This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Strategic Management Group Meeting Notes - Watford Health Campus'.


 
 
Item 1 
 
Ops Group 
12 September 2012 
Note of Meeting 
 
 
Present: 
Glyn Evans (Chair) 
WFC 
Alistair Burg 
 
WBC 
Tom Dobrashian 
WHC 
Kyle McClelland 
WHHT 
David Duffield   
Stace 
Ayesha Malik 
 
WHC 
 
 
Apologies: 
Louise Gaffney   
WHHT 
 
 
No. 
Item 
Action 
Status 

Minutes of meeting 8 August  
 
 
1a 
Ops Group agreed minutes of July meeting 
Noted  

1b 
Matters not on Sept Agenda 
Noted 

John  Rockminster  has  produced  paper  on  land 
equalisation.  He  has  also  had  meetings  with  both 
WBC and WHHT.  
1c 
John Rockminster is: 
TD has JR’s 
Paper distributed. 2nd 
  After  meeting  with  WHHT,  a  new  paper  on  the  paper on 
meeting planned 11 
principles  for  land  equalisation  was  to  be  principles 
Oct. 
produced.  
which he will 
  Working  on  figures  in  Kier’s  model  to  try  and  distribute  
resolve 
issues 
on 
how 
abnormals 
and 
infrastructure costs are allocated. 
1d 
Agreed  that  engagement  with  acting  WHHT  CEO  LG to discuss 
Natalie has been 
required and paper to go Strategy Committee 
with Natalie 
invited to upcoming 
Forrest 
key meetings 
1e 
Typo of Manny’s name notes 
Noted 

1f 
Ops  Group  asked  to  note  Programme  Milestones  Noted 

requested  at  previous  meeting  are  attached  to 
minutes of meeting. 
1g 
AM stated that in final tables of individual evaluation  Noted 

scores  –  those  who  had  not  provide  evaluation 
reports  (scores  and  justifications)  have  been 
“highlighted” for audit purpose. Nabarro had advised 
that  these  scores  are  not  included,  however  the 
moderated score remained unchanged.  
NB:  both  members  of  WBC  and  WHHT  as  well  as 
WFC had provided evaluations to appropriate criteria 
and sub criteria.  
1h 
TD  stated  that  feedback  had  been  provided  to John  KMcC 
Sent to KMcC 
Laing.  He  reminded  the  Group  that  John  Laing’s  requested 
BAFO  fell  below  expectations  in  three  key  areas:  copy of John 
 

 
No. 
Item 
Action 
Status 
Financial; supply chain and local jobs   
Laing’s 
feedback 
report.  

SMG Decision and Key Issues Paper 
 
 
2a 
SMG  had  accepted  recommendation  in  report  at  28  Noted 
Kier as Preferred 
August meeting. This stated that Kier, having scored 
Bidder announced 
the  highest  at  BAFO  stage  should  be  offered 
Preferred Bidder status.  
2b 
Offer letter had been prepared and sent to Kier. Kier  Noted 
Kier have signed 
have stated that they would like WBC and WHHT to 
offer letter of 29 
underwrite some of Kier’s development of proposals 
August (as amended) 
at  Preferred  Bidder  stage.  WBC  are  mindful  to 
underwrite survey work during this period 
 
Key Issues Paper 
 
 
2c 
TD  outlined  key  issues  in  paper  which  Kier  will  be  Noted 
On going 
working on: 
  Car  park  and  the  need  to  provide  for  staff  car 
parking; 
  Consider  housing  typology  with  view  to 
increasing 2 and 3 bed units. 
  Way forward for listed building and hub area 
redevelopment 
  Issues of urban design,  to be discussed with 
Jane Custance. 
  Link development of CHP and sustainability 
together  
  Kier would be required to resolve provision of 
CHP (WHHT development or build their own). 
 
2d 
Discussion  took  place  on  considering  car  parking  Overall car 
AB to provide update  
proposals for WFC.  
parking 
 
 
provision to be 
Meeting with GE 
Also  access  arrangements  for  vehicles  around  hub  coordinated 
arranged 10 October 
area  and  need  to  prevent  cut  through.  Concerns  with WBC’s 
raised  on  the  viability  of  Kier’s  proposal  for  traffic  (Vinci) 
management in this area.  
proposals. 
 
Kier to provide 
further 
evidence of 
their traffic 
management 
proposals  
2e 
It  was  noted  proposals  for  housing  investment  fund  Noted 

would be done after Financial Close 
 
3b 
Preferred Bidder Timetable of Meetings 
 
 

Group asked to note the current version of meetings  Noted 
On going 
arranged.  Timetable  will  be  updated  at  regular 
intervals.  
ii 
Group  agreed  that  as  we  go  forward,  committee  Noted  
On going 
and  WHHT  Board  meetings  will  be  added.  Also 
potential  proposals  for  shadow  Partnership  Board 
and Ops Board 
3c 
Mobilisation meeting notes 
 
 

Minutes  of  meeting  with  Kier  held  and  agreed  on  3  Noted 
On going  
Sept were discussed. Following points made: 
  Commercial  approach  indicated  in  the  voting 
rights of Partnership Board members; 
  Key  will  be  delegation  of  decision  making  from 
 

 
No. 
Item 
Action 
Status 
Partnership Board and Ops Board. 
  Consideration  will  also  need  to  be  given  to 
agreements/  approvals  by  WBC  Cabinet  and 
WHHT Board. 

Risk Register 
 
 
4a 
Group carried out an outline review of the risk 
Noted 
Risk Register 
register. Agreed to: 
amended as agreed 
  Close risk 93 (unable to get to Preferred Bidder 
at meeting 
stage); 
  Leave risk 65 (complex phasing and 
commercially unviable scheme
  Leave risk 37 (cost/ vfm and environmentally 
friendly technologies)  
4b 
Agreed  to  the  new  risk  –  sign  off  for  new  road  Noted 
Risk Register 
(alignment and design)  
amended as agreed 
at meeting  
4c 
Group asked to note that change in wording for risks  Noted 

70 and 127 concerning both allotments 
4d 
Group  agreed  that  Risk  Register  should  be  shared  DD to send 
On agenda 
with  Kier.  Group  to  review  and  update  prior  to  and coordinate 
sending to Kier 
changes  

Recruitment of Highway Engineers 
 
 
5a 
DD provided group with update on recruitment 
Noted 
DD meet with Robert 
process: 
West on 13 Sept.  
  Commission advertised on HCC Supplier portal; 
Workshop with Kier 
  3 bidders responded 
took place on 24 Sept 
  Interviewed Robert West and Waterhouse. 
 
  Interviews included Nick Gough from HCC 
 
  Post interview both  firms asked to provide 
updated fee.  
  Robert West demonstrated they were able to 
change their fee proposals for first phases of 
work which did not affect quality of services 
provided 
In view of this agreed that Robert West would be 
awarded contract – their proposals within budget 

Progress on CPO  
 
 
6a 
Meeting with Nabarro (CPO) took place 5 Sept.  
Noted 
On going 
Nabarro are completing land referencing.  
They are have agreed with Capstick that acute 
areas of the Hospital should not be included 
Awaiting for Land Registry to provide map of all 
land title  

Shrodells Building 
 
 
7a 
Given DV report (£2.75m for existing use 
Noted 
Further meeting took 
and £1.25m for cleared site): 
SMG report to 
place with HPFT on 
  Agreed report to be prepared for SMG.  
be prepared 
26 Sept. HRFT to 
  Also Further negotiations to take place with 
consider their next 
HPFT 
steps  

Allotments 
 
 
8a 
Willow  Lane  –  Still  awaiting  WBC  Legal  to  send  Noted 
Application submitted 
application to Secretary of State for approval.  
to Secretary of State 
on 17 Sept 
8b 
Farm Terrace Allotments: 
Noted 
“Planning for Real” 
  First meeting with Farm Terrace panel went well. 
workshop planned 11 
KMcC to attend next meeting 
Oct. Meeting with 
  TD  also  discussing  allotment  issues  with 
Kier planned 24 Oct. 
Councillors (Lab).  
 

 
No. 
Item 
Action 
Status 

Ops Group Agenda 10 October 
 
 
9a 
Ops Group agreed: 
Noted  
On agenda 
  Kier to be invited to next Ops Group on 10 Oct. 
for part of the meeting.  
  Items for discussion to include Risk Register 
9b 
Discussion  did  take  place  on  future  SMG  meeting.  Noted 
Arranged for 24 
Agreed: 
October – 4.30 – 
  SMG to be held in October 
6.00pm 
  Consider 
Campus 
Agreement 
and 
land 
equalisation 
  
10 
AOB 
 
 
10a 
DD  will  be  providing  Howard  Hughes  (WBC  Noted 
TD taking forward 
Procurement) note on Highway Engineer tender 
any further queries 
from Howard Hughes 
11 
Date of Next Meeting  
 
 
11a 
10 October – 2 – 4pm