Lothian Buses plc 
 
Annandale Street 
Edinburgh 
EH7 4AZ 
tel +44 (0)131 554 4494 
fax +44 (0)131 554 3942 
web www.lothianbuses.com 
 
Registered in Scotland No. 96849 
Vat No. 790 0906 27 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
25 January 2013 
 
Dear Mr Duff, 
 
Freedom Of Information (Scotland) Act – Request For Information 
 
I refer to your email of 22 December in which you make a Freedom Of Information Request in 
the following terms: 
 
“Please can you detail the number of bus drivers dismissed in the last five years for gross 
misconduct.“ 
 
This  letter  constitutes  a  formal  refusal  under  the  Freedom  Of  Information  (Scotland)  Act  to 
provide the information which you have requested. 
 
In accordance with Section 16 of the Act I confirm that  -   
 
a) 
the information you have requested is held by Lothian Buses 
 
b) 
in respect of that information Lothian Buses claims an exemption 
 
c) 
the particular exemption in this case is set out in Section 12 (1)  of the Act 
 
d) 
The  Freedom  Of  Information  (Scotland)  Act  2002  provides  exemptions  for  various 
classes of information - in this case, where there is an excessive cost of compliance in 
providing it.  For information, here is the text of Section 12 (1)  
 
12 Excessive cost of compliance 
 
(1) Section 1(1) does not oblige a Scottish public authority to comply with a request forinformation if the 
authority estimates that the cost of complying with the request would exceed such amount as may be 
prescribed in regulations made by the Scottish Ministers; and different amounts may be so prescribed in 
relation to different cases.  
 
and,  from  the  Freedom  of  Information  (Fees  for  Required  Disclosure)  (Scotland)  Regulations 
2004; 
 
5 Excessive cost - prescribed amount 
 
The  amount  prescribed  for  the  purposes  of  section  12(1)  of  the  Act  (excessive  cost  of  compliance)  is 
£600. 
 
The reason we cannot provide the requested information without incurring an excessive cost of 
compliance is straightforward. We have an electronic database which logs all joining and leaving 
drivers, and dates back to back to 2000. From that database, we can see that 493 drivers have 
left the Company in the past 5 years (as per your request).  
 
 
 

---

 
What  we  cannot  see  however  is  the  reason  for  leaving  –  this  database  does  not  capture 
whether  the  driver  left  because  of  retirement,  resignation,  dismissal  or  any  other  reason. 
Detailed disciplinary records (and resultant actions) are maintained only within the physical files 
kept  for  each  individual  driver.  Depending  on  how  recently  the  driver  has  left  the  Company, 
these  physical  files  may  be located  locally  within  the  garage  where  that  driver was  based,  or 
centrally at our Head Office.  
 
If we were to answer your request, an appropriate member of staff would be required to first 
locate each of the above mentioned 493 files, before examining the contents of each in order 
to identify which drivers were dismissed for reasons of gross misconduct. I’m afraid that, even if 
we assumed that it might take as little as ten minutes to locate, identify and classify for each 
individual  file,  the  overall  cost  to  the  Company  would  far  exceed  the  compliance  thresholds 
provided for within the Act.       
 
If you are not satisfied with how we have responded to your request for information and/or the 
information that we have provided, you can request that Lothian Buses carry out a review.  This 
will take a maximum of 20 working days.  If you would like to do this, please contact Norman 
Strachan,  Finance  Director,  at  the  address  below  or  email:  xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx.xx.  
Please  note  that  any  request  for  review  must  be  made  in  writing  or  other  form  having 
permanency, include a name and address for correspondence and be made within 40 working 
days of 25 January 2013. 
 
If  after  this  review  you  are  still  dissatisfied,  you  have  the  right  of  appeal  to  the  Scottish 
Information Commissioner.  The Scottish Information Commission can be contacted as follows: 
 
Enquiries line – telephone:  
01334 464 610 
Enquiries line – email:    
xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx 
Address:                     
Kinburn Castle, Doubledykes Road, St Andrews, KY16 9DS 
 
Further  information  on  freedom  of  information  can  be  obtained  from  the  Scottish  Information 
Commission's website: www.itspublicknowledge.info. 
 
Sincerely, 
 
Stevie Chambers 
Commercial Projects Officer 
 
 

---