Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Minutes of Public Panel meetings'.
Information Access Team
Information Management Service 
Room No: Ground Floor, Seacole Building, 2 Marsham Street, London, SW1P 4DF 
Switchboard 020 7035 4848      
E-mail [email address]   www.homeoffice.gov.uk 
Mr Andrew Watson  
Our Ref   13892  
request-27977-
Your Ref    
[email address] 
Date  
10 May 2010  
Dear Mr Watson  
 
Freedom of Information request (our ref. 13892): internal review 
 
I am writing further to my e-mail of 26th March 2010 about your request for an 
internal review of the response to your Freedom of Information (FoI) request 
about the dates and locations of all meetings of the Public Panel regional groups 
held to date and the minutes of said meetings. 
 
I have now completed the review. I have examined all the relevant papers and 
have consulted the policy unit which provided the original response. I have 
considered whether the correct procedures were followed and assessed the 
reasons behind the response that was issued to you.  I confirm that I was not 
involved in the initial handling of your request. 
 
My findings are set out in the attached report.  My main conclusion is that the 
response issued to you citing Section 22 as grounds for withholding the 
information was correct.  The information you requested was published on the 
17th, 18th, and 19th March 2010 and can be found at this link: 
http://www.ips.gov.uk/cps/rde/xchg/ips_live/hs.xsl/1602.htm.
However, the response you were sent should have included a public interest test 
argument for the use of Section 22. You will find the correct public interest test 
arguments considered in the attached report within paragraphs 14-18.    
 
I can also confirm that your request was answered within 20 working days and 
therefore there was no procedural breach of section 10(1) of the Act. 
 
I would like to inform you that I am happy to talk to you about our conclusions if 
you wish to contact me. 
WORKING TOGETHER TO PROTECT THE PUBLIC 
 
::ODMA\Meridio\EDRM#6124099#4   
This completes the internal review process by the Home Office.  If you remain 
dissatisfied with the response to your FoI request, you have the right of complaint 
to the Information Commissioner at the following address: 
 
The Information Commissioner 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire SK9 5AF 
 
Yours sincerely 
 
Martin Riddle 
Information Access Team 
WORKING TOGETHER TO PROTECT THE PUBLIC 
 
::ODMA\Meridio\EDRM#6124099#4   
Internal review of response to request under the Freedom of Information 
(FoI) Act 2000 by Mr Andrew Watson (reference 13892)  
 
Responding Unit:  Identity and Passport Service (IPS) 
 
Chronology 
 
Original 
FoI 
request:      28/01/2010 
 
Acknowledgement: 
      02/02/2010 
 
Identity and Passport Service (IPS) response:   
 
25/02/2010 
 
Request 
for 
internal 
review:     23/03/2010 
 
Subject of request 
 
1.  Mr Watson asked for the following information regarding two external recruitment 
campaigns. 
 
You have appointed members of the public to a “Public Panel” related to the 
National Identity Scheme, Please send me: 
 
•
The dates and locations of all meetings of the Public Panel regional groups 
held to date. 
•
The minutes of all meetings of the Public Panel regional groups held to date. 
 
The response by Identity and Passport Service (IPS) 
 
2.  The response issued to Mr Watson exempted the information from disclosure 
under section 22 of the Freedom of Information Act.  Section 22 relates to 
information intended for future publication and the response stated that it was the 
intention of IPS to publish the requested information by spring of this year.   
 
Mr Watson’s request for an internal review 
 
3.  In his request for an internal review Mr Watson states the following grounds: 
 
“The exemption only applies if "it is reasonable in all the circumstances that the 
information should be withheld from disclosure until the date referred to". You are 
soliciting members of the public to join these panels, and also soliciting questions 
to be put to the panels. It is therefore unreasonable to withhold minutes saying 
what the panels have already discussed from those considering whether to join a 
panel, or whether to propose a question.” 
 
4.  Mr Watson further states that: 
 
“Your rejection also fails the test of "reasonableness" on the common definition of 
WORKING TOGETHER TO PROTECT THE PUBLIC 
 
::ODMA\Meridio\EDRM#6124099#4   
minutes as the rapidly-available record of the proceedings of a meeting. It is now 
five months since the first round of public panel meetings; if the minutes of these 
meetings are intended to be published, it is not reasonable that they be so long 
delayed until a completely arbitrary date.” 
 
5.  The final point Mr Watson makes is as follows: 
 
“Your rejection says "... it is our intention to publish the information that you have 
requested by spring of this year. The minutes of all the meetings along with 
associated papers wil  be published on the Public Panel pages of our external 
IPS website." Spring began two days ago on 21st March, so your self-declared 
deadline has expired, but the minutes have not yet appeared on the web site.” 
 
Procedural issues 
 
6.  The original request was submitted on 28 January 2010 and a full response was 
issued on 25 February 2010.  This represents a period of 20 working days 
between receipt of the request and the final response being issued.  This means 
that the response was within the target deadline of 20 working days as specified 
in section 10(1) of the Act.  
 
7.  A letter was sent on 2 February to Mr Watson acknowledging receipt of the case 
and advising when the deadline was.  Although this is not a requirement of the 
Act, it is generally considered best practice to do so and IPS followed this best 
practice. 
 
8.  The 20 working day deadline is extendable by virtue of section 10(3) of the Act. 
Given that the response was issued within the time limit of 20 working days and 
that no qualified exemptions were engaged, this was not necessary in this case. 
 
Consideration of the response 
 
9.  Section 22 can only be applied if a number of conditions have been met. The Act 
states that the following must apply for it to be eligible: 
Information is exempt information if—  
(a) the information is held by the public authority with a view to its publication, 
by the authority or any other person, at some future date (whether 
determined or not),  
(b) the information was already held with a view to such publication at the 
time when the request for information was made, and  
(c) it is reasonable in all the circumstances that the information should be 
withheld from disclosure until the date referred to in paragraph (a). 
10. As a result of this review I can confirm that this was indeed the case in regard to 
sections (a) and (b).   In relation to (c) I have examined this in more detail in 
paragraphs 15 and 22 below.  
WORKING TOGETHER TO PROTECT THE PUBLIC 
 
::ODMA\Meridio\EDRM#6124099#4   
11. However, the application of section 22 is subject to one further important 
qualification; the public interest test must be satisfied. The response to this case 
cited no public interest test argument as grounds for using the section 22 
exemption.   
12. Mr Watson states a clear valid public interest test argument in his request for an 
internal review, as to why it is in the public interest to release these documents in 
response to the request rather than via the planned publication of the information 
on the IPS website.  Mr Watson points out that it is unfair to withhold the 
information on what has already been discussed from those either considering 
joining a panel or proposing a question. 
13. However there are counter argument to his statement that should have been 
addressed and included in the Section 22 response issued to Mr Watson.  These 
arguments include the following points. 
14. The Freedom of Information Act recognises the desirability of information being 
freely available in its own right, but section 22 also acknowledges that public 
authorities must have freedom to be able to determine their own publication 
timetables. This allows them to deal with the necessary preparation, 
administration and context of publication. Where information is intended to be 
made available, individual requests for information should not determine the 
publication timetables of public authorities. 
15. In this particular case, we must first consider the individuals who made up the 
panel.  The panel members and members of the public, who volunteered to take 
part in the exercise, have rights awarded to them under both the Freedom of 
Information Act and the Data Protection Act to protect them.  Any consultation with 
them and any contributions they have made must be examined closely. Before 
anything is published the Home Office must ensure that what has been recorded is 
accurate and has been portrayed in the right context.  Their approval of the 
recorded information must be sought.   
16. Secondly, the Home Office must ensure that the information intended for 
publication meets the standards and requirements set for departmental 
publications. This requires time.  It would be considered unfair for the Home 
Office to release this information prior to meeting such standards. As an example 
of this, the reports of public inquiries are often published under the protection of 
the Parliamentary Papers Act to avoid defamation or other civil action.  
17. Finally we must also consider whether releasing the information in response to 
this request would result in ‘unfairness’ to others who might be affected by the 
release of this information to Mr Watson first.  By releasing the information in 
response to Mr Watson’s FOI request before releasing it to others would privilege 
him to the information before the rest of the general public.   
18. I acknowledge that the requested information about the “Public Panel” relates to 
the National Identity Scheme which is considered a highly sensitive topic. Any 
information released wil  ultimately affect the public at large and therefore it is in 
the public interest to release the information to everyone at the same time. 
WORKING TOGETHER TO PROTECT THE PUBLIC 
 
::ODMA\Meridio\EDRM#6124099#4   
19. In Mr Watson’s request for an internal review, one of the points he raised related 
to the fact that IPS did not publish the information when they indicated. IPS 
responded stating that the intention was to publish “by spring of this year”.  Mr 
Watson has interpreted this to mean the start of spring as of the 21st March 2010. 
Although it would be possible to analyse this statement and argue points around 
its interpretation, the exercise is irrelevant.  One of the clauses in section 22 is 
that when citing it as a means to withhold the information, the exact date, does 
not necessarily have to have been decided already, nor does it have to be cited 
in the response.  The reason for this as stated above is that section 22 
acknowledges that public authorities must have freedom to be able to determine 
their own publication timetables. IPS provided a rough time frame in their 
response in order to be helpful even though one was not required. 
20. However there are limits as to how long a timetable the public authority can put in 
place for publishing information and this must be considered when citing section 
22 as grounds for withholding the information.  Public authorities should not be 
able to avoid putting information in the public domain by adopting unreasonable 
publication timetables or an 'intention' to publish where there is little prospect of 
that happening within a reasonable timescale. Mr Watson raised this issue in his 
request for an internal review when he spoke about waiting 5 months since the 
first public panel meeting. 
21. However, the points raised by Mr Watson that are covered in paragraphs 18 and 
19 are mitigated by the fact that IPS published the outcomes of the meetings that 
have been held to date on the 17th, 18th and 19th March 2010, one week prior to 
Mr Watson submitting his request for an internal review.  The relevant information 
can be found at this location:- 
http://www.ips.gov.uk/cps/rde/xchg/ips_live/hs.xsl/1602.htm. The link contains all 
the information requested by Mr Watson, including the dates, locations and 
minutes (marked as notes of the meetings at the link) of the meetings that have 
been held to date.   This means that IPS met their obligations as outlined in their 
original response to Mr Watson and did so prior to the date specified by Mr 
Watson of 21st March 2010, as the date he expected all publications relating to 
this matter to be published by.  
Conclusion 
 
22. There was no procedural breach of section 10(1) as the reply was issued within 
the 20 working day deadline.  
23. There was no procedural breach of section 1(1)(a) as the response stated that 
the precise information requested was held.  
24. Section 22(1) was technically breached as although the response to the request 
relied on Section 22 it did not include any public interest test arguments that are 
required when citing this exemption. 
 
25. The decision to withhold the information under section 22(1) has been upheld, by 
utilising section 22(1). This exemption requires a public interest test and this can 
be found in paragraphs 15-18 above. 
WORKING TOGETHER TO PROTECT THE PUBLIC 
 
::ODMA\Meridio\EDRM#6124099#4   
Information Access Team 
Home Office 
10/05/10 
WORKING TOGETHER TO PROTECT THE PUBLIC 
 
::ODMA\Meridio\EDRM#6124099#4