Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Record of requests of Registered Keepers by third parties'.
 
Driver and Vehicle Licensing Agency
FOI – D16
DVLA
Longview Road
Swansea
SA6 7JL
Mr E Stanley
[FOI #29668 email]
Email
 [email address]
Website
www.direct.gov.uk/motoring
Your Ref
Request-29668-ef38a58a
Our Ref
FOIR 1853/10
Date:
22 March 2010
Dear Mr Stanley
Request for Information
Thank you for your e-mail of 24 February regarding requests of registered keeper details by
third  parties.  We  have  been  asked  to  deal  with  this  request  and  we  are  doing  so  under  the
terms of the Freedom of Information Act 2000 (FOIA).
The information you requested, and the relative answers, are as follows:
1.  “What records are kept of third parties requesting registered keeper details, via all legal
methods,  electronic  and  manual,  i.e.  date  requested,  licence  plate  requested,  reason  for
request, etc”?
DVLA holds details of all requests for vehicle keepers made on the record of the vehicle the
enquiry  is  made  against.  The  audit  record  for  each  vehicle  will  show  the  date  when  the
enquiry was made, and a document reference number. In the case of manual applications, this
reference  number  will  enable  DVLA  to  identify  and  retrieve  the  physical  documentation
associated  with  a  request  (e.g.  a  copy  of  the  actual  application  form  and  any  supporting
documents).  In the case of manual enquiries, this will enable DVLA to identify the date of
the request, the requester, the reason for the request and evidence provided in support of the
request.  With  regards  to  electronic  enquiries,  the  circumstances  in  which  a  request  can  be
made are pre-determined in the contract between the Agency and the third party making the
request.  The  information  held  in  DVLA  is  therefore  the  date  of  the  request,  source  of  the
request and the reasons for the request.
Records  are  also  held  to  record  all  private  sector  organisations  that  make  a  request  by
organisation name and address.
2. “How long are these third party access requests kept on file/recorded”?
Page 1 of 3
                                                          
Answer: the information is held. Records of requests are stored against the vehicle record and
are therefore kept indefinitely.
3. “What right the registered keeper has in asking for the third party details who requested
the data”?
Answer:  The  information  is  held.  Under  the  terms  of  the  Data  Protection  Act,  a  registered
keeper is  entitled to request a copy of any  application made on his or  her  own  vehicle.  We
ask the individual to provide the registration number of the relevant vehicle(s)
4. “What information about the third party would be given to the registered keeper should the
above be allowable i.e. address/name of requesting party, reason for request, date of request,
etc”?
Answer: The information is held. For electronic requests, the Agency will provide details of
the  organisation  making  the  request,  the  date  of  the  request  and  the  reasons  for  which  that
organisation may make a request. With manual applications, the Agency will provide a copy
of the application which will include the name and contact details of the requester, the reason
for the request and any supporting documentation provided as part of that request.
5. “What costs would be involved in the registered keeper requesting the above information
about third party requests”?
Answer: The information is held. There is no fee  for information transmitted electronically.
Where  information  has  to  be  manually  retrieved  there  is  currently  a  fee  of  £2.50  for
information about a keeper and a specific date. All other requests are charged at £5.00
If  a  registered  keeper  requests  a  full  details  of  all  personal  data  held  by  DVLA  under  the
subject access provision in the Data Protection Act, there is a fee of £5 for information held
on  the  vehicle  record  and  £5  for  all  information  held  on  the  driver  record.    If  a  motorist
simply  wants  to  know  to  whom,  if  anyone,  their  data  has  been  disclosed,  the  Agency  will
provide this free of charge.
By way of background information we should first state that DVLA takes very seriously its
duty  under  the  Data  Protection  Act  to  protect  the  privacy  of  the  motorists  whose  details  it
holds  for  the  purposes  of  registering  and  licensing  vehicles,  and  to  comply  with  the  Act’s
guiding principles. However, the Act exempts from its non-disclosure provisions the release
of  personal  data  where  the  law  allows  it.  Regulation  27  of  the  Road  Vehicles  (Registration
and  Licensing)  Regulations  2002  allows  DVLA  to  release  information  from  the  vehicle
register to the Police, to local authorities for purposes associated with the investigation of an
offence  or  decriminalised  parking  contravention,  and  to  anyone  who  can  demonstrate
‘reasonable cause’ to have it.
DVLA  releases  information  to  both  private  and  public  sector  bodies,  where  they  have
evidence  of  “reasonable  cause”  to  request  it.  DVLA  takes  the  view  that  disclosure  of  data
where there is a breach of criminal, civil or contract law is both fair and reasonable.
Page 2 of 3
                                                          
The  information  supplied  to  you  continues  to  be  protected  by  the  Copyright,  Designs  and
Patents  Act  1988.  You  are  free  to  use  it  for  your  own  purposes,  including  any  non-
commercial research you are doing and for the purposes of news reporting. Any other re-use,
for example commercial publication, would require the permission of the copyright holder.
Most  documents  supplied  by  the  Driver  and  Vehicle  Licensing  Agency  will  have  been
produced by government officials and will be Crown Copyright. You can find details on the
arrangements  for  re-using  Crown  copyright  on  the  Office  of  Public  Sector  Information
website at: http://www.opsi.gov.uk/click-use/index.htm.
If you are unhappy with the way the DVLA has handled your request, you may write to FOI
– D16, DVLA, Longview Road, Swansea, SA6 7JL or by e-mail for an internal review. The
email address is [DVLA request email]. Please remember to quote the reference above in future
communications.
If  you  are  not  content  with  the  outcome  of  the  internal  review,  you  have  the  right  to  apply
directly to the Information Commissioner for a decision.  The Information Commissioner can
be contacted at:
Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Yours sincerely
Freedom of Information
Best Practice Team
Page 3 of 3