This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'the work of Chemical Hazard Identification & Risk Surveillance Group (CHaIRS)'.




PROTECT - INVESTIGATION 
 
FINAL  NOTE  OF  CHEMICAL  HAZARD  IDENTIFICATION  AND  RISK  SURVEILLANCE  (CHaIRS) 
GROUP MEETING 
 
DATE & TIME: 9 SEPTEMBER 2009 AT 10:00AM 
 
VENUE: MEETING HELD VIA TELECONFERENCE  
 
ATTENDEES 
Chris Livesey (Chair) 
Veterinary Laboratories Agency 
Jo Payne 
Veterinary Laboratories Agency 
John Caseley 
Food Standards Agency 
Christina Baskaran 
Food Standards Agency 
Ovnair Sepai 
Health Protection Agency 
Steve Wyllie 
Department for the Environment, Food and Rural Affairs 
David Harris 
Animal Health 
Alison Gowers 
Environment Agency 
John Cuthbert 
Health and Safety Laboratory 
Martin Ball 
Health and Safety Executive 
 
 
Martin Rose 
Food and Environment Research Agency 
David Webb 
Veterinary Medicines Directorate 
 
WELCOME & INTRODUCTIONS 
 
 
 
1. 
The Chair welcomed attendees to the meeting. Apologies for absence had been received from 
Rebecca  Garcia  (Defra).  Christina  Baskaran  was  deputizing  for  Jillian  Spindura,  Martin  Ball  was 
deputizing  for  Chris  Mawdsley  and  John  Cuthbert  was  deputizing  for  Paul  Johnson.    Two  papers  (an 
agenda and a final note of the 3rd CHaIRS Meeting on 30 June 2009) were circulated to members prior 
to the meeting.  
 
MATTERS ARISING 
2. 
The  Secretary  provided  a  verbal  update  on  matters  arising  from  the  last  CHaIRS  Group 
meeting in June, as follows:  
 
 
At  the  June  meeting,  one  member  asked  whether  there  had  been  any  feedback  from  the  UK 
Zoonoses, Animal Diseases and Infections Group (UKZADI) about the CHaIRS briefing paper. 
It  was  explained  that  this  action  was  still  outstanding  as  the  CHaIRS  Secretariat  was  still 
awaiting  a  response  from  the  UKZADI  Secretariat.  It  was  agreed  that  this  action  would  be 
followed up.  
   ACTION: STEVE WYLLIE 
 
Another  action  concerned  additional  items  for  the  group’s  forward  work  plan.  Since  the  last 
meeting the Secretariat had not received any additional suggested work items for the group and 
the  Secretary  repeated  his  request  for  suggestions  from  members,  to  help  the  Secretariat 
delineate a suitable work plan for the group over the coming months.  
ACTION: ALL 
 
One  member  queried  at  the  last  meeting  whether  it  was  acceptable  to  forward  incident 
notifications to others within their organisation.  It was confirmed that the Secretariat  had since 
checked  this  point  with  the  Agency’s  Information  and  Knowledge  Management  Unit,  who 
confirmed  that    provided  the  scope  of  the  dissemination  was  sufficiently  narrow  (e.g.  to assist 
officials  in  carrying  out  their  investigations)  then  this  should  be  acceptable.  However,  it  was 
added that if the intention is to use the data for other means (e.g. marketing purposes), then, on 
the  basis  that  the  party  in  question  has  not  been  consulted,  this  would  constitute  a  breach  of 
the  Data  Protection  Act,  in  their  view.  On  the  basis  of  the  information  provided,  Members 
agreed that incident notifications could be disseminated.  
 




 
Regarding a recent lead poisoning incident where the source was thought to be a clay pigeon 
shoot, it was suggested at the last meeting that to prevent similar incidents to this occurring in 
future,  a  code  of  practice  should  be  drawn  up,  with  input  from  the  Clay  Pigeon  Shooting 
Association  (CPSA)  and  British  Association  for  Shooting  and  Conservation  (BASC).  The 
Secretariat confirmed that this suggestion has been passed to Agency colleagues that deal with 
Incident Prevention for further consideration.  
 
Another  suggestion  at the  last meeting  was  to give  consideration  to including  LACORS  within 
the  CHaIRS  group  (on  the  basis  of  LA  involvement  in  a  number  of  these  incidents).    The 
Secretariat  confirmed  that  they  had  since  spoken  to  Les  Bailey  (LACORS)  about  this  matter. 
Due to other pressures of work, LACORS are currently unable to commit to providing a full time 
member for the group. However, they have asked to be sent  agenda papers and minutes and 
have also indicated that they may be able to attend or contribute, on an ad hoc basis, in future 
depending on the subject matter and its importance. 
 
 
[FOIA s31(1)(g) and s31(2)(a) and (c)] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 


 
[FOIA s31(1)(g) and s31(2)(a) and (c)] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 


 
[FOIA s31(1)(g) and s31(2)(a) and (c)] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SUITABILITY OF RECYCLED MATERIAL FOR USE IN ANIMAL BEDDING 
3. 
The Chair introduced this item. At the June meeting the group discussed the issue of recycled 
material being used as animal bedding, to ascertain whether there are any animal health, food safety or 
operator safety issues associated with this current practice. As a first step, it was agreed that the group 
focus in the first instance on paper sludge ash.  
 
4. 
It was confirmed at the June meeting that, under a draft EA quality protocol, paper sludge ash 
was  permitted  for  use, among  other  things,  as  a  desiccant  for  animal  bedding.  The  Chair  commented 
that  the  relevant  EA  protocols  and  position  statements  are  impressive.  The  Chair  also  highlighted 
Section 3.13 of the report which states the composition of PSA will vary with input materials, operational 
procedures and technology used for combustion. 
 
5. 
Members were asked for their views regarding paper sludge ash (PSA) and its use as bedding. 
The  Chair  added  that  EA  has  since  suggested  additionally  discussing  plasterboard  and  demolition 
waste too under this item. Consequently comments were sought on the use of this material as bedding 
too.  
 
6. 
One member confirmed that if members had specific concerns about the  draft quality protocol 
there  was still time to comment.  Another comment was that  whilst safe recycling should be promoted, 
the  use  of  novel  recycled  materials  in  the  husbandry  of  farm  animals  need  to  be  monitored  in  case 
unexpected  adverse  reactions  occur.  In  addition,  if  combustion  was  inefficient,  dioxins  contamination 
would probably be higher and PAH content could be significant1. One member commented that he had 
no  problem  with  raising  awareness  but  added  that  any  article  needed  to  be  suitably  balanced.  The 
member added that the article should include a suitable contact for technical advice re: use of PSA.  It 
was agreed that to raise awareness re: this  issue an item should be included within the VLA’s regular 
newsletter. EA asked to have sight of the draft.   
 
 
ACTION: JO PAYNE 
 
7. 
It was confirmed that the EA is assessing the risks associated with the use of plasterboard and 
demolition  materials  for  animal  bedding.  EA  are  aware  that  plasterboard  may  contain  insulation 
materials such as fibreglass and fungistats in addition to cardboard and gypsum.  Demolition materials 
can include plastics and metals from plumbing and electrical installations as well as insulation materials.   
 
8. 
HSL offered to make samples of plasterboard collected for other purposes available to EA. VLA 
and FSA offered to make staff available to contribute to the EA risk assessments for these materials. It 
                                                 
1 Assuming effective combustion etc, the hazards arising from this material could include; respiratory irritation and skin irritation 
(with implications for mastitis where the product is used as a bedding conditioner) arising from dust and metals in the ash. 
 
 


was  suggested  that  the  major  plasterboard  manufacturers  should  be  asked  what  is  present  in  their 
products.    Although  this  may  be  commercially  sensitive  they  stand  to  gain  a  method  of  disposal  by 
recycling if they are able to share this information. 
 
9. 
It was agreed that as part of the ongoing risk assessment process the EA will obtain input from 
other group members wishing to contribute.  
 
ACTION: ALISON GOWERS 
 
 
HANDLING ARRANGEMENTS RE: RESTRICTED DOCUMENTS 
10. 
The  Secretariat  confirmed  that  at  the  last  meeting  there  was  discussion  about  e-mail  security 
arrangements as three departments (EA, HPA and HSL) were not part of the gsi network and so could 
not  be  e-mailed  ‘restricted’  documents.  Clarification  was  sought  regarding  whether  these  departments 
were in the process of becoming gsi enabled or had equivalent e-mail security arrangements in place. 
The Secretary confirmed that both EA and HSL are in the process of getting gsi. HPA however said that 
there are no immediate plans to introduce gsi within their organisation.  
 
11. 
Members queried whether the correspondence on individual incidents could be circulated under 
a ‘protect’ rather than ‘restricted’ marking. If this were the case then all this correspondence could be 
sent via e-mail, regardless of whether recipients were part of the gsi network. The Secretariat agreed to 
clarify this point with their security and legal experts and report back to the group as soon as possible. 
In the interim current procedures would continue.  
 
ACTION: JOHN CASELEY  
 
 
 
AOB 
12. 
As the meeting had run out of time at this point it was agreed that two items would be deferred 
until  the  next  meeting,  namely  contamination  of  animal  feed  with  lead  and  discussion  of  the  MRL  for 
copper in ruminant liver.   
 
 
 
NEXT MEETING: 2 DECEMBER 2009 (PM) IN AVIATION HOUSE, LONDON 
 
 
 
 
John Caseley 
CHaIRS Secretariat 
September 2009