This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Japanease knotweed Inpections'.


This document has been classified as: Not Protectively Marked 
 
  
 
 
Jackie Spiller 
Date:       27th September 2013 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
Our Ref: 
      EIR 13 12877 
 
 
 
Dear Mrs Spiller 
 
Internal Review: Environmental Information Request 13 12877 
 
On  4th  September  2013,  South  Tyneside  Council  received  your  request  to  conduct  an 
internal review of your Environmental Information request reference 12877. 
 
Your request asked for  “Please could you provide me with any inspections i.e. reports 
written or verbal that have been carried  out by STC staff or contractors in South 
Tyneside regarding the growth, spread and spraying of Japanese Knotweed, any 
specific sites that have been ear marked
”. 
 
The  internal  review  of  your  request  was  held  on  6th  September  2013.  The  Review  Panel 
consisted of Mike  Harding (Head of Legal Services) and Gill Hayton (Solicitor and Deputy 
Monitoring  Officer).    Paul  Robinson  (Corporate  Lead,  Corporate  Affairs)  and  Dave 
Patterson (Information Governance Team) attended the review hearing for the purposes of 
providing information and answering queries from the Panel, but did not take any part in the 
review decision making process.   
 
The Panel when making its decision considered the history of your original request and the 
responses provided to you by the Council.     
 
The Council‟s original response to your request is shown below: 
 
“The Council is currently treating 26 areas of Japanese Knotweed. Please see the attached 
instructions to the Council‟s contractors and the list of locations.  
 
The sites are randomly inspected in October after the spraying contract has been 
completed and again in April to determine if further spraying is required and the list of sites 
is updated accordingly. Spraying the Japanese Knotweed continues until it has disappeared 
from the area, which can take many years. Any new Japanese Knotweed sites are added to 
the spraying contract and spraying is undertaken as soon as possible. The Japanese 
Knotweed is sprayed three times a year between April and October, weather permitting.”  
 
 
 
 

 
 
 

This document has been classified as: Not Protectively Marked 
 
Internal Review Response 
 
The  Internal  Review  Panel  carefully  considered  the  wording  of  your  original  request  and 
concluded that officers had interpreted your information request to be all areas of Japanese 
Knotweed across the Borough rather than  specific in requesting reports and information in 
respect of Wood Terrace/Tweed Street  only.     As such the Council provided  a list  of sites 
where it was known by the Council for Japanese Knotweed treatment.  
 
As a result of your internal review request and your clarification  that you did not request „a 
list  of  Japanese  Knotweed  sites‟  across  the  wider  borough  and  that  you  were  only 
requesting information specific to Wood Terrace/Tweed Street, the Panel requested further 
checks be made to ensure your information request had been answered thoroughly. 
 
Further checks have now been were carried out by the senior manager of the service which 
deals with the treating of areas of Japanese Knotweed, and I am advised that the Council 
do  not  hold  specific  „inspection  reports‟;  however  they  have  confirmed  that  email 
correspondence  relating  to  the  treatment  of  Japanese  Knotweed  at  Tweed  Street  does 
exist.  
 
In  looking  into  this  matter  further  on  your  behalf,  I  am  advised  the  Council  has  already 
provided  you  with  a  significant  amount  of  correspondence  relating  to  Japanese  Knotweed 
affecting  your  property  at  1  Tweed  Street,  Jarrow  which  has  been  provided  under  the 
provisions of a Subject Access Request (Data Protection Act 1998).   I am advised that due 
to  the  complex  and  time  consuming  nature  of  email  retrieval,  that  this  process  is  ongoing 
and officers continue to work on the final elements of this Subject Access Request. 
 
To  ensure  completeness  through  the  internal  review  process,  I  have  requested  you  are 
provided with a further copy of that correspondence that is available thus far.  
 
Due to the size of this data set, and the fact that providing this data electronically as part of 
this  response  letter  would  result  in  your  personal  data  being  uploaded  to  the 
„whatdotheyknow‟  website  and  risk  breaching  Data  Protection  regulations,  we  have  not 
included this, however would advise you contact the Freedom of Information Team on 0191 
424 6538 so that we can arrange this information to be re-provided to you if you wish.  
 
Information Commissioner‟s Office (ICO) 
Should you remain dissatisfied with the outcome of my internal review, you can write to the 
Information Commissioner to ask for an independent appeal of the Council‟s decision. The 
Information  Commissioner  is  the  Government‟s  Independent  Body  responsible  for 
overseeing  the  Freedom  of  Information  Act  2000,  the  Data  Protection  Act  1998  and  the 
Environmental Information Regulations 2004. 
 
Please  note  the  ICO  will  only  review  cases  that  have  exhausted  the  Council‟s  internal 
review  procedures.  All  correspondence  to  the  ICO  must  quote  the  Council‟s  reference 
number and the reasons for your appeal. 
 
The  ICO‟s  contact  details  are  as  follows:  Information  Commissioner‟s  Office,  Wycliffe 
House,  Water  Lane,  Wilmslow,  SK9  5AF.  More  information  can  be  found  on  the  ICO‟s 
website at www.informationcommissioner.gov.uk. 
 

This document has been classified as: Not Protectively Marked 
 
If you have any further queries about this matter then please do not hesitate to contact us.  
 
Yours sincerely 
 
 
 
Mike Harding 
Head of Legal Services 
South Tyneside Council