This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'function council'.

Report   
 on an investigation into  
complaint no 05/C/11366 against 
Leeds City Council 
29 March 2006 
 
Beverley House 17 Shipton Road York YO30 5FZ 
Page 265

Investigation into complaint no 05/C/11366 
against Leeds City Council 
 
Table of Contents 
Page 
Report Summary 
1 
Introduction 
3 
Investigation 
3 
Background Information and Advice Given by the Council to 
Parents 
3 
The Reasons Behind the Council’s Undertaking and the Problems 
that then Arose 
4 
Subsequent Events 
5 
Conclusion 
5 
 
Key to names used 
 
Mrs Park   
-   
the Complainant 
 
 
 
David   
 
-   
the Complainant’s son 
 
 
 
  
 
 
Page 266

Report Summary 
 
Education 
 
The complainant sent her son to a particular school.  That school was due to close but she 
was reassured by a categorical statement by the Council that all pupils at the school would 
be found places at a new Academy.  In the event the Academy could not accommodate all 
of the pupils.  
 
Finding 
 
The Council’s categorical promise of places was maladministration in that certainty was 
never really possible.  The promise should have been suitably qualified.  Even without 
maladministration  the  complainant’s  circumstances  would  have  been  difficult  but  she 
suffered the injustice of needless additional anxiety and distress.  In the end the Academy 
was able to offer a place for the complainant’s son – an offer which was accepted.   
 
Recommended remedy 
 
The Council should pay to the complainant £250 for the injustice noted.  
 

05/C/11366 
Page 267
 

 

05/C/11366 
Page 268
 

 
Introduction 
 
1. 
Mrs Park complains because the Council1 was unable to honour an undertaking that 
her son David would have a place at a specific secondary school. 
2. 
For legal reasons, the names used in this report are not the real names of the people 
and places concerned2. 
3. 
An officer of the Commission has obtained information from the Council and has met 
senior officers.  He has talked to Mrs Park. 
4. 
An opportunity has been given for Mrs Park and the Council to comment on a draft of 
this report prior to the addition of the conclusion. 
Investigation 
 
Background Information and Advice Given by the Council to Parents 
 
5. 
David is currently in his first year of secondary education at School A.  Mrs Park had 
only reluctantly accepted a place at this school. She had appealed against the offer but 
had lost that appeal. She was, however, reassured by information from the Council 
that in due course David would have a place at a new ‘Academy’. 
6. 
That information was contained in a guide issued by the Council in order to help 
parents select a secondary school.  The guide stated that it was proposed to close 
School A (and another school) and that the new Academy “…will receive the pupils 
of the closing schools.”  The guide went on to state: 
“Pupils in attendance at (School A) will be guaranteed places 
at the Academy.” 
 
7. 
Before a school is closed the proposal must be subject to public notification and 
confirmation by ‘The Schools Organisation Committee’ (SOC) – a body independent 
of  the Council.  Public notices issued by the Council on the proposed closure of 
School A confirmed that “…..pupils attending the school at the time of closure will 
transfer to the new (Academy)”.  That information was reported to the SOC when it 
unanimously approved the closure. 
 
1   The Council has created an ‘arms length’ organisation called ‘Education Leeds’ which now deals with such issues as 
appear in this report on its behalf.  For simplicity I will refer to ‘the Council’ throughout. 
 

05/C/11366 
Page 269
 

 
8. 
Officers say that the information in the guide to parents had to reflect the information 
in the public notices and as reported to the SOC.  In commenting on a draft of this 
report the Council stresses that the relevant notices were published in good faith and 
in the “reasonable expectation” that all transferring children would be found places at 
the Academy. 
9. 
The new Academy is independent of the Council.  It sets its own admissions policy 
and  the  Council  cannot  require  it  to  offer  places  to  any  specific  children.    The 
Academy was, however, set up with the intention that, at the outset, it took in pupils 
from the two closing schools. 
10.  The Council points out that the Academy itself set the limit at 180.  It also points out 
that the Academy itself, in a newsletter, stated that pupils at schools A and B “will be 
guaranteed a place at the Academy”. 
The Reasons Behind the Council’s Undertaking and the Problems that then Arose 
 
11.  The admission limits3 set for the first year at the two closing schools totalled 330.  
This is well above the limit for the first year group at the Academy, which has been 
set at 180. 
12.  Historically both closing schools have been significantly undersubscribed to the point 
that the totals in the first year groups did not exceed 180.  Officers say they thought 
that this historic situation would remain and on that basis it was assumed that the 
Academy could take all pupils at the closing schools. 
13.  In the event the number of pupils in School A’s year of entry for 2005 was much 
higher than anticipated.  This led to the combined totals of both closing schools in the 
first year being 54 above the Academy’s admission limit. 
14.  Officers say that this was caused by a number of factors that they did not foresee.  In 
particular a Roman Catholic School was closed and that caused more people to apply 
for places at School A (which does have a religious character).  They also point to a 
general reorganisation of secondary education in Leeds which had various unforeseen 
consequences, including an increase of interest in School A. 
                                                                                                                                               
2   Local Government Act 1974, section 30(3) 
3   These limits are calculated according to a formula and are the point after which places will be denied in the relelvant 
year group. 
 

05/C/11366 
Page 270
 

 
15.  That there was going to be a problem was first apparent to officers on the Summer of 
2005.    From  that  point  on  arrangements  were  made  to  try  and  find  satisfactory 
alternative arrangements for the 54 children, including David, who would not be able 
to go to the Academy.  Those 54 children were selected after applying the Academy’s 
own admissions criteria. 
Subsequent Events 
 
16.  David’s name was placed on a waiting list for places at the Academy.  Mrs Park was 
not  prepared  to  accept  a  place  at  any  of  the  alternative  schools  identified  by  the 
Council.    She  did  have  certain  rights  of  appeal  but  in  the  event  a  place  at  the 
Academy became available from the waiting list as from September 2006.  Mrs Park 
accepted that offer.  She says that whilst she is pleased that David has this place both 
she and David have been caused needless stress and anxiety by the Council’s initial 
failure to fulfil its undertaking of a place at the Academy. 
17.  Officer says that they now realise it was unwise to have given a categorical assurance 
of places at the Academy.  They say that in future suitable qualifications would be 
made. 
Conclusion 
 
18.  If a promise is made it should be kept.  If there is a chance that circumstances will 
change and a promise cannot be kept then any advice should be suitably qualified.  
That is a lesson that those involved here have learned the hard way.  The Council’s 
ultimate  inability  to  fulfil  its  undertaking  was  maladministration.    That  criticism 
stands quite independently of whatever the Academy did or did not do or what the 
Council was able to achieve afterwards. 
19.  The  situation  for  Mrs  Park  and  David  would  still  have  been  difficult  even  had 
suitable qualifications been made.  School A would still be due to close and a place 
would (initially at least) still have been denied by the Academy.  Mrs Park would still 
have needed to make suitable arrangements to educate David.  However, the inability 
by  the  Council  to  meet  its  undertaking  would  have  been  wholly  unexpected  and 
would have caused anxiety and distress beyond what was inevitable anyway.  That is 
the injustice from the maladministration.  
20.  To remedy that injustice the Council should pay to Mrs Park £250.  I accept that the 
relevant lessons have been learned.  One reason why I decided to proceed here to a  
 

05/C/11366 
Page 271
 

 
public report was to alert other authorities to the very important lesson about the need 
not to make categorical promises unless they will, regardless of events, be fulfilled. 
21.  When commenting on a draft of this report the Council stressed the work put in by 
offices  with  the  Academy  to  try  and  avoid  any  problems  arising.    The  Council 
expressed  concern  at  the  potential  for  it  to  be  criticised  in  isolation  from  the 
Academy.  The Council states that the Academy: 
“…..has not felt able to assist in resolving the issue by, for 
example the use of temporary classrooms on site”. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Anne Seex 
29 March 2006 
Local Government Ombudsman 
 
Beverley House 
 
17 Shipton Road 
York 
YO30 5FZ 
 
 

 

05/C/11366 
Page 272