Mr John Brown 
Via email to: 
mailto:[FOI #8577 email] 
 
 
Our Reference: 46632  
 
3rd March 2009 
 
 
 
Dear Mr Brown, 
 
 
I am writing with reference to your request for information regarding ownership of 
data  on  the  Police  National  Computer  made  under  section  1(1)  of  the  Freedom  of 
Information Act 2000. 
 
You asked for the following information: 
(a) What is the legal/statutory basis for stating that each force owns the data, e.g. 
records of convictions which are records of successful prosecutions? 
(b) What is the legal/statutory basis for stating that ACPO is the representative 
owner - ACPO is a limited company, please explain how it acquires "representative" 
ownership of sensitive public records? 
 
Our responses are as follows: 
 
(a) Each force owns the data as it is the force that makes the initial entry on to PNC 
of the charge. As the person progresses through the legal system, further 
information may be added. The end result is the court conviction for what could be 
a plea to a lesser offence. All of the above data is entered by the police therefore 
each Chief Constable owns the data that constitutes a PNC record. 
 
 
(b) ACRO undertakes its responsibility for Chief Constables by way of a data 
processing agreement. This is compliant with the Data Protection Act and formally 
records duties and liabilities. 
 
 
 
 

---

 
 
 
National Policing Improvement Agency 
 
Your right to complain 
 
We take our responsibilities under the Freedom of Information Act seriously but, if 
you  feel  your  request  has  not  been  properly  handled  or  you  are  otherwise 
dissatisfied with the outcome of your request, you have the right to complain.  We 
will investigate the matter and endeavour to reply within 3 – 6 weeks.  You should 
write to: 
 
Gavin McKinnon 
Head of Secretariat 
National Policing Improvement Agency 
10-18 Victoria Street 
London 
SW1H 0NN 
 
E-mail: 
[email address] 
 
If you are still dissatisfied following our  internal review, you have the right, under 
section 50 of the Act, to complain directly to the Information Commissioner.  Before 
considering  your  complaint,  the  Information  Commissioner  would  normally  expect 
you  to  have  exhausted  the  complaints  procedures  provided  by  the  NPIA.    The 
Information Commissioner can be contacted at: 
 
FOI Compliance Team (complaints) 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
 
Further  information  about  the  NPIA  is  routinely  published  on  our  website  at 
www.npia.police.uk or through our publication scheme.  If you  require any further 
assistance in connection with this request please contact us at our address above. 
 
 
Yours sincerely, 
 
Phil Cundy  
Service Improvement Manager  
National Policing Improvement Agency  
 
Email: 
[email address] 
Web:   
www.npia.police.uk 
© NPIA (National Policing Improvement Agency) 2007 

---