This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Interception of private emails by HMRC'.

Corresponding with HMRC by email 
 
HMRC takes the security of personal information very seriously.  
 
About the risks 
The main risks associated with using email that concern HMRC are:  
  confidentiality/privacy - there is a risk that emails sent over the internet may be intercepted 
  confirming your identity - it is crucial that we only communicate with established contacts at their 
correct email addresses 
  there is no guarantee that an email received over an insecure network, like the internet, has not been 
altered during transit 
  attachments could contain a virus or malicious code 
 
How we can reduce the risks 
We will desensitise information, for example by only quoting part of any unique reference numbers. We can 
also use encryption. We are happy to discuss how you may do the same but still provide the information we 
need. 
 
If you don’t want to use email 
You may prefer that we don’t respond to your enquiry by email, for example because other people have 
access to your email account. If so, we are happy to respond by an alternative method. We will agree this with 
you either by telephone, fax or in writing via post.  
 
If you do want to use email 
If you would like me to respond to your query by email, we will need you to confirm in writing by post, email or 
fax: 
  that you understand and accept the risks of using email 
  that you are content for financial information to be sent by email 
  that attachments can be used 
 
Contacting you direct 
If you would like us to contact you direct, we will need you to confirm: 
  the names and email addresses of staff within your organisation with whom we may correspond by 
email 
  that you have ensured that your spam filters are not set to reject and/or automatically delete HMRC 
emails 
 
Contacting your agent 
If you would like us to contact authorised representatives of your organisation’s agents, we will need you to 
confirm their names and email addresses.  
 
How we use your agreement 
Your confirmation will be held on file and will apply to future email correspondence. We will review the 
agreement at regular intervals to ensure there are no changes. 
 
If we receive email from someone we don’t recognise 
If we receive email contact from someone we don’t recognise from the information you gave us, we will verify 
the position with you before responding.  
 
Opting out 
You may opt out of using email at any time by letting us know. 
 
More information 
For more information on HMRC’s privacy policy, visit http://www.hmrc.gov.uk/about/privacy.htm