Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Council Officer & Labour Councillor Communications re item 28 of Cabinet Agenda December 2015'.


 
Freedom of Information Act 2000 
 
FOI request - Lidl in Shirley/Villiers Road site 
 
Ref No: FOI-1718-0628-020382 
  
Q1: All communications between Council Officers and Lidl (or their representatives) 
in relation to the Shirley/Villiers Road site (to include the site sale, site demolition 
and site redevelopment). 

Response: 
The Council has identified the following information within scope of this part of your 
request:  
  correspondence between Lidl (Direct) and Councils officers 
  correspondence between Council Officers and Lidl’s representatives 
With  regard  to  the  correspondence  between  Lidl  (Direct)  and  Councils  officers,  we 
are currently considering the application of Section 43 of the Freedom of Information 
Act (Commercial Interests) in regards to  this and as such, we are currently  not in a 
position to provide this information as requested.  
We hope to be able to provide you a response regarding this information as soon as 
possible, but the Council must undertake certain considerations and ensure that the 
Public interest test is correctly applied to this matter  
With  regard  to  the  correspondence  between  the  Council  Officers  and  Lidl’s 
representatives, please see section B of the attached disclosure. 
 
Q2:  All  communications  between  Labour  Councillors  that  discuss  the  Lidl  in 
Shirley/Villiers Road site in any way. 

Response: 
Following  a  search  of  our  paper  and  electronic  records,  I  have  established that the 
information you requested is not held by Southampton City Council. 
Councillors  do  not  fall  within  the  definition  of  “public  authorities”  under  the  FOIA, 
and are therefore not subject to the provisions set by the Act. 
As such the Council can only provide records held where they are acting in their role 
as a member of the Council (e.g. as a member of a committee or as part of meetings 
on council business), not on their own behalf, or on behalf of a political party. 
The Council is satisfied that it does not hold information in scope of this element of 
your request, where Councillors are acting as a member of the Council. 
NM /   FOI-1718-0628-020382 / 00708551  / Version :  
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For clarification, any information the Council holds on behalf of Councillors  (e.g. on 
its IT systems or email servers) will only be in scope of the request, if it is being held 
in their role as a member of the Council, and not on their own behalf, or on behalf of 
their political party. 
 
Q3: All communications between Labour Councillors and Council Officers in relation 
to item 28 of the Cabinet Agenda of December 15th 2015 

Response: 
 
Following  a  search  of  our  paper  and  electronic  records,  I  have  established that the 
information you requested is not held by Southampton City Council. 
There are no specific communications referencing “Item 28” of this agenda, however 
I  can  confirm  that  the  documentation  provided  in  regards  to  Q1  and  Q4  includes 
correspondence discussing the topic of Item 28, the  Sale of Villiers Road Depot and 
Land at Southern Road. 
 
Q4:  All  communications  between  Council  Officers  and  Labour  Councillors  that 
discuss the Lidl in Shirley/Villiers Road site in any way. 

Response: 
Please see section A of the attached disclosure bundle. 
 
Please note 
The documents provided contain redactions, and we cannot disclose  these parts of 
the information, as they constitute personal information. This is in accordance with 
the  Council’s  policy  on  Processing  Requests  under  FOI  and  EIR  (copy  available  on 
request). 
Personal  information  is  exempt  from  disclosure  under  s.40(2)  of  the  Freedom  of 
Information Act 2000 unless one of the conditions set out in Schedule 2 of the Data 
Protection  Act  1998  is  met.  The  Council  is  satisfied  that  none  of  the  conditions  in 
Schedule  2  are  met  in  this  case  and  the  Council  is,  therefore,  restrained  from 
releasing such information. 
The  Section,  which  is  an  absolute  exemption  by  virtue  of  Section  40(3)(a)(i),  states 
that  the  information  is  exempt  if  disclosure  would  breach  any  of  the  eight  Data 
Protection  Principles  in  the  Data  Protection  Act  1998.    This  means  that  that  the 
Council is under no duty to consider whether disclosure should nonetheless be made 
in the public interest. 
NM /   FOI-1718-0628-020382 / 00708551  / Version :  
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Other  redactions  have  been  made  to  the  records  you  have  requested  where  the 
information  is  not  within  scope  and  cannot  be  separated  from  the  relevant 
information. This will be clearly marked within the disclosure bundle. 
 
 
Please note that the Council cannot guarantee the accuracy of information supplied. 
 
The information contained in this response is released under an Open Government Licence, which 
permits you to: 
 
  Copy, publish, distribute and transmit the information 
  Adapt the information 
  Exploit the information commercially and non-commercially for example, by combining it 
with other information, or by including it in your own product or application 
 
Where you do any of the above, however, you must acknowledge Southampton City Council as the 
source of the information in your product or application, and, where possible, provide a link to the 
Open  Government  Licence,  where  you  can  also  find  further  information  about  its  terms  and 
conditions: 
 
http://www.nationalarchives.gov.uk/doc/open-government-licence/version/3/ 
 
All other material supplied to you (including, layout, presentation, text, logos, icons, and photos) is 
copyright © Southampton City Council (date documents produced), unless otherwise stated. 
 
Please  note  that  a  copy  of  this  response  and  other  Council  responses  may  be  included  in  the 
Council’s disclosure log which is available on the Council’s website: 
 
http://www.southampton.gov.uk/council-democracy/council-data/freedom-of-information/FOI-
search.aspx 
 
If  you  are  dissatisfied  with  the  handling  of  your  request,  you  have  the right  to ask for an internal 
review. Internal review requests should be submitted within two months of the date of receipt of 
the response to your original letter and should be addressed to:  
 
Service Director – Legal and Governance 
Southampton City Council 
Civic Centre 
SOUTHAMPTON 
SO14 7LT 
 
Email: xxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Please remember to quote the reference number above in any future communications. 
 
If you are not content with the outcome of the internal review, you have the right to apply directly 
to the Information Commissioner for a decision. 
 
The Information Commissioner can be contacted at: 
 
NM /   FOI-1718-0628-020382 / 00708551  / Version :  
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Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
Tel: 0303 123 1113 
Fax: 01625 524510 
Email: xxxxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx 
 
NM /   FOI-1718-0628-020382 / 00708551  / Version :  
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