This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Please bring transparency to how the CQC inspectors promote the recommendations of the Francis Report in their checklists and inspections?'.


 
ATTENTION  
Steve Field & DCIs – For 
 
Information  
ACTION  
Action required by - All Heads of 
General Practice and Dentistry, 
Inspection Managers and 
Inspectors, Comms and Media 
Team, Parliamentary Engagement 
and Nick Kerswell.  
Agenda item  
NA  
Agenda Title  
PMS Operating Model for weekly 
publication of reports 
 
Author  
Susan Birkwood, Inspection 
Project Manager 
 
 
PURPOSE OF PAPER:  
This paper is to set out the process and arrangements for publishing PMS 
inspection reports  

 
 
Issue 
The PMS Directorate publish their inspection reports on a weekly basis on 
Thursdays only. 
1.  The Chief Inspector and the SLT require a list of all reports that are being 
published (on the dates as below), five working days before the publication on 
the intranet. This is to prepare press releases and manage and anticipate media 
coverage. This means that Inspectors, Managers and Heads of Inspection are 
required to complete the publishing schedule and the publishing tool by mid-day 
on the Friday before the following weeks publishing day.  
2.  Our current system for managing publications of reports since the 
implementation of the “publishing button” does not provide the Chief Inspector 
and SLT members with assurance that we will only publish reports on the 
specified dates. 
3.  This revised operating model for weekly publication of all reports will supply the 
Chief Inspector and SLT members with information, assurance as requested and 
support the directorate in managing the publishing of all reports in a timely, 
structured manner. 
 
Approach and actions to deliver 
4.  The following actions are required: 
i. Inspectors to up load final version PDF reports to the publishing tool and 
save into CRM. 
 
ii. Inspectors are to continue to send their final reports to the provider post 
factual accuracy checks using the current processes in CRM. (To note that 
there is distinction between sending a final version to a provider and 
publishing on the internet. This paper refers to the publishing of reports into 
the public arena and thus on our internet page). 

 

 
iii. All Inspectors must then follow and complete the digital publishing 
guidance which can be found here - Digital Publisher Guidance. 
 
iv. Pages 17-19 of the digital publisher guidance provides details about how to 
publish your reports. Page 19 refers to the setting of a publication date. Each 
Inspector must only add a date from the pre-selected dates as below. 
 
v. If an inspector adds the incorrect publishing date this can be cancelled by 
the inspector and other named individuals within the organisation. 
 
vi. Each inspector must have their report added to the publishing tool with the 
date selected for publication 5 working days prior to the date to be published 
i.e. on the Friday before the following Thursday. The publish button is to be 
pressed with the correct pre-selected date to publish added. 
 
 
 
 
 
Deadline date for 
Date to be 
Date of Comms 
Date of local 
report to be 
published. Pre 
and Media 
communication 
added to the 
fixed THURSDAY 
Briefing meeting  
with LMC, NHSE, 
digital publishing  dates only  
GDC and CCGs 
tool and the 
to take place. 
publishing 
(Where 
schedule (by 12 
applicable) Plus 
mid-day)  
any other 
stakeholder we 
engage with as 
required. 
 
02/10/2015  
08/10/2015  
05/10/2015  
6 & 7/10/2015  
09/10/2015 
15/10/2015 
12/10/2015 
13 & 14/10/2015 
16/10/2015 
22/10/2015 
19/10/2015 
20 & 21/10/2015 
23/10/2015 
29/10/2015 
26/10/2015 
27 & 28/10/2015 
30/10/2015 
05/11/2015 
02/11/2015 
03 & 04/11/2015 
06/11/2015 
12/11/2015 
09/11/2015 
10 & 11/11/2015 
13/11/2015 
19/11/2015 
16/11/2015 
17 & 18/11/2015 
20/11/2015 
26/11/2015 
23/11/2015 
24 & 25/11/2015 
27/11/2015 
03/12/2015 
30/11/2015 
01 & 02/12/2015 
04/12/2015 
10/12/2015 
07/12/2015 
08 & 09/12/2015 
11/12/2015 
17/12/2015 
14/12/2015 
15 & 16/12/2015 
18/12/2015 
24/11/2015 
21/12/2015 
22 & 23/12/2015 
25/12/2015 
31/11/2015 
28/12/2015 
29 & 30/12/2015 
01/01/2016 
07/01/2016 
04/01/2016 
05 & 06/01/2016 
08/01/2016 
14/01/2016 
11/01/2016 
12 & 13/01/2016 
15/01/2016 
21/01/2016 
18/01/2016 
19 & 20/01/2016 
22/01/2016 
28/01/2016 
25/01/2016 
26 & 27/01/2016 
29/01/2016 
04/02/2016 
01/02/2016 
02 & 03/02/2016 
05/02/2016 
11/02/2016 
08/02/2016 
09 & 10/02/2016 
12/02/2016 
18/02/2016 
15/02/2016 
16 & 17/02/2016 
19/02/2016 
25/02/2016 
22/02/2016 
23 & 24/02/2016 

 

26/02/2016 
03/03/2016 
29/02/2016 
01 & 02/03/2016 
04/03/2016 
10/03/2016 
07/03/2016 
08 & 09/03/2016 
11/03/2016 
17/03/2016 
14/03/2016 
15 & 16/03/2016 
18/03/2016 
24/03/2016 
21/03/2016 
22 & 23/03/2016 
25/03/2016 
31/03/2016 
28/03/2016 
29 & 30/03/2016 
01/04/2016 
07/04/2016 
04/04/2016 
05 & 06/04/2016 
08/04/2016 
14/04/2016 
11/04/2016 
12 & 13/04/2016 
15/04/2016 
21/04/2016 
18/04/2016 
19 & 20/04/2016 
22/04/2016 
28/04/2016 
25/04/2016 
26 & 27/04/2016 
29/04/2016 
05/05/2016 
02/05/2016 
03 & 04/05/2016 
06/05/2016 
12/05/2016 
09/05/2016 
10 & 11/05/2016 
13/05/2016 
19/05/2016 
16/05/2016 
17 & 18/05/2016 
20/05/2016 
26/05/2016 
23/05/2016 
24 & 25/05/2016 
27/05/2016 
02/06/2016 
30/05/2016 
07 & 08/06/2016 
03/06/2016 
09/06/2016 
06/06/2016 
14 & 15/06/2016 
10/06/2016 
16/06/2016 
13/06/2016 
21 & 22/06/2016 
17/06/2016 
23/06/2016 
20/06/2016 
28 & 29/06/2016 
24/06/2016 
30/06/2016 
27/06/2016 
05 & 06/07/2016 
01/07/2016 
07/07/2016 
04/07/2016 
12 & 13/07/2016 
08/07/2016 
14/07/2016 
11/07/2016 
19 & 20/07/2016 
15/07/2016 
21/07/2016 
18/07/2016 
26 & 27/07/2016 
22/07/2016 
28/07/2016 
25/07/2016 
02 & 03/08/2016 
29/07/2016 
04/08/2016 
01/08/2016 
09 & 10/08/2016 
05/08/2016 
11/08/2016 
08/08/2106 
16 & 17/08/2016 
12/08/2016 
18/08/2016 
15/08/2016 
23 & 24/08/2016 
19/08/2016 
25/08/2016 
22/08/2016 
30 & 31/08/2016 
26/08/2016 
01/09/2016 
29/08/2016 
06 & 07/09/2016 
02/09/2016 
08/09/2016 
05/09/2016 
13 & 14/09/2016 
09/09/2016 
15/09/2016 
12/09/2016 
20 & 21/09/2016 
16/09/2016 
22/09/2016 
19/09/2016 
27 & 28/09/2016 
23/09/2016 
29/09/2016 
26/09/2016 
04 & 05/10/2016 
30/09/2016 
06/10/2016 
03/10/2016 
11 & 12/10/2016 
07/10/2016 
13/10/2016 
10/10/2016 
18 & 19/10/2016 
14/10/2016 
20/10/2016 
17/10/2016 
25 & 26/10/2016 
21/10/2016 
27/10/2016 
24/10/2016 
01 & 02/11/2016 
28/10/2016 
03/11/2016 
31/10/2016 
08 & 09/11/2016 
04/11/2016 
10/11/2016 
07/11/2016 
15 & 16/11/2016 
11/11/2016 
17/11/2016 
14/11/2016 
22 & 23/11/2016 
18/11/2016 
24/11/2016 
21/11/2016 
29 & 30/11/2016 
25/11/2016 
01/12/2016 
28/11/2016 
06 & 07/12/2016 
02/12/2016 
08/12/2016 
05/12/2016 
13 & 14/12/2016 
09/12/2016 
15/12/2016 
12/12/2016 
20 & 21/12 2016 
16/12/2016 
22/12/2016 
19/12/2016 
27 & 28/12/2016 
23/12/2016 
29/12/2016 
26/12/2016 
 
 
vii. All inspectors MUST then email xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx with the 
information below so that they update the publishing schedule  
 

 

  Location name 
  Region 
  Inspection Type  
  Overall rating highlighting any changes from previous rating if this is a 
follow up inspection, especially for those in special measures/ inadequate 
  Detail of any enforcement action eg special measures, requirement 
notices, warning notices etc 
  INS Number 
  CCG – please enter in full and accurately. 
  Date of Inspection 
  Publish date (as per the pre fixed publication dates outlined below) 
  Inspector name 
 
 
viii. Each HOI will hold the responsibility for ensuring that all inspectors and 
inspection managers complete the processes as above and confirm that the 
details on the publishing schedule match those as added to the publishing tool. 
 
ix. Should an inspector not have a report added to the publishing schedule and 
the publishing tool by 12pm on the cut off dates as supplied above, the next 
publishing date must be added. 
 
x. A final “to be published list” will be supplied to the Chief Inspector at SLT by 
close of play on the Friday before the Thursday publication. 
 
xi. DCI, National GP Adviser, Comms and Media colleagues will then meet the 
Monday prior to publications that week to agree and lock down the list. 
 
xii. SLT will then confirm to all HOI the approved final publications list. Any 
changes are to be updated by the inspector on the schedule and within the 
publishing tool. 
 
xiii. Inspection Managers/Inspectors will then contact each LMC, CCG, DGC 
(where applicable) and AT. Records of contact made will be recorded in CRM. 
 
xiv. Comms and Media team will then produce press releases for the reports 
agreed to be published. Individual press releases will be completed for all reports 
where there is an overall rating of outstanding or inadequate. All reports where 
there is an overall rating of good or requires improvement will be included within 
one press release. 
 
xv. Regional engagement officers / managers will draft individual press releases 
as required for prompt sign off by IMs HoIs, and DCIs and re-circulate final 
versions to HoIs. 
 
xvi. Regional engagement team will liaise with NHSE and DH press office two 
days before publication to share a complete list, including details of inadequate 
practices. Regional engagement team liaise with NHSE regional teams and 
CCGs comms officers on handling of inadequate practices 

 

 
xvii. Inspectors share press release (minus list of practices) with all providers 
named on the release. Inspectors share individual press releases with 
Inadequate and Outstanding providers, and local medical committees. 
 
xviii. Regional engagement share press releases with NHS and CCG comms 
officers. Engagement share with DH, provider reference groups and 
stakeholders including MPs and local Healthwatch (Thurs). 
 
xix. Inspection Managers and Inspectors will be sent calendar reminders to 
prompt them for each task until the year end 2015-2016. 
 
Key Success Features 
 
5.   In order for the approach to work successfully: 
i. HOI will be responsible for communicating their regional actions and 
requirements. 
ii. Inspectors must have all reports in CRM, the publishing tool and the publish 
button pressed by the dates as indicated above by 12 mid-day. 
iii. All future reports will only be published on the dates as supplied above will 
be set/added for publishing. 
iv. All HOI will be responsible for ensuring that the publishing schedule is 
accurate and complete and that this corresponds with the publishing tool, prior 
to the final list being sent to the Chief Inspector and SLT members. 
v. Inspectors /IMs responsible for sharing press releases with 
providers/LMCs. 
 
 
Risks and mitigation 
 
6.   There will be a reconciliation process each Friday between the publishing tool 
and the publishing schedule to ensure that the data matches.  Where possible 
remedial action may be taken to ensure the two areas match but in some cases 
reports will be cancelled from the publishing tool and the inspector requested to 
follow due process and then upload for the next available date, ensuring that 
both the publishing tool and publishing schedule have been completed correctly.