This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Agency spend 15/16'.


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
APPEAL PROCEDURE –  
Data Protection Act 1998, Freedom of Information Act 2000 and Environmental 
Information Regulations 2004 
 
REFERENCE: DPA/PRO-3/LE 
 
 
 
 
 
GROUP DEPUTY PRINCIPAL 
CORPORATE SERVICES 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.
 EIA  
 
Date:   
22.04.2009 
 
 
 
 
 
2.
 VP Approval 
 
Date:   
22.04.2009 
 
 
 
 
 
 
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Review Date: 
April 2017 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
This procedure was updated on 24.11.2016 and is maintained by Legal Affairs.  
Page 1 of 4 
 

1.0  PROCEDURE STATEMENT 
 
Warwickshire  College  aims  to  satisfy  all  valid  requests  for  information  under  the  Data 
Protection  Act  1998,  Freedom  of  Information  Act  2000  and  Environmental  Information 
Regulations 2004, subject to the exemptions stated in the Acts. 
 
2.0  GENERAL PRINCIPLES 
 
The College endeavours to ensure that: 
 
1. 
all personal data collected on paper systems and on electronic systems shall be stored 
securely; 
 
2. 
personal data shall not be accessible to or disclosed to any unauthorised third party; 
 
3. 
all  staff,  learners  and  other  data  subjects  know  how  to  access  corporate  information 
and  the  personal  information  the  College  may  hold  about  them  via  the  production  of 
guidance and advertisements in ‘Headlines’ and ‘Connect Six’; 
 
4. 
staff, learners and other users of the College are able to access corporate information 
and their personal data held by the College; 
 
5. 
staff,  learners  and  other  users  of  the  College  are  able  to  appeal  if  a  request  for 
information is refused by the College; 
 
6. 
where  information  has  been  provided  by  the  data  subject,  in  relation  to  the  Data 
Protection Act 1998, College records will be up to date and accurate; 
 
7. 
it complies with its obligations under the Acts specified at point 1.0 of this Policy.. 
 
3.0  APPEALS PROCEDURE 
 
In the event of dissatisfaction with the way in which your request was processed and/or with 
the  decision  taken  by  the  College  in  relation  to  a  request  for  personal  information,  the 
College’s  corporate  or  environmental  information  or  in  the  way  the  College  operates  its 
Publication Scheme, an appeal should be made as follows: 
 
3.1  Resolving an appeal 
 
The College encourages dissatisfied customers to raise concerns about how their request 
was dealt with and/or the outcome of a request for information by writing to the College.   
 
The details of an appeal should be clearly stated in writing and sent to: 
 
Legal Affairs  
Royal Leamington Spa College  
Warwickshire College Group 
Warwick New Road 
Royal Leamington Spa 
Warwickshire 
CV32 5JE 
 
Email: xxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx.xx  
 
This procedure was amended on 16th October 2015 and is maintained by Legal Affairs. 
Page 2 of 4 
 

The reason(s) for the appeal should be clearly stated in the letter and the following 
procedure will then be applied: 
 
3.1.1 How an appeal is dealt with 
 
An  appeal  can  be  raised  on  three  grounds  1)  the  way  in  which  the  original  request  was 
processed,  2)  a  refusal  to  disclose  requested  information,  or  3)  the  College’s  non-
compliance  of  its  Publication  Scheme.  An  acknowledgement  of  the  appeal  will  be  made 
within  three  working  days  and  a  member  of  the  College’s  Senior  Leadership  Team  will 
arrange for a review to be conducted. 
 
3.1.2 An appeal against the way in which a request was processed 
 
The member of the Senior Leadership Team will arrange for an internal review of the 
process used to deal with a request. This review will be conducted by a person not party to 
the original decision. The review will look at the issues raised in an appeal, but may also 
include (at the discretion of the reviewer) a review of the time taken to resolve the request 
from receipt to response, the level of priority given to a request (taking into account the 
workload of the staff members involved in processing the request at the time), any fee 
charged and how that amount was arrived at and any other issues pertinent to the process 
and as required by the relevant Act. The member of the Senior Leadership Team will inform 
the complainant, usually via the Legal Affairs Officer, of the outcome in writing. 
 
A response will normally be made within 20 working days of a formal appeal. However, the 
response time will vary depending on individual circumstances. Where consideration takes 
longer than 20 working days, i.e. because of research into the legal aspects relating to the 
appeal, the College will endeavour to keep the complainant informed of progress and the 
reasons for any delay. 
 
Appeals will be dealt with in confidence as far as it is reasonably able to do so. 
 
3.1.3  Appeal against a decision not to disclose information 
 
The  member  of  the  Senior  Leadership  Team  will  arrange  for  an  internal  review  of  the 
reason(s) for the decision to refuse disclosure. This review will be conducted by a person not 
party  to  the  original  decision.  The  member  of  the  Senior  Leadership  Team  will  inform  the 
complainant, usually via the Legal Affairs Officer, of the outcome in writing. If the outcome of 
the internal review is that the information originally requested should be disclosed, it will be 
provided as soon as practicable. 
 
A response will normally be made within 20 working days of a formal appeal. However, the 
response  time  will  vary  depending  on  individual  circumstances. Where  consideration  takes 
longer than 20 working days, i.e. because of research into the legal aspects relating to  the 
appeal,  the  College  will  endeavour  to  keep  the  complainant  informed  of  progress  and  the 
reasons for any delay. 
 
Appeals will be dealt with in confidence as far as it is reasonably able to do so. 
 
3.1.4  Appeal against compliance involving the College’s Publication Scheme 
 
A member of the Senior Leadership Team will arrange for an internal review of the alleged 
non-compliance.  This  review  will  be  conducted  by  a  person  not  party  to  the  original 
compliance.  The  member  of  the  Senior  Leadership  Team  will  state  in  writing  whether  the 
College  has  failed  to  comply  with  the  relevant  legislation.  An  explanation  of  any  non-
This procedure was amended on 16th October 2015 and is maintained by Legal Affairs. 
Page 3 of 4 
 

compliance will be given and an indication of what steps the College intends to take to rectify 
the matter. 
 
A  response  will  normally  be  made  within  20  working  days  of  an  appeal.  However,  the 
response  time  will  vary  depending  on  individual  circumstances. Where  consideration  takes 
longer than 20 working days, i.e. because of research into the legal aspects relating to  the 
appeal,  the  College  will  endeavour  to  keep  the  complainant  informed  of  progress  and  the 
reasons for any delay. 
 
Appeals will be dealt with in confidence as far as it is reasonably able to do so. 
 
4.0 
What to do if you remain dissatisfied 
 
In  the  event  that  the  appeal  cannot  be  resolved  through  the  above  procedure,  individuals 
have a right to appeal to the Information Commissioner’s Office. If such an appeal is to be 
made, the application should be made in writing to the: 
 
Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House,  
Water Lane 
Wilmslow,  
Cheshire 
SK9 5AF 
This procedure was amended on 16th October 2015 and is maintained by Legal Affairs. 
Page 4 of 4