This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Telephone and " in person" advice relating to the pre planning cost and risk sharing agreement with Sovereign Housing'.

PART II 
 
The report on the following item is not for publication by virtue of exempt information of 
the description contained in Paragraph 6 of Part 1 of Schedule 12A of the Local 
Government Act 1972, as amended by the Local Government (Access to 
Information)(Variation) Order 2006. Rule 9.10.4 of the Constitution also refers. 
 
Extra Care Housing Development, 
Hungerford 

Title of Report: 
(Paragraph 6 – information relating to proposed action to be taken by the Local 
Authority) 

 
 
Report to be 
Management Board 
considered by: 
Date of Meeting: 
01 July 2010 
Forward Plan Ref: 
n/a           
 
 
Purpose of Report: 
To seek agreement to establish a pre planning cost 
 
risk sharing arrangement with Sovereign South & 
West (SSW), in the context of partnership working to 
deliver a key Supported Living Development project, 
as part of the Putting People First Programme of work.  
 

Recommended Action:  The Executive resolves  
 
 
(1) to support and implement the establishment of pre-
planning risk sharing agreement as set out in the 
report. 
(2) to delegate to Head of Housing and Performance in 
consultation with the Head of Legal and Electoral 
Services and Head of Finance,  authority to negotiate 
the Risk Sharing Agreement with SSW 
(3) to delegate to the portfolio holder for Adult Social 
Care authority to enter in to the Cost Risk Sharing 
agreement.   
 

Reason for decision to be 
The requirement for the development of extra care 
taken: 
housing, to offer more appropriate care options for older 
 
people is a key strategic aim for the Council and one of 
the main methods of delivering savings for Adult Social 
Care identified in the Medium Term Financial Strategy. 
The initiation of these developments requires considerable 
upfront investment and commitment from our partners; 
achieving planning consent can result in costs in excess of 
£500k.  Whilst the Council is committed to supporting 
these developments, meeting the demands of the planning 
system will inevitably require substantial investment to 
 
West Berkshire Council 
Management Board 
1st July 2010 
 
This Exempt Report should be printed on GOLD paper only 

ensure plans are acceptable and even then there is the 
potential that consent will not be achieved.  The current 
economic climate means that concerns around these risks 
have heightened and our partners/RSLs require stronger 
assurances of the Councils commitment to working with 
them to meet identified priorities.  It is proposed therefore 
that consent is given to the establishment of a risk sharing 
agreement, which would be negotiated to minimise the risk 
of its being enacted. 
 
 
Statutory: 
 
Non-Statutory: 
 
Other: 
           
 
Other options considered: 
           
 
 
Key background 
Older Peoples Commissioning Strategy  
documentation: 
Putting People First - Adult Social Care Strategy 
'Single Conversation' - Homes and Communities Agency 
 
 
 
The proposals will also help achieve the following Council Plan Theme(s): 
 
CPT3   - Affordable Housing 
 
CPT7   - Safer and Stronger Communities 
 
CPT10 - Promoting Independence 
 
CPT11 - Protecting Vulnerable People 
 
CPT13 - Value for Money 
 
The proposals contained in this report will help to achieve the above Council Plan Priorities 
and Themes by: 
Delivery of 46 units of affordable housing, creating more appropriate support and care 
opportunities for older people to enable them to remain living independently in the 
community in a secure and safe environment.  Enable the Council to commission care 
services that offer greater value for money than alternative residential care services. 
 
Portfolio Member Details 
Name & Telephone No.:
 
Councillor Joe Mooney - Tel (0118) 9412649 
E-mail Address: 
xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
Date Portfolio Member 
15 March 2010 
agreed report: 
 
Contact Officer Details 
Name: 
Tandra Forster 
Job Title: 
Contracts & Commissioning Manager 
Tel. No.: 
01635 519248 
E-mail Address: 
xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
West Berkshire Council 
Management Board 
1st July 2010 
 
This Exempt Report should be printed on GOLD paper only 

Implications 
 
Policy: 
           
Financial: 
The proposed pre planning cost risk sharing arrangement could 
commit the Council to a maximum of £175k in abortive costs and 
this would have to be funded through the Council's Risk Fund.  
However, the report details a range of controls that can be put in 
place to help mitigate against the risk of the project not 
proceeding and avoid having to incur these abortive costs. 
Personnel: 
           
Legal/Procurement: 
Section 2.4 of the Report identifies the risk and controls that 
need to be in place for such an agreement.  Any agreement will 
require clear instructions on what level of controls are considered 
acceptable together with a maximum limit for each head of 
expenditure needs to be defined.   
Property: 
           
Risk Management: 
See section 2 
Equalities Impact 
This project supports age equality and non-agreement could 
Assessment: 
jeopardise this if it is not able to go ahead.` 
 
Corporate Board’s 
Further clarification required on decisions and amended report to 
View: 
be considered at Management Board.  
 
 
NOTE: This section does not need to be completed if your report will not progress 
beyond Corporate or Management Board. 
 
Is this item subject to call-in? 
Yes:  
 
No:  
 
If not subject to call-in please put a cross in the appropriate box: 
The item is due to be referred to Council for final approval 
 
Delays in implementation could have serious financial implications for the Council 
 
Delays in implementation could compromise the Council’s position  
 
Considered or reviewed by Overview & Scrutiny Commission or associated Task 
 
Groups within preceding six months 
Item is Urgent Key Decision 
 
 
West Berkshire Council 
Management Board 
1st July 2010 
 
This Exempt Report should be printed on GOLD paper only 

Executive Summary 
 
 
1. 

Introduction 
1.1 
The requirement for the development of extra care housing to offer more 
appropriate care options for older people, has been identified in both the Council’s 
Older Peoples Commissioning Strategy and the Putting People First (PPF) Strategy 
for Adult Social Care (ASC).  
1.2 
The provision of extra care sheltered housing, as a real alternative to more costly 
residential care, is one of the key strands of work that ASC is undertaking to 
support the delivery of a significant level of savings that have been identified in the 
Medium Term Financial Strategy (MTFS). 
1.3 
Within the governance structure of PPF, the Supported Living Development 
Programme (SLDP) has the lead responsibility for the delivery of the associated 
projects, of which one is an extra care sheltered housing scheme in the west of the 
district.  
1.4 
The Priory Court Project in Hungerford is a 46 unit extra care housing development 
for people aged 55 plus, which will be developed by Sovereign South & West 
(SS&W) on previously developed land within their ownership.  The project will also 
include the development of a 29 unit sheltered scheme for older people with 
support needs.  
1.5 
Given that the development project has been prompted in direct response to 
identified council priorities, SS&W have indicated that their Board have concerns 
that achievement of the overall planning consent could lead to costs in excess of 
£500k.  
1.6 
In light of these concerns, Sovereign has asked if the Council will enter into a Risk 
Sharing Agreement to enable the project to proceed.  This means is that the 
Council would accept a proportionally capped share of the pre-planning costs in the 
event that the project fails to achieve planning consent. 
1.7 
Advice has been sought from legal and finance who have referred to external 
auditors KPMG, to establish if the local authority can enter into this type of 
agreement.  It has been confirmed that this is possible, but that any agreement 
would need to be sanctioned by Executive.  This sanction would have to be on the 
basis of a balanced view of the risks in proceeding with the agreement, against the 
benefits that will be achieved for the district through the delivery of the project. 
2. 
Conclusion 
2.1 
Development of extra care housing is a clear Council priority as set out in the Older 
Peoples Commissioning Strategy and the Putting People First Strategy. The Priory 
Project will offer more choice and control in the way older people receive care, 
creating better outcomes and improved well-being.  It will also support the delivery 
of savings identified as part of the Medium Term Financial Strategy essential to 
meet the rising demand for services for older persons across the district. 
 
West Berkshire Council 
Management Board 
1st July 2010 
 
This Exempt Report should be printed on GOLD paper only 

2.2 
It is recognised that by entering into a legally binding agreement of this nature that it 
is new ground for the Council.  The request to do this reflects the pressures that 
have been created by the current economic climate and the consequential anxieties 
that have arisen for partners/RSLs in bringing forward new projects. It also raises a 
broader issue in respect of large capital building projects developed to meet the 
Council’s priorities and how the Council manages risk in these projects, despite 
being a relatively small cash limited authority. 
2.3 
With the balance of risk, control and benefit satisfied, it is recommended that 
Members agree to the development of a risk sharing agreement between the 
Council and SS&W and that the agreement is negotiated through WBC legal team, 
to minimise the risk of it having to be enacted.  The work to be carried out with a 
clear mandate to enable the Council to bring forward an extra care sheltered 
housing development in partnership with SS&W in the west of the district. 
2.4 
It is also recommended that following the approval of the council to enter into the 
agreement, that the final approval of the detailed agreement is delegated to the 
Portfolio Member for Adult Social Care, to be taken as an individual decision. 
 
 
West Berkshire Council 
Management Board 
1st July 2010 
 
This Exempt Report should be printed on GOLD paper only 

Executive Report 
 
 
1. 
Introduction 
1.1 
The requirement for the development of extra care housing, to offer more 
appropriate care options for older people, has been identified in both the Council’s 
Older Peoples Commissioning Strategy and the Putting People First Strategy for 
Adult Social Care. 
1.2 
The Priory Court project, an extra care housing scheme, forms part of a range of 
projects within the Supported Living Development Programme (SLDP), the aim of 
which is to promote choice and independence for vulnerable people in West 
Berkshire.   
1.3 
The SLDP is a key part of Putting People First which is the Council’s overarching 
strategy for transforming adult social care in West Berkshire.  
1.4 
The Priory Court project in Hungerford is a 46 unit extra care housing development 
for people aged 55 plus, which will be developed by Sovereign South & West 
(SS&W) on previously developed land within their ownership.  The project will also 
include the development of a 29 unit sheltered scheme for older people with 
support needs.  
1.5 
SS&W have estimated that the extra care housing scheme will cost £8.9m to 
develop of which they will contribute £6.6m and anticipate that the Homes and 
Communities Agency (HCA) will make a grant allocation of £1.3m. It is proposed 
that the Council contributes £1m of pre-allocated S106 funds for construction costs 
and £500k capital for fixtures and fittings that are specifically required for an extra 
care sheltered scheme, for example kitchen and laundry provision, the build is 
forecast to complete by Autumn 2012. 
1.6 
Given that the development project has been prompted in direct response to 
identified council priorities, SS&W have indicated that their Board have concerns 
that achievement of the overall planning consent could lead to costs in excess of 
£500k.  
1.7 
In light of these concerns, Sovereign has asked if the Council will enter into a Risk 
Sharing Agreement to enable the project to proceed.  This means is that the 
Council would accept a proportionally capped share of the pre-planning costs in the 
event that the project fails to achieve planning consent. 
2. 
Risks and benefits 
2.1 
Advice has been sought from legal and finance who have referred to the external 
auditors KPMG, to establish if the local authority can enter into this type of 
agreement.  It has been confirmed that this is possible, but that any agreement 
would need to be sanctioned by Executive.  This sanction would have to be on the 
basis of a balanced view of the risks in proceeding with the agreement, against the 
benefits that will be achieved for the district through the delivery of the project. 
2.2 
Pre-construction costs attached to the project have been estimated at £500k. For 
the purposes of the agreement it is proposed that a proportionate amount of 50% of 
 
West Berkshire Council 
Management Board 
1st July 2010 
 
This Exempt Report should be printed on GOLD paper only 

the total pre-construction costs would be considered, equating to a maximum 
amount of £250k.  Of the £250k it is proposed that the council would be liable for a 
maximum of 70% of the cost equal to £175K and in effect 35% of the total pre-
construction costs. 
2.3 
In consultation with KPMG the following risks have been identified: 
(1) 
Potential for the agreement to compromise the independence of the 
planning process 
(2) 
Risk that the agreed triggers for payment are not clearly defined and 
that the Council is as a consequence compelled to enact payment for a 
failure that is either inappropriate or should have been controlled 
(3) 
Financial risk to the Council arising from the enactment of the 
agreement  
2.4 
The table below shows the risks identified and the controls that will be put in place 
to mitigate them: 
Risks 
Controls 
Potential for the agreement to 
Ensure that detailed pre-planning application meetings 
compromise the integrity of the  are held and that all parties are represented 
planning process 
SLDP Project Team to work with planning to properly 
understand and interpret advice provided through the 
pre-planning stage and to ensure that this is factored into 
the final planning application 
Robust governance arrangements are put in place to 
ensure that the joint project management of the 
development project does not offer the opportunity for  
compromise of the council decision making process, on 
the basis of the financial risk arising from a refusal of the 
planning application 
Risk that the agreed 
Negotiation of the agreement led by the legal 
triggers for payment are 
representative of the Council and in consultation with all 
not clearly defined and 
relevant council services, to ensure the triggers and 
the council is compelled 
controls are agreed and robust. 
as a consequence to 
enact payment for a 
Triggers and controls put in place safeguard the project 
failure that is either 
from aborting due to factors beyond WBC control e.g. 
inappropriate or should 
third party income not appearing, poor practice leading to 
have been controlled 
planning application being refused 
 
Clearly defined process in place to allow for arbitration 
and dispute resolution to ensure that any decision to 
enact the agreement is taken in a fully informed and 
transparent manner 
 
 
 
West Berkshire Council 
Management Board 
1st July 2010 
 
This Exempt Report should be printed on GOLD paper only 

Risks 
Controls 
Financial risk to the Council 
Cap on the maximum financial liability for the Council 
arising from the enactment of 
should the agreement be enacted.   
the agreement 
Robust monitoring and use of the defined controls within 
the agreement 
An acceptabe level of risk and a maximum limit for each 
head of expenditure to be clearly defined as part of the 
negotiated agreement 
 
2.5 
Set alongside consideration of risk Members must take into account in their 
decision the benefits that this development project will bring, the role it will play in 
the modernisation of adult social care and the impact that failure to deliver the 
service will have on the Council’s ability to achieve its longer term MTFS 
aspirations. 
2.6 
Benefits that have been identified as part of the SLDP programme governance 
structure are set out in the table below: 
Financial 
The development of this project will contribute to the delivery of a 
savings target in excess of £300k in the MTFS 2012/13. 
It will offer more choice in the care market and consequently 
increase value for money. 
Affordable Housing 
The development will contribute to the Council’s target for the 
delivery of affordable housing 
Choice 
This project will widen the opportunity for people to access extra 
care services, ensuring a balance of provision across the district, 
enabling people to remain living close to their families 
Promote better longer term outcomes for older people as it will 
encourage independence and greater control in line with the 
personalisation 
Vibrant 
The project will encourage close links with local businesses to 
Communities 
offer tenants a wide range of services e.g. hair dressing, small 
convenience store. 
Employment 
Create employment opportunities through the tender of a care 
contract. 
 
3. 
Conclusion 
3.1 
The provision of Extra Care Sheltered Housing, as a real alternative to more costly 
residential care, is one of the key strands of work that ASC is undertaking to 
support the delivery of a significant level of savings that have been identified in the 
 
West Berkshire Council 
Management Board 
1st July 2010 
 
This Exempt Report should be printed on GOLD paper only 

Medium Term Financial Strategy.  Extra care housing is a clear Council priority and 
is set out in the PPF Strategy and the Older Persons Commissioning Strategy. 
3.2 
The savings plan for ASC through to 2012 and beyond is dependent on the 
expansion of capacity in the care and support sector, to provide for the growth in 
the numbers and expectation of the older people living in the district, and this 
project will be key to the achievement of this.   
3.3 
The initiation of developments of this scale and scope, require considerable up-
front investment and commitment from our partners.  They also require recognition 
of the role the Council must play in ensuring that plans are put in place to secure 
the delivery of identified priorities and development projects of this nature are an 
essential part of this. 
3.4 
Whilst the Council is committed to supporting these developments, meeting the 
requirements of the planning system will inevitably require substantial investment to 
ensure plans are acceptable and even then there is the potential that consent will 
not be achieved.  The current economic climate means that concerns around these 
risks have heightened and our partners/RSLs require stronger assurances of the 
Councils commitment to working with them to meet identified priorities.  . 
3.5 
With the balance of risk, control and benefit satisfied, it is recommended that 
Members agree to the development of a risk sharing agreement between the 
Council and SS&W and that the agreement is negotiated through WBC legal team, 
to minimise the risk of it having to be enacted.  The work to be carried out with a 
clear mandate to enable the Council to bring forward an extra care sheltered 
housing development in partnership with SS&W in the west of the district. 
3.6 
It is also recommended that following the approval of the council to enter into the 
agreement, that the final approval of the detailed agreement is delegated to the 
Portfolio Member for Adult Social Care, to be taken as an individual decision.  
Appendices 
 
There are no appendices to the report. 
 
Consultees 
 
Local Stakeholders:   
Officers Consulted: 
June Graves, Mel Brain, David Holling, Shiraz Sheikh, Leigh 
Hogan, Andy Walker, Gary Lugg, Gary Rayner 
Trade Union: 
 
 
 
West Berkshire Council 
Management Board 
1st July 2010 
 
This Exempt Report should be printed on GOLD paper only