This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Collective Switching Grant Allocations'.


 
DECC Local Authority Funds 
ANNEX A 
Application Form 
 
 
 
 

Local Authority Competition 
APPLICATION FORM 
Please note: completed bids should be submitted by 5pm on 30th November 2012 by email to 
xx.xxxxx@xxxx.xxx.xxx.xx  
SECTION 1: To be completed by all applicants 
1.1 Applicant Details 
 
Lead Local Authority 
Name of Local Authority  
Norwich City Council 
Name of contact within 
REDACTED 
the Local Authority 
Address 
 
Norwich City Council 
City Hall 
Norwich 
NR2 1NH 
Telephone number of 
REDACTED 
contact 
Email address of contact 
REDACTED 
Other participating Local Authorities (add rows as needed) 
Name of Local Authority 
 
Name of contact within 
 
the Local Authority 
Address 
 
Telephone number of 
 
contact 
Email address of contact 
 


Local Authority Competition 
 
1.2 Proposal Summary 
 
Describe the proposal and how it will be delivered. What will it achieve? Who will it 
benefit? (max 300 words) 

Enhanced support for existing collective switching programme and new affordable 
warmth strategy.  

Norwich City Council was the first city in the UK to start a programme of collective switching 
and the 3rd local authority nationally. Our first tranche of the “Norwich Big Switch and Save” 
was a great success attracting over 1,768 households over 5 weeks of marketing, which 
equates to over 2.5% of the total population of Norwich. 
95% of the participants who joined the project did so via the “on-line” route even though the 
authority provided a “walk-in” and “call-back” facility. It has been identified through analysis 
and discussion with local partners that to effectively reach the more vulnerable groups with a 
scheme like this we will need to provide a more targeted “face to face” approach. We are, 
therefore, looking to engage more directly with these groups when delivering tranche two in 
January via this DECC funding bid. 
Our proposal will provide trained officers with the skills to specifically assist vulnerable groups 
such as the elderly through arranging “face to face” visits to their homes and through special 
community events as well as providing comprehensive training and ongoing support to allow 
local 3rd sector organisations to provide the same service. 
REDACTED 
 
 
 
 
 
 
 
1.3 Stakeholder Engagement 
Describe how your proposal has been developed and will be delivered with local 
partners – to ensure that delivery of measures reflects local conditions on the ground. 
(max 200 words) 



Local Authority Competition 
1.3 Stakeholder Engagement 
Our proposal has been developed from the learning outcomes of our first round of collective 
switching, delivery of work programmes such as discounted insulation schemes, work with 
vulnerable groups via the NHS “Warm and Well” programme and our ongoing partnership 
working via the consultation stages of drafting of our new Affordable Warmth Strategy, as 
well as ongoing stakeholder engagement via our equalities work, and through our new 
financial inclusion strategy.  
 
We will work with all our key partners in different sectors to support the delivery of our 
proposals and ensure a joined up approach to collective switching and the wider affordable 
warmth work.  
 
In addition the authority holds data which complements official statistics. Last year, using our 
benefits data, we identified a group of vulnerable elderly residents who each received a 
“Warm and Well” pack via our Neighbourhood Wardens. The feedback we had from these 
residents was very positive. They really appreciated the contact from the wardens and we 
also provided them with an opportunity to feedback to us any issues which we might be able 
to assist with.   
 
Finally we hope to engage with a Green Deal provider as part of our ongoing strategic 
development and HECA work. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.4 Value for Money 


Local Authority Competition 
1.4 Value for Money 
Demonstrate how the proposal will ensure value for money and generate net 
benefits.  

DECC funding for enhanced collective switching. 
Norwich City Council’s collective switching scheme “Norwich Big Switch and Save” was 
launched in October with the aim of encouraging households to sign up to stand a chance of 
saving money on their fuel bills this winter. The scheme has been a success with a total of 
1,768 city households signing up. Registration closed at midnight on Sunday 25th 
November. Norwich was joined with four other collective switching schemes to get the best 
energy deal. The overall average saving per household is a magnificent £171 a year. If all 
citizens took up the offer £225,000 would potentially be saved from leaving our local 
economy.  
We are looking to make our second round of collective switching more accessible to the 
most vulnerable in society by being able to target vulnerable people in fuel poverty through 
face to face contact with them in their own homes and through specific community events.  
We are able to make the best use of data already held by the council about some of the 
most vulnerable residents in the city.  By using joined up working across the relevant 
departments of the council (housing, benefits, etc) and via 3rd sector participation we 
expect to be able to help vulnerable people secure similar savings as those achieved in our 
first round of collective switching ( approximately £170 per household per year).  Any 
income raised through the scheme via switching fees will be used to support the continued 
delivery of our new affordable warmth strategy and our aspirations to the commitments 
within the end fuel poverty coalition local authority fuel poverty commitment.  
 
As a pioneer in collective switching Norwich City Council has supported requests from 
other local authorities nationally as well as regionally to provide procurement, marketing, 
legal and other advice. If DECC assisted Norwich City Council in delivering our second 
tranche any learning outcomes in regards to the targeted work with vulnerable people 
would be available to share as best practice. It is our ambition via a number of strategic 
priorities to fully engage all members of society in the benefit of collective switching as part 
of our work in regards to income maximisation and affordable warmth.   
 
REDACTED 
 
 
1.5 Project Milestones 
Please give a brief summary of the key milestones from your project plan (including 
dates). The project should plan for delivery by 31st March 2013. Describe briefly who 
will deliver it and what will have been achieved by that date and an assessment of 
the risks to delivery.  



Local Authority Competition 
1.5 Project Milestones 
A project plan has been provided to show the key milestones of our plan (including dates). 
The final date for the end of the second tranche of the Norwich Big Switch and Save and 
the “Warmer City” bid would be 31st March 2013. There is a period of project close down 
and evaluation at the end of the project to allow the temporary project officers to complete 
a 4 month contract. (Please refer to project plan) 
The collective switching programme will be project managed by the council’s environmental 
strategy team with the assistance of our communications team, customer contact teams, 
revenue and benefits teams and relevant housing teams and 3rd sector project partners. 
(Age UK Norwich, NHS commissioners, housing associations etc). To date the authority 
has delivered one round of collective switching with 1,768 participants registering. The 
project aims to attract 4,000 households in the second tranche, which in addition to the first 
tranche would account to 6.5% of all households in Norwich. 
Early analysis of tranche one has confirmed a 95% access rate via our web site. The 
authority would like to enable more citizens from vulnerable backgrounds to access the 
second tranche via the application to DECC.  
The authority already participates in the NHS “Warm and Well” programme, however our 
application to DECC for additional funding this winter will provide alternative resources over 
and above those detailed in our Affordable Warmth Strategy. The project will be managed 
by the environmental strategy team with the assistance of our communications team, 
customer contact teams, revenue and benefits teams and relevant housing teams and 3rd 
sector project partners.  
Both projects aim to collate information for Green Deal and ECO funded projects.  
 
Key Mile stones:  
Advertise for new project officers via change agents - Dec 3rd onwards 
Interview – 14/01/2013 
REDACTED 
Officers start with associated training programmes – 21/01/13 
Compile needs assessment database – 3/12/2012 
Communications and partnership working – 3/12/2012 
Promotion and delivery of the “Norwich Big Switch and Save” tranche 2 – 14/01/2013 
Close the scheme – 4/03/2013 
Go to the market to negotiate deal – 4/03/2013 
Present deal to public 5/03/2013 
Close the Norwich Big Switch and Save 25/03/2013 
REDACTED 
Review and project evaluation 22/04/2012 
Risks 
All projects within the council are reviewed in regards to risk. Risks against non delivery 
have been mitigated in a number of ways. Firstly the council has already delivered a 
successful round of collective switching. The authority has therefore built up the processes, 
systems and marketing strategy to enable a successful second round. Our partner IChoosr 


Local Authority Competition 
1.5 Project Milestones 
has already complimented the communications and marketing strategy used in round one.  
We are applying to DECC to help develop our targeted “off line” options for vulnerable 
groups as well as providing DECC with the learning outcomes via our links to excellent 
research opportunities with the University of East Anglia.  
REDACTED 
 
 
1.6a Proposal Funding 
DECC has three funds from which Local Authorities can bid for support. Please 
indicate which fund(s) you would like to bid for (and the amount) in the table below, 
and continue on to the relevant part of the application form. 

Funding (£000s) 
Fund 
Complete... 
Capital 
Programme 
Total 
Fuel Poverty Fund 

REDACTED 
REDACTED 
Section 2 + 6 
Green Deal Fund 



Section 3 + 6 
Collective Switching Fund 

26,000 
26,000 
Section 4 + 6 
 
 
 
 
 
 
 
1.6b Other sources of funding (where applicable) 
  Please provide details of other sources of funding for the project. 1.6a Proposal Fu 


Local Authority Competition 
1.6a Proposal Funding 
Funding source 
Capital 
 Programme 
Total 
REDACTED 

REDACTED 
REDACTED 
REDACTED 

REDACTED 
REDACTED 
REDACTED 

REDACTED 
REDACTED 
 
 
 
 
 
 
 


Local Authority Competition 
SECTION 4 
‘Cheaper Energy Together’ Scheme  
4.1 Engagement with Vulnerable Consumers 
Describe how the proposed scheme will effectively engage with vulnerable 
consumers and the approaches that will be taken. Describe who the customers are 
and how many you expect to engage with. (max 200 words) 

Norwich City Council was the first city in the UK to start a programme of collective switching 
and the 3rd local authority nationally. Our first tranche of the “Norwich Big Switch and Save” 
was a great success attracting 1,768 households over 5 weeks of marketing, which equates 
to over 2.5% of the total population of Norwich. 
95% of the participants who joined the project did so via the “on-line” route even though the 
authority provided a “walk-in” and “call-back” facility. It has been identified through analysis 
and discussion with local partners that to effectively reach the more vulnerable groups with 
a scheme like this we will need to provide a more targeted “face to face” approach. We are, 
therefore, looking to engage more directly with these groups when delivering tranche two in 
January via this funding bid. 
Our proposal will provide trained officers with the skills to specifically assist vulnerable 
groups such as the elderly through arranging “face to face” visits to their homes and through 
special community events as well as providing comprehensive training and ongoing support 
to allow local 3rd sector organisations to provide the same service.   
The project aims to attract 4,000 households in the second tranche. 
 
4.2 Innovation in Design of Scheme 
Describe how the proposed scheme will demonstrate innovation – in the design of 
the scheme and in the ways of engaging with consumers. (max 200 words) 



Local Authority Competition 
Collect
4.2 I
ive s
nnova witching is p
tion in Desi redom
gn of ina
 Sc ntly a
heme n
    online process.  This enables the providers to 
ke
  ep overhead costs low.  However, this automatically excludes those who do not have 
access to online facilities, for a variety of reasons. 
 
We believe that by working in partnership with the voluntary sector we can take the scheme 
out to those who may find it difficult to access online facilities.  We intend to use the funding 
to purchase mobile technology to take this service out to residents.  We would provide 
training for the voluntary sector on the technology, the registration process and how to 
interpret energy bills which would mean they could use their contacts with the vulnerable 
and the hard to reach to take the collective energy scheme out to those who may be most 
in need, but least able to access online facilities.  
We hope that by working with partners and utilising new technologies that we can help to 
reduce the energy bills of those who may be least able to access this scheme.  
Our 3rd sector partners have also suggested a more direct way to access the telephone 
services. We hope the DECC funding will allow a telephone registration service as well as a 
pre booked “call back” 
 
 
 
 
10 






Local Authority Competition 
4.3 Strategic fit  
 

Describe how the proposed scheme will take a holistic approach to reducing 
consumers’ energy bills. (max 200 words)  

Improving energy efficiency is stated as a key objective in the Government’s recently 
published Energy Efficiency Strategy1. The UK Fuel Poverty Strategy2 states that energy 
prices are a key factor of fuel poverty alongside energy efficiency and household incomes. 
We also anticipate that this project will align with priorities which will be set out in the 
Government’s Fuel Poverty Strategy, due for release in 2013. 
 
By targeting Norwich’s most vulnerable residents, we believe we can help to lower energy 
prices and therefore reduce the extent of fuel poverty for people most in need in the City.  
 
The Norwich City Council Corporate Plan 2012-15 has a corporate priority to: 
  reduce fuel poverty through affordable warmth activities. 
 
This priority flows through into both the Financial Inclusion Strategy and the Affordable 
Warmth strategy which have priorities to: 
 
  assist families to identify cheaper fuel options and helping them to switch 
  help people in the city to reduce their fuel bills 
  improve the energy efficiency of housing in the city 
  assist people in the city to maximise their income 
Norwich City Council Affordable Warmth Strategy 
www.norwich.gov.uk/CommitteeMeetings/Cabinet/Document%20Library/29/REPCabinet7A
ffordableWarmthStrategy20121114.pdf 

Financial Inclusion Strategy 2012 -2015 
www.norwich.gov.uk/CommitteeMeetings/Cabinet/Document%20Library/27/REPCabinetFi
nancialInclusionStrategy20120912.pdf 

 
In tandem with our “Warmer City” project we believe that this project can assist us in 
delivering all of these priorities. 
 
1 DECC - The Energy Efficiency Strategy: The Energy Efficiency Opportunity in the UK (Nov 2012) 
2. DECC - UK Fuel Poverty Strategy 7th Annual Progress Report 2009 
 
 
 
11 

Local Authority Competition 
4.4 Evaluation 
Describe how the scheme plans to capture and share learning. (max 200 words) 
Since starting our collective switching programme the authority has supported other 
councils nationally to set up their schemes including authorities from: Surrey, Lincoln, 
Ipswich, Oldham, Coventry, Rutland, Dover, Waveney.  We have offered procurement 
advice, as well as shared cabinet reports, and communications and marketing strategies 
related to collective switching activities. 
Through this work we have built up a useful officer list for knowledge sharing.  We are also 
providing advice and support to the local district councils of Norfolk embarking on a 
collective switching scheme for the first time. 
On completion of the project we intend to work with Professor Catherine Waddams at the 
University of East Anglia (UEA) in order to conduct an evaluation of the effectiveness of the 
scheme.  Professor Waddams works within Competition Policy at the UEA and is currently 
analysing Which’s Big Switch data.  We wish to compare a predominantly online 
methodology with the effectiveness of a face to face approach and in order to identify any 
learning outcomes which can be applied when delivering future schemes, and in particular 
when targeting vulnerable groups in fuel poverty.  
 
 
4.5 Transparency 
Describe how the proposed scheme will communicate transparently to ensure 
consumers are informed and understand it, and are provided with key pieces of 
information – such as any expected savings to be made by switching – that are 
accurate and not misleading. (max 200 words) 

By working face to face with residents the officer will be able to help the householder to 
accurately interpret their bill by having direct access to the paperwork which will lessen the 
potential for mistakes when interpreting confusing energy data. 
When the registration is complete each householder will be taken through a summary of the 
data before they are registered, to check for any mistakes. 
Each householder will then receive a copy of this summary data. 
After the switching partner goes out to the energy market for the most competitive deal each 
householder will be contacted with full details of the offer available to them.  If they have any 
questions about the deal offered they will be able to contact us for clarification. 
Each householder will be made full aware at each stage that they are under no obligation to 
accept the deal offered. 
Our promotional material will state that potential savings of up to £200 can be made.  With 
the face to face service we will be able to explain that this depends on the type of switch 
being made e.g. dual fuel payment, and the method of payment being used e.g. direct debit.  
Householders working directly with our officers will have a good opportunity to ask for advice 
12 

Local Authority Competition 
and support. 
 
4.6 Project Costs 
Provide brief details of the main activities that funding is requested for and the costs 
of the project. 

Deliverable 
 £000s 
a. 3 x temporary members of staff (1 x 9 month contract, 2 x 4 
REDACTED 
temporary members of staff). 
b. 6 x PDAs (2 for project officers and 4 for their 3rd sector) 
REDACTED 
c. Transport 
REDACTED 
d. Venues for roadshows, drop-in sessions, training, community 
REDACTED 
outreach 
e. Communications, Advertising, Promotion, Media for new 
REDACTED 
DECC funded services 
f. Evaluation and monitoring 
REDACTED 
Total cost of project during 2012-13 
£ 46,000 
Total funding contribution required from DECC 
£ 26,000 
 
 
 
SECTION 5 
13 

Local Authority Competition 
Renewable Heat Survey - Optional 
SECTION 6 
To be completed by all applicants 
6.1 Declaration 
The project funding that is being applied for is to fund either a new project in relation to 
which no funding has been allocated or to extend an existing project. The funding will not be 
used to replace existing funding for a project. 
We confirm that local and community organisations are involved in the design or delivery of 
this proposal, where appropriate. 
We confirm that the proposed use of the fund will comply with all relevant requirements of 
EU law (e.g. relating to procurement and State Aid law). 
Name 
REDACTED 
Title 
Environmental Strategy Manager 
Local Authority   Norwich City Council 
 
14 

 
© Crown copyright 2011 
Department of Energy & Climate Change 
3 Whitehall Place 
London SW1A 2AW 
www.decc.gov.uk 
 
URN 12D/398