Date: 
02 June 2010 
 
Northminster House 
Our ref:  RFI756 
Northminster Road 
Your ref:   
Peterborough 
 
PE1 1UA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Dear Mr Griffiths 
 
Environmental Information Regulations 2004 – Invitation to narrow down or clarify request – 
Request No.765 
 
Thank you for your request for information of 28 May 2010, which falls under the Environmental 
Information Regulations 2004. 
 
Natural England wants to be as open as possible in answering requests and to help people obtain 
the information they are looking for. 
 
Unfortunately, the amount of information you have requested is very substantial, and gathering it 
together would be likely to involve a significant cost and an unreasonable diversion of resources 
from key delivery work areas. 
 
This could mean that we may have to refuse the request under the exceptions in the 
Environmental Information Regulations 2004 covering requests that are manifestly unreasonable 
or formulated in too general a manner. 
 
To provide all the information you have requested would exceed the £450 “appropriate limit” for our 
response as stated in the Freedom of Information and Data Protection (Appropriate Limit and 
Fees) Regulations 2004. The EIR fees regulations allow us to set a nominal charge £25 per hour 
therefore this equates to 18 hours.   
 
An exercise has been undertaken in estimating the workload involved in providing the 127 licence 
applications you have requested. 
 
We have estimated that it would take an average of 2 hours to locate and photocopy each file(s).  
This is an estimate based on a time of 30 minutes to locate and copy the smallest file and 6 hours 
for the largest.  Multiply this by the number of applications you have requested (127) it would take 
approximately 254 hours to complete the task. The EIR fees regulations allows us to set a nominal 
charge of £25 per hour therefore this would give an equivalent cost of £25 x 254 hours = £6,350 
required to search, extract and copy information from the paper and electronic files. 
 
Therefore, the best way that we can help you is to ask you to consider whether you could narrow 
down your request by identifying which applications you would most like us to provide.  You could 
do that by sending us a revised list with the applications you would most like us to provide in order 
of priority eg with the most important one at the top and least important at the bottom etc.  We will 
then provide as many applications as we can within the 18 hour time frame, according to your 
prioritised list. 
 
If you are unable or unwilling to narrow down your request we will, of course, consider it in 
accordance with our obligations under the Environmental Information Regulations 2004. However, 

---

we wanted to give you an opportunity to reconsider your request and describe more precisely the 
information you wish to have. 
 
Please let me know how you would like us to proceed. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Sarah Waterfield 
Adviser – Information Access & Security 

---