This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Parking contract with NSL Ltd'.


 
DATED 
 
 
THE MAYOR AND BURGESSES OF  
THE ROYAL BOROUGH OF KENSINGTON AND CHELSEA 
 
 
 
and 
 
[ PROVIDER ]  
 
 
 
CONTRACT FOR THE PROVISION OF CIVIL 
PARKING ENFORCEMENT SERVICES  
LOT 1 
Version 7 
 
 
 
 
 
 
 
Developed and based on the BPA Model Contract 
 

 

CONTENTS 
 
SECTION A 
 
Clause 1  PARTIES AND 
RECITALS
 
 
 
 
Clause 2  DEFINITIONS AND INTERPRETATION 
 
Clause 3  REPRESENTATIVES 
 
Clause 4  COMMENCEMENT AND DURATION 
 
Clause 5  TRANSITION ARRANGEMENTS 
 
SECTION B 
 
Clause 6  THE SERVICES 
 
Clause 7  REMUNERATION 
 
Clause 8  PAYMENT TERMS 
 
Clause 9  CHANGE TO SERVICES AND/OR THE REMUNERATION 
 
 
SECTION C 
 
Clause 10  PREMISES 
Clause 11  EQUIPMENT AND MATERIALS 
 
Clause 12  INTELLECTUAL PROPERTY 
 
Clause 13  TUPE 
 
Clause 14  STAFFING 
 
SECTION D 
 
Clause 15  REVIEW MEETINGS 
 
Clause 16  PROVISION OF INFORMATION 
Clause 17  AUDIT 
 
Clause 18  MONITORING 
Clause 19  COMPLAINTS 

 

SECTION E 
 
 
Clause 20 QUALITY MANAGEMENT 
 
Clause 21  ENVIRONMENTAL MANAGEMENT 
 
 
 
 
 
SECTION F 
 
Clause 22  WARRANTIES AND REPRESENTATIONS 
 
Clause 23  INDEMNITY 
 
Clause 24  INSURANCE 
 
 
SECTION G 
 
Clause 25  DISPUTE RESOLUTION PROCEDURE 
 
Clause 26  DEFAULT AND TERMINATION 
 
Clause 27  CONSEQUENCES OF EXPIRY OR TERMINATION 
 
Clause 28  FORCE MAJEURE 
 
Clause 29  RELIEF EVENTS 
 
SECTION H 
 
Clause 30  HEALTH AND SAFETY 
 
Clause 31  EQUAL OPPORTUNITIES AND HUMAN RIGHTS 
 
Clause 32  DATA PROTECTION 
 
Clause 33  FREEDOM OF INFORMATION 
Clause 34  CONFIDENTIALITY 
 
Clause 35  ASSIGNMENT AND SUB-CONTRACTING 
 
Clause 36  CORRUPT GIFTS AND FRAUD 
 
Clause 37  RIGHTS AND DUTIES RESERVED 
 
Clause 38  LOCAL GOVERNMENT OMBUDSMAN 
 
Clause 39  ENTIRE AGREEMENT 
 
Clause 40  NO PARTNERSHIP OR AGENCY 
 

 

Clause 41  NO WAIVER 
 
Clause 42  SEVERANCE 
 
Clause 43  VARIATION 
 
Clause 44  NOTICES 
 
Clause 45  EMU CONTINUITY 
 
Clause 46 CONTRACTS (RIGHTS OF THIRD PARTY) ACT 1999 
 
Clause 47 LAW AND JURISDICTION 
 
 
SCHEDULES 
SCHEDULE 1   Schedule of Variables 
SCHEDULE 2   Specification  
SCHEDULE 3 
Payment Mechanism  
SCHEDULE 4   Key Performance Indicators 
SCHEDULE 5 
Change Control Procedures 
SCHEDULE 6   Transferring Employees 
SCHEDULE 7   Parking Plan 
SCHEDULE 8   Adjudicator and Expert 
SCHEDULE 9   Equality 
SCHEDULE 10   Intellectual Property 
SCHEDULE 11   Target Cost 
SCHEDULE 12   Contract Plan 
SCHEDULE 13   Quality Manual 
SCHEDULE 14   Environmental Management System 
SCHEDULE 15  Form of Licence 
SCHEDULE 16  N/A 
SCHEDULE 17  Partnership Charter 
 

 

CONTRACT FOR THE PROVISION OF CIVIL PARKING 
ENFORCEMENT SERVICES 
DATE ……………………………20… 
SECTION A 
1. 
PARTIES AND RECITALS 
Parties 
(1) 
THE ROYAL BOROUGH OF KENSINGTON AND 
CHELSEA                                                      
whose address is Town Hall, Hornton Street, London W8 7NX 
(the “Council”); and 
(2) 
[PROVIDER]                                                      
whose registered number is [NUMBER] (if a registered company)  
and whose registered office/principal place of business is at [ADDRESS] 
(the “Service Provider”). 
 
Recitals 
(A)  The  Council  issued  its  Invitation  to  Tender  and  the  Service  Provider 
responded on the dates set out in the Schedule of Variables.  
(B)  The Council has selected the Service Provider to provide the Services and 
the Service Provider undertakes to provide the Services on the terms and 
conditions set out in this Contract. 
(C)  The  Parties  acknowledge  that  a  major  objective  of  this  Contract  is  to 
achieve year on year continuous improvement. In providing the Services, 
the  Service  Provider  shall  have  regard  throughout  the  Contract  Term  to 
making arrangements in consultation with the Council to secure continuous 
improvement in the way in which the Services are provided. 
(D)  The Parties accept that a co-operative and open relationship is needed for 
success  and  that  partnering  will  achieve  this  when  carrying  out  their 
obligations  under  this  Contract.  The  Parties  will  act  fairly  towards  each 
other in a spirit of trust and mutual co-operation for the achievement of this 
objective.  A system  of regular review  meetings as  detailed  in  Clause  15 

 

(Review  Meetings) will be established for this purpose. The Parties shall 
use  these  meetings  to  help  to  resolve  problems  which  may  otherwise 
prejudice  the  performance  of  their  respective  obligations  under  this 
Contract.  
(E) 
The Service Provider’s performance will be monitored using KPIs and the 
Service  Provider’s  achievement  or  non-achievement  of  the  KPIs  will 
determine the level of remuneration received by the Service Provider each 
month. 
(F) 
The  Council  encourages  the  Service  Provider  to  use  innovation  in  the 
provision of the Services to reduce costs and to share benefits. 
2. 
DEFINITIONS AND INTERPRETATION 
 
2.1   The terms and expressions used in this Contract will have the meanings  
 
 
set out below: 
“Approved Indices”  
 means  the  published  NJC  Labour  Rates  for  Local  Government  and  the 
Consumer Price Index - All Items. 
“Base Payment” 
means  the  proportion  of  the  Target  Cost  set  out  in  the  Schedule  of 
Variables; 
 
“Calendar Day” 
means any day including statutory bank holidays; 
 
 
“Certificate of Costs” 
has the meaning given to it in Clause 7.6 (Open Book Accounting); 
 
“Change Control Procedures” 
means  the  change  control  procedures  set  out  in  Schedule  5  (Change 
Control Procedures); 
“Code” 
means the Code of Practice on workforce matters in Local Authority Service 
Contracts as currently contained in ODPM Circular 3/03; 

 

 
“Commencement Date” 
means the date set out in the Schedule of Variables; 
 
“Contract” 
means this contract including the Schedules; 
 
“Contract Manager” 
means  the  person  appointed  and  authorised  by  the  Service  Provider  to 
represent  the  Service  Provider  for  the  purposes  of  this  Contract,  whose 
details are set out in the Schedule of Variables; 
 
“Contract Plan” 
means the plan setting out the methods to be used by the Service Provider 
to  provide  the  Services  under  this  Contract  as  set  out  in  Schedule  12 
(Contract Plan);  
“Contract Term” 
means the Initial Contract Term as may be extended in accordance with 
Clause 4 (Commencement and Duration) or reduced by earlier termination 
of this Contract for whatever reason; 
“Council’s Representative” 
means the  person  appointed  and  authorised  by  the  Council  to  represent 
the Council for the purposes of this Contract, whose details are set out in 
the Schedule of Variables; 
“Council Software” 
means the software provided to the Councils by Spur Information Solutions 
Ltd. The Councils will grant a sub-license to the Service Provider for use of 
the software under Clause 11 (Intellectual Property) as set out in Schedule 
10 (Intellectual Property); 
 “Directive” 
means the EC Acquired Rights Directive 2001/23/EC of 12 March 2001, as 
amended; 
 
“Dispute Resolution Procedure” 
means the procedure to deal with disputes as set out at Clause 25 (Dispute 
Resolution Procedure); 

 

 
“Environmental Management System” 
means the Service Provider’s environmental management systems as set 
out in Schedule 13 (Environmental Management System); 
“Equipment and Materials” 
means  all  plant,  vehicles,  equipment,  materials  and  consumables  to  be 
used by the Service Provider to provide the Services; 
          
“Fellow Service Provider” 
means  any  service  provider  who  is  providing  services  the  same  as  or 
similar to the Services to the Council at the Locations during the Contract 
Term; 
“Former Service Provider” 
means any service provider who provided services the same as or similar 
to  the  Services  to  the  Council  at  the  Locations  immediately  prior  to  the 
Commencement Date; 
 
“Force Majeure Event” 
means  any  event  materially  affecting  the  performance  by  a  Party  of  its 
obligations  under  this  Contract  arising  from  any  act,  event,  omission, 
happening  or  non-happening  beyond  its  reasonable  control  including, 
without limitation, acts of God, war, riot, fire, flood, or any disaster affecting 
either Party; 
 
“Initial Contract Term” 
means the period set out in the Schedule of Variables;  
 
“KPIs” 
means  the  key  performance  indicators  as  set  out  in  Schedule  4  (Key 
Performance Indicators) against which the Service Provider’s performance 
will be measured; 
 
“Legislation” 
means any Act of Parliament or subordinate legislation within the meaning 
of the Interpretation Act 1978, any exercise of the Royal Prerogative, and 
any  enforceable  community  right  within  the  meaning  of  section  2  of  the 
European Communities Act 1972, in each case in the United Kingdom;  

 

 
“Local Government Pension Scheme” 
means the Local Government Pension Scheme made by the Secretary of 
State in exercise of powers under sections 7 and 12 of the Superannuation 
Act 1972, as amended; 
 
“Locations” 
means the locations from where the Services are to be provided as set out 
in the Specification; 
 
“New Employees” 
means  the  new  employees  to  be  employed  by  the  Service  Provider  to 
provide  the  Services  who  will  be  working  alongside  the  Transferring 
Employees; 
 
“Parking Plan” 
means the Council’s plan relating to on-street and off-street parking and 
traffic and parking enforcement, a copy of which is set out in Schedule 7 
(Parking Plan); 
  
“Party” 
means a party to this Contract and “Parties” shal  be construed accordingly; 
“Payment period” 
means the period as set out in the Schedule of Variables; 
          
“Premises” 
means the premises set out in the Schedule of Variables; 
 
“Prohibited Act” 
means: 
(a) 
offering, giving or agreeing to give to any servant of the Council 
any gift or consideration of any kind as an inducement or reward: 
(b) 
doing or not doing (or for having done or not having done) any act 
in relation to the obtaining or performance of this Contract or any 
other contract with the Council; or  
(c) 
showing  favour  or  disfavour  to  any  person  in  relation  to  this 
Contract or any other contract with the Council; or 

 

(d) 
committing any offence: 
 
(i) 
under  the  Bribery  Act  2010  and  S.117(2)  Local 
Government Act 1972 
(ii) 
under  legislation  creating  offences  in  respect  of 
fraudulent acts; or  
(iii) 
at  common  law  in  respect  of  fraudulent  acts  in 
relation to this Contract or any other contract with the 
Council; or  
(iv) 
defrauding or attempting to defraud or conspiring to 
defraud the Council; 
 
“Quality Manual” 
means the  Service Provider’s  quality  manual  as  set  out  in  Schedule  13 
(Quality Manual); 
 
“Relevant Transfer” 
means a relevant transfer for the purposes of TUPE; 
 
“Relief Event” 
means  any  of  the  following  events  to  the  extent  that  the  event  does  not 
constitute a Force Majeure Event and provided that the event does not arise 
(directly or indirectly) as a result of any wilful act, default or breach by the 
Service Provider: 
(a) 
fire,  explosion,  lightning,  storm,  tempest,  flood,  bursting  or 
overflowing of water tanks, apparatus or pipes, ionising radiation, 
earthquakes, riot and civil commotion; 
(b) 
failure by any statutory undertaker, utility company, local council 
(including the Council) or other body to carry out works or provide 
services; 
(c) 
any failure or shortage of power, fuel or transport; 
(d) 
any  official  or  unofficial strike,  lock-out, go-slow  or  other  dispute 
generally affecting the parking enforcement sector; 
(e) 
delays  in  granting  any  permissions  or  consents  which  may  be 
necessary in respect of the provision of the Services; 
(f) 
delays caused by any act or omission of the Council; or 
(g) 
the  imposition  of  restrictions  or  limits  by  the  Council  on  parking 
tariffs or parking fines at the Locations; 
10 
 

 
“Remuneration” 
 means the sums to be paid by the Council to the Service Provider pursuant 
to Clause 7 (Remuneration);  
“Schedule of Variables” 
means Schedule 1 (Schedule of Variables);  
“Service Provider Software” 
means  the  software  owned  by  the  Service  Provider  and  licensed  to  the 
Council under Clause 12 (Intellectual Property) as set out in Schedule 10 
(Intellectual Property); 
 
“Services” 
means the whole or any part of the services to be provided by the Service 
Provider to the Council under this Contract as set out in the Specification;  
 
“Specification” 
means  the  specification  for  the  Services  as  set  out  in  Schedule  2 
(Specification); 
 
“Target Cost” 
means the target cost to be incurred by the Service Provider as calculated 
on an annual basis in accordance with Schedule 11 (Target Cost); 
“TMO” 
means  the  Royal  Borough  of  Kensington  and  Chelsea’s  Tenant 
Management Organisation. 
 
“Transferring Employees” 
means the employees of the Former Service Provider who will transfer from 
the  employment  of  Former  Service  Provider  to  the  employment  of  the 
Service  Provider  as  a  result  of the  application  of TUPE  in relation to the 
Contract; 
 
“Transferring Original Employees” 
means  the  employees  of  the  Council  who  previously  transferred  to  the 
employment  of  the  Former  Service  Provider  and  who  will  transfer  to  the 
employment of the Service Provider as a result of the application of TUPE 
in relation to this Contract; 
11 
 

“Transition Period” 
means the transition period as set out in the Schedule of Variables; 
 
“TUPE” 
means  the  Transfer  of  Undertakings  (Protection  of  Employment) 
Regulations 2006, as amended;  
 
“Working Hours” 
means the hours during which the Services are to be provided as set out in 
the Specification; and 
 
“Working Day” 
means a day on which the service is provided. 
 
 
2.2.   Reference  to  any  statute,  enactment,  order,  regulation  or  other  similar 
 
instrument  shall  be  construed  as  a  reference  to  the  statute,  enactment, 
 
order,  regulation  or  instrument  as  amended  by  any  subsequent  statute, 
 
enactment,  order,  regulation  or  instrument  or  as  contained  in  any 
 
subsequent re-enactment thereof. 
 
2.3   Headings are included in this Contract for ease of reference only and shall 
not affect the interpretation or construction of this Contract. 
 
2.4   References  to  Clauses  and  Schedules  are,  unless  otherwise  provided, 
references to the Clauses and the Schedules to this Contract. 
 
2.5   In the event of any conflict or inconsistency between any provision of the 
Clauses and any provisions of the Schedules, the Clauses shall prevail. In 
the  event  of  any  conflict  or  inconsistency  between  the  Schedules,  the 
provisions of the Specification shall prevail over the provisions of all other 
Schedules unless and only to the extent that any other Schedule expressly 
states that a particular requirement of the Specification shall not apply. 
 
2.6   Except  as  otherwise  expressly  provided  in  this  Contract,  all  remedies 
available to the Service Provider or to the Council under this Contract are 
cumulative  and  may  be  exercised  concurrently  or  separately  and  the 
exercise  of  any  one  remedy  shall  not  exclude  the  exercise  of  any  other 
remedy. 
12 
 

3. 
REPRESENTATIVES 
3.1 
Council’s Representative 
 
The Council’s Representative shal  liaise with and give instructions to the 
Service Provider and its officers, employees, agents or sub-contractors in 
relation to all matters concerning the performance by the Service Provider 
of  its  obligations  under  this  Contract  and  shall  determine  any  matters  or 
issue any notices as may be the function of the Council’s Representative 
under this Contract. 
3.2  
Contract Manager 
 
The Contract Manager shall have the power to act on behalf of the Service 
Provider in connection with any matter relating to the performance of the 
Services and to exercise the rights, functions and obligations of the Service 
Provider under this Contract. 
3.3 
Changes to Council’s Representative and Contract Manager 
 
Any  changes  to  the  identity  of  the  Council’s  Representative  and  the 
Contract  Manager  shall  be  communicated  in  writing  to  the  other  Party 
within fourteen (14) Days of the change.  
4. 
COMMENCEMENT AND DURATION 
 
This Contract and the rights and obligations of the Parties shall take effect 
on  the  Commencement  Date  and  shall  continue  for  the  Initial  Contract 
Term as may be extended as set out in the Schedule of Variables. 
5. 
TRANSITION ARRANGEMENTS 
 
During  the  Transition  Period,  the  Service  Provider  shall  liaise  with  the 
Council, any Former Service Provider and any Fellow Service Providers to 
ensure  an  effective  and  timely  handover  of  the  Services,  including  but 
without limitation, attending meetings with the Council, any Former Service 
Provider and any Fellow Service Providers as are reasonably required by 
the Council. 
13 
 

SECTION B 
6. 
THE SERVICES 
 
6.1 
The Service Provider shall provide the Services at the Locations during the 
Working  Hours  for  the  Contract  Term  in  accordance  with  the  Council’s 
requirements as set out in the Specification and the terms of this Contract. 
 
6.2 
In  providing  the  Services,  the  Service  Provider  shall  comply  with  the 
Parking Plan. 
 
6.3 
In providing the Services, the Service Provider shall comply with and take 
into  account  all  applicable  laws,  bye  laws,  traffic  regulation  orders, 
enactments, regulations and other similar instruments, the requirements of 
any court with relevant jurisdiction and any local, national or supra-national 
agency, inspectorate, minister, ministry, official or public or statutory person 
of  the  government  of  the  United  Kingdom  or  of  the  European  Union 
including  but  without  limitation  any  bodies  specified  in  the  Schedule  of 
Variables. 
7. 
REMUNERATION 
7.1 
The Remuneration will be paid to the Service Provider in accordance with 
Clause 8 (Payment Terms) and Schedule 3 (Payment Mechanism). 
7.2 
The Base Payment 
In consideration for the provision of the Services, the Council shall pay to 
the  Service  Provider  the  Base  Payment  as  adjusted  in  accordance  with 
Clause 7.3. 
7.3 
Adjustment to the Base Payment                 
 
The Base Payment shall be adjusted by way of an addition or deduction 
dependent on the Service Provider’s provision of deployed hours and non 
-achievementof the KPIs calculated in accordance with Schedule 4 (Key 
Performance Indicators), provided that no deduction shall be made to the 
Base  Payment  for  the  Service  Provider’s  non-achievement  of  deployed 
hours and KPIs to the extent that such non-achievement results from: 
7.3.1 
a breach by the Council of any of its obligations under this Contract; 
7.3.2 
a Force Majeure Event; or 
7.3.3 
a Relief Event. 
7.4 
Share of savings 
14 
 

 
Where the Service Provider has proposed a change to the Services which 
results  in  a  reduction  of  the  Target  Cost  and  that  change  has  been 
accepted by the Council under the Change Control Procedures, the Council 
will pay to the Service Provider a proportion of the savings achieved directly 
as  a  result  of  the  change  calculated  in  accordance  with  the  Schedule  of 
Variables. The Service Provider will not be entitled to savings arising from 
the change in service required by the Council or legislation. 
7.5 
Value Added Tax (“VAT”) 
 
7.5.1 
The Council shall pay any VAT on the Remuneration at the rate and in 
the manner prescribed by law from time to time. 
 
7.5.2 
The  Service  Provider  shall  provide  the  Council  with  any  information 
reasonably  requested  by  the  Council  in relation to  the  amount  of  VAT 
chargeable in accordance with this Clause 7.5. 
7.5.3 
Where any amount is calculated by reference to any sum that has or may 
be incurred under this Contract, the amount shall include any VAT to the 
extent that such VAT is not recoverable as input tax by that person (or a 
member of the same VAT group), whether by set-off or repayment. 
7.6 
Open Book Accounting 
7.6.1 
The  Service  Provider  shall,  provide  an  Open  Book  Account  on  a 
quarterly basis for the Service. The Open Book Account shall be in the 
format set out in the Target Cost Schedule or in the format acceptable 
to the Council’s Finance Department. Without prejudice to the rest of this 
Clause  7.6,  the  Service  Provider  shall,  at  the  request  of  the  Council, 
provide to the Council a certificate of costs (the “Certificate of Costs”
within twenty one (21) Calendar Days of such request, provided that the 
Council may not request a Certificate of Costs more than once in any 
year of the Contract Term. 
7.6.2     The Certificate of Costs shal  set out the Service Provider’s direct costs, 
and overheads in providing the Services over the preceding year of the 
Contract Term, including details of the following: 
(a) 
the Target Cost; 
(b) 
actual capital expenditure, including capital replacement costs; 
(c) 
actual  operating  expenditure  relating  to  the  provision  of  the 
Services,  with  an  analysis  showing  the  costs  of  staff, 
consumables, sub-contracted and bought-in services; 
(d) 
all interest, expenses and other third party financing costs incurred 
in relation to the Services; and 
15 
 

(e) 
details of the overhead recoveries that have been made in relation 
to the Services. 
7.6.3 
Following receipt of the Certificate of Costs, the Service Provider shall 
provide to the Council such additional information as it may reasonably 
request so that the Council can verify the accuracy of the Certificate of 
Costs. 
8. 
PAYMENT TERMS 
8.1 
The  Council  shall  pay  the  Remuneration  to  the  Service  Provider  in 
accordance with the procedure set out in the rest of this Clause 8.  
8.2 
The  Service  Provider  shall  submit  an  application  for  payment  of  the 
Remuneration to the Council’s Representative within seven (7) Calendar 
Days of the commencementof each Payment Period.  
8.3     The application for payment of the Remuneration shall be in the form of a 
pro-forma invoice in two (2) distinct parts covering:  
8.3.1 
the Base Payment; 
8.3.2 
any  adjustment  to  the  Base  Payment  in  accordance  with  Clause  7.3 
(Adjustment to the Base Payment); 
8.4 
The Council’s Representative shal  consider and certify an application for 
payment made under Clause 8.2 within seven (7) Calendar Days of receipt 
of the application.  
8.5 
Should the Council’s Representative require an adjustment to any part of 
the  Remuneration  set  out  in  the  application  for  payment,  the  Council’s 
Representative shall inform the Service Provider in writing of the reason for 
and  effect  of  any  such  adjustment  at  the  same  time  as  certifying  the 
application.  
8.6 
Notwithstanding any adjustment made to the Remuneration as outlined in 
Clause 8.5 the part of the Remuneration unaffected by the adjustment will 
be certified in accordance with Clause 8.4.  
8.7 
The  Council  shall  pay  the  Remuneration  to  the  Service  Provider  within 
twenty one (21) Calendar Days of certification of the application. 
8.8 
Interest is payable on late payment of the Remuneration at the rate set out 
in the Schedule of Variables.  
8.9 
In  the  event  that  the  Service  Provider  enters  into  a  sub-contract  in 
connection with this Contract, the Service Provider shall ensure that a term 
is included in the sub-contract that requires the Service Provider to pay all 
sums due under the sub-contract to the relevant sub-contractor a specified 
16 
 

period, not exceeding thirty (30) Calendar Days, from the date of receipt of 
a valid invoice as defined by the terms of the sub-contract. 
 
8.10   Any  dispute  relating  to  the  calculation  or  payment  of  the  Remuneration 
under Clause 7 (Remuneration) or this  Clause 8 (Payment Terms) shall 
be resolved in accordance with the Dispute Resolution Procedure. 
 
8.11  For the purposes of calculating the Remuneration the rates stated in the 
Target  Cost  Schedule  will  remain  fixed  for  12  months  following  the 
Commencement  Date.  The  rates  shall  be  adjusted  thereafter  to  take 
account of any increase or decrease in the Approved Indices as detailed in 
Clause  8.12  during  the  previous  12  months  and  shall  apply  for  the  12 
months  following.  For  the  applicable  rates  to  be  applied,  the  Service 
Provider shall submit their request to the Council no later than three months 
after the anniversary date each year or otherwise agreed.  
 
8.12 
Pursuant to Clause 8.11, the Target Cost Schedule and charge out rates 
for ad-hoc services shall be adjusted annually by reference to the Approved 
Indices as follows: The percentage (%) of the sum of the costs relating to 
labour by reference to NJC and percentage (%) of all other items excluding 
capitalised  costs  by  reference  to  the  Retail  Price  Index  (published  by 
National  Statistics  Office).    There  will  be  no  adjustment  relating  to 
depreciation of capital expenditure.  
9. 
CHANGE TO THE SERVICES AND/OR THE REMUNERATION 
9.1 
Either  Party  may  request  a  change  to  the  Services  and/or  the 
Remuneration in accordance with the Change Control Procedures.  
9.2 
Where a change in law occurs which directly affects the provision 
of  the  Services  under  this  Contract,  either  Party  may  request  any 
necessary  change  to  the  Services  and/or  the  Remuneration  to  deal  with 
the change in law in accordance with the Change Control Procedures. 
 
17 
 

SECTION C 
10. 
PREMISES 
10.1  Premises owned by the Council 
10.1.1  On or prior to the Commencement Date, the Council shall grant to the 
Contractor and the Contractor shall accept, a Licence/lease in the form 
set  out  in  Schedule  15  (Form  of  Licence  –  to  follow)  to  the  Service 
Provider  to  use  the  Premises  for  the  sole  purpose  of  providing  the 
Services. The License/lease shall be granted on a peppercorn rent. The 
contractor  shall  be  responsible  for  the  repair  and  maintenance  of  the 
premises, service charges and consumables but not the rates. 
10.1.2  The  Council  warrants  that  the  Premises  are  in  a  good  and  suitable 
condition to enable the Service Provider to provide the Services .  
 
10.1.3    On expiry of the Contract Term, the licence granted by the Council to 
the Service Provider pursuant to Clause 10.1 shall terminate and the 
Service Provider shall immediately vacate the Premises.  
10.1.4 
On termination of the Licence/lease to use the Premises, the Service 
Provider shall ensure that the Premises are in the same state as they 
were in when the licence commenced. 
10.2  Access to Council premises  
10.2.1  The Council shall give access to any premises occupied by or on behalf 
of  the  Council  (including  but  not  limited  to  the  Premises)  any  person 
employed  or  engaged  by  the  Service  Provider  or  any  sub-contractor, 
provided that the Council may refuse admission to such a person if such 
admission would present a security risk. 
10.2.2  Any person employed or engaged by the Service Provider or any sub-
contractor who requires access to any premises occupied by or on behalf 
of  the  Council  (including  but  not  limited  to  the  Premises)  shall  comply 
with such rules, regulations and requirements (including those relating 
to security arrangements) as may be in force from time to time for the 
conduct of personnel when at or outside those premises. 
10.3  Premises owned by the Service Provider 
Where  the  Council  requires  access  to  premises  owned  by  the  Service 
Provider in order to receive the Services, the Parties shall agree suitable 
licensing, financial and servicing arrangements. 
18 
 

 
 
11. 
EQUIPMENT AND MATERIALS 
11.1  The Service Provider shall provide all Equipment and Materials necessary 
for the provision of the Services and shall be responsible for the costs of 
providing such Equipment and Materials. 
11.2  The Service Provider shall ensure that all Equipment and Materials are: 
11.2.1  suitable for the purposes for which they are intended; 
11.2.2  maintained in a safe, serviceable and clean condition and replaced as 
necessary; and 
11.2.3  adequately insured. 
11.3  On expiry of the Contract Term, the Council may purchase the Equipment 
and Materials or any part of the Equipment and Materials which are used 
exclusively  in  the  provision  of  the  Services  at  the  price  calculated  in 
accordance with the Schedule of Variables. 
12. 
INTELLECTUAL PROPERTY 
12.1  Council Software  
The  Council  hereby  grants  to  the  Service  Provider  from  the 
Commencement Date a non-exclusive, non-transferable sub-licence to use 
the Council Software (and related technical, user and other documentation) 
as detailed in Schedule 10 (Intellectual Property) for the sole purpose of 
providing the Services.  The sub-licence shall be on identical terms to the 
Council’s licence with Spur Information Solutions Ltd. 
12.2   Service Provider Software  
The  Service  Provider  hereby  grants  to  the  Council  from  the 
Commencement Date a non-exclusive, non-transferable licence to use the 
Service  Provider  Software  (and  related  technical,  user  and  other 
documentation) as detailed in Schedule 10 (Intellectual Property) for the 
purpose set out in the Schedule of Variables. 
19 
 

12.3   Termination of software licences  
The  licence(s)  and/or  sub-licence(s)  granted  under  this  Clause  12  shall 
terminate immediately on expiry of the Contract Term. 
12.4   Intellectual Property Rights 
12.4.1   All  intellectual  property  rights  in  any  material  produced  during  the 
Contract Term and in all reports submitted under this Contract shall vest 
in the Council unless otherwise expressly agreed.  
12.4.2  Such materials shall not be used, reproduced or disseminated for any 
other  purposes  without  the  prior  written  permission  of  the  Council’s 
Representative. 
13. 
TUPE 
13.1  Application of TUPE 
13.1.1  The Parties agree that the provisions of TUPE may apply to this Contract 
as indicated in the Schedule of Variables. 
13.1.2  In  the  event  that  TUPE  does  apply,  the  Parties  agree  that,  where  the 
identity  of  a  provider  (including  the  Council)  of  any  of  the  Services  is 
changed pursuant to this Contract (including on expiry of  the Contract 
Term), the change shall constitute a Relevant Transfer. 
13.1.3  On the occasion of a Relevant Transfer (other than a Relevant Transfer 
on  expiry  of  the  Contract  Term),  the  Service  Provider  shall  and  shall 
ensure  that  any  replacement  service  provider  shall  comply  with  its 
obligations under TUPE and the Directive in respect of the Transferring 
Employees. 
13.2  Emoluments and Outgoings 
13.2.1  The  Former  Service  Provider  shall  be  responsible  for  all  emoluments 
and  outgoings  in  respect  of  the  Transferring  Employees,  including 
without  limitation  all  wages,  holiday  pay,  bonuses,  commissions, 
payments  of  PAYE,  national  insurance  contributions,  pension 
contributions and otherwise, up to the date of any Relevant Transfer. 
13.2.2  The  Service  Provider  shall  be  responsible  for  all  emoluments  and 
outgoings  in  respect  of  the  Transferring  Employees,  including  without 
limitation  all  wages,  holiday  pay,  bonuses,  commission,  payment  of 
PAYE,  national  insurance  contributions,  pension  contributions  and 
otherwise, from and including the date of any Relevant Transfer. 
20 
 

13.3  Pensions 
   
The Service Provider shall ensure that all Transferring Employees and any 
Transferring  Original  Employees  are  offered  membership  of  the  pension 
scheme of which they were or were eligible to be members of prior to the 
date  of  the  Relevant  Transfer  or  better  than  the  terms  of  their  pension 
scheme of which they were, or were eligible to be, members of prior to the 
date of the Relevant Transfer. 
13.4  Provision of information 
The  Council  warrants  that  the  information  set  out  in  Schedule  6 
(Transferring Employees) is accurate and complete as at the date of this 
Contract  and  that  the  Transferring  Employees  were  employed  by  the 
Former Service Provider immediately prior to the Transfer Date. 
13.5  Service Provider to inform Council of any measures 
The Service Provider shall within fourteen (14) Calendar Days of receiving 
a request from the Council, provide the Council with any information which 
is reasonably necessary concerning any measures (within the meaning of 
TUPE and the Directive) that the Service Provider intends to take in relation 
to  any  Transferring  Employee  and  any  Transferring  Original  Employees 
and shall indemnify the Council against all losses, costs, claims, demands, 
actions, fines, penalties, liabilities and expenses (including legal expenses) 
in relation to any breach of this Clause 13.5. 
13.6  Indemnities 
13.6.1  The  Service  Provider  shall  indemnify  the  Council  from  and  against  all 
losses, costs, demands, actions, fines, penalties, awards, liabilities and 
expenses (including legal expenses) in connection with or as a result of 
any claim or demand by any Transferring Employee or any Transferring 
Original  Employee  arising  out  of  the  employment  of  such  employee 
provided that this arises from any act, fault or omission of the Service 
Provider on or after the date of the Relevant Transfer. 
13.6.2  The Service Provider shall indemnify and hold harmless the Council from 
and against all losses, costs, claims, demands, actions, fines, penalties, 
awards, liabilities and expenses (including legal expenses) in connection 
with or as a result of any claim by any trade union or staff association or 
employee  representative  (whether  or  not  recognised  by  the  Service 
Provider in respect of all or any of the Transferring Employees) arising 
from or connected with any failure by the Service Provider to comply with 
any  legal  obligation  to  such  trade  union,  staff  associated  or  other 
employee representative under TUPE or the Directive and, whether any 
21 
 

such claim arises or has its origin before or after the date of the Relevant 
Transfer. 
13.7  New Employees 
13.7.1  The Service Provider shall have regard to the Code in employing New 
Employees. 
13.7.2  The  Service  Provider  shall  employ  New  Employees  on  terms  and 
conditions  of  employment  which  are,  overall  no  less  favourable  than 
those  of  the  Transferring  Employees  holding  the  same  or  a  similar 
position to that of the New Employees. 
13.7.3  The Service Provider shall consult with the recognised trade unions and 
where  there  is  no  recognised  trade  union  any  other  employee 
representative body on the terms to be offered to the New Employees 
pursuant to Clause 13.7.2. 
13.7.4  The Service Provider shall ensure that the New Employees are offered 
either: 
(a)   membership  of  a  good  quality  employer  pension  scheme,  a 
contracted-out  final  salary  based  defined  benefit  scheme,  or  a 
defined contribution scheme; or 
(c) 
a stakeholder pension scheme.  
 
13.7.5  The  Service  Provider  shall  support  any  review  and  monitoring 
programme to be undertaken by the Council or central government on 
the  impact  of  the  Code  and,  on  request  by  the  Council,  provide  the 
Council with accurate and complete information as soon as reasonably 
practicable in order to assist with such a review. 
 
 
13.8  TUPE Compliance on Termination 
13.8.1  During the twelve (12) months prior to the expiry of the Contract Term or 
after the Council has given notice to terminate this Contract and within 
twenty  one  (21)  Calendar  Days  of  being  so  requested  to  do  so,  the 
Service  Provider  shall fully  and  accurately  disclose  to the  Council  any 
and  all  information  in  relation  to  all  persons  engaged  in  providing  the 
Services including: 
(a) 
a  list  of  employees  employed  by  the  Service  Provider  in  the 
provision of the Services; 
22 
 

(b) 
a  list  of  agency  workers,  agents  and  independent  contractors 
engaged by the Service Provider in the provision of the Services; 
(c) 
the total payroll bill (i.e. total taxable pay and allowances including 
employer’s contributions  to  pension schemes)  of  those  persons; 
and 
(d) 
the terms and conditions of employment of such persons. 
13.8.2  During  the  twelve  (12)  months  prior  to  expiry  of  the  Contract  Term  or 
where  notice  to terminate  this  Contract for  whatever  reason  has  been 
given, the Service Provider shall not without the prior written consent of 
the Council unless bona fide in the ordinary course of business: 
(a) 
vary  or  purport  or  promise  to  vary  the  terms  and  conditions  of 
employment  of  any  employee  employed  in  connection  with  the 
Services; 
(b) 
materially  increase  or  decrease  the  number  of  employees 
employed in connection with the Services; or 
(c) 
assign or re-deploy any employee employed in connection with the 
Services to other duties unconnected with the Services. 
13.9  Sub-contractors 
In  the  event  that  the  Service  Provider  enters  into  any  sub-contract  in 
connection  with  this  Contract,  it  shall  impose  obligations  on  its  sub-
contractor  on  the  same  terms  as  those  imposed  on  it  pursuant  to  this 
Clause 13. 
14. 
STAFFING 
14.1  Staff Training 
14.1.1  The Service Provider shall at all times employ in and about the provision 
of the Services sufficient staff who are properly and sufficiently trained, 
qualified, competent, careful, skilled, honest and experienced to ensure 
that the Services are provided at all times and shall ensure that adequate 
training is provided and maintained to all such staff to ensure that they 
are  comprehensively  trained  to  perform  to  the  standard  required 
especially in regard to: 
(a) 
the task or tasks to be performed; 
(b) 
all relevant Council guidelines; 
(c) 
all relevant provisions of this Contract; 
(d) 
all statutory requirements relevant to the Services; 
23 
 

(e) 
adequate  training  in  respect  of  both  data  protection  and  conflict 
management; and, 
(f)  the  need  to  maintain  the  highest  standards  of  courtesy  and 
consideration. 
14.1.2  The  Service  Provider  shall  ensure  that  within  the  period  set  out  in  the 
Schedule  of  Variables  all  civil  enforcement  officers  engaged  in  the 
provision  of  the  Services  shall  hold  a  current  certificate  as  a  result  of 
passing  the  nationally  accredited  VRQ  for  civil  enforcement  officers 
(level 2) or hold the NVQ for civil enforcement officers (level 2). 
14.1.3  The Service Provider agrees that: 
(a) 
where any staffing or skill levels have been agreed as part of the 
Specification,  those  levels  will  be  maintained  throughout  the 
Contract Term; 
(b) 
where any named staff have been agreed to be provided as part 
the  Specification,  those  staff  will  be  assigned  to  work  on  this 
Contract; 
(c) 
it has sufficient reserves of trained and competent staff within each 
skill  level  to  provide  the Services  including  sufficient reserves to 
provide cover for staff holidays, staff sickness, emergencies or any 
other absence; and 
(d) 
it will replace promptly any staff who are assigned to this Contract 
and  who  cease  to  be  in  its  employment  or  under  its  control  for 
whatever  reasons  and  that  such  replacements  shall  have  the 
broadly equivalent skill levels and shall in every way be suitable 
for the performance of the Services. 
 
14.1.4            In  the  spirit  of  professionalism  and  in  seeking  to  achieve  the 
requirements  of  section  14,  both  the  Council  and  Service 
Providers  are  encouraged  to  employ  and  use  staff  who  are 
members  of  the  Institute  of  Parking  Professionals  (IPP)  and  are 
trained in accordance with the recommendations of the BPA Skills 
and IPP Board. 
 
 
14.2  Removal of Staff 
14.2.1  Where the Council becomes aware of a complaint against a member of 
the Service Provider’s staff, agents or sub-contractors who is involved in 
the provision of  the Services, the Council’s Representative shal  notify 
24 
 

the  Contract  Manager  of  the  nature  of  the  complaint  and  provide 
supporting documentation where possible. 
14.2.2  On receipt of a notification under Clause 14.2.1, the Contract Manager 
shall  meet  with  the  Council’s  Representative  to  discuss  measures  to 
resolve the complaint and to avoid future complaints. 
14.2.3  Where the Council's Representative deems that the complaint justifies 
the  removal  of  a  member  of  the  Service  Provider's  staff  from  the 
provision of the Services, (and has explained and disclosed his reasons 
to the Service Provider) the Service Provider shall immediately remove 
or procure the removal of that person from the provision of the Services 
and shall provide or procure at its own cost the provision of a suitable 
replacement. 
14.2.4  Any  dispute  in  relation  to  this  Clause  14.2  shall  be  resolved  in 
accordance with the Dispute Resolution Procedure.  
14.3  Checks on Staff 
14.3.1  If the circumstances under which the Services are provided are such that 
the  Service  Provider’s  officers,  employees,  agents  or  sub-contractors 
are  required  to  provide  a  satisfactory  standard  or  enhanced  level  (or 
other level approved in advance by Council’s Representative) Disclosure 
and  Barring  Service  certificate, then  the  Service Provider  shall  ensure 
that  the  Service  Provider’s  officers,  employees,  agents  or  sub-
contractors  shall  provide  all  relevant  information  to  enable  such 
Disclosure and Barring Service checks to be carried out.  
14.3.2  The  Service  Provider  shall  ensure  that  no  member  of  the  Service 
Provider’s officers, employees, agents or sub-contractors to commence 
their duties in connection with the Services until the appropriate checks 
are completed in accordance with clause 14.3.1. 
14.4  Abuse of Staff 
The Service Provider and the Council shall liaise with the police in relation 
to  the  prosecution  of  any  person  for  abuse  of  a  member  of  the  Service 
Provider’s staff, agents or sub-contractors who is involved in the provision 
of the Services. 
25 
 

SECTION D 
15.   REVIEW MEETINGS 
15.1  The Council’s Representative and the Contract Manager shal  hold review 
meetings  at  monthly  intervals  and  at  any  other  times  as  required  by  the 
Council. 
15.2  The purpose of the monthly review meetings are to: 
15.2.1  review  the  Service  Provider’s  achievement  or  non-achievement  of  the 
KPIs; 
15.2.2  in  the  event  that  the  Service  Provider’s  non-achievement  of  KPIs  to 
formulate plan for improving performance; 
15.2.3  resolve problems which may otherwise prejudice the performance of the 
Parties’ obligations under this Contract; 
15.2.4  explore and agree improvement in methods of improving service quality, 
reducing costs and achieving continuous improvement; and 
15.2.5  provide an opportunity for either Party to raise issues which could cause 
disruption  to  the  provision  of  the  Services  or  otherwise  prejudice  this 
Contract. 
15.3  In the event that the performance of the Service Provider falls below the 
the standard as described in Schedule 2 (Specifications) and/or Schedule 
4  (KPIs)  or  where  either  Party  requests  a  meeting,  senior  executives  of 
each Party shall hold a special review meeting to agree an action plan to 
bring performance to acceptable levels. 
15.4  In  addition  to  the  review  meetings  held  under  Clauses  15.1  and  15.3, 
senior  executives  of  each  Party  shall  hold  reviews  at  mutually  agreed 
intervals but in any event within twelve (12) months of the Commencement 
Date and subsequently at least once within each twelve (12) month period 
thereafter to review the Services provided, the KPIs, the Target Cost, the 
Remuneration, the terms of this Contract and any other relevant matters 
with  a  view  to  deciding  whether  any  improvements  can  be  made  and 
implemented during the Contract Term. Minutes of such meetings shall be 
taken  by  the  Service  Provider  and  approved  by  the  Council’s 
Representative. 
15.5  Any changes resulting from the meetings described in this Clause 15 shall 
be effected through the Change Control Procedures. 
26 
 

16. 
PROVISION OF INFORMATION 
16.1  The Council shall provide the Service Provider with the information set out 
in the Specification.  
16.2  The  Council  shall  promptly  notify  the  Service  Provider  of  any  proposed 
changes to bye-laws, policies or traffic regulation orders which may affect 
the provision of the Services. 
16.3  The  Service  Provider  shall  keep  and  maintain  such  necessary  data  and 
information and shall complete or provide such assistance as the Council 
may reasonably require by written notice to the Service Provider to enable 
the Council to complete all official returns, including, but without limitation 
the following: 
16.3.1  returns to any central government body or properly authorised agency of 
central government; and 
16.3.2  information required by the any statutory body or compliance with any 
statute or statutory instrument. 
16.4  The  Service  Provider  shall  at  all  times  maintain  separate  records  of  the 
following: 
16.4.1  full particulars of the costs of performing the Services,  including those 
related to finance, investment and maintenance; 
16.4.2  a full record of all incidents relating to health, safety and security which 
occur during the Contract Term; 
16.4.3  a  full  record  of  all  maintenance  procedures  carried  out  during  the 
Contract Term; and 
16.4.4  such other records as the Council may reasonably require having regard 
to  the  cost  to  the  Service  Provider  of  maintaining  and  providing  such 
records. 
16.5  The records referred to in this Clause 16 shall be retained for a period of 
at  least  six  (6)  years  after  the  Service  Provider’s  obligations  under  this 
Contract have come to an end. 
16.6  All information referred to in this Clause 16 is subject to the obligations set 
out in Clause 34 (Confidentiality). 
16.7  Upon the expiry or termination of this Contract, and in the event that the 
Council  wishes  to  enter  into  another  contract  for  the  provision  of  the 
Services and irrespective of the identity of any replacement provider of the 
Services, the Service Provider shall comply with all reasonable requests by 
the Council to provide information relating to this Contract. 
27 
 

17. 
AUDIT 
The  Service  Provider  shall  at  all  reasonable  times  (including  following 
termination for  whatever  reason  of this  Contract)  afford to  or  procure for 
any  auditor  (including  any  auditor  carrying  out  functions  under  the  Audit 
Commission Act 1998 or the Local Government Act 1999) conducting an 
internal  audit  or  an  external  audit  or  for  the  Council’s  Representative 
access to any records, information and data in the possession or control of 
the Service Provider which in any way relate to or are or have been used 
in connection with the performance of the Services including (but without 
limitation)  Council  data  and  information  stored  on  a  computer  system 
operated by the Service Provider and shall include permission to copy and 
remove any copies and remove the originals of such documents. 
 
18. 
MONITORING 
The  Service  Provider  shall  provide  reasonable  assistance to  the  Council 
for the purposes of monitoring the provision of the Services at no additional 
charge to the Council. 
19. 
COMPLAINTS 
19.1  Prior  to  the  Commencement  Date,  the  Service  Provider  shall  agree  with 
the  Council  a  complaints  procedure  in  respect  of  the  provision  of  the 
Services which enables the Council to respond to complaints by members 
of the public.  
19.2  As a minimum, the complaints procedure referred to in Clause 19.1 shall 
include the following requirements: 
19.2.1  that the Service Provider shall not enter into any correspondence directly 
with members of the public relating to the Services; 
19.2.2  that any complaint received by the Service Provider from a member of 
the public shall be logged and passed on to the Council within 2 Working 
Days; 
19.2.3  that  the  Service  Provider  shall  assist  the  Council  in  responding  to 
complaints  from  members  of  the  public  by  providing  all  information 
requested  by  the  Council  in  the  timescales  set  out  in  the  complaints 
procedure; and 
28 
 

19.2.4  that the Service Provider shall keep a record in a form agreed between 
the Parties of any complaints received by it and of the action taken by 
the Service Provider to remedy or fully investigate each such complaint. 
19.3  If  a  complaint  is  deemed  to  be  caused  by  any  default  in  the  actions  or 
systems operated by the Service Provider, the Service Provider shall take 
appropriate measures to remedy the default. 
19.4  The Service Provider shall, at the request of the Council’s Representative, 
arrange  for  notices  to  be  permanently  displayed  at  the  Locations  giving 
information as to how complaints about the provision of the Services may 
be made. 
 
 
 
 
 
29 
 

SECTION E 
  
20. 
QUALITY MANAGEMENT 
20.1   If  the  Service  Provider  is  qualified  to  BS  EN  ISO  9000:2005  then  this 
Contract shall be performed in accordance with the procedures set out in 
its Quality Manual. 
20.2   In  the  event  that  the  Service  Provider  is  not  qualified  to  BS  EN  ISO 
9000:2005  then  the  Service  Provider  shall  at  the  Commencement  Date 
have in place and, throughout the Contract Term, maintain in relation to its 
performance  of  the  Services  a  system  of  quality  assurance  and 
improvement to be agreed with the Council. 
 
21. 
ENVIRONMENTAL MANAGEMENT 
21.1  If the Service Provider is qualified to BS ISO 14001 then this Contract shall 
be  performed  in  accordance  with  the  procedures  set  out  in  its 
Environmental Management System. 
21.2  In the event that the Service Provider is not qualified to BS ISO 14001 then 
the  Service  Provider  shall  at  the  Commencement  Date  institute  and, 
throughout the Contract Term, maintain in relation to its performance of the 
Services  a  system  designed  to  ensure  good  environment  practice 
incorporating all relevant Council environmental strategies. 
21.3   The  Contractor  shall  endeavour  to  recycle  relevant  materials  and  shall 
dispose of all waste pursuant to the Environmental Protection Act 1990 and 
the  Producer  Responsibility  Obligations  (Packaging  Waste)  Regulations 
1997 as amended. 
21.4  The Service Provider shall ensure that every member of staff engaged by 
the Service Providers in the provision of the Services is made aware of the 
Council’s  environmental  policies  and  their  roles  and  responsibilities  in 
achieving  conformance  with  the  environment  policy  and  good 
environmental practice. 
 
 
 
 
30 
 

SECTION F 
22. 
WARRANTIES AND REPRESENTATIONS 
22.1  The  Parties  each  warrant  and represent that  they  have  full  capacity  and 
have taken all steps and obtained all approvals to enable them to lawfully 
enter into and to perform each of their obligations under this Contract. 
22.2  The Service Provider warrants and represents that: 
22.2.1  in entering this Contract it has not committed any Prohibited Act; and 
22.2.2  it has satisfied itself as the nature and extent of the risks assumed by it 
under this Contract. 
22.3  The Council warrants and represents that it has provided full accurate and 
up to date information to the Service Provider in relation to the Services to 
be provided under this Contract.  
22.4  Except  as  expressly  stated  in  this  Contract,  all  warranties,  terms  and 
conditions,  whether  express  or  implied  by  statute,  common  law  or 
otherwise are hereby excluded to the extent permitted by law. 
23. INDEMNITY 
23.1  The  Service  Provider  shall  indemnify  and  keep  indemnified  the  Council 
against all actions, proceedings, costs, claims, demands, liabilities, losses 
and expenses whatsoever arising out of, in respect of or in connection with 
this Contract during the Contract Term save to the extent that the same is 
caused  by  or  arises  from  the  negligence,  breach  of  this  Contract  or  any 
other  contract,  breach  of  statutory  duty,  breach  of  Legislation  or  other 
wrongful  act  or  omission  of  the  Council,  its  agents,  sub-contractors  or 
servants. 
23.2  The  aggregate  liability  of  the  Service  Provider,  whether  for  damages, 
payments  of  compensation  or  by  way  of  indemnity  or  of  any  nature 
whatsoever  arising  under  or  in  relation  to  this  Contract  or  the  Services 
(including as a result of negligence) shall in relation to: 
23.2.1  any claim for which the Service Provider has insurance cover or should 
have insurance cover available under the policies of insurance which it 
is required to maintain pursuant to Clause 24 (Insurance), be limited to 
the maximum sum insured (or which should have been insured) under 
the relevant policy of insurance;  
31 
 

23.2.2  all breaches of this Contract resulting in direct loss of or damage to any 
kind of property, be limited to five million pounds (£5,000,000); and 
23.2.3  all  other  liability  for  all  breaches  or  non-performance  of  this  Contract 
whether in contract, tort or otherwise be limited to the percentage of the 
Remuneration  payable  during  the  twelve  (12)  months  in  which  the 
breach occurs as set out in the Schedule of Variables.   
23.3  In  no  event  shall  either  Party  be  liable  to  the  other  for  loss  of  profits, 
business revenue, goodwill or anticipated savings. 
23.4  The Service Provider shall notify and keep the Council fully informed and 
consult with it about the conduct of any claim and shall have due regard to 
the Council’s interests. 
 
24. INSURANCE 
24.1  The Service Provider shall take out and maintain the following insurance 
policies: 
24.1.1  employer’s  liability  insurance  of  not  less  than  ten  mil ion  pounds 
(£10,000,000) in respect of any one claim or series of claims arising out 
of one incident;  
24.1.2  public  liability  insurance  to  provide  an  indemnity  of  not  less  than  five 
million  pounds  (£5,000,000)  in  respect  of  any  one  claim  or  series  of 
claims arising out of one incident;  
24.1.3  third party liability motor insurance of not less than five million pounds 
(£5,000,000) in respect of any one claim or series of claims arising out 
of one incident; and 
24.1.4  any other insurance that may be required by law. 
24.2  The Council may require the Service Provider to name the Council as co-
insured (other than employer liability and professional indemnity insurance) 
with any other Party maintaining the insurance and any other matter that 
the Council considers reasonable in the circumstances.  
24.3  The Service Provider shall on request provide to the Council evidence and 
copies of all insurance policies required under this Clause 24 within twenty 
one (21) Calendar Days of such request. 
24.4  If the Service Provider is in breach of this Clause 24, the Council may pay 
any premia required to keep such insurance in force or itself procure such 
32 
 

insurance and may in either case recover such amounts from the Service 
Provider on written demand.   
24.5  The  Service  Provider  shall  give  the  Council  notification  within  thirty  (30) 
Calendar Days after any claim on any of the insurance policies referred to 
in this Clause 24 accompanied by full details of the incident giving rise to 
the claim.   
24.6  The Service Provider shall inform the Council of any material changes in 
the insurances required under this Clause 24. 
33 
 

SECTION G 
25. 
DISPUTE RESOLUTION PROCEDURE 
25.1  All disputes and differences arising out of or in connection with this Contract 
(a “Dispute”) (whether such disputes are in contract, tort or arise out of or 
under any rule of the common law or equity or under any statute) shall be 
resolved pursuant to the terms and conditions of this Clause 25. 
25.2  The Parties shall each use reasonable endeavours to resolve a Dispute by 
means of prompt, bona fide discussion between the Contract Manager and 
the Council’s Representative at the review meetings held under Clause 15 
(Review Meetings).  
25.3  In the event that a Dispute is not resolved within seven (7) Calendar Days 
of it having been referred to a review meeting, then either Party may refer 
it to the Council’s nominated officer as set out in the Schedule of Variables 
and  the  Service  Provider’s  Chief  Executive  for  resolution  and  the  same 
shall meet for discussion within seven (7) Calendar Days thereafter or such 
longer period as the Parties may agree.  
25.4  If  the  Dispute  is  not  resolved  as  a  result  of  the  meetings  referred  to  in 
Clause 25.3 either Party may propose to the other Party that mediation be 
entered into with the assistance of the Expert appointed in accordance with 
Schedule 8 (Adjudicator and Expert). 
25.5  Within fourteen (14) Calendar Days of the appointment of an Expert, the 
Parties  shall  meet  with  the  Expert  in  order  to  agree  in  good  faith  a 
programme for the exchange of information and the structure to be adopted 
for the mediation process. 
25.6  If  the  Parties  accept  the  Expert’s  recommendations  or  otherwise  reach 
agreement on the resolution of the Dispute, such agreement shall be put 
into  writing  and,  once  signed  by  the  Council’s  Representative  and  the 
Contract Manager, shall be binding on the Parties. 
25.7  Failing  agreement,  either  Party  may  refer  the  Dispute  to  an  Adjudicator 
appointed in accordance with Schedule 8 (Adjudicator and Expert). 
25.8  Within  twenty  eight  (28)  Calendar  Days  of  appointment,  the  Adjudicator 
shall communicate his decision in writing to the Parties and the Parties shall 
comply with the Adjudicator’s decision, including any direction for payment 
of  sums  of  money  and  the  payment/  apportionment  of  the  Adjudicator’s 
fees. 
34 
 

25.9  All  negotiations  and  meetings  connected  with  the  Dispute  shall  be 
conducted in confidence and without prejudice to the rights of the Parties 
in any future proceedings. 
25.10 No reference of any Dispute to an Expert or an Adjudicator pursuant to this 
Clause  25  shall  relieve  either  Party  from  any  liability  for  the  due  and 
punctual performance of its obligations under this Contract. 
25.11 Notwithstanding the foregoing provision of this Clause 25, either Party shall 
have the right to seek appropriate injunctive relief against the other in an 
appropriate court having jurisdiction in England and Wales and, provided 
such  court  is  satisfied  that  the  proceedings  have  not  been  brought 
frivolously or vexatiously, all aspects of the Dispute shall be dealt with by 
such court and not under this Clause 25. 
26. 
DEFAULT AND TERMINATION 
26.1  The Council may terminate this Contract  on written notice to the Service 
Provider if: 
26.1.1  a  court  makes  an  order  that  the  Service  Provider  be  wound  up  or  a 
resolution for a voluntary winding-up of the Service Provider is passed; 
26.1.2  any receiver or manager in respect of the Service Provider is appointed 
or possession is taken by or on behalf of any creditor of all or a material 
part of any property of the Service Provider; 
26.1.3  the  Service  Provider  enters  into  any  voluntary  arrangement  for  a 
composition of debts or a scheme of arrangement is approved under the 
Insolvency  Act  2000,  the  Companies  Act  2006  or  the  Enterprise  Act 
2002; 
26.1.4  an administration order is made in respect of the Service Provider; 
26.1.5  a breach by the Service Provider of its obligation to take out and maintain 
the required insurances under Clause 24 (Insurance);  
26.1.6  the Service Provider commits any Prohibited Act that is not capable of 
remedy; or 
26.1.7  the  Service  Provider  commits  a  breach  of  the  health  and  safety 
requirements under Clause 30 (Health and Safety). 
26.2  If either Party has committed a fundamental breach of this Contract which 
is  capable  of  remedy,  the  other  Party  may  serve  a  written  notice  on  the 
Party in specifying: 
35 
 

26.2.1  the type of breach that has occurred giving reasonable details; and 
26.2.2  that this Contract will terminate on the day falling forty two (42) Calendar 
Days after receipt of the notice, unless the Party in breach puts forward 
an  acceptable  rectification  programme  or  rectifies  the  breach  within 
twenty one (21) Calendar Days of receipt of the notice, 
and, if the Party in breach fails to rectify the breach within the time period 
specified in the notice or to provide an acceptable rectification programme, 
the Contract will terminate with immediate effect and without notice. 
26.3  The Service Provider may terminate this Contract on written notice if the 
Council has instructed the Service Provider to temporarily stop provision of 
the  Services  or  any  substantial  aspect  of  the  Services  and  has  not 
instructed  the  Service  Provider  to  re-commence  full  provision  of  the 
Services  for  a  period  of  ninety  (90)  Calendar  Days  from  receipt  of  the 
instruction. 
26.4  The Council may at any time terminate this Contract upon the provision of 
six months notice in writing to the Contractor. 
 
27. 
CONSEQUENCES OF EXPIRY OR TERMINATION 
27.1  The Service Provider and the Council shall each carry out their respective 
responsibilities in accordance with this Contract until expiry or termination 
of the Contract. 
27.2  The Service Provider shall use its best endeavours to give assistance to 
the  Council  to  effect  an  orderly  continuation  of  the  Services  after 
termination or expiry of this Contract in such a manner as the Council may 
reasonably require.   
27.3  The reasonable costs of any assistance provided by the Service Provider 
under Clause 27.2 shall be borne by the Council. 
27.4  The expiry or termination of this Contract shall not prejudice or affect any 
claim,  right,  action  or  remedy  that  shall  have  accrued  or  shall  thereafter 
accrue to either Party. 
27.5  On  expiry  or  termination  of  this  Contract,  neither  Party  shall  have  any 
further  obligations  or  rights  with  respect  to  the  other  Party  provided  that 
termination  of  this  Contract  shall  not  effect  the  continuing  rights  and 
obligations of the Parties under Clauses 1, 2, 12,  13, 16, 22, 23, 27, 32 
and 47 or under any other provision of this Contract that is expressed to 
36 
 

survive  expiry  or  termination  or  is  required  to  give  effect  to  expiry  or 
termination or the consequences of such expiry or termination. 
28. 
FORCE MAJEURE 
28.1  On the occurrence of a Force Majeure Event, the affected Party shall notify 
the other Party as soon as practicable. The notification shall include details 
of  the  Force  Majeure  Event,  including  evidence  of  its  effect  on  the 
obligations  of  the  affected  Party  and  any  action  proposed  to  mitigate  its 
effect. 
28.2  As soon as practicable following such notification, the Parties shall consult 
with each other in good faith and use all reasonable endeavours to agree 
appropriate terms to mitigate the effects of the Force Majeure Event and 
facilitate the continued performance of this Contract. 
28.3  If no such terms are agreed on or before the date falling one hundred and 
twenty  (120)  Calendar  Days  after  the  date  of  the  commencement  of  the 
Force  Majeure  Event  and  such  Force  Majeure  Event  is  continuing  or  its 
consequence remains such that the affected Party is unable to comply with 
its obligations under this Contract for a period of more than one hundred 
and  eighty  (180)  Calendar  Days,  then,  either  Party  may  terminate  this 
Contract  by  giving  thirty  (30)  Calendar  Days  written  notice  to  the  other 
Party. 
28.4  The affected Party shall notify the other Party as soon as practicable after 
the Force Majeure Event ceases or no longer causes the affected Party to 
be unable to comply with its obligations under this Contract. Following such 
notification  this  Contract  shall  continue  to  be  performed  on  the  terms 
existing immediately prior to the occurrence of the Force Majeure Event. 
28.5  Neither Party shall be entitled to bring a claim for a breach of obligations 
under this Contract by the other Party, or incur any liability to the other Party 
for any losses or damages incurred by that other Party to the extent that a 
Force Majeure Event occurs and the Party is prevented from carrying out 
obligations by that Force Majeure Event. 
29. 
RELIEF EVENTS 
29.1  If and to the extent that a Relief Event adversely affects the ability of the 
Service Provider to provide the Services in accordance with the KPIs and 
the terms of this Contract, the Service Provider is entitled to apply for relief 
37 
 

in  accordance  with  Clause  29.2  from  any  rights  the  Council  may  assert 
under this Contract.  
29.2  To obtain relief, the Service Provider must as soon as practicable, and in 
any event within fourteen (14) Calendar Days after it became aware that 
the  Relief  Event  has  caused  or  is  likely  to  cause  delay  and/or  adversely 
affect the ability of the Service Provider to perform its obligations, give to 
the  Council  a  notice  of  its  claim  for  relief  from  its  obligations  under  this 
Contract,  including  details  of  the  nature  of  the  Relief  Event,  the  date  of 
occurrence and its likely duration. 
29.3  Within fourteen (14) Calendar Days of receipt by the Council of the notice 
referred to in Clause 29.2 above, give full details of the relief claimed and 
demonstrate to the reasonable satisfaction of the Council that: 
29.3.1  the Service Provider could not reasonably have foreseen the occurrence 
or  consequences  of  the  relevant  Relief  Event  and  could  not  have 
avoided  such  occurrence  or  consequences  by  steps  which  they  might 
reasonably  be  expected  to  have  taken,  without  incurring  additional 
expenditure; 
29.3.2  the Relief Event directly caused or substantially contributed to the need 
for relief from obligations under this Contract; 
29.3.3  the  relief  from  the  obligations  under  this  Contract  claimed  could  not 
reasonably  be  expected  to  be  mitigated  or  recovered  by  the  Service 
Provider  acting  in  accordance  with  good  industry  practice,  without 
incurring additional expenditure; and 
29.3.4  the  Service  Provider  is  using  reasonable  endeavours  to  perform  its 
obligations under this Contract. 
29.4  Where  the  Service  Provider  has  complied  with  its  obligations  under 
Clauses  29.1  and  29.2,  the  Council  shall  not  be  entitled  to  exercise  its 
rights  to  terminate  this  Agreement  under  Clause  26  (Default  and 
Termination) and, subject to Clause 29.5 below, shall give such other relief 
as has been requested by the Service Provider. 
29.5   In respect of any unconnected event nothing in  Clause 29.3 above shall 
affect any entitlement to make deductions under Clause 7 (Remuneration) 
during the period in which the Relief Event is subsisting. 
29.6  In the event that information required by Clause 29.2 above is not provided 
by the dates referred to in that clause, then the Service Provider shall not 
be entitled to any relief in respect of the period for which the information is 
delayed. 
29.7  The  Service  Provider  shall  notify the  Council  if  at any  time  it  receives  or 
becomes  aware  of  any  relevant  further  information  relating  to  the  Relief 
Event, giving details of that information to the extent that such information 
38 
 

is new or renders information previously submitted materially inaccurate or 
misleading. 
29.8  If the Parties cannot agree the extent of the relief required, or the Council 
disagrees that a Relief Event has occurred or that the Service Provider is 
entitled to relief from its obligations under this Contract, the Parties or either 
of them shall refer the matter to the Dispute Resolution Procedure. 
39 
 

SECTION H 
30. 
HEALTH AND SAFETY 
30.1  The  Service  Provider  shall  comply  with  and  shall  procure  that  all  staff, 
agents  and  sub-contractors  engaged  in  the  provision  of  the  Services 
comply  with  the  requirements  of  the  Health  and  Safety  at  Work  etc.  Act 
1974,  and  any  other  acts,  regulations  and  approved  codes  of  practice 
relating to the health and safety of staff and others who may be affected by 
the Service Provider’s work activities. 
30.2  The  Service  Provider  shal   provide  to  the  Council’s  Representative  any 
information relating to the Service Provider’s compliance with Clause 30.1 
that  the  Council  may  reasonably  request  at  any  time  from  the 
Commencement Date. 
30.3  The  Council’s  Representative  shal   be  permitted  to  access  at  any 
reasonable  time  any  site  where  the  Service  Provider  is  undertaking  any 
Services under this Contract for the purpose of carrying out an inspection 
of health, safety and welfare standards. 
30.4  The Service Provider shall fully co-operate with the reasonable requests of 
the Council’s health and safety adviser and shal  provide access to all areas 
of  the  Services,  health  and  safety  documentation,  welfare  facilities, 
accident  records,  training  records  and  certificates,  equipment  inspection 
records,  statutory  registers  and  notices,  plant  and  equipment  for  the 
purposes of inspection.  
30.5  The Service Provider shall provide to the Council’s Representative, within 
seven  (7)  Calendar  Days  of  receipt,  copies  of  any  communication 
concerning  the  health,  safety,  welfare,  environmental  or  fire  safety 
standards of the Services, which he receives from any statutory body. 
31. 
EQUAL OPPORTUNITIES AND HUMAN RIGHTS 
31.1  In the performance of the Services and in its dealings with service users, 
Council  employees  and  members  of  the  general  public,  the  Service 
40 
 

Provider shall comply and shall ensure that its employees, agents and sub-
contractors comply with: 
31.1.1  the Human Rights Act 1998 as if the Service Provider were a public body 
as defined in the Human Rights Act 1998; 
31.1.2  all  legislation,  official  guidance  and  codes  of  practice  relating to  equal 
opportunities,  including  but  without  limitation  relating  to  disability 
discrimination,  sex  discrimination  and  race  relations  and  shall  in 
particular  comply with the provisions set  out in  Schedule 9 (Equality); 
and 
31.1.3  the  Council’s  equal  opportunities  policies  and  procedures  as  may  be 
adopted and amended from time to time and as notified to the Service 
Provider. 
31.2  The Service Provider shall inform the Council’s Representative as soon as 
the Service Provider becomes aware of any legal proceedings or complaint 
brought  or  likely  to  be  brought  against  the  Service  Provider  under  the 
legislation set out in Clause 31.1. 
31.3  The  Service  Provider  shall  provide  such  information  as  the  Council  may 
reasonably  request  for  the  purpose  of  assessing  the  Service  Provider’s 
compliance with this Clause 31. 
32. 
DATA PROTECTION 
32.1  The  Service  Provider  shall  comply  with  its  obligations  under  the  Data 
Protection Act 1998 (the “1998 Act”) and the Computer Misuse Act 1990 
insofar as performance of this Contract gives rise to obligations under those 
Acts. 
32.2  Notwithstanding  the  general  obligation  in  Clause  32.1,  where  it  is 
processing personal data (as defined by the 1998 Act) as a data processor 
for  the  Council  (as  defined  by  the  1998  Act)  the  Service  Provider  shall 
ensure  that  it  has  in  place  appropriate  technical  and  organisational 
measure to ensure the security of the personal data (and to guard against 
unauthorised  or  unlawful  processing  of  the  personal  data  and  against 
accidental loss or destruction of, or damage to, the personal data including 
that obtained during the operation of Closed Circuit Television), as required 
under the Seventh Data Protection Principle in Schedule 1 to the 1998 Act: 
32.2.1  provide the Council with such information as the Council may reasonably 
require  to  satisfy  itself  that  the  Service  Provider  is  complying  with  its 
obligations under the 1998 Act; 
41 
 

32.2.2  promptly  notify  the  Council  of  any  breach  of  the  security  measures 
required to be put in place pursuant to Clause 32.1.2; and 
32.2.3  ensure  that  it  does  nothing  knowingly  or  negligently  which  places  the 
Council in breach of the Council’s obligations under the 1998 Act. 
 
33. 
FREEDOM OF INFORMATION 
33.1  The Service Provider acknowledges that from time to time the Council may 
receive requests for information relating to the Contract and the Services 
which but for any right to claim commercial confidentiality the Council will 
be obliged to disclose pursuant to the Freedom of Information Act 2000.  
33.2  The Service Provider shall ensure that, without prejudice to the generality 
of  its  obligations,  to  provide  information  that  it  does  all  manner  of things 
reasonably necessary to assist the Council in meeting the requirements of 
the Freedom of Information Act 2000 within the timescales set out therein. 
34. 
CONFIDENTIALITY 
34.1  Subject  to  Clause  34.2  the  Parties  shall  keep  confidential  all  matters 
relating to this Contract and shall use all reasonable endeavours to prevent 
their employees and agents from making any disclosure to any person of 
any matter relating to this Contract. 
34.2    Clause 34.1 shall not apply to: 
34.2.1  any information which the disclosing Party can  demonstrate is already 
generally available and in the public domain otherwise than as a result 
of a breach of this clause; 
34.2.2  any  disclosure  which  is  required  by  any  law  (including  any  order  of  a 
court  of  competent  jurisdiction)  or  the  rules  of  any  stock  exchange  or 
governmental or regulatory authority having the force of law; 
34.2.3  any disclosure of information which is already lawfully in the possession 
of the receiving Party, prior to its disclosure by the disclosing Party; 
34.2.4  any disclosure by the Council of information relating to the provision of 
the Services and such other information as may be reasonably required 
for the purpose of conducting a due diligence exercise to any proposed 
replacement service provider, should the Council decide to re-tender this 
Contract; 
 
42 
 

34.2.5  any  disclosure  of  information  by  the  Council  to  any  other  department, 
office or agency of the government; or 
34.2.6  any disclosure for the purpose of: 
(a) 
the examination and certification of the Council’s accounts; or 
(b) 
any  examination  pursuant  to  the  Audit  Commission  Act  1998  of 
the economy, efficiency and effectiveness with which the Council 
has used its resources. 
34.3  Where disclosure is permitted under Clause 34.2 the disclosing Party shall 
ensure  that  the  recipient  of  the  information  shall  be  subject  to  the  same 
obligation of confidentiality as that contained in this Contract.  
34.4  Neither Party shall make use of this Contract or any information issued or 
provided by or on behalf of the other party in connection with this Contract 
otherwise  than  for  the  purpose  of  performing  its  obligations  under  this 
Contract, except with the written consent of the other Party. 
35. 
ASSIGNMENT AND SUB-CONTRACTING 
35.1  Subject to any express provision of this Contract, the Service Provider shall 
not without the prior written consent of the Council, assign all or any benefit, 
right or interest under this Contract or sub-contract any of the Services. 
35.2  Notwithstanding  any  sub-contracting  permitted  under  this  Contract,  the 
Service Provider shall remain responsible for the acts and omissions of its 
sub-contractors as though they were its own. 
35.3  The Council shall be entitled to: 
35.3.1  assign, novate or otherwise dispose of its rights and obligations under 
this  Contract  either  in  whole  or  part  to  any  contracting  authority  (as 
defined in Regulation 2(1) of the Public Contracts Regulations 2015); or 
35.3.2  transfer,  assign  or  novate  its  rights  and  obligations  where  required  by 
law  and  only  to  a  body  assuming  the  whole  or  part  of  the  Council’s 
business. 
36. 
CORRUPT GIFTS AND FRAUD 
36.1  As soon as either Party becomes aware of or suspects the commission of 
any  Prohibited  Act  in  the  performance  of  the  Services  or  otherwise,  that 
Party shall notify the other Party. 
43 
 

36.2  The Council’s Representative shal  have the right to require that the Service 
Provider  suspend  from  any  further  work  on  this  Contract  any  person 
reasonably suspected of fraudulent action or malpractice. 
37. 
RIGHTS AND DUTIES RESERVED 
All rights, duties and powers which the Council has as a local authority or 
which the Council’s officers have as local authority officers are expressly 
reserved. 
38. 
LOCAL GOVERNMENT OMBUDSMAN 
38.1  Where  any  investigation  by  a  Local  Government  Ombudsman  (the 
“Ombudsman”) takes place the Service Provider shall: 
38.1.1  provide  any  information  requested  in  the  timescale  required  by  the 
Ombudsman; 
38.1.2  attend  any  meetings  as  required  by  the  Ombudsman  and  permit  its 
personnel so to attend; 
38.1.3  promptly allow access to and investigation of any documents deemed by 
the Ombudsman to be relevant; 
38.1.4  allow itself and any employee deemed to be relevant to be interviewed 
by the Ombudsman; 
38.1.5  allow  itself  and  any  employee  to  appear  as  witness  in  any  ensuing 
proceedings; and 
38.1.6  co-operate fully and promptly in every way required by the Ombudsman 
during the course of that investigation. 
38.2  No additional payment shall be made to the Service Provider for performing 
the requirements set out in Clause 38.1. 
38.3  Where  any  financial  redress  or  other  compensation  is  ordered  by  the 
Ombudsman  in  any  investigation  arising  directly  or  indirectly  out  of  the 
default or neglect by the Service Provider in connection with provision of 
the Services or any other action by the Service Provider the Council shall 
be  entitled  to  recover  the  cost  of  that  financial  redress  or  other 
compensation from the Service Provider. 
44 
 

39. 
ENTIRE AGREEMENT 
The Parties acknowledge that this Contract sets forth the entire agreement 
between  them  with  respect  to  provision  of  the  Services  and  supersedes 
and replaces all prior communications, drafts, representations, warranties, 
stipulations, undertakings and agreements of whatsoever nature, whether 
oral or written, between the Parties. 
40. 
NO PARTNERSHIP OR AGENCY 
40.1  Nothing in this Contract shall be construed as a legal partnership (within 
the meaning of the Partnership Act 1890) or as a contract of employment 
between the Council and the Service Provider. 
40.2  The Service Provider shall not be, and shall not be deemed to be, an agent 
of the Council and the Service Provider shall not hold itself out as having 
authority or power to bind the Council in any way. 
41. 
NO WAIVER 
41.1  Failure by either Party at any time or for any period to enforce any one or 
more  of  the  provisions  of  this  Contract  or  to  require  performance  by  the 
other Party of any of the provisions of this Contract shall not: 
41.1.1  constitute or be construed as a waiver  of any such provision or  of the 
right at any time subsequently to enforce all terms and conditions of this 
Contract; nor 
41.1.2  affect the validity of the Contract or any part thereof or the right of the 
Parties to enforce any provision in accordance with its terms. 
41.2  No waiver of any of the provisions of this Contract shall be effective unless 
it is expressed to be a waiver in writing and communicated in accordance 
with Clause 44 (Notices). 
42. 
SEVERANCE 
42.1  Each  provision  of  this  Contract  is  severable  and  distinct  from  the  others 
and the Parties intend that every such provision shall be and remain valid 
and enforceable to the fullest extent permitted by law. 
42.2  If  any  provision  of this  Contract  is  or  at  any time  becomes  to  any  extent 
invalid, illegal or unenforceable under any enactment or rule of law, it shall 
to that extent be deemed not to form part of the Contract but (except to the 
45 
 

extent  in  the  case  of  that  provision)  it  and  all  other  provisions  of  this 
Contract shall continue in full force and effect and their validity, legality and 
enforceability shall not be thereby affected or impaired, provided that the 
operation  of  this  Contract  would  not  negate  the  commercial  intent  and 
purpose of the Parties under this Contract. 
42.3  If any provision of this Contract is illegal or unenforceable as a result of any 
time period being stated to endure for a period in excess of that permitted 
by a regulatory authority, that provision shall take effect within a time period 
that  is  acceptable  to  the  relevant  regulatory  authorities  subject  to  it  not 
negating the commercial intent of the Parties under this Contract. 
43. 
VARIATION 
Subject to Clause 9 (Change to Services and /or the Remuneration), this 
Contract can only be varied if any such variation is agreed in writing by both 
Parties. 
44. 
NOTICES 
44.1  Any notice required by this Contract to be given by either Party to the other 
shall be in writing and shall be served personally, by fax or by sending the 
same by registered post or recorded delivery to the address detailed in the 
Schedule of Variables or such address or fax number as notified to each 
other. 
44.2   Any notice served personally will be deemed to have been served on the 
day of delivery, any notice sent by post will be deemed to have been served 
forty eight (48) hours after it was posted and any notice sent by fax will be 
deemed  to  have  been  served  twenty  four  (24)  hours  after  it  was 
despatched. 
45. 
EUROPEAN MONETARY UNION 
45.1  The Parties to this Contract confirm that the occurrence or non-occurrence 
of an event associated with economic and monetary union in the European 
Union  will  not  have  the  effect  of  altering  any  term  of,  or  discharging  or 
excusing  performance  under  this  Contract  or  any  transaction,  or  give  a 
Party  the  right  unilaterally  to  alter  or  terminate  this  Contract  or  any 
transaction. 
46 
 

45.2  The words “an event associated with economic and monetary union in the 
European Union” shal  include without limitation each and any combination 
of the following: 
45.2.1  the  introduction  of,  changeover  to  or  operation  of  a  single  or  unified 
European  currency  (whether  known  as  the  Euro  or  otherwise)  in  the 
United Kingdom; 
45.2.2  the fixing of conversion rates between an European Union (EU) member 
state’s  currency  and  the  new  currency  or  between  the  currencies  of 
member states; 
45.2.3  the substitution of that new currency for the Euro as the unit of account 
of the EU; 
45.2.4  the  introduction  of  that  new  currency  as  lawful  currency  in  a  member 
state; 
45.2.5  the  withdrawal  from  legal  tender  of  any  currency  which,  before  the 
introduction  of  the  new  currency,  was  lawful  currency  in  one  of  the 
member states;  
45.2.6  the disappearance or replacement of a relevant rate option or other price 
source for the Euro or the national currency of any member state, or the 
failure of the agreed sponsor (or successor sponsor) to publish or display 
a relevant rate, index, price, page or screen; or 
45.2.7  the withdrawal of any member state from a single or unified European 
currency. 
46. 
CONTRACTS (RIGHTS OF THIRD PARTIES) ACT 1999 
The Parties agree that this Contract shall not be enforceable by any third 
party pursuant to the Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 and any 
rights contained therein are excluded. 
47. 
LAW AND JURISDICTION 
 
This Contract shall be governed by the laws of England and Wales and the 
exclusive jurisdiction of the courts of England and Wales. 
47 
 

IN WITNESS whereof the Parties have executed this Contract as a deed and delivered it 
on the date first written. 
 
 
EXECUTED AND DELIVERED 
as a deed on behalf of  
THE MAYOR AND BURGESSES OF THE ROYAL   
BOROUGH OF KENSINGTON AND CHELSEA
 
 
by affixing its Common Seal in the presence of: 
 
……………………………………… 
Sign 
 
……………………………………… 
Name 
 
……………………………………… 
Position 
 
 
 
Executed by [PROVIDER]  
acting by  
 
Name of Director 
 
 
Signature of Director  
 
 
 
in the presence of:  
 
Signature of Witness 
 
 
Name of Witness 
 
 
Address of Witness 
 
 
Occupation of Witness 
 
 
 
 
 
48 
 

SCHEDULE 1 
SCHEDULE OF VARIABLES 
Clause reference 
Variable 
 
Recital A 
Date of issue of ITT: 
16 October 2015 
Date of Tender: 
[DATE] 
3.1 
Council’s Representative 

Name:  
Parking Services 
The Town Hall 
Address:  
King Street 
 
Hammersmith 
 
London 
W6  9JU 
 
 
Tel:  

 
Email:  

3.2 
Contract Manager 
[PROVIDER’S 
DETAILS] 
Name:  
Address: 
 
Tel:  
Fax:  
Email: 
4. 
Commencement Date 
04.07.2016 
Initial Contract Term: 
4 years 
Fixed extension periods:   
3+3+2 years 
Notice required to extend for fixed 
 3 months 
extension period: 
5. 
Transition Period: 
To be agreed 
6.3 
Bodies or agencies whose 
This includes but 
requirements must be complied 
not limited to the 
with: 
DVLA, London 
Tribunals, TfL, BPA 
and central 
Government. 
49 
 

Clause reference 
Variable 
 
7.2 
Base Payment (i.e. percentage of 
 
Contract Sum) to be paid to Service  1/12th 
Provider: 
7.4 
Share of savings to be paid to 
25% of direct 
Service Provider (excluding service 
savings made 
changes resulting from Council 
without effect on the 
requirements and or legislative 
contractor’s 
change): 
quantum MPP. 
8.1 
Payment Period: 
Monthly 
8.8 
Rate of interest for late payment of 
8% above Bank of 
Remuneration: 
England base rate 
10.1 
Address of Council Premises to be 
Subject to 
licensed to Service Provider: 
agreement the 
Council will provide 
the premises 
referred to in 
Schedule 18. 
11.3 
Price for purchase of Equipment 
Lower of written 
and Materials on expiry: 
down or market 
value. 
12.2 
Purpose of use of Service Provider 
To be agreed 
Software:  
13.1 
Application of TUPE  
Yes 
14.1 
Date for civil enforcement officers to  To be agreed 
achieve VRQ (level 2) or NVQ (level 
2): 
23.2.3 
Liability cap (to be inserted by 
 
contractor – See 23.2.3): 

25.3 
Council’s nominated officer for 
Bi-borough Director 
dispute resolution: 
Transportation & 
Highways 
Schedule 5 
Value of changes below which can 
£500k 
be authorised by Council’s 
Representative: 
 
*  Delete as appropriate.   
 
 
50 
 

SCHEDULE 2 - SPECIFICATION 
 
1.  GENERAL INTRODUCTION 
The  Royal  Borough  of  Kensington  and  Chelsea  is  a  central  London  Borough  where 
parking  and  its  enforcement  is  one  of  the  major  and  high  profile  issues  affecting  all 
residents of the Borough and the significant numbers of visitors to the Borough each year. 
While the Borough contains some pockets of relative deprivation, it is predominantly an 
affluent area that has high property prices and a generally highly educated population.   

The Royal Borough takes great pride in the quality of its natural and built environment with 
the consequence that this should be protected and enhanced for the benefit of the wider 
community. The whole of the Borough excluding private roads, the Parks and red routes 
is included within a single Control Parking Zone. 

The  Council  seek  to  provide  the  best  possible  parking  enforcement  services  at  a  price 
that  is  affordable,  consistent  with  the  highest  quality  and  practices,  and  best  value  for 
money. 

We do not intend to be prescriptive in this process and wish to enter  a Contract for the 
services based on a spirit of partnership, collaboration and flexible deployment where we 
work with the supplier to ensure the best possible service is provided. 

The Council is conscious of the risk that reputational damage may bring and in instances 
where this occurs will consider invoking the Escalation process 

In addition the  Council is acutely aware of the risk that reputational damage may bring 
and in instances where this occurs, not only the escalation process but potentially dispute 
resolution may be invoked.  

We want to work with our supplier to identify possible areas of savings throughout the life 
of  the  contract.  To  that  end  any  savings  generated  would  be  deemed  separate  to  the 
quantum profit margin that would be maintained, and will be shared between the Boroughs 
and the Supplier(s) . 

The term will be for a maximum of 12 years with break/review clauses in years four, seven, 
ten and twelve. 

The Council sees the on-street service and the removal and relocation service as separate 
entities and as such expects the successful supplier to be responsible for the provision of 
all  staff;  not  withstanding  any  requirements  and  obligations  under  TUPE;  equipment, 
consumables, and stationery required to provide the service. 

The specifications for the services are not exhaustive as there may be future aspirations 
that the Council may wish to pursue that are not currently detailed. For example, RBKC 
is currently testing a pay-by-phone parking system in two areas of the borough. Whilst no 
decision  has  been  made,  pay-by-phone  could  be  rolled  out  across  the  borough  in  the 
2016-17.  Tenderers  are  being  advised  as  they  may  wish  to  refer  to  their  skills  and 
experience in respect of undertaking parking enforcement responsibilities where pay-by-
phone systems are already in use. 

 
 
 
51 
 

 
LOT 1 ON STREET ENFORCEMENT SERVICES SPECIFICATION  
1. GENERAL SERVICE 
This specification outlines the desired provision of an on street enforcement service for the 
Royal Borough of Kensington and Chelsea (RBKC). 

1.3 
General 
 
Parking and its enforcement is one of the major and high profile issues affecting all 
residents of RBKC and the significant numbers of visitors to the borough each year. 
 
RBKC is an affluent area and, although containing some pockets of relative deprivation, the 
borough has high property prices and a generally highly educated population.  RBKC takes 
great pride in the quality of its natural and built environment with the consequence that this 
should be protected and enhanced for the benefit of the wider community.  The whole of the 
borough excluding housing estates, private roads, parks and red routes is included within a 
single Control Parking Zone. 
 
In this contract the Council seeks to provide the best possible parking enforcement services 
at a price that is affordable, consistent with the highest quality, and best value for money. 
 
In  April  2014,  the  Royal  Borough  of  Kensington  and  Chelsea’s  Parking  Service  and  the 
London  Borough  of  Hammersmith  &  Fulham  Council’s  Parking  Service  commenced  their 
shared service status. One ambition of the new Bi-borough Parking Service is to become the 
“Best in Class”. We aspire to be the leading parking service in the United Kingdon in terms of 
service delivery and value for money. To achieve this ambition, we will require the support 
and co-operation of our Contractors. Tenderers are invited to include any proposals they may 
have, which could add value to our work in this area.  
 
1.4 
Innovation 
 
A great deal has been learned by the Council since the introduction of de-criminalised (now 
civil) parking enforcement and the Council intends to ensure that this experience is 
focussed on providing the highest quality of parking service.  This Contract aims to address 
issues raised by Council Members, members of the public and local businesses, both actual 
and perceived, whilst enabling the Service Provider to operate in an innovative way within 
parameters set by the Council and agreed with the Service Provider.  
 
An example of this is the high profile enforcement presence expected on the main arterial 
routes and shopping streets with greater flexibility given to the Service Provider on the 
residential roads thus focusing enforcement in areas where the Traffic Management and 
road safety benefits will be maximised.  
 
Over the years since the inception of decriminalised (now civil) parking, car ownership in 
general has increased outstripping the available number of on-street controlled parking 
52 
 

spaces thus creating significant stress on the stock of parking spaces for both residents as 
well as visitors.  There is a clear perception that the levels of parking contravention have 
increased in the borough over this period.  The Council will therefore seek to ensure that 
contravention levels are properly measured and then used to focus the level of enforcement 
activities. 
 
The introduction of differential penalty charges in July 2007, and the Traffic Management 
Act and associated regulations and guidance (31st March 2008) has resulted in changes to 
the way in which enforcement is carried out, and variations to Council policies have been 
made, which are now reflected in this revised specification.  
The Council intends this contract to operate within the spirit of the Traffic Management Act 
2004, and this will include the application of proportionality, accountability and openness. 
The Council has been operating decriminalised (now civil) parking enforcement since 1994, 
following the introduction of the Road Traffic Act 1991 throughout London. The entire 
borough was originally designated as a Special Parking Area and is now a Civil 
Enforcement Area under the Traffic Management Act 2004.   
 
Through the length of the Contract the Council will work with the Service Provider to offer 
continued improvements to the service to ensure quality of service delivery and expects the 
Service Provider to be pro-active in identifying and recommending any such changes and 
improvements. 
 
The Council’s policies and procedures when issuing PCNs will be set out in Schedule 7 of 
this contract which also contains other information regarding parking in the Borough. These 
documents are intended to supplement the information given in this specification and will 
contain further information regarding the issuing of PCNs, collection of evidence (e.g. 
photographs), and parking arrangements in the borough.  
 
The Service Provider is expected to have in place a Business Continuity and Disaster 
Recovery plan, and this must be maintained throughout the life of the contract. The plan 
shal  be made available to the Council’s representative upon request. The plan shall be 
regularly reviewed, at least annually.  
 
1.5 
Public scrutiny 
 
There is not yet a consensus that all infringements of parking regulations are indefensible, 
especially in a Borough with so few parking spaces.  The natural consequences are that the 
subject is one of continued media interest, and the Council receives a significant volume of 
comments and complaints about parking enforcement. However, the Council is adamant 
that its parking enforcement activities are conducted in such a manner that they can stand 
up to public scrutiny and that these activities are explained in an open and honest way.  
 
The Service Provider must therefore recognise that the Council will not allow its reputation 
or its status to be impugned by the actions of a Service Provider. The relationship between 
the Council and the Service Provider is expected to be an open and honest one and it is 
53 
 

acknowledged that problems may arise. Where this is the case, both parties will work 
together to resolve them and to improve the service offered.  The Service Provider must 
recognise the need to ensure that good management of parking and enforcement 
operations becomes a more and more important aspect of the delivered service. 
 
The Council is aware that Civil Enforcement Officers (CEOs) act as the Council’s 
representatives on-street and that they provide much of the public interaction between the 
Council and the motorist.  The Council is keen to promote an atmosphere where CEOs see 
themselves as part of the Council’s service to the public.  CEOs must therefore regard 
themselves as ambassadors of the Council and must act accordingly.  This is seen as a key 
element to the success of this contract and the Service Provider must recognise the 
importance of this aspect of the CEO’s role and ensure all staff are regularly briefed on the 
significance of their role and this requirement.  
 
The Council is fully dedicated to partnership working and is committed to working with a 
Service Provider who shares high standards and wishes to ensure, through working with the 
Council, continued service excellence. To this end, the Council expects the Service Provider 
to align his enforcement objectives with those of the Authority. 
4.Future aspirations 
 
Council Members and the public also expect all of the Service Provider’s employees 
associated with parking enforcement to be competent over a broader range of tasks. The 
Council expects the CEOs to play a limited Civic Ambassador role; this will lead to a greater 
emphasis on the broader role of the CEO and on the calibre and career development of the 
employee. 
 
The Council recognises that the role enforcement plays in ensuring on street compliance 
with the parking regulations may well change over the duration of the contract term.  This 
change is expected to manifest itself in terms of both the technology employed, as well as in 
the roles performed by both Council and Service Provider’s employees.  The Council 
intends to embrace the changes necessary to provide innovation and continuous service 
improvement. The Service Provider must be prepared to work closely with the Council on 
implementing the resulting changes and any Contract variations that will result. In this event 
the Partnership Charter (Schedule 17) and Change Control procedures referred to in this 
Specification will be used to implement changes where necessary. 
 
5. 
Locations of Work / Patrols. 
 
On-street parking control covers the whole Public Highway network within RBKC.  There are 
no sub-controlled parking zones and Resident Parking Permits are valid in any Resident 
Parking Space within the Borough boundaries.  
 
This Contract is for the enforcement of on-street parking, Council housing estate parking 
and designated off-street facilities.  It does not include the Council’s own off-street facility at 
its Hornton Street site or the Borough’s cemetery that is located in Hanwell, W5.  The 
Service Provider may occasionally be required to assist in the removal / re-siting or 
clamping of vehicles within the Council facilities referred to above but this will be by special 
54 
 

arrangement.  For details of the documentation provided the Service Provider should refer 
to Schedule 7 of this Contract  
 
There could be at any one time a number of sensitive areas where the Service Provider may 
be instructed by the Council’s Representative to relax or intensify the normal requirements 
for compliance with certain regulations. The Service Provider, working in conjunction with 
the Council, will implement any such instructions. The Council will provide a list of these 
areas to the Service Provider and will also make this data available on the PCN system for 
transferring to the Hand Held Computer (HHC) to provide information to CEOs on street 
 
There are a number of suspended roads where the Service Provider may be instructed by 
the Council’s representative to relax the normal requirements for strict compliance with 
certain regulations. The Service Provider, working in conjunction with the Council, will 
implement any such instructions.  The Council will provide a list of these roads to the 
Service Provider and will also make this data available on the PCN System for transferring 
to the HHCs to provide information to CEOs on street. 
 
The Council may also introduce new Resident Parking bays over the contract period, and 
amend arrangements for motorcycle parking, as well as introducing new permit free 
developments. The Council’s Representative will ensure that the Service Provider is advised 
of any changes to the parking arrangements in the Borough and how enforcement of 
new/amended restrictions will be affected. The Service Provider will be expected to liaise 
with the Council’s Representative in varying his enforcement plan as necessary.  
 
The  Council  wishes  to  adopt  a  more  flexible  approach  to  on-street  enforcement  that  will 
provide a more efficient service and allow enforcement to respond to any changes, whether 
planned or unexpected. As such there will be no requirement to visit specific streets a certain 
number of times per day. Instead we anticipate the service provider to deliver a service that 
adopts the most flexible use of contracted deployed hours and is able to demonstrate that this 
is adaptable to reflect any changes in the nature of the service. 
In  2014/15  we  deployed  approximately  169,400  on-street  hours  on-street  in  RBKC  (which 
excludes  TMO  estates).  This  Contract  incorporates  the  TMO  parking  enforcement 
requirement on the housing estates across the Borough. For the purpose of clarity, Tenderers 
will  be  asked  to  submit  prices  based  on  the  needs  of  both  RBKC’s  on-street  enforcement 
needs and the TMO’s parking enforcement needs. 
In respect of RBKC’s on-street enforcement service needs, we envisage deployed hours will 
initially  remain  as  per  the  current  service;  approximately  169,400  hours  per  annum;  but 
Tenderers will be asked to suggest a more flexible approach in respect of how CEOs patrol 
and provide the required deployed hours whilst maintaining full effectiveness of the service
In  respect  of  the  TMO’s  needs,  we  require  tenders  to  base  their  deployed  hours  for  this 
element of the service around making one visit per day by a CEO to each estate referred to 
in Schedule 17, Monday to Saturday inclusive.  
This Contract marks a major change for RBKC’s on-street services. Previously, we employed 
a prescriptive street visit regime where the service provider was required to visit each street 
in the Royal Borough on a pre-agreed number of occasions, ranging from continuous patrols 
on main roads to one visit per day in cul-de-sacs and mews. We are now seeking a Service 
Provider who can provide a more flexible, dynamic street visit regime that is based on their 
55 
 

expertise, staff feedback and relevant data from our PCN IT system. Underpinning all of this 
is  the  need  to  maintain  a  high-profile  on-street  presence  to  ensure  our  elected  members, 
residents, businesses and visitors benefit from an effective enforcement regime and feel re-
assured in that respect.  
We  have  also  recently  assumed  responsibility  for  off-street  parking  enforcement  on  the 
housing estates across the Royal Borough and all of the above applies.  
The Council is concerned that in abolishing the requirement for a prescribed number of visits 
to certain streets, there may be an element of reduced visibility that may result in an increased 
number  of  complaints  to  the  Council.    It  therefore  anticipates  that  the  service  provider  will 
adopt methods to ensure that it is able to maximise the amount of street visits where possible 
within any deployment plan. 
In addition, the current service is focused mainly on CEO foot patrols who account for 73% of 
total deployment on-street. CEOs on mopeds account for another 15% with CEOs on bicycles 
making up the final 12%. However the Council’s future aspirations may require a movement 
away  from  this  approach  and  recognises  the  role  enforcement  plays  in  ensuring  on  street 
compliance may change over the contract term. This change is expected to manifest itself in 
terms of both the technology employed, as well as in the roles performed by both Council and 
Service  Provider’s  employees.  The  Council  intends  to  embrace  the  changes  necessary  to 
provide innovation and continuous service improvement. 
 
Method Statement 1.1 (Deployed hours proposal
Tenderers are asked to price for (i) 175,000 deployed hours per annum in Schedule 11. This 
will be evaluated as part of the cost evaluation. 

For the purpose of identifying potential future efficiencies, tenderers are also asked to provide 
supplementary prices for (ii)165,000 and (ii) 155,000 on-street hours.  

Tenderers should include their reasoning and methodology for scenarios (ii) and (iii), including 
impact  on  on-street  enforecement.  The  purpose  of  this  is  to  ascertain  alternative  service 
delivery options and the associated cost/benefits. This will be evaluated as part of the quality 
evaluation. 

 
Method statement 1.2 (Flexible / dynamic deployment of resources) 
Tenderers  are  asked  to  clarify  how  they  will  provide  the  flexible  on-street  enforcement 
approach  that  we  are  seeking.  Responses  should  include  but  not  be  limited  to  making 
maximum  use  of  deployed  hours,  staff,  resources  and  ways  of  working  that  will  assist  in 
providing the service and achieving our aim. 

 
Method Statement 1.3 (Maintaining visibility on-street) 
Tenderers  are  asked to clarify  how they will  strive to  ensure  CEOs  can  visit  the  maximum 
number  of  streets  within  their  deployment  plan  in  order  to  reduce  the  potential  risk  of 
complaints  from  Members  and  residents  concerning  on-street  visibility,  especially  on  main 
roads and in high-profile areas. Information should include but not be limited to the use of 
other tools such as bicycles, planned beat patterns etc. 

 
56 
 

Method Statement 1.4 (Changing the service to meet demand and IT developments) 
Tenderers are asked to describe how they envisage proactively managing potential changes 
in  the  nature  of  the  service  and  using  intelligence  led  deployment  to  ensure  a  flexible 
approach to the service is maintained. 

 
2. LOCATIONS OF WORK 
Parking control covers the whole Public Highway network within the Royal Borough. There is 
a single zone and there are no sub-controlled parking zones. Resident Parking Permits are 
valid in any Resident Parking Space within the borough boundaries.  
This Contract is for the enforcement of on-street parking and designated off-street facilities 
such  as  the  Holland  Park  Car  Park  and  Kensington  and  Chelsea  Tenant  Management 
Organisation (KCTMO) car parks. 
Tenderers should note that KCTMO housing estate permit holders can only park their vehicle 
on the estate in which they live with the exception of a low number of dedicated bays that are 
located on-street.  
There could be at any one time a number of sensitive areas where the Service Provider may 
be instructed by the Council’s Representative to relax or intensify the normal requirements 
for compliance with certain regulations. The Service Provider, working in conjunction with 
the Council, will implement any such instructions. The Council will provide a list of these 
areas to the Service Provider and will also make this data available on the PCN system for 
transferring to the HHCs to provide information to CEOs on street. 
The Service Provider shall not enforce against any vehicle parked on private land where the 
Council has no powers to enforce. However, there are areas which could appear to be private 
land  (some  shop forecourts for  example)  where  the  Council  is  permitted  to  enforce  as  the 
public has a right of way over the land. The Service Provider should ensure that he and his 
staff are familiar with the areas in the Borough that could be deemed as private land but under 
legislation  is  deemed  as  public  highway,  in  which  case  enforcement  can  take  place.  The 
Council's Representative will issue further instructions regarding such locations. 
 
Details of the environs, locations, current observation periods and relevant traffic orders may 
be found here and in Schedule 7 
Method Statement 2.1 (Deployment Plan) 
Tenderers  are  asked  to  demonstrate/provide  their  deployment  plan  proposal  for  the  initial 
phase of the contract, and clarify how deployment will be proactively monitored to ensure the 
best possible service is being delivered, the review process with Council Officers, and how it 
will be updated throughout the life of the contract.  

3. CORE SERVICE HOURS 
The controlled hours in the majority of the Borough are 08:30 hours until 18:30 hours (Monday 
to Saturday inc.) and restrictions also apply in certain locations on Sundays.  
57 
 

Restrictions are limited on Bank Holidays (treated like a Sunday) and variations to these core 
hours are in place in specific areas of the Borough and in specific types of parking spaces. 
Schedule 7 provides details of the types and scope of the restricted hours including locations. 
The Council regularly reviews the type and numbers of spaces available within the Borough 
to  optimise  the  types  and  numbers  of  each  within  the  constraints  of  the  overall  space 
available.  
This has resulted in Resident  Parking spaces alone being controlled  and enforced beyond 
the  normal  working  day  and  late  into  the  evening  period.  Resident  parking  demand  is 
exceptionally  high  with  some  36,000  Resident  Permit  holders  and  only  28000  Resident 
Parking spaces to cater for them.  
In order to minimise the problems encountered by Resident Permit holders they are permitted 
to park within Pay & Display spaces free of charge for the first hour and last hour of the period 
of control. That is to say before 09:30 hours and after 17:30 hours.  The Council currently has 
751 Pay and Display machines on street all of which are monitored online by the Council’s 
Contracts team. 
Enforcement  will  be  undertaken  where  resident  parking  places  are  permanently  extended 
until 22:00 hrs, Monday to Friday.  
The  Council  may  also  introduce  new  Resident  Parking  bays  over  the  contract  period,  and 
amend  arrangements  for  motorcycle  parking,  as  well  as  introducing  new  permit  free 
developments. The Council’s Representative will ensure that the Service Provider is advised 
of  any  changes  to  the  parking  arrangements  in  the  Borough  and  how  enforcement  of 
new/amended restrictions will be affected. The Service Provider will be expected to liaise with 
the Council’s Representative in varying his enforcement plan as necessary.  
 
In  anticipation  of  the  increased  activity  due  to  Christmas  shopping, the  controlled  hours  in 
residents’ parking bays in the Knightsbridge area are temporarily extended in December to 
include Sundays and the Service Provider will be required to enforce. Prior to December each 
year the Council’s Representative wil  issue to the Service Provider a list displaying the names 
of the roads and streets where the additional enforcement powers will apply. 
For clarity, enforcement of the other permitted parking places in these locations will not be 
undertaken.  
 
The  Service  Provider  will  ensure  appropriate  levels  of  staff  are  available  and  deployed  to 
ensure the resident bays in the areas referred to are patrolled effectively.  
 
Method Statement 3.1 (Extended hours of Control in resident bays) 
Tenderers are asked to describe how they will manage the extended hours patrol requirement 
within  their  proposed  number  of  deployment  hours.  Reference  to  any  reporting/monitoring 
tools should be included where appropriate in the response.  

 
Method Statement 3.2 (Reasonable working hours for enforcement staff) 
Tenders are asked to explain how they will either avoid or keep to an absolute minimum the 
use of overtime to meet the deployed hours expectation. Your plans should include but not 

58 
 

be limited to ensuring staff welfare (no excessive number of hours in one day), the balance 
of full time against part time staff and ensuring you only use staff who are dedicated (solely 
employed) to this Contract.  

 
4.  PATROL  REQUIREMENTS  –  Rapid  Response  Service  /  Problematic  Traffic 
Management sites 

The Council expects that appropriate enforcement measures will be in place, and applied in 
conjunction with Council policy, to ensure compliance with parking regulations. There may be 
instances where the Council will ask for a restrained or delicate approach in specific areas. 
Equal y there may be instances where the Council requires a “rapid response” ability from the 
Service Provider. 
 
Method Statement 4.1 (Intuitive approach to dealing with problematic sites) 
Tenderers are asked to clarify the means by which a “rapid response” will be provided. This 
should include the types and number of vehicles, numbers of staff available for this role and 
how they envisage managing this business need and possible seasonal fluctuations. 

Examples of potentially difficult locations in the Royal Borough include but are not limited to 
the  streets  surrounding  the  Harrods  department  store,  Portobello  Market  area,  particular 
schools, places of worship and embassy buildings.  

 
On-street reporting 
The  Council  expects  the  Service  Provider  and  its  staff  to  provide  a  support  service  in 
identifying any issues on-street. Examples include but are not limited to reporting defective: 
suspension  signs,  traffic  signs,  pay-and-display  machines  and  road  markings,  abandoned 
vehicles and damaged kerbs. This must be done in conjunction with but not be detrimental to 
their primary enforcement role.  
It is also the responsibility of all CEOs to identify and report to the Council all instances of 
suspected residents permit or disabled badge fraud. Such reports will enable the Council to 
tackle and reduce parking fraud in the Royal Borough. 
 
Method Statement 4.2 (Reporting defective equipment / on-street problems) 
Tenderers  are  asked  how  they  will  ensure  a  balance  is  maintained  between  the  primary 
service requirement and the need to ensure effective reporting of defective street furniture. 
As  part  of  the  response,  details  on  reporting  mechanisms  should  be  included,  avoiding 
duplication where possible, as well as any additional training provided to staff. 

 
Method Statement 4.3 (Fraud reporting) 
Tenderers are asked to explain how they will ensure CEOs are familiar with valid and invalid 
types of residents’ permits, doctors’ permits, disabled badges and any other concessionary 
permit types that may be used on-street. This should also include reporting mechanisms and 
measures to ensure that knowledge of such permit types remains current. 

 
59 
 

Inclement Weather 
Irrespective of weather conditions, the Service Provider will make every effort to ensure that 
the patrol frequencies are met. Inclement weather events which prevent enforcement must 
be recorded by the Service Provider at the start and finish time of such event and reported to 
the Council’s Representative. If the weather conditions have a significant effect on the patrol 
frequency on any one day, this must be reported to the Council’s Representative as soon as 
it becomes apparent that such an effect will occur. Health & Safety of the enforcement staff 
should not be compromised. 
 
Such  conditions  which  are  liable  to  affect  enforcement  are  envisaged  to  be  snow  and  ice 
which  prevent  the  detection  of  road  markings  and  traffic  signs  on  a  significant  number  of 
roads, flooding, or high winds which form a personal hazard in terms of flying debris. 
 
The Council’s Representative may make alternative arrangements for enforcement or give 
permission for enforcement to cease temporarily. In this event, the payment to the Service 
Provider  will  not  be  affected.    An  appropriate  adjustment  to  the  target  frequencies  and 
deployments will be made to the KPIs. The Service Provider shall resume normal patrols as 
soon as possible and inform the Council’s Representative that enforcement has resumed. 
 
Method Statement 4.4 (Dealing with adverse weather conditions) 
Tenderers are asked to explain how they will maintain a good service in light of  inclement 
weather  conditions.  This  should  include  maintaining  appropriate  levels  of  enforcement  on-
street whilst ensuring that the safety of their employees remains paramount. 

5. OPERATIONAL BASES 
It is envisaged that the Council will provide the necessary operational bases required for the 
service. Currently we anticipate providing three locations within the Borough and will 
endeavour to ensure that they are located to support efficient enforcement. The northern 
base is located at Unit 1, 1 Bard Road, W10 6TP.  The central base is located at 37  
Pembroke Road, W8 6LZ. The southern base is located at 2nd Floor 333 Fulham Road, 
SW10 9QL.. The Council expects these bases to remain available for use in the short to 
medium term. 
IT  links  to  the  Council’s  network  and  third  party  parking  enforcement  software  (currently 
Xerox/Si Dem) will be provided by the Borough in all bases. This will allow connectivity to the 
Council and its parking system. 
The Council expects the successful supplier to be responsible for the provision of all other 
equipment, consumables and stationery required to provide the service. This will include but 
not be limited to radio communications to CEOs, handheld computers for use on-street, PCN 
supplies, pocket books, cameras for use on-street which can cope with instances of poor light, 
a network infrastructure to the Service Provider’s head office (if required) via its own network 
links where required to its central IT system.  
60 
 

It  will  be  the  Service  Provider’s  responsibility  to  fit  out  the  premises  as  required  with 
appropriate  furniture,  consumables  etc.  This  should  all  be  done  in  compliance  with  the 
appropriate Health and Safety standards. 
 Except with the Council’s Representative’s written approval, no part of the accommodation 
provided  under  this  Contract  shall  be  used  for  any  purpose  other  than  dealing  with  the 
Council's parking operations. 
 
IT and radio communications are detailed in a separate section of this specification. 
 
Method Statement 5.1 (Fitting out plans) 
Tenderers are asked to provide a copy of their proposed base “fitting out” plan. This should 
include but not be limited to relevant timelines and dependencies. 

 
Method Statement 5.2 (Base location alternatives) 
Tenderers  are  asked  to  provide  any  alternative  proposals  to  the  bases,  explaining  any 
reasoning behind the different locations. Separate “fitting out” plans for these locations should 
be included.  

6. VEHICLES 
The Council envisages the Service Provider will be responsible for all vehicles necessary for 
the  effective  and  efficient  supply  of  the  service.  Appropriate  arrangements  will  need  to  be 
made for the provision of service in the event of a vehicle break-down. Responsibility for repair 
and maintenance of vehicle will rest with the Service Provider. 
The  Service  Provider  shall  ensure  that  driver's  daily  checks,  as  required  by  the  vehicle 
manufacturer's manual, are duly undertaken and that all other routine maintenance checks 
are complete. 
An up to date maintenance and service history log is to be kept for all vehicles and should be 
produced for the Council's inspection when required. 
All vehicles are to be kept in a clean condition and washed at least weekly. Vehicles must be 
refuelled prior to the start of the shift in which they are to be used. No maintenance must be 
performed during rostered shift hours. 
 
The Contractor will operate Euro VI standard diesel recovery trucks in order to comply with 
local emission standards and TfL emission standards.  
 
The Councils is aiming towards having zero emissions vehicle fleets in service. This can be 
achieve either through zero emission vehicles or carbon off-setting schemes. 
 
The Contractor should either have or be working towards the Fleet Operators Recognition 
Scheme (FORS) Accrediation, or equivalent. 
61 
 

Vehicles engaged directly in enforcement activities are to carry identification signs of sufficient 
size  to  identity  them  as  enforcement  vehicles.  This  should  include  the  Service  Provider’s 
name and company logo. The identification signs must be fixed permanently and displayed 
on vehicles dedicated to the Contract but must be readily detachable and only issued on a 
daily  basis  for  other  vehicles.    Two-wheeled  transport  may  be  exempt  from  carrying  such 
identification,  at  the  Council’s  discretion.  Al   vehicle  identification  livery  must  meet  the 
requirements of the Council’s Communication Strategy as revised from time to timer – see 
Schedule 17. 
 
Details of vehicle livery must be approved by the Council. Vehicles employed on the Contract 
may  not  carry  advertisements  of  any  form,  other  than  to  identify  the  Service  Provider  or 
operator, unless the Council’s approval has been sought and has been given in writing.  
 
The Council is also committed to addressing climate change and reducing emissionsIn 2008 
the Council adopted a Climate Change Strategy and set a target to reduce carbon emissions 
by 40 per cent by 2020. The scope of this work extends to the Council’s key assets, main 
contractors and schools. As such, irrespective of the above requirements, all vehicles must 
be  as  environmentally  benign  as  possible,  operating  within  anti-pollution  regulations  at  all 
times.  Any vehicle failing, or appearing to fail, emission regulations must be withdrawn from 
use immediately until it can be inspected and repaired or replaced as necessary. The Service 
Provider will be expected to assist the Council in its requirement to report on vehicle emissions 
and should ensure that this information is available.  
 
Method Statement 6.1 (all necessary vehicles) 
Tenderers are asked to provide details of the vehicles that they consider necessary for the 
provision of the service. This should include a breakdown of all vehicles  whether car, van, 
motor cycle, bicycle etc. 

Method Statement 6.2 (vehicle maintenance)  
Tenderers are asked to clarify how provision of this service will be maintained in instances of 
vehicle  breakdown  or  planned  repairs/maintenance.    As  part  of  the  response  Tenderers 
should also clarify how they will manage vehicle provision in instances where there may be 
higher demands on this type of service.  

Method statement 6.3 (Parking arrangements – Service Provider’s vehicles) 
Tenderers are asked to state how they will manage the parking arrangements for all vehicles 
used on this Contract.   

Method Statement 6.4 (Emissions) 
Tenders  are  asked  to  outline  how  they  intend  to  comply  with  the  Council’s  stated  aims  of 
reducing carbon emissions during the term of the contract. 

7. STAFFING AND PERSONNEL 
The Council expects the Service provider to provide all necessary staff to ensure an effective 
and efficient service. This provision should encompass all areas of the contract and include 
62 
 

roles such as contract management, reporting, supervision, HR etc. The Council believes that 
the retention of staff dedicated solely to this Contract will be highly beneficial.  
The  Service  Provider  will  be  expected  to  be  conversant  with  the  provisions  of  the  Traffic 
Management Act 2004  as it relates to the enforcement operation in the Borough, and with 
other  relevant  statutes  and  codes  of  practice  that  apply  to  the  enforcement  operation, 
including but not confined to, Statutory Guidance, Operational Guidance, the Council’s own 
Traffic Management Orders and instructions and guidance from London Councils. 
 
The Service Provider shall employ sufficient resources and suitably qualified employees to 
perform all of the duties and requirements of this Contract.  The Council acknowledges that 
the quality of the people employed by the Service Provider will be a major influence on the 
service provided and tact, restraint, appearance and diplomacy will be regarded as important 
as  numeracy,  literacy  and  proper  training.    The  Service  Provider  shall  take  up  full  written 
references on all employees to be appointed, ensure the validity of the references and retain 
them for inspection by the Council’s Representative upon request.   
 
The Council places a high level of importance on the ability of the Service Provider to retain 
good quality employees at all levels of the operation.  A high level of employee turnover will 
adversely  affect the  efficient  operation  of the  Contract.   The  Council  therefore  expects the 
Service  Provider  to  ensure  that  employees  retained  after  their  probationary  period  are  not 
moved  to  other  Contracts  held  by  the  Service  Provider  to  the  detriment  of  this  Contract.  
Equally, the Service Provider shall not employ upon this Contract any person who has recently 
been employed by them on another Contract unless they receive prior permission to do so 
from the Council’s Representative. Personnel transferred to this Contract must also have the 
Disclosure and Barring Service, immigration and any other relevant checks, and evidence of 
these must be provided to the Council’s Representative in advance of their starting work in 
the Borough. 
 
All employees shall be monitored closely by the Service Provider, especially during the first 
three  months  of  employment,  which  shall  commence  when  they  begin  to  undertake  their 
normal duties after training.  This will include supervision arrangements which are to include 
arrangements for monitoring the performance of CEOs (including on-street supervision) and 
all other staff involved in the contract.  Towards the end of this period the Service Provider 
shal  produce a “Probationary” report on the employees’ performance and conduct, using any 
measures  that  the  Service  Provider  and  the  Council’s  Representative  shal   agree  to  be 
appropriate.  The report shall be retained by the Service Provider and be presented to the 
Council’s Representative when requested. 
 
The Council also places great emphasis on the role of the Contract Manager and sees it as 
pivotal in creating and supporting a collaborative relationship between Council and Service 
Provider while ensuring an efficient and effective service.  
Method Statement 7.1 (Staff numbers and roles) 
63 
 

Tenderers are asked to provide a breakdown of the numbers of staff that will be involved in 
the provision of this service.  

The response should indicate whether their role is solely dedicated to the provision of this 
service or if it is shared, should also include a brief definition of the duties involved for every 
role,  as  well  as  contingency  plans.  These  roles  may  include  but  not  be  limited  to  contract 
management,  reporting  staff,  senior  and  supervisory  staff,  civil  enforcement  officers  and 
administrative staff.  

Method Statement 7.2 (Maintaining a dedicated staff) 
Tenderers are asked to set out how they will maintain a dedicated staff on this Contract. If the 
Tenderer has a company-wide staff pool, please describe the circumstances under which that 
resource will be utilised. 

Method Statement 7.3 (Staff retention) 
Tenderers  are  asked to clarify  how they manage  the  issue  of  staff retention  generally  and 
their plans for this service. 

Method statement 7.4 (High quality Contract Manager and supervisory staff) 
Tenderers are requested to explain how they will ensure the roles of Contract Manager and 
supervisory staff attract the highest possible quality of applicants. They should also clarify the 
measures they will adopt to ensure the roles are performed to the highest standard, including 
staff retention plans and how the supervision of front-line staff will be undertaken to ensure 
all on-street activities are being closely monitored and controlled. 

 
8. CEO TRAINING/QUALITY 
The Council considers the quality of civil enforcement officers as a major contributor to the 
quality of the enforcement operation. 
To  support  the  service  we  believe  that  initial  and  ongoing  training  in  conjunction  with  a 
motivated workforce is crucial.  We believe that it may help in supporting staff retention. 
The  Service  Provider  shall  ensure  that  all  employees  are  suitably  trained  and  qualified  to 
undertake the duties required of them.  It should be noted that the training provided for all 
individuals employed on the contract must include a module that specifically deals with the 
Council’s aspirations, culture and policies with respect to parking enforcement.   
The Council expects high standards of customer care from all the Service Provider’s staff. 
Particular  attention  should  be  paid  to  this  when  the  Service  Provider  designs  his  training 
programmes. The Service Provider wil  be expected to embrace the Council’s “House style” 
with regard to Customer Care, public interface, correspondence and such like issues. 
Any  CEO  employed  by  the  Service  Provider  to  operate  on  this  Contract  who  is  already 
certificated must complete further training, concentrating on all unique aspects of enforcement 
under  this  Contact  and  the  Service  Provider  must  be  satisfied  that  the  CEO  is  competent 
before he/she is allowed to commence enforcement duties.  
No CEO shall be deployed on enforcement duties without appropriate supervision until he or 
she has completed a full training course as specified above.  
64 
 

The Council believes that CEO training must be an on-going process in order to ensure that 
the Service Provider’s staff maintain standards and improve performance.  The standard and 
level  of  refresher  training  must  comply  with  the  minimum  recommended  by  the  London 
Councils and required for NVQ accreditation if greater than that specified or as determined 
by the Council’s Representative.  This training must be programmed such that it has no impact 
on the Service Requirements and minimal impact on the enforcement levels.  The records of 
this refresher training must be made available to the Council’s Representative upon request. 
The Service Provider will be responsible for all IT training of their own employees in the use 
and operation of the system and must ensure that all employees are trained and competent 
in the use of the Council’s Parking IT system as it affects their job roles. 
 
In addition, Data protection is a key issue for the Council to ensure the rights of our customers 
and the Council’s reputation are upheld.  As such, the Council expects the Service Provider 
to ensure its staff are fully trained in and compliant with current Data Protection legislation. 
 
Method Statement 8.1 (Training Plans) 
Tenderers  are  asked  to  clarify  their  training  proposal/programme  for  this  contract.    Details 
should  include  all  forms  of  training  provided  and  how  it  is  monitored  to  ensure  training  is 
appropriate, training standards/certification etc and should address both initial and ongoing 
training. 

Method Statement 8.2 (Data Protection) 
Tenderers are asked to submit proposals to demonstrate how the staff on this contract who 
have access to members of the public’s personal details and information will be trained and 
monitored on an on-going basis to ensure the Data Protection criteria is complied with in full.  

9. UNIFORMS AND EQUIPMENT 
The Council envisages the Service Provider will be responsible for providing all uniform and 
protective  clothing  necessary  for  the  provision  of  the  service.  All  staff  employed  on  the 
contract  will  be  of  clean  and  smart  appearance  and  comply  with  current  legislation.  It  is 
anticipated  that  CEOs  will  endeavour  to  maintain  this  standard  of  appearance  at  all  times 
whilst  on  duty.  If  at  any  time  an  employee  of  the  Service  Provider  fails  to  comply  with  the 
standard of dress, the Council’s Representative shall instruct the Contract Manager to ensure 
that the standard is complied with immediately and if this is not possible, that the employee 
returns immediately to the Control Office and is replaced on that beat by another CEO. 
Uniform design and style must be approved by the Council. The uniform must comply with 
the requirement stipulated in the Traffic Management Act 2004 Operational Guidance. The 
Council does not endorse the baseball cap/polo shirt style of uniform. 
When in service the uniforms should fit properly and be provided and maintained in a clean 
and  presentable  order.  Appropriate  arrangements  should  be  made  for  the  cleaning  and 
replacement  of  uniform  items  to  ensure  that  standards  are  maintained  at  all  times.  It  is 
assumed that non public facing employees will not be required to wear uniforms. 
65 
 

Whilst  on  duty  an  employee's  identification  number  must  be  clearly  visible  to  the  general 
public. The  uniform must  be  easily  distinguishable from  other  Services  such  as  police  and 
community  support  officers,  and  must  clearly  show  at  all  times  the  Council’s  identity;  the 
Service  Provider’s  identity;  that  the  wearer  is  a  CEO;  and  the  CEO’s  Service  Number. 
Employees  required  to  wear  full  uniform  should  not  be  allowed  to  start  their  shift  with  any 
parts of their identification letters or numbers missing. 
Protective clothing provided by the Service Provider must conform to the relevant and current 
health  and  safety  legislation  and  be  suitable  for  its  purpose,  for  example  providing  full 
protection for mobile CEOs without hindering their work effectiveness 
Method Statement 9.1 (Uniform proposals)  
Tenderers are asked to submit their proposals for staff uniforms, providing examples where 
possible. 

Method statement 9.2 (Uniform maintenance) 
Tenderers are asked to provide information on uniform supplies, procedures for ensuring that 
uniforms are kept clean and a copy of their uniform replacement programme. They are also 
asked to explain how they will ensure that CEOs maintain standards and begin their shifts in 
clean and smart full uniform. 

10. CIVIL ENFORCEMENT OFFICER AND OTHER EMPLOYEES’ CONDUCT 
The Council considers the conduct of employees to be of great importance as this may impact 
upon the Council’s reputation. Al  employees, whether employed directly or indirectly by the 
Council should conduct themselves in a professional and courteous manner at all times. 
The Service Provider’s employees should be aware of their public profile and recognise that 
they are providing a service on behalf of the Council to the general public and that their actions 
and behavior reflect on the Council.  
The Service Provider must ensure that none of their employees are under the influence of 
alcohol or other drug when on duty, unless prescribed by a doctor. Any employee so found 
must be removed immediately from the Contract. Employees taking prescribed drugs must 
not be impaired from fulfilling the requirements of the Contract.  Employees must not drive 
vehicles when taking prescribed drugs if the dosage instructions forbid such actions. 
All  employees  shall  be  prohibited  from  smoking,  eating,  drinking,  chewing  gum  or  using  a 
mobile  phone  (or  similar)  for  personal  use  when  on  duty  in  a  public  area.    All  tea  /  coffee 
breaks are to be taken in the current area of working but not during peak enforcement hours 
and  must  be  limited  to  a  maximum  of  fifteen  minutes  each  in  each  minimum  three  hours 
working  period.    Lunch  breaks  may  be  taken  in  the  area  of  working  or  at  another  location 
provided by the Service Provider and must be limited to a maximum of one hour.  The Service 
Provider shall provide and maintain a list of specified locations to the Council Representative.  
The  duration  of  all  breaks  must  not  exceed  the  maximum  to  be  agreed  by  the  Council’s 
Representative.    Employees  must  not  visit  Public  Houses,  Cafes  or  Restaurants  whilst  on 
66 
 

duty.  CEOs in uniform must not enter private property for any reason without the express 
consent of the Council’s Representative.  
 
All  breaks,  including  lunch  and  tea  breaks  shall  be  duly  logged  onto  the  HHC  by  all 
enforcement officers at the start of enforcement duty, and at the start and end of any breaks 
as well as at the end of enforcement activity.  The service provider will put in place measures 
that this is adhered to.   
 
Method Statement 10.1 (Staff conduct and behaviour) 
Tenderers  are  asked to clarify  how they will  ensure  that their  employees  are  aware  of  the 
important and public facing role that they perform. Reference should also be made to training, 
review, monitoring  and disciplinary  action  that may  be  taken  to  ensure  that  the  conduct  of 
employees is at the heart of the service provided. 

 
Method statement 10.2 (Logging breaks) 
Tenderers are asked to explain how they will ensure that staff breaks are limited only to the 
durations and locations specified and that any such breaks are properly recorded. 
 

11. CONTACT WITH PUBLIC 
CEOs are expected to carry out their work overtly, with fairness, courtesy and 
reasonableness and to comply with all relevant laws and codes of conduct. This will include 
the CEO advising the motorist to move his/her vehicle, how and where to park to avoid a 
contravention of the parking regulations or issuing warning notices where appropriate. To 
this end, CEOs are required to be conversant with the on and off-street parking 
arrangements in the enforcement areas, permit information, Council policies and any other 
information necessary to enable them to carry out this function. 
 
Should a motorist or other member of the public approach an employee of the Service 
Provider, the employee shall address the person politely and calmly but without expending 
undue time on the matter.  The overriding aim shall be to assist the person but without 
commenting on matters which could prejudice enforcement or other action or on which the 
employee does not have full details. In particular, the employee must not give change to a 
member of the public or accept payment of any charge. 
 
On request from any member of the public the employee must supply or show the following 
information:- 
 
a).   identification number (on-street employees); 
b).   identification number and position (non on-street employees);  
c).   any factual information that the employee can provide. This should include for 
example:- 
  Tariffs, acceptable coinage and maximum stays; 
67 
 

  Location of alternative parking facilities; 
  Who can provide further information and where; 
  Copies of information leaflets. 
 
If a CEO is being challenged on the issue of a PCN, the CEO shall:- 
 
  Give the reason why the PCN was issued stating the information available to the 
CEO at the time and what constitutes a contravention of the parking regulations, 
pointing out the information available at the time including information on controls, 
lines and signs as applicable;   
 
  Explain that he / she does not have the authority to cancel the PCN and suggest that 
the complainant should write to the address on the back of the PCN if they wish to 
make a written challenge, which will be considered by Council Officers; 
 
  Indicate that if the driver writes to the Council and the communication is received 
within 14 days, the right to pay at a discounted amount will be preserved; 
 
  Be prepared to outline in brief the process for the recovery of unpaid PCNs and the 
stages at which an appeal can be made (challenges, representations and appeals to 
London Tribunals) if requested to do so. Please note, the CEO should be prepared 
to attend London Tribunals if subsequently requested to do so;  
 
  If pressed further the CEO should state that they cannot comment any further but will 
record any additional facts or comments that the complainant wishes to make; 
 
The CEO must record details of any such conversation on their HHC.  
 
The CEO must never indicate that a PCN should not have been issued or imply that the 
PCN will be cancelled; 
 
The CEO must not indicate that a PCN will be sent by post if the driver does not wait for it to 
be issued, where the CEO knows that this will not be the case. 
 
A CEO or other employee must not enter into a discussion or offer any opinion on:- 
 
  the need for parking regulations either in general or  in particular; 
  the effectiveness of the parking regulations; 
  the reliability of parking equipment, positioning, quality or design of signing and 
lining;                                                  
  the level of previous contraventions at a particular site or any difficulties other 
motorists may experience in the area; 
  the level of charges or enforcement penalties, or; 
  other matters prejudicial to the Council. 
68 
 

In these circumstances the employee must direct the member of the public to contact the 
Council and subsequently make a note of the conversation. 
The Service Provider must be aware that the Council considers the way in which CEOs deal 
with members of the public, as outlined in the sections above, of paramount importance to 
the success of the enforcement operation. The Service Provider must ensure that all CEOs 
and other personnel working on this contract are trained in these requirements and that the 
effectiveness of this training is monitored by supervisory staff. Refresher training in the 
above should also be provided as required.  
 
Any allegation by a member of the public that there is a fault with any equipment, road 
markings or signs must be investigated immediately where practicable or communicated to 
the Radio Control Operator who must log the allegation and arrange for it to be investigated 
as soon as possible and, if appropriate, reported to the Council as soon as possible.  
 
Similarly, if a CEO receives a request for enforcement from a member of the public whilst on 
patrol, unless the CEO can accommodate the request without leaving his/her beat or 
compromising his/her ability to effectively enforce the beat, the CEO must immediately 
contact the Radio Control Operator, who will determine what action is to be taken 
(despatching a nearby CEO or a RRU unit, for example). 
 
No employee of the Service Provider shall comment officially or unofficially to a 
representative of any section of the Press, radio or television media on any matter relating 
to parking enforcement unless authorised by the Service Provider and the Council to do so.  
For example, permission from the Council must be obtained before writing to a newspaper 
about anything of which they have acquired knowledge in the course of their duties. All 
employees must report any attempt at contact by the media to the Council’s Representative 
immediately after it occurs. 
 
The Council is likely to request the removal of any employee who breaches the 
requirements of this section from the Contract.  
Method Statement 11.1 (Speaking to Public) 
Tenderers are asked to explain how they will ensure their staff comply with the Council’s 
aforementioned guidelines when speaking to a member of the public about PCNs or any 
other of the issues referred to. 

 
12. ISSUE OF PENALTY CHARGE NOTICES AND WARNING NOTICES 
During  the  hours  of  operation  the  Service  Provider  shall  arrange  for  CEOs  to  patrol  all 
restricted and permitted parking areas and enforce the parking regulations in accordance with 
this Specification and the agreed Deployment Plan. Where it is not possible to move vehicles 
on, this enforcement may take the form of issuing PCNs or Warning Notices to vehicles in 
contravention,  taking  digital  photographs  and,  where  appropriate,  requesting  the  vehicles' 
relocation or removal. 
Offences on the Priority Red Routes connected with the red lines and their various exemptions 
are  enforced  by  the  Metropolitan  Police  and  TFL’s  parking  enforcement  officers  but  the 
69 
 

excluded  areas  on  the  wider  sections  of  the  red  routes  with  permitted  parking  must  be 
enforced by the Service Provider.  The red routes include the A4, the Earl's Court One Way 
System (ECOWS) and the Embankment. Tenderers should note that the borough has some 
resident parking bays located on red routes. 
Where necessary, CEOs are to issue PCNs to vehicles found in contravention of the parking 
regulations subject to any exemptions, dispensations/disregards or waivers applicable at the 
time of observation.  This must be done in accordance with the Council’s policy guidelines 
which include a period of observation; Schedule 7 details the contraventions and observation 
periods currently in force. 
PCNs will be issued on pre-printed stationery supplied by the Service Provider. The HHC 
and printer will add the relevant data fields relating to the contraventions. The HHC will also 
be capable of issuing Warning Notices on the same stationery, or may just be used to 
record the service of a pre-printed Warning Notice.   
 
Having first logged an observation of a vehicle which the CEO has reasonable cause to 
consider may be parked in contravention of the regulations the CEO, before issuing a PCN, 
must: 
 
a) 
verify that the appropriate carriageway  markings, signs and plates are correct and 
clearly in evidence 
 
 (b)   
verify in the case of Pay and Display controlled parking bays that a nearby Pay and 
Display machine is in working order, providing this machine is appropriate for use in the bay 
concerned (e.g. same tariff and time zone).  
 
c) 
in cases where a Pay and Display machine is found to be out of service the CEO 
should verify that an appropriate alternative working Pay and Display machine is available 
before a PCN may be issued. If the nearest machine has a different tariff and there is no 
other suitable machine visible in the road in question, a PCN should not be issued; 
 
d)    
examine the vehicle for evidence of any dispensation notice issued on behalf of the 
Council.  With permit and pay and display controlled parking the CEO must examine all 
windows in the vehicle and the vehicle's dashboard for evidence of a permit or pay and 
display ticket before proceeding to issue a PCN; 
 
e)   
examine the vehicle for any notes, evidence of breakdown or evidence that it may be 
abandoned; 
 
f) 
examine the vehicle for previously issued PCNs. 
g)   
examine the CEO briefing notes to find out if there is a ‘disregard’ instruction from 
the Council.  
 
 Inspection of Signs and Road Markings 
 
On each visit to a site, the CEO must check that all signs and road markings are readily 
visible and correct. 
70 
 

 
If a CEO notices that a sign or road marking relating to a parking regulation is missing, 
incorrect, defaced, damaged, faded or obscured, whether or not a vehicle is committing a 
contravention, the location and type of fault must be logged onto the HHC.  This inspection 
data must be transferred to the PCN System as a part of the daily PCN data transfer 
process from the HHCs. Where the PCN system has not been set up to capture this kind of 
info, CEOs must report this over the radio to the radio controller, who in turn must report it to 
the relevant Council department.  
 
If a vehicle is committing a contravention in these circumstances then the CEO must: 
 
(a) 
not issue a PCN if it is considered that the contravention is as a result of a problem 
with the sign or road marking; 
 
(b)  
issue a PCN if it is considered that the problem with the sign or marking has no 
bearing on the contravention being committed. The criteria for determining this will be 
agreed between the Contract Manager and the Council’s Representative and may vary from 
time to time. CEO’s must be aware of this criteria and any updates as a result of best 
practice changes or Adjudication decisions.  
 
In all cases the CEO must record the location and type of fault on the HHC and consult the 
CEO Supervisor if in any doubt as to whether a PCN should be issued. 
 
Vehicles with Previously Issued PCNs 
 
If a vehicle is committing a contravention and a PCN has already been affixed to the 
vehicle, the CEO must check the PCN details and if: 
 
a)  
the CEO believes any PCN to be invalid for whatever reason the CEO’s Supervisor 
must be contacted by radio for guidance (and possibly consultation with the issuing CEO). If 
the CEO Supervisor agrees the PCN is invalid the CEO shall remove the PCN from the 
vehicle, write on it the reason it is considered invalid and return it to the CEO Supervisor at 
the end of shift. The CEO may then issue a valid PCN or; 
 
b)  
a valid PCN was issued at the same location for the same contravention, the CEO 
must issue another PCN if the original was issued during an earlier period of restriction on a 
previous day or; 
 
c)  
a valid PCN was issued but for a different location or for a different contravention, 
the CEO shall proceed to issue another PCN regardless of when the original PCN was 
issued or; 
 
d)  
the CEO recognises the vehicle as having received one or more PCNs at that 
location, on previous days, which are not currently on the vehicle and issues a PCN for the 
current contravention, the CEO shall request the vehicle's removal immediately.; It must be 
noted, however, that no more than two PCNs are to be issued against a vehicle for the 
71 
 

same location,  the same offence and same valve position, except when CEO issues a PCN 
to authorise the vehicle to be removed after confirming that it has not been abandoned or 
stolen (obvious signs are unlocked doors, ignition key hole tampered, etc).  In these 
circumstances, CEO must get advice from the supervisor, or;  
 
e)the CEO finds the circumstances are such that the criteria for the vehicle to be removed 
are met, the CEO shall proceed to request authorisation of such action. 
 
Issuing a PCN 
 
Upon determining that the vehicle meets the criteria for a PCN to be issued, the CEO must 
enter or verify on the HHC the following data, and any other data, which will be prompted by 
the HHC following entry of the VRM: 
 
a)  
VRM, this will automatically call up any previously logged observation data for 
verification and will also display any message relating to this vehicle, such as whether a 
current permit or dispensation exists, or is a persistent evader vehicle; 
 
b)  
Vehicle Make and Colour, from look up tables on the HHC; 
 
c)  
Vehicle’s Class; 
 
d)  
Contravention Code, from look up tables on the HHC; 
 
e)  
Bay Number (if available); 
 
f)  
Expiry Time or Unexpired Time, depending on the contravention code; 
 
g)  
VRM, for a second time recorded  from the second registration plate; 
 
Following entry of the VRM for the second time the CEO may print the PCN provided that:-  
 
a).  
all the relevant data has been collected and validated; 
 
b)  
any minimum observation period has expired, except with the express approval of or 
under instruction from the Council’s Representative, and;  
 
c)  
any extra observation time relevant to the contravention and vehicle class has 
expired. 
 
The CEO shall then print the PCN which he / she will immediately sign once the printing has 
been completed. 
 
A second copy of each PCN must be produced by the CEO immediately after the issue of 
the first and this shal  be marked “Office Copy” or similar on the back of the PCN. These 
PCNs must be signed by the CEO as a true copy of the original, placed into a suitable 
72 
 

protective wallet and handed to the CEO Supervisor at the end of the CEO shift. 
 
The CEO must serve the PCN on the vehicle, or the person appearing to be in charge of it. 
The HHC will only allow the PCN to be printed if the data recorded meets the criteria 
programmed into the HHC to verify the contravention.  The CEO must commence the 
collection of the required information in the event of the HHC not printing the PCN due to 
lack of data, or the expiration of any observation period. The PCN should be printed and 
issued as soon as the required data capture and observation criteria have been met. 
Immediately following the serving of the PCN the CEO is to log on the HHC the method of 
serving the PCN from the look up tables on the HHC.  
 
Having issued and served the PCN, or whilst awaiting the expiry of an observation period, 
the CEO must collect specific supporting data as prompted by the HHC for entry, dependant 
on the contravention and the location, and will include some of the following:- 
 
a).  
location description; 
 
b)  
valve positions, being clock positions for the front and rear kerbside wheels.  The 
numbers 1 to 12 are valid. Codes or full descriptions may be required to identify other 
possible entries such as “OBSCURED BY KERB” or “ROADSIDE TOO DANGEROUS”  
 
c)  
foreign vehicle indicator;  
 
d)  
diplomatic vehicle indicator; 
 
e)  
number of Yellow Lines, the values 0, 1 or 2 only are acceptable; 
 
f)  
number of Kerb Markings, the values 0, 1 or 2 only are acceptable; 
 
g)  
observation Type (“Constant” or “Casual” ), a Constant observation being made 
when a CEO has remained within view of the vehicle at all times since recording the first 
observation up to serving the PCN and a Casual observation is one where the CEO has 
moved out of sight of the vehicle since recording the first observation and has returned to 
issue the PCN; 
 
h)  
loading / unloading noticed; 
 
i)  
removal requested, this data may be entered whilst the PCN is being issued, or 
could be recorded by the CEO against the PCN record some time later; 
 
j)  
Health Emergency Badge Indicator.  If “Yes” is entered, an expiry date, a permit 
number, a street name and a house number or name must also be entered, but if the 
address part of the badge is empty, the CEO must enter the word “NONE”; 
 
k)  
parking permit indicator.  If “Yes” is entered the CEO must enter the permit  number 
and the expiry date of the permit; 
73 
 

 
l)  
Suspension, dispensation or waiver indicator.  If “Yes” is entered, the permit  number 
of the dispensation or waiver or the number of the suspension must also be entered; 
 
m)  
disabled badge indicator.  If 'Yes' is entered, the CEO must also enter the badge  
permit number, authority of issue and the time clock value; 
 
n)  
statutory undertaker's vehicle indicator.  If 'Yes' is entered, the type of vehicle must 
be entered into the 'Notes' field, valid types being:- 
 
  Navy, army and air force vehicles; 
  Royal Mail, Police, Ambulance and Fire Brigade vehicles; 
  Gas, Water and Electricity vehicles;  
  Local Authority vehicles; 
  Contractor vehicles (working on behalf of RBKC) 
 
 
 
 
o)  
vehicle attended indicator.  If 'Yes' is entered the CEO must enter further details into 
the “Notes” field; 
 
p)  
equipment fault indicator.  If 'Yes', the CEO must enter further details into the “Notes” 
field; 
 
q)  
all windows checked indicator “Yes” or “No”; 
 
r)   
evidence of vehicle breakdown indicator.  If 'Yes' is entered, the CEO must enter 
further details into the “Notes” field; 
 
s)   
digital photograph information.  Data may need to be entered to enable the 
automatic indexing and attachment of multiple photographic images to PCNs.  Data such as 
the memory card number and photograph frame number may be required, depending on the 
type of camera supplied and whether the camera is a separate unit or an integral part of the 
HHC. 
 
t)  
driver's note present.  If 'Yes', the CEO must enter further details into the relevant 
“Notes” field; 
 
u)   
the CEO should enter details of any note left by the driver and any notes to be made 
by the CEO.  A table of standard, regularly-used notes should be available for the CEO to 
select from, to save time. The CEO should also take a photograph of any note on the 
vehicle; 
 
v)  
void PCN indicator and reason.  If a PCN is voided by the CEO, the relevant 
indicator should be set and the CEO must select a valid reason from a table stored in the 
HHC; 
 
74 
 

x)         warning PCN indicator and reason. If a Warning Notice is issued instead of a PCN, 
the relevant indicator should be set and the CEO must select a valid reason from the table 
stored in the HHC. 
 
If at any stage during the issue of a PCN the CEO realises that the PCN is not valid for any 
reason, the CEO must void the PCN and record the reason on the HHC. If an invalid PCN 
has already been printed or served, the CEO must retrieve the PCN if possible and record 
on the HHC the reason for the void PCN. In any event the CEO must return the copy PCN 
to the CEO Supervisor at the end of shift with a request that the PCN be marked as void.  
 
If a motorist returns to the vehicle at any time prior to the printing of the PCN the CEO is to 
afford the motorist the opportunity to move the vehicle. CEOs are to use a degree of 
discretion in these circumstances and should recognise that the moving of the vehicle so 
that it is no longer parked illegally achieves one of the Council's service objectives. 
 
Under no circumstances may a CEO require a motorist to wait while the information 
necessary to issue the PCN is being recorded. If the vehicle is moved before the PCN is 
printed or served it is to be Voided as 'Vehicle Driven Away'. 
 
During the printing of the PCN the CEO must inspect the print quality to ensure that the 
printed details are bold enough to be read at arms length in normal daylight and that all data 
are positioned correctly within their appropriate fields. In the event of the print quality not 
meeting these standards the PCN must be voided, not served and returned to the CEO 
Supervisor by the CEO. If the HHC fault cannot be rectified at the time, the HHC is to be 
returned to the Control Office for repair or replacement.  If the CEO can repair the HHC, a 
second PCN must be issued for the contravention.  The Service Provider’s attention is 
drawn to the KPIs listed in the Payment Mechanism and Target Cost Schedules which detail 
the requirement of the Service Provider to properly equip their CEOs. 
 
Apart from circumstances described above a CEO may only withdraw an issued PCN if that 
PCN is replaced by a substitute PCN. CEOs must retain the substituted PCN and return 
both parts of it to the CEO Supervisor. In such cases the CEO must record the details giving 
rise to the substitution in the HHC and cross-reference the entry by quoting the appropriate 
replacement PCN number. In no case is the CEO to indicate to a member of the public that 
any PCN will be cancelled. 
 
CEOs may also need to attend Adjudication hearings in some cases, as required and if this 
is the case, the Service Provider shall ensure that the CEO, providing he/she is still 
employed by the Service Provider, attends the hearing at the time and location specified. 
The Service Provider shall bear all costs associated with such attendances. 
 
There may also be occasions when the Council requires a CEO to complete a formal 
witness statement. If this is the case, the Service Provider shall ensure that the statement is 
completed within the CEO’s next two working days and forwarded to the Council’s 
Representative immediately on completion. If the CEO is away from work at the time of the 
request, the Contract Manager shal  inform the Council’s Representative of this and of the 
likely date of the CEO’s return.   
 
75 
 

Serving PCNs and Warning Notices 
 
PCNs and Warning Notices must be handed to a person presenting themselves as being in 
charge of the vehicle or served on the vehicle in a weatherproof envelope with a self 
adhesive backing such that it cannot be removed accidentally by wind or other elements.  
Envelopes containing PCNs are to be brightly coloured and clearly marked "Penalty Charge 
Notice". The Service Provider is to supply suitable envelopes to the approval of the 
Council’s Representative.  
 
If a PCN is handed to a person, the CEO must record this fact and brief details of the person 
in the HHC, i.e. 'male driver', 'female passenger' etc. 
 
If a PCN is served on a vehicle it must be placed on the front windscreen of the vehicle (or 
other appropriate location) such that it is in full view of the driver. It must be attached 
securely to the vehicle using the self-adhesive backing to the envelope and, where possible, 
placed under the windscreen wiper such that it does not become removed accidentally.  If a 
PCN cannot be placed in full view of a driver or adequately secured to the vehicle the CEO 
must serve the PCN, making a note of the circumstances and recording the method and 
location of service. 
 
If a PCN is challenged by the motorist or any other party at the time of issue the CEO must 
follow the procedures set out in this specification. 
 
If a driver should return to a vehicle once a PCN has been printed but before a PCN is 
affixed to that vehicle the CEO must: 
 
a)   inform the driver that a contravention has occurred and a PCN has been printed; 
 
b)  hand the PCN to the driver, and if they refuse to accept it, affix the PCN to the 
vehicle, providing it is safe to do so.   
In circumstances where the PCN cannot be served,  full details of the incident should be 
noted in the CEO's HHC.  The PCN, together with the copy PCN, should be handed to the 
CEO's supervisor at the end of that shift. The matter should then be reported to the 
Council’s Representative so that appropriate action may be determined.  The CEO should 
not indicate to the driver that the PCN will be served on them through the post or by any 
other means. 
The quality of photographic supporting evidence is particularly important in the PCN process 
and it is envisaged that CEOs will take appropriate images to support PCN issuance. This will 
be especially crucial in supporting a future on-line appeals process. 
HHCs will be used to record all notes and observations relating to the issuance of PCNs, and 
associated images except in situations of poor light where a separate camera may be used. 
As detailed in section 4 of this specification and as part of this service the Council expects the 
Service Provider and its staff to provide a support service in identifying any issues on street. 
While this is not to be to the detriment of their primary role, the Council believes that ensuring 
the quality and effectiveness of street signage, line markings and street furniture in general 
will support the service. 
76 
 

 
Method Statement 12.1 (Correct PCN issuance) 
In  light  of  the  collaborative  and  flexible  approach  to  enforcement,  Tenderers  are  asked  to 
clarify how they will ensure effective PCN issuance by staff on street and that the embedded 
processes are followed. The response should include but not be limited to ensuring the quality 
of  PCN  issuance,  correct  identification  of  signs  and  road  markings,  ensuring  that  repeat 
vehicle  PCN  issuance  is  appropriate  and  that  correct  observation  times  have  been 
maintained.  

Method Statement 12.2 (Quality of photographs) 
Tenderers are asked to clarify how they will ensure that the quality of photographic images 
taken in support of PCNs they have issued are of the highest quality and in accordance with 
the Council’s requirements. 

13. IT AND RADIO EQUIPMENT 
The Council will provide the IT infrastructure and associated equipment (computers, 
printers, modems etc) to ensure the Service Provider will have access to the Council 
network and systems; this will include access to the hosted parking services PCN system. 
The Service Provider will provide all on street equipment and associated back office 
equipment used by the CEO and to support their well being. Equipment will include but not 
be limited to handheld computers, radios and the communications infrastructure (if 
applicable), PCN/Warning notice printers, separate cameras, docking stations etc. The 
Council expects adequate start of shift procedures to be in place, which include but are not 
limited to checking all equipment is working correctly, the correct dates are in place and test 
tickets have been printed. 
The Council takes the issue of personal safety very seriously in respect of both its direct 
employees and its service provider’s staff.  With regards to the health and safety of CEOs 
on street, the Council expects the Service Provider to ensure the safety of its staff is 
paramount, providing support, effective equipment and appropriate training. 
Method Statement 13.1 (All necessary equipment) 
Tenderers are asked to provide a breakdown of the equipment they deem necessary to 
support the service. 

Method Statement 13.2 (Maintenance of equipment) 
Tenderers are asked to advise how they will manage the process of maintaining, managing 
and allocating all equipment required to support CEOs in the performing of their duties. 

Method Statement 13.3 (Managing staff safety) 
Tenderers are asked to clarify how they will manage issues such as code reds and the 
safety of their staff in general. This should include methods of communication and also the 
training available to CEOs to help them manage difficult situations on street.  

14. MONITORING AND REPORTING 
The Council places a strong emphasis on quality management information. There will be 
instances where ad hoc reports are required, possibly at short notice. This may be to aid a 
77 
 

complaint investigation, following a request from a Councillor or senior manager or for any 
other reason. 
 
Method Statement 14.1 (sample reports) 
Tenderers are asked to provide a sample of the deployment plans, management reports 
and the frequency that they anticipate providing these to the Council as evidence to support 
the quality of service provided.  

Responses should include but not be limited to how you will address all KPIs, evidence 
areas such as quality of the service, effective parking enforcement, deployed hours, 
deployment locations, issuance of quality PCNs, evidence of an informed and motivated 
staff, staff well being and training, timely reporting of on street issues in signage etc. 

Method Statement 14.2 (timely reports) 
Tenderers are asked how they will ensure requests for ad-hoc reports are met in a timely 
fashion. 

 
 
15. REVIEW MEETINGS AND CHANNELS OF COMMUNICATION  
 
It is the Council’s policy that during the period of this Contract, Services wil  be developed in 
partnership with the Service Provider. The Council is also focused on the constant 
improvement of the quality of the service through proactive innovation whilst ensuring the 
Service Provider provides value for money. 
 
Contract Review meetings 
 
The Service Provider’s attention is drawn to the Contract Terms, which refers to the cyclic 
meetings that will be held between the Service Provider and the Council during the Contract 
Term.  Regular meetings (currently bi-monthly) will be held to discuss operations more 
generally and may include policy matters, resource levels and future directions. The 
Contract Manager shall submit a written progress statement to each meeting. This 
statement shall include a review of deployment of resources over the preceding month and 
its effectiveness and also contain recommendations for any changes to deployment or 
resource levels that might increase the effectiveness of the Service.  
 
Operations  Meeting 
 
Separate from the Contract Reviews meeting, regular (currently bi-weekly) operational 
meetings shal  be held between the Service Provider and the Council’s representatives  
in order to review operational issues that are either on-going or have developed over the 
period between these meetings. The Service Provider shall provide at these meetings any 
information required in support of issues they have been asked to deal with.  
External Meetings 
 
The Service Provider shall attend joint meetings with the Council, representatives of other 
Service Providers engaged in providing parking services and representatives of outside 
78 
 

bodies, including the Police and Transport for London. The frequency of these meetings will 
be determined by the Council. 
 
The Council’s Representative will attend the meetings referred to along with any persons 
who in their judgement are considered necessary for the subjects under discussion.  The 
Contract Manager shal  arrange for any member of the Service Provider’s employees to 
attend any meeting who is requested to do so by the Council’s Representative subject to 
two days notice being given. The interval between the meetings referred to above may be 
varied by agreement with the Council. 
 
If the Council’s Representative or the Service Provider requests an emergency meeting, 
both must convene no later than 24 hours after the request is made. 
 
The Service Provider will be required to take minutes, assist with agenda items and chair 
some of these meeting in the spirit of partnership, with prior agreement with the Council 
representative. 
 
 
Electronic communication 
 
It is also expected that the Service Provider will ensure its staff are proficient in and make 
full use of the same electronic communication channels used by the Council (currently 
Microsoft Outlook). They should pay particular reference to ensuring that electronic 
calendars are up-to-date for ease of arranging and/or cancelling meetings and that RBKC 
email addresses are used when appropriate.   
 
 
Method Statement 15.1 (attendance at meetings) 
 
Tenderers are asked to explain how they will ensure regular attendance by appropriate 
officers at the meetings referred to and their general proficiency in undertaking the tasks 
requested. 
 
 
16. COMPLAINT HANDLING 
 

The Service Provider shall accommodate whatever instructions or requests are made by the 
Council’s Representative in order to comply with the Council’s complaints procedures. 
If the Council receives correspondence, which alleges rudeness, abuse, misdemeanour, etc., 
by any of the Service Provider’s employees, a copy of the correspondence wil  be supplied to 
the  Contract  Manager  who  shall  acknowledge  receipt  of  the  letter  and  investigate  such 
allegations fully.   
If  the  Service  Provider  receives  correspondence  which  alleges  rudeness,  abuse, 
misdemeanour,  etc.,  of  any  employee  the  Contract  Manager  must  pass  copies  of  such 
correspondence to the Council’s Representative by the next working day 
79 
 

In both scenarios above, within seven working days of the Contract Manager receiving the 
correspondence, the Council’s Representative must receive a report of these investigations 
which should include a record of the interview with the CEO at which contemporaneous notes 
should be made.   
Where any delay is anticipated (such as the CEO being unavailable for interview) the Contract 
Manager  shal   advise  the  Council’s  Representative  immediately  and  an  extension  to  the 
seven days may be granted.  
The interview should address the various aspects of the complaint, giving the CEO full and 
fair opportunity to voice their version of events. The interview should aim to explore any new 
evidence or statements provided by the CEO. 
The interview should be conducted by the relevant base manager (or a suitably delegated 
officer if the base manager is unavailable). 
Details of the complainant should not be disclosed to the CEO. If this hinders the investigation 
in any way, this shold be discussed with the Council’s representative.  
The investigation report should also include, after the initial interview notes, a conclusion from 
the  base  manager  (or  similar)  which  either  upholds  or  refutes  the  allegations  made  in  the 
complaint and their reasoning for this.  This should also include any actions that may be taken 
against the CEO and/or any suggested additional training that may be required. 
Where previous complaints of a similar nature have been made against the CEO in the past 
12  months,  this  should  be  taken  into  account  when  drawing  any  conclusions  in  the 
investigation report. 
A  proposed  draft  response  to  the  complainant  should  also  be  provided  by  the  Service 
Provider, the quality and style of which must meet the requirements displayed in the Council’s 
Communication Standards guidance document (Schedule 17). This element may be waived 
or amended dependent on the agreement of the Council’s Representative.  
The Service Provider must keep records of all complaints received, responses given and any 
subsequent action taken. This information should be kept up to date and made available when 
requested by the Council Representative within twenty-four hours or as soon as practicably 
possible.  
Where it is deemed necessary, and in instances where new information or evidence comes 
to light, the Council may require a further interview(s) to take place with the same officer in 
order to verify information.  The Council may also request that the interview is conducted by 
a different officer in this case.  
Where a complaint is made against a particular Service Provider’s employee, if the Council’s 
Representative considers it would be beneficial, the Service Provider shall arrange for any of 
their employees to attend an interview to be conducted by the Council’s Representative at a 
specified  location.    A  member  of  the  Service  Provider’s  management  shal   also  attend. 
80 
 

Appropriate notice of the interview shall be given to the Service Provider. This will not be used 
extensively, but only for the most serious of allegations. 
If a complaint is made directly to the Service Provider or any of their employees concerning 
any Council Officer, a policy or procedure, the Contract Manager shall report the details of 
the complaint in writing to the Council’s Representative by the next working day or as soon 
as practicaly possible. 
If  any  of  the  Service Provider’s  employees  is  approached by  a member  of  the  public  who 
wishes  to  make  a  complaint  against  the  Service  Provider  or  Council  they  must  be  told  to 
contact the Council in writing. 
Should the Council Representative uphold a complaint against an employee of the Service 
Provider, which it is considered makes that person unsuitable to continue on the Contract, the 
Service Provider shall comply immediately with a request to remove that employee from this 
Contract.  
The Service Provider shal  make himself aware of the Council’s complaints procedures and 
provide formal complaint forms to members of the public upon request. 
 
Method Statement 16.1 (Handling Complaints) 
 
Tenderers are asked to explain how they will ensure that a comprehensive, fair, timely and 
proportionate investigation into each complaint will be undertaken and how, in the event that 
any element of a complaint is upheld, they intend to manage the outcome.   
 
 
 
17. BUSINESS CONTINUITY AND DISASTER RECOVERY 
 
The Council requires a service which demonstrates a high degree of ability to operate in the 
event of failures in aspects of the overall provision whereby the business model will continue 
to operate in challenging circumstances. This may include but is not limited to IT failure, 
transport strikes, adverse weather conditions and general disasters/catastrophes. 
 
Method Statement 17.1 (Business Continuity) 
 
Tenderers are asked to explain their business continuity and disaster recovery model and 
how they anticipate maintaining services in light of the aforementioned possibilities.  
 
18. SPLIT SERVICE 
 
In the event that the Council appoints one Service Provider to deliver the Lot 1 services and 
a second Service Provider to deliver the Lot 2 service, a high degree of effective 
communications and co-operation between all parties involved will be required.  
 
Method Statement 18.1 (Lot 1 supplier and Lot 2 supplier liaison) 
 

81 
 

Tenders are invited to set out their proposal to ensure a good working relationship is 
maintained with the second supplier, if this scenario arises.  
 
19. SUSPENSIONS CALL BROADCAST 
Currently the Council provides a service whereby residents are notified via an automated 
telephone call if their vehicles are found parked in a suspended residents bay on the 
morning the suspension is due to take place.  The current process for this can be found in 
the Council’s parking plan in Schedule 7.  At present, this service is provided five days a 
week, on a Monday to Friday basis. The Council wishes to extend this service to six days a 
week, including Saturdays. It is possible that this process may be extended to include the 
London Borough of Hammersmith and Fulham in the future. 
 
Method Statement 19.1 (Suspensions courtesy call service)  
Tenderers are asked to comment on how they would undertake the proposed service, 
suggesting any improvements where appropriate. Tenderers should also suggest a cost for 
potentially providing this same service in LBHF in the future.    

 
 
 
82 
 

SCHEDULE  3 - PAYMENT MECHANISM  
(See separate document) 
 
 
 
83 
 

 
SCHEDULE 4 
KEY PERFORMANCE INDICATORS 
(See separate document) 
 
 
 
 
 
84 
 

SCHEDULE 5 
CHANGE CONTROL PROCEDURES 
(See separate document) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
85 
 

SCHEDULE 6 
 
TRANSFERRING EMPLOYEES 
(See separate document) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
86 
 

SCHEDULE 7 
 
PARKING PLAN 
(See separate document) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
87 
 

SCHEDULE 8 
ADJUDICATOR AND EXPERT 
(See separate document) 
 
 
 
 
 
88 
 

SCHEDULE 9 
EQUALITY 
(See separate document) 
 
 
 
89 
 

SCHEDULE 10 
 
INTELLECTUAL PROPERTY 
(TO BE ADDED)
90 
 

SCHEDULE 11 
TARGET COST  
(See separate document)
91 
 

SCHEDULE 12 
 
CONTRACT  PLAN 
(See separate document)
92 
 

SCHEDULE 13 
 
QUALITY MANUAL 
 
(To be added) 
 
 

93 
 

SCHEDULE 14 
 
ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM 
 
 
 
 
 

94 
 

SCHEDULE 15 
 
FORM OF LICENCE 
 
(To be added) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
95 
 

 
 
 
SCHEDULE 16 
 
N/A – this is a Lot 2 item. Not required for Lot 1. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
96 
 

SCHEDULE 17 
 
PARTNERSHIP CHARTER 
(See below and separate documents) 
 
 
97