Ms Liz R 
 
Via e-mail to :- [email address] 
 
 
 
 
 
 
 
Our Reference: 47014 
 
17th February 2010 
 
 
 
Dear Ms R, 
 
I am writing with reference to your request for information regarding Police time in 
form  filling,  dated  1st  January  2010,  made  under  section  1(1)  of  the  Freedom  of 
Information Act. 
 
You asked for the following questions:- 
 
Is software being used to cut to the cost of police time in form-filling? I am hoping 
to help present to you an idea for a fairly simple software that simply states the 
type of crime and gives options, culminating in a printable crime report with room 
for any additional comments prior to the officers' signature. This is roughly 
estimated to cut police form-filling time by approximately 70% speaking generally, 
if such software can be  developed by the Polices' own IT teams, all the better, do 
let me  know if I can assist, meantime, is there any restriction on software for the 
police? I noted that local social work departments use the very best voice to text 
'DRAGON- naturally speaking' which speeds up reports considerably also- do the 
police who have to  write reports have access to this software also please? 
  
You can find some details of the role the NPIA take in Police Procurement on our 
website (see link below).  Generally speaking the NPIA develop national frameworks 
for the UK Police forces to utilise.  The UK Police Forces remain, however, totally 
autonomous and any decision to procure items, such as the technologies you 
describe, are made by the forces themselves.  Any national procurement exercise is 
based on requirements received from the Police Forces and other public authorities. 
 

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National Policing Improvement Agency 
 
http://www.npia.police.uk/en/7067.htm 
 
http://www.npia.police.uk/en/12730.htm 
 
However, if you have any ideas or software you think maybe useful to the police 
and/or criminal justices system, then please send further details to the NPIA 
Innovation Unit (see link below). 
 
http://www.npia.police.uk/en/14785.htm 
 
Your right to complain 
 
We take our responsibilities under the Freedom of Information Act seriously but, if 
you  feel  your  request  has  not  been  properly  handled  or  you  are  otherwise 
dissatisfied with the outcome of your request, you have the right to complain.  We 
will investigate the matter and endeavour to reply within 3 – 6 weeks.  You should 
write to: 
 
David Horne 
Director of Resources 
National Policing Improvement Agency 
10-18 Victoria Street 
London 
SW1H 0NN 
 
E-mail: 
[email address] 
 
If you are still  dissatisfied following our  internal review, you have the right, under 
section 50 of the Act, to complain directly to the Information Commissioner.  Before 
considering  your  complaint,  the  Information  Commissioner  would  normally  expect 
you  to  have  exhausted  the  complaints  procedures  provided  by  the  NPIA.    The 
Information Commissioner can be contacted at: 
 
FOI Compliance Team (complaints) 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
 
- 2 - 
 
© NPIA (National Policing Improvement Agency)  

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National Policing Improvement Agency 
 
Further  information  about  the  NPIA  is  routinely  published  on  our  website  at 
www.npia.police.uk or through our publication scheme.  If you  require any further 
assistance in connection with this request please contact us at our address above. 
 
Yours sincerely, 
 
 
Andy Woodgate 
IKS Advisor 
National Policing Improvement Agency 
- 3 - 
 
© NPIA (National Policing Improvement Agency)  

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