Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Accredited Trade Association Access to Database'.
 
Driver and Vehicle Licensing Agency
Freedom of Information - D16
DVLA
Longview Road
Swansea
SA6 7JL
Mr Philip Collins
[FOI #27809 email]
Email
 [email address]
Website
www.direct.gov.uk/motoring
Your Ref
request-27809-dc50a527
Our Ref
FOIR 1813/10
Date:
22 February 2010
Dear Mr Collins
Request for Information
Thank  you  for  your  e-mail  of  27  January,  regarding  a  request  for  information  from  DVLA
relating  to  the  release  of  vehicle  keeper  information  to  the  Association  of  Private
Investigators. we have been asked to deal with this request and am doing so under the terms
of the Freedom of Information Act 2000 (FOIA).
The information you requested, along with the relevant answers, was as follows:
1.“How  many  requests  for  disclosure  of  personal  information,  specifically  Name  of
Registered Keeper and Address of Registered Keeper have been granted by DVLA to Private
Investigators in the last 2 years?”
Answer:  This  information  is  held  but  not  in  the  format  requested.  There  are  no  separate
statistics available that  contain  requests  for  information  made  by  the  Association  of  Private
Investigators.  In  order  to  ascertain  this,  DVLA  would  have  to  manually  interrogate  each
manual  and  electronic  request  for  information  to  determine  how  many  of  these  made  in
relation to the release of personal information to Private Investigators. Therefore we consider
the  cost  of  complying  with  your  request  to  exceed  £600.  I  should  clarify  that  the  Agency
receives in excess of 380,000 manual paper fee-paying enquiries per  year from both private
organisations  and  individuals.  To  determine  how  many  of  these  applications  were  received
from  Private  Investigators  would  involve  a  scan  of  the  database.  Once  completed,  each
vehicle  record  would  need  to  be  investigated  to  ascertain  the  names  of  the  companies
involved to try and identify the Private Investigator.
Section 12 of the FOIA does  not  oblige  DVLA  to  comply  with  a  request  where  the  cost  in
determining  whether  we  hold  the  information,  and  locating,  retrieving  and  extracting  the
information exceeds £600. This represents the estimated cost of one person spending 3.5 days
Page 1 of 3
                                                          
(or 24 hours) costs at £25.00 per hour. This costing is set out in the Freedom of Information
and Data Protection (Appropriate Limit and Fees) Regulations 2004.
However, we can confirm that there are currently 2 private investigators that have access, via
a service provider, to the DVLA Electronic Direct Information (EDI) link. However, as their
requests are made via the service provider, we are unable to ascertain volumes.
2. “Could you clarify whether a ‘demonstrable just cause’ is still a requirement for access to
the DVLA data or is membership of one of the approved ATA’s enough?”
Answer:  Enquiries  from  Private  Investigators  can  be  submitted  for  different  reasons,  which
must  be  judged  on  their  own  merits.  However,  in  all  cases  reasonable  cause  must  apply.  It
would not be acceptable for the requestor to simply state they are an ATA member in order
for information to be released.
We  should  clarify  that  the  information  held  on  DVLA’s  vehicle  register  is  subject  to  the
provisions  of  the  Data  Protection  Act  (DPA),  and  the  Agency  takes  its  duty  under  the  Act
very seriously. However, the DPA permits the release of personal data where the law allows
it and DVLA is not in a position to refuse those who have a legitimate right to receive it.
Provisions  contained  within  the  Road  Vehicles  (Registration  and  Licensing)  Regulations
2002  provides  for  the  release  of  information  from  the  vehicle  register  in  a  number  of
circumstances, including to the Police, Customs Officers and Local Authorities. In particular,
Regulation  27  of  the  said  Regulations  allows  disclosure  to  those  who  can  demonstrate
‘reasonable cause’ for requesting that information. Whilst the law does not define ‘reasonable
cause’, DVLA has taken the view that disclosure should relate to the vehicle and it’s use, or
the collection of taxation.  It is recognised that motorists have an obligation to comply with
road  traffic  and  other  regulations  when  using  a  vehicle  and  to  act  responsibly  and  with
consideration for other road users, pedestrians and landowners in doing so.  In the Agency’s
view, it is a ‘reasonable cause’ for businesses and landowners to seek redress where vehicles
have been parked without authorisation or without paying the relevant charges for parking on
private property.
Disclosure of data in these circumstances does not contravene the Data Protection Act and the
Information Commissioner is fully aware that data held on the vehicle register may be used in
this way. He has issued guidance for the public on his website at www.ico.gov.uk.
3.  “Please  provide  an  example  of  some  of  the  typical  ‘just  cause’  reasons  given  by  Private
Investigators  as  to  why  they  ought  to  have  access  to  the  DVLA  data  on  registered  keepers
that have resulted in the requested information being provided”
Answer: Private Investigators who apply for information via a service provider  can only do
so for a limited range of reasons. These would include:
•  For  investigations  following  a  road  traffic  accident  where  the  keeper  details  were  not
supplied.
•  For  investigations  on  behalf  of  a  finance  company  where  the  finance  company  need
keeper details due to a default on the agreement.
Page 2 of 3
                                                          
The  information  supplied  to  you  continues  to  be  protected  by  the  Copyright,  Designs  and
Patents  Act  1988.  You  are  free  to  use  it  for  your  own  purposes,  including  any  non-
commercial research you are doing and for the purposes of news reporting. Any other re-use,
for example commercial publication, would require the permission of the copyright holder.
Most  documents  supplied  by  the  Driver  and  Vehicle  Licensing  Agency  will  have  been
produced by government officials and will be Crown Copyright. You can find details on the
arrangements  for  re-using  Crown  copyright  on  the  Office  of  Public  Sector  Information
website at: http://www.opsi.gov.uk/click-use/index.htm.
If  you  are  unhappy  with  the  way  the  DVLA  has  handled  your  request,  you  may  write  to
Freedom  of  Information  -  D16,  Longview  Road,  Swansea  SA6  7JL  or  by  e-mail  for  an
internal  review.  The  email  address  is  [DVLA request email].  Please  remember  to  quote  the
reference above in future communications.
If  you  are  not  content  with  the  outcome  of  the  internal  review,  you  have  the  right  to  apply
directly to the Information Commissioner for a decision.  The Information Commissioner can
be contacted at:
Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Yours sincerely
Freedom of Information
DVLA
Page 3 of 3