer to budgeted levels 
compared to the previous financial year. 
 
Leisure Services 
Leisure Services were £10k under budget with savings to date attributable 
through energy costs. 
 
Development 
The Development Department were currently £8k under budget primarily 
through additional income from the community centres. 
 
Corporate Services 

Corporate Services were currently £55k under budget with savings in 
employee costs being the primary factor. 
 
Other Departments 
The remaining £117k under spend was accounted for by lower than 
anticipated  expenditure within Environmental Health and Building Control 
Departments.  These savings had  been achieved through increased income 
from licensing and planning and inspection fees. 
 
It was  
 
RECOMMENDED:  
 
 
 
 
That the content of the report be noted.  
 
PR134/2014  CORPORATE SERVICES FINANCIAL PERFORMANCE REPORT – APRIL 
2014 TO AUGUST 2014 
 
After the first 5 months of the 2014/15 financial year the  Corporate Services 
Department was showing an under spend of £55k. Savings in energy and 
utility budgets as well as a reduction in the use of casuals within catering had 
resulted in an under spend position. 
 
Please note that any expenditure that Council had agreed to be funded from 
Councils reserves had  been removed from the current reported budget 
position.   
 
It was  
 
RECOMMENDED:  
 
 
 
 
That the report, along with explanations for variances, be 
approved.  
 
PR135/2014  CIVIC CENTRE REWIRING PROJECT (PR170/2013) 
 
Council approval was given to proceed with this Electrical Refurbishment of 
Craigavon Civic Centre at an original estimate of £599,000. After a 
competitive tendering process a bid of £530,051 was received from O’Neill 
Electrics Ltd and they were appointed to carry out the work. The Contractor 
commenced work on 2nd  September 2013 and the project was completed in 
May 2014. 
 
The contract was initially scheduled to be completed by the middle of March 
2014 but, because of additional works (e.g. lagging of pipes for the control 
and management of legionella, additional data cabling for the upgraded IT 
infrastructure), unforeseen works (e.g. the wiring in the reception area was 
particularly complex and the reception area had to be closed for two weeks) 
and as well as the contractor asking for more time to ensure the work was 
completed to the approved specification and quality standards as set out in 
the tender document, then the work was not completed until the middle of 
May 2014 (the additional time granted to the contractor did not result in any 
prolongation costs as the costs for the additional time were absorbed by the 
contractor). 
 

The final cost of the rewiring works was £531,711 (i.e. approximately £1,660 
above the contracted price). This small overspend was the result of additional 
works being identified as the contract progressed and although there was a 
contingency sum built into the contract the unexpected and unforeseen works 
cost slightly more than the contingency sum. However, and although being 
overspent was something which was difficult to justify, the reality was that an 
overspend of 0.3% in a contract of this size where much of the proposed work 
was hidden within ceiling voids was regarded by those within Council with 
experience of similar type works as being a very positive outcome. 
 
The new lighting had  enhanced the office working environment and had 
helped modernise the office block. It had  addressed the critical issues 
identified by the electrical engineers regarding the potential of an electrical 
fault to cause a fire. The work had  also helped ensure that the office block 
was fit for purpose, that it  would  be a safe working environment for many 
more years to come and therefore it would  be fit to serve the new Council 
extremely well as an administrative centre.      
 
It was  
 
RECOMMENDED:  
 
 
 
 
That the details of the report be noted. 
 
PR136/2014  LOCATION OF FUTURE CRAIGAVON BOROUGH COUNCIL MEETINGS  
 
The Facilities Management Team at the Civic Centre had  been reviewing 
suitable accommodation available for Craigavon Borough Council meetings 
while the existing Council Chamber undergoes refurbishment in preparation 
for ABC Council meetings. 
 
Craigavon Borough Council currently meets in the Council Chamber, a facility 
purposely designed for Council Meetings and fitted out with audio visual 
equipment. 
 
The Facilities Management team had been tasked with looking for alternative, 
suitable accommodation within the Civic Centre, and at external facilities, in 
which to hold the Monthly and Mid-Monthly Council Meetings from 1 January 
to 31 March 2015. The team were mindful that Craigavon Council continued 
to carry out all its functions and responsibilities and the rooms provided 
should be comfortable and appropriate, and be able to accommodate Elected 
Members, Officers, Press and Visitors.  
 
The following options had been identified for Members consideration:- 
 
  WJ Mayes Hall – This area was large enough to accommodate either a 
boardroom setting  or a layout similar to the existing Council Chamber. 
The Hall also had an LCD/Screen built into the stage for presentations. 
The room would also accommodate an area for members of the public 
and a table for press. The sound system in the Council Chamber would 
be removed and may be able to be used in the WJ Mayes hall, however 
as some of the cables and connectors were below the floor, this cannot 
be confirmed until after it was removed. If the system cannot be adopted 
and re-used, then an alternative would be looked at. 
 

  Lakeview Suite 3 – This area was smaller than the Mayes Hall and would 
accommodate a boardroom setting only. Because of the two pillars, layout 
options  were limited and use of audio visual equipment would be 
restricted to one area. However, given the lower ceiling height, the 
acoustics in this room would be better than the WJ Mayes Hall and 
therefore a sound system may not be required. Lakeview 3 would be able 
to facilitate members of the public and the press.  
 
  External facilities – The Booking Officer had checked room availability at 
the Hub, Portadown Town Hall and Lurgan Town Hall and had  advised 
that due to bookings, sufficient rooms were not available to allow party 
pre-meetings and Council Meetings to be held in these venues.  
 
Both the WJ Mayes Hall and Lakeview Suite 3 were capable of holding a 
Council meeting. The WJ Mayes Hall, being larger provided space for multiple 
layout choices, whilst the Lakeview Suite would be a more compact set up. If 
practical, utilising the current sound system from the Chamber would incur 
only minor costs and the additional cables and amplifier would be used 
afterwards within the facility. If the existing sound system could not be reused 
it  was estimated that the provision of sound for Council meetings in the WJ 
Mayes Hall from January to March 2015 would cost approximately £1,000 per 
meeting (i.e. approximately £6,000 in total). The Senior Duty Officer had 
advised that a sound system may not be necessary for Lakeview 3 and 
therefore, if this was selected as the preferred choice by Members the 
Council could save the estimated £6,000 on a sound system. Staff would use 
current supply of tables and cloths within the facility. Currently both areas 
were on hold for the first and third Monday pending a decision.  
 
It was proposed by Councillor Buckley, seconded by Councillor Ms McKenna, 
and 
 
RECOMMENDED:  
 
 
 
(1) 
That the Lakeview Suite be used to hold Craigavon 
Borough Council, Council meetings from 1 January to 31 
March 2015; and 
 
(2) 
That the layout be wider  so Members were  not too far 
away from each other. 
 
(Councillor Baxter entered the meeting at 7.40pm and left temporarily at 
7.41pm). 
 
The Mayor, Councillor McCusker, reminded Members that the last meeting of 
Craigavon Borough Council to be held in the Chamber would likely be the 
Mid-Monthly Meeting to be held on 15 December 2014. 
 
PR137/2014  COUNCIL ABSENCE UPDATE 
 
Council had started the year with a continued positive trend in absence. The 
result in terms of working days lost for September was 6.00%, which 
represented an improvement on the previous month.  
 

Whilst continuing to resolve the long term absence cases, a proactive 
response to current short term absence was supporting the continuous 
improvement. 
 
The  HR Assistant and Occupational Health Advisor  continued  to provide a 
focused and coordinated approach to the issues which was delivering positive 
results despite the uncertainty which existed  during this period of significant 
change for the Council. An increase in  the Occupational Health Advisor’s 
available time had provided a valuable additional resource. 
 
It was  
 
RECOMMENDED:  
 
 
 
 
That the content of the report be noted.  
 
PR138/2014  CORPORATE SERVICES ABSENCE UPDATE 
 
The absence statistics for the Directorate for September 2014 had been 
circulated previously. Comparison figures were provided for the 3 previous 
years. 91.7% of employees within Corporate Services recorded no absence in 
this period.   
 
The reasons given for absence year to date 2014/15 had also been circulated 
previously. The category of Stress, Depression and Mental Health accounted 
for the highest at over 38% of the total absence which related to four 
employees, which was not work related stress. 
 
It was  
 
RECOMMENDED:  
 
 
 
 
That the content of the report be noted.  
 
CONFIDENTIAL BUSINESS – DIRECTOR OF CORPORATE SERVICES’ REPORT  
 
PR139/2014  TREASURY MANAGEMENT   
 
A confidential report can be found at Appendix 1.   
 
(During the above item of business Councillor Baxter re-entered the meeting 
at 7.45pm. Councillor McGeown joined the meeting at 7.46pm at which time 
Councillor Baxter left the meeting temporarily, re-entering again at 7.50pm).
 
 
 
 
The meeting ended at 7.50 pm. 
 
 
 
 
_________________  
 
 
 
_____________ 
CHAIRMAN 
 
 
 
 
 
DATE 
 

link to page 12 link to page 13 POLICY AND RESOURCES COMMITTEE 
AGENDA ITEM 4 
14 OCTOBER 2014 
PAPER NO 2                 
CHIEF EXECUTIVE’S REPORT 
 
4.1 

CHIEF EXECUTIVES DEPARTMENT FINANCIAL PERFORMANCE REPORT APRIL 
2014 TO AUGUST 2014 
Report by: Chief Executive Acting 
 
PURPOSE OF REPORT 
 
To consider the financial performance report which shows how the department’s actual 
spend varied from its budgeted spend for the 2014/15 financial year from April 2014 to 
August 2014. 
 
RECOMMENDATION: 
 
That the report at Appendix 1 is noted along with the explanations for 
variances at Appendix 2 
 
 
 
 
 
 
BACKGROUND 
 
Management information is now being reported to budget holders in a timely, relevant 
and accurate manner.  Finance will continue to provide this information moving forward 
to assist budget holders manage their budgets as effectively as possible. 
 
OVERALL POSITION 
 
The department is £40k under budget for the first 5 months of the 2014/15 financial year.  
Savings from Councillor’s allowances due to some members opting not to take part in 
the NILGOSC pension scheme, and the Mayoral car budget have resulted in this under 
spend position. 
 
Please note that any expenditure that Council have agreed to be funded from Councils 
reserves have been removed from the current reported budget position. 
 
EMPLOYEE IMPLICATIONS 
 
The continuing improvement in provision of management information will assist budget 
holders in their decision making in order to continue to provide services within budget 
constraints. 
 
FINANCIAL IMPLICATIONS 
 
Detailed performance reports have been forwarded to the departments with high level 
figures shown in Committee reports.  
 
LEVEL OF DELEGATED AUTORITY SOUGHT 
 
N/A. 
 
EQUALITY SCREENING 
 
N/A. 
 


 
 
4.2 
CHIEF EXECUTIVE’S DIRECTORATE ABSENCE REPORT  
  Report by: Robert Colvin, Chief Executive Acting 
 
Purpose of Report 
To Update Members on Absence within Chief Executives Directorate. 
 
 RECOMMENDATION 
 
That Members note the content of the report. 
 
 
Background 
 
The tables attached set out absence statistics for the Chief Executive Directorate for the 
2014/15 financial year, month of September 2014. The Council’s overall target for 
2014/15 is 4%.   
 
Chief Executives Department Total 
( Staff  17) 
  
2011/12  YTD  2012/13 
YTD 
2013/14 
YTD 
2014/15 
YTD 
April 
0.00 
0.00 
0.26 
0.26 
0.00 
0.00 
0.00 
0.00 
May 
0.00 
0.00 
0.00 
0.13 
1.96 
0.98 
3.42 
1.71 
June 
0.83 
0.27 
0.00 
0.08 
2.05 
1.33 
0.00 
1.14 
July 
0.00 
0.20 
6.93 
1.79 
0.00 
1.00 
0.00 
0.85 
August 
0.00 
0.16 
19.56 
    5.35 
6.61 
2.12 
3.92 
1.46 
Sept 
0.00 
0.13 
10.6 
6.22 
7.26 
2.98 
0.00 
1.22 
Oct 
0.00 
0.12 
2.41 
5.30 
0.00 
2.55 
 
 
Nov 
0.00 
0.10 
0.00 
4.64 
0.25 
2.26 
 
 
Dec 
0.00 
0.09 
2.10 
4.36 
1.75 
2.20 
 
 
Jan 
0.30 
0.11 
3.50 
4.53 
1.07 
2.09 
 
 
Feb 
0.00 
0.10 
0.83 
4.19 
5.55 
2.40 
 
 
March 
0.00 
0.09 
0.00 
3.84 
2.22 
2.39 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  


 
 
Days Lost Per Department by Month 2013/14 and actual employees absent   
 
 
 
 
 
 
 
Directorate 
Chief 
Mayor’s 
Member 
Audit 
Total 
Executive 
Office 
Services 
(4) 
 (16) 
(7) 
   (1) 
Unit (5) 
April 





No Emp 





May 




12 
No Emp 





June 





No Emp 





July 





No Emp 





August 


13 

13 
No Emp 





September 





No Emp 
 
 
 
 
 
October 
 
 
 
 
 
No Emp 
 
 
 
 
 
November 
 
 
 
 
 
No Emp 
 
 
 
 
 
December 
 
 
 
 
 
No Emp 
 
 
 
 
 
January 
 
 
 
 
 
No Emp 
 
 
 
 
 
February 
 
 
 
 
 
No Emp 
 
 
 
 
 
March 
 
 
 
 
 
No Emp 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 



 
 
Reasons for Absence 
Table 6 below shows the reasons given for absence year to date 2014/15.  
 
Table 6                       Reasons for absence 
YTD at  30th September 2014 
Absence Category 
Days Lost  
% of Total 
Heart, Circulatory & BP 

0.00 
Chest & Respiratory 

0.00 
Back & Neck  

0.00 
Stomach , liver, kidney 

13.79 
Musculo-Skeletal 

0.00 
Pregnancy Related 

0.00 
Genito, Urinary, Gynae 
25 
86.21 
Infections 

0.00 
Stress, Depression, Mental Health 

0.00 
Eye, Ear & Nose 

0.00 
Other  

0.00 
Neurological 

0.00 
 
 
EMPLOYEE IMPLICATIONS 
N/A 
 
FINANCIAL IMPLICATIONS 
N/A 
 
LEVEL OF DELEGATED AUTHORITY SOUGHT 
N/A 
 
EQUALITY SCREENING 
N/A 
 


link to page 14 4.3  ORGANISATIONAL BUSINESS PLAN 2014-15 – QUARTERS 1 & 2 PROGRESS    
 
REPORT 
 
 
 
RECOMMENDATION:   
 
 
 
That the progress report against the Organisational Business Plan 
 
2014-15 be noted.  
 
 
The progress report against the 2014-15 Organisational Business Plan is attached at 
Appendix 3. 
 
The progress report uses the traffic light system: 
 
GREEN - progress is being made according to plan and the activity overall is expected 
to deliver on time, within budget and to the appropriate quality.  
 
AMBER
 - there have been some difficulties or slippage with the activity but that remedial 
action is planned or in place. 
 
RED
 - there have been significant difficulties or slippage and delivery of the objective is 
at risk 
 
BLUE
 – significant difficulties or slippage beyond Council control 
 
Other Directors have already taken progress reports against relevant objectives in the 
Organisational Plan to their service committees.  This consolidated version also includes 
progress against corporate objectives and objectives relating to the Chief Executive’s 
and Corporate Services Departments.    
 
Financial implications
:  
None  
 
Staffing implications

None 
 
Equality implications
:   
None 
 
Confidentiality implications 
None 
 


COMPARATIVE STATEMENT REPORT
APPENDIX 1
APRIL 2014 TO AUGUST 2014
CHIEF EXECUTIVE'S DEPARTMENT
Expenditure Heading
Annual Budget
Budget
Actual Spend
Total Variance
YTD
YTD
Overbudget/ (Underbudget)
£000's
£000's
£000's
£000's
Employee Costs
559
233
222
(11)
Premises Costs
0
0
0
0
Transport Costs
16
7
8
1
Supplies & Services
503
213
183
(30)
Support Costs
50
21
21
0
TOTAL EXPENDITURE
1,128
473
434
(40)
Income
(26)
(12)
(12)
0
NET EXPENDITURE
1,102
461
422
(40)

APPENDIX 2 
Summary of Variations – Chief Executive’s Department 2014-2015 
April 2014 to August 2014 
 
Heading 
Amount Over/ 
     Explanation/Comment 
(Under) budget   
£000’s 

Employee Costs 
 
 
 
(11) 
Employee costs are under budget in the 
 
Member Services Unit. 
 
Premises Costs 
 
 
 

 
 
Transport costs 

 
 
 

 
 
Supplies & Services 
 
  
 
(30) 
There have been savings to date in the Mayoral 
 
 
car budget and with Councillor’s allowances 
due to some members opting not to take part in 
the NILGOSC pension scheme. 
 
Support Costs 
 
 
 

 
Income 

 
 
 

 
 
Total 
(40) 
 
 


APPENDIX 3
ORGANISATIONAL PLAN 2014-2015 Progress Report 
October 2014 
 
 

 
 
KEY PERFORMANCE ACTIVITIES 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




CORPORATE THEME:  CUSTOMER FOCUS/SERVICE DELIVERY 
 
Work to develop a 
Test the quality and effectiveness of our service 
DCS/Lead 
March 2015 
G  G   
 
Relevant surveys 
customer focus culture 
areas by completing the biannual Household survey, 
Directors on 
being completed . 
within Council 
carry out annual surveys of our service areas and 
service reviews 
Cascades and Parks 
customer consultations for programmed reviews. 
surveys completed. 
Improve and develop 
Close monitoring and management of budgets to 
All Directors 
March 2015 
G  G   
 
 
quality of service 
ensure savings identified during Estimates process 
/HoF 
provision. 
are delivered 
 
Improve the quality of our service provision by 
Relevant 
March 2015 
G  G   
 
ISO14001 
Ensure service 
annually retaining and progressing Quest for Indoor 
Directors 
reaccreditation 
provision is tailored to 
Leisure, ISO 9001, ISO 14001, RYAA and Green 
achieved Sept 2014 
meet needs of our 
Flag quality accreditation, and Museum accreditation. 
Leisure – Quest, ISO 
customers and 
and Green Flags 
delivered to a high cost-
retained.   Hub 
effective standard 
working towards ISO 
accreditation. 
Deliver the final year of the “Shared Spaces” 
DD/DLS 
June 2015 
G  G   
 
Project progressing 
Portadown People’s Park Master Plan. 
on target 
Support the work of the Maghery Country Park 
DLS 
March 2015 
G  G   
 
Working Group set up 
Working Group. 
and meeting monthly 
 
Deliver year 3 of the Inclusive Sport & Leisure 
DLS 
March 2015 
G  G   
 
1833 participants for 
Program at Craigavon Leisure Centre and achieve 
Quarters 1 & 2 
over 800 participants. 
Support the work of delivering an estimates process 
TMT/CMT/Lead 
March 2015 
G  G   
 
 
for the ABC Council. 
Directors 
 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




Work with cluster and other councils to achieve 
CMT/Lead 
2014/2015 
G  G   
 
 
efficiencies and share good practice via collaborative 
Directors 
projects. 
 
Reconfigure street cleansing services 
DES 
June 2014 
G  G   
 
New schedules 
completed 
Implement restructure within waste management 
DES 
Sept 2014 
G  G   
 
Ongoing and on 
Review Carn Depot management structure 
Oct 2014 
target 
Review working arrangements at Civic Amenity Sites 
Increase provision within Kernan Cemetery – provide 
DES 
March 2015 
G  G   
 
Design near 
planned extension 
completion 
Conduct review of administration across 
DES 
Dec 2014 
G  G   
 
On target 
Environmental Services Department 
Review access audits of Council buildings on a 
DBCS 
31 March 
 
 
 
 
Now to be included 
prioritsed basis 
2015 
in work on assets in 
ABC cluster.  
Continue to improve 
•  Introduction, management and monitoring of new 
PRO 
May 2014 
G  G   
 
Social Media strategy 
communications 
social media strategy including training of relevant   
& policy approved 
(internal & external) 
 
 
officers 
 
April 2014; Social 
 
 
 
 
media training 
 
 
 
completed 4 Aug 
 
2014; Social media 
 
 
 
monitoring package 
 
 
 
recommended by 
 
Audit 
 
 
 
 
•  publish 2 issues per year of In Touch Magazine 
G  G 
Summer edition 
 
 
 
published July 14; 
 
winter edition on 
 
 
 
course 
 
 
 
 
•  quarterly issues of The Insider staff newsletter 
May/July/Sept 
G  G 
editions produced 
CORPORATE THEME:  GROWING THE ECONOMY 
 


 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




Focus on creating 
Deliver and complete funded programmes including:- 
DD 
March 2015 
G  G   
 
 
opportunities to 
SEED Programmes: Creative Economy, Product 
stimulate growth and 
Transfer 2, Source and Sell, Marketing Food Sector, 
competitiveness in key 
Business Engagement Programme 
growth sectors 
East Border Region: Life Sciences Supply Chain 
(Key growth sectors 
 
identified as Life 
Deliver Life Sciences Action Plan 
DD 
March 2015 
G  G   
 
 
Sciences, Creative 
Deliver Agri Food Action Plan 
Industries, Food 
Deliver Creative Sector Action Plan 
manufacturing) 
Focus and drive 
Deliver all the events and funding programmes 
DD 
March 2015 
G  G   
 
 
regeneration efforts 
associated with the refreshed Town Centre 
within the Borough  
Regeneration & Revitalisation Action Plan and seek 
opportunities to maximise funding, 
Public Realm Phase 2 Extension and Phase 3 to be 
DD 
March 2015 
A  A   
 
Phase 2 due to 
completed. 
complete Oct 2014. 
Develop Public Realm Phase 4 Plan 
Phase 3 (now inc. 
Portadown Linkages brought to a stage where 
Phase 4) due to 
funding from the new Council would be sought 
complete Oct 2015 
Identify additional opportunities for public art and 
DD 
March 2015 
G  G   
 
 
source additional funding 
Integrated Consultancy Team and Contractor to be 
DD 
March 2015 
G  G   
 
 
appointed and Old Town Quay project to be delivered 
Presentation of Lagan Canal Re-opening Plan to all 
DLS/Lagan 
March 2015 
G  G   
 
Business case 
relevant Government Departments. 
Canal Trust 
presented in June 
 
and is currently being 
Development of Waterways College concept to 
reviewed by Board. 
further engage with communities and address 
SEA complete. 
Programme for Government. 
Take the lead role in 
Achieve maximum expenditure across the whole 
DD 
Dec 2015 
G  G   
 
 
enterprise development 
programme to meet targets identified in the Rural 
Development Strategy.  Successfully oversee the 
delivery and administration of the strategic projects, 
working closely with project promoters and DARD 
towards completion within the timeframe. 
Work with partners to 
Successfully provide Leisure work experience and 
DLS 
2014/2015 
G  G   
 
Working with range of 
develop our local skills 
training opportunities. 
schools, colleges and 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




base and employability 
 
agencies 
Encourage our citizens 
Design and deliver a full range of promotional 
DD 
June 2015 
G  G   
 
Summer Programme 
and visitors to utilise 
material for summer, autumn, Christmas and Spring 
completed 
and avail of our wide 
which brings Craigavon together as a commercial 
range of facilities and to 
area, as requested by the private sector.  Organise a 
support local 
PR campaign for the area using an independent 
businesses 
provider as requested by the Chambers of 
Commerce. 
Deliver the Armagh/Banbridge/Craigavon cluster 
DD 
Ongoing 
G  G   
 
 
project – Town Centre footfall counters and KPI 
reporting 
Develop the visitor 
Deliver Southern Loughshore Trail Capital Scheme, 
DD 
March 2015 
G  G   
 
Loughshore Trail and 
potential of Craigavon  
Southern Loughshore Marketing Programme, 
Marketing 
 
Charlestown Environmental Improvement Project, 
Programme complete 
Tourism Town Centre Marketing Programme and 
Visitor Servicing 
Deliver of Tourism Development funded projects 
DD 
March 2015 
G  G   
 
CWW – Letter of 
including Craigavon Welcome Way and application 
Offer received 
for others. 
Develop Oxford Island as a top NI tourist/heritage 
DLS 
March 2015 
G  G   
 
Developed Bushcraft 
destination; successfully deliver funded projects to 
project, wildflower 
maximise the potential of Oxford Island and LNDC. 
and installed Human 
 
Sundial ; Eco-Unesco 
and International 
Pollinator conference 
and Bee Curious 
event 
Work with Departments of Council  in promoting 
PRO 
2014-2015 
G  G   
 
 
various aspects of the borough particularly to new 
audiences through social media 
Support for and delivery 
Work effectively with community groups and 
DD/DLS 
2014/2015 
G  G   
 
Over 10 events 
of high profile events to 
organising committees to facilitate events programme 
successfully 
promote the borough  
in 2014/15. 
organised/ facilitated  
 
so far in LS 
CORPORATE THEME: OPEN AND EFFECTIVE LEADERSHIP 
 
Ensure accountability 
Production of Annual Report 2013-14 
DCS 
Aug 2014 
A  A   
 
Currently with graphic 
for the standard of 
 
designers 
service provision across 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




Council  
Quarterly progress reporting against Organisational 
DCS 
2014/15 
A  G   
 
Now on schedule 
Business Plan 2014-15 
Work towards the 
Work with partner councils towards integration 
All Directors 
March 2015 
G  G   
 
 
planned local 
 
government reform 
Administer property certificates to be consistent with 
DBCS 
Ongoing 
G  G   
 
 
 
other Building control departments in RPA cluster 
Explore collaborative working in light of transfer of 
planning 
Ensure  our processes 
Work with staff to maintain Investors in People 
All Directors 
2014/15 
G  G   
 
Bronze Award 
are effective in meeting 
received – work to 
the needs of the 
maintain ongoing 
organisation and that 
Continued Trades Union engagement throughout the 
All Directors 
2014/15 
G  G   
 
 
our staff are well trained   year 
Continue to work 
•  Completion of Article 55 fair employment 
DCS 
May 2014 
G  G   
 
Completed 
towards the 
monitoring report 
 
 
mainstreaming of 
 
 
 
equality of opportunity 
•  Complete 2014-15 Disability Action Plan 
DCS 
June 2014 
G  G   
 
Completed 
and good relations  
(consultation ending 23 May 2014) 
 
•  Provision of equality awareness training for new 
DCS 
2014/15 
G  G   
 
Sessions provided 
starts (4 sessions per year) 
April & Oct 2014 
 
•  Annual Report to Equality Commission 
DCS 
AUG 2014 
G  G   
 
Completed 
 
•  Issue of quarterly policy screening reports 
DCS 
2014/15 
G  G   
 
Issued to schedule 
 
•  Review of policies on flying of the Union Flag 
DCS 
Jan 2015 
G  G   
 
Draft EQIA to 
EQIA 
committee Sept for 
 
issue for public 
consultation 
•  Implement the Good Relations Strategy 
DD 
March 2015 
A  A   
 
Strategy reduced due 
to funding cuts 
•  Deliver Phase 2 Extension of Peace III Priority 1.1  DD 
Sept 2014 
G  G   
 
On target to complete 
and ensure adequate resources are in place 
end September 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




•  Ensure all staff have received equality awareness  All Directors 
2014-15 
G  G   
 
 
training 
•  Ensure all new or amended policies are screened 
in accordance with Council procedures 
•  Ensure responsibility for ensuring equality of 
opportunity is built into personal objectives for 
each manager/staff member and reviewed via 
PPR process 
CORPORATE THEME: ENHANCING QUALITY OF LIFE 
 
Deliver on our major 
Progress the South Lake Leisure Centre initiative: 
DLS 
March 2015 
G  G   
 
Completed RIBA 
flagship projects 
-  Progress design to stage E 
stage C which 
-  Obtain Planning permission 
confirmation on 
-  Issue Contractor procurement documentation 
location, design, 
 
facility mix and capital 
costs. Presentation to 
Capital Workshop.  
Appoint Contractor and commence building phase of 
DD 
June 2015 
G  G   
 
 
SPACE project 
 
Deliver community engagement strategy with 
relevant groups in relation to SPACE project 
 
Contribute to improving 

Successful delivery of the Active Communities 
DLS 
March 2015 
G  G   
 
On target to achieve 
the quality of life for all 
Programme 2014-15 to over 12,000 participants  
12,000 participants 
 

In partnership with Armagh and Banbridge seek 
annually 
 
programme extension. 
Deliver a range of 

Successful delivery of the Fit and Well health 
DLS 
March 2015 
G  G   
 
On target  
programmes and events 
referral programme to 200 participants and 
that will allow people of 
further develop links to the health sector. 
all ages to enjoy their 
 
leisure time and 

Promote a healthier lifestyle and encourage 
DLS 
March 2015 
G  G   
 
Ongoing. Significant 
promote well being 
public to use the outdoors 
uptake of outdoor 
 

Promote outdoor recreation services and 
activity during 
facilities including land and water based courses 
summer 2014. 

Promote increase usage of parks and monitor 
usage 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




Work with external 

Facilitate the three Neighbourhood Renewal 
DD 
March 2015 
G  G   
 
 
funding agencies and 
Partnerships on behalf of DSD 
Partnerships to address 

Work with DSD to explore way forward with 
areas of deprivation 
powers transferring to Council 
within the Borough 

Deliver participation programmes in 
DLS 
March 2015 
G  G   
 
All initiatives 
Neighbourhood Renewal Wards working with NR 
underway and on 
communities manage the delivery of a 
target 
Community Sport to over 1,300 participants 

Deliver a catch Angling project 

Deliver a Craigavon Cycling project 

Deliver a Bushcraft programme to over 4,000 
participants.  
Implement Play and 

Identify equipped play gap sites by utilizing a 
 
March 2015 
G  G   
 
Identification of gap 
Leisure Strategy 
range of factors  
DLS 
 
sites completed and 
 

Deliver an approved investment programme 
implementation plan 
across selected Play areas to bring up to 
in progress. Jointly 
standard 
working with Armagh,  

Submit applications to DSD Neighbourhood 
Banbridge and 
Renewal for the creation of new Play facilities 
Playboard to develop 

Progress approved investment in Councils 
ABC strategy. 
sports changing facilities 
Awaiting capital 
 
approvals to replace 
modular changing.  
Implement Community 
Deliver grant aid through the Community 
DD 
March 2015 
G  G   
 
 
Development, Good 
Development /Advice Services and Neighbourhood 
Relations, Community 
Festivals Schemes 
Safety and Rural 
Development strategies 
Implement 9 Village 
Implement the Village Renewal Plans and complete 
DD 
Sept 2014 
G  G   
 
Due to complete 
Plans 
enhancement projects 
 
Continue to support 
Ensure that CSAC and CAIM deliver full programme 
DLS 
March 2015 
G  G   
 
On target 
local community and 
of events and distribute grant aid to clubs and 
sporting groups via a 
individuals within budget. 
range of grant aid 
 
schemes 
 
Facilitate the  
Implement the PCSP plan 
DD 
March 2015 
G  G   
 
 
Policing and Community 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




Safety Partnership 
 
Work to empower and 
Progress with Advice Services Strategy on tri-Council  DD 
March 2015 
G  G   
 
 
support new and 
basis 
existing groups to 
 
improve their own 
Provide programmes, projects and targeted support 
DD 
March 2015 
G  G   
 
Internal funding 
quality of life 
for community groups aimed at building capacity, 
approved to extend 
 
including delivery of Citizen 21 programme – 
Citizen 21 
Advanced Strand.  Source further funding to extend 
the programme. 
Develop initiatives, 
Continue to promote newly refurbished facilities at 
DD 
Ongoing 
G  G   
 
 
events and programmes   Brownstown and Killicomaine, ensuring they meet 
to promote participation 
targets identified in options appraisal 
in community life 
 
Completion of options appraisal on Community 
DD 
March 2015 
G  G   
 
 
Centres in Lurgan and implementation of 
recommendations 
Develop tri-Council Financial Assistance Policy 
DD/DLS/DCS 
December 
G  G   
 
Underway and will be 
including Community and Leisure Departments 
2014 
reporting to Shadow 
Council 
To develop a more 
Promote activities for young people. 
DLS 
March 2015 
G  G   
 
Additional locations 
coordinated approach to  Expand and develop uptake in various activities for 
added to existing 
creating initiatives for 
young people. 
programmes. 
young people 
 
Comprehensive 
 
summer activity 
programme in 
outdoor leisure.  
Provide access to 

Engaging hard to reach groups through 
DLS 
March 2015 
G  G   
 
Outreach on target 
natural and cultural 
outreach, learning and reminiscence projects 
 
heritage  
including the implementation of the Museum 
 
 
Learning Plan 
Ongoing successful 

Deliver a varied events programme to 
delivery of WW1 
commemorate the start of WW 1 which engages 
initiative 
all of the community. 
CORPORATE THEME:  PROTECTING AND ENHANCING THE ENVIRONMENT 
 


 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




Continue to protect and 

Increase biodiversity on Council-owned land by 
DLS 
March 2015 
G  G   
 
Progressing 
conserve the natural 
carrying out management regimes which benefit 
Moneypenny’s 
and built environment 
biodiversity  
repairs. Range of 
 

Implement projects from the Armagh, Banbridge 
biodiversity work 
 
and Craigavon Local Biodiversity Action Plan. 
progressing. Working 
with IWAI. Grant aid 
utilisation. Designated 
new grassland. 

Deliver on Craigavon Community Greenway 
DES 
April 2015 
G  G   
 
On target 
Project 
Reduce waste, reuse 
Increase recycling rate by at least 1% 
DES 
 
G  G   
 
Recycling figure 
and Improve recycling 
-  Implement schools waste recycling programme 
 
42.63% 
rates to ensure statutory  - Continue to enforce one bin per household policy 
March 2014 
targets are met.  
- Introduction of glass into recycling bin 
Dec 2014 
 
Complete Fairgreen Options appraisal 
DES 
Aug 2014  
G  A   
 
Reporting to 
Committee Oct 2014 
Improve our energy 
Reduce energy consumption across Leisure Services  DLS 
March 2015 
G  G   
 
Ongoing 
efficiency and consider 
department by 1%. 
 
 
Rebate sought and 
the use of renewable 
 
provided on water 
technologies 
charges 
Monitor and report on energy usage 
DES 
Dec 2014 
G  G   
 
 
Develop a sustainability/EMS working group across 
DES 
April 2014 
A  A   
 
Behind schedule due 
Council 
to other priorities 
Prepare Display Energy Certificates for CBC 
DBCS 
30 June 
G  G   
 
 
buildings (annually) and advise on improvements to 
2014 
energy performance of these buildings 
 
Ongoing liaison with EPB team in enforcement of 
Ongoing 
legislation 
Work with 
Work with community and statutory agencies to 
DD/DLS/DES 
2014/2015 
G  G   
 
Ongoing with range of 
communities/stake-
improve local neighbourhoods. 
organisations 
holders to improve the 
 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




aesthetics of our 
Borough resulting in 
creating civic 
responsibility and 
ownership 
 
Provide opportunities 
Work with Environmental organisations, USEL and 
DLS 
March 2015 
G  G   
 
On target to exceed 
for volunteers to take 
the Volunteer Bureau to maximise opportunities for 
600 hours by March 
part in environmental 
volunteers – target 600 hours by March 2015. 
15 
opportunities  
 
 
Continue to promote 
Work in partnership with local groups and schools to 
DLS 
March 2015 
G  G   
 
Projects and events 
sustainability across 
develop and deliver projects which deliver the 
 
 
held and planned 
Council and within the 
sustainable agenda e.g. Eco-Schools. 
 
 
local community 
 
 
 
Organisational Effectiveness and Efficiency 
 

Attendance 
Continue to implement procedures to achieve target 
DCS/Directors 
March 2015 
A  A   
 
Reports continue to 
management 
of 4% absence 
be provided to 
 
cttes/Council on 
ongoing basis 
Efficiency savings 
Close monitoring and management of budgets to 
All Directors 
March 2015 
G  G   
 
This is on track with 
ensure savings identified during Estimates process 
expenditure being 
are delivered 
approximately £200k 
below budget at the 
end of August 2014. 
Provision of effective 
Develop a transition plan for transferring 3 Leisure 
DLS 
March 2015 
G  G   
 
Ongoing 
services 
Centres into one new build. 
 
Civic Centre Works 
•  Complete out on rewiring works 
DCS 
May 2014 
G  G   
 
The rewiring works 
 
 
were completed in 
 
 
May 2014. 
 
 
 
 
 
 
 
•  Progress outstanding H&S works within Civic 
 
Some outstand works 
A  A 
Centre (including those relating to Legionella) 
2014-14 
associated with 
legionella were 
addressed during the 
rewiring project. 
However, other works 
10 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




remain outstanding 
but these will be 
prioritised as part of a 
Council wide initiative 
to prioritise 
outstanding H&S 
related works. 
Payroll project 
Implementation of new system to be complete across 
DCS 
Sept 2014 
G  G   
 
 
cluster 
 
Building Control 
Consolidate working arrangements with Land & 
DBCS 
31 March 
G  G   
 
 
Property Services and Central Government and its 
 
2015 
Agencies 
 
 
 
 
 
Operate and develop street naming and postal 
31 March 
numbering function for CBC 
2015 
Manage risk 
Review Departmental risk on regular basis. 
All Directors 
March 2015 
G  G   
 
Ongoing.  Updated 
formally twice yearly 
and reported to Audit 
Committee 
Control of Health & 
Continue to manage and monitor the  Health and 
All Directors 
March 2015 
G  G   
 
Significant progress 
Safety – Improve level 
safety risks. 
in range of H&S work 
of compliance in respect  Progress development of Health & Safety 
of Health & Safety at all 
procedures, risk assessments, COSHH 
levels in organisation  
assessments, Safe Systems of Work and Manual 
Handling Assessments as required 
Carry out additional functions in support of health & 
DBCS 
March 2015 
G  G   
 
Ongoing 
safety section as per internal Audit Report 
•  Fire risk assessments for Council buildings in 
Leisure Services and Environmental Services 
Directorates 
•  Departmental health and safety meetings 
All Directors 
 
G  G   
 
Some meetings 
held 4 times per year 
delayed due to 
•  Joint Health & Safety Committee held 3 times 
elections etc but 
per year 
timetable in place to 
get schedule back on 
track 
11 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Objective 
Actions 
Responsibility 
Target Date 
Q
Q
Q
Q
Comments 




Winding down activities 
Preparation of final accounts 
DCS/HoF 
June 2015 
 
 
 
 
Not yet applicable 
 
12 
 

link to page 41 link to page 42 link to page 44 POLICY & RESOURCES COMMITTEE 
AGENDA ITEM 5 
DIRECTOR OF CORPORATE SERVICES REPORT 
PAPER NO. 3 
 
ITEMS FOR DECISION 

 
 
5.1  COUNCIL FINANCIAL PERFORMANCE REPORT APRIL 2014 TO AUGUST 2014 
 
Report by:  Liam McStravick, Head of Finance. 
 
PURPOSE OF REPORT 
 
To  consider the Council’s financial position for the 2014/15 financial year from 
April 2014 to August 2014 and to note the supporting information regarding the 
year-to-date expenditure against the budgeted position at Appendix  1  and 
Appendix 2.   
 
 
    
 
RECOMMENDATION: 
    
 
 
 
 
That the report is noted. 
 
 
 
 
BACKGROUND 
 
Each  Departmental  Committee  receives a financial update for their respective 
Departments on a monthly basis. The information provided identifies year-to-date 
expenditure against budgets and explanations of variances are also attached. 
 
SUMMARY OF EXPENDITURE 
After the first 5 months of the 2014/15 financial year the overall position for 
Council is an under spend of £329k  and this is the position after adjustments 
have been made for expenditure from Reserves in accordance with previous 
Council decisions. A high level explanation of the under spend position has been 
included at Appendix 3. Detailed explanations have been provided separately to 
Directors for inclusion within individual Committee papers. A summary of the 
current position is included below
 
Technical Services 
Technical Services is currently under budget by £139k.  A review of 
tonnages and employee costs  as part of the 2014/15 estimates process 
has resulted in the department operating much closer to budgeted levels 
compared to the previous financial year. 
 
Leisure Services 
Leisure Services are £10k under  budget  with savings to date attributable 
through energy costs. 
 
Development 
The Development Department are currently £8k under budget primarily 
through additional income from the community centres. 
 
 


 
Corporate Services 
Corporate Services are currently £55k under budget with savings in 
employee costs being the primary factor. 
 
Other Departments 
The remaining £117k under spend is accounted for by lower than 
anticipated expenditure within Environmental Health and Building Control 
Departments.  These savings have been achieved through increased 
income from licensing and planning and inspection fees. 
 
LEVEL OF DELEGATED AUTHORITY SOUGHT 
N/A 
 
EQUALITY SCREENING 
N/A 
 
EMPLOYEE IMPLICATIONS 
N/A 
 
FINANCIAL IMPLICATIONS 
N/A 
 
CONFIDENTIALITY IMPLICATIONS 
N/A 
 


link to page 45 link to page 46  
5.2  CORPORATE SERVICES FINANCIAL PERFORMANCE REPORT – APRIL 2014 TO 
AUGUST 2014 
 
Report by:  Liam McStravick, Head of Finance. 
 
PURPOSE OF REPORT 
 
To consider the financial performance report which shows how the Department’s 
actual spend varied from the budgeted position for the 2014/15 financial year 
from April 2014 to August 2014 as shown at Appendix  4.  A high level 
explanation is included at Appendix 5. 
 
 
             RECOMMENDATION: 

 
 
That the report is noted. 
 
   
 
 
 
 
BACKGROUND 
 
Management information is now being reported to budget holders in a timely, 
relevant and accurate manner.  Finance will continue to provide this information 
moving forward to assist budget holders manage their budgets as effectively as 
possible. 
 
OVERALL POSITION 
 
After the first 5 months of the 2014/15 financial year the Corporate Services 
Department is showing an under spend of £55k.  Savings in energy and utility 
budgets as well as a reduction in the use of casuals within catering have resulted 
in an under spend position. 
 
Please note that any expenditure that Council have agreed to be funded from 
Councils reserves have been removed from the current reported budget position. 
   
EMPLOYEE IMPLICATIONS 
N/A 
 
FINANCIAL IMPLICATIONS 
As per report 
 
LEVEL OF DELEGATED AUTORITY SOUGHT 
N/A 
 
EQUALITY SCREENING 
N/A 
 
CONFIDENTIALITY IMPLICATIONS 
N/A 
 


 
5.3  CIVIC CENTRE REWIRING PROJECT 
 
Report by:  Liam McStravick, Head of Finance. 
 
PURPOSE OF REPORT 
 
To update Members on the recent rewiring work in the Civic Centre Office block.   
 
 
   
RECOMMENDATION: 
   
   
That the report is noted. 
 
 
    
BACKGRO
  UND 
 
Council approval was given to proceed with this Electrical Refurbishment of 
Craigavon Civic Centre at an original estimate of £599,000. After a competitive 
tendering process a bid of £530,051 was received from O’Neill Electrics Ltd and 
they were appointed to carry out the work. The Contractor commenced work on 
2nd September 2013 and the project was completed in May 2014. 
 
CURRENT POSITION 
 
The contract was initially scheduled to be completed by the middle of March 
2014 but, because of additional works (e.g. lagging of pipes for the control and 
management of legionella, additional data cabling for the upgraded IT 
infrastructure), unforeseen works (e.g. the wiring in the reception area was 
particularly complex and the reception area had to be closed for two weeks) and 
as well as the contractor asking for more time to ensure the work was completed 
to the approved specification and quality standards as set out in the tender 
document, then the work was not completed until the middle of May 2014 (the 
additional time granted to the contractor did not result in any prolongation costs 
as the costs for the additional time were absorbed by the contractor). 
 
The final cost of the rewiring works was £531,711 (i.e. approximately £1,660 
above the contracted price). This small overspend is the result of additional 
works being identified as the contract progressed and although there was a 
contingency sum built into the contract the unexpected and unforeseen works 
cost slightly more than the contingency sum. However, and although being 
overspent is something which is difficult to justify, the reality is that an overspend 
of 0.3% in a contract of this size where much of the proposed work was hidden 
within ceiling voids is regarded by those within Council with experience of similar 
type works as being a very positive outcome. 
 


 
MOVING FORWARD 
 
The new lighting has certainly enhanced the office working environment and has 
helped modernise the office block. It has addressed the critical issues identified 
by the electrical engineers regarding the potential of an electrical fault to cause a 
fire. The work has also helped ensure that the office block is fit for purpose, that 
it will be a safe working environment for many more years to come and therefore 
it will be fit to serve the new Council extremely well as an administrative centre.      
 
EMPLOYEE IMPLICATIONS 
N/A 
 
FINANCIAL IMPLICATIONS 
NA 
 
LEVEL OF DELEGATED AUTORITY SOUGHT 
N/A 
 
EQUALITY SCREENING 
N/A 
 
CONFIDENTIALITY IMPLICATIONS 
N/A 
 
 
 
 


link to page 47 link to page 48  
5.4  LOCATION OF FUTURE CRAIGAVON BOROUGH COUNCIL MEETINGS 
 
Report by:  Liam McStravick, Head of Finance.  
 
PURPOSE OF REPORT 
 
To update Members of options for future Craigavon Borough Council Meetings. 
 
 
RECOMMENDATION: 
 
 
That Members advise which room and layout will be used for 
 
Craigavon Borough Council Meetings i.e. use of the WJ Mayes 
 
Hall or Lakeview 3. 
 
 
 
BACKGROUND 
 
The Facilities Management Team at the Civic Centre have been reviewing 
suitable accommodation available for Craigavon Borough Council meetings while 
the  existing Council Chamber undergoes refurbishment in preparation for ABC 
Council meetings. 
 
CURRENT POSITION  
Craigavon Borough Council currently meets in the Council Chamber, a facility 
purposely designed for Council Meetings and fitted out with audio visual 
equipment. 
 
The Facilities Management (FM) team  have been tasked with looking for 
alternative, suitable accommodation within the Civic Centre, and at external 
facilities, in which to hold the Monthly and Mid-Monthly Council Meetings from 1st 
January to 31st  March 2014. The FM team are mindful that Craigavon Council 
continues to carry out all its functions and responsibilities and the rooms 
provided should be comfortable and appropriate, and be able to  accommodate 
Elected Members, Officers, Press and Visitors.  
 
The following options have been identified for Members consideration:- 
 
WJ Mayes Hall 
This area is large en
ough to accommodate either a boardroom setting 
(Appendix 6) or a layout similar to the existing Council Chamber (Appendix 7)
The Hall also has an LCD / Screen built into the stage for presentations. The 
room would also accommodate an area for members of the public and a table for 
press. The sound system in the Council Chamber would be removed and may be 
able to be used in the WJ Mayes hall, however as some of the cables and 
connectors are below the floor, this cannot be confirmed until after it is removed. 
If the system cannot be adopted and re-used, then an alternative would be 
looked at. 
 
 
 
 


link to page 49  
Lakeview Suite 3 
This area is smaller than the Mayes Hall and would accommodate a boardroom 
setting only. Because of the two pillars, layout options are limited and use of 
audio visual equipment would be restricted to one area. However, given the 
lower  ceiling height, the acoustics in this room would be better than the  WJ 
Mayes Hall and therefore a sound system may not be required. Lakeview 3 
would be able to facilitate members of the public and the press. Appendix 8. 
 
External facilities 
The Booking Officer has checked room availability at the Hub, Portadown Town 
Hall and Lurgan Town Hall and has advised that due to bookings, sufficient 
rooms are not available to allow party pre-meetings and Council Meetings to be 
held in these venues.  
 
CONCLUSION 
Both the WJ Mayes Hall and Lakeview Suite 3 are capable of holding a Council 
meeting. The WJ Mayes Hall, being larger provides space for multiple layout 
choices, whilst the Lakeview Suite would be a more compact set up. If practical, 
utilising the current sound  system from the Chamber would incur only minor 
costs and the additional cables and amplifier would   be used afterwards within 
the facility. If the existing sound system could not be reused it is estimated that 
the provision of sound for Council meetings in the WJ Mayes Hall from January 
to March 2015 will cost approximately £1,000 per meeting (i.e. approximately 
£6,000 in total). The Senior Duty Officer has advised that a sound system may 
not be necessary for Lakeview 3 and therefore, if this is selected as the preferred 
choice by Members the Council could save the estimated £6,000 on a sound 
system. Staff would use current supply of tables and cloths within the facility. 
Currently  both areas are on hold for  the first and third Monday pending a 
decision.  
 
EMPLOYEE IMPLICATIONS 
N/A 
 
FINANCIAL IMPLICATIONS 
If the existing sound system cannot be reused there could be a cost to Council of 
£6k for the provision of a sound system if the WJ Mayes is the preferred choice. 
 
LEVEL OF DELEGATED AUTORITY SOUGHT 
N/A 
 
EQUALITY SCREENING 
N/A 
 
CONFIDENTIALITY IMPLICATIONS 
N/A 
 


   
5.5  COUNCIL ABSENCE UPDATE 
 
Report by:  Brona Slevin, Director of Corporate Services. 
 
BACKGROUND 
 
To update Members on current absence issues and to advise on the action being 
taken to address absence in the Council.  
 
  
RECOMMENDATION: 
 
 
That Members note the report. 
 
 
Table 1 below sets out the Council’s current absence performance. 
 
Table 1       Craigavon Borough Council Absence Total as at  30th September 2014 
 
Previous Years 
 
Current Year 
 
Month by Month 
Comparison 
 
   
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 
Total No 
 
of 
Total No of 
 
 
 
 
 
Working 
Working 
 
 
 
 
 
days 
days 
 
 
 
 
 
Lost per 
available 
 




Days 


month 
per month 
YTD =  
11/12 
12/13 
13/14 
14/15 
14/15 
13/14 
14/15 
 
 
Year to 
Rolling 
Rolling 
Rolling 
Rolling 
Rolling 
Date 
YTD 
YTD 
YTD 
YTD 
Days Lost 
Per Person 
     YTD 

April 
5.0  
3.90 
5.79 
4.78 
0.9 
5.79 
4.78 
548 
11456 
May 
5.1  
4.15 
6.48 
4.31 
1.6 
7.17 
3.84 
470 
12209 
June 
5.1  
4.60 
6.75 
4.35 
2.6 
7.30 
4.45 
569 
12763 
July 
4.9  
4.88 
7.10 
4.77 
3.6 
8.16 
5.99 
759 
12665 
Aug 
4.7  
4.98 
7.22 
5.33 
4.9 
7.71 
7.58 
902 
11899 
Sept 
4.58  
5.03 
7.15 
5.44 
6.4 
6.74 
6.00 
790 
13166 
Oct 
4.6 
5.06 
6.86 
 
 
5.15 
 
 
 
Nov 
4.6 
5.24 
6.70 
 
 
5.55 
 
 
 
Dec 
4.5 
5.52 
6.54 
 
 
5.29 
 
 
 
Jan 
4.5 
5.69 
6.42 
 
 
5.35 
 
 
 
Feb 
4.57 
5.79 
6.27 
 
 
4.74 
 
 
 
March 
4.56% 
  5.91% 
6.10% 
 
 
4.25 
 
 
 
 
 
 
 
 
Target 
Target  
 
 
 
 
 
 
4% 
9.8 Days 
 


 
Table 2 
07/08 
08/09 
09/10 
10/11 
11/12 
12/13   13/14 
14/15 
Days Lost 
 
 
 
 
 
 
per person 
 
 
 
 
 
 
 
18.0 
19.1 
16.3 
12.5 
11.1 
13.9 
14.2 
6.4 
Table 3 illustrates the year to date absence levels recorded by Directorate.  
 
Table 3 

 
 
Directorate 
Headcount  Year to Date Average 
%  
 
16 
0.28 
Building Control 
 

17 
1.41 
Chief Executive 
 

60 
2.82 
Corporate Services 
 

91 
6.64 
Development 
 
Environmental 

175 
7.50 
Services 
 

254 
4.76 
Leisure Services 
 

607 
5.44 
Council Total 
Table 4 illustrates, per Directorate, the actual number of employees absent on the 30th 
September  2014. 
 
Table 4  

 
  
Directorate 
Headcount  No of Employees Absent on the 
30th September  2014 
 
16 

Building Control 
 

17 

Chief Executive 
 

60 

Corporate Services 
 

91 

Development 
 

170 
12 
Environmental Services 
 

253 
13 
Leisure Services 
 

607 
35 
Council Total 
 
 
 


  
    Table 4a   Number of Employees in receipt of half pay on the 30th September 2014 
Building 
Chief 
Corporate 
Development 
Env 
Leisure 
Total  
Control 
Executive 
Services 
Services 
Services 







 
 
    Table 4b   Number of Employees in receipt of no pay on the 30th September 2014 
Building 
Chief 
Corporate 
Development 
Env 
Leisure 
Total  
Control 
Executive 
Services 
Services 
Services 







 
 
Table 5 below illustrates the balance between long term absence (continuous period of 
more than 20 days) and short term absence.  
 
Table 5                           Council Absence Long Term V Short Term 
                                         by Directorate for the period 1st  – 30th September 2014 
 
Directorate 

Long 
LT Days 
Short 
ST Days 
Average 
Term % 
 Term % 
days lost 
per person 
for the 
month 

Building Control 
0.00 

0.28 

0.1 
 
Chief Executive 

0.00 

0.00 

1.3 
 
Corporate Services 

62.85 
44 
37.14 
26 
1.2 
 
Development 

71.43 
85 
28.57 
34 
1.3 
 
Env Services 

75.72 
262 
24.28 
84 
2.0 
 
Leisure Services 

72.59 
188 
27.41 
71 
1.0 
 
Council Total 

72.83 
579 
27.17 
216 
1.3 
 
 
 
10 

 
Reasons for Absence 
 
 
Table 6 below shows the reasons given for absence on the 30th September 2014.  
 
 
Table 6                         Reasons for Absence 
On the 30th September 2014  
Absence Category 
Days Lost  
% of Total 
Heart, BP & Circulation 

8.57 
Chest & Respiratory 

2.86 
Back and Neck Problems 

8.57 
Stomach , liver, kidney, digestive 

5.71 
Musculo-Skeletal Probs 

14.29 
Pregnant exc Maternity Leave 


Genito, Urinary, Gynaecological 


Infections 

8.57 
Stress, Depression, Mental Health 
14 
40 
Eye, Ear & Nose & mouth/dental 

5.71 
Other  


Neurological 

5.71 
 Totals 
 
35 
 
100 
 
 
 
 
 
 
A profile of stress related absence is set out in table 7 below. 
 
 
    Table 7   Profile of Stress Related Incidents 1st April – 30th September 2014 
Incidents 
Total No of 
Total No of Days 
% Absence 
Number of 
of Stress 
Days 
absent due to Work 
due to Work 
Employees off due 
absent due 
Related Stress 
Related 
to Work Related 
to Stress 
Stress 
Stress 
 
 
 
 
 
43 
1401 
558 
39.82 
10 
 
 
 
 
 
 
 
11 

 
A profile of days lost due to work related stress absence by directorate for the year to 
date is set out in table 8 below. 
 
.  
    Table 8     Days Lost due to Work Related Stress by Directorate  1st April – 30th Sept 2014 
Building 
Chief 
Corporate 
Development 
Env 
Leisure 
Total  
Control 
Executive 
Services 
Services 
Services 




243 
315 
558 
 
    Table 9       Return to Work Interviews completed by Directorate in September 2014 
Building 
Chief 
Corporate 
Development 
Env 
Leisure 
Total  
Control 
Executive 
Services 
Services 
Services 




14 
17 
39 
 
    Table 10     Appointments to Occupational Health Advisor by Directorate in September 2014 
Building 
Chief 
Corporate 
Development 
Env 
Leisure 
Total  
Control 
Executive 
Services 
Services 
Services 



11 
27 
32 
74 
 
The result in terms of working days lost for September was 6.00%, which represents 
an improvement on the previous month.  
 
Whilst continuing to resolve the long term absence cases, a proactive response to 
current short term absence is supporting the continuous improvement. 
 
Jayne Murphy (HR Assistant) and Oonagh Alway (Occupational Health Advisor) 
continue to provide a focused and coordinated approach to the issues.  This is 
delivering positive results despite the uncertainty which exists during this period of 
significant change for the Council.  
 
EMPLOYEE IMPLICATIONS 
N/A 
 
FINANCIAL IMPLICATIONS 
N/A 
 
LEVEL OF DELEGATED AUTHORITY SOUGHT 
N/A 
 
EQUALITY SCREENING 
N/A 
 
CONFIDENTIAL IMPLICATIONS 
N/A 
 
 
 

 
12 

 
5.6  CORPORATE SERVICES ABSENCE UPDATE 
 
Report by:  Brona Slevin, Director of Corporate Services. 
 
PURPOSE OF REPORT 

 
To update Members on Absence within Corporate Services Directorate. 
 
  
RECOMMENDATION: 
 
 
That Members note the content of the report. 
 
 
BACKGROUND 
 
The tables attached set out absence statistics for the Directorate for September 2014. 
Comparison figures are provided for the 3 previous years. 91.7% of employees within 
Corporate Services recorded no absence in this period.   
 
Corporate Services Total as at 30th September 2014 
 
 

 


 
 


Average 
11/12 
12/13 
13/14 
14/15 
14/15 
Days Lost 
YTD 
YTD 
YTD 
Month 
YTD 
Per 
Employee 
  
 
YTD 
April 
3.41    3.83 
 
3.27 
 
2.65 
2.65 
0.5 
May 
3.78    3.91 
 
3.16 
 
1.39 
2.02 
0.8 
June 
3.38    4.31 
 
3.32 
 
1.16 
1.73 
1.0 
July 
2.65    4.80 
 
2.75 
 
2.02 
1.80 
1.4 
August 
2.34    4.73 
 
2.26 
 
4.25 
2.29 
2.2 
Sept 
2.36     4.36   
2.17 
 
5.45 
2.82 
3.3 
Oct 
2.40    3.88 
 
2.23 
 
 
 
 
Nov 
2.38    3.89 
 
2.09 
 
 
 
 
Dec 
2.49    4.53 
 
2.10 
 
 
 
 
Jan 
2.32    4.89 
 
2.53 
 
 
 
 
Feb 
2.42    4.85 
 
2.65 
 
 
 
 
March 
2.72    4.64 
 
2.73 
 
 
 
 
 
 
Corporate Services Absence Year to Date as at 30th September 2014 
 
Division 

% loss rate 
Corporate Administration 
2.26 
Finance 
2.95 
Human Resources 
3.65 
IT 
0.43 
 
 
13 

 
Total Employees Absent by Section per Month and Cumulative Days Lost   
 
Directorate 
Corporate 
 
Human 
 
Total 
Total Days   
Administration 
Finance 
Resources 
IT 
Employees 
Lost 
      (7) 
     (35) 
      (15) 
(3) 
    (60) 
April 


21 


27 
May 


14 


16 
June 


12 


14 
July 

14 
10 


24 
August 
19 
29 



48 
September 

70 



70 
October 
 
 
 
 
 
 
November 
 
 
 
 
 
 
December 
 
 
 
 
 
 
January 
 
 
 
 
 
 
February 
 
 
 
 
 
 
March 
 
 
 
 
 
 
 
Reasons for Absence 
 
Table 4 below shows the reasons given for absence year to date 2014/15. The 
category of Stress, Depression and Mental Health accounts for the highest at over 
38% of the total absence which relates to four employees, which was not work related 
stress. 
 
 
Table 4                       Reasons for absence 
YTD at  30th September 2014 
Absence Category 
Days Lost  
% of Total 
Heart, Circulatory & BP 

0.00 
Chest & Respiratory 

2.01 
Back & Neck  

0.00 
Stomach , liver, kidney 

0.00 
Musculo-Skeletal 

1.01 
Pregnancy Related 

3.52 
Genito, Urinary, Gynae 

0.00 
Infections 
34 
17.09 
Stress, Depression, Mental Health 
76 
38.19 
Eye, Ear & Nose 
56 
28.14 
Other  

0.00 
Neurological 
20 
10.05 
 
 
 
 
 
14 

EMPLOYEE IMPLICATIONS 
N/A 
 
FINANCIAL IMPLICATIONS 
N/A 
 
LEVEL OF DELEGATED AUTHORITY SOUGHT 
N/A 
 
EQUALITY SCREENING 
N/A 
 
CONFIDENTIALITY IMPLICATIONS 
N/A 
 
  
 
 
15 

COMPARATIVE STATEMENT REPORT
APPENDIX 1
APRIL 2014 TO AUGUST 2014
CRAIGAVON BOROUGH COUNCIL
Expenditure Heading
Annual Budget
Budget
Actual Spend
Total Variance
YTD
YTD
Overbudget/ (Underbudget)
£000's
£000's
£000's
£000's
Employee Costs
18,094
7,545
7,282
(264)
Premises Costs
3,448
1,575
1,432
(143)
Transport Costs
1,317
554
600
47
Supplies & Services
8,488
3,958
4,124
166
Support Costs
680
283
283
0
TOTAL EXPENDITURE
32,027
13,914
13,720
(194)
Income
(7,976)
(3,600)
(3,735)
(135)
NET EXPENDITURE
24,051
10,314
9,985
(329)
NOTE: Budget figures above do not include loan charges of £4,352K. Total 2014/15 budget £28,403K

Appendix  2
CRAIGAVON BOROUGH COUNCIL
Revenue Budget Monitoring Report
2014/15 Financial Year - April 2014 to August 2014
Service Dept
Budget Category
Annual
Budget
Actual Spend
Total Variance
Budget
YTD
YTD
Over/ (Underbudget)
£000's
£000's
£000's
£000's
District Building Control
Employee Costs
497
207
187
(20)
Premises Costs
0
0
0
(0)
Transport Costs
21
9
11
2
Supplies & Services
135
64
61
(3)
Support Costs
54
23
23
0
Income
(403)
(168)
(209)
(41)
Net Expenditure Building Control
304
134
71
(62)
Chief Exceutive's Dept
Employee Costs
559
233
222
(11)
Premises Costs
0
0
0
0
Transport Costs
16
7
8
1
Supplies & Services
503
213
183
(30)
Support Costs
50
21
21
0
Income
(26)
(12)
(12)
0
Net Expenditure Chief Executive's Dept
1,102
461
422
(40)
Corporate Services
Employee Costs
2,020
850
807
(44)
Premises Costs
477
275
259
(16)
Transport Costs
16
7
6
(0)
Supplies & Services
494
273
281
9
Support Costs
234
97
97
0
Income
(943)
(393)
(396)
(4)
Net Expenditure Corporate Services
2,298
1,110
1,055
(55)
Development
Employee Costs
2,367
986
1,024
38
Premises Costs
297
129
128
(1)
Transport Costs
29
14
21
7
Supplies & Services
1,270
726
780
54
Support Costs
86
36
36
0
Income
(1,141)
(475)
(581)
(106)
Net Expenditure Development
2,908
1,416
1,409
(8)
Environmental Health
Employee Costs
1,034
431
442
11
Premises Costs
1
0
2
1
Transport Costs
48
20
24
4
Supplies & Services
332
148
152
3
Support Costs
45
19
19
0
Income
(251)
(104)
(139)
(34)
Net Expenditure Environmental Health
1,209
514
500
(14)

Appendix  2
CRAIGAVON BOROUGH COUNCIL
Revenue Budget Monitoring Report
2014/15 Financial Year - April 2014 to August 2014
Service Dept
Budget Category
Annual
Budget
Actual Spend
Total Variance
Budget
YTD
YTD
Over/ (Underbudget)
£000's
£000's
£000's
£000's
Leisure Services
Employee Costs
6,713
2,796
2,738
(58)
Premises Costs
1,991
842
741
(101)
Transport Costs
336
143
170
27
Supplies & Services
1,323
570
645
74
Support Costs
89
37
37
0
Income
(3,625)
(1,576)
(1,528)
48
Net Expenditure Leisure Services
6,827
2,812
2,802
(10)
Technical Services
Employee Costs
4,904
2,043
1,862
(181)
Premises Costs
682
328
302
(26)
Transport Costs
851
355
360
6
Supplies & Services
4,431
1,964
2,023
59
Support Costs
121
50
50
0
Income
(1,587)
(872)
(870)
3
Net Expenditure Technical Services
9,403
3,867
3,728
(139)
NET EXPENDITURE CBC
24,051
10,314
9,985
(329)
NOTE: Budget figures above do not include loan charges of £4,352K. Total 2014/15 budget £28,403K

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
             APPENDIX 3 
Summary of Variation – Craigavon Borough Council 2014-2015 
April 2014 to August 2014 
 
Heading 
Amount Over/ 
Explanation/Comment 
(Under) budget   
£000’s 

Employee Costs 
 
There has been under  spends within 
 
(264) 
Employee costs budgets right across the 
 
 
Council. This is largely as a result of 
 
 
vacancy control, the movement of staff on 
 
secondments/fixed term  contracts  and the 
 
time that it takes to fill vacant positions. 
 
Premises Costs 
 
Running costs for Council facilities 
 
(143) 
including heating, electricity and water rates 
are under budget to date.  It is expected that 
this under spend position will reduce as the 
year progresses over the winter months.  
 
Transport costs 
 
Vehicle fuel costs are currently over 
47 
budget. There has also been additional 
machinery and vehicles purchased. 
Supplies & Services 
 
 
 
166 
There has been some expenditure on 
 
 
equipment purchase and maintenance 
 
 
including the new software on the street 
 
 
cleansing vehicles to assist with route 
 
 
optimisation. 
 
 
 
 
 
There is expenditure on grant related 
 
 
projects which is matched by funding and 
 
 
shown in the income figures below. 
 
 
 
 
Support Costs 

 
 
 
 
 
 
Income 
(135) 
The Council has received additional income 
 
 
for grant related projects. There is also 
 
additional income from Licensing, Building 
 
Control fees and through community centre 
 
hall hire.  
 
 
 
 
Total 
(329) 
 
 

COMPARATIVE STATEMENT REPORT
APPENDIX 4
APRIL 2014 TO AUGUST 2014
CORPORATE SERVICES DEPARTMENT
Expenditure Heading
Annual Budget
Budget
Actual Spend
Total Variance
YTD
YTD
Overbudget/ (Underbudget)
£000's
£000's
£000's
£000's
Employee Costs
2,020
850
807
(44)
Premises Costs
477
275
259
(16)
Transport Costs
16
7
6
(0)
Supplies & Services
494
273
281
9
Support Costs
234
97
97
0
TOTAL EXPENDITURE
3,241
1,502
1,451
(51)
Income
(943)
(393)
(396)
(4)
NET EXPENDITURE
2,298
1,110
1,055
(55)
NOTE: Budget figures above do not include loan charges of £339K. Total 2014/15 budget £2,637K

APPENDIX 5  
 
Summary of Variations – Corporate Services Department 2014-2015 
April 2014 to August 2014 
 
Heading 
Amount Over/ 
Explanation/Comment 
(Under) budget   
£000’s 

Employee Costs 
 
   
 
(44) 
There have been under spends due to the 
 
 
lower usage of casuals within catering and 
 
 
the appointment of substantive OHA Nurse 
rather than use of agency staff. 
 
This position is after having taking into 
account expenditure on Agency, Casuals and 
Overtime within Corporate Services. 
 
Premises Costs 
 
 
 
(16) 
Savings have resulted from the lower than 
 
anticipated year-to-date expenditure on the 
Security contract. 
 
Running costs for the Civic Centre including 
heating and electricity are under budget.   
 
Transport costs 
 
 
 

 
 
Supplies & Services 
 
 
 

Expenditure has been incurred for IT 
 
maintenance and supports costs, while 
professional fees have been incurred for 
conducting an Equality Impact Assessment. 
 
Support costs 
 
 
 

 
 
Income 
 
 
 
(4) 
Income from room hire has increased but 
 
there is less demand from customers for 
catering to be provided at conferences and 
functions. 
Total 
(55) 
 
 







Document Outline