This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Improved performance'.


 
Student Lifecycle Project 
 
SMG Paper 
 
 
17 March 2009 
 
1.  Executive Summary 
 
In  June  2007,  SMG  considered  the  case  for  investing  in  a  new  student 
information system.  Over many years, continuous investment has been made 
in  developing  the  University's  in-house  student  system  to  meet  changing 
needs.  SMG concluded that this model of development was unsustainable. It 
meant the University was critically reliant on the highly specific knowledge of 
a small number of internal colleagues, and it involved Glasgow losing ground 
to its Russell Group competitors, all but one of whom had now implemented a 
third-party student system. 
 
In recent months, a Project Board has managed a tender process, leading to 
the  selection  of  Oracle's  'Campus  Solutions'  as  the  preferred  student 
information  system.  The  Board  has  then  taken  forward  a  process  of  due 
diligence  in  order  that,  before  making  a  contractual  commitment  to  the 
preferred  supplier,  the  University  should  explore  fully  the  supplier's  approach 
to implementation, thus gaining a high level of confidence about timescales 
and resource requirements. 
 
With  the  conclusion  of  the  due  diligence  process,  the  Project  Board  now 
recommends  to  SMG  that  the  University  implement  Oracle's  Campus 
Solutions.    The  estimated  full  cost  of  implementation,  including  internal  staff 
commitments, is £13.2M.  Part of this cost is capitalised, and its impact on the 
revenue  account  is  therefore  spread  over  8  years.  With  a  maximum  annual 
revenue  commitment  of  £2.5M  (in  2011/12),  the  cost  is  affordable  within  the 
University's  current  financial  projections.    If  approved,  implementation  will 
begin in May 2009, with full completion in September 2011.  
 
This paper sets out the main areas in which the Student Lifecycle Project will 
benefit  the  University.    It  will  help  us  realise  some  of  our  key  strategic 
objectives,  will  deliver  a  marked  improvement  in  the  quality  of  service  we 
offer  students  and  staff,  and  will  achieve  efficiencies  in  our  operations, 
allowing savings to be secured and staff time to be used more productively. 
 
The  paper  also  identifies  some  of  the  key  requirements  placed  on  University 
managers.    If  we  are  to  secure  the  greatest  benefit  from  this  initiative  then, 
across  a range  of  academic policies  and  administrative processes,  we  must 
have  a  consistent  approach,  driven  by  the  need  to  offer  students  the  best 
quality of service and to make the most effective use of staff time. The paper 
identifies  the  main  policy  areas  in  which  changes  will  be  required.  In  asking 
members of SMG to approve the adoption of Campus Solutions, it seeks their 
commitment to ensure that, where new University policies are approved, they 
are implemented consistently and effectively.  
 
1 of 24 

2.  Background and Rationale 
 
In  2007  an  analysis  of  the  University’s  strategic  objectives  established  the 
priorities  of  senior  staff  in  order  to  support  delivery  of  strategic  plans, 
particularly 
Recruitment, 
Retention, 
Student 
Centric 
Services 
and 
Management Information.   
 
A business case was then developed for the investment required to transform 
the  processes  which  support  learning  and  teaching,  provide  better 
management  information  and  improve  the  delivery  of  services  to  students 
and staff. 
 
The  analysis  and  the  business  case  made  clear  that  to  maintain  the  current 
student information system and develop it at the present rate, will not provide 
the extra features needed as the competition accelerate ahead by an ever 
increasing  margin.  The  conclusion  reached  was  that  the  way  forward  is  to 
invest  in  a  third  party  package  solution  to  replace  the  core  student  records 
system in conjunction with a major process improvement programme. 
 
Having obtained approval for investment as set out in the Business Case (SMG 
meeting  26.6.07  ‘Business  Case  for  Review  of  Student  Administrative 
Processes’) the Student Lifecycle Project (SLP) was established and embarked 
upon  the procurement  of  a  new  student information system and associated 
business transformation activity. 
 
The basis of the initial assessment and justification for the investment has not 
changed.  The  current  position  is  unsustainable  for  the  future  and  will  not 
adequately support the attainment of the University’s strategic objectives. 
 
Having  undertaken  a  comprehensive  procurement  process,  using  the  EU 
negotiated  route  (Competitive  Dialogue),  and  completed  a  rigorous  Due 
Diligence  phase,  the  Project  Board  is  now  in  a  position  to  recommend  the 
appointment  of  a  supplier  (Oracle)  for  the  provision  of  a  new  student 
information solution and the full implementation of the SLP.  
 
The Student Lifecycle Project can deliver significant benefits and efficiencies, 
and can make a direct contribution to the attainment of the targets set out in 
the  University’s  Strategic  Objectives.  However,  success  in  this  is  reliant  upon 
achieving  the  business  transformation  which  is  a  key  part  of  the  overall 
project.  
 
The SMG has a pivotal role to play in leading change to ensure achievement 
of  the  University’s  aspirations.  Strong  leadership  and  commitment  is  required 
to achieve greater levels of consistency and standardisation and achieve full 
utilisation of the new corporate student records solution. 
 
 
 
 
 
2 of 24 

3.  Contribution to UoG Strategic Objectives and Key Performance Indicators 
(KPIs) 
 
In its 2006 – 2010 Strategic Plan the University set the following objectives: 
 
  Learning  and  Teaching:  we  aim  to  be  renowned  internationally  for 
enquiry-led learning in a knowledge culture that is shaped by the richness 
and diversity of our research environment. 
  Research: to be in the top 50 research-oriented universities worldwide. 
  Finance: to develop and maintain a strong resource base. 
  Human  Resources:  to  enable  staff  to  excel  in  the  achievement  of 
University objectives. 
  Infrastructure:  to  develop  our  facilities  and  infrastructure  to  support 
academic excellence 
 
These  objectives  are  reflected  in  the  Key  Performance  Indicators  (KPIs)  by 
which  the  University  measures  its  progress  and  attainment.  By  improving 
student  recruitment  success  and  facilitating  a  more  productive  use  of  staff 
time, the Student Lifecycle Project will contribute to achieving the University's 
objectives  for  Research,  Finance  and  Human  Resources.  Its  principal  impact 
will  be  in  contributing  to  the  achievement  of  the  University's  Learning  & 
Teaching  objectives,  in  particular  in  the  areas  of:  Student  Recruitment; 
Student Retention and Progression; and Student Satisfaction. The SLP will also 
contribute to  
 
1) Student Recruitment   
 
The University aims to: 
 
o  Increase the proportion of PG students from 25%-33% 
o  Improve the quality of entrants (>420 UCAS pts) 
o  Increase the proportion of International students from 10% - 15% 
o  Increase ‘Widening Participation’ levels by 5% 
 
SLP Contribution: 
 
o  SLP facilitates more targeted marketing of key audiences 
o  Portal  provides  an  improved  interface  for  prospects  and  applicants, 
enabling easy access to information and communications 
o  Web-based nature of solution means it is available anytime, anywhere 
and  so  can  be  used  to  support  international  recruitment  in-country 
and  provide  international  applicants  with  the  same  level  of  service 
and access to information as home students 
o  Centralised  processing  of  applications  improves  response  times  and 
communications with applicants 
o  An enhanced reputation generates greater interest in the University 
3 of 24 

o  These  improvements  will  also  lead  to  an  increase  in  the  number  of 
applications  for  undergraduate  studies,  helping  to  achieve  the 
University’s target of 35k applications per annum.1 
 
2) Student retention   
 
The University aims to: 
 
o  improve1st – 2nd year progression rates, from 86% to 94%  
o  improve undergraduate completion rates, from 78% to 88%  
 
 
SLP Contribution: 
 
o  Automated identification of ‘at risk’  students (and those potentially at 
risk) based on characteristics, activity and events 
o  Automated  prompts  to  advisers  of  ‘at  risk’  students  allows  earlier 
intervention 
o  Additional support can be automatically targeted to ‘at risk’ students  
o  Easier  communications  between  departments/services  improves 
service & support to students 
o  Standardised  approach  and  centralised  data  on  attendance 
recording  &  monitoring  will  enable  analysis  of  trends  and  early 
identification of problems 
o  Academic advisement rules provide comprehensive information about 
course options and requirements through the self-service functionality, 
aiding course selection 
o  Academic  planner  allows  ‘what  if’  scenario  planning  to  aid  course 
selection & progression 
o  Automated  triggers  and  workflows  alert  staff  of  students  who  may  be 
unable to progress (progress cases) in order to allow early intervention 
o  Improvements  in  the  administration  and  timeline  required  to  manage 
the  progress  system  and  progress  committees,  giving  students  more 
time to make representations 
 
 
3) Student satisfaction 
 
The University aims to improve the NSS satisfaction rating from 86% to 90%. 
 
 
SLP Contribution: 
 
Providing a better customer service by ensuring: 
                                                 
1 The University is committed to becoming a fully selecting University across all its degree programmes, and is 
seeking to improve the 'tariff at entry' profile of its undergraduate student population.  In order to promote 
both of these objectives, it seeks to grow its applications to c. 35000 per annum and has invested in 
enhanced recruitment and marketing activities (Ref:  Education Policy & Strategy Committee, 17.12.08, 
EC08/19) 

 
4 of 24 

o  A more integrated approach to student support 
o  More  quality  engagement  with  students  rather  than  administrative 
processing 
o  Increased self-service functionality  
o  Improved access to information 
o  Greater consistency and transparency of processes and regulations 
o  Single source of information and single point of access 
 
 
4.  Qualitative Benefits  
 
In  addition  to  the  contribution  to  Strategic  Objectives,  the  project  will  also 
enable the realisation of a range of benefits, for example: 
 
  Improving  the  quality  of  management  and  planning  through  access  to 
better Management Information (MI) 
o  Single  source  of  data  –  ‘single  source  of  truth’  provides  for  more 
consistent and accurate reporting 
o  ‘Management  dashboard’  for  production  and  distribution  of  reports 
will  provide  prompt  access  to  reports  and  enable  the  focus  to  be  on 
priority areas or measures (e.g. KPIs) 
o  Easy access to reports and queries for all users 
o  Less time spent collating  and reconciling data for analysis  
o  Earlier availability of data to inform planning 
 
  Enhancing the staff experience through: 
o  Improved access to information 
o  Automation of routine administrative tasks 
o  Automated prompts and alerts where action is required (e.g. students 
who are ‘at risk’ or ‘progress cases’) 
o  Consistent and standardised processes 
o  Single data source  
o  Single point of data entry 
o  Reduction/removal of redundant manual transactions 
o  Fewer routine administrative interactions with students, allowing time to 
be spent on quality interactions 
o  Improvements  in  both  the  administration  and  timeliness  of  processes 
such as managing the progress system and progress committees 
 
  Improving enquiry management through: 
o  Improved client interface and on-line marketing capabilities which will 
enable the University to raise its profile and encourage enquiries 
o  More intelligent use of alumni data  leading to an increase in enquiries 
for CPD and other learning opportunities 
o  Automation  of  activities  (include  enquiry  logging,  responses  and 
communications)  and  creating  more  self-service  provision,  enabling 
higher volumes of enquires to be captured and managed efficiently 
o  Logging of all enquiries to allow for better data analysis, more targeted 
marketing and evaluation of marketing and communication initiatives. 
 
5 of 24 

  Increasing  conversion  rates  (Enquiry  to  Application;  Application  to  Offer; 
Offer to Acceptance; Acceptance to Registration) through: 
o  Enabling  earlier  engagement  of  applicants  and  nurturing  of 
relationships to increase conversions 
o  Allowing  identification  of  and  direct  communication  with  targeted 
groups of applicants 
o  Better and more comprehensive information (e.g. fee liability, financial 
aid,  accommodation,  disability  services)  enables  students  to  make 
informed decisions  
o  Better service to applicants at all stages of the process 
 
  Improving financial stability by: 
o  Informing  students  of  their  fee  liability  at  an  early  stage  (i.e.  for  new 
students, once offer is accepted) 
o  Providing  a  greater  range  of  options  for  payment,  including  on-line 
payments 
o  Enabling the collection of fee deposits at an early stage 
o  Identifying students in need of financial aid 
o  Ensuring a more co-ordinated and targeted approach to financial aid 
o  Improving debt management arrangements and support 
 
5.  Efficiencies 
 
Through the SLP and implementation of the Oracle solution the University will 
be  able  to  make  more  effective  and  efficient  use  of  its  resources.  The 
workshops  conducted  during  the  Due  Diligence  phase  identified  significant 
business  improvements  which  would  deliver  operational  efficiencies.  This  has 
the  potential  to  achieve  a  real  improvement  in  the  University's  productivity 
through removing unnecessary duplication and reducing the time academic 
and  support  staff  require  to  devote  to  administrative  tasks.  The  table  below 
provides  examples  of  areas  in  which  significant  operational  efficiencies  can 
be achieved.  
 
 
Area 
1. 
Centralised PG application processing 
2. 
Centralised financial aid processing & management 
3. 
Automation of fee calculation, invoicing and debt management 
together with on-line payments 
4. 
Automation of course selection and enrolment processes(reducing 
the administrative burden on academic advisors) 
5. 
Single and consistent source of data for reporting  
6. 
Centralised and automated timetabling & room-booking processes 
and automatic production of personalised timetables 
7. 
Streamlining of processes and access to information  
(e.g. preparation for Departmental examination boards)  
8. 
All information held in single system so less time spent 
copying/sending information to other departments/services (e.g. 
details of completers to Registry) 
9. 
Redundancy of locally maintained systems 
10.  Centralised processing and management of short-course fees. 
 
6 of 24 

An early estimate has been made of the value of staff time that will be saved 
in the above 10 areas, and the figure is in excess of £1M per annum. A more 
robust estimate of the value of efficiency savings, together with the value of 
the contribution of the solution to the realisation of strategic and operational 
benefits,  will  be  made  once  the  process  design  phase  of  the  Project  is 
complete. 
 
6.  Timeline and Process Design 
 
Implementation of the Student Lifecycle Project is scheduled to commence in 
May 2009 with a detailed design phase followed by a phased roll-out of the 
system. The final elements of the solution are planned to go live in September 
2011.  This  timeline,  whilst  challenging,  is  considered  to  be  realistic  and 
achievable.  
 
A high level implementation plan is included at Appendix 1 for information. 
 
The  first  stage  of  the  implementation  plan  will  be  Conference  Room  Pilots 
(CRP1)  2  for  all  processes  in  the  Student  Lifecycle.  These  are  due  to 
commence in June 2009.  
 
For  this  stage  the  information  gathered  in  the  due  diligence  workshops  to 
design future processes will be used by the Oracle consultants to pre-build a 
pilot  system,  using  a  small  amount  of  University  of  Glasgow  data,  to 
demonstrate the business processes and agree details required for the system 
design and build to commence.  
 
The  due  diligence  phase  has  demonstrated  that  Campus  Solutions  has  the 
functionality required to meet the University's needs. It will be important in this 
first stage of implementation to ensure that our processes are aligned closely 
with  the  new  system's  functionality.  We  must  avoid  wherever  possible  the 
need  for  Oracle  to    deliver  special  customisations  for  the  University,  a 
requirement  which  would  be  expensive,  both  in  terms  of  implementation 
costs and longer term maintenance costs, and might involve delay.  
 
The  CRP1  workshops  will  involve  staff  from  across  the  University  who  will  be 
able  to  take  decisions  on  how  detailed  processes  are  designed  and 
delivered in the new system. Underlying this, a number of policy issues need to 
be addressed and decisions made either before the workshops start in June 
or by the time the design is finalised in September. 
 
 
7.  Policy Issues 
 
In a number of instances the proposed future processes will require a change 
in current policy.   
 
                                                 
2 CRPs (Conference Room Pilots)  refer  to the approach adopted by Oracle to ensure robust 
design and testing of the new solution on an incremental basis. CRP1 produces the detailed 
design for the solution; CRP2 allow a build of the UoG design and configuration to be reviewed 
and tested; whilst CRP3 and 4 are the testing, training and deployment phases. 
7 of 24 

The key policy decisions involve: 
1.  admissions policies 
2.  the role of advisers in course approval 
3.  the  process  for  allocating  students  to  classes  and  class  scheduling/ 
room allocations 
4.  the level at which course components should be recorded and results 
published to students through the system 
5.  the harmonisation of progression rules and supplementary regulations 
6.  management of research students  
7.  Student Financial Aid and Scholarships management.   
 
 
The following describes these broad issues in more detail: 
 
1.  The  University  already  has  centralised  management  of  admissions  for 
the  majority  of  faculties  for  UCAS  students  and  PGT  students.  Several 
departments  operate  their  own  additional  processes  for  selection, 
including  interviewing  candidates.  The  requirement  for  these  non 
standard  processes  will  be  reviewed,  and  they  should  be  maintained 
only where there is a demonstrable requirement for them. In the case 
of PGR applications, it is proposed that the application and admissions 
process  should  be  administered  centrally  with  decision  making 
remaining  with  individual  departments  as  at  present.  The  new  system 
also  gives  the  University  the  opportunity  to  bring  short  course 
admissions into line with the processes for other areas. 
 
2.  The  functionality  in  Campus  Solutions  will  enable  the  University  to 
streamline  the  process  for  registration  and  enrolment,  with  course 
selection  being  much  more  automated  than  at  present  without  the 
need  for  adviser  approval  of  all  course  choices.    The  intention  is  to 
simplify  the  process  to  the  benefit  of  students  and  advisers,  and  to 
ensure the involvement of advisers in course selection is appropriately 
targeted. Whilst the detail of how this would operate can be finalised 
in the CRP1 the principles need to be agreed in advance and need to 
be consistent across faculties. 
 
3.  The  new  system  will  enable  students  to  access  their  individual 
timetable of all lectures, classes, labs. This will require relevant data to 
be  recorded  and  maintained  in  the  system  and  for  agreement  to  be 
reached  to  allow  the  allocation  of  students  to  classes  and  labs  to  be 
automated  wherever  possible.  CMIS  (the  system  currently  used  by 
Central  Room  Booking)  will  be  used  for  scheduling  and  the 
functionality  of  CMIS and  the  processes  supporting  it  will  be  reviewed 
in the light of the new requirements. As a minimum all teaching space 
needs to be recorded and allocated through CMIS.  
 
4.  The  level  at  which  results  for  course  components  are  recorded  in  the 
system and published to students needs to be agreed and there needs 
to be consistency of approach across courses.   
 
8 of 24 

5.  A  significant  area  for  possible  improvement  is  progression  rules  and 
supplementary  regulations  which  can  currently  vary  considerably, 
even within the same degree and department.    
 
6.  The  extent  to  which  there  can  be  greater  consistency  in  the 
management  of  research  students  across  Faculties  needs  to  be 
agreed. 
 
7.  There  is  a  lack  of  a  single  focus  for  student  financial  aid  and 
scholarships in the University. Responsibility is currently dispersed across 
a  number  of  central  services  and  faculties  and  there  would  be 
efficiencies  and  service  improvements  to  be  gained  from  bringing 
support  for  this  area  of  activity  together  in  one  office,  using  the 
functionality  in  Campus  Solutions  to  underpin  more  consistent 
processes. 
 
A  Process  Champion  (Project  Board  member)  has  been  assigned 
responsibility for ensuring the resolution of each of the policy issues. Appendix 
2  sets  out  the  full  details  of  the  key  policy  decisions  which  need  to  be 
addressed before CRP1 commences (end May 2009)  giving a description of 
each  issue;  the  decision  required  to  progress  the  project,  the  University 
Committee  or  Group  with  responsibility  for  that  decision  and  the  date  by 
which  that  decision  is  required.  Given  the  timescale  it  may  be  desirable  to 
hold  an  additional  meeting  of  each  of  the  Committees/Groups  involved 
specifically to deal with these issues. 
 
8.  Oracle Partnership and Proposal 
 
Oracle has agreed, as a result of both pressure from the University of Glasgow 
and realisation of the potential for Campus Solutions in the UK market, to take 
ownership  of  the  UoG  project  and  not  rely  on  a  third  party  implementation 
partner.  In  addition  Oracle  has  agreed  to  resource  the  project  team  with 
experienced  consultants  from  the  US.  Combined  with  a  revised 
implementation model which is based on the proven US methodology there is 
now  far  greater  belief  that  the  proposed  plan,  timescales,  costs  and  overal  
scope is achievable. 
 
The  implementation  methodology  to  be  adopted  is  based  on  an  iterative 
design  and  build  model  as  described  below.  Of  critical  importance  is  the 
need  to  gain  comprehensive  coverage  of  requirements  in  the  first  design 
iteration (CRP1). The second, third and fourth iterations are about refinement 
and testing and should not be viewed as an invitation to continually question 
and raise new requirements. Throughout all the iterations the system itself will 
play an important role allowing workshop participants to view how the system 
would  support  the  various  processes  and  the  options  that  are  available,  as 
against  the  traditional  paper  based  model  which  relied  on  users  being  able 
to visualise options and potential outcomes. 
 
The commitment of Oracle to the University of Glasgow project, both in terms 
of  vision  and  internal  commitment  as  well  as  the  market  opportunity  it 
9 of 24 

presents, has been reinforced over recent months by senior managers within 
the Oracle corporation.  
 
A  more  detailed  description  of  the  proposed  approach  is  included  at 
Appendix 3. 
 
9.  Project Governance 
 
Clear and effective project governance is essential in major projects, such as 
the SLP. This is well recognised by both Oracle and UoG. Accordingly, the first 
activity (Structure phase) within the implementation plan is concerned with a 
range of project initiation tasks and establishment of the project structure and 
governance  for  the  operation  and  delivery  of  the  whole  project.  This 
methodology will be fully documented and will define the following: 
 
1.  Vision and Objectives 
2.  Scope 
3.  Assumptions,  Constraints,  Risks,  and  impact  of  other  Critical  Path 
Projects 
4.  Project Organisation 
5.  Project Standards and Administration 
6.  Quality Plan 
7.  External Communication Plan 
8.  Testing Plan 
9.  Organisation and Business Process Change Management Plan 
10. Functional Configuration and Scope Change Management 
11. Software Configuration Management Plan for Project 
12. Technical Architecture Requirements 
13. Project Team Communication Plan 
14. Milestone Project Plan. 
 
 
10 of 24 

Investment Summary   
 
The costs summarised below are based on the now agreed resource plan covering implementation, licenses and hardware. All 
implementation effort is based on a time and materials basis.  
 
 
  
Capitalise Licenses, Hardware, Software & Consultancy 
  
08/09 
09/10 
10/11 
11/12 
12/13 
13/14 
14/15 
15/16 
Total 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
Student Lifecycle Project 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
Licenses 
(230) 
(495) 


  
  
  
  
(725) 
Hardware 
(288) 
(705) 


  
  
  
  
(993) 
Oracle Services Contract 
(838) 
(2,677) 
(2,194) 
(541) 
  
  
  
  
(6,250) 
Capital Costs 
(1,356) 
(3,877) 
(2,194) 
(541) 




(7,968) 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
Hardware Maintenance 

(35) 
(106) 
(135) 
(135) 
(135) 
(135) 
(135) 
(817) 
Software Maintenance 


(161) 
(161) 
(161) 
(161) 
(161) 
(161) 
(965) 
Oracle User Group 
(35) 
(35) 
(35) 
(35) 
(35) 
(35) 
(35) 
(35) 
(281) 
Back-Fill Costs 
(339) 
(1,416) 
(1,191) 
(190) 
  
  
  
  
(3,136) 
Revenue Costs 
(373) 
(1,487) 
(1,493) 
(521) 
(331) 
(331) 
(331) 
(331) 
(5,199) 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
Total Cashflow 
(1,729) 
(5,364) 
(3,687) 
(1,062) 
(331) 
(331) 
(331) 
(331) 
(13,167) 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
Revenue - Cashflow 
(373) 
(1,487) 
(1,493) 
(521) 
(331) 
(331) 
(331) 
(331) 
(5,199) 
Revenue - Depreciation 
  
  
  
(1,992) 
(1,992) 
(1,992) 
(1,992) 
  
(7,968) 
Total Revenue 
(373) 
(1,487) 
(1,493) 
(2,513) 
(2,323) 
(2,323) 
(2,323) 
(331) 
(13,167) 
 
1.  All values include VAT where appropriate 
2.  Oracle Services costs include other third party costs such as NCC 
3.  Model assumes Services / Consultancy costs are capitalised 
4.  No contingency has been included 
11 of 24 



Appendix 1: Project Timeline 
 
 
12 of 24 

 
Appendix 2 Issues 
Academic Structures (Process Champion – Professor Andrea Nolan)  
 
Ref. 
Policy Issue Requiring Decision 
Responsibility 
Due Date 
I-AS-006 
Issue:  In  the  general  faculties,  although  students  are  admitted  against  a  specific  UCAS  course  Vice Principal for Learning 
End May 2009 
code,  they  do  not  need  to  make  a  decision  on  their  intended  honours  subject  until  their  third  and Teaching and 
year.  Until this time, the subject for  which they were admitted (UCAS course code) shows as the  Internationalisation(advised 
student’s subject even though this may mean that they will be recorded against a subject that is  by Learning and Teaching 
not related to the courses actually being studied.  
Ctte)  
Recommendation:  For  all  students  intended  honours  subject  should  be  captured  and  recorded 
at  the  point  of  registration  in  each  year  of  study.  (This  does  not  undermine  the  principle  that  a 
firm decision as to which honours subject will be followed will not be made until after the end of 
year 2.)   
I-AS-008 
Issue: A formal title to encompass DACE and CPD provision is required. 
Deans Group  
End May 2009 
Recommendation: The title Life Long Learning to be applied. 
 
I-AS-009 
Issue:  Feedback  indicates  that  there  are  concerns  over  the  potential  for  confusion  between  EdPSC  (advised by 
End May 2009 
fundamental  elements  of  terminology  used  by  both  UoG  and  Campus  Solutions  (CS)  e.g.  Advisory Group established 
definition  of  UoG  Programme  versus  a  CS  Plan  as  well  as  UoG  Session  versus  a  CS  Term.  Some  by Vice Principal for 
terminology which is UK specific rather than simply UoG specific may be delivered by Oracle as a  Learning   and Teaching 
UK localisation.  
and Internationalisation) 
Recommendation: Principle should be to keep re-naming to a minimum.   
 
Student Records Maintenance (Process Champion – Professor Andrea Nolan) 
 
Ref. 
Issue Requiring Decision 
Responsibility 
Due Date 
I-SR-002 
Issue:  Standard functionality in Campus Solutions enables student requests to change courses to   EdPSC  (advised by Clerk 
End May 2009 
be  immediately  processed,  in  accordance  with  agreed  rules  in  the  system’s  enrolment  engine,  of Senate and Vice 
and advisers notified via the system.  
Principal for Learning   and 
Recommendation:    Remove  the  stage  of  adviser  approval  before  course  changes  can  be  Teaching and 
effected, with appropriate safeguards to check the new course is a viable option for the student. 
Internationalisation)    
    
13 of 24 

 
I-SR-004 
Issue:  Registry  currently  has  the  responsibility  for  confirming  and  processing  student  withdrawals  Student Support and 
End May 2009 
but  it  is  thought  to  be  more  appropriate  that  this  resides  with  the  adviser  who  is  likely  to  be  the  Development Ctte 
person  to  have  final  contact  with  a  student  and  the  opportunity  to  counsel  the  student  before  (advised by Chief Advisers 
the withdrawal is processed.  
Sub – Ctte) 
Recommendation: Determine a standard policy for managing withdrawals taking account of the 
needs of the student.    
 
 
I-SR-
Issue: UoG’s attendance monitoring policy needs to be approved before detailed configuration  EdPSC ( advised by 
End May 2009 
005/007 
of attendance process on CS can take place. This is currently under discussion.   
Learning and Teaching 
Recommendation: Consistent policy across faculties to be agreed for UG, PGT and PGR students.     Committee’s Attendance 
Monitoring WG) 
I-SR-009 
Issue: Internal processes for faculty/programme changes vary considerably across faculties. 
Vice Principal  for Learning    End May 2009 
Recommendation: Agree a common policy across all Faculties. 
and Teaching and 
Internationalisation 
(advised by Chief Advisers 
Sub – Ctte) 
I-SR-011 
Issue:    A  prescribed  ‘add  /  drop’  period  for  students  to  make  course  changes  should  be  Academic Standards 
End May 2009 
considered as part of a more automated process for course approval. 
Committee ASC) 
Recommendation:  A published deadline date for course changes should be set.   
 
Course and Programme Management (Process Champion – Professor Andrea Nolan) 
 
Ref. 
Issue Requiring Decision 
Responsibility 
Due Date 
I-CP-001 
Issue:  The  further  development  of  generic  degree  regulations  and  harmonisation  of  Academic Standards 
End May 2009 
supplementary regulations will enable the University to simplify the advisement rules to be created  Committee (ASC) 
and maintained in the system.  
Recommendation:  A  Working  Group  of  Academic  Standards  Committee  to  review  and  agree 
plan to achieve this.    
I-CP-005 
Issue:  DACE  non-accredited  and  low  credit  courses  and  short  courses  will  be  held  in  the  system  Clerk of Senate (advised 
End May 2009 
 
and  the  current  course  approval  process  for  these  needs  to  be  investigated  against  proposed  by Head of DACE) 
design to determine whether special requirements will continue to be required. 
Recommendation: To be reviewed and future process agreed  
14 of 24 

 
I-CP-016 
Issue:  New  course  coding  structure  to  be  developed  which  will  enable  accurate  searching  by  Clerk of Senate (advised 
End May 2009 
SCQF level, given that CS does not record ‘level’ as a standard searchable attribute and be more  by Chair of ASC, Senate 
user orientated.  
Office, Registry and MIS) 
Recommendation:  Review course code structure to develop a logical coding scheme that will fit 
the Campus Solutions field requirements and which will enable degree regulations to be adhered 
to.    Recoding  should  take  account  of  best  practice to  develop  a  structure  which  is  robust  in the 
long term (e.g. evaluating any risks associated with embedding the ‘level’ within the course code)    
 
Admissions  (Process Champion – David Newall) 
 
Ref. 
Issue Requiring Decision 
Responsibility 
Due Date 
I-UG-001 
Issue: The University already has centralised management of admissions for the majority of 
Vice Principal for Learning 
End May 2009 
faculties for UCAS students and PGT students, although a number of departments operate their 
and Teaching and 
own processes for selection, including interviewing candidates and whether all of these non 
Internationalisation 
standard processes need to continue should be reviewed.   
(advised by Secretary of 
Recommendation:  Agreement  that  standard  agreed  processes  for  admissions  and  selection  Court and Deans) 
should be adopted as far as possible and the need for any variations should be justified.   
I-UG-017  Issue: UG admissions policy needs to be developed in line with goal to be a selecting university 
Vice Principal for Learning 
End Sept 2009 
including moving to a gathered field of all applicants before making decisions; the role academic  and Teaching and 
expertise/ vs professional admissions staff in reviewing personal statements; transparency in using 
Internationalisation 
additional tests and how to make decisions between competing students who have achieved 
(advised by Secretary of 
over the minimum tariff in “general” faculties. 
Court and Deans) 
Recommendation: Policy to be agreed.   
 
Ref. 
Issue Requiring Decision 
Responsibility 
Due Date 
I-PG-003 
Issue: .There is currently no central involvement in the PGR application and admissions process 
RPSC (advised by 
End May 2009 
and there would  be  efficiencies which would benefit applicants and staff in administering the 
Secretary of Court) 
process from a central admissions office. 
Recommendation: The application and admissions process for PGRs should be administered 
centrally with decision making remaining with individual departments as at present.  
 
15 of 24 

 
 
Ref. 
Issue Requiring Decision 
Responsibility 
Due Date 
I-SC-004 
Issue: There is no support for CPD short course administration within the current system. The new 
Secretary of Court 
End May 2009 
system gives the opportunity to bring short course admissions into line with the processes for other 
(advised by Deans) 
 
areas. 
 
Recommendation: Agree that wherever possible short course/CPD/DACE applications should be 
processed using the same standard processes as for other programmes. This will enable the new 
system to be used for all programmes.     
 
Registration and Enrolment (Process Champion – Dr Carol Clugston) 
 
Ref. 
Issue Requiring Decision 
Responsibility 
Due Date 
I-RE-004/ 
Issue: The new system will enable students to access their individual timetable of all lectures, 
Secretary of Court and 
End May 2009 
CP011 
classes, labs. This will require relevant data to be recorded and maintained in the system and for 
Director of Estates and 
agreement to be reached to allow the allocation of students to classes and labs to be 
Buildings 
automated wherever possible. CMIS (the system currently used by Central Room Booking) will be 
used for scheduling.  SMG has already agreed that the allocation of all teaching space should 
be done using the CMIS system so that comprehensive timetables can be delivered to students 
through Campus Solutions. 
Recommendation: Plan to incorporate all teaching space into CMIS in accordance with the 
timescales for implementation of Campus Solutions needs to be progressed and the functionality 
of CMIS and the processes supporting it need to be reviewed in line with the overall process.  
I-RE-006 
Issue: The functionality in Campus Solutions will enable the University to streamline the process for 
Clerk of Senate (advised 
End May 2009 
registration and enrolment, with course selection being much more automated than at present 
by the Chief Advisers 
without the need for adviser approval of all course choices.  The intention is to simplify the 
Group and Deans)  
process to the benefit of students and advisers, and to ensure the involvement of advisers in 
course selection is appropriately targeted. Whilst the detail of how this would operate can be 
finalised in the CRP1 the principles need to be agreed in advance and need to be consistent 
across faculties.  
Recommendation: The role of the adviser in course approval and the ‘Faculty Approval’ process 
to be changed to take account of the new functionality available.  
 
16 of 24 

 
Progression (Process Champion – Professor Paul Hagan) 
 
Ref. 
Issue Requiring Decision 
Responsibility 
Due Date 
I-PR-
Issue:  Progression  rules  are  set  at  departmental  level  in  accordance  with  published  degree  Deans of Faculties 
End May 2009 
003/004 
regulations  There  are  differences  in  progression  rules  /  requirements  between  faculties/  depts. 
even  for  the  same  degrees.  This  causes  lack  of  clarity  for  students  and  will  complicate  the 
configuration of automated processing. The University may wish to review the need for increased 
standardisation.  
Recommendation:  Each Faculty should review progression rules for all its honours programmes to 
ensure  that  there  is  consistency  and  transparency  between  them  from  a  student  perspective,  
that  they  can  be  configured  to  enable  automated  processing  and  that  rules  are  harmonised 
where possible.   
 
Assessment (Process Champion – Professor Paul Hagan) 
 
Ref. 
Issue Requiring Decision 
Responsibility 
Due Date 
IS-A-003 
Issue: it will be possible to record assessment results at a more detailed level in CS than is currently  EdPSC (advised by 
End May 2009 
possible  and  a  policy  is  needed  on  level  at  which  grades  should  be  recorded  in  CS  and/or  ASC/Code of Assessment 
published to students.  
WG)  
Recommendation: Policy to be devised.     
IS-A-011 
Issue: The new system will enable reports to be developed for use during exam boards . Standard  EdPSC (advised by Code 
End May 2009 
content  for  these  will  need  to  be  developed.  (Reporting  tools  can  be  used  to  enable  of Assessment Working 
departments to produce supplementary information.)  
Group)  
Recommendation: Agree standard content for exam board papers/on screen displays.   

 
 
 
 
 
 
17 of 24 

 
Exam Management (Process Champion – Christine Lowther) 
 
Ref. 
Issue Requiring Decision 
Responsibility 
Due Date 
I-EM-
Issue;  At  present  there  is  a  2  stage  approval  process  for  all  special  examination  arrangements  Clerk of Senate (advised 
End May 2009 
011/012 
made  for  students  with  disabilities.  There  is  also  a  wide  variation  in  the  provisions  made  eg  by the Student Disability 
 
amount of additional time in exams which leads to a great deal of  complexity for  departments  Service, Registry and 
in  setting up of special arrangements.  
departmental Disabilty Co-
Recommendation:  Review  whether  the  ‘double’  approval  arrangement  (SDS  and  Clerk  of  ordinators)  
Senate)  should  continue  and  review  arrangements  for  students  with  special  examination 
requirements to ensure there is not an unnecessary proliferation of different provisions. Develop a 
standardised  coding  system  to  describe  special  arrangements.  In  the  light  of  the  outcome  of 
review to agree the split of responsibilities between departments and Registry for implementing 
arrangements.  
 
Graduations (Process Champion – Christine Lowther) 
 
Ref. 
Issue Requiring Decision 
Responsibility 
Due Date 
I-GR-002 
Issue:  Students  on  final  year  taught  courses  who  have  outstanding  assessments  carried  into  a  EdPSC (advised by Head 
End May 2009 
new session are not currently required to register and this means that there is not a live record in  of Registry)  
the system to record results/ graduation record and report against. 
Recommendation:  All students should continue to be registered until they have completed their 
course  of  study  and  all  assessments  unless  they  are  deemed  to  have  withdrawn.  Consider 
whether  this  requires  development  of    withdrawal  policy.  Details  of  any  fees  due  to  be 
determined.    
 
 
 
 
 
 
 
18 of 24 

 
Research (Process Champion – Dr Carol Clugston) 
 
Ref. 
Issue Requiring Decision 
Responsibility 
Due Date 
I-RS-006 
Issue: At present it is optional for research students who have completed their required period of full  RPSC  
End May 2009 
time  registration  to  register  during  their  “writing  up”  period.  This  makes  it  difficult  to  use  central 
records to track students and report accurately on the number of students in this category. 
Recommendation: All research students to continue to register until their research is completed and 
their thesis has been examined.     
I-RS-
Issue: Processes for managing research students vary considerably across faculties.   
RPSC (advised by Heads 
End May 2009 
001/003/
Recommendation: The extent to which any processes can be standardised should be explored. 
of Graduate Schools 
004/010/
Group) 
012 
 
Reporting (Process Champion – Professor Neal Juster) 
 
Ref. 
Issue Requiring Decision 
Responsibility 
Due Date 
I-RP-001 
Issue;  The  fact  that  the  University  does  not  have  a  comprehensive  reporting  strategy  was  Vice Principal for Strategy 
End May 2009 
highlighted in considering how reporting tools and business intelligence system would be  
and Resources (advised by 
deployed. 
Working Group)    
Recommendation: Overall reporting strategy to be agreed. 
 
Student Profile (Process Champion – Christine Lowther) 
 
Ref. 
Issue Requiring Decision 
Responsibility 
Due Date 
I-SP-002 
Issue: Date of birth is not currently compulsory for DACE students. If this remains the case once all  Dean of Faculty of 
End May 2009 
data held in single database there would be inconsistencies in records and incomplete data.  
Education 
Recommendation:    Date  of  birth  data  should  in  future  be  collected  for  all  students,  including 
DACE.  
 
 
 
19 of 24 

 
Student Financials (Process Champion – Robert Fraser) 
 
Ref. 
Issue Requiring Decision 
Responsibility 
Due Date 
I-FA-
Issue: There is a lack of a single focus for student financial aid and scholarships in the University. 
Secretary of Court and 
End May 2009 
009/001/
Responsibility is currently dispersed across a number of central services and faculties and there 
Deans ( advised by 
I-RS-008 
would be efficiencies and service improvements to be gained from bringing support for this area 
Central Heads of Service 
of activity together in one office, using the functionality in Campus Solutions to underpin more 
and Faculty Secretaries.)      
consistent processes. 
Recommendation: A standard process for the management of scholarships and other awards 
should be agreed and the benefits and practicalities of having a centralised ‘financial aid’ office 
should be explored. These could include the ability to streamline the management, receipt, 
processing and tracking of hardship and scholarship awards and monitoring overall provision to 
ensure it is supporting strategic objectives.  
 
I-SF-005. 
Issue:  Although  minimum  levels  of  fees  are  set  for  Postgraduate  Taught  and  Distance  Learning  Vice Principal for Strategy 
End May 2009 
courses  actual  fees  charged  are  determined  by  departments  and  there  are  variations  which  (advised by Deans and 
would seem to unnecessarily complicate the fee structure. There is also variation between whether  Director of Finance)  
all costs are included in the published tuition fee or whether additional charges are levied locally 
for field courses etc. 
Recommendation: A fee matrix should be developed decreasing the range of fees charged whilst 
ensuring  that  departments  retain  the  ability  to  determine  the  appropriate  market  rate  for  their 
programme.   
20 of 24 

 
Appendix 3 
 
Oracle Approach 
 
Section  9  of  this  paper  describes  the  overall  Oracle  implementation 
approach  and  refers  to  specific  elements  of  this.  These  elements  are 
described in more detail in this appendix. 
 
Conference Room Pilots 
 
Conference Room Pilot 1 (CRP1) 
1.  A detailed review of all processes in scope concurrently 
2.  System is prototyped using delivered test data 
3.  Will identify gaps and propose resolution prior to build of the system 
4.  Progress to CRP2 requires system design sign-off from CRP1 
 
Conference Room Pilot 2 (CRP2 Construct) 
1.  Completed system configuration 
2.  Unit-tested business processes 
3.  Completed build of technical components (reports, interfaces etc.) 
4.  Progress to CRP3 requires system build sign-off from CRP2 
 
Conference Room Pilot 3 (CRP3 Transition) 
1.  Integrated beginning-to-end testing of all processes 
2.  Completed test scripts for each tested business process; 
3.  Completed system ready for go-live 
4.  End-user training 
5.  Progress to CRP4 requires system acceptance from CRP3 
 
Conference Room Pilot 4 (CRP4 Deploy) 
1.  Validation of final go-live execution; 
2.  Final data conversion from legacy systems 
3.  Transition to live; 
4.  Progress to Live requires user acceptance from CRP4 
 
Core Functionality  
 
A  summary  of  the  key  processes  to  be  covered  in  the  project  is  provided  in 
the table 2 below with the majority of functionality delivered by the software 
modules identified in table 1 below. 
 
Table 1: Oracle Modules 
 
Campus Solutions 
Enterprise Campus Solutions, which includes: 
Student Administration (Student Records, Recruiting & 
Admissions, Academic Advisement, Financial Aid, Student 
Financial Services, Academic Structure and Campus 
Community),  
Gradebook and   
Campus Self-Service 
 
 
Campus Portal 
Enterprise Portal 
21 of 24 

 
 
CRM 
Student Lifecycle Marketing (CRM Marketing, and Online 
Marketing), and 
Sales, Support and Multi-channel communications 
 
 
Contributor Relations 
Contributor Relations 
 
Reporting 
Campus Solutions Warehouse and Business Intelligence 
Enterprise Edition & Interactive Dashboards, BI Publisher, 
nVision, Query, and Crystal 
 
 
End User Training Tools 
User Productivity Kit: Developer and Content 
 
 
Business Process and Conversions 
 
The  following  Business  Processes  and  Conversions  have  been  identified  as 
requirements  during  the  Due  Diligence  Phase  and  will  form  the  basis  for 
Conference Room Pilot 1 in the Structure Phase. 
 
Table 2: Business Processes & Conversions 
Campus Community / 
•  Conversion of Campus Community relevant data 
Conversion 
(e.g. Person records, external organisations, etc.) 
•  Enablement of relevant Campus Community 
features 
•  Interface from Accommodation system 
Academic Structure 
•  Configuration of Academic Structure (including 
Academic Organisations and the Academic 
Organisation Tree) 
•  Conversion of the Academic Structure 
UCAS Processing 
•  Previous UCAS applications Conversion into Data 
Warehouse  
•  UCAS and GTTR admissions processing 
•  3Cs for UCAS (Communications, Checklists, and 
Comments engine) 
Admission 
•  On-line and paper based applications 
Applications (P/T 
•  Interviewing solution 
Undergraduate & 
•  Determine evaluation process 
Postgraduate) & 
•  3Cs for admissions (Communications, Checklists, and 
Application 
Comments engine) 
Evaluation and 
•  Recording of applicants 
Acceptance 
acceptance/rejection/deferral 
•  Research, Visiting Undergraduate, Postgraduate 
Taught and Part-time Undergraduate admissions  
•  Previous non-UCAS/GTTR applications Conversion 
into Data Warehouse 
Student Finance Post 
•  Cashiering 
Deposit Fees / 
•  On-line payments 
Payments / Invoices / 
•  Invoice generation 
General Ledger 
•  General Ledger Interface 
Interface 
•  3Cs for Finance (Communications, Checklists, and 
Comments engine) 
•  Application Fees  
•  Enrolment deposits 
Financial Aid 
•  Financial Aid On-line application 
Awarding 
•  Financial Aid budgeting 
•  Determining an individual award amount 
22 of 24 

 
Financial Aid 
•  Transferral of funds to the student 
Disbursement 
•  BACS payment file interface 
Student Records 
•  Processes for program and course approvals 
Course Catalog 
•  Course Catalog conversion (including the build of 
historical class schedules) 
•  PIP course information file interface 
Academic 
•  Configuration of progression regulations 
Advisement Build 
•  Student progress tracking and reporting 
Components 
•  Honours progression 
•  Enrolment conversion – current students only 
(conversion of history of enrolments to be owned 
and actioned by UoG in a time to suit the Universities 
schedule)  
Student Records Class 
•  Class timetabling for CMIS interface 
Schedule / Term 
•  Allocation of staff to classes 
Activation 
•  CMIS interface 
•  Term Activation 
Student Records 
•  Registration 
Enrolment / 
•  Enrolment 
Placements via 
•  Placement 
Classes 
•  Accreditation of prior learning 
Student Records 
•  Marking of Assessments (including grade & final 
Grading/Grade book 
award calculation) 
•  Submission of Assessments 
•  Exam management (including exam scheduling) 
•  External Examiner Interface 
•  Academic Appeals 
•  Appointments of External Examiners 
•  Attendance tracking (including early warning & at 
risk identifiers) 
•  Absence Recording 
Student Financials 
•  All remaining Financials functionality as appropriate 
Tuition Calc / 
(the last financials go-live) – including Fee set-up 
Payments / Invoices / 
and calculation and Ad-hoc charge and credit 
Posting / 
posting 
Accommodations / 
•  Sponsorships and payment plans 
Collections 
•  Accommodation Interface 
•  Account Balances Conversion 
•  Direct Debits 
Academic Advising 
•  “What If” processing dependent on subject 
Program Projection 
ownership decision 
Advising 
Academic 
•  Allocation of Advisors 
Advisement Student 
•  Academic Advising 
Advising 
 
Short Course 
•  Financial Aid processing for Short Course 
applications & 
•  3 Cs (Communications, Checklists, and Comments 
enrolment 
engine) 
•  Assessment 
•  Academic Advisement for Short Courses 
•  Development of a Short Course Admission, 
Registration and Enrolment process 
•  Full Financials functionality for Short Course 
 
23 of 24 

 
Student Admin 
•  Integration between PeopleSoft Campus Solutions 
Integration Pack 
and Moodle 
Functionality 
HESA Student 
•  Derivation and file extraction for HESA Student 
(Reporting and Early 
Return 
Validation) / Actual 
•  DLHE 
Return Preparation 
•  Scottish Funding Council return 
CRM On-line 
•  Marketing of overseas prospective students  
Marketing overseas 
 
pilot / Support Desk 
CRM Recruiting 
•  Marketing of undergraduate and post-graduate 
(Postgraduate 
prospective students 
2011/12 
•  Applicant Enquiries 
Undergraduate 
2012/13) 
CRM Alumni 
•  Target donors, students and external organizations 
•  Constituent surveys 
Contributor Relations 
•  Campaign design 
•  Volunteer management 
•  Membership Services management 
•  Pledge management 
•  Gift Processing 
•  GL Interface 
•  Alumni related KPIs 
Enterprise Portal 
•  Initial portal design and deploy   
•  Single sign-on  
Reporting (BI) 
•  Development of ETLs required for Financials and HR 
Marketing, Sales, 
•  Initial report development for non-student related 
Financials & Human 
KPIs 
Resources 
Reporting (BI) Student 
•  Student Support Service processes  
Records / CRM At Risk 
•  Retention Reporting 
Students 
•  Student related KPIs 
 
 
24 of 24