Ms Barbara Whittle 
By email  
[FOI #27825 email] 
 
 
Please quote: JB/FOIA 
 
Direct line: 01626 831031 
 
 
 
4 February 2010 
 
Dear Ms Whittle 
 
Information Request – Freedom of Information Act 2000 
 
I  write  with  reference  to  your  request  for  information  pursuant  to  the  Freedom  of 
Information Act 2000. Your request was received by email on 26 January 2010 in the 
following terms: 
 
What is your freepost / Business Reply address?  (include all locations of your 
organisation and also business reply licences) 
 
The  right  under  the  Freedom of  Information Act  to  request official  information  held by 
public bodies is subject to certain restrictions and exemptions. The Authority is under a 
legal  duty  to  deal  with  your  application  in  accordance  with  the  legislation  and  in 
particular to provide a response as soon as practicable  
 
The  enclosed  Decision  Notice  sets  out  the  Authority’s  response  to  your  request, 
together  with  a  statement  of  reasons  for  the  decision.  It  also  includes  a  summary  of 
your rights if you feel aggrieved by the Authority’s decision. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
Janet Biles 
Office Manager 
email: [email address] 

---

DARTMOOR NATIONAL PARK AUTHORITY 
 
 
Freedom of Information Act 2000 
 
DECISION NOTICE 
 
 
Applicant: 
Ms Barbara Whittle 
Subject of request: 
as per email  
Date received: 
26 January 2010 
 
 
DECISION 
 
1. Duty to Confirm or Deny 
The  Authority  confirms  that  it  holds  information  relating  to  freepost  addresses  and 
licenses. 
 
2.  Disclosure 
The  Authority  hereby  discloses  that  it  has  two  freepost  addresses,  one  for  first  class 
mail and one for second class mail.  Both addresses are for the same location.   These 
addresses are used under one licence with Royal Mail.  In pursuance of section 43(2) 
of the Act, the Authority declines to furnish details of the freepost licence numbers and 
addresses, as being exempt information 
 
 
REASONS 
 
The  right  under  the  Freedom of  Information Act  to  request official  information  held by 
public  bodies  (the  “right  to  know”)  is  subject  to  certain  statutory  restrictions  and 
exemptions. 
 
Section 43 (2) of the Act provides an absolute exemption from the right to know where 
release  of  the  information  requested  is  likely  to  prejudice  the  commercial  interests  of 
any  person.  (A  person  may  be  an  individual,  a  company,  the  public  authority  itself  or 
any other legal entity.) 
 
Freepost  addresses  are  used  by  the  Authority  to  enable  the  return  of  questionnaires, 
surveys  and  other  responses  specifically  requested  by  the  Authority  without  a  cost  to 
the  sender.      All  other  forms  of  correspondence  are  directed  to  Authority  addresses 
using paid postage.  The Authority believes that disclosure of freepost addresses and 
licence numbers would facilitate the use of these addresses without its consent.  This 

---

would incur additional costs and have a detrimental impact on the Authority’s finances. 
It would also constitute an unjustified use of public money.  
 
The Authority therefore concludes that the balance of public interest is in favour of 
withholding this information  
 
 
YOUR RIGHTS 
 
Section 1 of the Freedom of Information Act gives you the right to know whether or not 
information is held by the Authority and the right to have that information communicated 
to you in a comprehensible form. A request for information under the Act must be dealt 
with before the expiry  of the 20 day period starting on the day after a valid request is 
received and the appropriate fee is paid. 
 
If you are aggrieved by the Decision and/or by the way you have been treated by any 
Officer  of  the  Authority  you  should  put  your  complaint  in  writing,  marked  “Private  and 
Confidential  -  Complaint”    to  Dr.K.Bishop,  Chief  Executive,  Dartmoor  National  Park 
Authority, Parke, Haytor Road, Bovey Tracey, Newton Abbot, Devon. TQ13 9JQ. 
 
You can complain to the Information Commissioner on any of the following grounds: 
 
failure to provide the information you requested  
 
failure to respond to your request within 20 working days (or failure to explain why longer than 20 
working days is needed)  
 
failure to give you proper advice and assistance  
 
failure to give information in the form in which you requested it  
 
failure to properly explain any reasons for refusing the request  
 
failure to correctly apply an exemption under the Act 
 
The Information Commissioner recommends that firstly, you should complain directly to 
the public authority itself. Only if the authority has no complaints procedure, or if you do 
not believe it has dealt with your complaint properly, should you contact the Information 
Commissioner. You should do this as soon as possible and in any case within two 
months following the final response of the public authority. 
 
 
FOI/EIR Complaints Resolution 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
 
 
 
 

---