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This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Student Lifecycle Project budget'.
 
Wolfram Bayer 
 
[FOI #30746 email] 
12 April 2010 
Our Ref: FOI 2010/63 – F0089537 
Dear Mr Bayer, 
 
Re: Freedom of Information (Scotland) Act 2002 – Request for Information 
 
Thank you for your email which was received by the University on 14 March 2010 timed 16:07 
hours, requesting the following information: 
 
a. In response to my recent FoI request (your ref: FoI Review 2010/01-F0084126 ) 
      
You have replied 
      
 “I  have  reviewed  the  response made  to  you  and,  while  it  does  not  answer  your  questions  1 
(a),  (b)  and  (c)  directly  the  response  made  is  correct.    There  is  perhaps  confusion  over 
expenditure  on  Phase  1  of  the  project  (the  pre-contract  phase)  and  expenditure  incurred  in 
particular years which I will attempt to clarify: 
The  cost  budgets  for  the  Student  Lifecycle  Project  (SLP)  in  2007/08  and  2008/09,  as  set 
through  the  University's  budget  setting  process,  were  £650k  and  £3,320k  respectively.  All 
expenditure charged against the project was authorised in line  with the hierarchical structure 
of  delegated  authority  which  governs  budgetary  authority  across  the  University.  Pre  contract 
SLP  expenditure  was  incurred  in  2007/08  and  2008/09  and  has  been  charged  against  the 
annual  budgets  in  line  with  the  delegated  authorities  in  place  for  this  project.  Pre  and  post 
contract  expenditure  is  therefore  contained  within  the  overall  budgets  set  in  these  two  years 
for  the  delivery  of  SLP  as  a  whole.    I  hope  you  will  agree  therefore  that  there  was  no 
overspend  on  budget  and  therefore  no  need  for  a  case  to  be  made  and  approved  or 
otherwise.” 
      
On studying the information you have given to date about this project I have noticed that the 
budget  was  approved  by  the  University  Senior  Management  Group  on  17  March  2009.  This 
clearly  tells  me  that  you  were  spending  money  against  an  unapproved  budget.    Could  you 
please explain your reply in light of this? Also I am still waiting to know who made the decision 
to spend the University’s money from a non existent budget? 
      
 
DATA PROTECTION AND FREEDOM OF INFORMATION OFFICE 
Main Building, University of Glasgow, Glasgow G12 8QQ 
Data Protection: Telephone: 0141-330-3111 E-Mail: [email address] 
Freedom of Information: Telephone: 0141-330-2523 E-Mail: foi@gla.ac.uk 
The University of Glasgow, charity number SC004401 
 
 
 
 
 
b. Could you please send me the breakdown of the expenditure against the budget allocated 
to this project to date? 
 
University’s Response 
 
a) i. Could you please explain your reply in light of this? 
 
Part 1(4) of the Freedom of Information (Scotland) Act 2002 states that “the information to be 
given by the authority is that held by it at the time the request is received”.  This constitutes 
information held in a recorded format such as a document, email, photograph, data or a 
publication.  It does not include new advice, analysis, explanation or opinion.  Therefore, 
public authorities are not obliged to provide opinions or explanations, rather to provide access 
to information held in a recorded format.  As such, the University of Glasgow does not hold the 
information that you have requested and is not aware of any other public authority that could 
respond to your request.  Section 17 of FOISA states that where public authorities receive 
requests for information that they do not hold, they must issue a notice advising that they do 
not hold the requested information.  
 
a) ii. Also I am still waiting to know who made the decision to spend the University’s 
money from a non existent budget? 
 
Please see our previous responses to your request FOI 2009/205 - F0080188 and review FOI 
Review 2010/01 - F0084126 for details of the authorisation process regarding the queried 
expenditure.  This information is currently accessible from the following locations: 
http://www.whatdotheyknow.com/request/24199/response/63688/attach/2/RESPONSE%20F0
080188.pdf 
http://www.whatdotheyknow.com/request/24199/response/70395/attach/3/foi%20bayer%2011
0210.pdf 
 
Though the University of Glasgow does hold the information that you have requested, the 
information is exempt under section 25 of the Freedom of Information (Scotland) Act 2002, as 
it is otherwise accessible.  
 
b) Could you please send me the breakdown of the expenditure against the budget 
allocated to this project to date? 
 
Please see attached Appendix A for details of the expenditure against the budget to date. 
 
The supply of documents under the terms of the Freedom of Information (Scotland) Act 2002 
does not give the applicant or whoever receives the information any right to re-use it in such a 
way that might infringe the Copyright, Designs and Patents Act 1988 (for example, by making 
multiple copies, publishing or otherwise distributing the information to other individuals and the 
public). The Freedom of Information (Scotland) Act 2002 (Consequential Modifications) Order 
2004 ensured that Section 50 of the Copyright, Designs and Patents Act 1988 (“CDPA”) 
applies to the Freedom of Information (Scotland) Act 2002 (“FOISA”).   
 
 
 
 
 
Breach of copyright law is an actionable offence and the University expressly reserves its 
rights and remedies available to it pursuant to the CDPA and common law. Further information 
on copyright is available at the following website: 
 
http://www.ipo.gov.uk/copy.htm 
Your right to seek a review 
 
Should you be dissatisfied with the way in which the University has dealt with your request, 
you have the right to require us to review our actions and decisions. If you wish to request a 
review, please contact the University Secretary, University Court Office, Gilbert Scott Building, 
University of Glasgow, Glasgow, Scotland G12 8QQ or e-mail: [University of Glasgow request email] within 40 
working days. Your request must be in a recordable format (letter, email, audio tape, etc). You 
will receive a full response to your request for review within 20 working days of its receipt.  
 
If you are dissatisfied with the way in which we have handled your request for review you may 
ask the Scottish Information Commissioner to review our decision.  You must submit your 
complaint in writing to the Commissioner within 6 months of receiving the response to review 
letter. The Commissioner may be contacted as follows: 
 
The Scottish Information Commissioner 
Kinburn Castle 
Doubledykes Road 
St Andrews 
Fife 
KY16 9DS 
Telephone: 01334 464610 
Fax: 01334 464611 
Website www.itspublicknowledge.info 
E-mail: [email address] 
 
An appeal, on a point of law, to the Court of Session may be made against a decision by the 
Commissioner. 
 
For further information on the review procedure please refer to 
(http://www.gla.ac.uk/services/dpfoioffice/policiesandprocedures/foisa-complaintsandreview/ ) 
All complaints regarding requests for information will be handled in accordance with this 
procedure. 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
Data Protection and Freedom of Information Office